辦公用品、工服、會(huì)議、車(chē)輛、固定資產(chǎn)、合同檔案、印章管理規(guī)定

1、辦公電話(huà)費(fèi)用管理規(guī)定1、使用管理（1） 辦公電話(huà)指各部門(mén)、各公司安裝的固定電話(huà)。（2）工作時(shí)間內(nèi)接聽(tīng)或撥打私人電話(huà)不得超過(guò)3分鐘。不得占用公司電話(huà)聊天。禁止因私撥打長(zhǎng)途電話(huà)、撥打信息服務(wù)和使用網(wǎng)絡(luò)信息增值服務(wù)。（3）接轉(zhuǎn)電話(huà)，要先說(shuō)：“您好”。接聽(tīng)電話(huà)時(shí),應(yīng)注意禮貌用語(yǔ)，不可在電話(huà)中對(duì)對(duì)方有不敬言語(yǔ)。(4)需要記錄或留言的電話(huà)內(nèi)容要準(zhǔn)確無(wú)誤記錄下來(lái)并及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)人員或部門(mén)。(5)辦公室電話(huà)響三聲之內(nèi)必須接起。若對(duì)方要找的員工不在，接電話(huà)者可為其留言。2、費(fèi)用管理(1) 所有辦公電話(huà)費(fèi)用由公司辦公室每月統(tǒng)一繳納。(2)各部門(mén)應(yīng)由部門(mén)經(jīng)理確定每部電話(huà)的直接負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)對(duì)電話(huà)使用進(jìn)行妥善管理。（3）

2、辦公電話(huà)費(fèi)用中如果出現(xiàn)因私撥打長(zhǎng)途電話(huà)、撥打信息服務(wù)臺(tái)和使用網(wǎng)絡(luò)信息增值服務(wù)所產(chǎn)生的不正常費(fèi)用，由撥打人自行承擔(dān)。該部門(mén)電話(huà)管理責(zé)任人負(fù)責(zé)稽查不正常電話(huà)費(fèi)用并將稽查結(jié)果和處理意見(jiàn)上報(bào)公司辦公室。如未能查清撥打人，則該項(xiàng)費(fèi)用由該處管理責(zé)任人和該電話(huà)的直接負(fù)責(zé)人承擔(dān)。會(huì)議管理規(guī)定1、會(huì)議本著必要、精減、有效、節(jié)儉的原則。2、會(huì)議分為：總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)經(jīng)理例會(huì)、臨時(shí)緊急會(huì)議、全體員工會(huì)議及其他會(huì)議。（1）例會(huì)： 實(shí)行周例會(huì)制，每周一召開(kāi)，由辦公室負(fù)責(zé)召集。 會(huì)議由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理缺席時(shí)由總經(jīng)理指定人員主持會(huì)議。參會(huì)人員為各部門(mén)經(jīng)理級(jí)以上人員及接到通知的人員。會(huì)議內(nèi)容包括：上周（或階段）的工作總結(jié)

3、、匯報(bào)；下周（或階段）的工作安排；檢查上次例會(huì)決議的工作進(jìn)度及完成情況；就有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行研究并做出安排。 辦公室負(fù)責(zé)安排會(huì)議記錄，整理會(huì)議紀(jì)錄或會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后行文。會(huì)議紀(jì)要或會(huì)議紀(jì)錄未經(jīng)批準(zhǔn)不得外傳。 （2） 臨時(shí)緊急會(huì)議： 由總經(jīng)理提議可召開(kāi)臨時(shí)緊急會(huì)議。會(huì)議的參加人員由總經(jīng)理指定，辦公室通知。 員工大會(huì)：總經(jīng)理提議可召開(kāi)員工大會(huì)。員工大會(huì)原則上每年至少召開(kāi)一次，具體議程由辦公室依據(jù)總經(jīng)理意圖組織安排。 其他會(huì)議：工作匯報(bào)會(huì)；專(zhuān)項(xiàng)工作研討會(huì)；與其他單位合作在公司（或其他地點(diǎn)）召開(kāi)的會(huì)議。其他會(huì)議由辦公室協(xié)助主辦部門(mén)組織召開(kāi)。3、會(huì)議記錄、紀(jì)要（1） 會(huì)議記錄：所有的會(huì)議必須進(jìn)行會(huì)議記

4、錄，由辦公室派專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄。所有到會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議記錄上簽到。各部門(mén)所有會(huì)議必須進(jìn)行會(huì)議記錄并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。所有到會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議記錄上簽到。辦公室負(fù)責(zé)整理歸檔。 會(huì)議記錄是公司的重要文書(shū)，由辦公室定期整理歸檔。會(huì)議記錄屬機(jī)密，未經(jīng)總經(jīng)理許可，任何人不得查閱會(huì)議記錄。記錄方式主要是筆錄，必要時(shí)可錄音、錄像并妥善保存記錄材料。（2）會(huì)議紀(jì)要： 會(huì)議紀(jì)要是會(huì)后依據(jù)會(huì)議記錄整理出來(lái)的文件。會(huì)議紀(jì)要由辦公室負(fù)責(zé)成文、下發(fā)、歸檔。會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容包括：開(kāi)會(huì)日期，參加人員，會(huì)議決議，工作安排以及其他內(nèi)容。 會(huì)議紀(jì)要以公文形式下發(fā)給相關(guān)人員。接受人應(yīng)在文件收發(fā)登記表上簽字。(3) 會(huì)議記錄、紀(jì)要為內(nèi)部文件，其內(nèi)容為

5、機(jī)密，應(yīng)分類(lèi)存檔，并按重要程度確定保存期限。凡會(huì)議記錄的記錄人、保管人、會(huì)議紀(jì)要的制作人、接收人及其他知悉會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容的人，均有義務(wù)保守秘密并妥善保存，不得隨意傳看、傳播、丟失。如發(fā)生泄密等違紀(jì)行為，以員工獎(jiǎng)懲條例進(jìn)行處罰。 4、會(huì)議紀(jì)律：(1) 會(huì)議前應(yīng)做好有關(guān)準(zhǔn)備，包括會(huì)議議程、提案、匯報(bào)總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案等。（2） 各種會(huì)議必須準(zhǔn)時(shí)召開(kāi)，因故不能到會(huì)者，必須于會(huì)前30分鐘向主持人請(qǐng)假。（3）中途離會(huì)須向主持人報(bào)告，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得離會(huì)。（4）發(fā)言要圍繞議題，言簡(jiǎn)意賅，有的會(huì)議應(yīng)對(duì)發(fā)言時(shí)間做出明確限定。（5）與會(huì)者應(yīng)攜帶筆、記錄本，準(zhǔn)備有關(guān)會(huì)議資料，簽到并按職位排序或

6、指定位置就坐。（6） 會(huì)議期間，手機(jī)應(yīng)關(guān)閉或置于震動(dòng)狀態(tài)，會(huì)場(chǎng)內(nèi)不得接聽(tīng)電話(huà)。（7） 非會(huì)議人員不得滯留會(huì)場(chǎng)，會(huì)務(wù)完后迅速離開(kāi)。（8） 參會(huì)人員必須保守會(huì)議秘密，在會(huì)議決議未正式公布以前，不得私自泄露會(huì)議內(nèi)容，影響決議實(shí)施。 車(chē)輛使用管理規(guī)定1、總則（1）目的：為規(guī)范公務(wù)車(chē)輛管理，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。（2）適用范圍：本規(guī)定適用于所有公務(wù)用車(chē)。2、享受配置公務(wù)車(chē)輛的對(duì)象（1）高層管理人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理。（2）由總經(jīng)理確定的特殊崗位人員。（3）由總經(jīng)理確定的因工作必須配置的單位（部門(mén)）。3、公務(wù)車(chē)輛配置方式（1）公務(wù)車(chē)輛由公司提供。（2）提供的崗位專(zhuān)用車(chē)輛（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“專(zhuān)配車(chē)輛”），僅限

7、本規(guī)定下發(fā)之前已享受的崗位人員。（3）享受崗位配車(chē)人員如因公司暫時(shí)未配置車(chē)輛而由本人自備車(chē)輛（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“自備車(chē)輛”）。4、公務(wù)車(chē)輛補(bǔ)貼（1）補(bǔ)貼的對(duì)象為享受崗位配置車(chē)輛的人員，如該人員未備有車(chē)輛時(shí)，不給予補(bǔ)貼。（2）補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)補(bǔ)貼實(shí)行費(fèi)用包干制，并按員工級(jí)別享受不同補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)。車(chē)輛發(fā)生的各項(xiàng)雜費(fèi)（停車(chē)、洗車(chē)、美容）及手續(xù)均由享受人自行辦理，公司的公共停車(chē)位由公司統(tǒng)一辦理繳納。公司專(zhuān)配車(chē)輛的各項(xiàng)規(guī)費(fèi)（路橋費(fèi)、車(chē)船使用稅）、年審及費(fèi)用、交強(qiáng)險(xiǎn)和商業(yè)保險(xiǎn)及維修保養(yǎng)均由公司統(tǒng)一辦理。員工自備車(chē)輛的各項(xiàng)規(guī)費(fèi)（路橋費(fèi)、車(chē)船使用稅）、年審及費(fèi)用、交強(qiáng)險(xiǎn)和商業(yè)保險(xiǎn)均由員工自行辦理并支付。（3）車(chē)輛補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)整根

8、據(jù)油價(jià)變動(dòng)、崗位使用車(chē)輛的頻率，由辦公室填寫(xiě)業(yè)務(wù)審批表，報(bào)總經(jīng)理審批。辦公室按崗位車(chē)輛補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)與車(chē)輛補(bǔ)貼享受人簽訂車(chē)輛補(bǔ)貼協(xié)議。5、公務(wù)車(chē)輛管理（1）公務(wù)車(chē)輛管理歸口辦公室，管理范圍包括專(zhuān)配車(chē)輛、行政公務(wù)車(chē)輛和部門(mén)車(chē)輛。（2）車(chē)輛使用人必須保持公務(wù)車(chē)輛的清潔衛(wèi)生和良好的操控性，嚴(yán)格按照保養(yǎng)要求，及時(shí)保養(yǎng)，配件損壞應(yīng)及時(shí)更換，避免重大的安全隱患。（3）辦公室將派專(zhuān)人不定期抽查公務(wù)車(chē)輛的狀況，如車(chē)輛使用人未按要求進(jìn)行車(chē)輛保養(yǎng)維護(hù)，辦公室將根據(jù)情況予以處罰。（4）車(chē)輛使用人應(yīng)自覺(jué)配合辦公室辦理各種手續(xù)，不得影響車(chē)輛年審、投保等工作。若因車(chē)輛使用人的原因影響公務(wù)車(chē)輛手續(xù)辦理，給造成經(jīng)濟(jì)損失的，損失金額

9、由車(chē)輛使用人全部承擔(dān)。（5）辦公室車(chē)輛配置專(zhuān)職司機(jī)，車(chē)輛調(diào)度由辦公室經(jīng)理或其指定專(zhuān)人管理，車(chē)輛及專(zhuān)職司機(jī)由辦公室統(tǒng)一管理。（6）公司車(chē)輛未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得作為私用，否則按私用行駛公里數(shù)3倍的市場(chǎng)價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)對(duì)私用人進(jìn)行處罰。（7）專(zhuān)職司機(jī)未經(jīng)總經(jīng)理許可，不得將所駕公務(wù)車(chē)輛讓渡他人代駕，否則，發(fā)現(xiàn)一次罰款500元，造成的車(chē)輛損失由專(zhuān)職司機(jī)全額承擔(dān)。6、行政公務(wù)車(chē)輛管理（1）任何員工外勤需使用公務(wù)車(chē)必須提前一天填寫(xiě)用車(chē)申請(qǐng)單注明用車(chē)的詳細(xì)信息，交由辦公室，并由辦公室專(zhuān)管人員指定司機(jī)，用車(chē)申請(qǐng)單再交由司機(jī)隨身攜帶，并記錄起始時(shí)間，行車(chē)?yán)锍?，行?chē)狀態(tài)，加油情況，行車(chē)完畢由司機(jī)簽字。（2）若員工未向辦公室

10、提出申請(qǐng)或在提出申請(qǐng)后未獲批準(zhǔn)而擅自出車(chē),公司將對(duì)用車(chē)人和駕駛員給予處罰。 （3）未能安排公務(wù)車(chē)外勤的員工可乘坐其他交通工具，憑車(chē)票實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)。如乘坐計(jì)程車(chē)需事先口頭報(bào)備公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（4）車(chē)輛駕駛?cè)吮仨毘钟旭{照。公務(wù)途中若因意外事故造成車(chē)輛損壞，當(dāng)事員工應(yīng)立即向辦公室報(bào)告，車(chē)輛損失在扣除保險(xiǎn)賠償后，視事故責(zé)任情況對(duì)當(dāng)事員工給予處罰。7、附則（1）享受車(chē)輛補(bǔ)貼的員工因交通違規(guī)受處罰或交通事故、盜搶等原因致使公務(wù)車(chē)輛損毀，均由享受人自行處理并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。(2)享受公務(wù)車(chē)輛補(bǔ)貼的員工，不得再使用行政公務(wù)用車(chē)。在外出辦理公務(wù)時(shí)，有義務(wù)攜帶同一時(shí)間去同一段路或目的地辦理公務(wù)的其他未享受車(chē)輛補(bǔ)貼的員工。

11、歸屬部門(mén)崗位配置車(chē)輛的員工，應(yīng)滿(mǎn)足本部門(mén)必須公務(wù)用車(chē)的需要。(3)本規(guī)定由辦公室擬定，經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后執(zhí)行，修改時(shí)亦同，解釋權(quán)歸辦公室。(4)本規(guī)定實(shí)施后，現(xiàn)行車(chē)輛制度與本規(guī)定有抵觸的以本規(guī)定為準(zhǔn)。固定資產(chǎn)管理規(guī)定1、目的固定資產(chǎn)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“資產(chǎn)”）是公司資產(chǎn)的重要組成部分，為了加強(qiáng)對(duì)其管理，保證其實(shí)物完整性、帳實(shí)一致性，特制定本規(guī)定。2、管理范圍規(guī)定的固定資產(chǎn)是指：(1)使用期限超過(guò)1年的房屋、建筑物、機(jī)器、機(jī)械、運(yùn)輸工具以及與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的設(shè)備、器具、工具等 ; (2)不屬于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)用物品，單位價(jià)值在200元以上、使用年限在2年以上的，持有目的不是為了出售的資產(chǎn)。具體包括以下幾方面：(3)電

12、子設(shè)備：含電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、打卡機(jī)、驗(yàn)鈔機(jī)、飲水機(jī)及其他家用電器等；(4)其他：除以上單價(jià)在200元以上的辦公物品，如辦公桌、椅、沙發(fā)等。3、管理權(quán)限固定資產(chǎn)的管理涉及到三類(lèi)部門(mén)，分別是辦公室、財(cái)務(wù)部和使用部門(mén)。辦公室作為固定資產(chǎn)的主要管理部門(mén)，起監(jiān)管作用；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的賬務(wù)管理；使用部門(mén)做為資產(chǎn)的直接使用單位，擔(dān)負(fù)起資產(chǎn)的保管維護(hù)等責(zé)任。4、固定資產(chǎn)的監(jiān)督管理辦公室是固定資產(chǎn)的監(jiān)督管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理各個(gè)區(qū)域資產(chǎn)實(shí)物情況，具有購(gòu)買(mǎi)、調(diào)配、報(bào)損、組織清查、報(bào)廢等職能。各區(qū)域（部門(mén)）分別設(shè)立資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)該區(qū)域的實(shí)物管理工作。（1）辦公室資產(chǎn)管理員職責(zé)：制定固定資產(chǎn)的配置標(biāo)準(zhǔn)

13、，擬定固定資產(chǎn)購(gòu)置預(yù)算；固定資產(chǎn)驗(yàn)收、建立電子檔案、標(biāo)示（按類(lèi)、分項(xiàng)統(tǒng)一編制固定資產(chǎn)編號(hào)），并以標(biāo)簽標(biāo)示于固定資產(chǎn)明顯處；負(fù)責(zé)對(duì)固定資產(chǎn)的使用、維護(hù)、保養(yǎng)、修理的監(jiān)督；負(fù)責(zé)組織定期與不定期的盤(pán)點(diǎn)，與財(cái)務(wù)部、使用部門(mén)共同完成盤(pán)點(diǎn)工作并編制固定資產(chǎn)盤(pán)存表。（2）區(qū)域（部門(mén)）資產(chǎn)管理員職責(zé)：督促使用部門(mén)或使用人妥善保管（或使用）固定資產(chǎn)；及時(shí)辦理固定資產(chǎn)的各種異動(dòng)（新增、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢等）手續(xù)，變更本區(qū)域管理臺(tái)帳中相關(guān)數(shù)據(jù)，確保臺(tái)賬與財(cái)務(wù)部臺(tái)賬及使用部門(mén)實(shí)際使用數(shù)量相吻合；各區(qū)域資產(chǎn)管理員隨時(shí)向辦公室反映增加、減少(轉(zhuǎn)移、報(bào)廢)情況，辦公室匯總后與財(cái)務(wù)部核對(duì)。5、固定資產(chǎn)的帳務(wù)管理固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)一名（兼）

14、負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的帳務(wù)管理。固定資產(chǎn)帳務(wù)管理部門(mén)的職責(zé)：（1）負(fù)責(zé)建立固定資產(chǎn)明細(xì)帳（按使用部門(mén)分類(lèi)）、確保資產(chǎn)原值與公司固定資產(chǎn)總帳相符（帳帳相符）；（2）對(duì)固定資產(chǎn)取得、易動(dòng)、處置、報(bào)廢等流程審核并及時(shí)追蹤進(jìn)行帳務(wù)處理；（3）根據(jù)折舊制度對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行折舊核算；（4）經(jīng)常性與辦公室臺(tái)帳核對(duì)，對(duì)于辦公室提供固定資產(chǎn)異動(dòng)表出現(xiàn)差異時(shí)，將差異信息反饋到辦公室，查找原因，落實(shí)辦法，確保帳實(shí)相符；（5）參與固定資產(chǎn)管理，如：建立臺(tái)帳、編號(hào)、盤(pán)點(diǎn)等；6、固定資產(chǎn)的使用管理使用部門(mén)（使用人）負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的具體保管、維護(hù)、保養(yǎng)，如有丟失損壞由使用人負(fù)責(zé)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人是相應(yīng)固定資產(chǎn)管理第一責(zé)任人；（1）對(duì)本部門(mén)

15、已配置或領(lǐng)用的固定資產(chǎn)負(fù)責(zé)，如有非正常損壞或丟失，使用部門(mén)有責(zé)任恢復(fù)或賠償，恢復(fù)是要求對(duì)損壞設(shè)備修理到正常使用狀態(tài)，修理費(fèi)用由部門(mén)承擔(dān)，丟失賠償?shù)臉?biāo)準(zhǔn)為凈殘值之和；（2）配合資產(chǎn)管理員清查和盤(pán)點(diǎn)；（3）對(duì)部門(mén)資產(chǎn)的異動(dòng)（調(diào)動(dòng)、報(bào)損、轉(zhuǎn)移等）辦理相關(guān)手續(xù)，登記增減變化；（4）如有人員變動(dòng)，要以書(shū)面形式通知辦公室和財(cái)務(wù)中心，并辦理有關(guān)移交手續(xù)。7、固定資產(chǎn)取得：外購(gòu)申請(qǐng)流程：辦公室審核部門(mén)負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)人申請(qǐng)資產(chǎn)管理員辦理登記財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)登帳專(zhuān)人購(gòu)買(mǎi)總經(jīng)理審批購(gòu)買(mǎi)人報(bào)銷(xiāo)時(shí)，需將報(bào)銷(xiāo)單據(jù)交辦公室資產(chǎn)管理員登記后才能報(bào)銷(xiāo)，財(cái)務(wù)中心一定要看到辦公室已登記字樣方能給予報(bào)銷(xiāo)。內(nèi)部調(diào)撥流程：辦公室審核部門(mén)負(fù)責(zé)人審

16、核申請(qǐng)人申請(qǐng)資產(chǎn)管理員辦理相關(guān)手續(xù)以上資產(chǎn)的新增和調(diào)撥資產(chǎn)管理員需在固定資產(chǎn)異動(dòng)表上及時(shí)登記，調(diào)撥時(shí)需填寫(xiě)固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單，妥善辦理固定資產(chǎn)的異動(dòng)手續(xù)。8、固定資產(chǎn)的清查與盤(pán)點(diǎn)（1）辦公室與財(cái)務(wù)部每年12月對(duì)全部固定資產(chǎn)進(jìn)行逐一登記、造冊(cè)，查清現(xiàn)有固定資產(chǎn)的實(shí)有量。（2）處罰資產(chǎn)使用部門(mén)、辦公室、不按規(guī)定登記手工卡片、電子表格的，資產(chǎn)管理員罰款50元，對(duì)其部門(mén)負(fù)責(zé)人加倍處罰；不按規(guī)定流程，私自辦理資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、借用等業(yè)務(wù)的，資產(chǎn)保管人員罰款50元；丟失資產(chǎn)并主動(dòng)上報(bào)的，由資產(chǎn)使用人按資產(chǎn)凈殘值賠償；丟失資產(chǎn)不上報(bào)并由辦公室或財(cái)務(wù)部發(fā)現(xiàn)的，其使用人負(fù)主要責(zé)任按原價(jià)賠償，其部門(mén)負(fù)責(zé)人也將承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)

17、任。辦公用品管理制度1、總則目的：為加強(qiáng)本公司辦公用品管理，節(jié)約成本，提高效率，規(guī)范流程，明確責(zé)任，倡導(dǎo)健康優(yōu)質(zhì)、綠色環(huán)保、勤儉節(jié)約的現(xiàn)代辦公方式，特制定本制度。2、辦公用品的分類(lèi)按使用的性質(zhì)分為低值易耗品和高值易耗品兩類(lèi)，其中低值易耗品主要指：簽字筆、圓珠筆、鉛筆、剪刀、裁紙刀、膠水、回形針、筆芯、插線(xiàn)板、訂書(shū)機(jī)、計(jì)算器等價(jià)值較低的日常用品；高值易耗品主要指：電腦、打印機(jī)、文件柜、空調(diào)、相機(jī)、投影儀、辦公桌椅、冰箱、消毒柜、碎紙機(jī)、裝訂機(jī)、等價(jià)值較高的物品（高值易耗品也就是固定資產(chǎn)）。固定資產(chǎn)本著以調(diào)配為主，新增為輔的原則。3、管理責(zé)任部門(mén) 辦公用品由辦公室集中管理，實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)，統(tǒng)一發(fā)放。

18、 4、辦公用品計(jì)劃(1)辦公用品的采購(gòu)或者領(lǐng)用需填寫(xiě)辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置計(jì)劃單，各部門(mén)根據(jù)本部門(mén)辦公用品使用情況，每月15至20日提報(bào)下月辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃，部門(mén)負(fù)責(zé)人審簽后報(bào)辦公室。（2）計(jì)劃內(nèi)的辦公用品，各部門(mén)憑審批后的辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置計(jì)劃單 到辦公室直接領(lǐng)取。（3）計(jì)劃外的辦公用品，需按業(yè)務(wù)審批表的流程辦理，領(lǐng)導(dǎo)審批后交由辦公室統(tǒng)一采購(gòu)。（4）辦公室核查對(duì)辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃與辦公用品臺(tái)賬和庫(kù)存，提報(bào)辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。 （5）采購(gòu)單位價(jià)值500元以上辦公用品時(shí)，須報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。5、辦公用品采購(gòu)（1）填寫(xiě)的辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置計(jì)劃單得到審批后 ，交由辦公室統(tǒng)一采購(gòu)，特殊辦公用品可以經(jīng)辦公室同意授權(quán)各部

19、門(mén)自行采購(gòu)。 （2） 辦公室可根據(jù)日常辦公需要，對(duì)一些常用的辦公用品進(jìn)行批量購(gòu)買(mǎi)，在辦公室保持一定的庫(kù)存，以保證正常辦公需要的及時(shí)滿(mǎn)足，提高供給效率。6、辦公用品的保管 （1）備用的辦公用品（低值易耗品）由辦公室統(tǒng)一保管。發(fā)放出去的辦公用品應(yīng)當(dāng)由辦公室做好相應(yīng)的記錄，明確領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期。(2)對(duì)于大件管理品（高值易耗品）實(shí)行保管責(zé)任制，實(shí)行使用人、領(lǐng)取人、保管責(zé)任人三合一的辦法，對(duì)保管責(zé)任進(jìn)行歸屬。辦公室將根據(jù)不同時(shí)期的現(xiàn)實(shí)情況合理編訂納入保管責(zé)任制的大件管理品目錄。（3）對(duì)于因個(gè)人工作失誤、非正常使用而對(duì)辦公用品造成的重大異常損耗，將根據(jù)個(gè)人責(zé)任的程度，由責(zé)任人承擔(dān)所造成相應(yīng)損失

20、部分的賠償。（責(zé)任認(rèn)定分3等，含完全責(zé)任、一般責(zé)任和輕微責(zé)任，分別對(duì)應(yīng)80%，50%，20%的損失賠償比例。）（4）實(shí)行定期盤(pán)存制，盤(pán)存頻率為一月一次，辦公室將于每月底抽取時(shí)間進(jìn)行大件管理品的盤(pán)存。盤(pán)存內(nèi)容包括檢查相應(yīng)辦公用品的存在情況，問(wèn)題情況，并讓相應(yīng)的保管人簽字確定，以便及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，處理問(wèn)題。7、辦公用品分發(fā)領(lǐng)用（1）各部門(mén)憑所填寫(xiě)的辦公用品申請(qǐng)計(jì)劃購(gòu)置單領(lǐng)可以領(lǐng)用已采購(gòu)回公司的辦公用品，在領(lǐng)用人簽字領(lǐng)取辦公用品時(shí)，辦公室應(yīng)當(dāng)做好領(lǐng)取記錄，在涉及高值管理品時(shí)，必須由使用人領(lǐng)取并簽字，以便明確保管責(zé)任。 （2）辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置流程：當(dāng)月累計(jì)購(gòu)買(mǎi)金額500元以下：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)人申請(qǐng)

21、辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置計(jì)劃單派發(fā)各部門(mén)每月15日前辦公室審核（20日）當(dāng)月累計(jì)購(gòu)買(mǎi)金額500元以上部門(mén)負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)人申請(qǐng)辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置計(jì)劃單派發(fā)各部門(mén)每月15日前總經(jīng)理審批辦公室審核（20日）(3) 辦公用品領(lǐng)取后發(fā)現(xiàn)不適用或未用完部分由辦公室統(tǒng)一調(diào)換或回收。(4)對(duì)于辭職或是辭退的員工，必須在辦理完辦公用品的清退手續(xù)后方可辦理工資的領(lǐng)取事項(xiàng)。合同管理規(guī)定為加強(qiáng)合同管理，減少法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，確保合同的訂立、履行等事項(xiàng)有章可依，依據(jù)公司管理規(guī)定故制訂本制度。1.相關(guān)術(shù)語(yǔ)（1）本制度所稱(chēng)的“合同”是指公司作為一方當(dāng)事人以及其它方作為一方當(dāng)事人但實(shí)際由公司履行合同義務(wù)的所有合同，包括協(xié)議

22、、意向書(shū)、備忘錄、書(shū)面確認(rèn)承諾等。（2）本制度所稱(chēng)的“經(jīng)辦部門(mén)”是指負(fù)責(zé)與合同相對(duì)方溝通協(xié)調(diào)、負(fù)責(zé)合同編制簽訂以及負(fù)責(zé)合同履行跟蹤評(píng)估等合同相關(guān)事務(wù)的直接處理部門(mén)。2.合同管理原則（1）評(píng)審會(huì)簽原則：所有合同都應(yīng)當(dāng)按本制度或根據(jù)本制度制定的指引、實(shí)施細(xì)則等的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行評(píng)審會(huì)簽。禁止在合同內(nèi)容未經(jīng)審核的情況下即擅自簽訂或者直接報(bào)簽。（2） 書(shū)面合同原則：合同的簽訂應(yīng)采用書(shū)面形式（暫不包括電報(bào)、電傳、傳真，電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）。（3）合同風(fēng)險(xiǎn)防范原則：合同簽訂和履行堅(jiān)持以事前風(fēng)險(xiǎn)防范為重點(diǎn)、事后風(fēng)險(xiǎn)救濟(jì)為補(bǔ)充的原則。3.合同的格式與內(nèi)容（1） 合同的一般格式可參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)書(shū)面合同格式文本。（

23、2）合同的特殊格式按照規(guī)定需采用統(tǒng)一的格式。（3）合同種類(lèi)及內(nèi)容要求：合同應(yīng)按不同性質(zhì)予以分類(lèi)。合同內(nèi)容應(yīng)具體、確定，能明確界定各方當(dāng)事人的權(quán)利、義務(wù)；客觀情況在簽約時(shí)確實(shí)無(wú)法明確確定的，應(yīng)規(guī)定能明確權(quán)利、義務(wù)的依據(jù)。4.業(yè)務(wù)審批制度（1）業(yè)務(wù)審批制度系合同報(bào)審之依據(jù)。各部門(mén)報(bào)合同評(píng)審會(huì)簽時(shí)，須附經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可的業(yè)務(wù)審批表。（2）報(bào)審合同須與該項(xiàng)業(yè)務(wù)審批內(nèi)容一致。如合同會(huì)簽過(guò)程中，主要內(nèi)容（包括但不限于：業(yè)務(wù)背景、基本情況、運(yùn)作方式、所需資金及其他支持、付款方式、可產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益或效果預(yù)測(cè)等）有變更需要的，須將該變更內(nèi)容重新報(bào)業(yè)務(wù)審批。5.合同的起草、審批和簽訂（1）合同評(píng)審會(huì)簽前的準(zhǔn)備合

24、同評(píng)審會(huì)簽前，經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備合同評(píng)審文件及附件明細(xì)，經(jīng)辦人應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)合同相關(guān)情況說(shuō)明。合同評(píng)審文件包括：合同審批表、合同評(píng)審稿、業(yè)務(wù)審批表(必須項(xiàng))；對(duì)方當(dāng)事人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明、報(bào)價(jià)單、圖紙、招標(biāo)文件等合同所需全部資料(如需項(xiàng))。所有評(píng)審文件一起進(jìn)行評(píng)審流轉(zhuǎn)。經(jīng)辦部門(mén)前期就合同權(quán)利、義務(wù)應(yīng)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行初步溝通，以爭(zhēng)取更多詳細(xì)情況作為后續(xù)協(xié)商談判的基礎(chǔ)。經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)擬定評(píng)審稿，包括合同文本及附件等。經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)保證該評(píng)審稿的真實(shí)性、全面性、準(zhǔn)確性，并如實(shí)填寫(xiě)合同審批表。（2）合同的評(píng)審會(huì)簽及審批經(jīng)辦部門(mén)將合同評(píng)審文件整理齊全后，按照下列程序進(jìn)行評(píng)審、會(huì)簽、審批：（評(píng)審階段）經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人-

25、法律顧問(wèn)-（審批階段）總經(jīng)理。經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)掌握評(píng)審會(huì)簽進(jìn)度。各評(píng)審會(huì)簽部門(mén)負(fù)責(zé)人就評(píng)審會(huì)簽意見(jiàn)應(yīng)在合同審批表中簽署意見(jiàn)并簽名。合同評(píng)審會(huì)簽過(guò)程中，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)做到與各評(píng)審會(huì)簽部門(mén)充分溝通、及時(shí)反饋意見(jiàn)，并就評(píng)審會(huì)簽意見(jiàn)盡量達(dá)成一致；評(píng)審會(huì)簽意見(jiàn)確實(shí)不能達(dá)成一致的，應(yīng)提請(qǐng)總經(jīng)理審核決定。合同評(píng)審過(guò)程中，經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)將評(píng)審意見(jiàn)與合同相對(duì)方溝通、談判，從而達(dá)成一致。上述系合同評(píng)審重要階段，在保障公司利益，權(quán)衡利弊下須對(duì)內(nèi)統(tǒng)一評(píng)審意見(jiàn)的同時(shí)，還須就內(nèi)部意見(jiàn)盡可能與合同相對(duì)方溝通協(xié)商達(dá)成一致。經(jīng)辦人將定稿合同的正式文本及合同評(píng)審文件一并上報(bào)財(cái)務(wù)、總經(jīng)理逐級(jí)審批；6.合同的存檔、借閱、保密（1）印章管理員

26、用印后除留存合同原件外，辦公室將復(fù)印件存檔。（2）辦公室存檔合同審批表原件、業(yè)務(wù)審批表復(fù)印件，電子版本合同以及合同正本復(fù)印件。（3）因工作需要向合同存檔部門(mén)借用合同，必須按照公司頒布的相關(guān)借閱制度執(zhí)行。存檔部門(mén)盡量借閱復(fù)印件，如確須借閱原件的負(fù)責(zé)及時(shí)收回。（4）各部門(mén)應(yīng)對(duì)合同進(jìn)行保密，任何人不得擅自將合同（包括但不限于原件或復(fù)印件或電子版）借給他人或泄漏合同內(nèi)容。（5）本制度未涉及到的關(guān)于合同的保管、保密、銷(xiāo)毀制度等內(nèi)容，以公司檔案管理的規(guī)定為準(zhǔn)。7.合同變更、解除、轉(zhuǎn)讓?zhuān)?） 變更、解除、轉(zhuǎn)讓合同，必須采用書(shū)面形式，并按原會(huì)簽程序評(píng)審會(huì)簽。嚴(yán)禁以口頭形式變更、解除、轉(zhuǎn)讓合同。（2）合同訂立后

27、或者通過(guò)最終評(píng)審正式簽訂前，因客觀條件發(fā)生變化需要對(duì)合同任一項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行變更、解除、轉(zhuǎn)讓的，由經(jīng)辦部門(mén)就變更內(nèi)容按原會(huì)簽程序評(píng)審會(huì)簽，另行簽訂合同或補(bǔ)充合同，并注明重新辦理會(huì)簽的原因，且一同附上該變更、解除、轉(zhuǎn)讓所涉及的所有書(shū)面材料、往來(lái)信函、證據(jù)以及經(jīng)辦部門(mén)的書(shū)面說(shuō)明等。（3）合同各方協(xié)商一致同意解除合同的，經(jīng)最終審批人審批通過(guò)后，與對(duì)方書(shū)面解除原合同，并負(fù)責(zé)妥善處理合同解除后的后續(xù)事宜。（4）合同相對(duì)方發(fā)生或可能發(fā)生違約、單方面要求解除合同或者出現(xiàn)爭(zhēng)議的，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)收集有關(guān)材料，保存有關(guān)證據(jù)、書(shū)面信函等以便商討對(duì)策。（5）我方發(fā)生或可能發(fā)生違約、單方面要求解除合同或者出現(xiàn)爭(zhēng)議的，除按公司有關(guān)

28、規(guī)定追究責(zé)任人相關(guān)責(zé)任外，應(yīng)報(bào)告該合同的最終審批人，盡量采取協(xié)商的方式處理，并積極應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的訴訟、仲裁或糾紛。 檔案管理規(guī)定1、總則（1）目的加強(qiáng)檔案管理工作, 有效地保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案資料在制度管理和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的重要作用。（2）適用范圍本辦法所規(guī)定的檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)公司有價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。2、檔案的歸集（1）檔案資料的收集由部門(mén)檔案管理員負(fù)責(zé)，收集本部門(mén)管理的檔案資料，做好匯總整理，移交相應(yīng)檔案管理員。部門(mén)檔案管理員

29、原則上只留存檔案的復(fù)印件，原件按類(lèi)別交機(jī)要室或辦公室統(tǒng)一管理。（2）所有員工有責(zé)任和義務(wù)及時(shí)將檔案資料送交本部門(mén)的檔案管理員，不得無(wú)理拒交檔案資料。（3）檔案資料的收集采取定期和不定期收集的辦法定期收集 各部門(mén)的檔案管理員做好資料整理工作，在每月10日前將上月整理成冊(cè)的檔案移交相應(yīng)的檔案管理員。 不定期收集，凡用公司名義簽署的文書(shū)（各種文件、經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議、備忘錄、公函等）到蓋章時(shí)亦同時(shí)收集歸檔，先歸檔后領(lǐng)用。我方制作的文件，必須保存書(shū)面和電子版，往來(lái)業(yè)務(wù)和部門(mén)發(fā)、送、報(bào)來(lái)的各種公文收文時(shí)應(yīng)及時(shí)登記歸檔。（4）移交檔案資料需辦理移交簽收手續(xù)。3、檔案的分類(lèi)與組卷檔案資料按下列辦法分類(lèi)：（1）根

30、據(jù)檔案資料的性質(zhì)分為五大類(lèi)：政務(wù)資料、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)資料、資產(chǎn)、資信資料、技術(shù)資料、其他資料。（2）根據(jù)檔案資料的保存利用時(shí)間分為：永久保存檔案或長(zhǎng)期保存資料（315年）、短期保存資料（3年以下）。（3）根據(jù)檔案資料保存的保密程度分為：絕密、機(jī)密、無(wú)密。當(dāng)檔案資料達(dá)到一定數(shù)量時(shí)，原則上應(yīng)先按照所屬類(lèi)類(lèi)別劃分，再分別按以上方法分類(lèi)和組卷，并做好統(tǒng)一編號(hào)以便管理。未組卷的檔案資料和不能組卷的書(shū)籍、證書(shū)、拷貝等資料應(yīng)分類(lèi)保存并編制檔案目錄，以便管理和使用。4、檔案的保管（1）檔案資料由檔案管理員存放于指定的檔案室或文件柜中，要注意存放地點(diǎn)的通風(fēng)、干燥、防火、防盜等安全措施。（2）檔案管理人員必須對(duì)收集歸檔

31、的資料按檔案技術(shù)要求進(jìn)行整理。發(fā)現(xiàn)資料不全應(yīng)及時(shí)通知原送交單位予以補(bǔ)齊，必須定期檢查檔案資料保存的狀態(tài)，防止檔案資料的毀損，發(fā)現(xiàn)檔案資料的毀損和變質(zhì)情況應(yīng)及時(shí)采取措施予以補(bǔ)救。（3）有價(jià)值的檔案資料必須進(jìn)行備份，備份檔案的保密程度與原始文件相同。（4）對(duì)于保存期滿(mǎn)的檔案，檔案管理人員必須認(rèn)真閱讀其內(nèi)容，根據(jù)有無(wú)保存價(jià)值，分別提出繼續(xù)保存（包括期限）、銷(xiāo)毀或作一般資料保存的修理意見(jiàn)，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)決定。若決定對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并做好銷(xiāo)毀記錄。5、檔案的利用因工作需要的檔案可以查閱或借出，但必須遵循以下規(guī)定：（1）無(wú)密級(jí)檔案的查閱或借出，檔案管理員需做好登記

32、手續(xù)，并督促回收，也可復(fù)印若干副本使用。（2）機(jī)密級(jí)以上檔案或證照原件的查閱或借出，需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)單，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后交總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批，其借閱原則上遵循當(dāng)天借出當(dāng)天歸還的原則。機(jī)密級(jí)以上檔案若需復(fù)印，在借閱申請(qǐng)單上注明復(fù)印份數(shù)，按流程審批。（3）非員工借閱檔案的，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。（4）借閱人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線(xiàn)等，更不能隨意亂放，以免遺失，使用完畢后，要立即歸還。6、獎(jiǎng)罰細(xì)則對(duì)有下列行為之一的，根據(jù)其情節(jié)輕重，追究其行為責(zé)任者的責(zé)任。（1）未按規(guī)定就借閱、外帶者或未經(jīng)批準(zhǔn)復(fù)印檔案資料的，予以警告處分； （2）涂改、偽造檔案的，予以警告處分；（3

33、）私自對(duì)外泄露檔案的，予以記小過(guò)處分；（4）毀損、丟失或擅自銷(xiāo)毀檔案的,予以記小過(guò)處分。文件收發(fā)及文印管理規(guī)定1、文件收發(fā)規(guī)定（1） 公司文件由辦公室擬稿。文件形成后，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門(mén)擬稿，經(jīng)理審核、簽發(fā)。屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專(zhuān)人印制、報(bào)送。 （2）已簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按不同類(lèi)別編號(hào)后，按文印規(guī)定處理。文件由擬稿人校對(duì)，審核后方能復(fù)印、蓋章。 （3）公司文件由辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件由專(zhuān)人按核定的范圍報(bào)送。 （4）經(jīng)簽發(fā)的文件原稿

34、辦公室存檔。 （5）外來(lái)的文件由辦公室負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門(mén)，辦好文件閱辦；屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。（6）文件閱辦部門(mén)或個(gè)人，對(duì)有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢。 2、文印管理規(guī)定 （1）所有文印人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項(xiàng)。 （2）打印正式文件，必須按文件簽發(fā)規(guī)定由總經(jīng)理簽署意見(jiàn)。各部門(mén)草擬的文件、合同、資料等，由各部門(mén)自行打印。（3）復(fù)印、傳真文件由經(jīng)辦人員操作，經(jīng)辦人員必須按時(shí)、按質(zhì)、按量完成各項(xiàng)文印任務(wù)，不得積壓延誤。辦理中如遇不清楚的地方，應(yīng)及時(shí)與有關(guān)人員校對(duì)清楚。 （4）文件、傳真等應(yīng)及時(shí)發(fā)送給有關(guān)人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當(dāng)事人的責(zé)任。 （5）嚴(yán)禁擅自為私人打印、復(fù)印以及傳真材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。印章管理規(guī)定1、總則 （1）目的：為維護(hù)印章使用的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和安全性，保障的正常利益和工作的順利開(kāi)展。（2）適用范圍：各種印章的雕刻、使用和保管。2、審批權(quán)限（1）各部門(mén)因公務(wù)需加蓋印章的，由經(jīng)辦人填寫(xiě)用印申請(qǐng)單；員工因私事需出具證明而使用公章的，由需使用人填寫(xiě)用印申請(qǐng)單。（2）公司所有需用印（公章、合同章）文件經(jīng)總經(jīng)理審批后方可蓋章；財(cái)務(wù)