采購部標準化作業(yè)手冊DOC31頁

1、采 購 部標準化作業(yè)手冊公元二八年八月八日 V1.0目 錄第一章 采購部基本職能和組織機構第一節(jié) 采購部基本職能第二節(jié) 采購部組織機構第二章 采購部崗位工作說明書第三章 采購部工作流程一 常規(guī)材料申購流程二. 臨時材料申購流程三. 材料入庫流程四. 材料出庫流程第四章 采購部管理制度第五章 采購部“5S”管理第一節(jié) 采購科“5S”管理及考核第二節(jié) 倉庫“5S”管理及考核第六章 采購部組織機構第一章 采購部基本職能和組織機構第一節(jié) 采購部基本職能序號職能依據處理目的1請購分析和控制物料需求計劃請購單、設備申購報告采購審批權限表倉庫庫存表采購周期表1. 核對申購過程手續(xù)是否齊全，確保在規(guī)定的權限內

2、得到批準。2. .核對到貨日期。3. 匯總和整理需求計劃1.編制采購計劃2.確定安全庫存3.決定采購方式4.編制資金預算2采購過程控制采購計劃表歷史采購信息1. 分配采購任務2. 原材料供應及價格動態(tài)調查3. 詢價比價議價，確定供應商，簽署合同或即時采購4. 交期跟催1.編制采購單2.控制到貨日期3.確定合理價格4.決定采購策略3入庫過程控制采購計劃表送貨單購貨票據進貨檢驗標準1. 核對物料規(guī)格2. 檢驗物料質量。3. 核對物料數量4. 開具收料單1質量問題及時發(fā)現2.嚴格控制庫存3調整到貨日期4庫存管理安全庫存表采購部管理制度1. 依據安全庫存，及時申報2. 定期檢查存貨質量及保質期3. 及

3、時登帳，按時對帳、盤存1及時補充防止斷貨2.防止物料變質浪費3確保帳物相符5出庫過程控制領料單物料需求計劃1. 核對領料過程手續(xù)是否齊全2. 檢查所領物料是否事先請購、數量、規(guī)格是否相符1.確保發(fā)貨的正確性2.確保發(fā)貨的針對性，顯現需求計劃準確性，及時調整庫存6供應商開發(fā)及管理供應商評審表1. 價格分析了解供應商的合理性2. 供貨分析確定供應商服務質量3. 質量分析了解供應商穩(wěn)定性1.決定是否開發(fā)新供應商。2.對供應商進行分級管理3.決定對重點供應商的管理策略7票據管理財務部相關規(guī)定票據報銷流程1. 嚴格審核各類票據，手續(xù)不全不與辦理。2. 督促采購員辦理報銷1. 確保財務及時結算2. 謹防弄

4、虛作假 第二節(jié) 采購部組織機構采購部1人龍游倉儲主管1人江灣倉儲主管1人采購科科長 1人計 劃 員1人二庫倉管員2人統 計 員1人二庫倉管員2人一庫倉管員1人成品復核員1人成品倉管員2人材料倉管員5人龍游統計員1人龍游采購員龍游計劃員1人審核員1人江灣采購員2人龍游采購員1人江灣采購員江灣采購員江灣采購員第二章 采購部崗位工作說明書工作編號填 表 人填表時間2008 年 8月 10 日職 位部長管理人數22人所屬單位 部 處 中心 課(室)直屬主管職 位副總裁核 準 人工作地點r江灣 r龍游r 本職位在組織圖中之 位 置采購部長職位目的與功能摘要職位目的：根據公司發(fā)展的需要，組織輔助材料的采購

5、、倉儲工作，保質保量及時滿足各部門的需要。同時規(guī)范制度和流程，培養(yǎng)下屬，為公司進一步發(fā)展做準備。功能：1.采購及倉儲管理規(guī)劃及變革。2.采購及倉儲管理方法的改進。3.采購倉儲業(yè)務的監(jiān)督和目標管理。4.下屬業(yè)績的評估和考核。5應急事務及突發(fā)事件的處理主要職責及所占百分比(就全年而言，總數為100%)工作量百分比主要職責10%1.擬定采購部年度工作目標及工作規(guī)劃10%2.采購部管理細則的組織擬定和審批5%3.管理活動的策劃和推進10%4.工作理念的宣貫和團隊的建設15%5.下屬部門工作的督導10%6.與相關部門的溝通和協商5%7.采購部工作的總結和目標的調整10%8.下屬人員業(yè)績考核、工作調整及招

6、聘面試5%9.緊急業(yè)務的辦理20%10.上級安排事宜及其他督促范圍(管理人數)部屬職稱直接部屬人數間接部屬人數部屬職稱直接部屬人數間接部屬人數采購科長1人4人計 劃 員1人0人龍游倉儲主管1人10人人人江灣倉儲主管1人3人人人統 計 員1人0人合 計5人17人工作編號填 表 人填表時間2008 年 8月 10 日職 位計劃員管理人數人所屬單位采購部 處 中心 課(室)直屬主管職 位采購部長核 準 人工作地點r江灣 r龍游r 本職位在組織圖中之 位 置計劃員職位目的與功能摘要職位目的：根據需求計劃及庫存編制采購計劃、計算安全庫存并追蹤實施，以保證材料的及時供應。功能：1.對年度計劃的編制提供數據

7、支持。2.編制采購計劃及計算安全庫存3.收集市場價格信息及事業(yè)部需求信息。3.建立采購、倉庫數據庫，負責信息傳遞和保密。4.負責開票業(yè)務及倉庫調撥。主要職責及所占百分比(就全年而言，總數為100%)工作量百分比主要職責15%1.請購單、需求計劃的匯總、錄入，生成采購計劃和安全庫存10%2.采購進度錄入和跟催8%3.龍游倉庫和江灣倉庫物料調撥協調10%4.采購文件擬定及相關報表制作2%5.考勤管理40%6.材料出入庫票據的開具15%7. 上級安排事宜及其他%督促范圍(管理人數)部屬職稱直接部屬人數間接部屬人數部屬職稱直接部屬人數間接部屬人數0人0人0人0人0人0人人人0人0人人人0人0人合 計人

8、人工作編號填 表 人填表時間2008 年 8月 10 日職 位采購科長管理人數4人所屬單位采購部 處 中心 課(室)直屬主管職 位采購部長核 準 人工作地點r江灣 r龍游r 本職位在組織圖中之 位 置采購科長職位目的與功能摘要職位目的：通過制定、實施采購計劃，科學合理地控制采購行為，在保障供給的前提下，盡可能降低采購成本，創(chuàng)造利潤。功能：1.協助部長擬定年度工作計劃和目標。2.負責采購科全面業(yè)務和與其他部門的協商溝通3.對采購員進行培訓、監(jiān)督、評估及考核。4.對供應商進行評估考核。4.定期對市場行情進行調查，確定采購策略。主要職責及所占百分比(就全年而言，總數為100%)工作量百分比主要職責1

9、0%1.擬定本部門工作方針和目標5%2.主持或參與采購相關業(yè)務會議，做好部門間溝通。10%3.主持采購人員教育訓練，實施采購人員的業(yè)績考核10%4.對供應商進行考評10%5.審核采購單及票據5%6.分配和調整采購員的工作任務5%7. 負責部分原料的采購5%8.呆廢料的預防和處理25%9.市場行情的調研15%10.上級領導交待的事務和其他督促范圍(管理人數)部屬職稱直接部屬人數間接部屬人數部屬職稱直接部屬人數間接部屬人數采購員3人0人0人0人審核員1人0人人人0人0人人人0人0人合 計人4人工作編號填 表 人填表時間2008 年 8月 10 日職 位統計員管理人數0人所屬單位采購部 處 中心 課

10、(室)直屬主管職 位采購部長核 準 人工作地點r江灣 r龍游r 本職位在組織圖中之 位 置統計員職位目的與功能摘要職位目的：通過及時將倉庫出入庫情況的錄入，建立動態(tài)庫存數據庫為采購部決策服務。功能：1.通過建立動態(tài)數據庫，為分析庫存提供支持。2.為月末盤存提供核對功能3.為電子帳目的實施創(chuàng)造條件。4.監(jiān)控倉庫異動物料，及時通知計劃員關注。主要職責及所占百分比(就全年而言，總數為100%)工作量百分比主要職責10%1.審查入庫單據，有問題及時溝通。60%2.將單據錄入10%3.整理及打印月報表并及時與倉庫核對5%4.對長期不動的物料和調庫的物品進行報表整理5%5.文件管理10%6. 上級安排事宜

11、及其他0%督促范圍(管理人數)部屬職稱直接部屬人數間接部屬人數部屬職稱直接部屬人數間接部屬人數0人0人0人0人0人0人人人0人0人人人0人0人合 計人人工作編號填 表 人填表時間2008 年 8月 10 日職 位審核員管理人數0人所屬單位采購部 處 中心 課(室)直屬主管職 位采購科長核 準 人工作地點r江灣 r龍游r 本職位在組織圖中之 位 置審核職位目的與功能摘要職位目的：謹防弄虛作假，減少公司損失功能：1.通過審核發(fā)票價格，提高采購員責任心。2來料檢驗，嚴把質量關3.公司廢料出售，快速回籠資金的同時為安全生產服務。4.公司重要票據的保管和發(fā)放，便于追溯。主要職責及所占百分比(就全年而言，

12、總數為100%)工作量百分比主要職責40%1. 審核發(fā)票價格。20%2. 來料檢驗8%3. 公司廢料出售30%4. 公司重要票據的保管和發(fā)放1%5.砂帶購買1%6. 上級安排事宜及其他%督促范圍(管理人數)部屬職稱直接部屬人數間接部屬人數部屬職稱直接部屬人數間接部屬人數0人0人0人0人0人0人人人0人0人人人0人0人合 計人人工作編號填 表 人填表時間2008 年 8月 10 日職 位龍游倉儲主管管理人數10人所屬單位采購部 處 中心 課(室)直屬主管職 位采購部長核 準 人工作地點r江灣 r龍游r 本職位在組織圖中之 位 置龍游倉儲主管職位目的與功能摘要職位目的：根據倉儲工作的需要，負責輔助

13、材料、成品保質、保量的收存發(fā)工作。監(jiān)督相關制度和流程的執(zhí)行。功能：1.倉儲管理的計劃。2倉儲管理方法的改進3.倉儲作業(yè)的監(jiān)管4.下屬的業(yè)績考核。主要職責及所占百分比(就全年而言，總數為100%)工作量百分比主要職責10%1. 擬定倉儲年度工作計劃和年度工作目標管理20%2. 采購部管理制度的維護及單據的審核5%3. 5S管理活動的宣導和推進10%4. 組織檢討倉庫區(qū)域規(guī)劃和設計，組織盤點和控制庫存10%5.審查各類票據的合理性5%6. 不定期檢查各類物料庫存質量，嚴防庫損20%與相關部門的溝通和協調10%控制倉儲費用和成本10%上級安排事宜及其他%督促范圍(管理人數)部屬職稱直接部屬人數間接部

14、屬人數部屬職稱直接部屬人數間接部屬人數龍游計劃員1人0人成品復核員1人0人龍游統計員1人0人人人材料倉管員5人0人人人成品倉管員2人0人合 計10人人工作編號填 表 人填表時間2008 年 8月 10 日職 位龍游計劃員管理人數0人所屬單位采購部 處 中心 課(室)直屬主管職 位龍游倉儲主管核 準 人工作地點r江灣 r龍游r 本職位在組織圖中之 位 置龍游計劃職位目的與功能摘要職位目的：根據需求計劃及庫存編制采購計劃、計算安全庫存并追蹤實施，以保證材料的及時供應。功能：1.對年度計劃的編制提供數據支持。2.龍游各事業(yè)部生產需求分析及龍游物料需求計劃的擬定3.龍游物料申購及進度跟催4.收集市場價

15、格信息及事業(yè)部需求信息。3呆廢料的預防與控制。4.安全庫存的控制參與。主要職責及所占百分比(就全年而言，總數為100%)工作量百分比主要職責20%1. 龍游各事業(yè)部生產需求分析及龍游物料需求計劃的擬定30%2. 零星材料的接單、匯總和傳遞以及采購進度跟催。5%3. 來料不良處理與補料、退料的跟蹤10%4. 輔助材料領用分析及參與庫存控制15%5.盤存監(jiān)督10%6. 收集市場價格信息及事業(yè)部需求信息，調整需求計劃10%7. 上級安排事宜及其他。%督促范圍(管理人數)部屬職稱直接部屬人數間接部屬人數部屬職稱直接部屬人數間接部屬人數0人0人0人0人0人0人人人0人0人人人0人0人合 計人人工作編號填

16、 表 人填表時間2008 年 8月 10 日職 位龍游統計員管理人數0人所屬單位采購部 處 中心 課(室)直屬主管職 位龍游倉儲主管核 準 人工作地點r江灣 r龍游r 本職位在組織圖中之 位 置統計職位目的與功能摘要職位目的：通過及時將龍游材料和成品倉庫出入庫情況的錄入，建立動態(tài)庫存數據庫為采購部決策服務。功能：1.通過建立動態(tài)數據庫，為分析庫存提供支持。2.為月末盤存提供核對功能3.為電子帳目的實施創(chuàng)造條件。4.監(jiān)控倉庫異動物料，及時通知計劃員關注。5.建立龍游發(fā)送江灣貨物電子賬目，供查詢和追溯。主要職責及所占百分比(就全年而言，總數為100%)工作量百分比主要職責10%1.審查入庫單據，有

17、問題及時溝通。40%2.將單據錄入，編制日、月報表10%3.整理及打印月報表并及時與倉庫核對10%4.對長期不動的物料和調庫的物品進行報表整理5%5.負責原始單據的歸檔管理15%6. 開具龍游至江灣送貨單，并錄入電腦10%7. 上級安排事宜及其他。%督促范圍(管理人數)部屬職稱直接部屬人數間接部屬人數部屬職稱直接部屬人數間接部屬人數0人0人0人0人0人0人人人0人0人人人0人0人合 計人人工作編號填 表 人填表時間2008 年 8月 10 日職 位材料倉管員管理人數0人所屬單位采購部 處 中心 課(室)直屬主管職 位倉儲主管核 準 人工作地點r江灣 r龍游r 本職位在組織圖中之 位 置倉管職位

18、目的與功能摘要職位目的：做好輔助材料的收、存、發(fā)工作，確保帳物相符，滿足需要。功能：1. 輔助材料的收貨、目測外觀、點數、記賬。2.在庫物品的擺放、5S、狀態(tài)檢查及安全庫存預警3. 輔助材料的發(fā)貨、記賬。4.盤存及報表單據提供。主要職責及所占百分比(就全年而言，總數為100%)工作量百分比主要職責10%1.審查出入庫單據，并與采購計劃、需求計劃對照，有問題及時溝通。10%2.來料檢驗通知及后續(xù)問題處理5%3.安全存量預警及呆滯品、欲過期品上報10%4.盤存準備、實施和相關報表填寫30%5.出入庫登卡及做賬30%6. 倉庫5S工作和安全工作的實施5%7. 上級安排事宜及其他。%督促范圍(管理人數

19、)部屬職稱直接部屬人數間接部屬人數部屬職稱直接部屬人數間接部屬人數0人0人0人0人0人0人人人0人0人人人0人0人合 計人人工作編號填 表 人填表時間2008 年 8月 10 日職 位成品倉管員管理人數0人所屬單位采購部 處 中心 課(室)直屬主管職 位倉儲主管核 準 人工作地點r江灣 r龍游r 本職位在組織圖中之 位 置倉管職位目的與功能摘要職位目的：做好成品的收、存、發(fā)工作，確保帳物相符，及時滿足需要。功能：1. 成品的收貨、核對、點數、記賬。2.在庫物品的擺放、5S、狀態(tài)檢查及安全庫存預警3. 成品的發(fā)貨、記賬。4.盤存及報表單據提供。主要職責及所占百分比(就全年而言，總數為100%)工

20、作量百分比主要職責10%1.審查出入庫單據，并與實物對照，有問題及時溝通。20%2.檢查實物標識、規(guī)格、材質是否一致，確定擺放位置及方式5%3.存量預警及呆滯品上報20%4.盤存準備、實施和相關單據報表填寫15%5.出入庫登卡及做賬25%6. 倉庫5S工作和安全工作的實施5%7. 上級安排事宜及其他。%督促范圍(管理人數)部屬職稱直接部屬人數間接部屬人數部屬職稱直接部屬人數間接部屬人數0人0人0人0人0人0人人人0人0人人人0人0人合 計人人工作編號填 表 人填表時間2008 年 8月 10 日職 位成品復核員管理人數0人所屬單位采購部 處 中心 課(室)直屬主管職 位倉儲主管核 準 人工作地

21、點r江灣 r龍游r 本職位在組織圖中之 位 置復核職位目的與功能摘要職位目的：對龍游成品出庫進行規(guī)格、數量、材質復核，確保按時按量準確出貨功能：1.出貨復查，確保準確。2.貨物交接，確保票據完整性3.接受查詢，提供效率。4.票據傳遞，確保信息傳遞流暢。主要職責及所占百分比(就全年而言，總數為100%)工作量百分比主要職責60%1.成品庫復核。包括成品數量、編碼、材質、規(guī)格、發(fā)往地等，確保與送貨單一致。10%2.與成品倉管員辦理交接手續(xù)，保證手續(xù)完整。10%3.各成品倉出貨前的票據傳遞和信息溝通。15%4. 倉庫5S工作和安全工作的參與實施5%5. 上級安排事宜及其他。%督促范圍(管理人數)部屬

22、職稱直接部屬人數間接部屬人數部屬職稱直接部屬人數間接部屬人數0人0人0人0人0人0人人人0人0人人人0人0人合 計人人工作編號填 表 人填表時間2008 年 8月 10 日職 位采購員管理人數人所屬單位采購部 處 中心 課(室)直屬主管職 位采購部長核 準 人工作地點r江灣 r龍游r 本職位在組織圖中之 位 置采購職位目的與功能摘要職位目的：以合理價格，及時、保質保量的完成采購任務。功能：1.根據物品質量、價格及供貨速度，選擇供應商。2.采購實施，及時、保質保量 3.票據齊全，報賬及時。4.對供應商進行初步評估。5.處理投訴、辦理退貨、補貨6.定期對市場行情進行調查，將信息向采購科長匯報。主要

23、職責及所占百分比(就全年而言，總數為100%)工作量百分比主要職責20%1.接受采購任務，與請購部門聯系，了解請購意圖和產品要求，并對目標產品進行市場調研和成本分析，選擇供應商。30%2. 進行議價、簽定合同、發(fā)訂單、跟催、接受貨物、核對規(guī)格等采購實施10%3. 辦理入庫手續(xù)，整理票據交相關人員和部門審核并報銷。10%4.接受投訴，與供應商聯系調貨、退貨及補貨事宜。10%5.整理采購記錄，報采購計劃員錄入微機，并對供應商進行初評10%6.了解所管業(yè)務產品價格走勢，提供采購方案供上級決策。10%7.上級領導交待的事務和其他督促范圍(管理人數)部屬職稱直接部屬人數間接部屬人數部屬職稱直接部屬人數間

24、接部屬人數采購員0人0人0人0人審核員0人0人人人0人0人人人0人0人合 計人0人第三章 采購部工作流程一常規(guī)材料申購流程說明用料部門審核采購1.部門物料計劃員在每個月5日前根據月材料領用匯總表（內部表格SN1）及生產計劃（SN2）編制月物料需求計劃表(SW1)（普通表格方式）。2.相關負責人根據上月材料領用匯總表按采購審批權限表（CW1）對月物料需求計劃表進行審批,批準后交采購計劃員，否則退還部門計劃員進行修正或重新編制。3.采購計劃員匯總各用料部門的月物料需求計劃，根據采購周期表（.4）編制月采購計劃表（.1）該表報采購部長審核批準后交采購科長，不批準須重新修訂。4. 采購科長進行采購計劃

25、任務分配，并填寫采購單（.3），采購員憑采購單進行材料采購。5.采購計劃員將月采購計劃輸入電腦,制成材料采購進度控制表（.2）進行材料采購跟催。采購周期表.4上月材料領用匯總表 SN1部門計劃員生產計劃SN2月初5日前編制月物料需求計劃表部門計劃員月物料需求計劃表SW1部門計劃員上月材料領用匯總表SN1SSN1NYNY審核采購審批權限表CW1匯總月物料需求計劃采購計劃員月采購計劃表.1采購計劃員審核采購計劃任務分配采購科長采購單.3進行采購采購員采購單輸入電腦采購計劃員材料采購進度控制表.2采購計劃員采購計劃員材料采購跟催二臨時材料申購流程說 明用料部門審 核采購部倉 庫1.部門計劃員詢問材料

26、庫存后,填寫請購單（GW1）(4/4）。2.相關負責人根據采購審批權限表(CW1)進行審批,批準后交采購計劃員,否則退還部門計劃員進行修正或重新進行填寫。3.采購計劃員在批準后的請購單上簽字,并即時將請購單的紅聯（采購聯）交采購科長進行采購安排。4.采購員根據采購科長分配的請購單采購聯進行材料采購。5.采購計劃員根據請購單綠聯（統計聯），將數據錄入電腦,編制采購進度控制表.2，進行采購跟催。6.采購計劃員將請購單的藍聯（倉庫聯）交倉庫作收料依據。詢問材料庫存部門計劃員填寫請購單部門計劃員部門計劃員請購單(存根) GW1YN審核采購審批權限表CW1采購計劃員簽收采購計劃員請購單(倉庫)請購單(采

27、購)采購科長材料采購采購員請購單(統計)采購計劃員輸入電腦采購計劃員采購進度控制表.2采購計劃員請購單(倉庫)w倉管員收料核對倉管員三材料入庫流程說明供應商采購檢驗倉庫送貨1.供應商憑采購員的購貨清單（.5）傳真送貨到指定倉庫,并附送貨單(WC1)（2/2）,單上要注明材料的名稱規(guī)格數量2.采購員憑采購單（.3）或請購單（GW1）將自已采購的材料送到倉庫,并附購貨發(fā)票,票上要注明材料的名稱規(guī)格數量3.檢驗員接倉管員通知后憑進貨檢驗和試驗作業(yè)指導書或供應商提供的質檢報告進行材料檢驗,檢驗合格后在購貨發(fā)票和送貨單（2/2）上蓋章并簽字,不合格的退回供應商或采購員進行調換合格材料4.倉管員憑月采購計

28、劃表（.1）或請購單清點檢驗過的材料,清點無誤在購貨發(fā)票或送貨單上簽字,開具收料單（GW2）5.供應商或采購員在收料單上簽字后取回結算聯（黃聯）：供應商憑結算聯結貨供應商購貨清單傳真.5送貨單1/2WC1送貨單1/2送貨單1/2簽字結貨款結算聯收料單結算聯收料單請購單GW1采購單送貨單1/2送貨單1/2購貨發(fā)票1/1購貨發(fā)票1/1購貨發(fā)票1/1報銷簽字購貨發(fā)票1*1送貨N檢驗員檢驗Y蓋章簽字存根GW2收料單統計聯收料單N倉管員請購單清點Y購貨發(fā)票1/1倉管員送貨單2/2簽字,開單倉庫聯收料單結算聯收料單倉庫聯收料單登卡，入庫倉管A說明供應商采購檢驗倉庫財務款；采購員憑結算聯和購貨發(fā)票報銷。6.

29、倉管員憑收料單的倉庫聯（紅聯）登卡,入庫并留存。7.統計員憑收料單的統計聯（綠聯）輸入電腦生成庫存表（電子檔），并將統計聯交財務進行結算審核8.統計員將庫存表(.6)共享給采購計劃員以便了解庫存,同時共享給財務進行監(jiān)督。.采購計劃員庫存報表了解庫存A統計聯收料單輸入電腦統計員統計員庫存報表.6共享核對帳目統計聯收料單四材料出庫流程說明車間/部門采購倉庫財務1. 車間或部門領料人根據月物料需求計劃表SW1 填寫領料通知單2. 車間或部門主管憑月物料需求計劃表審核領料通知單（GW3），確認無誤后簽字,審核不通過則退回領料人。3. 采購計劃員憑月物料需求計劃表復核領料通知單內容及審核過程，確認無誤開

30、具領料單（GW4），如有誤則退回領料人重新辦理領料。4. 倉管員憑領料單，發(fā)料并簽字。同時在月材料領用計劃表登記. 5. 領料單的倉庫聯（紅聯）由倉管員留底；統計聯（綠聯）由統計員做庫存表后交財務進行結算后留存。領料人取回結算聯（黃聯）6. 統計員將庫存表共享給采購計劃員了解庫存,給財務進行監(jiān)督。月物料需求計劃表SW1領料人領料人領料通知單GW3N主管Y審核月物料需求計劃表 結算聯領料單領料人N月物料需求計劃表復核，開票采購計劃員Y采購計劃員結算聯 倉庫聯統計聯存根領料單GW4統計聯領料單統計員統計員報表電子文檔共享統計員了解庫存采購計劃員倉管員月物料需求計劃表結算聯倉庫聯 統計聯領料單發(fā)料,

31、，簽單 倉庫聯領料單財務核對帳目統計聯領料單第四章 采購部管理制度1. 目的：為進一步加強采購部管理力度，真正做到有章可循、有法必依，從而明確工作職責，規(guī)范工作行為，確保采購部工作質量和工作秩序，特制訂本制度。2. 范圍：本制度適用于采購部采購、倉儲工作的全過程。3. 定義：4. 參考：采購部部門職能采購部崗位說明書5. 權責：采購部部長負責組織制訂和修改采購部管理制度。采購科科長、倉庫主管負責采購部管理制度的宣貫和執(zhí)行檢查。6. 內容：6.1 采購；6.1.1采購申請：材料申請部門必須按采購申請權限簽署請購單并交至采購計劃員處，采購計劃員按規(guī)定復核請購單所填內容，對不符合要求的采購申請進行詢

32、問并退回。如因審核主管出差無法簽字，可由更上一級主管代簽或由審核主管以短信方式通知采購計劃員。原則上不允許接受口頭或電話下單，如為緊急采購，必須要求請購人在24小時內補單，否則追究接單人責任。采購計劃員須對請購單進行登記確認，以便跟催采購進度。采購計劃員須對事業(yè)部提供的月需求計劃表進行匯總并結合倉庫月盤存量，依據采購周期表，計算出當月安全庫存并出具采購計劃表給采購科和倉庫。設備采購一律采用設備申報表，采購計劃員需復核審批手續(xù)是否齊全，齊全后方可列入采購清單內。6.1.2采購任務分配：原則上采購科長依據采購計劃表和請購單出具采購單，作為采購員任務分配之依據。對零星采購任務，允許用請購單代采購單。

33、如遇緊急采購或為平衡采購量，采購科長有權進行采購任務的臨時調整。采購員不得以各種理由拒絕。6.1.3采購實施：采購員在實施采購前，必須詳細了解材料的特性，必要時應與請購人進行溝通。采購員應隨時關注所管材料的價格變動信息，采購員收到采購任務后，按請購事項的緩急，立即開展詢價、比價、議價，并參照過去采購記錄，精選三家以上供應商進行選擇。材料價格變動異常，采購員應立刻向采購科長匯報。若報價規(guī)格與請購單位要求略有不同或屬替代用品，采購人員應附有關資料，并于“請購單”上予以注明,報經采購主管，并轉使用部門或請購部門簽批意見。屬慣例超交者(如最低采購量超過請購量),采購人員應在議價后,報主管核簽。6.1.

34、4采購要求采購員必須嚴格執(zhí)行采購流程，按規(guī)定填寫標準表格，及時將供應商資料及合同交采購計劃員管理。采購員應依照流程對原有供應商定期評審，并積極開發(fā)新供應商。新供應商開發(fā)前期必須及時向采購科長匯報，以決定開發(fā)策略。采購員應按規(guī)定將所購物品入庫并辦理入庫手續(xù)，如需一次性辦理出入庫手續(xù)，必須通知倉管員到現場點貨確認。采購員必須按財務要求向供應商索取票據和按流程進行報賬。付款方式，不論金額多少，原則上均應采用轉帳、匯款等方式支付。盡量避免現金交易。凡是能從生產廠家直接采購的物料，不得從代理商或經銷商處進行采購，特殊情況除外。6.1.5物料質檢 鑒于目前不能對所有材料進行有效檢驗，因此，采購部審核員需按

35、進貨檢驗作業(yè)指導書對有能力檢驗的材料進行質檢。合格蓋章并簽名，不合格退貨?；ゎ惒少弳T須要求供應商隨貨提供質檢報告，交審核員保存。倉管員收貨時需對貨物的外包裝、外觀進行目視檢查。6.2 倉庫6.2.1倉管員倉管員必須嚴格執(zhí)行出入庫流程，手續(xù)不全不辦理出入庫業(yè)務。倉管員必須在對實物進行清點和核對采購清單無誤后，方能辦理入庫手續(xù)，對于嚴重超量的材料入庫，必須上報主管，按上級指令辦理入庫。嚴禁只憑票據辦理入庫手續(xù)。倉管員必須確保倉庫內卡物相符，同時保證先進先出。對有保質期的物料，倉管員必須做好記錄，定期檢查。對即將到期的物料，應及時通知主管和使用部門。倉管員對倉庫內“5S”工作負全責。倉管員必須嚴格

36、核對領料單，不規(guī)范或有疑問的領料單，倉管有權拒絕發(fā)貨。倉管員必須熟悉倉庫內物資的品名和數量，準確回答相關詢問。倉管員的手工賬必須確保準確并及時對賬，在電子信息系統上線后，倉管應及時錄入和查閱。嚴禁作假數據，否則嚴懲。倉管員必須做好月盤存和年盤存工作，保證數據準確和及時。倉管員對常規(guī)物品庫存有監(jiān)控責任，并根據安全庫存及時申報請購計劃。倉管員核對領料手續(xù)完整無誤后，需核對申請計劃，盡可能按誰申請誰領用的原則發(fā)料。如確需領料又無申請，則要求領料部門與申請部門協商，由申請部門在領料單上簽字后辦理出庫手續(xù)。倉管員應及時將出庫數據錄入或交統計員錄入信息系統中，以便相關人員查閱和審核。6.2.2計劃員材料計

37、劃員負責倉庫申請計劃的匯總、整合、制定、貨物的調貨、分配以及領料的開票。材料計劃員必須對所負責的數據和報表承擔準確、及時和保管的責任。對所在倉庫的材料供應及時性負責。除因采購原因導致的調庫外，原則上不允許調庫，被迫實施的調庫應視為計劃員的過錯。材料計劃員負責對采購材料的跟催，同時根據倉庫實際庫存對事業(yè)部的材料采購申請有評審的義務。材料計劃員對統計員所傳遞的信息和電子賬有核查的責任。統一材料名稱、完善材料編碼是材料計劃員長期工作。材料計劃員必須按規(guī)定開票，把好關口。材料計劃員有義務加強于事業(yè)部的溝通，并將事業(yè)部月采購申請與實際用量的誤差通報給事業(yè)部，共同提高采購申請的準確性。6.2.3統計員統計

38、員必須及時完成電子賬并確保完整和準確。統計員必須關注倉庫內異動物品的庫存狀況并及時通知主管。統計員須核對倉管員提供的報表準確性，并記錄錯誤，報主管考核。統計員有復核盤存質量的義務，同時需了解開票和計劃員崗位的要求，成為合格的替補人員。7.1 采購審批權限表7.2 供應商評估考核表7.3 采購周期表7.4 材料采購記錄表7.5 采 購 核 準 單7.6 供應商資料表7.7 請購單7.8 月需求計劃表7.9 采購計劃表8.0 進貨檢驗作業(yè)指導書第五章 采購部“5S”管理第一節(jié) 采購科“5S”管理及考核1.目的：采購科是公司對外的窗口部門，為了提高工作效率，減少失誤，確保正常工作秩序和 良好的工作環(huán)

39、境，特制定本制度。2. 范圍：本制度適用于年年紅公司采購科員工。3. 定義：5S具體為整理、整頓、清掃、清潔及素養(yǎng)。整理：整理是指將工作場所內的物品分類，并把不要的物品堅決清理掉。整頓：整頓是指把有用的物品按規(guī)定分類擺放好，并做好適當的標識，減少尋找物品的時間，清除過多的積壓物品.清掃：清掃是指將工作場所內所有的地方及工作時使用的儀器、庫存設備、工量夾具、貨架、材料等打掃干凈，使工作場所保持一個干凈，寬敞、明亮的環(huán)境。清潔：清潔是指經常性的做整理、整頓、清掃工作，并對以上三項活動定期與不定期的監(jiān)督檢查.素養(yǎng)：素養(yǎng)是指讓每個員工都養(yǎng)成良好的習慣，遵守規(guī)章制度，積極主動。4參考：無5權責:5.1

40、采購科長負責本部門”5S”工作的策劃，檢查、評價及獎懲，對本部門”5S”活動開展負全責。5.2 采購員對自己辦公區(qū)域的”5S”負全責。6內容：6.1辦公禮儀：采購部辦公人員對外代表公司形象，對內為其他部門服務，因此要求必須時刻關注自身的行為舉止。采購人員應從電話禮儀、拜訪和接待禮儀、信函禮儀上約束自己，同時保持辦公環(huán)境的安靜。對嚴重失禮并造成不良影響的工作人員，由采購科長在月考核上扣5-10分。6.2保密性： 采購人員應對自身業(yè)務承擔對外保密的責任。對因泄密而為公司造成損失的采購員除倉管員所負責的物料、成品必須卡物相符、標識清晰。倉庫主管日常抽檢，每人每月不少于3次，不合格扣2分。6.3追溯性： 采購員應對采購過程、付款狀態(tài)、報銷情況、質量問題做詳細記錄，為日后供應商、財務人員查賬提供追溯的可能性。如因缺乏追溯能力，導致公司損失，除按規(guī)定處罰外，采購科內部考核扣10分。6.4整潔度： 采購員有維護辦公環(huán)境的責任。辦公桌、電話機、電腦、圍屏及地面必須隨時保持清潔；文件架內需擺放整齊且有序；垃圾婁應按規(guī)定擺放在辦公桌桌肚內；人離開辦公室需整理好桌上文件并將座椅歸位。違反一次扣0.5分。6.5及時性： 采購員必須要有極強的時間觀念，