企業(yè)合同管理常見問題及對策(共8頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上企業(yè)合同管理常見問題及對策戰(zhàn)飛 2012-11-22 10:05:26來源：經(jīng)濟師2012年第2期摘要：企業(yè)的經(jīng)濟往來，主要是通過合同形式進行的，因此，企業(yè)必須十分重視合同管理。企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當事人的合同依法進行訂立、變更、轉(zhuǎn)讓、履行終止以及審查監(jiān)督、控制等一系列職能活動的總稱，是企業(yè)的一種自我管理行為，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的一個重要組成部分，它涉及到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的方方面面。是一項綜合性的工作，能否有效的管理好合同，是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理成敗的一個重要因素。關(guān)鍵詞：合同管理，風險防范，采取對策合同是兩個或兩個以上當事人為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟利益而達成一致的協(xié)議

2、，是商品經(jīng)濟的產(chǎn)物，是商品交換的法律表現(xiàn)形式?，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟往來，主要是通過合同形式進行的。在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的、明確與其他當事人相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂合同，是企業(yè)經(jīng)營活動中不可避免的行為。合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段，在這一階段企業(yè)往往比較重視，一旦合同簽訂了，施工任務(wù)到手了，合同權(quán)利義務(wù)確定了，一些企業(yè)往往就把合同拋之腦后了，甚至忘記了合同履行過程是實現(xiàn)權(quán)利義務(wù)的過程，而僅僅把它看成是生產(chǎn)過程的一部分。因此，企業(yè)合同管理的問題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段。但這并不是說合同管理的前期階段就沒有問題，前期階段所出現(xiàn)的問題，多數(shù)是由于急于簽訂合同而過于草率，不能夠?qū)⑸婕暗?/p>

3、的問題考慮全面。合同管理是防范企業(yè)法律風險的基礎(chǔ)性工作。筆者主要從合同管理的以下幾個方面論述合同在現(xiàn)代企業(yè)中的管理及運用：一、現(xiàn)代企業(yè)合同管理中存在的風險；二、企業(yè)應(yīng)如何采取措施應(yīng)對。一、現(xiàn)代企業(yè)合同管理中存在的風險(一)合同簽訂階段常見的風險有：風險一：合同法制觀念淡薄，風險意識差。企業(yè)簽訂合同時缺少對對方資信的調(diào)查了解，沒有審查對方的法人營業(yè)執(zhí)照或自然人身份證、法人授權(quán)委托書等相關(guān)資質(zhì)材料。更有一些企業(yè)沒有建立有效的合同管理制度，致使合同原件丟失或僅保存一些復(fù)印件，一旦自己的合法權(quán)益被損害便無法主張自己的權(quán)利。另外對銷售人員的相關(guān)授權(quán)不明也是容易-引發(fā)糾紛的原因之一。有的企業(yè)沒有明確的銷售

4、人員授權(quán)制度，有的單位超過應(yīng)有的權(quán)利范圍對外簽訂合同，有的一般員工未經(jīng)授權(quán)也對外簽訂合同。由于司法實務(wù)中對證據(jù)認定規(guī)則以及民事責任歸屬確認都有較明確規(guī)定，而這些規(guī)定，對這些未經(jīng)授權(quán)人員所訂立的合同所致的結(jié)果。往往做出對企業(yè)不利的處理。風險 ：合同主體不當。合同當事人主體合格，是合同得以有效成立的前提條件之一。根據(jù)我國的合同法、民法通則等法律法規(guī)和司法解釋的規(guī)定，法人的分支機構(gòu)需由法人的授權(quán)委托書才可以享有對外簽訂合同的資格，同時作為法人職能科室是無權(quán)對外簽訂合同的?，F(xiàn)實中一些企業(yè)的供應(yīng)站、辦事處、銷售科等職能科室或分支機構(gòu)經(jīng)常代表法人對外簽訂合同；更有一些企業(yè)的銷售人員直接代表法人對外簽訂合同

5、，既無法人授權(quán)委托書，又無身份證明，一旦發(fā)生糾紛責任很難明確。風險三：合同文字不嚴謹。不嚴謹就是不準確，容易發(fā)生歧義和誤解，容易導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。依法訂立的有效合同，應(yīng)當體現(xiàn)雙方的真實意思，而這種體現(xiàn)需要靠準確明晰的文字作載體。風險四：合同條款不夠全面、完整。一些企業(yè)簽訂合同的條款過于簡單，或僅約定幾條意見，對合同主體雙方的權(quán)利義務(wù)及違約責任等條款不作約定；或合同條款約定的意思不明確、不具體等都容易產(chǎn)生法律風險。例如：合同約定按需供貨，從理論上而言，合同的成立僅有主體和標的就可以成立，但是標的的數(shù)量如果不明確很容易產(chǎn)生糾紛致使合同不能履行。如：合同約定以合同法解決爭議，由違約者承擔違

6、約責任等條款等于沒有約定，簽訂合同時未充分考慮到企業(yè)自身的風險，從而積極從簽訂合同條款中予以避免，風險可想而知；再例如：合同法規(guī)定了協(xié)商、調(diào)解、仲裁和起訴四種合同爭議的解決方法，簽訂合同時應(yīng)盡量明確是采取那一種方法，對企業(yè)來說更為有利，如若真正發(fā)生糾紛，再考慮則一切為時已晚了。(二)合同履約階段存在的風險有：風險一：合同內(nèi)容應(yīng)變更而沒有變更。在合同履行過程中，合同變更是正常的事情，包括合同內(nèi)容變更和合同主體的變更兩種情形。問題在于不少負責履行合同的的管理人員缺乏這種及時變更的意識，結(jié)果導(dǎo)致了履行合同出現(xiàn)了問題，增加了企業(yè)風險，沒有能夠有效的保障合同目的的實現(xiàn)或更好的履行合同。 風險二：合同履行

7、過程中，經(jīng)常會發(fā)生一些必要的文件、報告、會議紀要等相關(guān)資料，這是合同動態(tài)管理的需要，是履約的一種手段，也是企業(yè)自我保護的一種措施，可惜這一點往往被許多企業(yè)忽視了。結(jié)果導(dǎo)致了合同履行或結(jié)算不暢通，出現(xiàn)風險。風險三：應(yīng)當及時追究的合同條款而沒有及時追究超過了訴訟時效。超過了訴訟時效等于放棄權(quán)利主張，等于權(quán)利人放棄了訴訟權(quán)。如：建筑行業(yè)被拖欠工程款的情況相當嚴重，有些拖欠沒有訴諸法律，但當起訴時才發(fā)現(xiàn)已超過了兩年的訴訟時效，無法挽回損失。風險四：企業(yè)作為合同當事人應(yīng)當行使的權(quán)利卻沒有行使。合同法賦予了合同當事人多種抗辯權(quán)，有同時履行抗辯權(quán)、不安抗辯權(quán)、后履行抗辯權(quán)。但大多數(shù)公司不會合理及時行使，如：

8、發(fā)包方不按合同約定時間支付進度款，承包方可以行使抗辯權(quán)停工，但卻沒有行使，怕單方面停工要承擔違約責任，結(jié)果客觀上造成了墊資施工，發(fā)包方的欠款數(shù)額愈來愈大，問題更難解決。風險五：應(yīng)當重視證據(jù)(資料)的法律效力的卻沒有得到足夠的重視。并不是所有書面證據(jù)都具有法律效力的，有效的證據(jù)，應(yīng)當是原件的、與事實有關(guān)的、有蓋章和(或)簽名的、有明確內(nèi)容的、未超過期限的，不具備法律效力的書面證據(jù)只是廢紙一張。二、針對上述風險，企業(yè)應(yīng)采取的措施策略一：訂立合同應(yīng)由企業(yè)的專門機構(gòu)來執(zhí)行，即由企業(yè)法律部門管理。既然企業(yè)通過合同所確立的民事關(guān)系，是一種受法律保護的民事法律關(guān)系，訂立合同的行為就是一種民事法律行為。由此可

9、見，由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)、人事、財務(wù)等管理工作，已超越了企業(yè)自身的界限，使之成為一種受法律規(guī)范和調(diào)整的社會關(guān)系，涉及大量的法律專業(yè)問題，所以由企業(yè)法律部門管理可以有效地降低合同風險，更好地維護企業(yè)的合法權(quán)益。策略二：采取適合企業(yè)自身的合同管理模式。企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模和企業(yè)的組織機構(gòu)不同，其選擇合同的管理模式也不盡相同。一些大中型以上的企業(yè)，因為其各部門分工不同，業(yè)務(wù)不同，其合同管理的模式應(yīng)采取企業(yè)法律部門統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務(wù)部門、各單位分口管理的模式。企業(yè)法律部門作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部門，對企業(yè)合同的簽訂和履行負有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責。具體操作上，對合同實行分級、

10、劃塊管理，各業(yè)務(wù)部門(主要有供應(yīng)、銷售、研發(fā)等)和所屬各單位等作為合同二級管理單位，由他們負責本部門、本單位的合同簽訂和履行，向企業(yè)法律部門備案，并定期匯報有關(guān)合同的執(zhí)行情況，法律顧問部門隨時檢查和監(jiān)督。這樣，企業(yè)和所屬各部門、各單位對合同的管理做到機構(gòu)、人員、制度三落實，形成完善的合同管理體系，有效避免合同風險的發(fā)生。策略三：根據(jù)企業(yè)的實際情況，制定合同管理制度及流程。要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度人手，制定切實可行的合同管理制度，合同審批流程可以使合同的管理、審批工作有章可循，同時通過層層審核把關(guān)，可將合同風險降到最低。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理制度

11、，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、保存，法人授權(quán)委托辦法，合同檔案管理，合同專用章管理，合同履行情況登記，合同糾紛處理辦法等。企業(yè)通過建立一整套規(guī)范、科學(xué)的合同管理制度和有效地實施和落實各項制度，做到管理層次清楚、職責權(quán)限明確、程序規(guī)范具體，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。策略四：合同管理的具體措施。企業(yè)的合同管理應(yīng)當是自始至終的全過程的、全方位的管理。根據(jù)合同的訂立、履行、結(jié)束的時間順序來分，合同管理分為：合同事前防范、事中控制、事后應(yīng)對三個階段，并且是以合同事前防范、事中控制為主，事后應(yīng)對處理為輔的合同管理方式。1合同管理的事前防范。(1)簽訂合同之前，必

12、須認真了解對方當事人的基本情況。包括：對方單位是否具有法人資格、有否經(jīng)營權(quán)、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人，除法定代表人外，必須是持有法人授權(quán)委托書的法人委托人及其代理權(quán)限。做到既要考慮本方的經(jīng)濟效益，又要考慮對方的條件和實際能力，防止上當受騙，防止簽訂無效經(jīng)濟合同，確保所簽合同有效、有利。(2)簽訂合同時，合同雙方當事人權(quán)利、義務(wù)及違約責任等的規(guī)定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。合同內(nèi)容應(yīng)注意的主要問題包括：部首部分，注意寫明合同雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。正文部分應(yīng)注意：產(chǎn)品名稱應(yīng)具體寫明牌號、商標、生產(chǎn)廠家、型號、規(guī)格、等級、花色、是否成套產(chǎn)品等；技術(shù)質(zhì)量要

13、求要明確、具體；數(shù)量要明確計量單位、計量方法、正負尾差、合理稱差及自然損耗率等；運輸方式及運費負責應(yīng)具體明確；交(提)貨期限、地點及驗收方法應(yīng)明確；價格金額必須執(zhí)行現(xiàn)行的國家定價或國家指導(dǎo)價、市場調(diào)節(jié)價；違約責任有法定違約金的按規(guī)定寫明，法律沒規(guī)定或規(guī)定不具體的，應(yīng)具體寫明約定的違約金數(shù)額、比例及計算方法。結(jié)尾部分應(yīng)注意：雙方都必須使用合格的印章合同專用章，不得使用財務(wù)章或業(yè)務(wù)章等不合格印章；注明合同有效期限。簽訂經(jīng)濟合同，除合同履行地在企業(yè)所在地外，簽約時應(yīng)力爭合同爭議由企業(yè)方所在區(qū)、縣人民法院管轄，一旦發(fā)生糾紛企業(yè)就可以避免許多現(xiàn)實中麻煩。(3)合同的審批中應(yīng)嚴格按照合同簽訂的審批權(quán)限及流

14、程執(zhí)行，由專門的法律管理部門或指派專人負責管理合同。審查合同時應(yīng)注意以下要點：合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和公司規(guī)章制度的規(guī)定；當事人的意思表達是否真實、一致，權(quán)利、義務(wù)是否平等。合同的嚴密性。包括：合同應(yīng)具備的條款是否齊全；當事人雙方的權(quán)利、義務(wù)及違約責任是否具體、明確；文字表述是否確切無誤；簽訂合同的依據(jù)性文件是否齊全，并嚴格避免事后合同的簽訂。合同的可行性。包括：當事人雙方特別是的方是否具備履行合同的能力、條件；預(yù)計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。對合同內(nèi)容等各方面對審核要嚴格按照審

15、批權(quán)限及流程，逐級上報審批，這樣可以有效的預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，維護企業(yè)合法權(quán)益。2合同管理的事中控制。合同管理的事中控制就是對合同履行過程進行跟蹤監(jiān)督和管理。合同簽訂的主要目的是保障合同的及時有效履行，防止違約行為的發(fā)生，所以企業(yè)法律管理部門對合同的履行進行跟蹤監(jiān)督是十分必要的。通過監(jiān)督可以及時了解企業(yè)各類合同的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便隨時向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發(fā)生。合同管理的事中控制是既要保證自己嚴格按合同約定行使權(quán)利和履行義務(wù)，也促使對方嚴格按合同履行義務(wù)。如果合同履行過程中出現(xiàn)合同變更等情況，應(yīng)及時對合同變更的協(xié)商過程和協(xié)商結(jié)果進行評估和記錄，并采取簽字蓋章等方

16、法確定。因此，合同的事中管理工作非常關(guān)鍵，為了保證合同得以切實履行，需要法律管理部門同財務(wù)部門、供應(yīng)、銷售等相關(guān)部門密切配合，實施有效的管理，才能得以實現(xiàn)。3合同管理的事后應(yīng)對處理。合同關(guān)系是一種法律關(guān)系，違約行為是一種違法行為，要承擔支付違約金、賠償損失或強制履行等法律后果。合同事后補救主要是合同履行出現(xiàn)問題，即合同的一方當事人出現(xiàn)違約行為后的應(yīng)對措施，一旦發(fā)生違約情形，法律管理部門應(yīng)區(qū)別情況，及時固定證據(jù)，并積極準備應(yīng)對策略，采用協(xié)商，仲裁或訴訟等方式予以解決，盡量為企業(yè)減少損失。事后應(yīng)對處理是在事前防范和事中控制沒有奏效的情況下，為減少企業(yè)的經(jīng)濟損失，維護企業(yè)的合法權(quán)益不得已的措施之一，但也是合同管理的最后保障。合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理中的一項重要工作，它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容，而是一種全過程、全方位、科學(xué)的管理。只