《基礎(chǔ)會(huì)計(jì)》-項(xiàng)目九 會(huì)計(jì)檔案整理與保管ppt課件

1、工程九 會(huì)計(jì)檔案整理與保管任 務(wù) 內(nèi) 容會(huì)計(jì)檔案整理會(huì)計(jì)檔案整理會(huì)會(huì)計(jì)計(jì)檔檔案案整整理理與與保保管管會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案的概念的概念會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案的裝訂的裝訂會(huì)計(jì)檔案保管會(huì)計(jì)檔案保管會(huì)計(jì)會(huì)計(jì)檔案檔案的立卷的立卷會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案的的歸檔歸檔會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案的的保管保管會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案的查閱與復(fù)制的查閱與復(fù)制會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案的銷毀的銷毀學(xué) 習(xí) 目 標(biāo) 能完成會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔工作才能目的 了解會(huì)計(jì)檔案的概念與基本內(nèi)容； 了解會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)活動(dòng)中的作用； 了解會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱、保管和銷毀規(guī)定。知識(shí)目的任 務(wù) 引 入 東岳服飾公司2021年度結(jié)賬后，新入公司的財(cái)務(wù)專業(yè)實(shí)習(xí)生小王

2、負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理和歸檔。面對(duì)大量的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告，小王該如何整理？另外，財(cái)務(wù)主管李經(jīng)理讓小王把檔案室里保管期滿的會(huì)計(jì)檔案整理出來，準(zhǔn)備按規(guī)定程序進(jìn)展銷毀?？吹綑n案室里整理成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案，小王不禁在想：該如何挑選應(yīng)該銷毀的會(huì)計(jì)檔案？任務(wù)一 會(huì)計(jì)檔案整理任務(wù)一 會(huì)計(jì)檔案整理一、 會(huì)計(jì)檔案的概念二、 會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容三、 會(huì)計(jì)檔案的裝訂一、 會(huì)計(jì)檔案的概念 概念 會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。根據(jù)的重要資料和證據(jù)。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦

3、法會(huì)計(jì)檔案管理辦法的的規(guī)定，各單位要，建立健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔規(guī)定，各單位要，建立健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，做到妥善保管、保管、查閱和銷毀等管理制度，做到妥善保管、存放有序、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。存放有序、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、 會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容是指會(huì)計(jì)檔案的范圍，包括四大類會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容是指會(huì)計(jì)檔案的范圍，包括四大類：1 1會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會(huì)計(jì)憑證。會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會(huì)計(jì)憑證。2 2會(huì)計(jì)賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會(huì)計(jì)賬簿。會(huì)

4、計(jì)賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會(huì)計(jì)賬簿。3 3財(cái)務(wù)報(bào)告類：包括中期財(cái)務(wù)報(bào)告月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，財(cái)務(wù)報(bào)告包括會(huì)財(cái)務(wù)報(bào)告類：包括中期財(cái)務(wù)報(bào)告月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，財(cái)務(wù)報(bào)告包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明、其他財(cái)務(wù)報(bào)告。計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明、其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4 4其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。

5、實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，應(yīng)將打印出來的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)展保存；具備磁介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，應(yīng)將打印出來的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)展保存；具備磁介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的單位，應(yīng)將磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件、其他會(huì)計(jì)資料視同會(huì)計(jì)檔案一并進(jìn)展保管。的單位，應(yīng)將磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件、其他會(huì)計(jì)資料視同會(huì)計(jì)檔案一并進(jìn)展保管。 預(yù)算、方案和制度文件資料不屬于會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)作為文書檔案另行保管。預(yù)算、方案和制度文件資料不屬于會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)作為文書檔案另行保管。三、 會(huì)計(jì)檔案的裝訂1.1.會(huì)計(jì)憑證的裝訂會(huì)計(jì)憑證的裝訂會(huì)計(jì)憑證應(yīng)每月裝訂一次，并在每本憑證封面上填好憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)，由會(huì)計(jì)主管

6、人員和裝訂人員在封面上簽章；同時(shí)，應(yīng)在憑證封面上按序編卷號(hào)，按卷號(hào)入檔，以便查閱。2.會(huì)計(jì)賬簿的裝訂年終辦理結(jié)賬后，除跨年度連續(xù)使用的賬簿，如原材料明細(xì)賬、應(yīng)收賬款明細(xì)賬等外，其他賬簿都應(yīng)按規(guī)定整理裝訂立卷。三、 會(huì)計(jì)檔案的裝訂3.3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的裝訂財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的裝訂財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編好并報(bào)出后，應(yīng)該及時(shí)將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按月裝訂成冊(cè)，裝訂時(shí)要：1核對(duì)整理：仔細(xì)核對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告是否齊全，按頁數(shù)整理，并將上邊和左邊對(duì)齊壓平，以防折角。2按序裝訂：按照封面、編制說明、會(huì)計(jì)報(bào)表、附注和封底順序裝訂。3編號(hào)：按保管期限進(jìn)展編號(hào)。4.其他會(huì)計(jì)核算資料的裝訂其他會(huì)計(jì)核算資料，也要按規(guī)定進(jìn)展整理和裝訂。任務(wù)二

7、會(huì)計(jì)檔案管理任務(wù)二 會(huì)計(jì)檔案管理一、一、 會(huì)計(jì)檔案的立卷會(huì)計(jì)檔案的立卷 二、二、 會(huì)計(jì)檔案的歸檔會(huì)計(jì)檔案的歸檔三、三、 會(huì)計(jì)檔案的保管會(huì)計(jì)檔案的保管 四、四、 會(huì)計(jì)檔案的查閱與復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的查閱與復(fù)制五、五、 會(huì)計(jì)檔案的銷毀會(huì)計(jì)檔案的銷毀會(huì)會(huì)計(jì)計(jì)檔檔案案管管理理一、 會(huì)計(jì)檔案的立卷2.2. 單位對(duì)每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按規(guī)定整理裝訂成冊(cè)，并單位對(duì)每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按規(guī)定整理裝訂成冊(cè)，并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。1分類標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一：一般按照一類會(huì)計(jì)賬簿、二類會(huì)計(jì)憑證、三分類標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一：一般按照一類會(huì)計(jì)賬簿、二類會(huì)計(jì)憑證、三類會(huì)計(jì)報(bào)表、四類文字資料及其他會(huì)計(jì)核算

8、資料進(jìn)展分類。類會(huì)計(jì)報(bào)表、四類文字資料及其他會(huì)計(jì)核算資料進(jìn)展分類。2檔案形成要統(tǒng)一：包括封面、存放序列等要統(tǒng)一。檔案形成要統(tǒng)一：包括封面、存放序列等要統(tǒng)一。3管理要求要統(tǒng)一：建立會(huì)計(jì)檔案目錄，會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)，報(bào)管理要求要統(tǒng)一：建立會(huì)計(jì)檔案目錄，會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)，報(bào)表和文字資料應(yīng)分類立卷，其他資料按時(shí)間排列和裝訂。表和文字資料應(yīng)分類立卷，其他資料按時(shí)間排列和裝訂。二、 會(huì)計(jì)檔案的歸檔 單位當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了時(shí)，可暫由單位當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了時(shí)，可暫由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管1 1年。期滿之后，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交年。期滿之后，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)移交本

9、單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)清冊(cè)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管，但出納人員不得保管會(huì)計(jì)檔在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管，但出納人員不得保管會(huì)計(jì)檔案。案。 移交檔案時(shí)，應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，不得拆封；個(gè)別需移交檔案時(shí)，應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，不得拆封；個(gè)別需拆封重新整理的，需要檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封重新整理的，需要檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同辦理。辦理。三、 會(huì)計(jì)檔案的歸檔會(huì)計(jì)檔案移交程序會(huì)計(jì)檔案移交程序編制移交清冊(cè)，填寫編制移交清冊(cè)，填寫交接清單交接清單在賬簿使用日期欄填在賬簿使用日期欄填寫移交日期寫移交日期交接人員按移交清冊(cè)交

10、接人員按移交清冊(cè)和交接清單所列項(xiàng)目和交接清單所列項(xiàng)目核對(duì)無誤后簽章核對(duì)無誤后簽章三、 會(huì)計(jì)檔案的保管 會(huì)計(jì)檔案保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。企業(yè)會(huì)計(jì)檔會(huì)計(jì)檔案保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保管期限如表案保管期限如表9-1所示。所示。永久永久定期定期會(huì)計(jì)檔案的保管會(huì)計(jì)檔案的保管期限期限年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)3 3年、年、5 5年、年、1010年、年、1515年和年和2525年年 表表9-1 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保管期限企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保管期限序號(hào)及檔案名稱序號(hào)及檔案名稱保管期限保管期限備注備注一、會(huì)計(jì)憑

11、證類一、會(huì)計(jì)憑證類1.原始憑證15年2.記賬憑證15年3.匯總憑證15年二、會(huì)計(jì)賬簿類二、會(huì)計(jì)賬簿類1.總賬15年包括日記總賬2.明細(xì)賬15年3.日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管4.固定資產(chǎn)卡片賬固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后5.輔助賬15年三、財(cái)務(wù)報(bào)告類三、財(cái)務(wù)報(bào)告類包括主管部門的匯總財(cái)務(wù)報(bào)告1.中期財(cái)務(wù)報(bào)告3年月度、季度和半年度財(cái)務(wù)報(bào)告2.年度財(cái)務(wù)報(bào)告決算永久包括附注說明等文字分析四、其他類四、其他類包括附注說明等文字分析1.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)15年2.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久3.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久4.銀行存款余額調(diào)節(jié)表5年5.銀行對(duì)賬單5年四、四、 會(huì)計(jì)檔案的查閱與復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的查閱與復(fù)制-各單位應(yīng)

12、建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登各單位應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登 記制度，詳細(xì)要求如下：記制度，詳細(xì)要求如下： 1會(huì)計(jì)檔案只為本單位使用，不得借出。如有特殊需要，會(huì)計(jì)檔案只為本單位使用，不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。 2外部人員查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹外部人員查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理查閱或復(fù)制手續(xù)；本單位信，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理查閱或復(fù)制手續(xù)；本單位內(nèi)部人員查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)單位會(huì)計(jì)主管或單位負(fù)責(zé)內(nèi)部人員查閱或

13、復(fù)制會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)單位會(huì)計(jì)主管或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能辦理手續(xù)。人批準(zhǔn)后，才能辦理手續(xù)。 3查閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案查閱或復(fù)制登記簿，登記清查閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案查閱或復(fù)制登記簿，登記清楚查閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、查閱內(nèi)容、借閱和歸檔等情楚查閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、查閱內(nèi)容、借閱和歸檔等情況。況。 4查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆封和抽換。、標(biāo)記、拆封和抽換。五、五、 會(huì)計(jì)檔案的銷毀會(huì)計(jì)檔案的銷毀一會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序一會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)該按以下程序進(jìn)展銷毀。1 1由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)審

14、查，提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)審查，提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2 2單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。3 3銷毀檔案時(shí)，由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，銷毀檔案時(shí)，由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)財(cái)政部門和審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)

15、由同級(jí)審應(yīng)由同級(jí)財(cái)政部門和審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。4 4監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，監(jiān)銷人和經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽章，注明銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，監(jiān)銷人和經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽章，注明“已銷毀字樣和銷毀日期，同時(shí)將監(jiān)銷情況書面報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。已銷毀字樣和銷毀日期，同時(shí)將監(jiān)銷情況書面報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。五、五、 會(huì)計(jì)檔案的銷毀會(huì)計(jì)檔案的銷毀會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序如圖9-1所示

16、：提出銷毀意見編制銷毀清冊(cè)簽署銷毀意見銷毀后簽章和報(bào)告監(jiān)視銷毀核對(duì)銷毀清單二不能銷毀的會(huì)計(jì)檔案二不能銷毀的會(huì)計(jì)檔案1保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，需單獨(dú)抽出立卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)結(jié)束時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。2正在工程建立期間的建立單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案也不得銷毀。在該工程辦理開工決算后，按規(guī)定交接手續(xù)將會(huì)計(jì)檔案交給接收單位。五、五、 會(huì)計(jì)檔案的銷毀會(huì)計(jì)檔案的銷毀成心銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)檔案的行為，以及授意、指使、強(qiáng)令會(huì)計(jì)成心銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)檔案的行為，以及授意、指使、強(qiáng)令會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員及其別人員成心銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)檔案的行為，機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員及其別人員成心銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存