關(guān)注ERP項目中的隱含成本(一)

1、關(guān)注ERP工程中的隱含本錢一實施ERP是一個驚人的工程，投資之大足以令最鎮(zhèn)靜的CFO有點發(fā)慌。 在ERP開始產(chǎn)生效益之前，除了軟件本錢預(yù)算外，財務(wù)經(jīng)理還應(yīng)該考 慮咨詢、返工、集成測試以及一長串其他費用。低估對員進(jìn)行新工作 流程的培訓(xùn)費用；沒有考慮數(shù)據(jù)庫集成需要；忽略需要額外的軟件去 復(fù)制舊的報告格式；不像實施其他信息系統(tǒng)，在做預(yù)算和做方案時的 疏忽可能使實施ERP的本錢急劇上升，甚至不可控制。毫無疑問，制定預(yù)算時，不同的公司有不同的困難。實施過ERP也稱企業(yè)資源管理軟件，ERM的公司都有相同的經(jīng)驗，經(jīng)常會低估或漏 掉某些本錢。根據(jù)這個行業(yè)經(jīng)驗人士的觀點，以下五個方面是最可能 導(dǎo)致預(yù)算超支的。一

2、、培訓(xùn)實施過ERP的人一致認(rèn)為，培訓(xùn)費用是最難控制的預(yù)算工程。 一般來說，這些人不會完全無視培訓(xùn)費用，但往往會低估培訓(xùn)費用。ElfAtochem北美公司的副總裁、CIO,也是積極贊同引進(jìn)SAPR/3系統(tǒng)的 RobertM.Rubin提出了一條估計ERP培訓(xùn)費用的不變規(guī)那么：即使你堅持我的規(guī)那么，花在SAP系統(tǒng)上的培訓(xùn)費用和時間仍將遠(yuǎn)超過你的預(yù)期。 “培訓(xùn)費用之所以高是因為除了學(xué)習(xí)軟件界面外，幾乎每個員工都必須 學(xué)一套全新的流程。 以一位在 Monsanto 工廠裝卸碼頭負(fù)責(zé)接收運來的 原材料的職員為例，Cissell說，在SAP系統(tǒng)中，那位職員現(xiàn)在變成了 會計員。 “因為這位職員是將新存貨直接

3、鎖進(jìn)了一個活的系統(tǒng),一丁點 錯誤都將立即對帳簿產(chǎn)生影響。一旦每位接受員工都有權(quán)進(jìn)入系統(tǒng),工廠的數(shù)據(jù)復(fù)核員不能像以前那樣簡單地成批地查看數(shù)據(jù)；如果需要 的話，現(xiàn)在他們必須要能夠查明每一筆數(shù)據(jù)錄入的來源去證明其正確 性，各級員工必須承當(dāng)不同的責(zé)任。Cissell說， ER的技術(shù)實施不是很多，軟件安裝雖然工作量很大，但它不是很難。然而，它強(qiáng)迫你在 管理上要做許多改變。 “這種管理改變所需的費用包含在培訓(xùn)費用預(yù)算 內(nèi)。當(dāng)必須要壓縮開支時，人們往往是最先壓縮培訓(xùn)費用，這是一個最大的錯誤。GartnerGroup的商業(yè)應(yīng)用軟件研究部主管 Chrisjones說，一次 成功的培訓(xùn)，其費用至少應(yīng)占到整個工程預(yù)

4、算的10%.最好占 15%.那些在培訓(xùn)費用上太克扣的公司以后將為此付出更高的本錢。 盡管不能也不應(yīng)該防止培訓(xùn)費用， 但仍有方法控制其本錢。CurwoodGroup是一家為快餐、干酪、蜜餞及其他易包裝的產(chǎn)品生產(chǎn)包 裝紙的公司。該公司通過 “培訓(xùn)培訓(xùn)員 (trainthetrainer )的方式，使當(dāng) 地的職員負(fù)責(zé)為公司14個生產(chǎn)網(wǎng)點的員工培訓(xùn)ERP軟件。每一網(wǎng)點的 培訓(xùn)員負(fù)責(zé)評估各自的培訓(xùn)需求，并通過與職工一同實際操作的方式 進(jìn)行指導(dǎo)。通過平安管理他們做雙倍的工作，并有權(quán)使用ERP軟件，按照Curwood公司MIS主管Carlosmonssen的看法，這對 Marshall軟 件來說是一個相對容

5、易的任務(wù)。二、集成和測試負(fù)責(zé)Monsanto公司的SAP實施的IT主管GaryBanks說，“SA系統(tǒng)比 較復(fù)雜，它們運行良好，但與它接口很難。測試ERP與公司其他軟件 之間的連接，這種連接必須建在多個案例的根底上， 在作本錢預(yù)算時， 測試連接費用常常被公司遺漏。 Monsanto 公司有針對后勤、稅收、生 產(chǎn)方案、條形碼等方面的專用附加軟件。Banks說，那些軟件與ERP的 連接工作消耗的時間和費用均超出開始時的預(yù)算。一般情況下，不要去想修改 ERP產(chǎn)品的核心代碼，除非用戶認(rèn)為：為 了與某個關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程相匹配而修改軟件，將會產(chǎn)生非常大的具體的 經(jīng)濟(jì)利益；否那么程序修改一旦開始，集成、測試和維

6、護(hù)系統(tǒng)的本錢開 支將非常巨大。從面向過程的觀點看，測試ERP集成的工作是必要的。經(jīng)驗人士建議，測試時，不要用虛擬的數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，然后讓數(shù)據(jù)穿過一個個程序； 最好是運行一次真正的采購定單，從定單錄入。運輸直至收到貨款這 樣一個完整的 “定單 -現(xiàn)金流穿過系統(tǒng)，這個過程最好讓以后將要做這 些工作的員工一起參與。三、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換從原系統(tǒng)向ERP系統(tǒng)轉(zhuǎn)換公司的信息，包括顧客和供給商記錄、產(chǎn)品設(shè)計數(shù)據(jù)等等，要花費大量資金。其實原系統(tǒng)中大多數(shù)數(shù)據(jù)都存在著 這樣那樣的問題，但要公司接受這個事實就像要家長成認(rèn)他兒子缺心 眼一樣困難。大多數(shù)公司一直要等到必須把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到ERP軟件包要求的新客房效勞器時，才成認(rèn)他們的數(shù)據(jù)確實缺陷不少，其結(jié)果很可 能低估了數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換本錢。但即使是干凈的數(shù)據(jù)也必須接受檢查，使之 與ERP實施過程時所要求的流程修正相匹配。例如，ElfAtochem公司的Rubin說，將原系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到SAP系統(tǒng)， 我們做了很多工作。該公司抓住此次ERP數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換之機(jī)，不僅鏟除了 數(shù)據(jù)錄入不一致的現(xiàn)象比方，名為 EIduPontdeNemours 的客房可能 被錄為DuPont, DuPont等等，這樣造成同一客戶被誤認(rèn)為幾個客戶， 而且利用這一時機(jī)增加了新的數(shù)據(jù)字段，從而使系統(tǒng)運行更加有效。