物業(yè)公司程序文件鑰匙管理程序

1、管理規(guī)范示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-361編號：_物業(yè)公司程序文件鑰匙管理程序?qū)徍耍篲時間：_單位：_物業(yè)公司程序文件鑰匙管理程序用戶指南：該管理規(guī)范資料適用于管理中，為使規(guī)則公開化，讓所有人保持集體的協(xié)調(diào)，維護集體的利益，從而充分發(fā)揮團體的力量，實現(xiàn)管理有法可依，內(nèi)部運行有規(guī)則保障。可通過修改使用，也可以直接沿用本模板進行快速編輯。物業(yè)公司程序文件：鑰匙管理程序1.目的加強鑰匙管理，消除安全隱患。2.范圍適用于物業(yè)公司鑰匙管理工作。3.定義顧客鑰匙：地產(chǎn)委托代管鑰匙（含未出售的房屋鑰匙、出售后業(yè)主未辦入住的鑰匙、地產(chǎn)公司管理用鑰匙等）；因

2、返修和入戶維修、代理租售等由業(yè)主（使用人）委托代管的鑰匙。管理用鑰匙：除顧客鑰匙以外的所有鑰匙。包括辦公、公用區(qū)域內(nèi)的鑰匙等。4.職責部門/崗位工作職責管理處負責人負責鑰匙管理的監(jiān)督、檢查及鑰匙配制的批準工作管理處鑰匙管理員負責管理處所有鑰匙的接收、領(lǐng)/借用、保管和配制等相關(guān)具體工作的落實部門鑰匙管理員負責部門所使用鑰匙的接收、借用、保管等鑰匙使用人負責保證所借用鑰匙的正常使用，按時歸還5.方法及過程控制5.1鑰匙的統(tǒng)一管理及分配5.1.1由管理處鑰匙管理員對管理處所接收的鑰匙，按顧客鑰匙和管理用鑰匙分別列制鑰匙清單。5.1.2各部門可以根據(jù)實際工作需要，將日常使用或緊急備用鑰匙長期借出，作為

3、部門常用鑰匙，但借出時間不應(yīng)超過半年。部門需設(shè)置兼職鑰匙管理員，對部門所需鑰匙統(tǒng)一借出并管理。如超過期限，則須向管理處鑰匙管理員辦理續(xù)借手續(xù)。5.1.3鑰匙使用人如需長期使用部門常用鑰匙，需到部門鑰匙管理員處申請并辦理長期借用手續(xù)。如需借用的鑰匙非本部門常用鑰匙，可直接到管理處鑰匙管理員處辦理借用手續(xù)。如需借用的鑰匙被其他部門作為常用鑰匙統(tǒng)一借出，鑰匙使用人則可到該部門鑰匙管理員處辦理借用手續(xù)。5.1.4鑰匙管理員負責鑰匙的接收、領(lǐng)用、保管、配制，所有鑰匙的借出都應(yīng)填寫鑰匙使用登記表。其間，由于鑰匙借用而發(fā)生的問題，由鑰匙借出人員負責。5.1.5所有鑰匙應(yīng)當天借用當天歸還，如借出鑰匙當天不能歸

4、還，則需到管理處鑰匙管理員處辦理長期借用手續(xù)。5.1.6鑰匙管理員或當值人員每天下班前應(yīng)清點鑰匙數(shù)量，發(fā)現(xiàn)鑰匙未歸還應(yīng)及時追回，如有異常應(yīng)在鑰匙使用登記表的"備注"欄中記錄5.2管理用鑰匙的管理5.2.1管理用鑰匙的更換、配制5.2.1.1任何人未經(jīng)管理處負責人許可不得私自配制鑰匙，若因工作需要配制或鑰匙損壞時，須由管理處鑰匙管理員填寫鑰匙配制申請表，報管理處負責人同意后方可配制。5.2.1.2門鎖損壞或鑰匙丟失（包括一套鑰匙中丟失任何一把）必須重新更換門鎖，應(yīng)填寫鑰匙配制申請表，報管理處負責人審批后予以更換，同時應(yīng)查明原因，如屬人為原因，應(yīng)追究責任。5.2.1.3重點部位

5、門鎖的更換應(yīng)在24小時之內(nèi)完成（節(jié)假日時可口頭報管理處負責人同意），所更換的鑰匙交管理處鑰匙管理員在鑰匙清單上予以登記。無論何種原因，如果存在外部人員、離職人員等可以用鑰匙進出這些部位的情況，必須更換門鎖。5.2.2管理用鑰匙的保管5.2.2.1管理處鑰匙管理員負責將所有鑰匙分類加以標識，并確保標識清晰及持久性。5.2.2.2管理用鑰匙應(yīng)統(tǒng)一存放在管理處或部門鑰匙柜內(nèi)，除員工因工作需要長期借出鑰匙外，其它鑰匙必須統(tǒng)一保管。5.2.2.3部門鑰匙柜鑰匙應(yīng)在管理處備份，存放于管理處鑰匙柜內(nèi)。5.2.2.4管理處/部門鑰匙管理員休假或外出時須把鑰匙柜的鑰匙交給管理處負責人/部門負責人，接收人須在鑰匙

6、使用登記表上簽名確認。5.2.3管理用鑰匙的使用5.2.3.1鑰匙遺失須即刻報告部門負責人或鑰匙管理員，由部門負責人做出處理意見，鑰匙管理員在鑰匙使用登記表"備注"欄中說明。5.2.3.2部門人員調(diào)動、離職，鑰匙管理員負責收回其持有的鑰匙，并將變更情況在鑰匙清單上記錄。5.3顧客鑰匙的管理5.3.1在房屋移交驗收時，管理處鑰匙管理員接收所有房屋鑰匙，列出鑰匙清單，并填寫顧客鑰匙/物品領(lǐng)用清單中顧客鑰匙一欄。房屋交付時發(fā)放鑰匙可參考房屋交付手續(xù)辦理工作程序。5.3.2如顧客委托管理處提供居家服務(wù)時要求代管鑰匙，管理處應(yīng)盡量委婉拒絕；如顧客堅持或有其他特殊原因需要代管鑰匙的，經(jīng)

7、部門負責人同意，管理處負責人批準后方可接收，并由管理處鑰匙管理員保管，具體流程執(zhí)行顧客財產(chǎn)管理程序。5.3.3因返修、代理租售等原因需為顧客代管鑰匙，須填寫顧客委托（收回）鑰匙登記表，管理處鑰匙管理員負責鑰匙的接收、借、還等手續(xù)。顧客委托和領(lǐng)回時均須在顧客委托（收回）鑰匙登記表中簽字確認。5.3.4如須更換顧客門鎖必須由管理處負責人與顧客溝通，獲得顧客書面同意方可更換。5.3.5顧客鑰匙借用的控制5.3.5.1施工維修單位進入轄區(qū)作業(yè)施工，施工單位責任人必須持有地產(chǎn)項目處或顧客服務(wù)中心簽發(fā)的入戶維修承諾書到物業(yè)鑰匙管理員處領(lǐng)取鑰匙。5.3.5.2鑰匙管理員必須對施工維修單位所持入戶維修承諾書及

8、其身份證進行收驗核實無異議后，發(fā)放所需要領(lǐng)取的鑰匙。5.3.5.3業(yè)主辦理入住時，必須認真填寫顧客鑰匙/物品領(lǐng)用清單的相關(guān)內(nèi)容，做好鑰匙的交接；如業(yè)主有預留鑰匙存在管理處，需填寫顧客委托（收回）鑰匙登記表。5.3.5.4業(yè)主需要借用鑰匙時，應(yīng)出具有效身份證明或能證明為房屋所有人的有效證據(jù)，管理處鑰匙管理員方可借出，并填寫鑰匙使用登記表。5.4鑰匙清查:5.5.1每日下班前，鑰匙管理員必須對照鑰匙使用登記表清點所有借用鑰匙的數(shù)量，如有異常情況做好記錄及時向部門負責人匯報，并追究相關(guān)人員的責任。5.5.2每周鑰匙管理員必須依據(jù)鑰匙清單清點鑰匙數(shù)量并進行整理，結(jié)合工作需要，對鑰匙管理提出合理化建議逐級上報。5.5.3每月鑰匙管理員必須對鑰匙管理的質(zhì)量記錄相關(guān)內(nèi)容系統(tǒng)檢查整理成冊，交由所在部門統(tǒng)一存檔。6.支持性文件TJVKWY6.1-K01房屋交付手續(xù)辦理工作程序TJVKWY7.5.4-K02顧客財產(chǎn)管理程序7.質(zhì)量記錄表格TJVKWY7.