檔案管理工作中存在的問(wèn)題及其應(yīng)對(duì)措施分析

1、檔案管理工作中存在的問(wèn)題及其應(yīng)對(duì)措施分析檔案管理工作在各種工作中，是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專(zhuān)業(yè)性比較 強(qiáng)的工作，當(dāng)今時(shí)代，由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)正逐步發(fā)展，在檔案管理工 作中，有很大的飛躍。 但是若是要使得檔案工作的持續(xù)發(fā)展， 便需要 不斷的創(chuàng)新， 和時(shí)代同步。檔案法自頒布實(shí)施以來(lái)，檔案行政主 管部門(mén)在依法管理檔案與發(fā)展檔案的事業(yè)中， 發(fā)揮了比較重要的作用， 同時(shí)結(jié)合實(shí)際，出臺(tái)了檔案工作的相關(guān)條例、辦法、規(guī)定等法律法規(guī) 和各種規(guī)范性文件， 督促指導(dǎo)各單位做好不同門(mén)類(lèi)的檔案工作， 從而 依法治檔得到廣泛宣傳，檔案事業(yè)逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化 的軌道，對(duì)于檔案事業(yè)能夠順利發(fā)展，打下了比較好的基礎(chǔ)。一

2、、檔案管理工作中存在的問(wèn)題（一）檔案工作意識(shí)淡薄，檔案法制觀(guān)念不強(qiáng)。 近年來(lái)，檔案部門(mén)充分利用三月法制宣傳月活動(dòng)、標(biāo)語(yǔ)、網(wǎng)站、知 識(shí)競(jìng)賽等各種形式，加強(qiáng)檔案法及其配套的檔案相關(guān)法律法規(guī)宣 傳，同時(shí)與部門(mén)聯(lián)動(dòng)，開(kāi)展檔案行政執(zhí)法檢查。盡管如此，部分單位 的領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得檔案法是一部制約力不強(qiáng)的軟法，而且和本單位的職 能不符，只是檔案行政部門(mén)的事， 對(duì)檔案和檔案工作一知半解或全然 不知檔案法，因此對(duì)檔案工作的重視度與支持力不足。（二）檔案管理的利用率低、質(zhì)量差、檢索效率不高。近年來(lái)的官方調(diào)查中， 檔案的管理質(zhì)量與利用率上存在著差距， 其 顯示為:1、一些單位的檔案分類(lèi)明顯合理性不足， 在期限上的保管劃 分

3、不夠準(zhǔn)確;有的注重文件的歸檔，對(duì)材料的歸檔重視性不夠，還有 個(gè)別的單位有著應(yīng)歸檔的材料沒(méi)有及時(shí)歸檔的現(xiàn)象。2,檔案的信息化 程度不高，目前全市沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理軟件， 且檔案檢索工具單一， 嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量尤其是提高檔案利用效率。3、檔案有手工 檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種檢索方式。 而在現(xiàn)如今，占有很大比重的是傳 統(tǒng)的手工檢索。 在手工檢索的途徑上， 各個(gè)檔案部門(mén)編制了不同形式 的檢索工具。 在編制檢索工具中出現(xiàn)了多卻不精的現(xiàn)象， 誤認(rèn)為編制 的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。（三）經(jīng)費(fèi)不足故投入的檔案硬件不能滿(mǎn)足需要， 缺少檔案工作記錄。 近年來(lái)，伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在管理中計(jì)算機(jī)及

4、網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 得到較為廣泛的使用， 管理方式也在不斷進(jìn)步。 而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò) 技術(shù)管理檔案的單位較少。檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊 老化，檔案保管條件簡(jiǎn)陋。檔案工作記錄主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)狀況 第一，檔案工作的計(jì)劃、總結(jié)缺乏。比較少的列入機(jī)關(guān)或主管部門(mén)的 工作規(guī)劃與總結(jié)中， 專(zhuān)職檔案員檔案工作少有正式的年度規(guī)劃與總結(jié)。 第二，檔案交接手續(xù)缺乏;第二種手續(xù)明顯短缺， 甚至不正規(guī)。第三， 檔案室平常的管理工作，缺少具體的記錄。第四，檔案宣傳工作記錄 缺少。（四）檔案管理制度不健全，檔案專(zhuān)業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高檔案管理規(guī) 范性不足。檔案管理不規(guī)范問(wèn)題在一些大的企事業(yè)單位和專(zhuān)業(yè)的檔案館中都普 遍存在，

5、主要體現(xiàn)在以下幾方面:1、檔案編號(hào)不規(guī)范。2、案卷標(biāo)題 不嚴(yán)謹(jǐn)。3、部分案卷缺少目錄。4、組卷比較混亂。雖然目前國(guó)家建 立了一些檔案管理制度，但是在執(zhí)行過(guò)程中卻流于形式。 在檔案的收 集、保管、保護(hù)、借閱、保密、方面制度也不完善。檔案管理人員的 專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊也限制了檔案管理方式的完善。二、對(duì)于檔案的管理應(yīng)對(duì)措施如下:（一）建立并創(chuàng)新知識(shí)資源管理的體系。檔案實(shí)體收集、鑒定、管理等都是傳統(tǒng)的檔案管理方式，時(shí)空可限 制檔案信息的流動(dòng)， 對(duì)于信息的共享與增值有著不利的影響。 檔案信 息管理機(jī)構(gòu)運(yùn)作方式是效率低的， 管理形式比較落后， 相比于呆板的 服務(wù)機(jī)制， 封閉式的管理型職能信息化與當(dāng)下社會(huì)的現(xiàn)

6、狀相違背， 不 符合知識(shí)經(jīng)濟(jì)形態(tài)社會(huì)中的充分利用與開(kāi)發(fā)檔案信息資源的原則， 對(duì) 于開(kāi)放式的知識(shí)型檔案管理職能的轉(zhuǎn)化不利， 在關(guān)注檔案實(shí)體管理的 同時(shí)，檔案管理會(huì)更注重檔案信息的管理，把檔案信息的流動(dòng)及發(fā)揮 檔案信息作為知識(shí)資源的影響力充分發(fā)揮出來(lái)， 為了形成一個(gè)完整的 知識(shí)管理體系，著重于把知識(shí)在來(lái)源、生產(chǎn)、存儲(chǔ)，到流動(dòng)、傳播、 交流，直至學(xué)習(xí)、共享等的一系列過(guò)程整合。（二）促進(jìn)檔案管理方式的創(chuàng)新。 檔案庫(kù)有著豐富的信息資源，但是相對(duì)于使用者的多樣化要求，人 們?nèi)匀粫?huì)感到庫(kù)藏資源的不足。 這一方面是由于檔案資源量的有限性， 也是由于管理方式落后導(dǎo)致的利用效率不高。 所以，必須在充實(shí)庫(kù)藏 內(nèi)容，

7、提高庫(kù)藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上， 有目的地采集用戶(hù)的需要的檔案資源， 并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化，及時(shí)準(zhǔn)確地為用戶(hù)提供服務(wù)。（三）增強(qiáng)檔案管理人員的素養(yǎng)。在社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)中，檔案工作是不可缺少的重要組成部分，它 影響社會(huì)的昨日。 今日與明日的發(fā)展。 在發(fā)展中持續(xù)提高對(duì)于檔案的 管理效率，使得檔案的作用充分發(fā)揮，對(duì)社會(huì)有深刻的意義。然而，在檔案管理工作中的大量繁雜與枯燥的工作里， 體現(xiàn)著工作者的責(zé)任， 不單單是從服務(wù)中收獲到直觀(guān)的物質(zhì)財(cái)富和經(jīng)濟(jì)效益， 這樣就要求工 作人員自身需要有責(zé)任意識(shí)和積極向上的能量以及樂(lè)于奉獻(xiàn)的好品 質(zhì)。在服務(wù)中需要主動(dòng)與熱情;在服務(wù)語(yǔ)氣上需要禮貌周到;在服務(wù)方 式需要積極地主動(dòng)服務(wù)方式。 從而讓使用者滿(mǎn)意， 這是對(duì)于檔案人員 職業(yè)道德素養(yǎng)的基本準(zhǔn)則。（四）檔案管理者要拓寬視野，加強(qiáng)現(xiàn)有資源的綜合利用。 由于改革逐步深入，檔案管理出現(xiàn)了一些待解決的問(wèn)題，比如說(shuō)， 越來(lái)越多的檔案數(shù)量，在保管方面帶來(lái)了困難， 也不利于提取與利用。 落后的管理方法手段對(duì)于檔案的質(zhì)量有著直接影響。 只有實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化 檔案管理， 才能有效地解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的問(wèn)題。 因此檔案管理人員 需要做到:第一，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，提高管理能力。檔案管理是一門(mén)專(zhuān) 業(yè)性