分類匯總利器-EXCEL數(shù)據(jù)透視表使用方法詳解

1、分類匯總之利器：分類匯總之利器：EXCEL 數(shù)數(shù) 據(jù)據(jù) 透透 視視 表表使用方法詳解使用方法詳解2015年04月25日2產(chǎn)品銷售記錄單產(chǎn)品銷售記錄單我們從中可得到到些什么數(shù)據(jù)？我們從中可得到到些什么數(shù)據(jù)？3為什么使用數(shù)據(jù)透視表？“產(chǎn)品銷售記錄單產(chǎn)品銷售記錄單”記錄的是 2006 和 2007 年2008 年某公司訂單銷售情況的表格。其中包括訂單銷售日期，訂單編號，地區(qū)，城市，產(chǎn)品名稱，單價(jià)，數(shù)量，金額，銷售人員。我們希望根據(jù)此表快速計(jì)算出如下匯總信息：1.每種產(chǎn)品銷售金額的總計(jì)是多少？2.每個(gè)地區(qū)的銷售金額總計(jì)是多少？3.每個(gè)城市的銷售金額總計(jì)是多少？4.每個(gè)雇員的銷售金額總計(jì)是多少？5.每個(gè)

2、城市中每種產(chǎn)品的銷售金額合計(jì)是多少？.諸多的問題，使用數(shù)據(jù)透視表可以輕松解決。什么是數(shù)據(jù)透視表? 1、數(shù)據(jù)透視表是一種可以快速匯總、分析大量數(shù)據(jù)表格的交互式工具。2、使用數(shù)據(jù)透視表可以按照數(shù)據(jù)表格的不同字段從多個(gè)角度進(jìn)行透視，并建立交叉表格，用以查看數(shù)據(jù)表格不同層面的匯總信息、分析結(jié)果以及摘要數(shù)據(jù)。3、使用數(shù)據(jù)透視表可以深入分析數(shù)值數(shù)據(jù)，以幫助用戶發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵數(shù)據(jù)，并做出有關(guān)企業(yè)中關(guān)鍵數(shù)據(jù)的決策。數(shù)據(jù)透視表是針對以下用途特別設(shè)計(jì)的1. 以友好的方式，查看大量的數(shù)據(jù)表格。2. 對數(shù)值數(shù)據(jù)快速分類匯總，按分類和子分類查看數(shù)據(jù)信息。3. 展開或折疊所關(guān)注的數(shù)據(jù)，快速查看摘要數(shù)據(jù)的明細(xì)信息。4. 建立交叉

3、表格（將行移動(dòng)到列或?qū)⒘幸苿?dòng)到行），以查看源數(shù)據(jù)的不同匯總。5. 快速的計(jì)算數(shù)值數(shù)據(jù)的匯總信息、差異、個(gè)體占總體的百分比信息等。數(shù)據(jù)透視表對數(shù)據(jù)源的要求若要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，要求數(shù)據(jù)源必須是比較規(guī)則的數(shù)據(jù)，也只有比較大量的數(shù)據(jù)才能體現(xiàn)數(shù)據(jù)透視表的優(yōu)勢1.表格的第一行是字段名稱，字段名稱不能為空2.數(shù)據(jù)記錄中最好不要有空白單元格或各并單元格3.一字段只能包含一個(gè)信息。4.每個(gè)字段中數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類型必須一致（如，“訂單日期”字段的值即有日期型數(shù)據(jù)又有文本型數(shù)據(jù)，則無法按照“訂單日期”字段進(jìn)行組合）數(shù)據(jù)越規(guī)則，數(shù)據(jù)透視表使用起來越方便。以下數(shù)據(jù)是否滿足創(chuàng)建數(shù)據(jù)要求 ?8以下數(shù)據(jù)是否滿足創(chuàng)建數(shù)據(jù)要求 ?9

4、創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表盡管數(shù)據(jù)透視表的功能非常強(qiáng)大，但是創(chuàng)建的過程卻是非常簡單。1. 將光標(biāo)點(diǎn)在表格數(shù)據(jù)源中任意有內(nèi)容的單元格，或者將整個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域選中。2. 選擇“插入”選項(xiàng)卡，單擊“數(shù)據(jù)透視表”命令。3、在彈出的“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框中，“請選擇要分析的數(shù)據(jù)”一項(xiàng)已經(jīng)自動(dòng)選中了光標(biāo)所處位置的整個(gè)連續(xù)數(shù)據(jù)區(qū)域，也可以在此對話框中重新選擇想要分析的數(shù)據(jù)區(qū)域（還可以使用外部數(shù)據(jù)源，請參閱后面內(nèi)容）?！斑x擇放置數(shù)據(jù)透視表位置”項(xiàng)，可以在新的工作表中創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，也可以將數(shù)據(jù)透視表放置在當(dāng)前的某個(gè)工作表中。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表4. 單擊確定。Excel 自動(dòng)創(chuàng)建了一個(gè)空的數(shù)據(jù)透視表。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表上圖中左邊為數(shù)

5、據(jù)透視表的報(bào)表生成區(qū)域，會(huì)隨著選擇的字段不同而自動(dòng)更新；右側(cè)為數(shù)據(jù)透視表字段列表。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表后，可以使用數(shù)據(jù)透視表字段列表來添加字段。如果要更改數(shù)據(jù)透視表，可以使用該字段列表來重新排列和刪除字段。默認(rèn)情況下，數(shù)據(jù)透視表字段列表顯示兩部分：上方的字段部分用于添加和刪除字段，下方的布局部分用于重新排列和重新定位字段。右下方為數(shù)據(jù)透視表的 4 個(gè)區(qū)域，其中“報(bào)表篩選”、“列標(biāo)簽”、“行標(biāo)簽”區(qū)域用于放置分類字段，“數(shù)值”區(qū)域放置數(shù)據(jù)匯總字段。當(dāng)將字段拖動(dòng)到數(shù)據(jù)透視表區(qū)域中時(shí)，左側(cè)會(huì)自動(dòng)生成數(shù)據(jù)透視表報(bào)表。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表報(bào)表篩選行標(biāo)簽數(shù)值列標(biāo)簽我們來解決前面提到的第一個(gè)問題。每種產(chǎn)品銷售金額的總計(jì)

6、是多少？只需要在數(shù)據(jù)透視表字段列表中選中“產(chǎn)品名稱”字段和“金額”字段即可。這時(shí)候“產(chǎn)品名稱”字段自動(dòng)出現(xiàn)在“行標(biāo)簽”區(qū)域；由于“金額”字段是“數(shù)字”型數(shù)據(jù)，自動(dòng)出現(xiàn)在數(shù)據(jù)透視表的“數(shù)值”區(qū)域。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表14同理，計(jì)算每個(gè)地區(qū)的銷售金額總計(jì)是多少？只需要在數(shù)據(jù)透視表字段列表中選中“地區(qū)”字段和“金額”字段即可。其他依此類推創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表在 Excel 2007 的數(shù)據(jù)透視表中，如果勾選的字段是文本類型，字段默認(rèn)自動(dòng)出現(xiàn)在行標(biāo)簽中，如果勾選的字段是數(shù)值類型的，字段默認(rèn)自動(dòng)出現(xiàn)在數(shù)值區(qū)域中。我們也可以將關(guān)注的字段直接拖動(dòng)到相應(yīng)的區(qū)域中。如：希望創(chuàng)建反映各地區(qū)每種產(chǎn)品銷售額金額總計(jì)的數(shù)據(jù)透視表，

7、可以將地區(qū)和產(chǎn)品名稱拖動(dòng)到行標(biāo)簽區(qū)域，將金額拖動(dòng)到數(shù)值區(qū)域。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表的優(yōu)秀之處就是非常靈活如果我們希望獲取每種產(chǎn)品在各個(gè)地區(qū)銷售金額的匯總數(shù)據(jù)。只需要在行標(biāo)簽區(qū)域中，將產(chǎn)品名稱字段拖動(dòng)到地區(qū)字段上面，金額拖動(dòng)到數(shù)值上。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表如果將不同字段分別拖動(dòng)到行標(biāo)簽區(qū)域和列標(biāo)簽區(qū)域，就可以很方便的創(chuàng)建交叉表格。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表報(bào)表篩選字段的使用將“地區(qū)”字段拖動(dòng)到“報(bào)表篩選”區(qū)域，將“城市”字段拖動(dòng)到“列標(biāo)簽”區(qū)域，將“產(chǎn)品名稱”字段拖動(dòng)到“行標(biāo)簽”區(qū)域，將“金額”字段拖動(dòng)到“數(shù)值”區(qū)域，則可以按地區(qū)查看每種產(chǎn)品在各個(gè)城市的金額銷售合計(jì)情況。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表在“報(bào)表篩選”區(qū)域，可以對報(bào)

8、表實(shí)現(xiàn)篩選，查看所關(guān)注的特定地區(qū)的詳細(xì)信息。直接單擊“報(bào)表篩選”區(qū)域中“地區(qū)”字段右邊的下拉鍵頭，即可對數(shù)據(jù)透視表實(shí)現(xiàn)篩選。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表使用數(shù)據(jù)透視表展開或折疊分類數(shù)據(jù)以及查看摘要數(shù)據(jù)的明細(xì)信息。在上面數(shù)據(jù)透視表的基礎(chǔ)之上，可以顯示更詳細(xì)的信息。比如，要查看每種產(chǎn)品由不同雇員的銷售情況。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表如果希望查看此匯總信息的詳細(xì)構(gòu)成，只需要雙擊 8404.16 所在的數(shù)據(jù)單元格，Excel 會(huì)自動(dòng)在一個(gè)新的工作表顯示夠成此合計(jì)信息的每一筆詳細(xì)記錄。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表22使用數(shù)據(jù)透視表組合數(shù)據(jù) 1 、組合日期數(shù)據(jù)前面我們使用地區(qū)、城市、產(chǎn)品名稱、雇員等字段作為分類字段查看數(shù)據(jù)匯總信息。那么如果我們

9、按照訂單日期做為分類字段來查看匯總信息會(huì)是什么樣呢？將“訂單日期”字段拖動(dòng)到“行標(biāo)簽”區(qū)域，所生成數(shù)據(jù)透視表如下圖所示創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表使用數(shù)據(jù)透視表組合數(shù)據(jù) 1 、組合日期數(shù)據(jù)以上數(shù)據(jù)透視表顯示的是每一天的金額合計(jì)，顯然不是我們所期望的結(jié)果。如果我們希望按照年、季度、月份等來計(jì)算金額的匯總信息又該如何實(shí)現(xiàn)呢？可以直接在日期字段上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“組合”。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表使用數(shù)據(jù)透視表組合數(shù)據(jù) 1 、組合日期數(shù)據(jù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表如果要取消日期的組合，在日期字段上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇如果要取消日期的組合，在日期字段上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“取消組合取消組合”即可。即可。使用數(shù)據(jù)透視表組合數(shù)據(jù) 2、數(shù)值數(shù)據(jù)的

10、分段組合除了日期字段可以組合，那么還有什么字段可以組合呢？如想得到單次訂單金額在 0 至 1000,1000至2000、2000至3000等等 的訂單的金額合計(jì)，占了所有訂單金額的百分比。將“金額”字段拖動(dòng)到“行標(biāo)簽”區(qū)域（此時(shí)，“行標(biāo)簽”區(qū)域和“數(shù)值”區(qū)域都是“金額”字段），創(chuàng)建如下數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表使用數(shù)據(jù)透視表組合數(shù)據(jù) 2、數(shù)值數(shù)據(jù)的分段組合如果作為企業(yè)的決策層，會(huì)更重視金額在 3000 以內(nèi)的，這些看起來銷量很小的訂單，而那些高于 5000 的訂單，看起來單次銷量很大，但由于訂單數(shù)有限，占真?zhèn)€企業(yè)總銷量的百分比很低。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表使用數(shù)據(jù)透視表組合數(shù)據(jù) 3、對文本字段的分類組合除

11、了可以對日期字段、數(shù)值字段的組合，還可以對文本類字段進(jìn)行組合分類。如，將產(chǎn)品名稱作為行字段。但我們希望將產(chǎn)品進(jìn)行分類，如白米、糙米等屬于谷類，鹽、醬油等屬于調(diào)味品。我們可以使用組合功能將產(chǎn)品進(jìn)行分類。按住 Ctrl 鍵的同時(shí)選擇白米、糙米、黃豆、小米等，單擊鼠標(biāo)右鍵選擇組合創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)匯總方式1、改變數(shù)據(jù)匯總方式創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表在匯總方式中有一共有在匯總方式中有一共有 11 種函數(shù)，包括：求和、計(jì)數(shù)、數(shù)值計(jì)數(shù)、平均值、最大值、最種函數(shù)，包括：求和、計(jì)數(shù)、數(shù)值計(jì)數(shù)、平均值、最大值、最小值、乘積、標(biāo)準(zhǔn)偏差、總體標(biāo)準(zhǔn)偏差、方差、總體方差。小值、乘積、標(biāo)準(zhǔn)偏差、總體標(biāo)準(zhǔn)偏差、方差、總體

12、方差。數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)匯總方式2、以百分比方式顯示數(shù)據(jù)如，顯示的是每種產(chǎn)品在各個(gè)地區(qū)銷售金額合計(jì)數(shù)，但如果我們將每種產(chǎn)品的合計(jì)作為一個(gè)總量，希望查看產(chǎn)品分布在不同地區(qū)的比例是多少，就可以通過改變值顯示方式來實(shí)現(xiàn)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)匯總方式2、以百分比方式顯示數(shù)據(jù)如果我們突然改變了主意，希望將地區(qū)作為總和，計(jì)算每個(gè)產(chǎn)品的金額占地區(qū)合計(jì)的百分比是多少，這時(shí)候我們只需將“值顯示方式”改為“占同列數(shù)據(jù)總和的百分比”就可以了。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表31數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)匯總方式3、在數(shù)據(jù)透視表中顯示多個(gè)計(jì)算字段創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表32數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)匯總方式4、重命名字段創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表33數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)匯總

13、方式5、不同匯總方式的數(shù)據(jù)比較如果我們希望同時(shí)查看雇員在每個(gè)月的發(fā)生額以及以往月份的累加額合計(jì)，該如何得到呢？創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表34數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)匯總方式5、不同匯總方式的數(shù)據(jù)比較雇員在每個(gè)月的發(fā)生額以及以往月份的累加額合計(jì)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表35數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)匯總方式6、創(chuàng)建、編輯或刪除數(shù)據(jù)透視表公式在使用數(shù)據(jù)透視報(bào)表的時(shí)候，如果匯總函數(shù)和自定義計(jì)算（值顯示方式）沒有提供所需的結(jié)果，則可在計(jì)算字段或計(jì)算項(xiàng)中創(chuàng)建自己的公式。如需在數(shù)據(jù)透視表顯示每個(gè)月銷售金額的合計(jì)信息。但又需要按照銷售金額的 6%計(jì)算稅金。可以使用計(jì)算字段，向數(shù)據(jù)透視表添加一個(gè)新的字段“稅金”。方法：1.光標(biāo)點(diǎn)中數(shù)據(jù)透視表，在數(shù)據(jù)透

14、視表的“選項(xiàng)”工具面板，“工具”組，選擇“計(jì)算字段”。2.在“插入計(jì)算字段”對話框“名稱”位置輸入“稅金”，在“公式”位置輸入公式“ =金額*6%”，點(diǎn)擊添加，即為數(shù)據(jù)透視表添加了“稅金”字段。單擊確定后“稅金”字段自動(dòng)添加到數(shù)據(jù)透視表中。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表36數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)匯總方式6、創(chuàng)建、編輯或刪除數(shù)據(jù)透視表公式創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表37數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)匯總方式6、創(chuàng)建、編輯或刪除數(shù)據(jù)透視表公式創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表38數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)匯總方式7、在數(shù)據(jù)透視表中使用計(jì)算項(xiàng)下圖中顯示的是每個(gè)雇員銷售每種產(chǎn)品的金額匯總表。那么能否通過數(shù)據(jù)透視表計(jì)算雇員銷量的平均水平是多少呢？我們可以通過數(shù)據(jù)透視表計(jì)算項(xiàng)來實(shí)現(xiàn)。

15、創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表39數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)匯總方式7、在數(shù)據(jù)透視表中使用計(jì)算項(xiàng)我們希望為“雇員”字段中添加一項(xiàng)名為“雇員平均水平”的項(xiàng)所以首先要將光標(biāo)定位在“雇員”字段上，然后在數(shù)據(jù)透視表的“選項(xiàng)”工具面板，“工具”組，選擇“計(jì)算字項(xiàng)”。計(jì)算項(xiàng)對話框顯示為：在“雇員”中插入計(jì)算字段。在對話框的名稱位置輸入“雇員平均水平”，在公式位置輸入“=AVERAGE(張穎,王偉,李芳,鄭建杰,趙軍,孫林,金士鵬,劉英玫,張雪眉)”。單擊添加，“雇員平均水平”項(xiàng)即添加到數(shù)據(jù)透視表的“雇員”字段中。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表40數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)匯總方式7、在數(shù)據(jù)透視表中使用計(jì)算項(xiàng)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表41數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)匯總方式7、在數(shù)

16、據(jù)透視表中使用計(jì)算項(xiàng)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表若要?jiǎng)h除添加的計(jì)算字段或計(jì)算項(xiàng)，在計(jì)算字段或計(jì)算字段對話框的名稱中，選擇若要?jiǎng)h除添加的計(jì)算字段或計(jì)算項(xiàng)，在計(jì)算字段或計(jì)算字段對話框的名稱中，選擇要?jiǎng)h除的字段，單擊對話框右側(cè)的刪除按鈕即可。要?jiǎng)h除的字段，單擊對話框右側(cè)的刪除按鈕即可。42數(shù)據(jù)透視表的布局和格式在我們創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表之后，可能會(huì)出現(xiàn)如下圖兩種不同的格式。究竟是為什么呢？其實(shí)如果是基于以前版本的Excel 文件創(chuàng)建的數(shù)據(jù)透視表，則會(huì)顯示為如左邊的格式。如果是基于 Excel 2007 格式的文件創(chuàng)建的數(shù)據(jù)透視表，則會(huì)顯示為如右邊的格式。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表43數(shù)據(jù)透視表的布局和格式如果希望更改數(shù)據(jù)透視表的布

17、局，可以選擇“設(shè)計(jì)”工具面板的“布局”組，單擊“報(bào)表布局”命令，從下拉列表中選擇相應(yīng)的版式即可。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表44數(shù)據(jù)透視表的布局和格式我們還可以通過選擇“設(shè)計(jì)”工具面板的“布局”組，“分類匯總”命令來改變匯總顯示方式。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表45數(shù)據(jù)透視表的布局和格式如果對數(shù)據(jù)透視表默認(rèn)的格式不喜歡，我們還可以通過選擇“設(shè)計(jì)”工具面板的“數(shù)據(jù)透視表樣式”組中選擇數(shù)據(jù)透視表的格式。從而很容易設(shè)計(jì)出漂亮的數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表46數(shù)據(jù)透視表的布局和格式通過數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng)控制布局創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表47數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源控制與刷新我們可以使用數(shù)據(jù)透視表功能，在數(shù)據(jù)源的基礎(chǔ)上生成各種不同的報(bào)表，以滿足不同層次的需

18、求。但當(dāng)我們使用數(shù)據(jù)透視表生成報(bào)告后，如果數(shù)據(jù)源變化了，數(shù)據(jù)透視表報(bào)告的信息會(huì)不會(huì)自動(dòng)跟著變化呢？當(dāng)更改數(shù)據(jù)源后，默認(rèn)情況下數(shù)據(jù)透視表并不會(huì)自動(dòng)更新。當(dāng)數(shù)據(jù)源的值更改過以后，我們可以通過數(shù)據(jù)透視表的“選項(xiàng)”工具面板里的“數(shù)據(jù)”組的“刷新”命令來刷新數(shù)據(jù)透視表。這樣數(shù)據(jù)透視表報(bào)告就變成最新的了。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表48數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源控制與刷新但是“刷新”命令只是刷新數(shù)據(jù)透視表所引用的數(shù)據(jù)源的值。當(dāng)數(shù)據(jù)源的范圍變化了以后（比如數(shù)據(jù)源增加了新的紀(jì)錄）則使用刷新命令就不能將數(shù)據(jù)范圍一起更新了?？梢酝ㄟ^數(shù)據(jù)透視表的“選項(xiàng)”工具面板里的“數(shù)據(jù)”組的“更改數(shù)據(jù)源”命令來重新選擇數(shù)據(jù)透視表所引用的數(shù)據(jù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表49在“分析”選項(xiàng)卡上的“操作”組中，單擊“選擇”，然后單擊“整個(gè)數(shù)據(jù)透視表”。按 Delete。 刪除數(shù)據(jù)透視表50測試一下測試題51構(gòu)建數(shù)據(jù)透視表后，將不能更改布局。（選擇一個(gè)答案。）構(gòu)建數(shù)據(jù)透視表后，將不能更改布局。（選擇一個(gè)答案。）1.對。2.錯(cuò)。測試題 152構(gòu)建數(shù)據(jù)