質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行如何與日常工作相結(jié)合分析研究

1、質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系文件如何與日常管理工作有效結(jié)合分析研究一、目前管理體系程序文件存在的問題目前,企業(yè)部分員工對質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系文件(以下簡稱管理體系的認(rèn)識僅僅停留在文字上,認(rèn)為管理體系文件是正常工作之外的額外負(fù)擔(dān),不是本部門或本人的實際工作;導(dǎo)致管理體系文件與實際兩張皮;每到內(nèi)審或外審前,各部門集中人力時間搞突擊,突擊做應(yīng)付審核的記錄等;程序文件管理層次存在缺陷,不能實現(xiàn)持續(xù)改進(jìn),如部門目標(biāo)與公司目標(biāo)不能銜接,脫釣,在實際的部門目標(biāo)分解時感到茫然,不知所為;過程管理存在不足,因?qū)^程的識別不到,造成管理的缺失或不到位,過程出現(xiàn)問題后,不能及時采取有效的糾正措施,導(dǎo)致部分問

2、題反復(fù)出現(xiàn);預(yù)防性控制做不到位,出現(xiàn)一些無預(yù)見的問題,導(dǎo)致半成品或產(chǎn)品不合格,進(jìn)行返工或降級,造成損失;程序文件取得的成效不佳,每年總結(jié)工作時,領(lǐng)導(dǎo)看不到程序文件帶來的作用與效益,使程序文件管理工作在公司整體管理中的位置大打折扣,使公司對程序文件管理工作的作用失去信心;二、原因分析有其果必有其因,以上問題已經(jīng)嚴(yán)重影響到了企業(yè)的發(fā)展與程序文件管理工作的正常運(yùn)行,必須針對以上現(xiàn)象,進(jìn)行分析,找出癥結(jié),對癥下藥,努力改進(jìn),使程序文件管理作為一種有效的管理工具真正為企業(yè)服務(wù),提高企業(yè)的競爭力。經(jīng)過分析后,我們認(rèn)為,問題的原因主要集中在:2.1程序文件管理的組織作用發(fā)揮得不夠,對整個程序文件管理的實質(zhì)及

3、作用普及不夠,培訓(xùn)不夠,沒有將程序文件管理的精要實質(zhì)提煉傳達(dá),沒有真正了解程序文件管理,導(dǎo)致“工作程序文件兩張皮”;管理者代表作為程序文件運(yùn)行的直接指揮者,如果不能將程序文件管理的實質(zhì)宣貫到位,不能變作一種有效的管理方法深入人心,特別是不能通過有效運(yùn)行,使企業(yè)的發(fā)展取得實效,就直接導(dǎo)致公司各級員工將程序文件管理工作當(dāng)作是負(fù)擔(dān)的問題出現(xiàn),甚至使人們對整個程序文件的作用產(chǎn)生懷疑。2.2程序文件自身的工作過程識別不到位,導(dǎo)致實現(xiàn)目標(biāo)的各種策劃工作不完善,目標(biāo)不能很好完成。這是導(dǎo)致部門目標(biāo)分解不具體,程序文件運(yùn)行效果差的執(zhí)行層面的原因;搞不清問題是程序文件自身出現(xiàn)問題的直接反映:如何使程序文件深入人心

4、;公司的所有相關(guān)方對程序文件的需求是什么;如何對程序文件的目標(biāo)進(jìn)行設(shè)置;如何進(jìn)行職責(zé)分配與資源配置;如何監(jiān)督;如何預(yù)防發(fā)生問題,或?qū)嵤┘m正;如何實現(xiàn)持續(xù)改進(jìn);如何使公司的各個管理部門自覺應(yīng)用程序文件等等得不到有效的策劃與建立。2.3資源的配置管理不適宜,使程序文件運(yùn)行的組織性支撐得不到有效保證,是致使程序文件管理出現(xiàn)效果不理想的直接原因。在程序文件管理意識培訓(xùn)到位及策劃過程管理到位后,還不能解決程序文件管理的有效性問題,組織中程序文件管理的主體人員如果不能確定并保證時,將導(dǎo)致一切策劃與計劃失敗?！捌髽I(yè)的競爭,歸根結(jié)底是人才的競爭”這一句話同樣適用于程序文件管理中的審核員的管理;各部門程序文件管

5、理工作的主體人員數(shù)量與能力是關(guān)鍵。2.4程序文件管理工作的具體方案策劃水平影響到程序文件運(yùn)行效果沒有好的工作方法,將直接影響到程序文件管理的效率。在現(xiàn)實的程序文件管理過程中,方法很多,但過程的管理方法是程序文件中推薦使用的,證明有效的方法,與實際工作的結(jié)合,將提高管理的效率。2.5常規(guī)管理中的監(jiān)督考核不到位是程序文件管理運(yùn)行效率低的原因之一如果不能及時對程序文件管理中的問題責(zé)任人進(jìn)行處理并糾正與考核,則程序文件管理就缺乏了嚴(yán)肅性,使整體工作效果與執(zhí)行的動力大打折扣。監(jiān)測考核獎罰能夠有效疏導(dǎo)程序文件管理參與人員的價值取向,確保程序文件管理的有效開展。以前的工作中沒有很好執(zhí)行也是一項原因。三、采取

6、的改進(jìn)方案與措施根據(jù)以上原因分析,主要采取了如下的措施:3.1領(lǐng)導(dǎo)重視,從最高管理者開始,理解應(yīng)用推廣程序文件管理并提供組織與權(quán)力的保證:管理者代表在明白了上述的問題及原因后,及時與最高管理者進(jìn)行溝通,征得領(lǐng)導(dǎo)的理解與認(rèn)可,特別是當(dāng)最高管理者清楚地意識到程序文件管理的實質(zhì)與作用時,程序文件管理的戰(zhàn)略性管理位置應(yīng)付得到確認(rèn)。在程序文件管理的主要位置確立后,如何執(zhí)行就成了主要矛盾。為了在整個公司推行程序文件管理,我們采取了會議、通知、文件等管理形式提供程序文件管理的組織與權(quán)力保證。通過這些方式明確表達(dá)公司最高管理層推廣程序文件管理的信心與決心,這是保證程序文件管理成功的第一步。比如:下發(fā)文件,要求

7、所有中層以上干部必須通過程序文件內(nèi)審員的培訓(xùn)與考試合格,否則不得擔(dān)任中層以上干部?？荚嚥患案?交納補(bǔ)考費(fèi)重新考試直至合格,這一措施保證各級組織對程序文件管理的初步認(rèn)識,降低推廣的阻力;提拔晉升干部時,優(yōu)先從程序文件管理人員隊伍中選擇。對各部門的程序文件管理人員進(jìn)行任命,以文件形式下發(fā),并對所有參與程序文件管理的人員進(jìn)行月度工資津貼,當(dāng)進(jìn)行相應(yīng)的管理活動時,再根據(jù)出勤與業(yè)績進(jìn)行相應(yīng)的工資補(bǔ)貼。這一措施是領(lǐng)導(dǎo)對程序文件工作重視的具體體現(xiàn),使公司全體員工清楚地意識到公司對程序文件工作的重視程度,從正面引導(dǎo)各項工作與程序文件管理的結(jié)合。3.2全員參與是一種原則,可以通過“星星之火,可以燎原”的模式實現(xiàn)

8、為保證全員參與,公司在程序文件覆蓋到的各個部門設(shè)置程序文件管理員,簡稱程序文件員,在重要部門如質(zhì)量管理部門、技術(shù)研發(fā)部門、生產(chǎn)關(guān)鍵崗位設(shè)立多名程序文件管理員,將他們當(dāng)作程序文件工作的宣傳者、執(zhí)行者、監(jiān)督者,教練員、指導(dǎo)員、戰(zhàn)斗員,保證全員參與原則的實現(xiàn)。此處我們將程序文件的內(nèi)部審核員概念轉(zhuǎn)換為程序文件管理員的目的是,淡化程序文件管理工作與部門具體管理的區(qū)別,真正將程序文件管理做為一種管理工具進(jìn)行推廣,如同在實際工作生活中將英語語言、計算機(jī)操作、車輛駕駛技術(shù)一樣,將程序文件管理的方法當(dāng)做一項管理工具用于解決實際工作中的問題,而不再將程序文件工作當(dāng)做一種具體的工作內(nèi)容;通過對程序文件管理人員的管理

9、,定期將他們組織在一起進(jìn)行培訓(xùn)溝通,提高他們的意識,燃發(fā)他們的激情,使整個程序文件組織如同一團(tuán)熊熊烈火,從而指導(dǎo)公司的程序文件管理;當(dāng)溝通會議結(jié)束后,他們回到各自的部門后,如同燎原星火,帶動全員參與,全員應(yīng)用,共同推動程序文件管理工作。可以稱為“聚是一團(tuán)火散作燎原星”的全員參與方式;3.3人力資源保證,提高部門程序文件管理員的能力是做好程序文件管理工作的根本保證程序文件的推廣與應(yīng)用需要大量的適宜的程序文件工作人員,為做好這一工作,我們分步實施:制定程序文件管理員制度:對程序文件管理員的工作內(nèi)容、工作要求、權(quán)利義務(wù)、待遇、考核及基本的入選條件等進(jìn)行規(guī)定,使工作有明確的指導(dǎo);程序文件管理員隊伍組建

10、:根據(jù)程序文件管理員制度,公司在管理者代表下設(shè)立兼職程序文件管理專員,負(fù)責(zé)公司的程序文件日常管理工作;在各部門設(shè)立兼職程序文件管理員,負(fù)責(zé)部門內(nèi)部的程序文件管理工作;各部門員工自行報名或部門推薦,部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),統(tǒng)一報公司組建涵蓋各部門的程序文件管理員隊伍;程序文件管理員的培訓(xùn):對組建的程序文件員隊伍,統(tǒng)一思想認(rèn)識,利用各種培訓(xùn)機(jī)會,使其掌握標(biāo)準(zhǔn)、手冊、程序文件、審核方法及日常的管理方法,統(tǒng)一對程序文件管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的理解,保證行動的一致性;培訓(xùn)內(nèi)容上,我們根據(jù)公司的實際管理狀況及行業(yè)特點,分別進(jìn)行了相應(yīng)的專業(yè)知識培訓(xùn)、國內(nèi)外先進(jìn)管理經(jīng)驗的培訓(xùn)(如通用的持續(xù)改進(jìn)、麥肯錫的溝通技術(shù)等、內(nèi)部審核案例的

11、講解剖析、專項審核的實習(xí)等,以提高其對程序文件管理的認(rèn)識與應(yīng)用水平的提高;改進(jìn)培訓(xùn)方式,提升培訓(xùn)效果,課堂上,改變傳統(tǒng)的填鴨式教學(xué),實行分組管理,展開小組課堂競賽與教學(xué)互動,當(dāng)場進(jìn)行獎罰兌現(xiàn);對培訓(xùn)效果的考評上,每個培訓(xùn)課題進(jìn)行書面考試,不及格的要補(bǔ)考,保證培訓(xùn)效果,促進(jìn)程序文件管理員的水平提高;目前,所有程序文件管理員已經(jīng)具備了初級的內(nèi)部審核員水平； 程序文件管理員的日常管理： 根據(jù)程序文件管理員的基本素質(zhì)與 業(yè)務(wù)能力以及部門專業(yè)的不同， 對所有的程序文件管理員進(jìn)行分組管 理，每小組指定綜合業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的成員擔(dān)任組長，負(fù)責(zé)小組成員的活 動組織、培訓(xùn)指導(dǎo)、作業(yè)審查、溝通信息匯總等職能；同時每組指

12、派 一名教練員，由審核經(jīng)驗豐富的老審核員擔(dān)任，對小組內(nèi)成員在審核 及學(xué)習(xí)的過程中進(jìn)行專門指導(dǎo)，快速提升程序文件管理員的水平；由 公司級的程序文件管理專員擔(dān)任班長， 負(fù)責(zé)程序文件員小組的組織管 理，對各小組的活動出勤及考核成績進(jìn)行記錄分析評比；管理者代表 作為總教練，進(jìn)行年度月度培訓(xùn)，審核表檢查，審核作業(yè)講解等，對 公司程序文件運(yùn)行中出現(xiàn)的問題進(jìn)行檢查預(yù)警，糾正處理，分析改進(jìn) 實施工作布置等； 程序文件管理員的評聘與考核： 根據(jù)歷次培訓(xùn)效果及實習(xí)審核成 績，對符合內(nèi)部審核員評聘標(biāo)準(zhǔn)的，通過公司文件聘任為公司不同級 別的審核員 （分為五個級別： 首席審核員、 高級審核員、 中級審核員、 初級審核員

13、、實習(xí)審核員） ，對達(dá)不到規(guī)定要求的，仍然留在程序文 件管理員隊伍中進(jìn)行跟班學(xué)習(xí)，并解決本部門的程序文件管理問題。 對公司所有程序文件員、審核員實際的培訓(xùn)考勤、培訓(xùn)成績、程序文 件月度工作分析、內(nèi)審、外審、持續(xù)改進(jìn)情況等進(jìn)行年度考核，決定 續(xù)聘或解聘。 3.4 重在應(yīng)用，變長為短，每月結(jié)合本部門的實際工作進(jìn)行程序 文件管理自查 改變原有的每年一次內(nèi)審為每月一次內(nèi)審， 變單純的應(yīng)付形式的 內(nèi)部審核為結(jié)合部門實際工作的程序文件審核。 各個部門的程序文件員通過培訓(xùn)后， 結(jié)合部門的工作目標(biāo)及目標(biāo) 分解后的措施應(yīng)用程序文件管理知識進(jìn)行程序文件工作的自查。包 括：對月度工作 KPI 進(jìn)行分解，明確各個崗位

14、的具體量化指標(biāo)、實現(xiàn) 目標(biāo)指標(biāo)的措施、措施執(zhí)行的依據(jù)（標(biāo)準(zhǔn)、制度、SOP、表格、記錄） 、 過程的記錄、控制指標(biāo)的檢查、出現(xiàn)偏差后的影響評價、糾正與糾正 措施、改進(jìn)要求等各個要素。通過對以上要素的檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時 改正，同時提出改進(jìn)意見，形成月度檢查記錄，作為評價部門程序文 件工作及部門程序文件員業(yè)績的依據(jù)。 月度部門程序文件工作自查記錄表，對部門的工資收入產(chǎn)生影 響；同時對所有部門的程序文件工作檢查表進(jìn)行評分，按得分多少進(jìn) 行獎罰，對程序文件自查表做得較好的前三名的進(jìn)行現(xiàn)金獎勵，對最 后一名進(jìn)行現(xiàn)金處罰。 通過以上方式保證程序文件工作的日常化， 促進(jìn)程序文件管理工 具在日常管理工作中的應(yīng)用

15、，消除程序文件與日常工作兩張皮的現(xiàn) 象。 3.5 針對重大或反復(fù)出現(xiàn)的問題，及時開展專項審核 在公司每半月一次的部門例會上，各部門對其運(yùn)行結(jié)果、目標(biāo)指 標(biāo)的完成情況進(jìn)行匯總分析，指出存在的問題，進(jìn)行分析并提出改進(jìn) 措施。公司管理者代表及管理專員列席會議，對重大問題或反復(fù)出現(xiàn) 的問題進(jìn)行收集并分析，結(jié)合公司的整體目標(biāo)，形成專題，展開專項 審核。 專項審核問題形成后，明確提出審核的重點及要達(dá)到的目的，有 選擇地安排審核員組成審核小組展開審核活動?；顒悠陂g，問題部門 必須按照審核計劃進(jìn)行全方位的配合，接收審核；通過對問題產(chǎn)生涉 及過程的全面徹底調(diào)查，經(jīng)分析后提出改進(jìn)意見，轉(zhuǎn)由相應(yīng)的管理部 門執(zhí)行糾正

16、并提出糾正措施改進(jìn)， 根據(jù)糾正措施的性質(zhì)進(jìn)行不同的跟 蹤驗證。 在專項審核過程中，各程序文件管理員在審核與接收審核過程 中，體會到了管理的要求與教訓(xùn)，總結(jié)或借鑒了好的工作經(jīng)驗，在實 際的審核實習(xí)過程中同時進(jìn)行了有效的培訓(xùn)， 通過專項審核活動的后 案例分析討論過程，進(jìn)行審核員能力的提高。專項審核的開展有效的 推動了公司日常管理工作的良性發(fā)展， 使程序文件管理產(chǎn)生了直接的 效益。 3.6 嚴(yán)格考核獎罰兌現(xiàn)，強(qiáng)力推進(jìn)程序文件管理 嚴(yán)格程序文件管理員的管理， 對不能及時參加公司集體活動的程 序文件管理員進(jìn)行相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，在當(dāng)月工資中兌現(xiàn)；并對其主管 領(lǐng)導(dǎo)總監(jiān)進(jìn)行公司通報批評， 對程序文件管理員的月度程序文件檢查 表進(jìn)行評分后，做得較好的，進(jìn)行獎勵，對較差的進(jìn)行工資處罰； 對程序文件審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題要求整改的， 如果部門不能按 時完成，對其系統(tǒng)總監(jiān)進(jìn)行重罰，以促進(jìn)整體管理工作的提升。 3.7 及時總結(jié)、及時改進(jìn)及時更新，促進(jìn)程序文件管理工作的有 效性 通過對程序文件管理員的日常管理，及時進(jìn)行相應(yīng)的總結(jié)分析， 如對程序文件員的組成與成績進(jìn)行分析判斷， 找出相應(yīng)的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn) 行適時的培訓(xùn)，提高其基本的工作能力； 針對部門程序文件自查表中發(fā)現(xiàn)的問題及實際工作中存在的問 題及時進(jìn)行相應(yīng)的專題限時完成改進(jìn)或?qū)ｍ棇徍嘶顒樱?促進(jìn)企業(yè)的發(fā) 展； 根據(jù)程序文件活動