完善會計電算化內部控制

1、完善會計電算化內部控制    論文關鍵詞：會計 電算化系統(tǒng) 內部控制 論文摘要：文章闡述了電算化會計信息系統(tǒng)對內部控制的影響，分析了會計電算化內部控制中存在的問題，同時提出了完善會計電算化內部控制的相關建議。 會計電算化是以計算機為主的當代電子和信息技術應用于會計工作的簡稱，是用電子計算機代替人工實現(xiàn)記賬、算賬、查賬以及對會計信息的統(tǒng)計、分析、判斷乃至提供預測、決策等過程。發(fā)展會計電算化有利于促進會計工作規(guī)范化，提高工作質量與工作效率，更好地發(fā)揮會計職能作用。但是企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后，企業(yè)會計核算和會計管理環(huán)境發(fā)生了很大變化，一些非法操作可能不留

2、痕跡，難以發(fā)現(xiàn)，稍不注意就會給單位和國家造成重大損失，如果會計電算化管理系統(tǒng)遭到破壞，將會嚴重影響單位的正常業(yè)務活動。因此，對會計電算化的內部防范和控制制度的建設顯得尤為重要。 一、電算化會計信息系統(tǒng)對內部控制的影響 會計電算化使傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)、組織機構、會計核算及內部控制制度發(fā)生了很大的變化，其中對內部控制制度的影響尤為明顯。 1.電算化會計信息系統(tǒng)的控制內容及形式與手工會計系統(tǒng)存在差異。在傳統(tǒng)的手工系統(tǒng)下，控制的內容主要針對經濟事項本身的交易，對于一項經濟業(yè)務的每個環(huán)節(jié)都要經過某些具有相應權限人員的審核和簽章，控制的方式主要是通過人員的職務相分離，職權不相容的內部牽制制度來實現(xiàn)的。而在電算

3、化系統(tǒng)下，業(yè)務處理全部以電算化系統(tǒng)為主，出現(xiàn)了計算機的安全及維護、系統(tǒng)管理及操作員的制度職責、計算機病毒防治等新內容。另外，電算化功能的高度集中導致了職責的集中，業(yè)務人員可利用特殊的授權文件或口令，獲得某種權利或運行特定程序進行業(yè)務處理，由此引起失控而造成損失。 2.內部控制的對象發(fā)生了變化。在電算化系統(tǒng)下，由于會計信息的核算及處理的主體發(fā)生了變化，控制的對象也發(fā)生了變化?？刂茖ο笤瓉頌闀嬏幚沓绦蚣皶嫻ぷ鞯南嗳菪缘龋瑫嬞Y料由不同的責任人分別記錄在憑證賬簿上以備查驗，是以對人的控制為主；而在電算化系統(tǒng)下，會計數據一般集中由計算機數據處理部門進行處理，而財務人員往往只負責原始數據的收集、審核

4、和編碼，并對計算機輸出的各種會計報表進行分析。這樣，內控對象轉變?yōu)閷θ伺c計算機二者為主。 3.控制的實現(xiàn)方式發(fā)生了變化。手工會計系統(tǒng)的內部控制以人工控制實現(xiàn)。電算化會計系統(tǒng)的內部控制則具有人工控制與程序控制相結合的特點。電算化系統(tǒng)許多應用程序中包含了內部控制功能，這些程序化的內部控制的有效性取決于應用程序。如程序發(fā)生差錯，由于人們對程序的依賴性以及程序運行的重復性，增加了差錯反復發(fā)生的可能性，使得失效控制長期不被發(fā)現(xiàn)，從而使系統(tǒng)在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性加大。4.電算化會計信息系統(tǒng)缺乏交易處理痕跡。手工會計系統(tǒng)中嚴格的憑證制度，在電算化會計系統(tǒng)中逐漸減少或消失，憑證所起到的控制功能弱

5、化，使部分交易幾乎沒有“痕跡”，給控制帶來一定的難度。 5.電算化會計信息系統(tǒng)中會計信息存儲電磁化。電算化系統(tǒng)下，原先會計業(yè)務處理過程的憑證、匯總表、分類表等書面檔案資料被計算機自動生成的會計信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質中（如光盤、硬盤等），是肉眼不可見的，很容易被刪除或篡改而不會留下痕跡；另外，電磁介質易受損壞，加大了會計信息丟失或毀壞的危險。 6.網絡的迅猛發(fā)展及其在財務中的進一步應用帶來了許多新問題。網絡技術無疑是目前IT發(fā)展的方向，電算化會計信息系統(tǒng)也不可避免受到其深遠的影響，特別是Internet在財務軟件中的應用對電算化會計信息系統(tǒng)的影響將是革命性的。目前財務軟件的網絡功能主

6、要包括：遠程報賬、遠程報表、遠程審計、網上支付、網上催賬、網上報稅、網上采購、網上銷售、網上銀行等，實現(xiàn)這些功能就必須有相應的控制，從而形成電算化會計信息系統(tǒng)內部控制的新問題。 二、會計電算化內部控制中存在的問題 在目前的許多企業(yè)中，雖然會計電算化系統(tǒng)已投入使用，但其相應的內部控制還存在著一些不完善之處，主要表現(xiàn)在： 1.電算化系統(tǒng)下的會計及電算化崗位的職能權限問題。操作權限控制是一種基本的內控手段，在電算化環(huán)境下，會計業(yè)務處理大部分由計算機操作，人為控制減少，削弱了會計審核功能。有些單位的各崗位操作權限制度沒有真正落實到位，有的操作員可以以不同的身份進入系統(tǒng)操作,使分工控制名存實亡。 2.會

7、計人員因主觀原因或技術因素造成非法操作或操作失誤。這是會計電算化內部控制中的主要任務，因其系統(tǒng)的程序、數據、文件等很容易被仿造、復制和修改，而不會留任何痕跡，所以某些人員為了達到個人目的，利用職務之便或不按操作規(guī)程進行非法操作，如通過冒名頂替、盜取密碼等手段來非法改動、銷毀會計資料，給單位造成嚴重損失。同時，由于單位的業(yè)務人員素質不高、操作制度不規(guī)范等原因，也會造成很大風險，因會計電算化的核算是高效自動的，只要一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤，就會引發(fā)其他環(huán)節(jié)一系列的錯誤。 3.會計軟件的安全性及保密性問題?，F(xiàn)有的軟件系統(tǒng)在設計、開發(fā)階段普遍存在重功能輕安全的現(xiàn)象，以至軟件投入運行后存在著安全隱患,如數據庫呈

8、開放狀態(tài)、易于打開等。電腦的系統(tǒng)數據和會計信息資料有面臨被不留痕跡的瀏覽、修改的風險，而現(xiàn)在許多單位缺乏操作的記錄功能,出現(xiàn)問題后不便于追究責任。 4.會計資料的備份和保管不及時、不規(guī)范，導致財務數據丟失。在會計電算化法規(guī)中明確規(guī)定，單位應堅持每天雙重備份，并分人分處保管。但在實際工作中，有的單位并沒有真正落實，也沒有及時打印并按規(guī)定保管憑證和賬簿，致使電腦一旦出現(xiàn)故障或磁性介質損壞時，部分會計資料就會丟失，造成無法挽回的后果。 5.缺乏專業(yè)的系統(tǒng)維護人員。目前,許多會計人員對會計業(yè)務熟悉,但對計算機知識缺乏;而系統(tǒng)的維護人員對計算機知識熟悉,但對會計業(yè)務不夠了解,使得在系統(tǒng)運行中的故障不能及

9、時分析、排除。 三、完善會計電算化內部控制的幾點建議 1.建立全面規(guī)范的會計基礎管理工作。管理基礎主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及較完整的規(guī)范化的數據。會計基礎工作主要指會計制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎數據是否準確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。沒有很好的基礎工作，電算化會計信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計數據，電算化工作的開展將遇到重重困難。 2.加強組織和人員職能控制。由于電算化會計功能的相對集中，必須制定相應的組織和管理控制制度，明確職責分工，加強組織控制。所謂組織控制就是將系統(tǒng)中不相容的職責進行分離，通過相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來減少錯誤和

10、舞弊的可能，保證會計信息真實、可靠。企業(yè)實行電算化后，應對原有的組織機構進行調整，以適應計算機系統(tǒng)要求。會計工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫慌c原手工系統(tǒng)基本保持不變。電算化崗位一般可分為系統(tǒng)管理、系統(tǒng)操作、憑證審核、系統(tǒng)維護等，這些崗位也可以由基本會計崗位的會計人員來兼任，但必須對職權不相容的崗位進行明確分工，不得兼任，同時各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。如專職系統(tǒng)操作員不能接觸系統(tǒng)設計文件，不能兼任會計及審核工作；系統(tǒng)維護員不得擔任系統(tǒng)操作和會計工作等。 3.加強系統(tǒng)程序操作控制和系統(tǒng)文件安全管理控制。為了保證系統(tǒng)會計數據不被隨意操作，要加強系統(tǒng)操作和安全管理控制。從內容上

11、來看，一般包括以下幾項：設置操作權限、制定上機守則，禁止非操作人員操作；制定內部操作規(guī)程，嚴禁違規(guī)操作，如預防原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而輸入計算機的措施，預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經核對而登記機內賬簿的措施；數據存儲和處理相隔離；建立必要的上機操作記錄制度，形成上機日志；健全并嚴格執(zhí)行防范病毒管理制度等。另外，系統(tǒng)文件由專人負責保管，使用和修改必須經過有關領導審批，與系統(tǒng)無關人員不得接觸系統(tǒng)文件，從源頭上控制會計數據信息的被操作。在系統(tǒng)開發(fā)階段，要設置對系統(tǒng)操作痕跡留有記錄的功能，特別是對已入賬的憑證，系統(tǒng)只能提供留有痕跡的更改功能，對已結賬的憑證與賬簿以及機內賬簿生

12、成的報表數據，系統(tǒng)不能提供更改功能等。 4.做好電算化會計檔案的管理工作。企業(yè)應根據電算化會計檔案的特點，做好會計資料的收集、保存和調用等方面的工作。財務部門對于已輸出的磁性介質上的會計資料應及時加貼外部標簽，指定專人妥善保管、存檔，并定期檢查、復制，對會計檔案的調用要有完善的資料借用和歸還手續(xù)。另外，企業(yè)使用的會計軟件也應具有強制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復到最近狀態(tài)的功能。 5.加強培訓工作，不斷提高財務人員素質。會計電算化對財務人員的綜合素質要求比較高，它涉及到財務會計知識、計算機運用、信息系統(tǒng)開發(fā)技術等方面知識。因此，要經常對財務人員開展會計電算化內部控制風險的防范教育和業(yè)務知識培訓，增強風險防范意識，不斷提高財務人員業(yè)務素質、思想素質和職業(yè)道德素質，更加有效地防范會計電算化內部質量控制風險。 6.加強內部審計制度。內部審計既是企業(yè)內部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內部會計監(jiān)督的制度安排。在電算化系統(tǒng)運行過程中，審計人員對會計業(yè)務處理等工作的評價和檢驗，有利于檢測財務軟件的可靠性，發(fā)現(xiàn)各種內控制度在執(zhí)行中存在的問題，提出解決問題的建議，有利于提高會計核算質量和管理水平。同時企業(yè)也可以考慮定期聘請中介機構，進行內部會計控制制度的專項審計，借助外部中介機構