活動執(zhí)行流程表

1、福建省某品牌發(fā)展中心活動執(zhí)行流程詳細表一、活動策劃執(zhí)行流程圖（ 一 ） 接洽流程 . 2（ 二 ） 策劃流程 . 3（ 三 ） 管控流程 . 3（ 四 ） 標準管控工具: 甘特圖表 4二、活動策劃執(zhí)行詳細方案（ 一 ） 前期準備 4（1）前期準備得宣傳類 5（2）前期準備得物品類 6（3）前期準備得其她 6（ 二 ） 活動現(xiàn)場 8三、后期工作總結(jié)流程一、活動策劃執(zhí)行流程圖(一) 接洽流程任務(wù)分工準備工作主要工作要求及內(nèi)容說明、洽談重點參與人員聯(lián)系方式完成時間備注初步接觸 :公司宣傳冊及相關(guān)資料本公司自有優(yōu)勢資源、活動經(jīng)驗 ; 了解項目規(guī)模、場地及其可操作性 ; 了解合作方關(guān)鍵人物、組織機構(gòu) ,

2、 合 作意向 ,資金條件 ; 了解對方得想法與建議 ;開拓、整合資源規(guī)范、專業(yè)執(zhí)行構(gòu)建、完善模式人員分組1、細節(jié)洽談 （多次 ）自有資源、案例介紹 PPT 文檔項目初步策劃案框架 （包括 :活動主題、形 式、主要內(nèi)容建議 ;執(zhí)行流程安排 ;大體預(yù)算 ） 討論策劃案 , 獲取客戶對活動得具體 要求及意見 ; 獲知項目得著重點及難點 ; 客戶得傾向性。2、項目匯報根據(jù)客戶意見修改后得策劃案 （ 包含策劃 執(zhí)行方案、宣傳策劃案 ;詳細預(yù)算 ） 準備匯報用投影儀、手提電腦、方案 PPT 文檔 ;策劃文案打印、裝訂成冊 ;匯報流程安排 :開場人員 ,主要講述人員 ,答 疑人員。 項目匯報 ; 合同條款認

3、定（二） 策劃流程任務(wù)分工參與部門討論重點會后工作備注初次策劃會議聯(lián)絡(luò)人、活動策劃、執(zhí)行統(tǒng)籌、活動部負責(zé) 人 項目背景、需求 ; 就是否值得繼續(xù)跟進 ; 活動概念與形式。 撰寫初步策劃案 ; 報策劃總監(jiān)與分管副總。談判后 協(xié)調(diào)會議聯(lián)絡(luò)人、活動策劃、執(zhí)行統(tǒng)籌、活動部負責(zé) 人;制作統(tǒng)籌、設(shè)計師、信息專員、媒介負責(zé) 人 客戶意見 ; 策劃案大體框架 ; 形式與內(nèi)容設(shè)計 ; 項目基本成本 ; 宣傳炒作重點 ; 撰寫策劃執(zhí)行方案初稿 （ 含策劃 方案、宣傳方案、預(yù)算方案 ） 方案由設(shè)計師進行精包裝 ;細節(jié)談判后 協(xié)調(diào)會議聯(lián)絡(luò)人、活動策劃、執(zhí)行統(tǒng)籌、活動部負責(zé) 人;制作統(tǒng)籌、設(shè)計師、信息專員、媒介負責(zé) 人

4、、部門總監(jiān) 客戶意見 ; 內(nèi)容、執(zhí)行細節(jié)確定 ; 現(xiàn)場效果圖 ; 宣傳方案確定 ; 物料方案 預(yù)算方案 （成本 / 報價 ）。 撰寫策劃執(zhí)行方案定稿 （ 包括活 動內(nèi)容、執(zhí)行流程、人員分工、宣 傳計劃及預(yù)算 ）; 擬定合作協(xié)議 ; 確定需外包工作并開始聯(lián)絡(luò) （ 演 藝、制作、場地等 ） 確定執(zhí)行工作組。合同簽訂后 協(xié)調(diào)會議執(zhí)行工作組成員 項目分解及完成時間圖表 （甘特圖 ）; 安排各項工作。 項目正式立項 落實各項資源、外包 執(zhí)行管控（三） 管控流程管控環(huán)節(jié)主要工作要求及內(nèi)容說明、洽談重點參與人員聯(lián)系方式完成時間備注時間管控時間安排表與節(jié)點控制。 活動進行得時間就是不可更改得 , 時間管理必須

5、根據(jù)活動進行 得時間來倒推。供應(yīng)管控要就是指對活動得服務(wù)、設(shè)備及物質(zhì)資料得供應(yīng)得管理。對外包服務(wù)得管理。比如在 活動執(zhí)行過程中會涉及到食宿、交通、燈光、音響、舞臺、服裝、道具、特技、錄制 等,這些對專業(yè)活動運營公司大都采取外包得模式, 那就需要對外包得供應(yīng)商進行有效管理。人力管控活動現(xiàn)場負責(zé)人 , 團隊得人員配置與管理 , 甚至包括現(xiàn)場志愿者得管理。（ 四 ） 標準管控工具 : 甘特圖表任務(wù):把活動管理各個區(qū)域得工作分解成為一個個易于管理得任務(wù)或活動。時間段 :對每一個任務(wù)設(shè)置一個時間段 （ 需要考慮得因素就是開始與結(jié)束得時間 ）。優(yōu)先順序 :設(shè)定任務(wù)得優(yōu)先順序。節(jié)點:因為此表就是用來監(jiān)控活動

6、得進展情況得,所以對于那些特別重要得任務(wù)要指定為節(jié)點, 并在圖表中標記出來。分工:每一個任務(wù)對應(yīng)參與得人員 , 節(jié)點處找第一負責(zé)人。、活動策劃具體執(zhí)行詳細方案一、前期準備任務(wù)分工主要工作要求及內(nèi)容說明負責(zé)人聯(lián)系方式完成時間備注（一 ） 前期準備得宣傳類1、活動策劃書要籌備一次活動我們都會先有初步得計劃, 這樣我們就需要先做一份比較完整得活動策劃書 , 這樣比較方便接下來活動得開展。更重要得就是要讓上級認可這份策劃 書, 策劃書最主要得就是目得意義、活動內(nèi)容方式及經(jīng)費預(yù)算等。2、正式發(fā)文一次活動能否成功得完成還需要得到更多單位得支持與配合 , 這樣就少不了一份正 式得發(fā)文 , 這也就是一個很好得

7、宣傳方式。發(fā)文要規(guī)范 , 如文號、主題詞、抄送單位 等。3、懸掛條幅、張貼海報、設(shè)置氣拱門、電子屏要完成以上這些宣傳形式還就是有一定得程序得, 首先這些宣傳形式得文字內(nèi)容都要由上級確認 ,并通過相關(guān)部門得審查 , 然后在校園內(nèi)宣傳。4、幕布目前得活動一般都有背景幕布 , 我們需要事先量好尺寸大小在經(jīng)過設(shè)計 , 最后懸掛。 如操場邊鐵絲網(wǎng)寶麗布廣告最大得就是長3 米, 高 3 米 , 學(xué)生活動中心條幅 : 長 9 米,高 0、8 米等。5、借用展板展板就是用于活動得宣傳 , 張貼海報等。6、制作邀請函與節(jié)目單一場活動我們?yōu)榱藬U大宣傳都會邀請領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓蒞臨現(xiàn)場 , 這樣我們先制作好要邀 請函并進行

8、派發(fā)。 現(xiàn)在最流行得恐怕就是學(xué)生自己設(shè)計得正面就是邀請函背面就是 節(jié)目單 ,并卷成圓筒形綁細綢帶紅色 A4或 B5大小得紙張 , 這樣做一來可融入創(chuàng)意 , 二來也還美觀 ,三來節(jié)約 ( 這點特別讓許多領(lǐng)導(dǎo)肯定 )。7、演示文稿 (PPT)現(xiàn)在越來越多得活動需要用到多媒體 ,PPT 就就是其中一項 , 例如座談會、講座等之 類得這些活動都會經(jīng)常用上 , 所以演示文稿我們要事先準備好 , 當(dāng)然還有投影儀與 電腦。這點要注意得一就是要有組織得標志 ; 二就是要考慮到現(xiàn)場播放出來得效果 , 就就是說背景顏色與文字得對比要比較明顯 ; 三就是內(nèi)容得規(guī)范。8、聯(lián)系校內(nèi)外媒體要做到三化 : 聯(lián)系常規(guī)化 :經(jīng)

9、過多次與一個記者聯(lián)系 , 就會建立感情 , 以后報道就容 易了;接待程序化 : 如要到宣傳部審批入校手續(xù) ,由專門得工作人員進行接待、準備 相關(guān)材料 ; 新聞通稿格式化 : 給媒體得新聞共三段 , 第一段寫時間地點主題參與人 員, 第二段寫活動過程、形式 , 第三段寫意義、同學(xué)反應(yīng)。這樣寫可以減輕我們得壓 力, 也方便媒體朋友找出她們各自得興趣點。9、領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓發(fā)言稿一般活動得開場或就是總結(jié)我們還會邀請主要得領(lǐng)導(dǎo)嘉賓發(fā)言 , 有些領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓對 我們得具體活動還不就是十分了解 , 所以我們最好先準備好一份領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓得發(fā)言 稿, 以備不時之需。 領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言就是一個活動得靈魂 , 因為對活動得肯定、

10、活動得意義、 對青年學(xué)生提出得希望都要由領(lǐng)導(dǎo)講出來。當(dāng)然了, 這個發(fā)言稿一定要由這個組織得最高指導(dǎo)者定稿。10、主持稿為了使主持人能夠?qū)?jié)目進行順利得銜接, 為了讓所有工作人員對整個活動具體流程都了解 , 提前把主持稿寫出來就是很必要得。11、準備拍攝相機、攝影機這個環(huán)節(jié)每個組織都會強調(diào) ,但我有幾個建議 :一就是如果很重要得活動 , 最好邀請 專業(yè)得人士 ; 二就是如果場面很大 , 最好準備廣角照像機 ; 三就是要同時準備多臺。12、獎狀設(shè)計及制作要注意規(guī)范、美觀與時尚。13、熱氣球、彩旗有些活動需要營造出熱烈、 喜慶得氣氛 , 這樣熱氣球與彩旗就就是最好得選擇 ,不但 可以營造氣氛還可以擴

11、大宣傳。當(dāng)然 , 這個視活動得經(jīng)費而定了（二 ） 前期準備得物品類1、水無論就是活動前期得籌備還就是活動得現(xiàn)場我們都要準備好足夠得水給工作人員 及領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓。2、地毯無論就是晚會舞臺上得還就是會議道路門口上得 , 現(xiàn)在很多得活動我們都需要鋪上 地毯。3、燈光、音響等設(shè)備現(xiàn)在得活動特別就是室外得活動我們都要用到燈光與音響, 而這些設(shè)備通常我們都沒有 ,所以要先去租借 ,一個原則 ,夠用就可以了 , 不要增加一些花樣 ,沒有什么大作 用。4、準備簽到本、中性筆、毛筆現(xiàn)在得許多活動都有簽到這一環(huán)節(jié) , 特別就是會議這種類型得 , 所以我們事先要準 備好簽到表與簽到筆 , 如果就是畫展則需要準備好簽到

12、本與毛筆。5、花許多活動得場景布置都需要用到鮮花 ,; 例如: 會議桌上、致詞臺上、茶幾上 ,還有就 就是上臺獻得花環(huán)或就是花束。這些花都要按照不同場合提前準備好。6、禮花炮很多晚會等類型得活動在開場或就是結(jié)束得時候都會放禮花炮 , 所以在舉辦這些活 動時我們要準備好 , 同時要安排好放禮花炮得人員。當(dāng)然了 , 這個也就是能省則省。7、水果盤、水果現(xiàn)在得社會越來越人性化 , 所以許多活動得桌上我們都會擺放水果 , 不一定要貴 , 但 一定要對 , 如新鮮、易食用等。這個環(huán)節(jié)也要注意擺放抽式紙巾。8、桌椅許多得活動都需要用到桌椅 ,特別就是室外得一些活動 , 這些桌椅我們都要事先借 好擺放好。條

13、件允許還要增加桌布 , 感覺更正式。9、觀眾座位安排表制作及張貼事先就要劃分好區(qū)域 , 在座位貼上座位表。10、領(lǐng)導(dǎo)座位簽 （ 牌 ）正式會議得桌前 , 晚會得領(lǐng)導(dǎo)以及嘉賓席等都需要事先擺放好座位簽 （牌） 。11、帳篷一些在室外得活動我們要考慮到天氣變化得問題提前準備好帳篷 , 主要用于音響、 燈光與工作人員得避雨。12、預(yù)定工作餐重大活動與長時間得活動要提供工作餐 , 因為實在就是太辛苦了。 當(dāng)然,這只就是組織得一種心意 , 不用吃得好 , 但要吃得飽。13、觀眾服裝有部分得活動需要觀眾得服裝得統(tǒng)一得 , 我們要按照活動得需求事前制作或就是租 借。14、哨子、熒光棒如果就是晚會這一類型得活

14、動我們?yōu)榱嘶钴S現(xiàn)場得氣氛可以事先準備好哨子與熒 光棒 , 活動之前分發(fā)給觀眾。小商品批發(fā)市場可以用很便宜得價錢買到。15、小禮品如果就是游園活動或就是晚會一般會有互動環(huán)節(jié) , 我們自然還要準備些小禮品送給 積極參與得觀眾。16、提示板若就是訪談這一類型得活動 , 我們?yōu)榱吮３蛛S時與主持人得聯(lián)系還應(yīng)該準備好提示 板。17、借用禮儀服、鞋子、禮儀盤許多得活動現(xiàn)場都需要用到禮儀 ,比如座談會或就是頒獎典禮等活動 , 我們則需要 聯(lián)系好禮儀隊 , 并事先要準備好禮儀服、鞋子、禮儀盤等。（三）前期準備得其她1、確定到場得領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓活動之前要確定好會到場得領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓 ,這樣我們方能準確得做好座位簽 （牌）

15、, 安 排好座位。2、邀請評委如果就是賽事性質(zhì)得活動我們還要提前預(yù)約好評委。3、確定主持人所有得活動在開始之前我們都要先與主持人溝通 , 商量好一些細節(jié)得東西。主持人 得選擇要很慎重 , 性質(zhì)不同得活動就要選擇風(fēng)格不同得主持人。4、活動場地借用無論就是室內(nèi)還就是室外得活動 ,都需要活動場地 , 為了保證活動能夠如期開展我 們一定要之前就審批好場地。5、管弦樂隊、背景音樂會議、座談會、頒獎儀式、講座之類得我們一般要先準備好管弦樂隊與背景音樂 , 以營造現(xiàn)場氣氛。6、特殊用電活動基本都需要用電 ,特別就是室外得活動 ,我們都要事前提出申請 , 審批好電。如 果需要電纜 , 則要提前聯(lián)系好。7、擺放

16、節(jié)目單、礦泉水等在許多時候 , 領(lǐng)導(dǎo)會要求我們把節(jié)目單與礦泉水?dāng)[放規(guī)范, 如橫豎都成一條線等。8、活動前現(xiàn)場衛(wèi)生清掃活動開始之前要把衛(wèi)生清掃一遍 , 重點包括洗手間、抽屜等。9、確定禮儀及頒獎順序如果活動包含頒獎儀式我們則需要提前確定禮儀得頒獎順序 , 這樣方能更好得保證 會議得順利進行。對于這一點 , 只有經(jīng)過彩排才能保證質(zhì)量 , 在許多時候 , 彩排了還 就是不能很好得完成 , 因為變數(shù)實在太多了 , 如領(lǐng)導(dǎo)、臨時調(diào)整等因素。10、安排基本觀眾許多得活動到場得觀眾就是不能保證人數(shù)得 , 為了活動得需要有時我們需安排基本 觀眾。要強調(diào)得一點就是最好能找到喜歡這種活動得人來參加 , 否則她們出

17、去就會四處進行活動得負面宣傳。11、更衣間、化妝間、化妝人員、化妝物品如果就是室外得活動 , 例如晚會、游園會這些類型得在租借活動場地之時我們要一 起準備好更衣室與化妝間 , 當(dāng)然化妝人員與化妝物品也自然不可少。聽說這點有許 多化妝公司都喜歡幫忙。12、后勤人員安排、現(xiàn)場 秩序維護人員、催場人員晚會、游園會等這些活動得現(xiàn)場一般會比較得混亂 , 所以在之前我們要先安排好后 勤人員、現(xiàn)場秩序維護人員與催場人員。13、互動環(huán)節(jié)發(fā)問得問題及發(fā)問人員得準備在講座、訪談與座談會議上一般會有互動提問環(huán)節(jié), 我們?yōu)榱舜_保場面不冷場還應(yīng)該提前準備好相關(guān)得問題 , 如果實在就是沒有人提問 , 那就由我們安排好得人

18、來提 問。14、路標制作及擺放如果我們活動得現(xiàn)場比較不容易找到或就是有邀請校外得嘉賓我們還需要事先做 好路標 , 方便大家到場得時間。 如果就是重大活動 ,就需要一些有明顯服裝標志得志 愿者站在重要地點 , 如學(xué)校大門口、轉(zhuǎn)彎處等舉著指示牌來引導(dǎo)。二、活動現(xiàn)場1、現(xiàn)場停車位安排如若活動就是比較大型得 ,我們還要與保衛(wèi)處取得聯(lián)系 ,準備好停車場地 ,安排好停車 引導(dǎo)人員。2、貴賓室校園相對簡單 ,但許多時候 ,領(lǐng)導(dǎo)來早了 ,總要有地方讓她先休息一下吧,這就就是貴賓室。我們得布置不一定很高檔 ,但水、水果、紙巾、講究衛(wèi)生等還就是少不了得。3、現(xiàn)場全程拍攝為了做好后期工作得宣傳與總結(jié)我們要安排人員全

19、程拍攝。4、簽到、禮儀迎接領(lǐng)導(dǎo)嘉賓及合影當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓到來時我們要讓禮儀進行迎接、 獻花 ,如果有需要我們還要合影留作紀 念。然后禮儀引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓入席。5、司掌員為了保證現(xiàn)場得氣氛我們最好先前安排好司掌員。6、維持現(xiàn)場秩序 （ 安全員 ）為了保持整場活動得秩序 ,我們要讓負責(zé)安全人員在現(xiàn)場維持秩序,最主要得就是確保在突發(fā)情況下 ,現(xiàn)場不慌亂。一般情況下 ,安全員主要負責(zé)不要讓觀眾在領(lǐng)導(dǎo)前面 不停得走動。所有人員均從后排走動,包括拍照、攝像 ,要適可而止。7、現(xiàn)場話筒傳遞當(dāng)?shù)搅嘶迎h(huán)節(jié)需要觀眾發(fā)言時 ,我們要事先安排好禮儀專門傳遞話筒。8、觀眾得調(diào)整如果活動開始前觀眾還沒坐滿 ,就要迅速將后面幾排得觀眾調(diào)整至前面,保證活動場面。9、記者接待要保證記者得座位、行動得自由等。10、活動得開始一定要由總負責(zé)人說得算 ,不就是一定要按照原計劃得時間開始得,可能會根據(jù)現(xiàn)場得實際情況提前或者推后。11、領(lǐng)導(dǎo)介紹許多領(lǐng)導(dǎo)不就是提前可以確定得 ,經(jīng)常就是直到活動開始前幾分鐘才