工程項(xiàng)目會(huì)議管理制度

1、工程項(xiàng)目會(huì)議管理制度一）基本原則1、堅(jiān)持以多種會(huì)議形式貫徹和落實(shí)公司各種規(guī)章制度及有關(guān)決定，及時(shí)研究和解決工程建設(shè)管理中存在的問題，多方交流信息， 加快信息反饋的 速度，不斷完善和改進(jìn)管理工作。2、所召開的會(huì)議本著既要解決問題，又要縮短時(shí)間的原則。盡量精簡會(huì)議頻率，可開可不開的會(huì)，堅(jiān)決不開；可在基層現(xiàn)場解決 的問題，不在會(huì) 上研究；屬于部門職責(zé)范圍內(nèi)的事情，不開全體會(huì) 議。必須召開的會(huì)議，應(yīng) 于會(huì)前通報(bào)議題，事先準(zhǔn)備好供會(huì)議討論 的重要事項(xiàng)或文件材料。凡涉及對(duì) 外或需向上級(jí)請示的，一定要在 會(huì)前做好協(xié)調(diào)和請示等準(zhǔn)備工作。要使各種 會(huì)議開得有內(nèi)容、有決 議、有效果。3、各次會(huì)議要明確主辦部門，同

2、時(shí)明確召集人和會(huì)議籌備人員，準(zhǔn)備好與會(huì)人員簽到表。凡屬部門專業(yè)性質(zhì)的業(yè)務(wù)會(huì)議，原則 上各個(gè)業(yè)務(wù)部門自 行組織召集會(huì)議，辦公室協(xié)辦。4、凡涉及到公司會(huì)議，或者兩個(gè)部門以上參加的會(huì)議，以及要求上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議，均需事前報(bào)辦公室備案并取得協(xié)調(diào)安排 后，始得召開。5、凡會(huì)議需要費(fèi)用開支的，主辦部門必須提前做好會(huì)務(wù)方案，專門編制預(yù)算，經(jīng)辦公室、財(cái)務(wù)部門審核并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由 辦公室統(tǒng)籌安 排。6、會(huì)議決定的事項(xiàng)由辦公室或會(huì)議主辦部門根據(jù)會(huì)議紀(jì)要逐項(xiàng)負(fù)責(zé)落實(shí)、督辦，應(yīng)將執(zhí)行情況及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。7、對(duì)會(huì)議決定的事項(xiàng)，各部門要堅(jiān)決執(zhí)行、抓緊辦理。在執(zhí)行過程中如存在問題，應(yīng)及時(shí)反饋。對(duì)各自職責(zé)范圍內(nèi)的

3、問題，要積 極協(xié)調(diào)解決；對(duì) 涉及其他部門經(jīng)協(xié)商仍解決不了的，要如實(shí)向公司 分管領(lǐng)導(dǎo)反映并提取建 議，由公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。（二）會(huì)議形式工程建設(shè)管理會(huì)議按召開類別主要可分為公司員工大會(huì)、公司 周辦公例 會(huì)、部門內(nèi)部工作會(huì)、工地現(xiàn)場會(huì)、技術(shù)專題研討會(huì)、工 程重大問題專題會(huì) （質(zhì)量、安全、進(jìn)度）、監(jiān)理協(xié)調(diào)會(huì)、工地會(huì)議 等形式。工程建設(shè)管理會(huì)議召開時(shí)間可分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議兩種。 定期會(huì)議 要有固定的議題、時(shí)間、參加人員和會(huì)議地點(diǎn)。臨時(shí)會(huì)議 一般是指由針對(duì)性 解決專項(xiàng)問題的專題會(huì)議。（三）、會(huì)議的組織與落實(shí)1、員工大會(huì)公司員工大會(huì)是臨時(shí)會(huì)議，主要任務(wù)是傳達(dá)公司董事會(huì)和公司 領(lǐng)導(dǎo)層對(duì) 建設(shè)項(xiàng)目管理的要

4、求，本項(xiàng)目總體工作計(jì)劃安排和發(fā)展目 標(biāo)，公司最新決 策、決議，以及公司下一步重要工作事項(xiàng)布置等。 員工大會(huì)一般每季度或半 年召開一次，由總經(jīng)理主持，公司全體員 工參加。會(huì)議由辦公室負(fù)責(zé)籌辦和召集，并擬定會(huì)議議程報(bào)公司經(jīng)理審 定。辦公 室負(fù)責(zé)會(huì)議記錄并在會(huì)后 3 天內(nèi)整理出會(huì)議紀(jì)要，由總經(jīng) 理簽發(fā)并送公司各 部門。2、公司周辦公例會(huì)周辦公例會(huì)，一般在每周初或末召開，會(huì)議由總經(jīng)理或委托副 總經(jīng)理主 持，公司各部門副職以上人員參加，辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議召集 并做好會(huì)議記錄， 會(huì)后，需督促各部門積極完成公司布置的各項(xiàng)工 作。會(huì)議的主要議題是：（ 1 ）檢查落實(shí)上周公司主要工作完成情況；（2）各部門提出本周工

5、作重點(diǎn)；4）其他（3）對(duì)各部門之間的工作協(xié)調(diào)以及重要問題的討論研究；需要在工作會(huì)議上討論決定的事項(xiàng)3、部門（項(xiàng)目工作站）內(nèi)部工作會(huì)議 部門（項(xiàng)目工作站）內(nèi)部工作會(huì) 議可根據(jù)各部門的工作需要定 期或不定期召開，由各部門（項(xiàng)目工作站）負(fù) 責(zé)人主持，主要是傳 達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)指示和對(duì)本部門（項(xiàng)目工作站）的工 作要求，討 論和解決本部門（項(xiàng)目工作站）工作中存在的問題等。會(huì)議需做 好 會(huì)議記錄，以備查核。4、工地現(xiàn)場會(huì)議 工地現(xiàn)場會(huì)議是針對(duì)施工現(xiàn)場質(zhì)量、進(jìn)度、安全等問 題的協(xié)調(diào) 和討論設(shè)計(jì)變更、技術(shù)問題等方面的臨時(shí)性會(huì)議，一般由監(jiān)理代表 擬訂會(huì)議議題，書面向公司相關(guān)部門（項(xiàng)目工作站）提出申請，也 可由公

6、司 有關(guān)部門（項(xiàng)目工作站）提出。公司相關(guān)部門（項(xiàng)目工作 站）根據(jù)具體事 項(xiàng)，約定時(shí)間、地點(diǎn)，提前 24 小時(shí)書面通知承包 人、監(jiān)理代表處和公司有 關(guān)部門人員參加，必要時(shí)邀請公司領(lǐng)導(dǎo)和 其他有關(guān)人員參加。工地現(xiàn)場會(huì)議由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、主辦部門（項(xiàng)目工作站）負(fù)責(zé) 人或授權(quán) 人主持，監(jiān)理代表處負(fù)責(zé)召集， 并負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和整理會(huì) 議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主 辦部門（項(xiàng)目工作站）審查后，由公司分管領(lǐng)導(dǎo) （或授權(quán)項(xiàng)目工作站負(fù)者 人）簽發(fā)，在會(huì)后 3 天內(nèi)發(fā)布。5、技術(shù)專題研討會(huì)議技術(shù)專題研討會(huì)議就是工程建設(shè)中重大技術(shù)問題和重要施工方 案討論而 召開的臨時(shí)會(huì)議，由公司有關(guān)業(yè)務(wù)部門書面提出申請（包 括會(huì)議議題、時(shí) 間、地

7、點(diǎn)、參加人員、擬邀請專家名單、會(huì)議費(fèi)用 預(yù)算等），經(jīng)總工程師審 查后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后召開。會(huì)議由總工程師主持，辦公室負(fù)責(zé)籌辦及會(huì)務(wù)工作，相關(guān)業(yè)務(wù) 部門有關(guān) 人員參加會(huì)議。技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和整理會(huì)議紀(jì) 要，報(bào)總工程師審定 后，由總經(jīng)理簽發(fā)。會(huì)后 5 天內(nèi)發(fā)布。6、工程重大問題專題會(huì)議 工程重大問題專題會(huì)議是指工程建設(shè)中，為 加強(qiáng)施工質(zhì)量、安 全、進(jìn)度管理，開展勞動(dòng)競賽活動(dòng)等專門召開的大型動(dòng) 員、總結(jié)會(huì) 議。由總經(jīng)理主持，各監(jiān)理代表處、各承包人及有關(guān)建設(shè)協(xié)作單 位 代表、公司各部門主管以上人員參加。必要時(shí)請董事長及上級(jí)主管 部門領(lǐng) 導(dǎo)參加。辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議籌辦和召集工作，提前 3 天預(yù)訂和布置會(huì)

8、場， 擬訂會(huì)議 議程報(bào)總經(jīng)理審定，發(fā)出書面會(huì)議通知。會(huì)議開支預(yù)算由 辦公室專題簽報(bào)批 準(zhǔn)。辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和整理會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后 7 天內(nèi)發(fā)布。7、監(jiān)理協(xié)調(diào)會(huì)監(jiān)理協(xié)調(diào)會(huì)是項(xiàng)目工作站與監(jiān)理代表處針對(duì)工程施工管理問題 進(jìn)行交流 的會(huì)議，由項(xiàng)目工作站負(fù)責(zé)主持，每月下旬在各監(jiān)理代表 處分別定期召開。 要求監(jiān)理代表處總監(jiān)、駐地高監(jiān)及專業(yè)監(jiān)理工程 師參加，工程管理部門負(fù)責(zé) 人及有關(guān)主管參加，公司領(lǐng)導(dǎo)酌情參 加。主要議程：（1）各合同段駐地高監(jiān)匯報(bào)各自職責(zé)范圍內(nèi)的工作情況和存在問題，提出有關(guān)工作方面的建議和意見；（2）總監(jiān)總結(jié)本月監(jiān)理代表處工作，對(duì)公司管理工作提出建議和改進(jìn)意見；（3）項(xiàng)目工作站和公司各工程

9、管理有關(guān)部門負(fù)責(zé)人對(duì)監(jiān)理代表處轄區(qū)內(nèi)的監(jiān)理工作提出建議和改進(jìn)意見，并交流工作體會(huì)；（4）項(xiàng)目工作站及公司各工程管理有關(guān)部門負(fù)責(zé)人對(duì)監(jiān)理代表處提出的問題和意見進(jìn)行答復(fù)。8、工地會(huì)議 工地會(huì)議分第一次工地會(huì)議和常規(guī)工地會(huì)議（一下簡稱工地例 會(huì)），由 監(jiān)理代表處組織召開。議由監(jiān)理第一次工地會(huì)議是在各合同段正式開工前必須召開的會(huì)議，會(huì)代表處總監(jiān)主持，參加人員包括公司領(lǐng)導(dǎo)、公司各工程相 關(guān)管理部門負(fù)責(zé) 人、質(zhì)量監(jiān)督站代表、設(shè)計(jì)代表、監(jiān)理代表處專業(yè) 工程師、相關(guān)駐地監(jiān)理辦 駐地高監(jiān)和駐地監(jiān)理工程師及合同段承包 人授權(quán)代表、合同段項(xiàng)目經(jīng)理、技 術(shù)負(fù)責(zé)人及當(dāng)?shù)卣淼?。?huì) 議主要議程如下：（1）介紹各方人員

10、及組織機(jī)構(gòu)（包括地址及通訊） 公司應(yīng)向監(jiān)理工程師授權(quán)，并聲明自己仍保留哪些權(quán)利；宣 布公司職 能機(jī)構(gòu)、主要人員及職責(zé)范圍。監(jiān)理工程師將授權(quán)書、監(jiān) 理組織機(jī)構(gòu)框圖、 職責(zé)范圍及全體監(jiān)理工程師名單提交承包人。 承包人應(yīng)書面提交工地代表（項(xiàng)目經(jīng)理）授權(quán)書、主要人員 名單、項(xiàng)目經(jīng)理部職能機(jī)構(gòu)框圖、職責(zé)范圍及有關(guān)人員的資料材 料，以取得 監(jiān)理工程師的批準(zhǔn)；監(jiān)理工程師應(yīng)在本次會(huì)議中進(jìn)行審 查并口頭予以批準(zhǔn) （或有保留的批準(zhǔn)），會(huì)后正式予以書面確認(rèn)。（ 2）宣布承包人的施工進(jìn)度計(jì)劃 在第一次工地會(huì)議上，監(jiān)理工程師應(yīng) 就施工進(jìn)度計(jì)劃作出如下 說明： 施工進(jìn)度計(jì)劃可于何日批準(zhǔn)或哪些分項(xiàng)已獲得批準(zhǔn)； 根據(jù)批準(zhǔn)或?qū)?/p>

11、要批準(zhǔn)的施工進(jìn)度計(jì)劃，承包人何時(shí)可以開始 哪些工程 施工準(zhǔn)備，有無其他條件限制； 有哪些重要或復(fù)雜的分項(xiàng)工程還應(yīng)單獨(dú)編制進(jìn)度計(jì)劃提交批 準(zhǔn)。（ 3）檢查承包人的施工準(zhǔn)備 承包人應(yīng)就施工準(zhǔn)備情況按如下主要內(nèi)容 提出陳述報(bào)告，監(jiān)理 工程師應(yīng)逐項(xiàng)予以澄清、檢查和評(píng)述。 主要施工管理人員和施工人員（含項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人、 部門負(fù)責(zé) 人、主要技術(shù)人員及主要機(jī)械操作人員）是否進(jìn)場或?qū)⒑?日進(jìn)場，并應(yīng)提交 進(jìn)場人員計(jì)劃及名單； 用于工程的進(jìn)場材料、機(jī)械、儀器和設(shè)備是否進(jìn)場或?qū)⒂诤?日進(jìn)場， 是否將會(huì)影響施工，并應(yīng)提交進(jìn)場計(jì)劃及進(jìn)場清單； 用于工程的本地材料來源是否落實(shí)，并應(yīng)提交料源分布圖、 供料計(jì)劃 清單

12、及向甲方提供的供材計(jì)劃； 施工進(jìn)度及臨時(shí)工程的進(jìn)展，并應(yīng)提交駐地及臨時(shí)工程建設(shè) 計(jì)劃和布 置圖； 工地試驗(yàn)室、流動(dòng)試驗(yàn)室及其設(shè)備是否安裝就緒或?qū)⒂诤稳?安裝就 緒，并應(yīng)提交試驗(yàn)室布置圖、流動(dòng)試驗(yàn)室分布圖及儀器設(shè)備 清單； 施工測量的基礎(chǔ)資料是否已經(jīng)落實(shí)并經(jīng)過復(fù)核，施工測量是 否進(jìn)行 或?qū)⒂诤稳胀瓿?，并提?yīng)交施工測量計(jì)劃及有關(guān)資料； 其他與開工條件有關(guān)的內(nèi)容及事項(xiàng)。（4）檢查業(yè)主負(fù)責(zé)的開工條件 公司應(yīng)就工程占地、拆遷以及其他與開 工條件有關(guān)的問題進(jìn)行 說明；監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)或?qū)⑴鷾?zhǔn)的施工進(jìn)度計(jì) 劃安排，對(duì)上 述事項(xiàng)提出建議及要求。（5）明確施工監(jiān)理例會(huì)程序 在第一次工地會(huì)議上，監(jiān)理工程師應(yīng)溝

13、通 與承包人的聯(lián)系渠 道，明確工作例行程序，提出有關(guān)表格及說明： 計(jì)量控制的主要程序、表格及說明； 計(jì)劃進(jìn)度控制的主要程序、圖表及說明； 計(jì)量支付的主要程序、證書、報(bào)表及說明； 延期與索賠的主要程序、報(bào)表及說明； 工程變更的主要程序、圖表及說明； 工程質(zhì)量事故及安全事故的報(bào)告程序、表格及說明； 函件的往來傳遞交接程序、格式及說明； 確定工地例會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)及程序。（6）檢查討論與開工條件有關(guān)的其它事項(xiàng)。第一次工地會(huì)議由監(jiān)理代表處負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和整理會(huì)議紀(jì)要， 由總監(jiān)簽發(fā)，在會(huì)后 3 天分別送各有關(guān) 單位。工地例會(huì)時(shí)根據(jù)“ FIDIC ”條款和合同管理要求，在建設(shè)施工中各參建方進(jìn)行協(xié)調(diào)的定期會(huì)議。

14、它應(yīng)在工程開工后的整個(gè)施工活動(dòng) 期內(nèi)定期舉行， 每一個(gè)月召開一次，每次半天或一天，其具體時(shí)間 間隔可根據(jù)施工中存在問 題的緩急程度由監(jiān)理工程師決定，工地例 會(huì)由監(jiān)理代表處或駐地監(jiān)理辦組織 召開，參加人員為項(xiàng)目工作站、 公司工程管理相關(guān)部門、監(jiān)理工程師及承包 人的相關(guān)人員，每月月 底召開。承辦人項(xiàng)目經(jīng)理部各工程管理有關(guān)部門負(fù)責(zé) 人也必須參加 會(huì)議。各承包人應(yīng)在會(huì)議召開前 48 小時(shí)提交書面匯報(bào)材料 （統(tǒng)一格式）。在工地例會(huì)中如出現(xiàn)延期、索賠及工程事故等重大問題，可 另行召開專門會(huì)議協(xié)調(diào)處理。工地例會(huì)應(yīng)按既定的例行議程進(jìn)行，一般應(yīng)由承包人逐項(xiàng)進(jìn)行 陳述并提 出問題和建議措施；監(jiān)理工程師應(yīng)逐項(xiàng)組織討

15、論并作出決 定或決議的意向。 工地例會(huì)一般包括主要議程如下：（1）落實(shí)和確定上次工地例會(huì)所決定事項(xiàng)的完成情況，征詢意見并在本次會(huì)議進(jìn)一步落實(shí)未完成事項(xiàng)；（2）承包人匯報(bào)上月工程計(jì)劃完成情況和質(zhì)量、安全狀況，以及施工中存在的問題和原因分析。根據(jù)合同規(guī)定向監(jiān)理和公司提出 工程實(shí)施中急需 解決的問題和要求，并對(duì)下月的工程計(jì)劃作出安 排；（3）審查工程進(jìn)度：主要是關(guān)鍵線路上的施工進(jìn)展情況及影響施工進(jìn)度的因素和對(duì)策；（4）審查現(xiàn)場情況：主要是現(xiàn)場機(jī)械、材料、勞力的數(shù)額以及對(duì)進(jìn)度和質(zhì)量的適應(yīng)情況并提出解決措施；（ 5）審查工程質(zhì)量：主要應(yīng)針對(duì)工程缺陷和質(zhì)量事故，就執(zhí)行控制標(biāo)準(zhǔn)、施工工藝、檢查驗(yàn)收等方面提出問題及解決措施；（ 6）審查財(cái)務(wù)事項(xiàng)：主要是期中支付、價(jià)格調(diào)整、額外的臨時(shí)金額等發(fā)生或?qū)l(fā)生的問題及初步處理意見或意向；（7）審查安全事項(xiàng)：主要是對(duì)發(fā)生的安全事故或隱藏