做一個(gè)合格的秘書

1、如何做一個(gè)合格的秘書摘要:隨著社會(huì)的發(fā)展, 辦事的技巧越來(lái)越成為社會(huì)組織維系生存和 開(kāi)拓發(fā)展的重要手段。 工作人員通過(guò)做事表現(xiàn)得體、 自如的個(gè)人風(fēng)度, 不僅能給交際者留下美好的印象,而且能由此反映出組織的良好形 象。 秘書工作亦是如此, 秘書自身的素質(zhì)及工作效率直接影響到整個(gè) 部門或機(jī)構(gòu)的形象及競(jìng)爭(zhēng)力,因此作為秘書,做好辦事、辦文、辦會(huì) 工作是很重要的。關(guān)鍵詞:秘書 辦事 辦會(huì) 辦文 合格秘書的工作繁雜、瑣碎,辛苦又重要。在企業(yè)中秘書起著 承上啟下的作用,是上司與員工之間的紐帶。秘書還要能夠 正確理解上司的意圖,替上司過(guò)濾重要的事物。另外,秘書 是輔助型角色,而不是決策型角色,所以把握分寸是關(guān)

2、鍵。 秘書是傳統(tǒng)的職業(yè)之一,就是負(fù)責(zé)掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié) 助機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。秘書的工作非常 繁瑣,大致有:接聽(tīng)電話,向電話詢問(wèn)者提供信息,記錄留 言,轉(zhuǎn)接電話; 收發(fā)與回復(fù)日常郵件; 撰寫會(huì)議通知、會(huì) 議記要、日常信件和工作報(bào)告 ;會(huì)談、會(huì)務(wù)安排;安排商 務(wù)旅行,做好預(yù)訂工作; 將信件及其他記錄歸檔;備份信 件及其他文檔; 接待訪客;采購(gòu)、分發(fā)和控制辦公用品等 等。這些都是秘書的基本工作。歸類總結(jié)一下就是辦事辦文辦會(huì)。如果做好這些我認(rèn)為就可以說(shuō)是合格的秘書了。 辦事、辦文、辦會(huì)是各級(jí)機(jī)關(guān)尤其是秘書經(jīng)常性的工作, 是秘書必須熟練掌握的基本功,也是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)常講常抓的老 問(wèn)題。

3、我們常用快、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)、實(shí)概括秘書工作的標(biāo)準(zhǔn)和 要求。體現(xiàn)在具體工作中,就是三句話:辦事要快捷,辦文 要精確,辦會(huì)要細(xì)致。用一般要求來(lái)講,就是辦事無(wú)遺漏, 辦文無(wú)錯(cuò)漏,辦會(huì)無(wú)紕漏。秘書辦事、辦文、辦會(huì)主要包括以下六個(gè)方面的工作:一、請(qǐng)示報(bào)告工作。請(qǐng)示報(bào)告是秘書一項(xiàng)經(jīng)常性工作。所 謂請(qǐng)示,是下級(jí)機(jī)關(guān)在工作中遇到問(wèn)題,需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān) 給予答復(fù)和審批,而向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提出的請(qǐng)示;報(bào)告是下 級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)所作的情況反映和匯報(bào)。請(qǐng)示須在事前或 工作進(jìn)程中進(jìn)行,待上級(jí)批準(zhǔn)后執(zhí)行;報(bào)告通常在某項(xiàng)工作 完成和結(jié)束后進(jìn)行。這就是我們常說(shuō)的“事前要請(qǐng)示,事后 要報(bào)告”。請(qǐng)示報(bào)告主要分書面和口頭兩種形式。書面請(qǐng)

4、示 有兩種:一種是請(qǐng)求批準(zhǔn)性請(qǐng)示,指的是在本級(jí)對(duì)某一事項(xiàng) 無(wú)權(quán)解決或無(wú)權(quán)做出決策而請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)給予指示或批 準(zhǔn)時(shí)提出的請(qǐng)示。另一種是請(qǐng)求解決性請(qǐng)示,指的是在本級(jí) 對(duì)某一事項(xiàng)無(wú)力解決而請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)給予具體幫助時(shí)提 出的請(qǐng)示。書面報(bào)告分三種:一是工作情況報(bào)告。二是建議 性報(bào)告。三是檢討性報(bào)告。另外請(qǐng)示報(bào)告也常遇到一些問(wèn)題。請(qǐng)示報(bào)告工作程序性很 強(qiáng),在實(shí)際工作中最常遇到的問(wèn)題有 4個(gè):1、程序遺漏。 一項(xiàng)工作請(qǐng)示后應(yīng)該進(jìn)行的階段和步驟沒(méi)有進(jìn)行。往往有 “死角”、有“缺口”。比如承辦一份文電,呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)后, 不注意及時(shí)把領(lǐng)導(dǎo)的指示意見(jiàn)及時(shí)反饋給部門領(lǐng)導(dǎo),造成工 作被動(dòng)。 2、程序簡(jiǎn)化。處理某一項(xiàng)工作

5、,圖省事、怕麻煩, 故意簡(jiǎn)化工作程序;有的憑主觀經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣辦事。 3、程序 異化,改變程序規(guī)定。辦事情搞“變通”,該文字傳閱的以 口頭代替;該開(kāi)會(huì)研究的以傳閱代替;該通知機(jī)關(guān)的卻通知 領(lǐng)導(dǎo)。 4、程序繁瑣。簡(jiǎn)單的程序繁瑣化,一般的問(wèn)題復(fù)雜 化。有的不論大小、份量輕重,動(dòng)不動(dòng)建議領(lǐng)導(dǎo)掛帥,成立 小組,人為增加工作程序;有的一般性工作也要建議開(kāi)會(huì)研 究,要領(lǐng)導(dǎo)審批。同時(shí)請(qǐng)示報(bào)告也應(yīng)注意和把握這些問(wèn)題。 俗話說(shuō):“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓?！?請(qǐng)示報(bào)告是一項(xiàng)程序性 較強(qiáng)的工作。漏項(xiàng)、缺項(xiàng)、錯(cuò)項(xiàng)、都會(huì)影響工作質(zhì)效。必須 注意和把握以下幾點(diǎn):1、不能拖而緩報(bào)。對(duì)大事、要事、 急事要及時(shí)請(qǐng)示報(bào)告,需要領(lǐng)導(dǎo)了解和掌

6、握的一般性工作, 也要及時(shí)請(qǐng)示報(bào)告,不能拖拖拉拉,慢慢騰騰。 2、不能越 級(jí)行事。對(duì)需要請(qǐng)示和報(bào)告的問(wèn)題,不能越級(jí)行事。部門領(lǐng) 導(dǎo)不在時(shí),要想方設(shè)法聯(lián)系,距離太遠(yuǎn)可通過(guò)電話,把主要 精神作以陳述,得到許可后,再逐級(jí)請(qǐng)示報(bào)告。 3、不能多 變請(qǐng)示。一件事情請(qǐng)示一位領(lǐng)導(dǎo)不同意后,又去請(qǐng)示另一位領(lǐng)導(dǎo),這樣做極易造成領(lǐng)導(dǎo)之間的誤解和矛盾。 4、不能有 頭無(wú)尾。請(qǐng)示工作要做到有頭有腰有尾。 5、不能重能輕德。 不僅要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力,還要有高尚的道德品質(zhì)。不能在 領(lǐng)導(dǎo)之間亂傳話,打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號(hào)亂辦事,更有甚者模仿領(lǐng) 導(dǎo)筆跡亂簽字等等。二、使用電話。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和工作節(jié)奏的加快, 電話在機(jī)關(guān)工作中的

7、作用越來(lái)越顯得重要。正確使用電話是 一門基本功,也是一門藝術(shù)。使用的好,能增加工作效率, 提高工作質(zhì)量,使用不好,既會(huì)誤事漏事,又會(huì)影響上下、 內(nèi)外的團(tuán)結(jié)和諧。 根據(jù)我的體會(huì), 使用電話應(yīng)注意以下幾點(diǎn): (一接聽(tīng)要仔細(xì),記錄要認(rèn)真。對(duì)來(lái)自直接領(lǐng)導(dǎo)和上下級(jí) 以及地方有關(guān)部門的電話,首先要問(wèn)清單位、姓名和職務(wù), 連同電話內(nèi)容一一記清。(二態(tài)度要和藹,語(yǔ)言要文明。 應(yīng)提倡文明用語(yǔ)。 等對(duì)方放下電話, 你再放, 以示尊敬。 (三 處理要及時(shí),辦理要到位。緊急、重要電話及時(shí)辦。一般性 電話抓緊辦。業(yè)務(wù)性電話積極辦。講話內(nèi)容要保密。三、陪同領(lǐng)導(dǎo)。陪同領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)是秘書常遇到的事情。陪 同領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)要注意做到四點(diǎn)

8、:(一精心做好出發(fā)準(zhǔn)備。當(dāng) 接受任務(wù)后,首先,要弄清領(lǐng)導(dǎo)到哪去、干什么、怎么走、 什么時(shí)間走、怎樣活動(dòng)。努力做到“五清”:領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的時(shí) 間清、地點(diǎn)清、方式清、日程清、任務(wù)清。其次,要熟知所 去單位的基本情況、行車路線和路況,特別是陪同剛到本單位工作的領(lǐng)導(dǎo),更要注意這些。同時(shí),做到領(lǐng)導(dǎo)所詢問(wèn)的問(wèn) 題能回答上來(lái),領(lǐng)導(dǎo)有疑問(wèn)的能解釋清楚,領(lǐng)導(dǎo)拿不準(zhǔn)的問(wèn) 題能提出建議。第三,安排車輛或訂購(gòu)車票,通知或聯(lián)系所 去單位,講清出發(fā)時(shí)間、到達(dá)時(shí)間、人員、工作任務(wù)和活動(dòng) 日程。第四,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示和意圖擬定活動(dòng)計(jì)劃。第五,準(zhǔn) 備好生活用品。必要時(shí)可根據(jù)以上情況列出詳細(xì)的活動(dòng)日 程,確保不誤時(shí)、不誤事。(二細(xì)心安排

9、各項(xiàng)活動(dòng)。 要 想在領(lǐng)導(dǎo)前, 謀在領(lǐng)導(dǎo)先。 (三 盡心盡力辦好每一件小事。 作為陪同人員要注意小節(jié),注意禮節(jié),嚴(yán)格自身要求,樹(shù)立 良好形象。(四、用心搞好歸隊(duì)匯報(bào)。注意留心掌握領(lǐng)導(dǎo) 想什么、講什么、抓什么、作為秘書應(yīng)該做什么。四、接待工作。接待工作是一個(gè)單位的門面,是透視一 個(gè)單位作風(fēng)的窗口,也是聯(lián)系和增進(jìn)感情的紐帶。搞好接待 還是為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和來(lái)訪者創(chuàng)造良好工作環(huán)境的前提。所 以,作為一名秘書絕不能把它看作是一件小事,應(yīng)以高度負(fù) 責(zé)的態(tài)度認(rèn)真做好。一般接待程序通常分三個(gè)階段:一是準(zhǔn) 備階段,二是實(shí)施階段,三是收尾階段。一般應(yīng)做好以下工 作:1、了解情況。當(dāng)受領(lǐng)任務(wù)后,首先弄清對(duì)方的人數(shù)、

10、職務(wù)、乘座車種(車次、到達(dá)時(shí)間、活動(dòng)意圖、可能停留 的時(shí)間及我方領(lǐng)導(dǎo)在接待方面的意圖和要求,視情協(xié)調(diào)管理 部門安排好食宿。 2、搞好迎接。事先在來(lái)人預(yù)定到達(dá)的車 站、碼頭、機(jī)場(chǎng)等候,對(duì)帶車來(lái)的、職務(wù)比較高、路線不熟悉的，建議在明顯的路口、標(biāo)志物或開(kāi)闊地等候。客人安排 就緒后，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，雙方領(lǐng)導(dǎo)接觸時(shí)，要向?qū)Ψ浇?紹我方領(lǐng)導(dǎo)的身份。3、安排活動(dòng)。及時(shí)通知所到單位做好 相應(yīng)準(zhǔn)備。對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)改變活動(dòng)方式和工作安排的，處 置要靈活，并及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。4、組織送行。提前了解客人 返程的時(shí)間、預(yù)訂好車票（機(jī)票、船票），預(yù)先準(zhǔn)備好車輛， 通知我方領(lǐng)導(dǎo)送行。如到下一個(gè)單位活動(dòng)，要及時(shí)通知客人 所去單

11、位按時(shí)迎接。同時(shí)接待中我們還需注意的幾個(gè)問(wèn)題， 無(wú)論什么樣的接待，都應(yīng)堅(jiān)持做到：熱情、周到、樸實(shí)、勤 儉。要思想端正。不管接待對(duì)象從哪里來(lái)、來(lái)干什么、職務(wù) 大小、有無(wú)權(quán)勢(shì)，都要一視同仁，笑臉相迎，歡顏相送。另 外要做到住宿安排細(xì)心，陪同活動(dòng)細(xì)心，迎來(lái)送往細(xì)心。同 時(shí)要吃苦耐勞。接待是一個(gè)苦差事，人家休息自己忙，遇到 一些矛盾和棘手問(wèn)題，往往很難處理，稍有疏忽可能還要受 埋怨、挨批評(píng)。 五、處理文電。文電是秘書開(kāi)展工作的重要工具，通 過(guò)文電指導(dǎo)工作是秘書發(fā)揮職能作用的基本途徑。因此，及 時(shí)正確地處理好各類文電。按文件處理要求劃分，可分為需 辦和參閱、急件和平件；按內(nèi)容保密要求劃分，可分為絕密、

12、機(jī)密、秘密和普通文件。處理文電要注意做到以下三點(diǎn)：一 是辦理要及時(shí)。二是表達(dá)要準(zhǔn)確。三是文電要保密。 六、承辦會(huì)務(wù)。所謂會(huì)務(wù)，就是承辦會(huì)議事務(wù)性的工作。 辦會(huì)能力的強(qiáng)弱，直接關(guān)系到會(huì)議效果，關(guān)系到上級(jí)意圖能 否得到圓滿實(shí)現(xiàn)，還直接影響著上級(jí)的聲譽(yù)。所以，提高辦 會(huì)能力是加強(qiáng)機(jī)關(guān)建設(shè)的一個(gè)重要方面。會(huì)議的類型繁多。 由于會(huì)議的作用和規(guī)模不同，會(huì)務(wù)工作重點(diǎn)和要求也必然各 有側(cè)重，但基本的工作套路大同小異，一般分為會(huì)前準(zhǔn)備、 會(huì)間服務(wù)和會(huì)后處理三個(gè)階段。1、會(huì)前準(zhǔn)備工作的主要內(nèi) 容和程序。準(zhǔn)備階段主要有六個(gè)方面：（1）制定會(huì)議方案。 一般包括下列內(nèi)容：會(huì)議名稱、指導(dǎo)思想、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議 日程、會(huì)場(chǎng)地

13、點(diǎn)等。（2）起草會(huì)議文件。主要包括工作報(bào) 告、領(lǐng)導(dǎo)講話、經(jīng)驗(yàn)材料、匯報(bào)提綱、通知和會(huì)議須知等。 會(huì)議須知的內(nèi)容比較多、比較具體，主要包括：日程安排、 會(huì)議編組、作息時(shí)間、住宿房間、就餐桌位、會(huì)務(wù)組房間及 電話號(hào)碼、文化生活安排、注意事項(xiàng)。負(fù)責(zé)起草文件要特別 注意四點(diǎn)：一是吃透上級(jí)精神、領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖；二是緊扣會(huì) 議主題；三是了解掌握單位的情況；四是早動(dòng)手、早呈送。 （3）搞好協(xié)調(diào)保障。大型會(huì)議保障任務(wù)重，要組織召開(kāi)協(xié) 調(diào)會(huì)，明確分工、明確時(shí)限、明確責(zé)任、明確要求。要成立 籌備處，下設(shè)會(huì)務(wù)組、材料組、宣傳組、后勤保障組（包括 醫(yī)務(wù)人員）、安全保衛(wèi)組等。會(huì)議開(kāi)始后，籌備處即轉(zhuǎn)為大 會(huì)秘書處。辦中小型

14、會(huì)議則不必設(shè)籌備處，只需安排幾個(gè)固 定的人負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)工作即可。（4）下發(fā)會(huì)議通知。會(huì)議通知 一般包括：會(huì)議名稱、主要內(nèi)容、參加人員、報(bào)到時(shí)間、會(huì) 期、會(huì)址、著裝、注意事項(xiàng)。注意事項(xiàng)主要有需要攜帶的材 料或物品，提前報(bào)告與會(huì)者名單，報(bào)到的方式和時(shí)間，是帶 車、還是乘坐火車和公共汽車，以便安排接站。（5）報(bào)告 上級(jí)。（6）設(shè)置會(huì)場(chǎng)。主要是三項(xiàng)工作：一是布置主席臺(tái)。 主要包括懸掛會(huì)標(biāo)（會(huì)標(biāo)要懸掛于主席臺(tái)前沿上方）、擺放 背景、排定座次、架設(shè)并調(diào)試話筒。主席臺(tái)座次要按照“中 為主、左為上”的慣例排定，按照編制序列安排。如上級(jí)領(lǐng) 導(dǎo)參加會(huì)議，應(yīng)安排中間就座，拿不準(zhǔn)的要及時(shí)請(qǐng)示。二是 會(huì)場(chǎng)座區(qū)的布置。按照與會(huì)人員的多少擺放桌椅，一般要將