30淺談應(yīng)收賬款的管理與風(fēng)險規(guī)避

1、淺談應(yīng)收賬款的管理與風(fēng)險規(guī)避 IT營銷人 2005-2-25 0:19:00 閱讀：578 回復(fù)：0 伴隨著世界經(jīng)濟一體化的快速發(fā)展，作為商業(yè)信譽價值體現(xiàn)得重要方式之一，賒銷行為日益成為各商家經(jīng)營活動的結(jié)算方法。特別是一些競爭激烈的行業(yè)，例如大型超市，幾乎把產(chǎn)品的賒銷活動當(dāng)作了進入賣場的行規(guī)。與此同時，對于商業(yè)信譽的接受方賣家，他們?nèi)绾纬晒Φ膶⑸虡I(yè)信譽兌換成貨真價實的資金呢？這里自然的涉及到了一個應(yīng)收賬款的回收管理問題。在中國目前市場監(jiān)督機制不完善，商家信譽等級普遍較低的情況下，如何很好的進行應(yīng)收賬款管理，規(guī)避應(yīng)收風(fēng)險，顯得尤為重要。 一般而言，應(yīng)收賬款的管理主要從兩個方面著手，即規(guī)范商家內(nèi)部

2、管理和加強客戶經(jīng)營監(jiān)督。其中，內(nèi)部管理又可分為前臺管理和后臺管理?，F(xiàn)在分別加以說明：一、 規(guī)范內(nèi)部管理（一） 加強后臺制度管理，建立健全監(jiān)督機制：1、 加強銷售合同管理，重視主要條款內(nèi)容：作為交易雙方經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容的法定載體，銷售合同往往在應(yīng)收賬款的管理當(dāng)中起著至關(guān)重要的決定性作用，因此，銷售合同的管理是應(yīng)收賬款管理的重中之重。在與客戶簽訂銷售合同時，要著重注意以下事項： （1）、 明確各項交易條件，如：標(biāo)的物名稱、價格、付款方式、付款日期、運輸情況等。 （2）、 明確雙方的權(quán)利和違約責(zé)任。這里需要強調(diào)一下，從我公司目前實際操作情況來看，部分銷售合同簽訂的相對較簡單，往往僅僅規(guī)定了商品名稱、價格

3、、付款方式等條款，對于雙方的違約責(zé)任很少提及或者即使提到也是蜻蜓點水，一帶而過，而且往往不具有可操作性。在合同正常履行的情況下，往往體現(xiàn)不出來這些條款的重要。然而，簽訂合同的根本出發(fā)點就是要規(guī)避風(fēng)險，一旦交易發(fā)生商業(yè)風(fēng)險，如果沒有制訂切實可行的違約責(zé)任條款，那么對于受損的利益，再追索起來將十分困難。（3）、 確定合同期限，合同結(jié)束后視情況再行簽訂。這里也要強調(diào)一下，在實際操作當(dāng)中千萬不要嫌麻煩或感覺雙方合作的一貫不錯，就忽略合同的簽訂工作。要知道，在商業(yè)社會當(dāng)中，僅僅的依靠個人關(guān)系或私交甚好等理由來維系合作關(guān)系，往往是十分脆弱的。 （4）、 加蓋經(jīng)銷商的合同專用章（避免個體行為的私章或簽字）。

4、2、 定期的財務(wù)對帳 ：財務(wù)要形成定期的對帳制度，每隔一定時間（具體時間段可根據(jù)自身情況確定，一般以一個會計期間為準）必須同經(jīng)銷商核對一次帳目。涉及到以下幾種情況，往往容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)誤差，尤其要提起重視： （1）、賒銷產(chǎn)品品種多、規(guī)格繁雜； （2）、回款期限不同，或因經(jīng)營條件的不同而同種產(chǎn)品回款期限不同； （3）、由于產(chǎn)品特性等原因多次出現(xiàn)平調(diào)、退貨、換貨； （4）、經(jīng)銷商集中結(jié)帳，無法嚴格劃分具體的產(chǎn)品品種及賒銷訂單； （5）、有其他應(yīng)付款項沖抵貨款（如：客戶返利、破損產(chǎn)品貨款、廣告款、終端銷售推廣費用等）； 以上情況會給應(yīng)收帳款的管理帶來困難，因此要制訂一套規(guī)范的、定期的對帳制度，避免由于長

5、時間不進行清理核對，使雙方財務(wù)上的差距越拉越大，而造成呆、死帳，同時需要強調(diào)的是對帳之后要形成具有法律效應(yīng)的文書，而不是口頭承諾。 3、 制定合理的激勵政策 ：在制定營銷政策時，要將應(yīng)收帳款的管理納入對銷售人員考核的項目之中，即個人利益不僅要和銷售、回款業(yè)績掛鉤，也要和應(yīng)收帳款的管理聯(lián)系在一起，制訂合理的應(yīng)收帳款獎罰條例，從而充分的調(diào)動銷售人員的應(yīng)收賬款清理積極性，使應(yīng)收帳款得到快速及時的清理回收，降低風(fēng)險的發(fā)生機率。4、 建立信用評定、審核制度 在實際工作中，真正能夠做到現(xiàn)款現(xiàn)貨的經(jīng)銷商很少，我們要建立信用評定、審核制度，對不同的經(jīng)銷商給予不同的信用額度和期限（根據(jù)行業(yè)不同，有所區(qū)別，一般為

6、半年）。對經(jīng)銷商的信用管理要采取動態(tài)的管理辦法，即每一考核期根據(jù)前期合作情況，對經(jīng)銷商的信用情況重新評定。 （二）、完善一線銷售人員的監(jiān)管：我們對于后臺管理制度制訂的不管多么合理，多么完善。最終和客戶接洽的具體執(zhí)行者必定是一線銷售人員，所以，一線銷售人員與客戶接洽情況的好壞，直接影響到我們各項管理制度的真正落實效果。換句話說，一線銷售人員的表現(xiàn)往往決定了，工作的最終目標(biāo)收回賬款，能否順利實現(xiàn)。因此，對一線銷售人員的培訓(xùn)與管理相當(dāng)重要。1、 加強銷售人員的原則性： 在實際的銷售管理過程中，我們會感覺到銷售人員總是幫助經(jīng)銷商向公司索要更多的利益。銷售人員如何處理廠家與經(jīng)銷商的關(guān)系是一個重要的課題。

7、我們經(jīng)常聽到：“廠家和經(jīng)銷商要達到共贏”，可是要真正做到這一點談何容易。所以銷售人員在同經(jīng)銷商維持良好的客情關(guān)系的同時，一定要加強他們的原則性，也就是銷售人員的同情心和職業(yè)道德之間的關(guān)系，不折不扣的執(zhí)行公司制定的銷售政策及應(yīng)收帳款管理政策。 2、 加強銷售人員的回款意識： 我們應(yīng)該培訓(xùn)銷售人員培養(yǎng)成良好的習(xí)慣，懂得及時與客戶聯(lián)絡(luò)溝通。比如，賬款回收期限前一周，電話通知或拜訪客戶此項業(yè)務(wù)的負責(zé)人，預(yù)知其結(jié)款日期；期限前三天確定結(jié)款日期，如自己不能如約應(yīng)通知對方自己的某一位同事會前往處理，如對方不能如約應(yīng)建議對方授權(quán)其他人跟進此款；在結(jié)款日一定按時前往拜訪。同時，應(yīng)當(dāng)使銷售人員了解一些應(yīng)收賬款的管

8、理常識，例如：（1）、時間是欠款者的保護傘，時間越長，追收成功率越低：根據(jù)對各個行業(yè)賒銷調(diào)查，拖欠時間與賬款回收成功與否大致存在以下函數(shù)關(guān)系 拖欠時間（月） 1 2 3 6 9 12 24 成功率（） 93 85 73 57 42 25 13 （2）、 應(yīng)收賬款的安全延長期 a、 客戶拖欠之日數(shù)，不應(yīng)超過回款期限的1/3；如超過，應(yīng)馬上采取行動追討； b、 如賒銷帳期是30天，最后收款期限不能超過40天； c、 如賒銷賬期是60天，最后收款期限不能超過80天； （3）、 如果不馬上追討，相當(dāng)于將回款的機會讓給別的公司，同時本公司的經(jīng)營風(fēng)險就相應(yīng)的提高。 （三）、 加強銷售人員終端管理、維護能力

9、： 建立一套行之有效的終端維護的管理辦法，不僅可以降低經(jīng)銷商的經(jīng)營風(fēng)險，確保公司貨款的安全；同時也可以提升銷售業(yè)績，提高公司形象、產(chǎn)品形象在經(jīng)銷商中的地位，這對及時清欠應(yīng)收帳款都是有益的。 （四）、 提高銷售人員追款技巧： 銷售人員在成功追收帳款中扮演著很重要的角色，在日常工作中要加強銷售人員在以下幾方面的培訓(xùn)： 1、 運用常識；2、 追討函件； 3、 豐富、完善的客戶資料檔案；4、 讓對方寫下支付欠款的承諾函件，并加蓋公章； 5、 與負責(zé)人直接接觸；這樣在實際操作當(dāng)中，很難做到，但往往十分有效。6、 謹慎從事；7、 豐富自己財務(wù)、銀行等方面的知識。如：支票、電匯、匯票、承兌匯票、退票等。 （

10、五）、零售終端經(jīng)營不善的危險信號： 在日常拜訪中，檢查零售終端的經(jīng)營狀況是終端代表重要工作之一，當(dāng)終端出現(xiàn)下列狀況時，我們就要特別的謹慎，應(yīng)及時將此信息通報給經(jīng)銷商，避免經(jīng)銷商的經(jīng)營損失： 1、正常的營運費用無法支付（如：房租、水電、工資）； 2、 商場負責(zé)人無正當(dāng)理由的突然失蹤； 3、 商場業(yè)務(wù)人員的頻繁更換； 4、 商品大打折扣（低于供應(yīng)商的底價）； 5、 頻繁的有商家退出經(jīng)營； 6、 貨架出現(xiàn)大量的空位； 7、 大量使用禮品劵，抵供應(yīng)商的貨款； 8、 大量的無法兌付的空頭支票； 9、 不正常的盤點； 10、 商場沒有人氣； 二、經(jīng)銷商的監(jiān)管（一）、 建立完善的經(jīng)銷商開戶制度 當(dāng)公司開拓新

11、的市場或?qū)δ繕?biāo)市場進行細分時，對經(jīng)銷商選擇時進行充分、科學(xué)的評估是必要的，這不僅為將來的銷售尋找一個合作伙伴，同時也降低了日益激烈的市場競爭所帶來的經(jīng)營風(fēng)險。當(dāng)我們面對著“買方市場”這個實際情況時，這是一個事半功倍的工作。 因此，合作前對經(jīng)銷商進行評估就顯得尤為重要。評估的內(nèi)容應(yīng)包括： 1、 經(jīng)銷商的資信狀況； 包括：企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r、在行業(yè)中的口碑、歷史交易記錄、在銷售通路中上、下游的評價等。 2、 經(jīng)銷商的財務(wù)狀況； 包括：企業(yè)的性質(zhì)、注冊資金、資金來源、固定資產(chǎn)、流動資金、企業(yè)欠債情況、還債能力、經(jīng)銷商應(yīng)收帳款等。 3、 經(jīng)銷商的經(jīng)營狀況； 包括：公司發(fā)展方向、負責(zé)人經(jīng)營理念、主營銷售渠道、

12、是否有本行業(yè)的經(jīng)驗、是否有經(jīng)銷競爭產(chǎn)品、是否有代理暢銷產(chǎn)品、銷售隊伍、銷售規(guī)模、倉儲、物流配送系統(tǒng)等。 4、 負責(zé)人的個人資料； 包括：社會地位、家庭背景、個人背景、家庭成員、婚姻狀況、個人愛好、不良嗜好等。 （二）、對已合作經(jīng)銷商的監(jiān)管： 1、 強化經(jīng)銷商的回款意識； 經(jīng)銷商在處理應(yīng)付帳款時，會根據(jù)以下的原則而選擇先后支付順序： （1）、 對經(jīng)銷商利潤貢獻的多少； （2）、 代理產(chǎn)品銷售金額的多少 （3）、 代理產(chǎn)品在經(jīng)銷商心目中的地位； （4）、 客情關(guān)系的維護程度； （5）、 廠家對貨款管理的松、緊程度； 要經(jīng)常性地強化經(jīng)銷商的回款意識，將本公司的付款順序排列在前面，成為經(jīng)銷商的第一付款

13、順序是我們的目標(biāo)和努力方向。 2、 控制發(fā)貨以減少應(yīng)收帳款； 按照經(jīng)銷商實際的經(jīng)營情況，采用“多批少量”的方法可以有效地控制應(yīng)收帳款。根據(jù)個人以往經(jīng)驗，以每月發(fā)貨12次為宜，即每次發(fā)貨量為經(jīng)銷商1530日的銷售量。 3、 適當(dāng)?shù)耐反黉N以減少應(yīng)收帳款； 根據(jù)2080原則，對于20這部分重點客戶的應(yīng)收帳款的管理，是應(yīng)收款管理的重中之重。實行通路促銷政策，可以有效地降低廠家的應(yīng)收帳款。但此種方式應(yīng)謹慎使用，不宜過瀕（一年一次為宜）。同時建議：在年中以通路促銷為條件、在年末以年終返利為條件促使重點大客戶降低應(yīng)收帳款。 4、 建立經(jīng)銷商的庫存管理制度； 通過對經(jīng)銷商庫存的動態(tài)管理（銷售頻率、銷售數(shù)量、

14、銷售通路、覆蓋區(qū)域等），及時了解經(jīng)銷商的經(jīng)營狀況，保證銷售的正常運轉(zhuǎn)，有效地控制應(yīng)收帳款。 （三）、 經(jīng)銷商發(fā)生欠款的危險信號： 在日常經(jīng)營、管理中，經(jīng)銷商出現(xiàn)的一些信息，對廠家貨款的安全性是有警示作用的。如： 1、 辦公地點由高檔向低檔搬遷； 2、頻繁轉(zhuǎn)換管理層、業(yè)務(wù)人員，公司離職人員增加； 3、 受到其他公司的法律訴訟； 4、 公司財務(wù)人員經(jīng)常性的回避； 5、 付款比過去延遲；經(jīng)常超出最后期限； 6、 多次破壞付款承諾； 7、 經(jīng)常找不到公司負責(zé)人； 8、公司負責(zé)人發(fā)生意外； 9、公司決策層存在較嚴重的內(nèi)部矛盾，未來發(fā)展方向不明確。 10、 公司有其他的不明確贏利的投資（投機）如：股票、期

15、貨等； 11、 不正常的不回復(fù)電話； 12、 開出大量的期票； 13、銀行退票（理由：余款不足）； 14、 應(yīng)收帳款過多，資金回籠困難； 15、 轉(zhuǎn)換銀行過于頻繁； 16、 以低價拋售商品（低于供貨商底價） 17、 突然下過大的定單（遠遠超出所在區(qū)域的銷售能力）； 18、 發(fā)展過快（管理、經(jīng)營不能同步發(fā)展）； 當(dāng)經(jīng)銷商出現(xiàn)以上危險信息時，廠家采取果斷、迅速的應(yīng)變措施，可以降低應(yīng)收帳款的回收風(fēng)險。三、具體處理：（一）、應(yīng)收帳款的處理方法 1、 銷售資料（收貨單據(jù)、發(fā)票等）是否齊備，內(nèi)容是否準確無誤。 2、 準時給予文件；其實越早給經(jīng)銷商發(fā)票，貨款回收可能越早，同時要確認經(jīng)銷商收到發(fā)票； 3、 完

16、善客戶跟進制度：客戶接觸率與成功回收率是成正比的，越早與客戶接觸，與客戶開誠布公的溝通，被拖欠的機會越低； 4、 定期探訪：如客戶到期付款，應(yīng)按時上門收款，或電話催收；即使是過期一天，也應(yīng)馬上追收，不應(yīng)有等待的心理； 5、 建立形象：客戶是需要教育的，一定要給予客戶一個正確的觀念：我們對所有欠款都是非常嚴肅的，是不能夠容忍被拖欠的； 6、 服務(wù)精神：認同及理解客戶的困難和投訴，同時可以利用自身的優(yōu)勢幫助客戶解決困難； 7、 技巧訓(xùn)練：追收欠款是需要技巧的，如：電話技巧、上門拜訪技巧；同時應(yīng)了解客戶的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、個人背景等資料；（二）、已被拖欠款項的處理方法 1、 文件：檢查被拖欠款項的銷售文件是否齊備 2、 收集資料：要求客戶提供拖欠款項的原因，并收集資料以證明其正確性； 3、 追討文件：建立帳款催收制度。根據(jù)情況發(fā)展的不同，建立三種不同程度的追討文件預(yù)告、警告、律師信，按情況及時發(fā)出； 4、 最后期限：要求客戶了解最后的期限以及其后果，讓客戶了解最后期限