人事行政管理工作說明書

1、ii訊科枝股份有眼公司 IViffold Ikchnolo . Litd-人事行政管理工作說明書V1.0管制文件請(qǐng)勿翻印文件名稱：人事行政管理工作說明書撰寫人：彭晉文撰寫時(shí)間：版本號(hào)：V1.0相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽：管理者代表簽字：批準(zhǔn)日期：生效日期：修訂說明:相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽:管理者代表簽字：批準(zhǔn)日期：修訂人：修訂時(shí)間：版本號(hào):修訂說明:相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽:管理者代表簽字：批準(zhǔn)日期：修訂人：修訂時(shí)間：版本號(hào):修訂說明:相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽:修訂說明:相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽：管理者代表簽字:批準(zhǔn)日期:目錄1 目的 42 適用范圍 43 權(quán)責(zé) 44 名詞定義 45 相關(guān)文件 46 內(nèi)容 46.1 人員錄

2、用管理 46.1.1 新員工報(bào)到 6.1.2 新員工試用 6.1.3 新員工轉(zhuǎn)正 6.1.4 合同到期處理 6.2 人員異動(dòng)管理 66.2.1 部門間人力支持 6.2.2 部門間人員調(diào)動(dòng) 6.2.3 職務(wù)任免 6.3 人員離職管理 76.3.1 辭職 6.3.2 辭退 6.3.3 開除 6.3.4 停薪留職 6.4 人員獎(jiǎng)懲管理 8月優(yōu)秀員工獎(jiǎng)勵(lì) 6.4.2 員工嘉獎(jiǎng) 6.4.36.4.46.4.56.4.6警告 記過 降級(jí) 開除 7 輸出文件 / 記錄 91 目的本文件旨在規(guī)范人力資源部門對(duì)公司在職人員管理流程。2 適用范圍本工作說明書適用于鑫訊科技股份有限公司所有部門。總經(jīng)理SPEG 部門

3、經(jīng)理 人力資源經(jīng)理人事法務(wù)助理3 權(quán)責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)人員招聘、解聘的核定工作。并對(duì)項(xiàng)目經(jīng) 理以上級(jí)別的人員任用的核定工作。負(fù)責(zé)本制度的審核、維護(hù)與發(fā)布。 協(xié)助人力資源部門對(duì)人員變動(dòng)的審核工作 對(duì)人員的錄用、調(diào)動(dòng)、離退進(jìn)行審核。并對(duì)項(xiàng)目 經(jīng)理以下級(jí)別人員的任用進(jìn)行核定工作。負(fù)責(zé)具體辦理人員錄用、離退職、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲的 手續(xù)。4 名詞定義辭職辭退開除指員工在合同期內(nèi)，由于個(gè)人原因提出的離職要 求。指員工在合同期內(nèi)，按公司的規(guī)定，無法勝任工 作，由公司提出的離職要求。指員工在合同期內(nèi)，由于嚴(yán)重的違反公司制度， 按公司規(guī)定，強(qiáng)制執(zhí)行的處分。5 相關(guān)文件質(zhì)量手冊 TGI-G001 人事管理制度 人力資源管理作業(yè)程

4、序 TGI-P240 招聘工作說明書 TGI-W2466 內(nèi)容6.1 人員錄用管理人員初選合格后，需經(jīng)過試用期考核合格才可正式錄用6.1.1 新員工報(bào)到按招聘工作說明書經(jīng)崗前培訓(xùn)合格錄用的人員，由人事法務(wù)助理以書 面或口頭形式通知錄用人員報(bào)到。報(bào)到當(dāng)日，新員工必須帶下列資料：一張一寸免冠照片；身份證、戶 口薄、原件和復(fù)印件；學(xué)歷證明原件和復(fù)印件；職稱證明原件和復(fù)印 件，由人事法務(wù)助理負(fù)責(zé)核對(duì)資料的正確性，并對(duì)復(fù)印件進(jìn)行存檔。 同時(shí)簽定勞動(dòng)合同。一份由人力資源部門保存，一份交新員工保存。報(bào)到當(dāng)日，由人力資源經(jīng)理安排人員對(duì)新員工進(jìn)行人事管理制度 的學(xué)習(xí)。報(bào)到當(dāng)日，由人事法務(wù)助理通知總務(wù)人員辦理考勤

5、卡，同時(shí)準(zhǔn)備好工作環(huán)境。新員工辦理完報(bào)到手續(xù)后，人力資源部門領(lǐng)其到用人部門試用，由部 門經(jīng)理接收，并安排工作。6.1.2 新員工試用人事法務(wù)助理應(yīng)按照 人事管理制度 之規(guī)定，每月參照 績效考核工作說 明書的說明，對(duì)新員工進(jìn)行試用期考核。根據(jù)人事管理制度之規(guī)定，如有符合提前轉(zhuǎn)正的人員，人事法務(wù)助理 應(yīng)填寫員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表，注明轉(zhuǎn)正原因，由新員工所在部門經(jīng)理及人 力資源經(jīng)理簽署意見，交總經(jīng)理審核后正式錄用。并由人事法務(wù)助理 將總經(jīng)理簽署的員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表 交財(cái)務(wù)。同時(shí)，由部門經(jīng)理提出 人事任命書，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理以下人員的任命，由 人力資源經(jīng)理簽署后，人事法務(wù)助理向全公司公布，人事法務(wù)助理同時(shí) 更新員工檔案

6、。對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理及以上人員的任命還必須得到總經(jīng)理的 核準(zhǔn)。根據(jù)人事管理制度之規(guī)定，如有不合格人員，人事法務(wù)助理應(yīng)填寫員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表，注明原因，由新員工所在部門經(jīng)理及人力資源部門經(jīng) 理簽署意見，交總經(jīng)理審核后，由人事法務(wù)助理辦理解聘程序。6.1.3 新員工轉(zhuǎn)正人事法務(wù)助理應(yīng)在新員工試用期結(jié)束后三天內(nèi)，就考核成績與所在部 門經(jīng)理充分溝通的前提下，填寫 員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表，注明考核成績，做 出是否錄用及晉級(jí)的決定。交所在部門經(jīng)理及人力資源經(jīng)理核準(zhǔn)，最 后交總經(jīng)理批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)正。人事法務(wù)助理應(yīng)將總經(jīng)理簽署同意后的員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表 存檔，并同步抄送給財(cái)務(wù)作為薪金發(fā)放的依據(jù)。6.1.4 合同到期處理人事法務(wù)助理應(yīng)按與

7、員工簽署的勞動(dòng)合同規(guī)定，在合同到期前一 個(gè)月，召集所在部門經(jīng)理、人力資源經(jīng)理、總經(jīng)理確認(rèn)是否與員工續(xù) 簽合約，同時(shí)確定續(xù)簽合約的時(shí)間。人事法務(wù)助理應(yīng)在員工合同期滿前一個(gè)月將結(jié)果以 MEMO的形式通知 員工，同時(shí)抄送給部門經(jīng)理、人力資源經(jīng)理和總經(jīng)理。對(duì)于需要續(xù)簽合同的員工，由人 事法務(wù)助理辦理勞動(dòng)合同續(xù)簽手續(xù)。對(duì)于不需要續(xù)簽合同的員工，由人事法務(wù)助理以 MEMO的形式通知員 工本人，并抄送給總經(jīng)理，并督促員工領(lǐng)取 人員離職程序表，按正常 離職程序辦理相關(guān)工作交接手續(xù)。對(duì)于辦理正常離職手續(xù)的員工，人事法務(wù)助理應(yīng)按與之簽定的勞動(dòng) 合同相關(guān)規(guī)定辦理員工補(bǔ)償事宜。6.2人員異動(dòng)管理621部門間人力支持此

8、部分工作參照儲(chǔ)備人員管理工作說明書 中的人力支持內(nèi)容執(zhí)行622 部門間人員調(diào)動(dòng)員工若因工作原因，需要更換部門時(shí)，應(yīng)由原部門經(jīng)理填寫人員調(diào)動(dòng)單，由原部門經(jīng)理與新部門經(jīng)理確認(rèn)后交人事法務(wù)助理。對(duì)由于項(xiàng)目 結(jié)案而無合適崗位的人員，調(diào)入人力資源組時(shí)，除要填寫人員調(diào)動(dòng)單夕卜，還必須出具 員工考核量化表?？绮块T的人員調(diào)動(dòng)，需得到總經(jīng)理 的核準(zhǔn)，但由業(yè)務(wù)部門調(diào)入人力資源部門的除外。對(duì)于各類人員的調(diào)動(dòng)，人事法務(wù)助理交總經(jīng)理核準(zhǔn)后向全公司發(fā)出人事任命書。人事法務(wù)助理應(yīng)將人員調(diào)動(dòng)單存檔備案，并及時(shí)更新員工檔案。職務(wù)任免部門經(jīng)理及以上人員的任用，由總經(jīng)理提出，人事法務(wù)起草人事任命書。經(jīng)總經(jīng)理及董事會(huì)核準(zhǔn)后，向全公司

9、公告。項(xiàng)目經(jīng)理人員的任用，由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)起草 人事任命書，人力資源經(jīng) 理根據(jù)鑫訊公司職務(wù)說明書 簽署意見，總經(jīng)理核準(zhǔn)后，由人事法務(wù)助 理向全公司公告。項(xiàng)目經(jīng)理以下人員的任用，由所在部門經(jīng)理起草人事任命書，人力資源經(jīng)理根據(jù)鑫訊公司職務(wù)說明書 確認(rèn)后，交人事法務(wù)助理存檔備案。人事法務(wù)助理在接到人事任命書后，應(yīng)及時(shí)更新員工的檔案6.3人員離職管理631 辭職員工辭職須按與公司簽訂的勞動(dòng)合同中相關(guān)規(guī)定處理。員工主動(dòng)提出辭職須提前30天向公司提出離職申請(qǐng)，發(fā)出 離職申請(qǐng)表。項(xiàng)目經(jīng) 理、部門經(jīng)理收到離職申請(qǐng)后決定是否同意該員工離職，并指定相關(guān) 人員辦理工作交接。部門經(jīng)理批準(zhǔn)后的離職申請(qǐng)表交人事法務(wù)助理備案

10、。員工工作交接完畢后，領(lǐng)取 人員離職程序表，依表內(nèi)各項(xiàng)離職程序依 序辦理完成，并經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)將離職表交給人事法務(wù)助理備案。(A) 部門工作交接項(xiàng)目經(jīng)理填寫本月工作時(shí)間項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)工作交接完成部門主管審查簽字(B) 辦公室檢查到管理員處交還工作間鑰匙；到圖書管理員處交還圖書；到管理員處交還工作間設(shè)備；到管理員處交還員工卡；前臺(tái)人員填寫本月考勤。(C) 人事財(cái)務(wù)檢查到人事部交經(jīng)過批準(zhǔn)的 離職申請(qǐng)表，辦理解除勞動(dòng)合同事宜，交 還合同；到財(cái)務(wù)部檢查有無借支情況；財(cái)務(wù)部填寫應(yīng)付薪資。(D) 總經(jīng)理審核(E) 總經(jīng)理審核后交人事備案。員工按程序辦理完離職手續(xù)后，人事法務(wù)助理可應(yīng)員工要求，為員工 出具離職證

11、明書。辭退人力資源經(jīng)理應(yīng)參照 人事管理制度，對(duì)要進(jìn)行辭退的員工，將原因與 員工說明，并填寫 解聘申請(qǐng)表，報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)。人事法務(wù)助理在接到由總經(jīng)理核準(zhǔn)的 解聘申請(qǐng)表 后，應(yīng)督促員工領(lǐng)取 人員離職程序表，按正常離職程序辦理相關(guān)工作交接手續(xù)。對(duì)于辦理正常離職手續(xù)的員工，人事法務(wù)助理應(yīng)按與之簽定的勞動(dòng)合約相 關(guān)規(guī)定辦理員工補(bǔ)償事宜。633 開除按照人事管理制度，對(duì)達(dá)到開除條件的員工，人事法務(wù)助理需將具體 情況形成報(bào)告，并填寫 解聘申請(qǐng)表，交部門經(jīng)理及總經(jīng)理，由人事法 務(wù)助理組織總經(jīng)理和部門經(jīng)理討論處理方式。對(duì)于確定需要開除的，人事法務(wù)助理應(yīng)督促員工領(lǐng)取人員離職程序表，按正常離職程序辦理相關(guān)工作交接手續(xù)

12、，同時(shí)以 MEMO勺形式，向 全公司公告。正常辦理離職手續(xù)的員工，人事法務(wù)助理應(yīng)按與之簽定的勞動(dòng)合 同相關(guān)規(guī)定辦理員工補(bǔ)償事宜。停薪留職員工辦理停薪留職手續(xù)，須提前 30天向公司提出申請(qǐng)，發(fā)出 離職申請(qǐng) 表。項(xiàng)目經(jīng)理、部門經(jīng)理收到申請(qǐng)后決定是否同意該員工離職并指定 相關(guān)人員辦理工作交接。部門經(jīng)理批準(zhǔn)后的離職申請(qǐng)表 交人事法務(wù)助理備案。員工其它手續(xù)按正常離職手續(xù)辦理。員工回公司上班的時(shí)間根據(jù)各部門實(shí)際用人需要決定，由部門經(jīng)理向 人事發(fā)出人力需求申請(qǐng)單，人事法務(wù)助理報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)出新的 人 事任命書。6.4人員獎(jiǎng)懲管理人員的獎(jiǎng)懲按人事管理制度的相關(guān)規(guī)定處理。人事法務(wù)助理需要督促各部門經(jīng)理按人人事

13、管理制度的相關(guān)規(guī)定對(duì)員工實(shí)施獎(jiǎng)懲動(dòng)作。月優(yōu)秀員工獎(jiǎng)勵(lì)每月月底前，由人事法務(wù)助理通知各部門經(jīng)理提案本部門的優(yōu)秀員工。每月的優(yōu)秀員工，由項(xiàng)目經(jīng)理提名，各部門經(jīng)理確認(rèn)本部門23名優(yōu)秀員工提名，并注明評(píng)優(yōu)秀的理由，以MEMO的形式報(bào)人事法務(wù)助理。人事法務(wù)助理根據(jù)各部門申報(bào)的材料，協(xié)調(diào)各部門經(jīng)理的意見，各部 門評(píng)選12名優(yōu)秀員工。由人事法務(wù)助理 MEMO的形式，向總經(jīng)理建 議獎(jiǎng)勵(lì)的方式。總經(jīng)理核準(zhǔn)后由人事法務(wù)執(zhí)行。人事法務(wù)助理應(yīng)將每月優(yōu)秀員工的評(píng)選結(jié)果及原因，向全公司公告。 并更新員工檔案。642 員工嘉獎(jiǎng)對(duì)完成某一計(jì)劃有成效，表現(xiàn)優(yōu)異或?yàn)楣沮A得榮譽(yù)的員工，由部門經(jīng)理提名，并寫明嘉獎(jiǎng)原因及建議的嘉獎(jiǎng)方

14、式，以 MEMO的形式報(bào)總 經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理核準(zhǔn)后，抄送給人事法務(wù)助理備案。人事法務(wù)助理同時(shí)向全公司公告。并更新員工檔案。643 警告按人事管理制度 規(guī)定，對(duì)要給予警告處分的員工，由部門經(jīng)理以 MEMO的形式寫明警告的原因，抄送人事法務(wù)助理備案。人事法務(wù)助理同時(shí)向全公司公告。并更新員工檔案。644 記過按人事管理制度 規(guī)定，對(duì)要給予記過處分的員工，由部門經(jīng)理以MEMO的形式寫明記過的原因，交由總經(jīng)理確認(rèn)后，抄送人事法務(wù)助 理備案。人事法務(wù)助理同時(shí)向全公司公告。并更新員工檔案。6.4.5 降級(jí)按人事管理制度 規(guī)定，對(duì)要給予降級(jí)處分的員工，由部門經(jīng)理以 MEMO的形式寫明降級(jí)的原因，送交人事法務(wù)助理，人事法務(wù)助