檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)與操作實(shí)務(wù)

1、南玻集團(tuán)2010年度檔案員培訓(xùn)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)檔案管理工作操作實(shí)務(wù)第一部分 檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí) 一、幾個(gè)基本概念1、檔案。檔案法對(duì)檔案的定義：是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2、企業(yè)檔案。企業(yè)檔案是指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售、經(jīng)濟(jì)核算及科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成有保存價(jià)值的真實(shí)記錄。主要包括文字、圖表、音像等。第一部分 檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)3、企業(yè)檔案的作用：憑證作用；參考作用；具體體現(xiàn)在以下幾方面： a.檔案是一個(gè)單位或個(gè)人歷史的真實(shí)、全

2、面的反映。  b.檔案是一個(gè)單位或個(gè)人維護(hù)自身權(quán)益的重要工具。  c.檔案我們積累和傳播知識(shí)重要載體。  d.檔案是開(kāi)展單位文化建設(shè)的重要素材，特別是對(duì)于企業(yè)建立企業(yè)文化有不可替代的作用。第一部分 檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)二、檔案工作1、檔案工作的性質(zhì)-專業(yè)性：檔案工作有自己專門的研究對(duì)象、理論體系和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作規(guī)范。 -服務(wù)性：為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。-機(jī)要性：檔案中有不少內(nèi)容在一定的時(shí)間和空間具有機(jī)密性。第一部分 檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)2、檔案管理工作的內(nèi)容八環(huán)節(jié)論：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用服務(wù)。六環(huán)節(jié)論：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、開(kāi)發(fā)利用第一部

3、分 檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)3、檔案工作的原則：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理集中統(tǒng)一管理第二部分 檔案管理的操作實(shí)務(wù)第一章 檔案整理的幾個(gè)概念第二章 文書檔案的整理第三章 科技檔案的整理第四章專門檔案的整理 第一章、檔案整理幾個(gè)概念 一、檔案整理定義：是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過(guò)程。 二、檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。 第一章 檔案整理幾個(gè)概念三、檔案整理的方法 :1、以“案卷”為單位整理。 a案卷 b立卷 c以案卷為整理

4、單位的應(yīng)用范圍: 科技檔案；部分文書檔案；專門檔案 2、以“件”為單位整理。 第一章、檔案整理幾個(gè)概念四、檔案分類 1.按照整理方法的不同，可將檔案分為： 文書檔案 科技檔案 專門檔案 2.集團(tuán)檔案分類大綱 黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、產(chǎn)品檔案等第二章 文書檔案的整理一、文書檔案整理流程 鑒定分類裝訂排列蓋檔號(hào)章填寫檔號(hào)著錄裝盒、排架第二章 文書檔案的整理（一）鑒定： 歸檔文件的來(lái)源主要有：集團(tuán)下發(fā)的文件、單位內(nèi)部形成的文件、政府部門針對(duì)本單位發(fā)文或需要本單位執(zhí)行的文件及公司參與合作的項(xiàng)目，合作單位按要求向本單位提交的文件。對(duì)照歸檔

5、范圍來(lái)確定某類文件是否需要?dú)w檔。（二）分類：根據(jù)集團(tuán)及各公司情況，文件材料產(chǎn)生量不大，因此采用 “年度-保管期限”結(jié)合事由分類法。 1.分年度：將歸檔文件按其形成年度分開(kāi)。 2.分保管期限：嚴(yán)格對(duì)照本公司歸檔文件分類、保管期限表，將同一年度內(nèi)的文件按永久、長(zhǎng)期、短期或永久、30年、10年三種保管期限分開(kāi)。從2010年起，集團(tuán)檔案的保管期限按國(guó)家檔案局8號(hào)令改為永久、30年和10年。 3.分類別：將同一類別的文件排列在一起。（三）裝訂：歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂。 1.件的概念。 原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一 件；正文與附件為一件；同一年度內(nèi)相關(guān)的請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函

6、為一件，但跨年度的則各為一件；文件處理單與相關(guān)文件為一件。不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后；印章登記表等各種報(bào)表、圖冊(cè)，按其本來(lái)的裝訂方法，一個(gè)自然本（冊(cè)）為一件。 注：不允許若干件一個(gè)類型的歸檔文件合為一件，如將一個(gè)年度的所有“通知”作為一件。 2.保管期限為永久或長(zhǎng)期、30年的歸檔文件，最好拆除生銹金屬物，采用線裝、或膠裝，也可以用不銹鋼備用夾，但裝訂前需進(jìn)行掃描。掃描件分年度存儲(chǔ)于硬盤，同時(shí)上傳至檔案管理系統(tǒng)中該條目錄的原文處，并在一個(gè)年度結(jié)束后以年度為單位刻錄在光盤上脫機(jī)保存。3.較厚歸檔文件采用三點(diǎn)一線方法進(jìn)行裝訂。 4. 成冊(cè)的文件材料，如印章登記本、刊物等，可

7、保持原貌。 5.保管期限為短期或10年的文件，根據(jù)實(shí)際情況選擇裝訂方法。（四）排列。在同一年度、保管期限內(nèi)，結(jié)合機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）或事由按文件形成時(shí)間進(jìn)行排序。（五）蓋檔號(hào)章，填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章蓋在文件首頁(yè)右上方空白處，若右上方無(wú)空白，則蓋在其它容易查看的地方。 檔案章格式：全宗號(hào)-年度-保管期限-件號(hào)。 全宗號(hào)：各單位代號(hào)； 年度：即文件形成年度； 保管期限：可以寫永久、長(zhǎng)期、短期、30年、10年，也可以只寫代號(hào)：Y、C、D、30、10； 件號(hào)：一個(gè)年度一個(gè)保管期限編一個(gè)流水號(hào)，從1排起。（六）著錄，即編目。請(qǐng)示與批復(fù)為一件時(shí)，只對(duì)批復(fù)進(jìn)行編目。 1.全宗號(hào)：各單位代號(hào)。 2.年度：指歸檔文件文

8、件的形成年度（如 2002，2003），要求寫全。 3.保管期限：歸檔文件保管期限，可以是其代號(hào)或是年限。 4.件號(hào)：文件的流水號(hào)，為三位數(shù)，不足三位，前用0補(bǔ)齊，如001、089。5.文件編號(hào)：文件編號(hào)號(hào)即文件發(fā)文字號(hào)，填寫時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄，不能有任何省略或改動(dòng)。 6. 題名：一般情況下，照錄文件題名，不得省略或變更。對(duì)于無(wú)題名或題名含義不能全面揭示文件內(nèi)容的歸檔文件，為方便檢索，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并外加“ ”以示區(qū)別。如任免通知XX，XXX，或通知關(guān)于加強(qiáng)勞動(dòng)紀(jì)律的通知7. 責(zé)任者：即發(fā)文機(jī)關(guān)；就是文件落款處蓋章單位。責(zé)任者可以用通用簡(jiǎn)稱，如“中國(guó)南玻集團(tuán)股份有限公司”，可以簡(jiǎn)

9、化為“南玻集團(tuán)”。如無(wú)通用簡(jiǎn)稱，則用全稱。 8.主題詞：按照檔案主題詞表進(jìn)行著錄，此項(xiàng)可以省略。 9.日期：即文件形成日期，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如20080101。 10.頁(yè)數(shù)：此件文件的總頁(yè)數(shù)，包括附件。有字的一面就算是一頁(yè)?？瞻醉?yè)不計(jì)頁(yè)數(shù)。11.份數(shù)：一般歸檔文件只保存1份，利用頻繁或非常重要的可以保存兩份。如有其它需要，保存份數(shù)較多，應(yīng)在備注中注明。 12.實(shí)體分類號(hào)：就是檔案分類、保管期限表中歸檔文件的實(shí)體分類。 13.檔號(hào)：此項(xiàng)由系統(tǒng)自動(dòng)生成。 14.盒號(hào)：為所有年度的大流水號(hào)，從第一盒檔案排起。作為查找檔案的輔助項(xiàng)目。因有些公司插卷很多，此項(xiàng)不強(qiáng)制要求填寫。 15.存放位置：此項(xiàng)

10、為查找檔案檔案的輔助項(xiàng)目，為方便查找檔案，建議填寫。 16.備注：用于填寫歸檔文件需要說(shuō)明的各種情況，包括缺損、銷毀等。 17.密級(jí)：為文件上所標(biāo)示的密級(jí)，如無(wú)標(biāo)示，為內(nèi)部。（七）裝盒、排架 1.裝盒：按文件順序進(jìn)行裝盒。為節(jié)省空間，不建議一個(gè)問(wèn)題（或類別）僅有幾份文件也裝為一盒；禁止跨年度裝盒。 特別注意：裝盒時(shí)一定要按照件號(hào)的順序排放，不要把里面的文件放錯(cuò)，借閱后也要放回原位，否則以后查找起來(lái)就會(huì)查找不到。 2.備考表：如文件盒內(nèi)有備考表，直接填寫其中項(xiàng)目；若沒(méi)有，則打印一份，將其置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。3.背脊：填寫年度、保管期限和起止件號(hào)。 4

11、.排架：按年度從檔案柜最上層排起，永久和長(zhǎng)期的可以一起排架，短期則另排一架。第三章 科技檔案整理一、科技檔案的基本種類 科技檔案是指分類表中的基本建設(shè)、設(shè)備儀器、科研檔案、產(chǎn)品檔案二、科技檔案檔號(hào)編寫方法 單位代號(hào)-一級(jí)類目·二級(jí)類目-案卷號(hào)例：CSG11-04.01-001 CSG11是單位代號(hào)，深圳浮法代號(hào) 04為一級(jí)類目代號(hào)，即基本建設(shè)類 01為二級(jí)類目代號(hào)，即第一個(gè)基建項(xiàng)目 001為案卷號(hào)，即第一個(gè)案卷科技檔案的檔號(hào)：就是科技文件的案卷編號(hào)第一節(jié) 基建檔案管理一、注意區(qū)分基建工程準(zhǔn)備階段文件與文書檔案的區(qū)別 在建筑工程管理資料規(guī)定的附錄A中，明確了各個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生哪些文件，在

12、工程項(xiàng)目準(zhǔn)備階段中的文件，如：項(xiàng)目建議書與批復(fù)、用地批準(zhǔn)文件等容易與文書檔案混淆，要注意區(qū)分。二、注意由建設(shè)單位收集的文件的收集和積累 工程準(zhǔn)備階段與工程竣工驗(yàn)收階段的文件是由建設(shè)單位收集和積累的。有新項(xiàng)目動(dòng)工時(shí)，如若由檔案室來(lái)負(fù)責(zé)產(chǎn)生文件的保存，那么要注意這兩個(gè)階段的文件的收集。三、注意案卷題名的擬定 案卷題名要能反應(yīng)本卷文件的內(nèi)容，一般采用三段式： 一是項(xiàng)目的名稱；二是項(xiàng)目的組件、部件、專業(yè)、階段的名稱；三是項(xiàng)目文件的名稱。 如：南玻工業(yè)大廈（項(xiàng)目名稱）結(jié)構(gòu)（專業(yè)）竣工圖。 四、注意與當(dāng)?shù)爻墙n案部門保持聯(lián)系 各地城建檔案部門對(duì)移交檔案的要求不一樣，要了解公司所在地城建檔案部門的要求，盡量

13、關(guān)注文件形成的質(zhì)量，使其能夠滿足要求，減少重復(fù)工作。第三節(jié) 設(shè)備檔案的管理一、設(shè)備檔案的內(nèi)容 設(shè)備檔案包括計(jì)劃采購(gòu)到設(shè)備報(bào)廢過(guò)程中產(chǎn)生的全部文件資料。如：前期的購(gòu)買計(jì)劃、請(qǐng)示批復(fù)、采購(gòu)合同，到設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收記錄、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收運(yùn)行記錄，到使用過(guò)程中的維修大修、中修記錄，到設(shè)備報(bào)廢時(shí)的報(bào)廢文件等。 二、設(shè)備檔案的收集 注意檔案收集的齊全完整。 在歸檔時(shí)注意：在新購(gòu)設(shè)備開(kāi)箱時(shí)，就有檔案員在場(chǎng)對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行核對(duì)登記，在安裝調(diào)試完成后三個(gè)月內(nèi)將隨機(jī)文件材料歸檔。三、設(shè)備檔案的分類 理論上有以下幾種分類方式： (1)、性質(zhì)型號(hào)分類法：性質(zhì)型號(hào)結(jié)構(gòu)隸屬案卷：如生產(chǎn)設(shè)備LYY打磨機(jī)-01（案卷）；辦公設(shè)

14、備方正科技電腦顯示器01（案卷） (2)、工序型號(hào)分類法：工序型號(hào)結(jié)構(gòu)隸屬案卷 如：一個(gè)啤酒制造企業(yè)的設(shè)備檔案按工序可分為：發(fā)酵A保溫機(jī)01，粉碎M磨漿機(jī)01，罐裝等工序。（一）在本集團(tuán)，基本上每條生產(chǎn)線按工序來(lái)進(jìn)行分類。以浮法廠的設(shè)備為例： 一條浮法線包括以下幾個(gè)工序：原料、熔窯、錫槽、退火窯、控制系統(tǒng)、冷端等一些工序。 建議分類： 1.每條線分為一大類，為二級(jí)類目 2.每條生產(chǎn)線下按工序分類，為三級(jí)類目，所有合同與工序一樣，組成一個(gè)單獨(dú)的三級(jí)類目 3.三級(jí)類目下按文件的性質(zhì)組卷。（二）對(duì)于單套設(shè)備，如叉車、起重機(jī)等，將其組成一個(gè)新的項(xiàng)目，很多公司叫“公用工程”，作為其二級(jí)類目，三級(jí)類目按照

15、設(shè)備的種類設(shè)置，三級(jí)類目下是案卷。要求一機(jī)一卷。四、設(shè)備檔案的組卷 設(shè)備檔案按其種類、階段或者文件材料的性質(zhì)等分別組卷。 種類：即將同一種類設(shè)備組織到一卷中。如浮法線中原料車間的刮板機(jī)相關(guān)文件組成一卷或者幾卷。 階段：即自制的設(shè)備按立項(xiàng)初期、竣工組卷。如立項(xiàng)階段管理性文件、竣工材料等。 文件材料的性質(zhì)：即圖紙、文字性材料等。五、案卷的裝訂、裝盒 設(shè)備檔案與基建檔案一樣，一般是文字性材料組卷后需裝訂，裝訂采取不銹鋼夾或者線裝的方式；圖紙、成冊(cè)的文件材料不需裝訂，直接裝盒。案卷內(nèi)不允許在生銹金屬物。 有些材料，如隨機(jī)說(shuō)明書等，體積較大，不便裝盒，也可在貼上背脊，不用裝盒。 另：部分以活頁(yè)形式裝訂的

16、材料，必須重新用線裝固定。六、編號(hào)、編目 1.頁(yè)號(hào)： 為了便于查找卷內(nèi)的設(shè)備文件材料，就需要重新逐頁(yè)編寫案卷統(tǒng)一的流水順序頁(yè)號(hào) 1）案卷內(nèi)設(shè)備文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編寫頁(yè)號(hào)。 2）單面書寫的設(shè)備文件材料在其右下角編寫頁(yè)號(hào)；雙面書寫的設(shè)備文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁(yè)號(hào)。圖樣頁(yè)號(hào)編寫在標(biāo)題欄外。 3)成套圖樣或印刷成冊(cè)的設(shè)備文件材料，自成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁(yè)號(hào)，可在備注中注明總頁(yè)數(shù)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào) 2.編目：只需按照檔案管理系統(tǒng)相關(guān)內(nèi)容填寫即可，與文書檔案類似七、設(shè)備檔案的利用1.設(shè)備檔案中應(yīng)用較頻繁的

17、材料，如使用說(shuō)明書、零件圖冊(cè)等，如有兩份，則檔案室留存一份，現(xiàn)場(chǎng)存留一份；如只有一份，現(xiàn)場(chǎng)可留一份復(fù)印件。2.若材料過(guò)厚，不易復(fù)制，使用單位可與檔案室協(xié)商，責(zé)成專人保管，并定期辦理借閱手續(xù)。第四章 專門檔案的整理第一節(jié) 實(shí)物檔案 一、實(shí)物檔案的歸檔范圍 1.集體或個(gè)人在各類公務(wù)活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、錦旗、證書等； 2.公務(wù)活動(dòng)中獲贈(zèng)的紀(jì)念品； 3.本單位自形成以來(lái)使用過(guò)的牌匾、停用的各種印章、各種重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品和宣傳品； 4.其它有保存價(jià)值的實(shí)物。 第一節(jié) 實(shí)物檔案二、歸檔要求 1.個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)狀、證書、紀(jì)念品等實(shí)物檔案應(yīng)先由集團(tuán)檔案室拍照登記，再交由個(gè)人保管

18、。 2.歸檔的實(shí)物應(yīng)用數(shù)碼相機(jī)拍成照片，并將照片掛接到檔案管理系統(tǒng)中相應(yīng)實(shí)物檔案條目后。 三、實(shí)物檔案的編號(hào)、著錄 實(shí)物檔案的檔號(hào)：全宗號(hào)類目號(hào)（一級(jí)類目二級(jí)類目）順序號(hào)。如： CSG01SW1001CSG01 集團(tuán)總部代號(hào)（全宗號(hào)） SW 實(shí)物類代號(hào)（一級(jí)類目） 1 牌匾類代號(hào)（二級(jí)類目） 001 順序號(hào)，第一件牌匾類實(shí)物 注：如本單位實(shí)物較少，也可不用二級(jí)類目。四、實(shí)物檔案的保管 1.小于A4幅面的實(shí)物，如證書等，貼好標(biāo)簽后按順序裝入檔案盒或放入資料立架中，存放于檔案柜。 2. 較大實(shí)物檔案，如獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、紀(jì)念品等，可在貼好標(biāo)簽后放在陳列柜或?qū)Ｓ霉裰斜９?，也可放置于走廊或?huì)議室等處陳列，以更好地發(fā)揮宣傳作用。 第二節(jié) 照片檔案的管理一、數(shù)碼照片的歸檔范圍 1.選擇性歸檔 重要的、有代表性的、有參考利用價(jià)值的 2.歸檔照片的數(shù)量 各單位根據(jù)本單位實(shí)際情況自定，主要是要結(jié)合重要程度、實(shí)際工作需要等因素來(lái)定，在實(shí)際工作中需要具體情況具體分析。二、數(shù)碼照片的歸檔流程 收集-挑選-分組編寫組說(shuō)明-沖印-裝冊(cè)-編寫照片說(shuō)明-刻錄1.收集。按照歸檔范圍，收集有必要?dú)w檔之照片。2.挑選。將重要的、有代表性的、最能夠體現(xiàn)本