淺談秘書應(yīng)具備的能力

1、淺談秘書應(yīng)具備的能力引言隨著我國的改革開放向深度和廣度推進(jìn)，商品經(jīng)濟(jì)日益發(fā)達(dá)，信息服務(wù)的市場擴(kuò)大，對(duì)秘書的需求量也日益增大?？梢灶A(yù)測，到下世紀(jì)初，隨著工業(yè)化的現(xiàn)代結(jié)構(gòu)的生成以及我國經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，秘書工作將更受社會(huì)的重視。它已不僅僅是一種較高級(jí)的職業(yè)，而且會(huì)成為吸引千萬勞動(dòng)大軍的一門新興行業(yè)。在現(xiàn)代化日益成熟的今天，對(duì)企業(yè)起到舉足輕重的秘書人員的素質(zhì)要求也是相當(dāng)?shù)闹?，不僅僅是對(duì)專業(yè)素質(zhì)的單要求，更多的是對(duì)自身能力的建設(shè)和培養(yǎng)，乃至全方面的素質(zhì)的要求。企業(yè)秘書必須是思想品德上的“馬列者”，工作上的“老黃?！?，文字能力上的“作家”，綜合素質(zhì)上的“軍師”，辦事上的“經(jīng)紀(jì)人”，思想上的“戰(zhàn)略家”。

2、秘書的能力構(gòu)成： 現(xiàn)代企業(yè)制度的建立 ,是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的必須 ,同時(shí)也對(duì)秘書工作提出更高的標(biāo)準(zhǔn) ,與傳統(tǒng)意義的 “秘書” 相比 ,現(xiàn)代企業(yè)要求秘書更是 “全才”，必須具有科學(xué)的預(yù)見和廣博的知識(shí)，集多能于一身，構(gòu)建自身的能力結(jié)構(gòu)，同時(shí)，還必須具有高尚的職業(yè)道德和良好的心理素質(zhì)。一、具有較高的文化專業(yè)素質(zhì)企業(yè)文秘人員應(yīng)具有廣博的基礎(chǔ)文化知識(shí)。1、是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)文化知識(shí),如歷史、政治、思想史,社會(huì)發(fā)展史,哲學(xué)理論等。在世界經(jīng)濟(jì)日趨一體化的今天，企業(yè)要生存發(fā)展，必然要進(jìn)入世界市場參于競爭,這就要求文秘人員不僅要了解本國文化,而且要了解國外業(yè)務(wù)伙伴所屬國家的歷史變遷和民族文化形成。例如日本企業(yè)倡導(dǎo)的

3、是儒家理論,強(qiáng)調(diào)職員、公司是一家。而美國企業(yè)則更多地倡導(dǎo)開拓、奮斗、競爭精神,強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新和自我實(shí)現(xiàn)。了解本國文化,了解不同國家的歷史，準(zhǔn)確把握不同國家的特點(diǎn)，對(duì)于開展辦公室工作有很大幫助，在經(jīng)濟(jì)聯(lián)系日益國際化的今天，這一點(diǎn)更是突出;2、是自然科學(xué)基礎(chǔ)文化知識(shí)。當(dāng)代社會(huì)的工作與生活離不開自然科學(xué)知識(shí),高科技含量的企業(yè)生產(chǎn)，以自然科學(xué)知識(shí)為基礎(chǔ)。同時(shí)，現(xiàn)代辦公設(shè)備日益復(fù)雜化、高技術(shù)化，沒有一定的自然科學(xué)知識(shí)很難學(xué)習(xí)了解其原理和性能?？傊?文秘人員沒有一定的自然科學(xué)知識(shí),就很難學(xué)習(xí)掌握辦公自動(dòng)化的新技術(shù),就不能為企業(yè)內(nèi)各部門提供高效率的服務(wù)。二、具有較強(qiáng)的是表達(dá)能力表達(dá)能力是文秘人員的重要能力之一。匯

4、報(bào)工作、接待來客、協(xié)調(diào)溝通等都要通過表達(dá)。文秘人員應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、及時(shí)、簡潔、規(guī)范地表達(dá)工作情況,準(zhǔn)確把握何時(shí)該說什么，何時(shí)該寫什么，說該怎么說,寫該怎么寫,只有在這些問題上把握適度,才算是真正具備了較強(qiáng)的表達(dá)能力。表達(dá)能力靠什么?在口頭表達(dá)中,要靠駕馭語言的能力,靠豐富的詞匯量，敏捷的思維，清晰的語言以及語氣、手勢、表情、體態(tài)等。在書面表達(dá)中，要靠準(zhǔn)確的詞匯使用、嚴(yán)謹(jǐn)縝密的思維、得當(dāng)?shù)奈恼麦w式、清新流暢的語言表達(dá)等。書面表達(dá)的要求就是準(zhǔn)確、規(guī)范、簡捷。隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化水平的提高，對(duì)辦公室人員的書面表達(dá)提出了更高的要求，文秘人員必須學(xué)會(huì)熟練地在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行文字處理。四是公關(guān)協(xié)調(diào)能力。通過文秘的公關(guān)

5、協(xié)調(diào)工作使企業(yè)與企業(yè)之間,企業(yè)與公眾之間建立良好的合作關(guān)系，為本企業(yè)提供其他企業(yè)的信息,提高企業(yè)應(yīng)變能力。協(xié)調(diào)就是協(xié)調(diào)本企業(yè)內(nèi)部上下級(jí)、各職能部門之間的和諧關(guān)系,并通過我們的工作構(gòu)建以“和諧”為核心的企業(yè)文化,追求人與人之間的和諧，人與自然和社會(huì)的和諧,營造一個(gè)祥和、互助、奮發(fā)向上的企業(yè)氛圍。 三、具有主動(dòng)性和一定的前瞻能力 領(lǐng)導(dǎo)交待了什么,自己便干什么;領(lǐng)導(dǎo)沒有吩咐,自己就樂得無事。像這樣被動(dòng)地接受領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù),是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,一個(gè)稱職的秘書還要善于“沒事找事”。秘書要有靈活的大腦，從行為表征上就是會(huì)思考問題、會(huì)辦事情、會(huì)出點(diǎn)子、會(huì)應(yīng)付各種突發(fā)事件、會(huì)對(duì)過失進(jìn)行補(bǔ)救。這“五會(huì)”有著豐富的內(nèi)涵

6、，每一會(huì)都有很高的要求，要當(dāng)好一個(gè)現(xiàn)代的優(yōu)秀秘書，必須勤懇磨練，不斷學(xué)習(xí)，努力創(chuàng)新，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的變化和要求。在領(lǐng)導(dǎo)作出指示前,秘書頭腦中就要先有一個(gè)工作思路。凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢,秘書時(shí)刻想到領(lǐng)導(dǎo)的需要,工作走在前面，有前瞻性，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供所需情況,主動(dòng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好工作,既能減輕領(lǐng)導(dǎo)的壓力,促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)提高工作成效,也有助于秘書找出差距,提高自身能力。另外，秘書是領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)的參謀或軍師，是領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)的思想庫和智囊團(tuán)。秘書應(yīng)當(dāng)發(fā)揮順風(fēng)耳和千里眼的作用,把平時(shí)搜集整理的信息,特別是市場競爭信息、超前預(yù)測的方案、調(diào)查研究的情況及時(shí)、準(zhǔn)確地提供給領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)，并把超前思考的優(yōu)良方案提供出來,以便領(lǐng)導(dǎo)或企

7、業(yè)及時(shí)掌握情況,做出相應(yīng)的決策和反應(yīng)。這就要求秘書在完成日常性服務(wù)工作的同時(shí),要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的主管或分管工作,積極深入基層,開展調(diào)查研究，掌握一線實(shí)情,敏銳地發(fā)現(xiàn)問題,提供領(lǐng)導(dǎo)決策參考;廣泛閱讀報(bào)刊,收集信息資料,聽取多方意見,獲取正反兩方面情況,促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)全面、系統(tǒng)地分析問題,做出科學(xué)決策加強(qiáng)對(duì)有關(guān)單位完成領(lǐng)；導(dǎo)所布置工作情況的督促檢查,確保領(lǐng)導(dǎo)的決策落實(shí)到位。四、政治鑒別能力。政治鑒別能力就是辨別方向，把握大局的能力。秘書工作雖然是領(lǐng)導(dǎo)的輔助工作，但同樣要有較強(qiáng)的政治鑒別能力。秘書工作者的政治鑒別能力由以下三方面要素構(gòu)成：1、是基本政治知識(shí)和政治理論的理解能力。2、是現(xiàn)實(shí)形勢的政治判別能力，秘書

8、工作者要善于從政治上判斷形勢、觀察思考和處理問題。3、是抵御腐朽思想侵蝕的能力。當(dāng)前，秘書已經(jīng)成為腐敗的高發(fā)人群，秘書工作者必須具有正確的世界觀、人生面、價(jià)值觀和是非觀，自覺抵制各種腐朽思想的侵蝕。 五、學(xué)習(xí)能力。秘書的學(xué)習(xí)能力，是指通過各種手段，獲取新知，并具備實(shí)踐新的行動(dòng)的能力。當(dāng)前形勢的發(fā)展瞬息萬變，秘書工作者只有不斷學(xué)習(xí)，才能適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。秘書工作者的學(xué)習(xí)能力主要有以下三方面要素構(gòu)成：1、是學(xué)的能力，主要是通過觀察、發(fā)現(xiàn)問題并解決問題、對(duì)話以及行動(dòng)等方式，攫取信息，從而建構(gòu)或重構(gòu)知識(shí)的過程。2、是“習(xí)”的能力，主要是根據(jù)習(xí)得的知識(shí)，主動(dòng)行動(dòng)、反復(fù)練習(xí)，應(yīng)用知識(shí)，從而提高行動(dòng)能力的

9、過程。3、是其他構(gòu)成要素：包括學(xué)習(xí)的動(dòng)機(jī)、態(tài)度、方法；特定學(xué)習(xí)環(huán)境；環(huán)境中的信息與知識(shí)等。 六、創(chuàng)新能力。秘書的創(chuàng)新能力，是秘書工作者根據(jù)一定的目的，運(yùn)用已有的知識(shí)，通過思維活動(dòng)，產(chǎn)生新認(rèn)識(shí)，創(chuàng)造新事物的能力。當(dāng)前，新世紀(jì)新階段新任務(wù)給各級(jí)秘書工作者提出了新要求，秘書必須不斷創(chuàng)新工作方法與工作思路，才能更好地發(fā)揮作用。秘書工作者的創(chuàng)新能力主要有以下四個(gè)方面要素構(gòu)成：1、是洞察能力。是透過事物表面觀察事物本質(zhì)的能力。2、是想像能力。指在過去經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)的基礎(chǔ)上通過思維產(chǎn)生新的形象或新的設(shè)想的能力。3、是創(chuàng)新膽識(shí)。要敢創(chuàng)敢闖，又善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。4、是超前意識(shí)和務(wù)實(shí)態(tài)度。即具有把前瞻性與現(xiàn)實(shí)性、必要性與

10、可能性有機(jī)結(jié)合起來的能力。 七、溝通能力。秘書工作者的溝通能力，是通過一定的渠道，將信息發(fā)送給接受者，并尋求反饋以達(dá)到相互理解的能力。秘書工作本身就是橋梁和紐帶，起到聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)和基層工作的重要作用。秘書工作者要善于和領(lǐng)導(dǎo)溝通，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，又要善于和基層的干部群眾溝通，準(zhǔn)確傳達(dá)黨和政府的政策、措施以及領(lǐng)導(dǎo)的意見，及時(shí)將基層的信息傳達(dá)到上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)那里，進(jìn)行有效地溝通。秘書工作者的溝通能力主要有以下三個(gè)要素構(gòu)成：1、是信息表達(dá)能力。能過會(huì)話、文字等方式向信息接受者表達(dá)的能力。2、是理解他人的能力。在溝通過程中，認(rèn)同、理解他人的一種能力。3、是交往能力。善于營造良好的氛圍，掌握交往所需的規(guī)范的語文行

11、為和儀表舉止，形成與他人和諧、平等、互助關(guān)系的能力。 八、決斷能力。秘書工作者的決斷能力，是指按照最優(yōu)化的要求，從若干準(zhǔn)備實(shí)施的方案中選擇行動(dòng)對(duì)策，能過實(shí)施以達(dá)到一定目標(biāo)的能力。從一定程度上講，領(lǐng)導(dǎo)就是決策。秘書在其工作中，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，本身也涉及大量的決策問題。因此，秘書工作者必須不斷提高自身的決策水平與決斷能力。秘書工作者的決斷能力主要有以下四個(gè)方面要素構(gòu)成：1、是價(jià)值分析能力。明確價(jià)值主體、辨析價(jià)值取向、界定體現(xiàn)價(jià)值取向的導(dǎo)向標(biāo)準(zhǔn)的能力。2、是態(tài)勢診斷能力。指對(duì)決策對(duì)象現(xiàn)實(shí)狀況評(píng)估的一種能力。3、是科學(xué)預(yù)測能力。是以現(xiàn)實(shí)為中介、以過往發(fā)展軌跡為基礎(chǔ)、對(duì)未來發(fā)展的可能走勢與發(fā)展程度進(jìn)

12、行判斷的能力。4、是制定對(duì)策能力。是應(yīng)具備的目標(biāo)選擇、對(duì)策分析、戰(zhàn)略選擇方面的能力。 九、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。秘書工作者應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，是預(yù)防和有效處理突發(fā)事件的能力。突發(fā)事件對(duì)各級(jí)政府和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都是有害的沖擊，秘書應(yīng)該成為這種沖擊的有效的緩沖，通過自己卓有成效的工作化解、緩解危機(jī)，給領(lǐng)導(dǎo)提供有效的參考意見。秘書工作者應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力主要有以下三個(gè)方面要素構(gòu)成：1、是有效掌握有關(guān)信息，及時(shí)捕捉帶有傾向性、潛在性問題，制定可行預(yù)案，爭取把問題解決在萌芽狀態(tài)的能力。2、是面對(duì)突發(fā)事件時(shí)，保持頭腦清醒、對(duì)事件進(jìn)行科學(xué)分析、敏銳把握事件潛在影響，密切掌握事態(tài)發(fā)展情況的能力。3、是應(yīng)對(duì)突發(fā)事件中的

13、準(zhǔn)確判斷、果斷行動(dòng)能力和及時(shí)整合各種資源、有序應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。 十、心理調(diào)適能力。秘書工作者的心理調(diào)適能力，指利用一定的方法，通過特定的途徑，調(diào)節(jié)自己的心理，使之適應(yīng)外在變化和環(huán)境、保持心理平衡、健康的能力。秘書工作具有工作強(qiáng)度大、責(zé)任大的特點(diǎn)，對(duì)秘書工作者的心理承受能力提出了特殊的要求。秘書工作者必須具備較強(qiáng)的心理調(diào)適能力，擺正自己的位置，調(diào)整好自己的心態(tài)，才能承擔(dān)高強(qiáng)度、高標(biāo)準(zhǔn)的秘書工作。秘書工作者的心理調(diào)適能力主要有以下三個(gè)方面要素構(gòu)成：1、是保持心理正常張力，以適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作環(huán)境、人際環(huán)境的能力。2、是緩解、調(diào)節(jié)自己在處理日常事務(wù)、公共生活、社會(huì)交往行為中所產(chǎn)生的心理壓力和精神緊張狀

14、態(tài)，獲得心理、保持心理健康的能力。3、是在心理調(diào)適中選擇某種途徑和掌握、運(yùn)用一定方法的能力。 結(jié)論綜上所述，秘書工作者應(yīng)該具備的全方面能力，不是一朝一夕就能完全具備的，需要廣大秘書工作者不斷學(xué)習(xí)、勇于實(shí)踐、善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，在工作中不斷提高。正所謂實(shí)踐出真知 ，根據(jù)馬克思哲學(xué)觀點(diǎn)，量變達(dá)到一定程度就會(huì)形成質(zhì)變，前方是光明的，道路是曲折的，相信量的積累會(huì)形成質(zhì)的飛躍，并時(shí)刻正確的分析自己，從而找到自身的不足，勇于面對(duì)自己，才會(huì)提高我們的綜合能力和素質(zhì)，從而更好的發(fā)揮自己，實(shí)現(xiàn)自我的價(jià)值。當(dāng)然我們也不能盲目的去學(xué)習(xí)，而是要有計(jì)劃有目地的去學(xué)習(xí)和規(guī)劃自己，做到踏踏實(shí)實(shí)的去認(rèn)真學(xué)習(xí)，一步一個(gè)腳印的去爭取，同時(shí)聽取一些正確的客觀觀點(diǎn)和意見，不要太過主觀，我們的工作是一群人在一起戰(zhàn)斗，講求的是團(tuán)隊(duì)合作，每個(gè)人有不同的工作職責(zé)，盡力做好本職工作，不要越界越權(quán)，一定要職責(zé)分明。我們要更加加強(qiáng)與他人溝通協(xié)作的能力，首先我們要真誠待人，其次要公平對(duì)人，不能把自己的情緒和個(gè)人的恩怨帶到工作上去，以禮和能力服人。盡力以自己的能力打開一個(gè)好的新的并對(duì)企業(yè)有利的局面。 企業(yè)秘書必須利用自身優(yōu)勢,發(fā)揮自身能力,以周密的思維、嚴(yán)細(xì)的作風(fēng)、勤奮的狀態(tài)、淵博的學(xué)識(shí)、出色的才華,履行崗位職責(zé),切實(shí)發(fā)揮聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外