國家科技計劃項目實施的過程管理模式探討

1、科技進(jìn)步與對策3月號2006收稿日期:2005-07-15基金項目:山東省軟科學(xué)計劃(A200515-7;青島市軟科學(xué)計劃(05-2-ZC-135;廣東省軟科學(xué)計劃(2005Y1-h0161作者簡介:羅軼(1975-,男,中國海洋大學(xué)助理研究員,主要從事科技項目管理工作。摘要:國家科技計劃作為國家研究與發(fā)展計劃的重要組成部分,在促進(jìn)科學(xué)研究與技術(shù)發(fā)展方面發(fā)揮著重要的作用。國家科技計劃管理機制與體制研究,是科技管理體制改革的核心內(nèi)容。對國家科技項目實施的過程管理行為進(jìn)行了探討,并以國家863計劃項目為例加以論證,提出應(yīng)對國家科技計劃項目的實施過程采取節(jié)點式目標(biāo)管理方式。關(guān)鍵詞:國家科技計劃;國家

2、863計劃;過程管理;節(jié)點式目標(biāo)管理中圖分類號:F204文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1001-7348(200603-0016-02羅軼1,劉濤1,陳省平2(1.中國海洋大學(xué),山東青島266003;2.中山大學(xué),廣東廣州510275國家科技計劃項目實施的過程管理模式探討0前言隨著國家科技計劃項目投入的不斷加大,國家科技計劃項目在推動科技進(jìn)步、促進(jìn)經(jīng)濟發(fā)展與滿足社會公共需求等方面發(fā)揮著日益顯著的作用。如何建立科學(xué)、高效的國家計劃項目過程管理模式,優(yōu)化科技資源配置和提高科技計劃項目的管理績效,保障科技事業(yè)的良性、健康發(fā)展,已成為當(dāng)前國家科技管理體制改革的一項重要內(nèi)容。廣義的“過程管理”涵蓋了項目申請、

3、評審與論證、實施與控制、檢查和驗收等全過程,而狹義的“過程管理”一般是指實施過程中的“中期”日常管理。目前國家科技管理體系中在項目的“前期”管理(如評審與立項管理和“后期”管理(如驗收與成果管理方面制定了較為全面而系統(tǒng)的管理規(guī)定,但在項目的“中期”管理方面,還缺乏相應(yīng)的管理規(guī)范和辦法。本文將就國家科技計劃項目實施過程管理的主要方式與應(yīng)用情況進(jìn)行分析和探討。1項目實施過程的本質(zhì)要求一般地說,當(dāng)前的科技計劃項目管理較為注重項目的前期組織論證與后期驗收交帳管理,項目實施的“中期”管理并沒有受到足夠的重視。這種“兩端緊中間松”的管理方式,通常來說比較適合于基礎(chǔ)研究項目,而對于體現(xiàn)國家科技發(fā)展意志與產(chǎn)業(yè)

4、技術(shù)升級需求的國家重大科技計劃項目則存在一定的不足。另外,隨著我國綜合國力的增強,如何加強資源的合理配置、進(jìn)一步提高科技投入的產(chǎn)出效率也成為現(xiàn)代科技管理的首要問題,加強科技計劃項目過程管理無疑是提高科技管理效率的有效舉措。鑒于國家科技計劃項目的重要性,在科技計劃項目實施過程中,應(yīng)該進(jìn)一步加強項目實施的全過程管理與監(jiān)督,實施過程管理的體制創(chuàng)新和機制創(chuàng)新,實施動態(tài)監(jiān)督控制,引入項目實施過程管理制度,及時掌握和了解項目實施狀態(tài),優(yōu)化資源分配,保障科技投入效率。管理工作必然要服從于管理對象的本質(zhì)與特征,因此,國家科技計劃項目管理工作必須遵循管理學(xué)的基本原則,符合國家科技計劃的基本特征。在基本原則方面,

5、國家科技計劃項目實施的過程管理應(yīng)具備“公平、公正和公開”三要素,同時應(yīng)注重管理行為的客觀性、適用性、可操作性和管理政策的連續(xù)性;在基本特征方面,國家科技計劃項目一般具有研究目標(biāo)性明確、技術(shù)先進(jìn)性強、資源投入有限等特征。在項目管理中應(yīng)針對上述特征,采取合理的管理方式,加強管理的科學(xué)性,提高管理效率。2項目實施過程管理的基本方式就科技計劃項目的研究性質(zhì)而言,基本上可以將其分為基礎(chǔ)理論研究和應(yīng)用性研究兩類。其進(jìn)度管理方式有階段總結(jié)、現(xiàn)場檢查考核、會議匯報咨詢等。一般來說,基礎(chǔ)理論研究項目的過程管理以階段總結(jié)(年度總結(jié),中期評估和會議匯報為主,例如國家自然科學(xué)基金項目和國家973計劃項目等;而應(yīng)用性研

6、究則較多地采用現(xiàn)場檢查和會議匯報方式,例如國家863計劃和國家科技攻關(guān)項目。階段總結(jié):是按照項目執(zhí)行過程中的重要節(jié)點或時間節(jié)點,進(jìn)行階段性工作的總結(jié)和匯報,通常需要編制并提交有關(guān)總結(jié)文件,由上級主管部門及其委托管理機構(gòu)(組織對其項目執(zhí)行情況進(jìn)行評價或評估。但科技進(jìn)步論壇16限于受評內(nèi)容及受評方式的限制,無法對其研究細(xì)節(jié)及研究工作質(zhì)量進(jìn)行有效的評價,其文本編制水平是決定其評估結(jié)果的主要因素。通常而言,這種方式較為適用于基礎(chǔ)性研究項目的過程管理。現(xiàn)場檢查考核:是按照項目執(zhí)行過程中的重要節(jié)點,由項目主管部門組織有關(guān)管理專家對項目情況進(jìn)行現(xiàn)場檢查。這種過程管理方式較適合于工程技術(shù)類項目,但這種方式一般

7、時間較短,且項目執(zhí)行信息量較大,管理專家需要在短時間內(nèi)對項目執(zhí)行的質(zhì)量進(jìn)行評價,并對項目執(zhí)行中可能出現(xiàn)的問題提出咨詢建議,對專家的管理經(jīng)驗和技術(shù)背景要求較高。在項目管理實踐中,通常保持管理隊伍的一致性,以了解項目的整體情況和實施過程。由于這種管理方式能夠直接了解到項目實施進(jìn)展,并能與實施方就項目情況進(jìn)行充分的交流,已在國家科技計劃項目管理中被廣泛采用。會議匯報咨詢:是指由項目上級主管部門根據(jù)管理工作需要,集中組織有關(guān)專家,聽取項目實施方的總結(jié)匯報,并給出評價和咨詢意見。這種管理方式由于能夠較為系統(tǒng)地了解到全部項目的執(zhí)行情況,便于各項目執(zhí)行情況的橫向比較,因此成為國家科技計劃項目過程管理所普遍采

8、用的方式。但由于不同項目間的研究方向可能存在較大差別,因此對管理專家的專業(yè)素質(zhì)以及專業(yè)知識面要求較高。上述3種管理方式是目前國家科技計劃項目過程管理的基本方式。在管理實踐中,通常是將幾種管理方式結(jié)合起來使用,取長補短,充分發(fā)揮各種模式的優(yōu)點,以提高科技計劃項目的管理績效,從而更加有效地保障國家目標(biāo)的實現(xiàn)。另外,在“十五”期間,國家對科技計劃項目的管理體制進(jìn)行了探索和創(chuàng)新,例如,采用“課題制”管理,由課題負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)課題的組織和實施;重大科技計劃項目試行監(jiān)理制管理,委托技術(shù)監(jiān)理對項目實施進(jìn)行管理;重大專項探索了“業(yè)主制”管理模式,由具備法人資質(zhì)的機構(gòu)負(fù)責(zé)二級項目的組織實施管理。3項目實施過程管

9、理的原則3.1目標(biāo)性原則國家科技計劃項目是集中體現(xiàn)國家意志和社會需求的科技發(fā)展規(guī)劃,在任何時期,其發(fā)展目標(biāo)的明確性與導(dǎo)向性都是不可或缺的。對于科技計劃項目而言,在有限的實施期限和經(jīng)費投入下,必然需要在相對集中的項目總體目標(biāo)與相對分散的研究任務(wù)之間進(jìn)行調(diào)整,以便保證研究效率,實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。對于項目管理工作而言,則重點在于對整個計劃的總體目標(biāo)與分目標(biāo)的組織與統(tǒng)籌,尤其是在項目組織與論證階段,更需要堅持“有所為,有所不為”,集中有限資源,實現(xiàn)主要目標(biāo);在項目實施的過程管理中,也需要明確計劃總體目標(biāo)與任務(wù),根據(jù)項目進(jìn)展情況,采取有效的管理方式,加強對重要、重點項目的管理與監(jiān)督,促進(jìn)資源的合理分配。3.

10、2節(jié)點控制原則項目實施過程管理的有效性直接關(guān)系到項目實施成功的關(guān)鍵。針對項目特征與實施規(guī)律采取節(jié)點控制,可準(zhǔn)確地評估、評價項目實施狀態(tài),并對項目實施進(jìn)度和預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行有效的管理。根據(jù)項目實施的內(nèi)部發(fā)展規(guī)律與研究工作的階段性特點,在項目實施的過程管理中應(yīng)該遵循分階段的節(jié)點控制原則。項目實施的過程管理應(yīng)根據(jù)項目的總體設(shè)計,按照項目總體目標(biāo)與分目標(biāo)、母項目與子項目、原理性研究與工程性研究、室內(nèi)研究與室外試驗等類別,逐步分解為階段順序,層層實施節(jié)點控制。項目階段性研究完成后,按照預(yù)定的管理節(jié)點,進(jìn)行階段性任務(wù)與技術(shù)指標(biāo)的考核,達(dá)到要求后,進(jìn)入下一階段研究。在管理方式上應(yīng)根據(jù)階段性研究任務(wù)的特點采取相應(yīng)

11、的過程管理方式。3.3動態(tài)調(diào)整原則項目實施過程是檢驗項目論證與預(yù)期目標(biāo)能否實現(xiàn)的過程,也是檢驗項目績效的過程。完成項目階段任務(wù)后,采取節(jié)點控制管理,對項目進(jìn)行階段性評估,實施優(yōu)勝劣汰。同時,要根據(jù)國內(nèi)外相關(guān)項目技術(shù)領(lǐng)域的最新動態(tài),檢驗?zāi)壳绊椖磕繕?biāo)實施的必要性與可行性,對于實施目標(biāo)不符合項目發(fā)展要求的,要及時進(jìn)行論證,作出合理的計劃變更和調(diào)整,最終達(dá)到國家科技計劃資源的最優(yōu)配置,并取得最佳的投入產(chǎn)出效益。3.4管理資源有效性原則國家科技計劃項目的管理通常采用專家咨詢(管理制,但非常設(shè)的技術(shù)咨詢專家難以保證管理精力的充分投入與管理行為的有效性,因此對專職科技管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。一般來說

12、,管理資源的有效性與采用哪種管理方式存在較高的相關(guān)性,要提高管理資源的有效性,就必須采取適當(dāng)?shù)倪^程管理方式,提高管理智力資源投入效率,節(jié)約管理成本。4國家863計劃項目的節(jié)點式目標(biāo)管理以“發(fā)展高科技、實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化”為指導(dǎo)方針的國家863計劃,在國家科技計劃中具有重要的戰(zhàn)略意義,大部分國家863項目明顯帶有技術(shù)與工程的雙重特質(zhì)。因此,國家863項目的過程管理非常注重節(jié)點管理的制度化與客觀化。以項目實施階段調(diào)整的節(jié)點管理為例,其在計劃項目的實施中強調(diào)以“3+2”滾動管理與滿足國家重大需求的“快速反應(yīng)”管理,在管理細(xì)節(jié)上,遵照國家863計劃管理辦法,采取專家評審制度,擬訂專家評議表,對項目實施情況進(jìn)行

13、量化評分,遴選執(zhí)行情況良好的課題,采取主題專家組與領(lǐng)域?qū)＜椅瘑T會兩級咨詢管理的方式,結(jié)合有關(guān)技術(shù)領(lǐng)域的國家發(fā)展目標(biāo),最終確定“動態(tài)滾動”項目。國家863計劃項目實施的過程管理方式實際上是節(jié)點式目標(biāo)管理,即設(shè)置并選取項目實施的重要節(jié)點,開展與科技評估評價相結(jié)合的過程管理工作,以可量化的客觀性評議與宏觀的目標(biāo)咨詢方式,對項目進(jìn)行動態(tài)調(diào)整。這種節(jié)點式目標(biāo)管理方式,既避免了一般目標(biāo)管理中監(jiān)督考核力度差的不足,同時克服了節(jié)點管理資源投入過大和時間節(jié)點劃分不準(zhǔn)確的問題,形成一類客觀的便于操作的項目實施過程管理方式,合理地實現(xiàn)了總體計劃目標(biāo)與具體項目目標(biāo)同步考核,動態(tài)調(diào)整經(jīng)費資源與管理資源,為國家863計劃目標(biāo)的實現(xiàn)提供了管理機制保障。參考文獻(xiàn):1俞建飛,張紅霞,毛衛(wèi)華.關(guān)于院校加強國家自然科學(xué)基金項目過程管理的思