精品資料（2021-2022年收藏）制造行業(yè)合同管理系統(tǒng)解決方案

1、目錄合同管理系統(tǒng)解決方案生產(chǎn)制造行業(yè)21.行業(yè)背景與需求分析21.1.行業(yè)背景21.2.生產(chǎn)制造行業(yè)常規(guī)業(yè)務(wù)模型31.3.生產(chǎn)制造行業(yè)合同管理現(xiàn)狀31.4.合同管理難點分析31.5.生產(chǎn)制造行業(yè)合同管理業(yè)務(wù)需求概述42.行業(yè)解決方案整體規(guī)劃62.1.方案概述62.2.系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)72.3.方案設(shè)計基本原則82.4.系統(tǒng)設(shè)計理念102.5.系統(tǒng)平臺架構(gòu)簡介112.6.整體解決方案介紹163.信息系統(tǒng)集成254.體系架構(gòu)275.系統(tǒng)應(yīng)用效益296.典型案例326.1.企業(yè)背景簡介326.2.合同管理困惑326.3.合同管理系統(tǒng)實施效益32合同管理系統(tǒng)解決方案生產(chǎn)制造行業(yè)1. 行業(yè)背景與需求分析1.

2、1. 行業(yè)背景隨著經(jīng)濟全球化的日益盛行，中國已成為全球最大的生產(chǎn)基地、出口加工基地及流通集散基地之一，并迅速成為全球經(jīng)濟最活躍的經(jīng)濟發(fā)展中心。黨的十六大提出: “在經(jīng)濟和社會領(lǐng)域廣泛應(yīng)用信息技術(shù)”、“堅持以信息化帶動工業(yè)化，以工業(yè)化促進信息化，走出一條科技含量高、經(jīng)濟效益好、資源消耗低、環(huán)境污染少、人力資源優(yōu)勢得到充分發(fā)揮的新型工業(yè)化路子”。國家的“十五規(guī)劃”將“以信息化帶動工業(yè)化，發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢，實現(xiàn)社會生產(chǎn)力的跨越發(fā)展”作為我國工業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略。信息技術(shù)對傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的注入，改變了傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、企業(yè)結(jié)構(gòu)、社會經(jīng)濟結(jié)構(gòu)及其運行模式，促進了全球經(jīng)濟的快速增長和全球經(jīng)濟一體化的形成。我國生產(chǎn)制造企業(yè)在面

3、對大好的市場形勢，迎接機遇的同時，也面臨著重大的挑戰(zhàn)。在瞬息萬變的市場環(huán)境下，來自各方面的不確定性越來越大，再加上來自新興經(jīng)濟體的競爭威脅日益凸顯，導(dǎo)致整個制造業(yè)動蕩不定，復(fù)雜性不斷加劇。面對越來越嚴峻的市場形勢，中國制造業(yè)只有把握有利的時機，利用先進的管理理念、和信息技術(shù)武裝自己，面對大的國際市場，走科技之路、技術(shù)之路、市場之路，才能在激烈的國際競爭中占住腳跟，在紛繁復(fù)雜的市場競爭中處于不敗之地。中國的市場經(jīng)濟日趨規(guī)范，法治經(jīng)濟和契約經(jīng)濟的理念已經(jīng)逐漸深入市場的每個角落，而合同作為所有經(jīng)濟活動的起點，是企業(yè)遵循市場經(jīng)濟規(guī)律的重要體現(xiàn)。為了適應(yīng)市場的變化和業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，企業(yè)十分有必要加強對合

4、同的規(guī)范管理，以不斷提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和風(fēng)險把控能力，提升企業(yè)的協(xié)同作戰(zhàn)水平。1.2. 生產(chǎn)制造行業(yè)常規(guī)業(yè)務(wù)模型1.3. 生產(chǎn)制造行業(yè)合同管理現(xiàn)狀由于生產(chǎn)制造行業(yè)屬于勞動密集型企業(yè)，公司大多分/子機構(gòu)眾多，各機構(gòu)合同管理方法多樣，不同類別的合同采用的信息系統(tǒng)也不相同。導(dǎo)致合同管理分散在各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中沒有進行統(tǒng)一的管理，存在利用效率低、不利于對合同情況進行監(jiān)督檢查、不易于識別合同履行風(fēng)險、不便于統(tǒng)計分析等諸多弊端。為了適應(yīng)市場的變化和信息化管理提升的要求，公司有必要加強對合同的規(guī)范管理，降低經(jīng)營風(fēng)險，提高管理效率，以保障公司未來可持續(xù)的快速發(fā)展。1.4. 合同管理難點分析擬稿過程復(fù)雜：不少企業(yè)

5、的合同擬稿沒有統(tǒng)一的規(guī)范，導(dǎo)致重復(fù)勞動量很大，沒有充分利用原有的簽約起草的知識，各部門協(xié)同擬稿的過程冗長低效。審批過程繁冗：合同的審批過程采用紙質(zhì)方式流轉(zhuǎn)審簽時，需要承辦人多次往返于不同的審批人間，且只能采取逐個提交的方式進行，辦公效率低下，審批人也無法快速方便獲取相關(guān)資料。檔案管理繁瑣：傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同共存，不同的人員想閱讀參考合同時，存在查找不方便的問題。尤其是領(lǐng)導(dǎo)需要了解多個相關(guān)合同時需要等待很長時間。進度控制困難：由于合同數(shù)目多，參與人員多，合同進度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很難滿足公司發(fā)展需要，領(lǐng)導(dǎo)想全局或全程了解合同情況時存在很大障礙。缺少預(yù)警機制：缺

6、少對合同進度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點的預(yù)警，不能準確地預(yù)測近期可能的收支項目，幫助公司進行財務(wù)規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，從而影響資金運作效能。信息匯總不便：采用手工或EXCEL管理時，由于不同部門的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，難以及時、全面、準確地采集和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)搜集匯總工作需要耗費大量時間，影響領(lǐng)導(dǎo)的決策時間和效率。1.5. 生產(chǎn)制造行業(yè)合同管理業(yè)務(wù)需求概述各業(yè)務(wù)系統(tǒng)互相獨立，合同難以全局管理大部分企業(yè)都已經(jīng)上了ERP、CRM、SCM、PDM等系統(tǒng)，企業(yè)合同管理的各要素信息往往分別在不同的系統(tǒng)中，但各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)難以實時同步，合同相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)難以快速、準確的匯總到相關(guān)人員手上，導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員重復(fù)工作，效率低下。最

7、重要的是，由于各數(shù)據(jù)的互相獨立，致使業(yè)務(wù)人員在簽訂合同時、財務(wù)人員在進行付款、以及合同的收發(fā)貨等環(huán)節(jié)，不可避免的就會造成很多難以估量的風(fēng)險。客戶關(guān)系松散，客戶資源流失客戶資源是一種無形資源，看似客戶掌握在企業(yè)手中，但企業(yè)的客戶關(guān)系往往掌握在業(yè)務(wù)人員手中，一旦業(yè)務(wù)人員離開，客戶資源也隨著丟失了。供應(yīng)商管理缺乏依據(jù)，采購風(fēng)險不可控多樣化的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，致使采購環(huán)節(jié)零散多變，現(xiàn)有的單個合同獨立管理難以全面掌控與供應(yīng)商之間的歷史合作情況、供貨情況、是否有不良記錄等，并有可能導(dǎo)致企業(yè)與不合格供方簽訂合同，或者在合同執(zhí)行過程中缺乏有效管控，從而產(chǎn)生合同風(fēng)險，損害企業(yè)的利益。項目型合同，單個合同孤島合同往往并不

8、是單獨存在的，經(jīng)常以項目的形式成組構(gòu)成。對于企業(yè)項目類合同事項的管理，企業(yè)難以從整體的角度對多個合同進行全局管理，如項目合同的預(yù)算管控，項目整體收支情況分析、項目全局協(xié)調(diào)人員的工作評價等工作都難以切實有效的落實。合同動態(tài)全局管控缺失，企業(yè)管理無據(jù)可憑傳統(tǒng)合同管理，合同作為獨立個體存在，很難從全局的角度了解合同執(zhí)行全過程。尤其是當(dāng)發(fā)生合同變更、續(xù)約等異常情況時，更是難以掌控。導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員難以準確掌握合同動態(tài)執(zhí)行情況；項目管理人員難以了解項目下合同執(zhí)行情況，無法預(yù)測項目風(fēng)險；財務(wù)人員難以合理安排資金計劃；管理層更是對企業(yè)業(yè)務(wù)情況難以有直觀、準確的了解。生產(chǎn)滯后，市場動態(tài)難以把握“大數(shù)據(jù)”時代的來臨

9、，生產(chǎn)制造行業(yè)的業(yè)務(wù)模式正從“以產(chǎn)品為中心”逐步轉(zhuǎn)向“以客戶為中心”，但是客戶的個性化需求越來越明顯，產(chǎn)品的更新?lián)Q代需求越來越快，客戶需求的把握也越來越難。企業(yè)要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，必須快速、準確的把握客戶需求，通過精準的產(chǎn)品定位、完善周到的客戶服務(wù)、快速的事件響應(yīng)處理能力，才能建立緊密的客戶合作關(guān)系，保證二次營銷的商機。只有做到提前預(yù)測市場需求，快速地組織設(shè)計與生產(chǎn)，最經(jīng)濟地選擇生產(chǎn)經(jīng)營方式、合作伙伴，提供最滿意的客戶服務(wù)，才能使企業(yè)立于不敗之地。企業(yè)員工流動頻繁，無形資本流失任何企業(yè)都無法避免企業(yè)員工的流動，但是員工作為企業(yè)最重要的資源，員工的流失有可能帶來企業(yè)各方面業(yè)務(wù)的不

10、穩(wěn)定。因此，如何有效的減少員工流失、盡量降低人員流動帶來的弊端，是困擾企業(yè)管理的永久性話題。靈活可自定義的系統(tǒng)，適應(yīng)多變的業(yè)務(wù)發(fā)展面對復(fù)雜多變的市場背景，一成不變的業(yè)務(wù)模式已經(jīng)很難適應(yīng)企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展需要。這就要求企業(yè)相關(guān)的管理系統(tǒng)，能夠適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展，進行靈活調(diào)整。2. 行業(yè)解決方案整體規(guī)劃2.1. 方案概述隨著社會信息化進程不斷加快，信息化作為一種提升企業(yè)管理效率，加強企業(yè)風(fēng)險把控的有效工具，它發(fā)揮的巨大效用正日益顯現(xiàn)。在國家的大力倡導(dǎo)下，我國的制造業(yè)企業(yè)紛紛加入了信息化的滾滾洪流，引進了ERP、CRM、SCM、PDM等系統(tǒng)，并且取得了一定成效。但是作為企業(yè)的核心命脈合同管理，由于受到傳統(tǒng)

11、管理思想的禁錮，一直沒有受到應(yīng)有的重視。因此，建立一套統(tǒng)一的、對整個企業(yè)合同體系進行有效管理和監(jiān)控的合同信息化管理平臺十分必要。 借鑒國際先進的管理經(jīng)驗及軟件技術(shù)，憑借十多年對合同管理體系的專注、專業(yè)研究，匯總大量企業(yè)實踐經(jīng)驗，結(jié)合生產(chǎn)制造行業(yè)業(yè)務(wù)特點、日常管理的重點及難點進行分析，退出了完全適應(yīng)生產(chǎn)制造行業(yè)的合同管理系統(tǒng)。本系統(tǒng)順應(yīng)國內(nèi)眾多制造行業(yè)復(fù)雜的競爭環(huán)境，基于制造企業(yè)業(yè)務(wù)管理流程，借鑒大量成功案例，通過管理咨詢?nèi)藛T、市場研究人員與技術(shù)開發(fā)人員等的反復(fù)討論與研發(fā)，最終打造出一款能夠滿足大多數(shù)企業(yè)業(yè)務(wù)需要的合同管理系統(tǒng)。本系統(tǒng)以企業(yè)日常合同為管理核心，以業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，引用先進的管理理念

12、，有效利用企業(yè)原有信息化建設(shè)成果，在不改變企業(yè)原有管理模式的前提下，快速有效實現(xiàn)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、簡化辦公手續(xù)、增強企業(yè)風(fēng)險管控能力、降低合同執(zhí)行風(fēng)險、提高資金管空水平等，并最終提升品牌價值、提高客戶滿意度、增強企業(yè)核心競爭力，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟利潤不斷提升的良性循環(huán)。本方案鑒于企業(yè)既有信息化建設(shè)成果，以建設(shè)合同主數(shù)據(jù)平臺為核心，通過對已有系統(tǒng)進行集成與改造，使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機整合。本方案充分考慮信息化的社會化背景，保持良好的前瞻性。充分借鑒采用信息化2.0思維來推進企業(yè)合同管理信息化的建設(shè)過程。建設(shè)以合同主數(shù)據(jù)為核心的合同管理信息化平臺，充分體現(xiàn)了信息化2.0思維成果。主數(shù)據(jù)平臺首先是基于私有云技術(shù)的S

13、OA平臺，充分體現(xiàn)軟件即服務(wù)的思想，把原有的分散在各個系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以統(tǒng)一的方式提供服務(wù)，方便各個信息系統(tǒng)調(diào)用，使用者無需知道到底是哪個系統(tǒng)提供的服務(wù)。2.2. 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)合同管理系統(tǒng)的建設(shè)實施，旨在建立公司統(tǒng)一的、有序整合的合同管理信息化平臺，實現(xiàn)合同全生命周期管理，規(guī)范業(yè)務(wù)流程和員工的日常工作行為，提高工作效率，落實企業(yè)管理制度，加強合同簽訂與履行過程中的風(fēng)險防范及控制，進一步實現(xiàn)知識共享與經(jīng)驗傳承，保障企業(yè)穩(wěn)健運營發(fā)展。構(gòu)建公司統(tǒng)一的合同管理平臺構(gòu)建公司統(tǒng)一的合同管理信息化平臺，規(guī)范業(yè)務(wù)處理流程，加強合同簽訂及履行管理監(jiān)督，縮短時間與空間距離，提高工作效率，提升企業(yè)經(jīng)營管理能力。提高

14、合同管理工作效率采用集成的協(xié)同工作平臺，可以有效的減少溝通成本，業(yè)務(wù)處理更加集中、流程化，信息充分共享，查閱方便，提高日常合同管理工作效率。加強企業(yè)法律風(fēng)險管控采用信息化手段實時進行法律風(fēng)險識別捕獲，并向業(yè)務(wù)管理人員及公司領(lǐng)導(dǎo)進行風(fēng)險分級預(yù)警，為做到防患未然、風(fēng)險控制前移提供可靠的保障。保障公司合同管理相關(guān)制度貫徹執(zhí)行企業(yè)規(guī)章制度的有效執(zhí)行是企業(yè)運轉(zhuǎn)良好的基礎(chǔ)，采用先進的信息化管理平臺，可以將制度要求和員工日常工作緊密結(jié)合，全面、規(guī)范、有效、嚴格地落實公司的相關(guān)制度管理。構(gòu)建企業(yè)合同管理及法律知識體系所有過程文件及業(yè)務(wù)處理痕跡通過系統(tǒng)留存，為企業(yè)實際業(yè)務(wù)案例與經(jīng)驗的積累打下良好的基礎(chǔ)，為企業(yè)的

15、合同與法律知識體系構(gòu)建和知識使用、創(chuàng)新提供有效執(zhí)行的平臺。信息共享，提高管理決策效率及準確性數(shù)據(jù)集中管理，信息充分共享，可以有效地改變企業(yè)信息分布比較散亂的現(xiàn)狀，為企業(yè)實現(xiàn)完整、規(guī)范的數(shù)據(jù)管理提供一個良好的平臺支撐，也為領(lǐng)導(dǎo)進行業(yè)務(wù)決策提供了更加準確、及時、廣泛的數(shù)據(jù)支撐。2.3. 方案設(shè)計基本原則合同管理信息化的建設(shè)過程中，將充分貫徹已經(jīng)通過檢驗的最佳實踐。我們認為，從業(yè)務(wù)管理的角度出發(fā)，遵循如下原則對合同管理信息化的成功有非常大的裨益。分類處理企業(yè)的合同種類非常多，各類合同的業(yè)務(wù)運行方式有很大差異，即使是同類合同，在面對不同的簽約方時，仍然有顯著不同的管理方法。這要求在信息化的實踐過程中，

16、充分考慮實際情況，對所有合同按照不同的業(yè)務(wù)類別、不同的合同屬性、所屬不同組織機構(gòu)、以及不同的管理要求等分別建立不同的管理機制，采用貼合實際的管理方法，避免一刀切的方式。效率提升企業(yè)的業(yè)務(wù)在迅猛增長，需要借助信息化手段來提升效率，降低成本。本來，信息化在效率提升方面有著先天的優(yōu)勢，但實際中卻頻繁發(fā)現(xiàn)信息化導(dǎo)致重復(fù)勞動、甚至效率更加低下的現(xiàn)象。這需要在建設(shè)中充分考慮業(yè)務(wù)的特點和總體需求，盡量把數(shù)據(jù)的流程和業(yè)務(wù)操作分析清楚，做到一次錄入，后續(xù)充分使用，無需重復(fù)錄入。簡言之，就是業(yè)務(wù)操作的過程也是數(shù)據(jù)自然采集的過程和業(yè)務(wù)管理活動執(zhí)行的過程，避免員工產(chǎn)生純粹為了信息化而錄數(shù)據(jù)的偏激思想。風(fēng)險控制風(fēng)險控制

17、是企業(yè)管理必須考慮的重要領(lǐng)域。在企業(yè)合同管理信息化的過程中，需要從兩個方面來考慮這個問題：一是借助信息化管理合同的風(fēng)險；二是合同管理信息化建設(shè)本身的風(fēng)險。這兩個方面都有專門的知識和實踐可供借鑒，需要在項目建設(shè)中切實遵循，盡量規(guī)避項目實施的風(fēng)險，借助于系統(tǒng)提高企業(yè)合同風(fēng)險的防范與控制能力。制度控制管理信息化的過程實質(zhì)上也是管理變革的過程，成功的信息化最終帶來企業(yè)管理的提升。各項信息化的規(guī)劃、實施、運維、廢止對管理都將會提出明確的要求，而這些要求最終需要以制度的方式來形成約束力。信息化實現(xiàn)就要求管理制度化，在此基礎(chǔ)上把制度轉(zhuǎn)換為可執(zhí)行的流程，把流程需要承載的信息變成表單，把表單變?yōu)橛嬎銠C可錄入的記

18、錄，在表單與流程的運轉(zhuǎn)中，充分發(fā)揮計算機的計算能力和網(wǎng)絡(luò)共享傳遞能力，把需要控制的點明確描述，形成規(guī)則，讓其自動運行，避免人為的錯誤。企業(yè)管理制度與信息系統(tǒng)相融合，使制度得到更加全面、徹底執(zhí)行。信息集中企業(yè)不同的員工在信息的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、使用的過程中承擔(dān)的職責(zé)是不同的，對企業(yè)而言，信息集中的意義在于資源的有效配置。決策層掌握了真實、全面、及時的信息后，可以迅速做出正確的決策，以最優(yōu)化的方式配置資源。圍繞信息集中，需要從管理制度、流程、組織進行相應(yīng)的變革，同時在信息化的軟硬件規(guī)劃方面，也要充分考慮。2.4. 系統(tǒng)設(shè)計理念系統(tǒng)平臺以PDCA（計劃-執(zhí)行-檢查-處理）為控制手段，在不斷深入學(xué)習(xí)先進企業(yè)

19、管理理念的基礎(chǔ)上，整體規(guī)劃設(shè)計并不斷改進和完善，建立了成熟的企業(yè)信息化管理框架。一方面加強企業(yè)決策經(jīng)營風(fēng)險、業(yè)務(wù)流程風(fēng)險和法律風(fēng)險防控，增強企業(yè)免疫力；一方面加強知識積累與創(chuàng)新，加速企業(yè)成長。以風(fēng)險管理和知識管理為著力點，提升企業(yè)核心競爭力，保障企業(yè)穩(wěn)步健康發(fā)展?；谝陨瞎芾砝砟?，為保障系統(tǒng)能夠易于實施、使用、推廣，并能夠可持續(xù)改進，適應(yīng)未來業(yè)務(wù)與需求的發(fā)展變化，系統(tǒng)設(shè)計遵循以下原則：先進性：基于先進的企業(yè)現(xiàn)代管理理念和軟件開發(fā)技術(shù)，采用成熟、先進的軟件開發(fā)平臺，使設(shè)計系統(tǒng)能夠最大限度地適應(yīng)技術(shù)發(fā)展變化，適應(yīng)管理信息化的發(fā)展方向，以確保系統(tǒng)的先進性，延長系統(tǒng)的生命周期，提高投資效益。開放性：系

20、統(tǒng)遵循行業(yè)標(biāo)準或建議，采用標(biāo)準的、開放性的技術(shù)，對外提供標(biāo)準的API接口和公開的Web Service服務(wù)，以與其他異構(gòu)系統(tǒng)能夠進行業(yè)務(wù)集成，互連互通。實用性：符合實際業(yè)務(wù)流程與管理模式，滿足業(yè)務(wù)人員日常工作習(xí)慣，提供友好的用戶操作界面，具備直觀易用的人機界面，使得系統(tǒng)操作方便、快速、簡捷。提供豐富的系統(tǒng)操作提示和靈活的個性化配置手段，方便非計算機專業(yè)人員的使用?？删S護性：系統(tǒng)基于Browse/Server架構(gòu)設(shè)計，使系統(tǒng)安裝部署、升級運維簡單。需提供多種易用的管理員工具與界面化的、高效的、便捷的系統(tǒng)后臺，提供多管理員機制，實現(xiàn)系統(tǒng)分級管理，簡化系統(tǒng)運維工作，降低系統(tǒng)運維成本。穩(wěn)定性：系統(tǒng)設(shè)計

21、采用成熟、穩(wěn)定、可靠的硬件及軟件技術(shù)，充分考慮系統(tǒng)運行中有可能發(fā)生的可靠性問題，設(shè)置對應(yīng)的故障切換方案。系統(tǒng)采用必要的冗余備份設(shè)計，采取有效的備份措施，使能夠在遇到災(zāi)難性破壞時，快速實現(xiàn)業(yè)務(wù)及數(shù)據(jù)恢復(fù)，保障系統(tǒng)穩(wěn)定可靠運行。安全性：系統(tǒng)需設(shè)計嚴格的用戶身份驗證機制，以及用戶對系統(tǒng)操作與數(shù)據(jù)訪問的權(quán)限控制體系，從組織、部門、崗位、業(yè)務(wù)、模塊等多個維度進行權(quán)限劃分，保障系統(tǒng)應(yīng)用和信息查閱的安全性。2.5. 整體解決方案介紹結(jié)合生產(chǎn)制造行業(yè)的實際情況和合同管理現(xiàn)狀，我們設(shè)計實現(xiàn)了合同管理系統(tǒng)。在業(yè)務(wù)功能上，提供包括合同簽訂前的事務(wù)管理、合同起草、合同審批、合同文本歸檔、合同臺賬管理、合同收付款計劃、

22、合同付款審批、實際結(jié)款、合同發(fā)票記錄、合同進度監(jiān)控、合同變更以及對合同簽訂履行綜合成本效益統(tǒng)計分析的全方位管理。在管理模式上，提供從合同立項、談判、起草、簽訂、履行到合同履約結(jié)束的全生命周期管理模式。系統(tǒng)以合同管理為主線，貫穿與合同相關(guān)的其他管理要素，例如：項目立項、預(yù)算控制、簽約方管理、詢價議價、費用管理、附件管理、預(yù)警監(jiān)控、統(tǒng)計報表等。常規(guī)的合同管理可以分為合同簽訂前事務(wù)管理、合同簽訂管理、合同履行管理、合同收尾等階段。每個階段的參與人員和管理關(guān)注點、風(fēng)險控制點各不相同。但從管理的角度，可以充分借鑒項目管理中的PDCA閉環(huán)管理控制的思想，進行各階段的精細化管理。合同履行管理流程合同全生命周

23、期管理² 合同簽訂前事務(wù)管理對合同簽訂前期的相關(guān)事務(wù)進行管理，主要包括對客戶/供應(yīng)商的考察、可行性研究分析、業(yè)務(wù)談判、詢比價、招投標(biāo)等事項的管理和階段結(jié)果跟蹤。² 合同起草系統(tǒng)提供了四種合同起草方式：使用固定模板起草合同、使用參考模板起草合同、自由起草合同、使用對方提供的合同起草。在線起草合同時，系統(tǒng)能保護合同格式、自動提取簽約要素、協(xié)同編制合同文本、跟蹤文本修訂痕跡和管理歷史修改版本。通過合同模板的運用，可大大降低因起草人條款描述不嚴謹導(dǎo)致的合同風(fēng)險；而合同審查人員在進行條款審查時，主要審查合同中填寫的合同要素或修改條款的規(guī)范性和準確性即可，提高了合同起草和審查效率。&#

24、178; 合同審批系統(tǒng)采用新一代工作流引擎，完全以圖形的方式呈現(xiàn)工作流配置頁面，系統(tǒng)管理員進行審批流程配置非?？旖荨⒑啽?。在流程審批過程中，系統(tǒng)將實時發(fā)送審批提醒消息給相關(guān)審批人員，而通過流程圖則可直觀的查看跟蹤整個審批流程的執(zhí)行情況。流程支持跨部門、跨崗位審批，根據(jù)合同類別、合同金額大小及授權(quán)的不同等條件，可以配置執(zhí)行不同的審批流程，以適應(yīng)企業(yè)的合同管理規(guī)范。另外，系統(tǒng)自動保存所有審簽記錄，不能隨意刪除或修改，業(yè)務(wù)管理人員或公司領(lǐng)導(dǎo)可隨時方便的查閱各節(jié)點的簽審意見，從而清晰的了解整個審批過程的處理情況。Ø 拖拽式工作流程配置Ø 靈活的約束條件控制Ø 圖形化的審簽

25、過程監(jiān)控Ø 清晰直觀的審批歷史記錄Ø 短信、郵件、系統(tǒng)消息待辦提醒² 合同文本防偽可選電子印章、二維碼、水印等功能，用于對合同文本防偽，并可在線生成PDF格式文件和在線打印合同文本。通過對合同文本的防偽控制，保障電子版合同文件與紙質(zhì)版文件的一致性，防止篡改合同，防范合同文件簽約風(fēng)險。² 合同文本歸檔記錄合同文本的歸檔信息，包括歸檔的合同名稱、歸檔日期、歸檔位置、歸檔份數(shù)等，合同文本歸檔后在系統(tǒng)中將生成正式的合同臺賬。² 合同臺賬管理對于簽訂后的合同形成合同臺賬，基于合同臺賬可進行合同檢索、信息查閱、履行監(jiān)控、合同收付款、合同變更、統(tǒng)計報表等合同

26、相關(guān)業(yè)務(wù)處理，是貫穿合同全生命周期管理的主線。² 合同收付款管理提供合同收付款計劃管理、月度資金計劃管理、合同付款審批、合同實際結(jié)算和合同發(fā)票管理等合同資金相關(guān)的管理功能。² 合同履行監(jiān)控Ø 合同履行進度監(jiān)控根據(jù)合同約定進度,對驗收、付款等關(guān)鍵節(jié)點進行自動預(yù)警,方便做好進度協(xié)調(diào)和財務(wù)規(guī)劃。Ø 合同收付款預(yù)警提醒系統(tǒng)能根據(jù)結(jié)款計劃的執(zhí)行日期來進行收付款預(yù)警提醒，降低合同履行過程中因延誤付款帶來的違約風(fēng)險。² 合同異常管理用于對合同變更、合同違約、合同解除、合同索賠等合同異常情況進行跟蹤。² 合同狀態(tài)管理對合同的簽訂、履行、變更、作廢、解

27、除進行狀態(tài)跟蹤，并基于合同的不同狀態(tài)可以進行分類統(tǒng)計。² 合同評價管理基于合同建立相應(yīng)的評價機制，合同履約完成后，對合同的執(zhí)行進行總體評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，增強后續(xù)合同簽訂及履行管理中的抗風(fēng)險能力。合同關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)管理² 簽約方管理簽約方管理詳細記錄簽約方的基本情況以及相應(yīng)資質(zhì)或信譽證明等資料，為合同審批、費用結(jié)算提供參考。根據(jù)供應(yīng)商或合作單位的資質(zhì)信息，以及歷史交易記錄，用于信用查詢和評估。² 合同相關(guān)資料歸檔合同相關(guān)資料的歸檔，包括合同原稿、授權(quán)委托、合同審批表單、變更文件、附圖、項目文件、招投標(biāo)資質(zhì)和合同履行中的各種文書等，避免因遺失或未存檔導(dǎo)致的合同風(fēng)險。

28、78; 合同商品管理提供合同商品信息記錄、合同商品收發(fā)貨情況、合同收貨驗收情況和收發(fā)貨統(tǒng)計等功能，保障合同標(biāo)的物的按期按質(zhì)量履約交付。² 合同風(fēng)險管理合同風(fēng)險管理包括事前審查和業(yè)務(wù)風(fēng)險控制、事中進度監(jiān)控、事后評估分析三方面。事前審查主要體現(xiàn)在供應(yīng)商審查、合同草案審批、付款審批等流程控制上；業(yè)務(wù)風(fēng)險控制主要包括合同條款起草、合同文本修改等方面的風(fēng)險管控。事中進度監(jiān)控則主要是合同履行過程中針對合同付款、合同執(zhí)行進度的預(yù)警提醒。供應(yīng)商評價和合同評價則是事后評估分析兩種重要的手段，通過供應(yīng)商評價和合同評價機制的建立與有效執(zhí)行，為后續(xù)的合同簽約和履行提供強有力的參考依據(jù)，提高合同風(fēng)險管控能力。

29、² 統(tǒng)計報表依托系統(tǒng)報表平臺，可以提供豐富的、多樣化的數(shù)據(jù)報表，以柱狀圖、曲線圖、餅圖等形式呈現(xiàn)輸出，用戶可以通過各類圖形直觀的查看合同的簽訂及履行情況，支撐管理人員更加快速地進行業(yè)務(wù)分析及決策。項目合同管理項目管理與合同管理密不可分。為完成某個項目，企業(yè)通常需要與多個外部單位進行合作，特別是對于大型工程類、科研類等項目，從而產(chǎn)生大量的合同。超越單一合同的管理，從項目的角度有效的管理和監(jiān)控項目下眾多合同的簽訂、履行情況，能夠進一步降低項目風(fēng)險，從而保障整個項目的正常執(zhí)行和成功交付。另外，可以基于項目進行合同相關(guān)信息的查閱及統(tǒng)計分析，例如項目的合同總數(shù)、付款合同數(shù)、收款合同數(shù)、項目整體

30、的的收款付款情況等，能夠極大的方便信息查閱和數(shù)據(jù)統(tǒng)計，提高工作效率。² 項目臺賬項目臺賬能實現(xiàn)項目編碼、項目名稱、預(yù)算金額、項目負責(zé)人、項目類型、項目概況等項目相關(guān)信息的管理與查閱分析。并可查看該項目下的合同明細、合同金額、已付款金額、已收款金額、未收款金額、未付款金額、已開票金額等，并支持項目相關(guān)數(shù)據(jù)的有效準確查詢和統(tǒng)計分析。² 項目計劃項目計劃作為項目管理的重要階段，在項目中起承上啟下的作用，因此在制定過程中要按照項目總目標(biāo)進行詳細計劃。項目計劃作為項目的工作指南，指導(dǎo)項目執(zhí)行、控制和管理過程。系統(tǒng)項目計劃功能以項目的工期估計和項目時間表制定過程為中心，在項目管理的各個

31、階段合理分配資源、優(yōu)化工作秩序、制定合乎實際的進度控制表，保障項目按期完成，為項目的科學(xué)管理和控制提供借鑒。² 項目進度跟蹤系統(tǒng)實現(xiàn)對項目進度的跟蹤。項目計劃已經(jīng)明確在項目的實施過程中，何時要到達某種程度，而項目進度跟蹤則記錄項目的實際完成情況，通過項目進度跟蹤領(lǐng)導(dǎo)可以及時的了解項目進度、及員工的工作情況，促進領(lǐng)導(dǎo)者對人員的認識。待分解工作時，按個人特長進行分配。項目計劃與項目跟蹤對比，項目的實際完成情況將與項目計劃形成對比，通過對比領(lǐng)導(dǎo)者能夠及時調(diào)整工作安排，合理利用資源。且能促進完善計劃內(nèi)容，明確項目任務(wù)，明確任務(wù)的責(zé)任人，明確任務(wù)的開始和結(jié)束時間。同時，方便統(tǒng)計并了解項目的整體

32、進度，促進領(lǐng)導(dǎo)者對項目工作量的估計。² 項目合同管理項目管理過程中，涉及到大量的合同管理的內(nèi)容，項目的一些成果是直接建立在合同的執(zhí)行結(jié)果上的。在系統(tǒng)中可以把合同和項目管理有機的結(jié)合起來。移動審批為了滿足管理層移動辦公需求，系統(tǒng)支持使用智能手機或平板電腦（IOS、Android、WindowsPhone等）進行業(yè)務(wù)審批、查看業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和審批歷史等。 3. 信息系統(tǒng)集成為打破信息壁壘，避免各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間形成信息孤島，合同管理系統(tǒng)基于開放的數(shù)據(jù)庫平臺和主流軟件技術(shù)構(gòu)架設(shè)計，能夠與企業(yè)門戶、OA、ERP、財務(wù)等其他異種系統(tǒng)進行相關(guān)業(yè)務(wù)集成，使信息充分共享。為保障系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)一致性和實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，

33、合同管理系統(tǒng)需要與其他異種系統(tǒng)進行接口集成。合同信息集成方案一：使用合同系統(tǒng)將公司合同統(tǒng)一起來管理，在合同系統(tǒng)中進行合同起草、合同審批，并最終生成正式合同信息，再將合同系統(tǒng)中的合同臺賬信息推送至原有相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。方案二：保持原有系統(tǒng)起草合同能力，只在合同系統(tǒng)中完善目前未通過系統(tǒng)管理的其他類型合同，合同系統(tǒng)需要主動獲取現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的合同臺賬信息?？蛻?供應(yīng)商信息集成為保障合同系統(tǒng)與其他系統(tǒng)中客戶/供應(yīng)商基礎(chǔ)信息的一致性，合同系統(tǒng)的合格客戶/合格供方信息來源于其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)。當(dāng)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)所推送的客戶/供應(yīng)商信息發(fā)生變化時，合同系統(tǒng)會同步更新或定期更新。合同結(jié)算信息集成為保障在合同系統(tǒng)中能實時查看

34、到合同的實際收支情況，合同系統(tǒng)需要與財務(wù)系統(tǒng)、費用報銷系統(tǒng)等進行集成，主動獲取與合同相關(guān)的每一筆結(jié)算信息，并實時統(tǒng)計每一個合同的實際結(jié)算情況。收款合同：合同系統(tǒng)需要主動從財務(wù)系統(tǒng)中獲取收款憑證，并對應(yīng)到每一個收款合同，同時需要更新合同的結(jié)款狀態(tài)與收款總額。付款合同：在費用報銷系統(tǒng)中填寫付款單，并調(diào)用與預(yù)算系統(tǒng)的接口，驗證付款是否在預(yù)算之內(nèi)，在費用系統(tǒng)通過審批并轉(zhuǎn)至資金支付系統(tǒng)執(zhí)行完畢后，通知合同系統(tǒng)需要主動獲取費用報銷系統(tǒng)中的付款單，并明確到每個合同的付款額度，同時需要更新合同的結(jié)款狀態(tài)與付款金額。項目信息集成為實現(xiàn)基于項目的合同管理，對項目類合同需要關(guān)聯(lián)對應(yīng)的項目，合同管理系統(tǒng)需要與其他系統(tǒng)

35、項目管理模塊中的項目基礎(chǔ)信息（包括項目號、項目名稱、項目預(yù)算金額等）進行信息同步，當(dāng)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中新增、修改、刪除項目基礎(chǔ)信息時，需要推送變更的數(shù)據(jù)到合同管理系統(tǒng)，合同管理系統(tǒng)進行同步更新。生產(chǎn)物料基礎(chǔ)信息同步對于生產(chǎn)物料類采購合同，為保障合同系統(tǒng)中的采購合同的物料明細數(shù)據(jù)有效，需要合同系統(tǒng)從其他系統(tǒng)中同步物料基礎(chǔ)信息，以使采購員在合同系統(tǒng)中通過Excel導(dǎo)入采購物料明細或錄入采購物料時進行校驗。方案一：使用合同系統(tǒng)進行合同商品及收發(fā)貨的管理，合同系統(tǒng)與物料管理系統(tǒng)實時同步，定期主動更新或被動實時更新物料信息。方案二：保留原有系統(tǒng)的物料采購合同的管理，在原系統(tǒng)中錄入信息完畢后，將物料明細導(dǎo)出為

36、Excel后再導(dǎo)入到合同系統(tǒng)中。單點登錄各業(yè)務(wù)系統(tǒng)都具有一套自己的身份驗證機制，為避免用戶登錄需要重復(fù)輸入用戶名與密碼而帶來的不便、提高用戶體驗，合同系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行單點登錄集成，通過各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫銜接，可以更好的體現(xiàn)公司多個系統(tǒng)的兄弟性、體現(xiàn)公司大平臺的理念。4. 體系架構(gòu)系統(tǒng)采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式的三層架構(gòu)設(shè)計，服務(wù)端采用Microsoft的.Net平臺實現(xiàn)，客戶端采用瀏覽器進行系統(tǒng)訪問。在這種結(jié)構(gòu)下，極少部分事務(wù)邏輯在前端（Browser）實現(xiàn)，而主要事務(wù)邏輯在服務(wù)器端（Server）完成，大大簡化了客戶端載荷，減輕了系統(tǒng)維護與升級的成本和工作量，降低了用戶的總體成本。

37、系統(tǒng)能夠支持大量用戶并發(fā)訪問，是真正的企業(yè)級架構(gòu)平臺，在系統(tǒng)的可擴展性、可維護性、兼容性及穩(wěn)定性等方面都有更好的表現(xiàn)。從軟件工程角度，合同管理平臺的系統(tǒng)架構(gòu)分為數(shù)據(jù)庫服務(wù)層、中間層、客戶端三層結(jié)構(gòu)，如上圖所示。抽象來看，數(shù)據(jù)庫服務(wù)層提供與物理平臺或特定數(shù)據(jù)存儲邏輯相關(guān)的數(shù)據(jù)服務(wù)，中間層實現(xiàn)應(yīng)用程序的業(yè)務(wù)邏輯和業(yè)務(wù)規(guī)則控制，客戶端與最終用戶交互并提供輸入輸出支持。三層結(jié)構(gòu)的有效協(xié)作和有序運行是保證整個軟件系統(tǒng)正確運行的必要前提。對于三層結(jié)構(gòu)的內(nèi)部設(shè)計，以層間隔離、層內(nèi)耦合的設(shè)計理念和符合軟件工程原理的開發(fā)方式進行。下面對三層結(jié)構(gòu)的具體職責(zé)、功能、細節(jié)進行進一步描述。數(shù)據(jù)庫服務(wù)層：在邏輯上分為數(shù)據(jù)

38、存取層、數(shù)據(jù)訪問層、持久化層。數(shù)據(jù)庫服務(wù)層負責(zé)提供數(shù)據(jù)存取和管理服務(wù)，并進行業(yè)務(wù)邏輯數(shù)據(jù)到關(guān)系型數(shù)據(jù)的映射。持久化層是中間層直接訪問的邏輯模塊，它在邏輯上位于數(shù)據(jù)庫服務(wù)層的最上端，它將業(yè)務(wù)域中的語法關(guān)系和語義關(guān)系進行映射，將數(shù)據(jù)存取細節(jié)隔離在中間層邏輯之外，并可以獨立于應(yīng)用程序的行為而變化。數(shù)據(jù)庫服務(wù)層對系統(tǒng)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的嚴格分離，將系統(tǒng)的上層行為與特定平臺、開發(fā)技術(shù)、操作系統(tǒng)隔離開來，并使用工廠模式封裝可能變化的部分，為上層提供統(tǒng)一和穩(wěn)定的接口。在上層看來，數(shù)據(jù)庫服務(wù)層的行為應(yīng)是恒定和可預(yù)測的，因為它的行為關(guān)系到系統(tǒng)數(shù)據(jù)的持久性。將數(shù)據(jù)進行有效分類并將物理數(shù)據(jù)封裝在數(shù)據(jù)庫服務(wù)層，可以在很大

39、程度上減輕中間層甚至客戶端的責(zé)任和負荷，并允許系統(tǒng)在邏輯結(jié)構(gòu)上發(fā)生變化的情況下不影響數(shù)據(jù)服務(wù)的執(zhí)行。中間層：中間層在邏輯上分為業(yè)務(wù)實體層、業(yè)務(wù)邏輯層、業(yè)務(wù)規(guī)則層。它是三層結(jié)構(gòu)的核心部分，將應(yīng)用程序行為封裝在基于實體語義的域中。業(yè)務(wù)實體層定義有業(yè)務(wù)域中邏輯對象的集合，它直接與數(shù)據(jù)庫服務(wù)層進行通訊，并負責(zé)平臺相關(guān)的物理數(shù)據(jù)格式和平臺無關(guān)的邏輯數(shù)據(jù)格式的映射，因此它定義了應(yīng)用程序的靜態(tài)概念結(jié)構(gòu)（或稱為元數(shù)據(jù)）。業(yè)務(wù)實體層集合在應(yīng)用程序行為定義的作用域內(nèi)是完備的，它將物理實現(xiàn)與決策和概念層次的邏輯關(guān)系完全隔離開來。業(yè)務(wù)邏輯層則定義了中間層的動態(tài)概念結(jié)構(gòu)，即實體對象之間的交互協(xié)議。這些協(xié)議是系統(tǒng)中最容易

40、產(chǎn)生變化和難以控制的部分，業(yè)務(wù)邏輯層的職責(zé)即把業(yè)務(wù)規(guī)則的變化封裝在中間層之內(nèi)。業(yè)務(wù)規(guī)則層是中間層向客戶端開放的訪問點，它主要有兩個職責(zé)。首先它將線性的字節(jié)序列按系統(tǒng)中定義的語法規(guī)則解析為網(wǎng)狀或樹狀的實體對象，其次根據(jù)系統(tǒng)中定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對產(chǎn)生的實體進行語義驗證，即判斷對象的狀態(tài)以及對象組狀態(tài)向量是否在業(yè)務(wù)規(guī)則的定義域之內(nèi)。對實體對象進行語義驗證的目的是防止違反業(yè)務(wù)規(guī)則的實體對象進入業(yè)務(wù)邏輯層并防止這種違反對系統(tǒng)造成的可能損害?？蛻舳耍嚎蛻舳耸亲罱K用戶與應(yīng)用程序交互的終端，它在邏輯上由下向上分為語法規(guī)則層、控制器層、表示層。語法規(guī)則層對將要進入業(yè)務(wù)規(guī)則層進行反序列化的字節(jié)序列進行預(yù)先語法驗證，這

41、樣可以有效減少與中間層的不必要交互，并節(jié)省網(wǎng)絡(luò)帶寬?？刂破鲗訉?shù)據(jù)的變更通知到表示層，并將表示層輸入設(shè)備的動作發(fā)送到語法規(guī)則層。在使用數(shù)據(jù)綁定的情況下，控制器可以僅維持必要功能，因為視圖與數(shù)據(jù)的同步已經(jīng)由框架完成。表示層或用戶界面是窗口上可交互圖形的集合，它們接收最終用戶的鼠標(biāo)或鍵盤輸入并在應(yīng)用程序中引發(fā)相應(yīng)的輸入設(shè)備事件。同時表示層將應(yīng)用程序中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)以用戶可以理解的方式顯示或打印在輸出設(shè)備上，例如顯示器和打印機。因此表示層是負責(zé)處理I/O操作的邏輯模塊，它的健壯性和可用性是系統(tǒng)正常運行的必要前提和根本條件。表示層由若干窗口和窗口上的控件組成。窗口作為控件的容器，為控件及其相應(yīng)輸入輸出操作

42、提供基本支持。在特定控件上引發(fā)的輸入設(shè)備事件被控制器中的監(jiān)聽方法所截獲，并根據(jù)其所表示的語義向指定的表示層數(shù)據(jù)發(fā)送事件。表示層數(shù)據(jù)最終將和中間層的業(yè)務(wù)規(guī)則層通訊，完成用戶所要求的操作。當(dāng)接收到中間層的返回結(jié)果時，表示層還應(yīng)將數(shù)據(jù)對象序列化為相應(yīng)的文本信息或繪制為圖表，并在窗口上顯示?；趯ο到y(tǒng)的整體用戶訪問量、系統(tǒng)建設(shè)前期投入成本、系統(tǒng)的高可靠性及易維護性等方面考慮，系統(tǒng)采用集中部署的方式，即在總部建立一套系統(tǒng)供集團所有用戶訪問的方式。5. 系統(tǒng)應(yīng)用效益5.1. 打破信息系統(tǒng)孤島，搭建協(xié)同業(yè)務(wù)平臺通過合同管理平臺實現(xiàn)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的資源共享，實現(xiàn)企業(yè)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通，從而保證信息的及時性和有效性。如采購類合同，通過合同系統(tǒng)提交付款申請，審核后流轉(zhuǎn)到財務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)付款，付款后合同管理系統(tǒng)自動記錄付款信息，提高管理工作效率。5.2. 精