存貨管理基本制度

1、存貨管理基本制度1. 總則1.1. 存貨管理制度制定目的為了加強(qiáng)本公司對(duì)存貨的管理和控制， 保證存貨的安全完整，提高存貨運(yùn)營效率，保證合理確認(rèn)存貨價(jià)值，防止并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存貨業(yè)務(wù)中的各種差錯(cuò)和舞弊，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)、企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范 及本公司章程，制定本制度。 1.2. 存貨的定義本制度所稱存貨， 是指本公司在日常活動(dòng)中持有以備出售的商品、 提供勞務(wù)過程中耗用的材料和物料等，主要包括各類商品、周轉(zhuǎn)材料等。公司代銷、代管存貨，委托加工、代修存貨也適用于本制度規(guī)范范圍。1.3. 本制度以及本制度框架下的各級(jí)分制度和附件以防范公司存貨管理中的下列但不限于下列風(fēng)險(xiǎn)為目的：存貨預(yù)算編制不科學(xué)、

2、采購計(jì)劃不合理，可能導(dǎo)致存貨積壓或短缺；驗(yàn)收程序不規(guī)范、 標(biāo)準(zhǔn)不明確，可能導(dǎo)致數(shù)量克扣、 以次充好、賬實(shí)不符；存貨倉儲(chǔ)保管方法不適當(dāng)、監(jiān)管不嚴(yán)密，可能導(dǎo)致?lián)p壞變質(zhì)、價(jià)值貶損、資源浪費(fèi)；存貨領(lǐng)用發(fā)出審核不嚴(yán)格、手續(xù)不完備，可能導(dǎo)致貨物流失；存貨盤點(diǎn)清查制度不完善、計(jì)劃不可行，可能導(dǎo)致工作流于形式、無法查清存貨真實(shí)狀況；存貨報(bào)廢處置責(zé)任不明確、審批不到位，可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損。1.4. 公司在制定本制度時(shí)，重點(diǎn)關(guān)注的關(guān)鍵控制點(diǎn)：職責(zé)分工、權(quán)限范圍和審批程序應(yīng)當(dāng)明確規(guī)范，機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理；存貨請(qǐng)購的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)明確，請(qǐng)購的依據(jù)應(yīng)當(dāng)充分適當(dāng)；存貨管理控制流程應(yīng)當(dāng)清晰嚴(yán)密，存貨管理原則及程序應(yīng)

3、當(dāng)明確規(guī)范；存貨的確認(rèn)、計(jì)量和報(bào)告應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的規(guī)定。崗位分工及授權(quán)批準(zhǔn)2.2.1. 存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位至少包括：存貨的請(qǐng)購、審批與執(zhí)行：自營存貨的請(qǐng)購、審批與執(zhí)行：自營存貨的請(qǐng)購由各經(jīng)營單位根據(jù)實(shí)際銷售情況提請(qǐng)購申請(qǐng)，經(jīng)各門店負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后采購；聯(lián)營存貨的請(qǐng)購、審批與執(zhí)行：聯(lián)營單位存貨可自行采購，報(bào)門店備案后由聯(lián)營商家自行采購。存貨的采購到貨后由各分店倉儲(chǔ)保管人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后報(bào)財(cái)務(wù)部門付款；購入存貨的由各分店倉儲(chǔ)保管人員保管，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)相關(guān)賬務(wù)記錄；存貨發(fā)出由柜臺(tái)營業(yè)員提出申請(qǐng)報(bào)各門店總經(jīng)理審批后送財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理；需處置的存貨由柜臺(tái)提出申請(qǐng)報(bào)分店總經(jīng)理審批后

4、由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)記錄。2.2. 公司應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理存貨業(yè)務(wù)。辦理存貨業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的業(yè)務(wù)知識(shí)和職業(yè)道德， 遵紀(jì)守法，客觀公正。公司要定期對(duì)員工進(jìn)行相關(guān)的政策、法律及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平。2.3. 公司應(yīng)當(dāng)對(duì)存貨業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度， 明確審批人對(duì)存貨業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理存貨業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。2.4. 審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)存貨授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定， 在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批， 不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理存貨業(yè)務(wù)。2.5. 公司內(nèi)部除存貨管理部門及倉儲(chǔ)人員外， 其余部門和

5、人員接觸存貨時(shí)， 應(yīng)由相關(guān)部門特別授權(quán)。必要時(shí)，存貨管理部門內(nèi)部也應(yīng)當(dāng)執(zhí)行授權(quán)接觸。2.6. 公司可以根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)及成本效益原則選用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)存貨的管理和控制， 但應(yīng)注意計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的有效性、 可靠性和安全性， 并制定防范意外事項(xiàng)的有效措施。3. 請(qǐng)購與采購制度3.1.采購申請(qǐng)管理制度： 公司應(yīng)當(dāng)明確請(qǐng)購相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購程序；3.2.公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)倉儲(chǔ)計(jì)劃、資金籌措計(jì)劃、銷售計(jì)劃等制定采購計(jì)劃，對(duì)存貨的采購實(shí)行預(yù)算管理，合理確定存貨的比例；3.3.公司應(yīng)當(dāng)指定專人逐日根據(jù)各種存貨的采購間隔期和當(dāng)日存貨的庫存量，分析確定應(yīng)采購的日期和數(shù)量，據(jù)此進(jìn)行再訂購，盡可能降

6、低庫存或?qū)崿F(xiàn)零庫存；公司確定采購時(shí)點(diǎn)、 采購批量時(shí)，應(yīng)當(dāng)考慮公司需求、 市場(chǎng)狀況、行業(yè)特征、 3.4. 實(shí)際情況等因素；3.5. 公司應(yīng)當(dāng)對(duì)采購環(huán)節(jié)建立完善的管理制度， 確保采購過程的透明化。 公司應(yīng)根據(jù)預(yù)算或采購計(jì)劃辦理采購手續(xù)，預(yù)算外或計(jì)劃外采購需經(jīng)嚴(yán)格審批；3.6. 公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)預(yù)算有關(guān)規(guī)定， 結(jié)合本系統(tǒng)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)編制存貨年度、 季度和月份的采購、生產(chǎn)、存儲(chǔ)、銷售預(yù)算，并按照預(yù)算對(duì)實(shí)際執(zhí)行情況予以考核；3.7. 存貨采購和審批程序應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定。4. 驗(yàn)收入庫與保管制度4.1. 公司應(yīng)當(dāng)對(duì)入庫存貨的質(zhì)量、數(shù)量、技術(shù)規(guī)格等方面進(jìn)行檢查與驗(yàn)收，保證存貨符合采購要求。外購存貨入庫前一般應(yīng)經(jīng)過

7、下列驗(yàn)收程序：檢查訂貨合同協(xié)議、入庫通知單、供貨企業(yè)提供的材質(zhì)證明、合格證、運(yùn)單、提貨通知單等原始單據(jù)與待檢驗(yàn)貨物之間是否相符。對(duì)擬入庫存貨的交貨期進(jìn)行檢驗(yàn)，確定外購貨物的實(shí)際交貨期與訂購單中的交貨期是否一致。對(duì)待驗(yàn)貨物進(jìn)行數(shù)量復(fù)核和質(zhì)量檢驗(yàn)，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專家協(xié)助進(jìn)行。對(duì)驗(yàn)收后數(shù)量相符、質(zhì)量合格的貨物辦理相關(guān)入庫手續(xù)，對(duì)經(jīng)驗(yàn)收不符合要求的貨物，應(yīng)及時(shí)辦理退貨、換貨或索賠。對(duì)不經(jīng)倉儲(chǔ)直接使用的存貨，應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)行檢驗(yàn)。4.2. 公司應(yīng)當(dāng)建立存貨保管制度， 倉儲(chǔ)部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)存貨進(jìn)行檢查， 加強(qiáng)存貨的日常保管工作：因業(yè)務(wù)需要分設(shè)倉庫之情形，應(yīng)當(dāng)對(duì)不同倉庫之間的存貨流動(dòng)辦理出入庫手續(xù)。應(yīng)

8、當(dāng)按倉儲(chǔ)物資所要求的儲(chǔ)存條件貯存， 并建立和健全防火、 防潮、防鼠、防盜和防變質(zhì)等措施。貴重物品、精密儀器和危險(xiǎn)品的倉儲(chǔ)，應(yīng)當(dāng)實(shí)行嚴(yán)格審批制度。公司應(yīng)當(dāng)重視低值易耗品、周轉(zhuǎn)材料等物資的管理控制，防止浪費(fèi)、被盜和流失。4.3. 存貨管理部門對(duì)入庫的存貨應(yīng)當(dāng)建立存貨明細(xì)賬， 詳細(xì)登記存貨類別、編號(hào)、名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、計(jì)量單位等內(nèi)容， 并定期與財(cái)會(huì)部門就存貨品種、 數(shù)量、金額等進(jìn)行核對(duì)。庫記錄不得隨意修改。如確需修改入庫記錄，應(yīng)當(dāng)經(jīng)有效授權(quán)批準(zhǔn)。 4.4. 4.5. 對(duì)于已售商品退貨的入庫， 倉儲(chǔ)部門應(yīng)根據(jù)銷售部門填寫的產(chǎn)品退貨憑證辦理入庫手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后，對(duì)擬入庫的商品進(jìn)行驗(yàn)收。 因產(chǎn)品質(zhì)量問題

9、發(fā)生的退貨，應(yīng)分清責(zé)任，妥善處理。對(duì)于劣質(zhì)產(chǎn)品，可以選擇修復(fù)、報(bào)廢等措施。4.6. 公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)制定倉儲(chǔ)的總體計(jì)劃，并考慮商場(chǎng)布局、商品流程、賣場(chǎng)擺放等因素，相應(yīng)制定人員分工、實(shí)物流動(dòng)、信息傳遞等具體管理制度。4.7. 存貨的存放和管理應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)并進(jìn)行分類編目， 嚴(yán)格限制其他無關(guān)人員接觸存貨，入庫存貨應(yīng)及時(shí)記入收發(fā)存登記簿或存貨卡片， 并詳細(xì)標(biāo)明存放地點(diǎn)。 4.8. 存貨采購應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的規(guī)定進(jìn)行初始計(jì)量， 正確核算存貨采購成本。存貨的領(lǐng)用與發(fā)出制度5.5.1. 公司應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的存貨領(lǐng)用流程和制度。 公司各部門領(lǐng)用材料， 應(yīng)當(dāng)持有生產(chǎn)管理部門及其他相關(guān)

10、部門核準(zhǔn)的領(lǐng)料單。 超出存貨領(lǐng)料限額的， 應(yīng)當(dāng)經(jīng)過特別授權(quán)。5.2. 公司應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的存貨發(fā)出流程和制度。 存貨的發(fā)出需要經(jīng)過相關(guān)部門批準(zhǔn)，大批商品、貴重商品或危險(xiǎn)品的發(fā)出應(yīng)當(dāng)?shù)玫教貏e授權(quán)。 倉庫應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)審批的通知單發(fā)出貨物， 并定期將發(fā)貨記錄同銷售部門和財(cái)會(huì)部門核對(duì)。 存貨發(fā)出的責(zé)任人應(yīng)當(dāng)及時(shí)核對(duì)有關(guān)票據(jù)憑證，確保其與存貨品名、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格一致。5.3. 企業(yè)財(cái)會(huì)部門應(yīng)當(dāng)針對(duì)存貨種類繁多、 存放地點(diǎn)復(fù)雜、 出入庫發(fā)生頻率高等特點(diǎn)，加強(qiáng)與倉儲(chǔ)部門經(jīng)常性賬實(shí)核對(duì)工作， 避免出現(xiàn)將已入庫存貨不入賬或已發(fā)出存貨不銷賬之情形。6. 存貨盤點(diǎn)與處置制度6.1. 公司應(yīng)當(dāng)制定并選擇適當(dāng)?shù)拇尕?/p>

11、盤點(diǎn)制度，明確盤點(diǎn)范圍、方法、人員、頻率、時(shí)間等；6.2. 企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，合理安排人員、有序擺放存貨、保持盤點(diǎn)記錄的完整，及時(shí)處理盤盈、盤虧。對(duì)于特殊存貨，可以聘請(qǐng)專家采用特定方法進(jìn)行盤點(diǎn)；6.3. 存貨盤點(diǎn)應(yīng)當(dāng)及時(shí)編制盤點(diǎn)表， 盤盈、盤虧情況要分析原因， 提出處理意見，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后，在期末結(jié)賬前處理完畢；6.4. 倉儲(chǔ)管理人員應(yīng)通過盤點(diǎn)、清查、檢查等方式全面掌握存貨的狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存貨的殘、次、冷、背等情況。倉儲(chǔ)部門對(duì)殘、次、冷、背存貨的處置，應(yīng)當(dāng)選擇有效的處理方式，并經(jīng)相關(guān)部門審批后作出相應(yīng)的處置；6.5. 存貨的會(huì)計(jì)處理， 應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的規(guī)定。 公司應(yīng)

12、當(dāng)根據(jù)存貨的特點(diǎn)及企業(yè)內(nèi)部存貨流轉(zhuǎn)的管理方式， 確定存貨計(jì)價(jià)方法， 防止通過人為調(diào)節(jié)存貨計(jì)價(jià)方法操縱當(dāng)期損益。 計(jì)價(jià)方法一經(jīng)確定，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨意變更。倉儲(chǔ)部門與財(cái)會(huì)部門應(yīng)結(jié)合盤點(diǎn)結(jié)果對(duì)存貨進(jìn)行庫齡分析， 確定是否需要計(jì)提存貨跌價(jià)準(zhǔn)備。經(jīng)相關(guān)部門審批后，方可進(jìn)行會(huì)計(jì)處理，并附有關(guān)書面記錄材料。驗(yàn)收入庫與保管制度1. 存貨驗(yàn)收制度1.1. 各分店負(fù)責(zé)質(zhì)檢的辦事人員應(yīng)對(duì)來貨“訂單”進(jìn)行檢查，驗(yàn)貨原則：訂貨數(shù)量 =實(shí)際送貨數(shù)量，供貨商多送的貨不能收，嚴(yán)格按照“訂單”收貨對(duì)于有損壞的商品一律拒收。1.2. 各分店負(fù)責(zé)質(zhì)檢的辦事人員在對(duì)供應(yīng)商所持 “訂單” 查驗(yàn)合格后， 指派相應(yīng)商品區(qū)域理貨員與供貨商

13、送貨員憑供應(yīng)商所持本公司的 “訂單” 點(diǎn)驗(yàn)實(shí)物，認(rèn)真核對(duì)商品名稱、規(guī)格、編碼保質(zhì)期等信息，并準(zhǔn)確填寫每個(gè)商品實(shí)收數(shù)量。若有破損商品，則要求供貨商帶回， 破損商品不能入庫； 若有供貨商送貨單某個(gè) （些）商品名稱或條碼等信息與“訂單”上的某個(gè)（些）有差異，則這（些）商品信息上報(bào)營運(yùn)管理部協(xié)調(diào)處理，不予收貨，其他正常商品，繼續(xù)以下步驟。1.3. 驗(yàn)貨完畢后，理貨員與供貨商送貨員在已填寫實(shí)收數(shù)量的“訂單”的簽字，然后將“訂單”傳給營運(yùn)管理部錄入員，錄入員根據(jù)“訂單”制作“進(jìn)貨單”并打印，供貨商送貨員到錄入員處領(lǐng)取“進(jìn)貨單”一式兩聯(lián)，再次與理貨員校對(duì)驗(yàn)貨商品與數(shù)量，核對(duì)無誤后，理貨員與供貨商送貨員簽字，

14、并加蓋商品收貨章，“進(jìn)貨單”供貨商送貨員攜一聯(lián)帶回。1.4. 理貨員憑 “進(jìn)貨單” 的另外一聯(lián)上商品的庫區(qū)庫位對(duì)商品進(jìn)行對(duì)照陳列， 陳列完畢后“進(jìn)貨單”交營運(yùn)管理部負(fù)責(zé)質(zhì)量的辦事人員。1.5. 廠家送貨單一聯(lián)，“進(jìn)貨單”一聯(lián)，由營運(yùn)管理部負(fù)責(zé)質(zhì)量的辦事人員集中匯總轉(zhuǎn)交給總部財(cái)務(wù)部。存貨保管制度2.2.1. 倉庫防火制度保持防火通道暢通無阻，通道上不得有一件物品；保證防火器材完好有效；嚴(yán)禁煙火，任何人不得在庫內(nèi)吸煙和使用打火機(jī)、火柴等；嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品；任何機(jī)動(dòng)車輛不得進(jìn)入庫房。2.2. 倉庫防水制度每逢雨雪，庫管員要認(rèn)真檢查庫房有無漏水之處和地面返潮對(duì)貨物的影響。發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)向主管匯報(bào)

15、；庫房清掃灑水，不得洇濕或浸濕貨物及包裝；飲品不得放置在貨物上面。2.3. 倉庫防戍、防蟲制度嚴(yán)禁在庫房內(nèi)存放食品；經(jīng)檢查庫內(nèi)有無老鼠、螞蟻、蛀蟲，并投放藥品。2.4. 倉庫防盜制度嚴(yán)禁閑雜人員進(jìn)入庫房。庫管員在離開庫房時(shí)，要關(guān)好門窗、鎖好門；庫房鑰匙由庫管員負(fù)責(zé)保管，庫管員不得委托其他任何人代管鑰匙；庫管員必須檢查庫房門窗是否牢固可靠，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向主管匯報(bào)，共同采取措施。2.5. 倉庫例行檢查制度倉管人員每天對(duì)車間倉庫至少進(jìn)行一次安全、 防護(hù)巡查，確保倉庫的安全、衛(wèi)生正常，商品按品種、型號(hào)、規(guī)格堆放整齊，標(biāo)簽朝外；倉庫管理員提前十五分鐘進(jìn)入倉庫對(duì)產(chǎn)品的堆放、標(biāo)識(shí)、及防護(hù)情況進(jìn)行檢查，對(duì)不符

16、合要求的情況及時(shí)給予糾正， 并將檢查及糾正情況登記在 倉庫日檢表上；對(duì)倉庫的防安全，門窗，電路等各方面工作進(jìn)行檢查及維護(hù)，做好倉容倉貌工作。倉庫管理員負(fù)責(zé)對(duì)轄區(qū)內(nèi)產(chǎn)品每一貨號(hào)批號(hào)明示看板的設(shè)置。 倉庫管理員對(duì)所轄區(qū)內(nèi)有哪些貨號(hào)， 產(chǎn)品放哪里， 有多少必須做到心中有數(shù)， 且以看板和臺(tái)帳的形式反映出來， 特別是對(duì)新品種、 型號(hào)產(chǎn)品的入庫必須準(zhǔn)確及時(shí)； 接收的產(chǎn)品必須按貨號(hào)批號(hào)分開堆放整齊， 杜絕不同種類、 型號(hào)商品接收時(shí)集中堆放或同一型號(hào)商品分開放置。出庫與盤點(diǎn)制度3. 存貨發(fā)出制度3.1. 對(duì)自營商品， 柜臺(tái)如需補(bǔ)貨， 應(yīng)由柜臺(tái)向門店倉儲(chǔ)管理人員提出申請(qǐng)， 填寫一式三聯(lián)的“請(qǐng)貨單” ，經(jīng)門店負(fù)責(zé)

17、人簽字后，一聯(lián)交門店倉儲(chǔ)管理人員處。3.2. 門店倉儲(chǔ)人員對(duì) “請(qǐng)貨單” 中貨物及審批核對(duì)后應(yīng)盡快發(fā)出貨物至柜臺(tái)， 并開具一式兩聯(lián)的 “出庫單”由柜臺(tái)簽字后， 一聯(lián)留存，一聯(lián)隨貨同行由柜臺(tái)保管。 3.3. 發(fā)出存貨后門店倉儲(chǔ)人員應(yīng)及時(shí)登記存貨臺(tái)賬，做到賬實(shí)相符。4. 存貨盤點(diǎn)及處理制度4.1. 存貨定期或不定期進(jìn)行盤點(diǎn)， 年度終了前進(jìn)行一次全面的盤點(diǎn)清查。 盤點(diǎn)工作主要由營運(yùn)部和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)組織。4.2. 由營運(yùn)部制訂盤點(diǎn)計(jì)劃， 確定是全面盤點(diǎn)， 還是局部范圍的部門盤點(diǎn)， 向門店、信息中心等相關(guān)盤點(diǎn)部門發(fā)送盤點(diǎn)通知和盤點(diǎn)日程計(jì)劃表。4.3. 準(zhǔn)備工作各門店將商品整理陳列整齊，門店理貨員按商品陳列位置抄錄“手工盤點(diǎn)表”，核對(duì)手抄盤點(diǎn)表的準(zhǔn)確性。根據(jù)盤點(diǎn)日程安排，門店在盤點(diǎn)日營業(yè)完畢后，所有未錄單據(jù)全部錄入，所有未登帳單據(jù)全部審核登帳，保證帳面庫存是最后盤點(diǎn)庫存。4.4. 開始盤點(diǎn)營業(yè)結(jié)束后，實(shí)物盤點(diǎn)開始，理貨員分柜組進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)，并在“手工盤點(diǎn)表”上填寫商品盤點(diǎn)數(shù)量。門店日結(jié)完畢后 ,在門店制作電腦“盤點(diǎn)表” ，并打印。按“手工盤點(diǎn)表”錄入盤點(diǎn)數(shù)量，錄入完畢后，生成盤點(diǎn)差異表。4