公文管理辦法

1、公文管理辦法第一章 總 則一、為使文書(shū)事務(wù)正常、順利的進(jìn)行，確保上情下達(dá),下情上傳 ,促進(jìn)與提高公司管理工作效率， 提高組織溝通與協(xié)調(diào)能 力，特制定本辦法。二、公文是指公司與外部工作和業(yè)務(wù)上往來(lái)公文，如： 公 告、通告、請(qǐng)示、通報(bào)、批復(fù)、意見(jiàn)、計(jì)劃、通知、總結(jié)、 報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、章程、辦法、規(guī)則、準(zhǔn)則、守則、備忘錄、函、 會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等文件形式 .三、公司文書(shū)的編撰、收發(fā)、領(lǐng)取由綜合部負(fù)責(zé)管理。四、文書(shū)的密級(jí)（一）絕密：指極為重要，只限于公司股東及高層管理人員 才能接觸的文件。（二）機(jī)密 :指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文件 .（三）普通：指非保密文件，可以由本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的 文件。第

2、二章 分 則一、公文（一）批閱文件批閱文件，下達(dá)書(shū)面指示是重要的指揮方法之一 .（二）呈報(bào)文件 按文件呈報(bào)程序向有關(guān)負(fù)責(zé)人呈報(bào) ,呈報(bào)時(shí)間和批復(fù)時(shí)間 要做記錄，只能有一個(gè)人呈報(bào)，可以抄送其他人。（三）批閱文件的處理形式三種處理形式 :發(fā)回、批轉(zhuǎn)、留中 .1。發(fā)回即發(fā)回給呈報(bào)人執(zhí)行（或否 ）.2。批轉(zhuǎn)即被呈送人不能做出決定則批轉(zhuǎn)給有關(guān)負(fù)責(zé)人。3。留中有兩種情況：做為資料收存 ;暫不處理 （文件暫不處 理的決定要及時(shí)通知呈報(bào)人） 。二、公司中常用的文件公司內(nèi)部日常事務(wù)文件， 是一種信息決策、 執(zhí)行配合、 審批手續(xù)、立此存照、公務(wù)聯(lián)系、宣傳教育、工作依據(jù)、 規(guī)范指導(dǎo)等等一系列重要手段的媒介體裁。常使

3、用的公文種類(lèi)有 : 公告、通告、請(qǐng)示、通報(bào)、批復(fù)、意見(jiàn)、計(jì)劃、通知、 總結(jié)、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、章程、辦法、規(guī)則、準(zhǔn)則、守則、備 忘錄、函、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等等 .三、公文格式 公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文 機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)及簽發(fā)人；標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附 件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注及附件；抄 送機(jī)關(guān)（主送機(jī)關(guān)） 、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。（一）份號(hào)。如需標(biāo)注份號(hào) ,國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)一般用 6 位 3 號(hào)阿 拉伯?dāng)?shù)字，實(shí)際編號(hào)時(shí)推薦采用 3-6 位阿拉伯?dāng)?shù)字，虛位編 排。如： 001或 0001或 00001或 000001.字體推薦使用 3 號(hào)黑 體 （未作統(tǒng)一

4、要求） ,頂格編排在版心左上角第一行。關(guān)于份 號(hào)，份號(hào)是公文印制份數(shù)的順序號(hào)。一般只對(duì)涉密公文標(biāo)注 份號(hào) ,也可對(duì)不帶密級(jí)的公文編制份號(hào)。 同時(shí)，編制份號(hào)是為 了能夠準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)及分發(fā)范圍和對(duì)象，因此在 收發(fā)時(shí)要及時(shí)準(zhǔn)確對(duì)公文份號(hào)進(jìn)行登記。（二）密級(jí)和保密期限。如需標(biāo)注密級(jí)和保密期限,應(yīng)有份號(hào)（也可無(wú)份號(hào)） ,其應(yīng)頂格編排在左上角第二行，字體為 3 號(hào)黑體；密級(jí)是標(biāo)識(shí)公文保密程度的標(biāo)志 ,有“絕密”、“機(jī) 密、“秘密 三個(gè)等級(jí)。 其中，密級(jí)和保密期限中間用黑色 “ 隔開(kāi)，如“秘密 1年、“絕密 10年.如果只標(biāo)識(shí)密級(jí)不 標(biāo)識(shí)保密期限，密級(jí)（ “絕密 “機(jī)密”或“秘密” ）兩字之間 空

5、 1 字.（三）緊急程度。如需標(biāo)注緊急程度，一般用3 號(hào)黑體，頂格編排在版心左上角；緊急公文的程度有“特急”和“加 急兩個(gè)等級(jí)，電報(bào)有“特急” 、“特急 和“加急”和“平級(jí) 四個(gè)等級(jí)。 如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、 密級(jí)和保密期限、 緊急程度， 則自上而下依次頂格排列 .（四）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志（文頭紙） .字體使用方正小標(biāo)宋簡(jiǎn) 體，顏色為紅色，字號(hào)為 31 號(hào) （字號(hào)以不大于上級(jí)機(jī)關(guān)為原 則）.（五 ）發(fā)文字號(hào)、 簽發(fā)人 。在發(fā)文機(jī)關(guān)下空兩行位置處居中 編排發(fā)文字號(hào)（或在紅色分隔線(xiàn)之上 4mm 處，也就是字體 按三號(hào)仿宋 ,在第三行編排發(fā)文字號(hào)） 。其由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、 年份和發(fā)文順序號(hào)組成，其中年份用“”括

6、入標(biāo)全稱(chēng)， 不編虛位，字體為三號(hào)、仿宋。如果是平行文或下行文，需 居中編排 .如果是上行文， 則居左空一字編排， 右側(cè)對(duì)稱(chēng)位置 應(yīng)標(biāo)注“簽發(fā)人（三號(hào)仿宋） ”，后加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名 （用三號(hào)楷體 ）,居右空一字；若有多個(gè)簽發(fā)人，回行時(shí)與上一 行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊，且發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓 名處在同一行 .（六）標(biāo)題。在紅色分隔線(xiàn)下空兩行（第三行）處、分 一行或多行居中編排標(biāo)題， 回行時(shí)要做到詞意完整 ,推薦使用 （倒或正） 梯形或菱形 ,字體為二號(hào)小標(biāo)宋體。 標(biāo)題由發(fā)文機(jī) 關(guān)名稱(chēng)、 事由和文種組成。 標(biāo)題中除法規(guī)等名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外 一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在實(shí)際工作中，可使用“、, 不使用空

7、格.（七）主送機(jī)關(guān)。標(biāo)題下空一行、居左頂格編排，回行時(shí)仍 頂格 ,在最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)全角冒號(hào)。 如主送機(jī)關(guān)過(guò)多過(guò) 長(zhǎng)導(dǎo)致首頁(yè)不能顯示正文 ,可將主送機(jī)關(guān)移至版記中 .上行文 時(shí)，原則只有一個(gè)主送機(jī)關(guān) .（八）正文 .正文無(wú)特殊說(shuō)明 ,均使用三號(hào)仿宋 ,正文結(jié)構(gòu)層次依次用“一、”“（一）”“ 1。 “（ 1）” “”等標(biāo)注。（九）頁(yè)碼。 公文頁(yè)數(shù)順序號(hào) .一般用 4 號(hào)半角宋體阿拉 伯?dāng)?shù)字 ,其左右各放一條一字線(xiàn)；單頁(yè)碼右空一字 ,雙頁(yè)碼左 空一字。 公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的 ,空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編 排頁(yè)碼 .公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。（十 ）附注及附件。 如有附注 ,居

8、左空二字加 “（）編排在成 文日期下一行 .附注是公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)， 一般用于平行文或下行文；如有附件，在正文下空一行、左 空兩字編排“附件 二字 ,后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱(chēng)，附件名 稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào) .如有多個(gè)附件， 附件序號(hào)上下對(duì)齊； 如某 一附件名稱(chēng)較長(zhǎng)時(shí)，回行時(shí)應(yīng)與上一行附件名稱(chēng)首字對(duì)齊 ; 注意附件說(shuō)明內(nèi)容前后要一致 .（十一）發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章 .1.加蓋印章的公文單一機(jī)關(guān)行文時(shí) ,發(fā)文機(jī)關(guān)署名在正文 （或附件說(shuō)明） 下 空兩行、 以成文日期為準(zhǔn)居中編排 ;印章端正， 印章頂端距正 文（或附件說(shuō)明） 一行之內(nèi)， 印章底端應(yīng)與成文日期下邊緣相 切；聯(lián)合行文時(shí)

9、,發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照順序依次編排 ,成文日期同 最后一個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)署名上下相應(yīng)居中編排。其中，首排印章 頂端應(yīng)距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)，印章底端應(yīng)與成文 日期下邊緣相切。2。不加蓋印章的公文 單一機(jī)關(guān)或聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)署名在正文（或附件 說(shuō)明 ）下空兩行、 右空兩字編排， 成文日期在發(fā)文機(jī)關(guān)署名之 下。一般情況發(fā)文機(jī)關(guān)署名均長(zhǎng)于成文日期（機(jī)關(guān)署名 成文日期） ,則發(fā)文機(jī)關(guān)署名居右、 空二字編排 ,成文日期以發(fā)文 機(jī)關(guān)首字為準(zhǔn)右移二字；當(dāng)成文日期比發(fā)文機(jī)關(guān)署名長(zhǎng)時(shí)（機(jī)關(guān)署名成文日期） ，成文日期應(yīng)居右、空兩字編排， 發(fā)文機(jī)關(guān)署名則適當(dāng)增加右空字?jǐn)?shù)；聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)先編排 主辦機(jī)關(guān)署名 ,其余依

10、次向下編排。（十二）公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210 mx 297），左側(cè)裝訂。頁(yè)邊距具體為：上邊距31.7mm，下邊距 29.7mm,左邊距 27mm，右邊距 26mm。下邊距可根據(jù)正文 內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，但不可大于29。 7mm。（十三 ）抄送 （主送）機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。主送或 抄送機(jī)關(guān)后用全角冒號(hào)“ ：”，主送或抄送機(jī)關(guān)首行、印發(fā)機(jī) 關(guān)及印發(fā)日期行分別居左和居右、空一字編排；主送或抄送 機(jī)關(guān)回行時(shí) ,與上一行機(jī)關(guān)名稱(chēng)首字對(duì)齊； 主送或抄送機(jī)關(guān)最 后標(biāo)注句號(hào)“。 ”。四、草擬公文應(yīng)做到（一）符合國(guó)家的法律法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定。（二）情況屬實(shí)，觀點(diǎn)明確 ,表述準(zhǔn)確 ,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，

11、條理清楚， 文字簡(jiǎn)練 ,字詞準(zhǔn)確，標(biāo)點(diǎn)正確。（三）文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱(chēng)，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱(chēng)，并在全稱(chēng)后括號(hào)內(nèi) 使用雙引號(hào)注明簡(jiǎn)稱(chēng)。五、公文管理辦法（一）一般不得越級(jí)行文 ,必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄送越過(guò)的主 管領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén) .（二）呈報(bào)的公文應(yīng)一文一事 .（三）對(duì)外公文統(tǒng)一采用公司名稱(chēng)： XX 公司。（四）凡以公司名義外發(fā)的公文， 由擬稿人按發(fā)文格式撰寫(xiě) 后，交本部門(mén)負(fù)責(zé)人及綜合部核稿簽字， 公司領(lǐng)導(dǎo)審核后簽 發(fā)，綜合部統(tǒng)一編號(hào)印發(fā)。（五）凡屬對(duì)內(nèi)的報(bào)告 ,請(qǐng)示等， 以部門(mén)名義擬文 ,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé) 人簽署意見(jiàn)后送交綜合部進(jìn)行登記和送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的呈報(bào)原件存檔綜合部， 復(fù)印件退回呈 報(bào)部門(mén)存檔。

12、呈報(bào)部門(mén)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)及時(shí)做出處理。呈報(bào)公文的部門(mén)要主動(dòng)詢(xún)問(wèn)報(bào)批情況， 一般呈文應(yīng)于兩 日內(nèi)查詢(xún)，急件應(yīng)在當(dāng)日查詢(xún)。六、收文（一）凡各有關(guān)部門(mén)的文件、函電、批復(fù)、指示等,一律由綜合部簽收登記。（二 ）凡外來(lái)的送交公司的函電、文件等，由綜合部拆封登 記，并送公司領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門(mén)閱辦 .（三）來(lái)文要按照外來(lái)文件、 內(nèi)部文件進(jìn)行分類(lèi)后 ,再按日期 進(jìn)行登記編號(hào) .收文時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)收文登記表和收文處 理箋，綜合部按來(lái)文內(nèi)容做收文處理。如重要文件，應(yīng)先 交領(lǐng)導(dǎo)處傳閱再接受。（四）董事長(zhǎng)或總經(jīng)理批閱的函電 ,一般由綜合部轉(zhuǎn)交承辦 人承辦或綜合部存檔。（五 ）凡綜合部存收的文件，要分類(lèi)保管，以便隨時(shí)提供查詢(xún)，

13、年終立卷、歸檔。（六）收文由綜合部行政專(zhuān)員統(tǒng)一簽收、拆封并依次編號(hào) 登記。（七 ）行政專(zhuān)員收文要認(rèn)真清點(diǎn)文件份數(shù)，核對(duì)收文單位， 錯(cuò)發(fā)文件要立即追回 .（八）文件要按輕重緩急和重要程度，及時(shí)送交領(lǐng)導(dǎo)批閱.（九）文件批閱后，要及時(shí)送給承辦部門(mén)或承辦人。七、發(fā)文（一）文件完稿后，按發(fā)文稿紙上程序進(jìn)行逐級(jí)審批。 相關(guān)責(zé)任人如有意見(jiàn)直接在原稿上進(jìn)行修改，如同意 ,再交由綜合部， 綜合部行政專(zhuān)員按日期進(jìn)行編號(hào)打印后,由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（二）以公司名義發(fā)出的函電、文件原件及打印件由綜合部 在公司對(duì)外發(fā)文登記表進(jìn)行登記編號(hào)和存檔 .以部門(mén)名義發(fā)出的內(nèi)部公文，由部門(mén)指定專(zhuān)人在公 司內(nèi)部發(fā)文登記表進(jìn)行登記、編號(hào)和

14、存檔。（三）凡公司內(nèi)部行文時(shí)，文件或工作聯(lián)系單發(fā)放到應(yīng) 收人手中，須讓簽收人在公司內(nèi)部發(fā)文登記表上簽字 接收。如所發(fā)文件又進(jìn)行了修改，需再次發(fā)放給原文件執(zhí) 有人，務(wù)必做到以一換一 ,以舊換新，并做好簽收工作 ,收 回的作廢原文件應(yīng)立即進(jìn)行銷(xiāo)毀 .（四）無(wú)論是收到還是發(fā)出的傳真文件 ,綜合部均要復(fù)印留底，同時(shí)進(jìn)行登記 ,以便有案可查。八、分文（一）外來(lái)文件由綜合部登記收文后，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)填寫(xiě) 收文登記表和收文處理箋 ，并按收文處理箋 中處理意見(jiàn)分送各有關(guān)部門(mén)處理 .（二）內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時(shí)，由發(fā)文部門(mén)登記并簽發(fā)后，直 接送收文部門(mén)進(jìn)行登記簽收 .九、簽審（一）需多部門(mén)或多人簽審處理的文件應(yīng)附上收

15、文處理 箋。（二）各部門(mén)收到需參與簽審的文件時(shí)， 須本著本部門(mén)的職 責(zé)及時(shí)認(rèn)真處理并簽署意見(jiàn)。（三 ）文件收文后，再依收文處理箋內(nèi)所制定的簽審順 序，轉(zhuǎn)呈其他的簽審部門(mén)或個(gè)人，若某部門(mén)或某人為最后一 個(gè)簽署人 ,則處理后將本文件送綜合部 .（四 ）涉及公司總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審核的文 件，由綜合部匯總簽辦意見(jiàn)，呈總經(jīng)理或董事長(zhǎng)做最終的審 核、批示，并由綜合部下發(fā)至相關(guān)部門(mén)予以執(zhí)行 .（五）需公司董事長(zhǎng)審批的文件 ,依照收文處理箋經(jīng)各部 門(mén)審簽， 副總經(jīng)理審核， 總經(jīng)理審定后 ,由公司綜合部呈送董 事長(zhǎng)審批。十、催辦（一 ）對(duì)發(fā)至承辦單位和個(gè)人的文件，文件管理人員要進(jìn) 行催辦，保證文件及

16、時(shí)準(zhǔn)確地處理完畢。（二 ）催辦人員要把催辦情況按時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（三）辦理完畢的文件，承辦人員要在文件處理單上注 明處理情況。十一、傳閱（一）綜合部行政專(zhuān)員在做好文件的收發(fā)、分類(lèi)、編號(hào)、 登記工作后，認(rèn)真填寫(xiě)收文處理箋，附在所傳文件上， 呈報(bào)綜合部經(jīng)理或綜合部副經(jīng)理提出擬辦意見(jiàn)。（二）按照擬辦意見(jiàn)規(guī)定的范圍 ,由綜合部行政專(zhuān)員及時(shí) 將文件送交公司領(lǐng)導(dǎo)閱批 ,并請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)歸還 .（三 ）綜合部按公司領(lǐng)導(dǎo)批示精神， 相關(guān)部門(mén)和人員可以進(jìn) 行傳閱的文件，由綜合部填寫(xiě)文件傳閱單,并按領(lǐng)導(dǎo)批示組織傳閱。（四）傳閱文件不橫傳、不積壓 ,不攜帶機(jī)要文件離開(kāi)辦 公室 ,不得擅自擴(kuò)大閱讀范圍 .（五 ）需有關(guān)

17、部門(mén)閱辦的文件，由綜合部按領(lǐng)導(dǎo)批示請(qǐng)?jiān)?部門(mén)負(fù)責(zé)人閱辦， 閱辦后及時(shí)歸還 .屬秘密文件、 資料必須在 綜合部閱讀； 絕密文件要從嚴(yán)管理 ,單獨(dú)登記送閱， 閱后及時(shí) 收回。（六）任何人不得在文件傳閱過(guò)程中擅自復(fù)制或損毀文件 和資料。（七）凡涉密文件的傳閱，均應(yīng)嚴(yán)格遵照有關(guān)保密規(guī)定具體辦理。（八）文件傳閱由綜合部統(tǒng)一進(jìn)行。（九）傳閱的文件不得擅自擴(kuò)大閱讀范圍,傳閱順序由急用者先閱。（十）綜合部行政專(zhuān)員要及時(shí)催閱，使應(yīng)閱者都能及時(shí) 閱到文件。（十一）傳閱的文件，閱者要簽字 .十二、立檔（一 ）文書(shū)立卷應(yīng)按照類(lèi)別及成文時(shí)間順序兩個(gè)維度分門(mén)別 類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔 .卷中按規(guī)定編頁(yè)碼號(hào)，卷首有案卷目錄 （二

18、）立卷時(shí)歸檔時(shí)，要把文書(shū)的正本、批復(fù)、修改稿、附件 等收集齊全 ,保持文件與材料的完整性。（三）對(duì)外公文應(yīng)復(fù)制一份 ,以便留存?zhèn)洳?。（?）經(jīng)辦理歸檔后的文件應(yīng)立檔管理。 行政文件由綜合部立 檔管理 ,業(yè)務(wù)文件交原件至綜合部立檔管理， 業(yè)務(wù)文件復(fù)印件 交由業(yè)務(wù)部門(mén)立檔管理 .（五 ）文件檔案用卷宗按規(guī)定裝訂保存。 （六）公文文書(shū)要有行政專(zhuān)員保管，絕密級(jí)文書(shū)應(yīng)由綜合部經(jīng) 理直接保管 .文書(shū)存放于專(zhuān)用文件柜， 文件柜上貼寫(xiě)文件類(lèi)別 及保管責(zé)任人。在每個(gè)檔案盒（夾）內(nèi)建立文件歸檔表 行政專(zhuān)員應(yīng)為每份文書(shū)建立相應(yīng)的電子檔案 .十三、文書(shū)日常管理（一）借閱1。凡因工作需要借閱文件時(shí)，必須履行手續(xù)，一般文件綜合部經(jīng)理簽字同意 ,重要文件經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理同意方 可借閱。2。文件借出室外需登記，借閱期間應(yīng)保證文件的完整與 安全 ,閱后在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。3。文件不得擅自復(fù)印、翻印。如需翻?。◤?fù)?。┪募?， 應(yīng)經(jīng)綜合部經(jīng)理同意，重要文件還需總經(jīng)理同意方可復(fù) 印.（二）保管1。文件應(yīng)妥善保管 ,防蟲(chóng)、防霉、防丟失， 保證文件安全2。所有文件應(yīng)有專(zhuān)柜存放，加鎖，定期清理翻動(dòng)、通風(fēng)、 防濕。3. 機(jī)密文件按密級(jí)保