EXCEL2010實戰(zhàn)技巧

1、EXCEL2010實戰(zhàn)技巧2015-09-19前言2知識點20%實例講解80%解決問題的思路學習Excel的方法采用Excel2010進行講解，盡量向低版本兼容基本概念3工作薄的一部分，存儲一類數(shù)據(jù)的表格。工作表l工作表的基本組成單位。l一個工作表中共有256列，65536行。l工作表中的行用1.2.3表示。l工作表中的列用A.B.C表示，最后一列為IV。單元格l工作薄是計算和存儲數(shù)據(jù)的文件，也就是通常意義上的Excel文件。l包含若干個工作表，最多可包含255個工作表。l默認情況下，顯示3個工作表。工作薄案例4有一項目，其中涉及一些硬件設備，現(xiàn)根據(jù)客戶需求，需提供詳細的硬件產(chǎn)品清單及報價，如

2、何制作該報價表呢？已知設備名稱、品牌、型號等信息，如下：硬件設備2臺數(shù)據(jù)庫服務器：聯(lián)想 x3850 x62臺應用服務器：聯(lián)想 X3650M43臺光纖交換機：博科 BR-320-00081臺負載均衡：深信服 AD-1800-GS 支撐軟件服務器操作系統(tǒng)：微軟 windows server2012企業(yè)版數(shù)據(jù)庫服務器操作系統(tǒng)：red hat linux6.0數(shù)據(jù)庫軟件：oracle 11g +RAC (2C)中間件軟件：甲骨文 weblogic 11g 5第一步 基本設置基本設置6網(wǎng)格線的設置此網(wǎng)格線是參考線，打印時不顯示。點擊這里打印時可顯示網(wǎng)格線。基本設置7文檔自動保存通過設置固定的自動保存時間

3、保存操作文檔。8第二步 基本操作基本操作91.插入表格框線選中區(qū)域，點擊單元格格式窗口的“邊框”欄：“所有框線”2.合并單元格選中單元格，點擊單元格格式窗口的“合并后居中”3.有規(guī)律的快速填充輸入“1”“2”，選中豎向單擊拖動鼠標，自動填充4.特定區(qū)域輸入相同內(nèi)容選中區(qū)域，輸入內(nèi)容，按住“Ctrl+Enter”即可5.調(diào)整行高和列寬精確調(diào)整：選擇“格式行（列）行高（列寬）”，打開對話框，輸入適當?shù)闹担淮致哉{(diào)整：將鼠標指針移向需調(diào)整的格線上（行列標志處），使鼠標指針變?yōu)橐粋€帶有左右箭頭的黑色十字，按住鼠標左鍵并拖動即可。10第三步 數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)錄入111序列“001”的輸入如果直接輸入“001”

4、，系統(tǒng)會自動判斷001為數(shù)據(jù)1，解決辦法是：首先輸入“”（西文單引號），然后輸入“001”。2單元格內(nèi)換行自動換行：根據(jù)表格的列寬自動將單元格中的內(nèi)容排成一行或多行。強制換行：Alt+Enter。3日期的輸入如果要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”，再敲回車就行了。如果要輸入當前日期，按一下“Ctrl+；”鍵。數(shù)據(jù)錄入12幾個工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時，可以選中一張工作表，然后按住Ctrl鍵，再單擊窗口左下角的Sheet1、Sheet2.來直接選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個工作表，接著在其中的任意一個工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù)，此時這些數(shù)據(jù)會自動出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次

5、按下鍵盤上的Ctrl鍵，然后使用鼠標左鍵單擊所選擇的多個工作表，解除這些工作表的聯(lián)系，否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會接著出現(xiàn)在選中的其它工作表內(nèi)。4多張工作表中輸入相同的內(nèi)容數(shù)據(jù)有效性13有效性用法：一表多人使用時，是否發(fā)現(xiàn)大家并未按統(tǒng)一標準填寫，如填寫產(chǎn)品單價時，出現(xiàn)50、50元、RMB50三種表示法，有沒有辦法限定呢？演示：通過有效性設置限定輸入內(nèi)容。數(shù)據(jù)選項卡數(shù)據(jù)有效性14第四步 函數(shù)引用常用函數(shù)15公式是以等號“=”開頭，通過使用運算符將數(shù)據(jù)、函數(shù)等元素按一定順序連接在一起，從而實現(xiàn)對工作表中的數(shù)據(jù)執(zhí)行計算的公式。例如：C1=A1+A2+A3+A4+B1+B2+B3+B4函數(shù)簡而言之，函

6、數(shù)就是預先定義好了的公式。比如上例中的公式就可以用函數(shù)C1=SUM（A1：B4）代替。函數(shù)不僅可以簡化公式，而且具有僅用運算符連接的一般公式所不能替代的功能，例如查找引用、邏輯判斷等。引用函數(shù)16參數(shù)：number1、number2為1到30個數(shù)值（包括邏輯值和文本表達式）、區(qū)域或引用，各參數(shù)之間必須用逗號加以分隔。求和函數(shù) SUM（number1，number2，）17第五步 美化表格美化表格18表是Excel 2010中的一種特殊表格，Excel為表預定義了許多樣式，這些樣式布局美觀，色彩搭配合理，具有不同類型的網(wǎng)格線設置，用戶可在工作表中直接套用這些樣式，多快好省地設計出精美的工作表。自

7、動套用表格式單擊要格式化的工作表中的任一單元格或選中要格式化的單元格區(qū)域。單擊“開始”“樣式”組“套用表格格式”按鈕，顯示出表格式對話框。解決辦法這些都是表格式，可以選擇其中的任何一種應用于當前的工作表中。工作表的格式化19Excel 2010設計好了許多單元格樣式，并將它們內(nèi)置在Excel中，在進行工作表的格式化工作時，可以直接應用這些樣式來格式化單元格或單元格區(qū)域。 關于單元格樣式選中要應用單元格樣式的單元格或單元格區(qū)域；單擊“開始”“樣式”組“單元格樣式”按鈕，彈出“單元格樣式”選項板。將鼠標指向“單元格樣式”選項板中的各命令按鈕，立即就會顯示出選中單元格應用對應樣式后的效果。 應用格式

8、化單元格單元格樣式就是應用色彩、字體、字型、背景和前景格式化單元格或區(qū)域。數(shù)據(jù)美化20 數(shù)據(jù)的對齊方式在默認情況下，文本靠左對齊，數(shù)字靠右對齊。數(shù)字使用千位分隔符。有時需要特殊的對齊方式，如斜線表頭、垂直居中等。 人名顯示更美觀刪除姓名中的空格 ：選中姓名所在的列，執(zhí)行“編輯替換”命令，在“查找內(nèi)容”欄中輸入一個空格，在“替換為”欄中不填任何內(nèi)容，單擊“全部替換”命令，確定退出后即可。讓姓名左右對齊 ：姓名用字是兩個字或者三個字的，左右對齊也有技巧。選中所有姓名單元格，單擊“開始對齊方式”，在打開的“設置單元格格式”對話框中的水平對齊方式中選擇“分散對齊”選項，確定退出后即可使姓名用字左右對齊

9、。數(shù)據(jù)美化21 Excel的自動數(shù)據(jù)格式 數(shù)字、日期、時間等類型的數(shù)據(jù)在Excel中都是以數(shù)字形式存儲的，同樣的數(shù)字在具有不同格式的單元格中會表現(xiàn)出不同的形式。 Excel提供了許多數(shù)據(jù)格式，包括數(shù)據(jù)的精確度、顯示方式等內(nèi)容（貨幣：美元、歐元、人民幣，百分比等）“開始”選項卡的“數(shù)字”組提供了數(shù)字格式化工具。條件格式22對于不同的數(shù)據(jù)，可按不同的條件設置其顯示格式。例如，對于企業(yè)的銷售表，把其中利潤較小的或無利潤的數(shù)據(jù)設置為黃色，而將利潤最大的數(shù)據(jù)設置為綠色，可以使人在查看這些數(shù)據(jù)時一目了然。關于條件格式對單元格區(qū)域設置一定的條件，將按指定的規(guī)則突出顯示該區(qū)域中滿足條件的單元格內(nèi)容，默認的規(guī)則

10、用某種色彩填充單元格背景。例如，如果單元格的值大于、小于或等于某個指定值，就將單元格的背景填充為綠色，突出顯示該單元格中的值。 23第六步 打印表格表格打印24這些問題可以通過頁面設置解決。 q 打印紙的大??；q 打印的份數(shù)；q 是否需要頁眉；q 是打印指定工作表，還是整個工作簿，或某個工作表的單元格區(qū)域。進行正式打印之前要確定的幾件事情：打印設置251打印預覽打印預覽是打印稿的屏幕預顯，其效果與最終的打印效果沒有什么區(qū)別。在進行工作表的正式打印之前，有必要進行打印預覽。以便及早發(fā)現(xiàn)問題，進行頁面和紙張的重新設置，避免打印出無用的表格。方法：單擊Office按鈕，從彈出的“文件”菜單列表中選擇

11、“打印預覽”菜單命令。預覽的結(jié)果表明，工作表有一列數(shù)據(jù)被單獨打印在一張獨立的紙上。打印設置262縮放打印比例只有一兩行（列）的內(nèi)容被打印到了另一頁上！打印內(nèi)容不足一頁，整張打印紙內(nèi)容較少，頁面難看。方法：這些情況可通過打印縮放解決。打印設置273打印標題或頁碼 進入頁面設置對話框。 單擊“自定義頁眉”可輸入頁眉或頁腳的文字。也可以選擇頁碼或日期等。打印設置284標題在工作表的首行在制作一個長表格時，默認打印時，并不是每頁都會顯示出頂端標題行，它只會在第一頁上顯示，那如何能讓每頁都帶有標題欄呢？打開“頁面布局”菜單，選擇“頁面設置”選項，彈出“頁面設置”對話框，單擊“工作表”選項卡，在“打印標題

12、”欄中的“頂端標題行”項中設置好要顯示的標題單元格，單擊“確定”按鈕。這樣在打印長表格時，每頁都會顯示出標題的內(nèi)容了。 打印設置295打印指定工作表區(qū)域如果需要打印工作簿中的全部工作表，或打印一個工作表的指定區(qū)域 ，單擊Office按鈕，選擇“文件” “打印”菜單命令，彈出“打印內(nèi)容”對話框。30其他技巧其他技巧311分數(shù)的輸入如果直接輸入“1/5”，系統(tǒng)會將其變?yōu)椤?月5日”，解決辦法是：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分數(shù)“1/5”。如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋，可以利用對齊方式中的填充功能。先在一單元格內(nèi)填入“*”或“”等符號，然后單擊此單元格，向右拖動鼠標，選中橫向若干單元格，單

13、擊“格式”菜單，選中“單元格”命令，在彈出的“單元格格式”菜單中，選擇“對齊”選項卡，在水平對齊下拉列表中選擇“填充”，單擊“確定”按鈕。2填充條紋其他技巧323快速求和直接在單元格內(nèi)輸入“Alt+=”即可對該單元格以上數(shù)據(jù)快速求和。將光標移至需要輸入大寫數(shù)字的單元格中。在單元格中輸入相應的小寫數(shù)字。右擊該單元格，點擊“設置單元格格式”，從彈出的“單元格格式”對話框中選擇“數(shù)字”選項；然后從“特殊”列表框中選擇“中文大寫數(shù)字”選項。最后單擊“確定”按鈕即可。4快速輸入大寫中文數(shù)字其他技巧335Excel中插入空白行如果想在某一行上面插入幾行空白行，可以用鼠標拖動自此行開始選擇相應的行數(shù)，然后單

14、擊右鍵，選擇插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl鍵，依次單擊要插入新行的行標按鈕，單擊右鍵，選擇插入即可。 在打印工作表時，我們有時需要把某些行或者列隱藏起來，可是用菜單命令或調(diào)整行號(列標)分界線的方法比較麻煩,有一個簡單方法：在英文狀態(tài)下，按“Ctrl+9”或“Ctrl+0”組合鍵，就可以快速隱藏光標所在的行或列。 6快速隱藏其他技巧347編輯時讓每頁都顯示標題 選中標題所在行的下面一行單元格，打開“視圖”菜單，選擇“凍結(jié)窗格”選項，上面一行就被固定了，無論怎么向下翻頁，它都始終在第一行不會移動。 先在需要拆分的位置單擊鼠標，激活活動單元格，然后打開“視圖”菜單，點擊“拆分”

15、，那么就會在活動單元格上方將窗口水平拆分。再次單擊“拆分”，則拆分取消。8快速拆分窗口其他技巧35快捷鍵（1）插入、刪除和復制選中區(qū)域復制選定區(qū)域 Ctrl+C粘貼選定區(qū)域 Ctrl+V剪切選定區(qū)域 Ctrl+X清除選定區(qū)域的內(nèi)容 Delete保存 Ctrl+S撤銷最后一次操作 Ctrl+Z（2）打印顯示“打印”對話框 Ctrl+P顯示“打印”預覽 Ctrl+F2其他技巧36快捷鍵（3）移動切換單元格、工作表、工作薄移動到當前數(shù)據(jù)區(qū)域的邊緣 Ctrl+箭頭鍵移動到當前工作表的開頭 Ctrl+Home移動到工作表的最后一個單元格 Ctrl+End向下移動一屏 Page Down向上移動一屏 Page Up向右移動一屏 Alt+ Page Down 向左移動一屏 Alt+ Page Up移動到工作簿中下一個工作表 Ctrl+Page Down移動到工作簿中前一個工作表 Ctrl+Page Up工作簿間切換 Ctrl+Tab重復最后一次操作 Ctrl+Y插入新工作簿Ctrl+N其他技巧37快捷鍵（4）選擇單元格、列或行選擇當前單元格周圍的區(qū)域 Ctrl+Shift+*將選定區(qū)域擴展到行首 Shift+Home將選定區(qū)域擴展到工作表的開始 Ctrl+Shift+Home將選定