大型醫(yī)藥管理需求

1、背景及需求分析基于批發(fā) 連鎖經(jīng)營管理模式有效支持著 JQ 醫(yī)藥有限責(zé)任公司、 DYF 連鎖有限責(zé)任公司、 FST 藥 品有限責(zé)任公司所屬配送中心及近 130余家連鎖店的經(jīng)營管理,門店分布在全省各地區(qū)。該公司供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)應(yīng)該具備以下特征:完全滿足 JQ 醫(yī)藥總部 分公司經(jīng)營模式;完全滿足 JQ 醫(yī)藥批發(fā)分公司 連鎖分店經(jīng)營模式;同時可設(shè)定多個配送中心,實現(xiàn)多級配送、交叉配送等多種方式;支持每個連鎖店管理各項日常經(jīng)營活動;支持 JQ 醫(yī)藥總部人員實時查詢、調(diào)用、分析各補給點及分類別匯總各個門店的各項日常經(jīng)營數(shù)據(jù); 支持總部采集、分析各連鎖店的銷售數(shù)據(jù),輔助管理人員進行各項決策;1、業(yè)務(wù)需求分析1

2、 、總部 分公司模式需求分析此模式下,要求建立一個總部和分公司(包括連鎖分公司一體化的集團級信息系統(tǒng),分公司客戶可以直 接與分公司進行訂貨、退貨、代銷、商品查詢等業(yè)務(wù)。同時,總部可以跨系統(tǒng)查詢到分公司的業(yè)務(wù)信息 (銷 售、庫存、采購等 。這就要求系統(tǒng)要能及時對各個分公司的各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行整合,以便于總部的集中管理和監(jiān)控。2 、批發(fā)分公司 連鎖分店模式需求分析此需求同樣要求系統(tǒng)能夠把批發(fā)分公司 (JQ 醫(yī)藥和連鎖門店的業(yè)務(wù)有效地整合在一起,供應(yīng)鏈管理系統(tǒng) 可以有效支持集團企業(yè)的各種分銷模式,支持多級配送和各種混合配送模式,可以很好地實現(xiàn)各級批發(fā)分 公司和連鎖分店的業(yè)務(wù)、財務(wù)處理。3 、物流業(yè)務(wù)流

3、程需求分析從物流配送角度分析, JQ 醫(yī)藥的組織機構(gòu)為三級,在集團物流中心下設(shè)多個二級配送中心, 每個二級配送 中心下分別設(shè)有多個連鎖門店。配送模式分為以下幾種:物流中心配送到二級配送中心;物流中心直接配送到門店;二級配送中心配送給門店;同一個二級配送中心下的門店之間的調(diào)撥;不同二級配送中心下的門店之間的調(diào)撥;2、系統(tǒng)需求分析目標定位經(jīng)過需求分析,該系統(tǒng)的目標定位包括以下四個方面:1 、擁有分布范圍廣、流通環(huán)節(jié)復(fù)雜的藥品銷售渠道,包括采購、批發(fā)、連鎖零售 (直營店、合營店、加盟 店、獨立零售店等連鎖方式 分銷渠道的醫(yī)藥零售企業(yè);2 、希望建立商業(yè)批發(fā)系統(tǒng)、物流調(diào)配系統(tǒng)、連鎖零售系統(tǒng)、決策支持管

4、理系統(tǒng)等整合的銷售管理信息化 系統(tǒng),以順暢藥品從采購、庫存調(diào)撥到零售環(huán)節(jié)一系列管理的醫(yī)藥零售企業(yè);3 、跨區(qū)域的零售和連鎖銷售網(wǎng)絡(luò),對信息完整準確及時和集中化管理要求高,急需按照國家藥監(jiān)局 GSP 規(guī)定進行藥品全程質(zhì)量認證和管理,實現(xiàn)藥品批號跟蹤至最終用戶的醫(yī)藥銷售企業(yè);4 、能夠?qū)︶t(yī)藥連鎖網(wǎng)絡(luò)的科學(xué)管理與有效監(jiān)控;實現(xiàn)對前端銷售現(xiàn)場的數(shù)據(jù)收集、匯總、分析,及時把 握銷售規(guī)律、趨勢;如何在醫(yī)藥連鎖體系中實施嚴格的質(zhì)量管理,貫徹 GSP 標準。3、系統(tǒng)說明1 、設(shè)計目標充分利用現(xiàn)代化的計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),運用先進的、有效的計算機管理系統(tǒng)等手段,對 JQ 醫(yī)藥有限 公司的財務(wù)、進銷存、質(zhì)量和成本

5、體系進行信息系統(tǒng)整體優(yōu)化,并能充分考慮 JQ 醫(yī)藥上游供應(yīng)商和下游 客戶的供應(yīng)鏈資源。在優(yōu)化現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上,對公司整體的信息化建設(shè)及企業(yè)資源進行合理配置。隨著公司業(yè)務(wù)的擴展,信息系統(tǒng)應(yīng)非常容易建立和管理。同時系統(tǒng)應(yīng)注重與財務(wù)系統(tǒng)的無縫集成,并能有 效地對各分支系統(tǒng)進行控制和管理。2 、設(shè)計原則基于 JQ 醫(yī)藥的業(yè)務(wù)需求、信息系統(tǒng)需求以及該公司未來發(fā)展戰(zhàn)略的考慮,整個管理系統(tǒng)采用目前國際上 先進成熟的計算機、通訊、網(wǎng)絡(luò)和成熟的集團企業(yè)管理模式和理念,在技術(shù)、設(shè)計、開發(fā)、運行的全過程 貫徹如下原則:信息化:建立完整的、面向客戶的管理應(yīng)用新模式,保證 JQ 醫(yī)藥各個部門之間以及 JQ 醫(yī)藥與相

6、關(guān)企業(yè)之 間信息共享與暢通,加強供應(yīng)鏈相關(guān)企業(yè)在信息、業(yè)務(wù)、管理,特別是物流業(yè)務(wù)管理等方面的網(wǎng)絡(luò)化智能 管理、輔助決策、信息技術(shù)、市場調(diào)控、部門協(xié)調(diào)等作用。集成化:系統(tǒng)將業(yè)務(wù)相互關(guān)聯(lián)的部分連接在一起,重復(fù)工作和多余數(shù)據(jù)被完全取消,連鎖零售和物流業(yè)務(wù) 流程被優(yōu)化,集成化的業(yè)務(wù)處理取代了人工操作。適用性:能適應(yīng)企業(yè)不斷變化的業(yè)務(wù)管理需求?？蛻艋?可根據(jù)客戶的需求進行個性化定制,滿足企業(yè)的不同業(yè)務(wù)需求及未來發(fā)展的需要。先進性:根據(jù)供應(yīng)鏈管理理念,融合現(xiàn)代連鎖管理理念,并采用先進的計算機與通訊技術(shù),將供應(yīng)商、制 造商、分銷商、客戶按業(yè)務(wù)關(guān)系連接起來。通過如上系統(tǒng)建設(shè)目標的實現(xiàn),建立企業(yè)集團管理信息系統(tǒng)

7、,集成從采購、分銷、倉儲、運輸、分揀、配 送、流通加工、客戶關(guān)系等各種業(yè)務(wù)與應(yīng)用,并在未來實現(xiàn)基于電子商務(wù)的業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò),最終實現(xiàn)企業(yè)供應(yīng) 鏈及物流系統(tǒng)的優(yōu)化將指日可待。醫(yī)藥批發(fā) 連鎖解決方案制定在廣泛了解醫(yī)藥批發(fā)、連鎖行業(yè)的發(fā)展趨勢,跟進連鎖零售的管理需求之后,制定了基于先進管理思想應(yīng) 用的醫(yī)藥連鎖解決方案。1、批發(fā) 連鎖系統(tǒng)管理思想如圖 2所示, 針對醫(yī)藥批發(fā) 連鎖企業(yè)需要重點解決的問題, 批發(fā) 連鎖管理思想主要包括三個方面 的內(nèi)容。1 、基于逆向流程設(shè)計思想的應(yīng)用流程管理已經(jīng)成為批發(fā) 連鎖企業(yè)的運營核心,因此,需要對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進行梳理和設(shè)計:物流管理流程:以往的流程設(shè)計更多是從上到下、從

8、前到后,由上游供應(yīng)商開始?，F(xiàn)在,我們需要從顧客 需求出發(fā),這也符合連鎖競爭的市場實際。由顧客需求開始,到銷售、配送、庫存,最終將本企業(yè)需求分 解到對供應(yīng)商的采購需求上;然后實現(xiàn)訂單、收貨、存貨、配送,最后滿足顧客需求。也就是所謂的 “ 逆向 流程 ” 設(shè)計思想。這種以需求為導(dǎo)向的流程設(shè)計思想在企業(yè)已實行 2年半,取得了降低庫存占用成本,變被動為主動,從整 體上提高物流效率的成果。質(zhì)量管理流程:藥品零售的首營審核、入庫驗收、出庫復(fù)核、退貨驗收以及在庫養(yǎng)護、設(shè)備管理、檔案管 理等各個環(huán)節(jié)都需要按照 GSP 的規(guī)范進行,本解決方案將緊緊圍繞首營、到貨、在庫、配送、銷售、退貨 等幾個關(guān)鍵節(jié)點強化信息系

9、統(tǒng)的控制作用, 同時完成整個業(yè)務(wù)流程的質(zhì)量管理線條。 關(guān)鍵點和質(zhì)量線并行, 最大限度保證質(zhì)量管理的規(guī)范性和高效率。財務(wù)核算流程:很長一段時間內(nèi)企業(yè)的財務(wù)管理都相對滯后,起到了統(tǒng)計、核算的作用,卻不能完全發(fā)揮 財務(wù)監(jiān)控的作用。本解決方案的財務(wù)管理流程將預(yù)算、計劃放到業(yè)務(wù)執(zhí)行之前,通過對每日收款、采購付款、費用結(jié)算等關(guān) 鍵環(huán)節(jié)的審核,實現(xiàn)預(yù)算與執(zhí)行的分析和比較,從而實現(xiàn)財務(wù)對業(yè)務(wù)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的事前、事中監(jiān)控。2 、基于分析和計劃的閉環(huán)管理思想的應(yīng)用隨著藥店數(shù)量的增加,原來單店的管理模式已經(jīng)無法支撐大規(guī)模之后的連鎖運營,因此基于信息的分析、 基于總部的計劃管理就凸現(xiàn)出重要性了。本解決方案在數(shù)據(jù)分析、計劃

10、執(zhí)行方面融入了最新的理念,實現(xiàn) 分析、計劃、執(zhí)行、分析的閉環(huán)管理。分析:連鎖藥店主要面向零售顧客,因此分析必須從市場開始,包括顧客分析、品種 /分店銷售分析、配送 分析、庫存分析等,然后根據(jù)分析結(jié)果,來確定企業(yè)針對市場的具體策略。計劃:根據(jù)分析結(jié)果,分別來確定采購計劃、返點計劃、到貨計劃、配送計劃、促銷 /零售計劃,通過對歷 史經(jīng)營的分析、未來經(jīng)營的計劃,同時通過實際執(zhí)行效果來對計劃不斷進行修正,將有效地保證企業(yè)在低 毛利、市場變化快速的條件下,進行積極主動并且有效的應(yīng)對。3 、基于預(yù)測模型的應(yīng)用我們的企業(yè)已經(jīng)積累了大量的原始數(shù)據(jù),對經(jīng)營的分析以及對未來策略的計劃,都離不開對信息的分析。 那么

11、如何分析、預(yù)測,并將分析和預(yù)測與未來經(jīng)營決策關(guān)聯(lián)到一起?則成為連鎖藥店在新形式下的競爭層 面了。 我們在總結(jié)了國內(nèi)外的成功連鎖企業(yè)的分析模型之后, 針對連鎖藥店的經(jīng)營總結(jié)出基于預(yù)測的配送、 采購、促銷、定價等基礎(chǔ)模型,協(xié)助企業(yè)對歷史數(shù)據(jù)、關(guān)聯(lián)決策進行逐步精確的分析和建議。連鎖調(diào)度(配送 /采購模型:連鎖藥店面臨最大的問題就是積壓、斷貨,而出現(xiàn)這兩個問題的根本原因就 是因為對未來的銷售預(yù)測困難,導(dǎo)致配送不合理。對銷售預(yù)測的誤差導(dǎo)致部分商品斷貨而有一些商品卻出 現(xiàn)積壓。從理論上來說,預(yù)測畢竟不是實際,必然會導(dǎo)致誤差,似乎積壓、斷貨不可避免。通過分析我們提出了連鎖物流調(diào)度的總部主動的管理模型,包括配

12、送、采購、調(diào)撥、補貨等物流要件。就 是通過分析和計算, 實現(xiàn)在一個配送周期內(nèi)的庫存分布合理 (保證正常銷售下的盡量低庫存 , 涉及的參數(shù) 包括:當(dāng)前庫存、歷史銷售、請貨量、配送周期、最低庫存、非正常銷售、促銷任務(wù)量、缺貨金額等,通 過對參數(shù)的變化分析及調(diào)整,提出建議配送量、采購量、調(diào)撥量等。并隨著對模型的不斷應(yīng)用和優(yōu)化,逐 步提高準確率。目前所采用的總部主動的物流調(diào)度管理模型, 配送準確率超過 95%, 斷貨率低于 8%, 實現(xiàn)了對正常銷售 品種的自動調(diào)度。通過新的解決方案,我們將進一步提高工作的質(zhì)量及效率。2、批發(fā) 連鎖系統(tǒng)規(guī)劃針對以上分析,本解決方案結(jié)合 JQ 醫(yī)藥, DYF 及 FST

13、連鎖管理的現(xiàn)狀、重點,以及未來醫(yī)藥連鎖發(fā)展的 趨勢,將批發(fā)、直營連鎖、加盟連鎖協(xié)同管理區(qū)別對待,同時突出管理的重點,弱化分店、總部的分級決 策分析能力,體現(xiàn)出系統(tǒng)的整體性、標準性及靈活性。1 、規(guī)劃原則總部規(guī)范,分店執(zhí)行;數(shù)據(jù)共享,分級決策;統(tǒng)一標準,定制流程;交換靈活,擴充方便。2 、系統(tǒng)框架一個決策中心,一個數(shù)據(jù)中心:以總部數(shù)據(jù)為核心,企業(yè)所有經(jīng)營數(shù)據(jù)集中管理,也作為企業(yè)的決策中心。 兩種標準連鎖模式, 多個交換中心:以直營、 加盟兩種標準連鎖模式為管理重點, 實現(xiàn)集中 (統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫 、 分布(分散數(shù)據(jù)庫的管理方式,分布方式在分部(分店或分支與總部之間設(shè)立數(shù)據(jù)交換中心。3、批發(fā) 連鎖系統(tǒng)的

14、流程、數(shù)據(jù)、決策的規(guī)范、高效系統(tǒng)將就連鎖經(jīng)營管理的十個統(tǒng)一管理中與信息化密切相關(guān)的七個統(tǒng)一, 以及決策支持進行了完整的設(shè)計, 通過將統(tǒng)一管理的思想融合到信息系統(tǒng)中,逐步實現(xiàn)批發(fā) 醫(yī)藥連鎖企業(yè)的流程、數(shù)據(jù)、決策的規(guī)范、 安全、高效、有序,真正體現(xiàn)信息化的價值。1 、統(tǒng)一流程設(shè)計流程的效率已經(jīng)成為醫(yī)藥企業(yè)的核心競爭力之一, 在利潤微薄的情況下如何提高整個連鎖企業(yè)的流程效率, 近年來已經(jīng)成為價格競爭背后的潛在競爭方式。在整個連鎖經(jīng)營中,保證物流的高效率是關(guān)鍵,系統(tǒng)應(yīng)該提供信息流分析以保障物流安全、高效的基礎(chǔ)。 調(diào)度分析:調(diào)度是連鎖物流的核心和靈魂,如何實現(xiàn)合理的低庫存,并保證不產(chǎn)生積壓和短貨?系統(tǒng)將

15、利 用調(diào)度分析模型,通過對銷售歷史、分店庫存、分店請貨、總部庫存、在途庫存、市場變化等信息進行有 效分析,合理預(yù)測未來的銷售量,并依據(jù)這個分析提供配送、調(diào)撥建議和采購建議。批發(fā)總部相關(guān)人員可依據(jù)建議進行調(diào)整,直接產(chǎn)生配送、調(diào)撥計劃和采購計劃,這樣充分利用了信息流的 價值,能夠有效避免人為產(chǎn)生的積壓、斷貨情況。收貨入庫:對采購計劃產(chǎn)生的訂單,倉儲部門負責(zé)收貨入庫流程,按照 GSP 入庫驗收的要求,進行收貨、 驗收、入庫、暫存以及不合格品退貨處理。配送調(diào)撥:由總部物流中心根據(jù)配送、調(diào)撥計劃,發(fā)出指令,分店執(zhí)行驗收入庫或出庫復(fù)核工作。分別產(chǎn) 生批發(fā)總部到分店、分店到分店、分店到批發(fā)總部三種不同的物流

16、過程。其中,直營分店的往來調(diào)撥不涉及往來結(jié)算,加盟分店的調(diào)撥將有往來結(jié)算關(guān)系產(chǎn)生。2 、統(tǒng)一采購管理采購問題分析:采購工作缺乏整體計劃,多依賴采購人員的個人經(jīng)驗采購,效率低,采購環(huán)節(jié)難于管理, 容易產(chǎn)生漏洞。解決思路:采用采購工作整體解決方案,實現(xiàn)合理采購,保證低庫存,減少中間環(huán)節(jié),降低采購成本。 3 、統(tǒng)一配送管理配送問題分析:銷售實際與預(yù)測差異大,配送不合理,積壓(實際 <預(yù)測 、斷貨(實際 >預(yù)測嚴重。 解決思路:本著高效率、低成本、合理的低庫存設(shè)計配送模型,提升銷量預(yù)測準確度(>70% ,利用準 確的信息,代替分散的庫存占壓。4 、批發(fā) 連鎖決策支持快速變化的醫(yī)藥零售

17、市場,對企業(yè)的決策提出了更高的要求,隨時需要依據(jù)內(nèi)、外部信息及時、準確地做 出決策。系統(tǒng)將為醫(yī)藥連鎖企業(yè)提供科學(xué)的分級決策,并將企業(yè)內(nèi)部信息分別從業(yè)務(wù)角度、資源角度建立 決策模型,提供多角度、多組合的應(yīng)用,更全面、更系統(tǒng)地提供決策服務(wù)。包括以下方面的內(nèi)容:數(shù)據(jù)倉庫:數(shù)據(jù)倉庫可以有效整合企業(yè)的各類內(nèi)部信息,將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、相關(guān)數(shù)據(jù)、其他文件數(shù)據(jù)等分類規(guī) 范,進而提供完整的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。在數(shù)據(jù)倉庫的基礎(chǔ)上可以充分利用決策支持的工具,對企業(yè)數(shù)據(jù)進行挖掘 分析。分店決策:直營店、加盟店都需要依據(jù)業(yè)務(wù)信息進行分析決策,系統(tǒng)應(yīng)該提供關(guān)于銷售、商品、庫存、利 潤、費用、人員、顧客等角度的查詢、分析,并實現(xiàn)毛利測算、銷售排行、績效評比、客單價等分析模型。