采集固定資產(chǎn)實(shí)物照片為檔案探討

1、采集固定資產(chǎn)實(shí)物照片為檔案探討    摘要目前高校還未普遍做到（也許有）采集固定資產(chǎn)實(shí)物照片為檔案管理和財(cái)務(wù)卡片賬管理，這是固定資產(chǎn)管理存在的缺陷。如何能做到把高校的每一項(xiàng)（件）固定資產(chǎn)實(shí)物從形成（購(gòu)進(jìn)、建造）、使用、報(bào)廢、銷賬后（固定資產(chǎn)實(shí)物不存在后），還可以有據(jù)了解、查閱該項(xiàng)（件）當(dāng)年存在的模樣？那只有在每一項(xiàng)（件）固定資產(chǎn)形成（實(shí)物）時(shí)把其拍照相片留下來(lái)，作為檔案歸檔保管，作為財(cái)務(wù)固定資產(chǎn)卡片臺(tái)賬，作為專門管理固定資產(chǎn)實(shí)物的部門卡單，才能做到。如此可以完善固定資產(chǎn)管理。關(guān)鍵詞固定資產(chǎn)；照片；檔案作者簡(jiǎn)介劉迎春，廣西工學(xué)院副研究館員，廣西柳州，545

2、006；孟玉昭，廣西工學(xué)院，廣西柳州，545006中圖分類號(hào) G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1007-7723（2011）07-0108-0002不論是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)企業(yè)還是管理服務(wù)單位，不論它們的大小，都有固定資產(chǎn)及其管理問(wèn)題，只不過(guò)對(duì)固定資產(chǎn)的實(shí)物價(jià)值大小的確定不同而已。當(dāng)然，不同性質(zhì)的企業(yè)、事業(yè)單位（國(guó)家、集體、私企），對(duì)固定資產(chǎn)的確認(rèn)和管理有所不同，國(guó)家企事業(yè)單位的固定資產(chǎn)，從形成、使用、保管、報(bào)廢、銷毀等每個(gè)環(huán)節(jié)都有法律法規(guī)、政策界限的約束規(guī)定。高校的固定資產(chǎn)屬國(guó)有范疇，對(duì)固定資產(chǎn)的管理也是按國(guó)家政策制度以及高校資產(chǎn)管理制度，建立財(cái)務(wù)管理固定資產(chǎn)總賬及明細(xì)賬，由有關(guān)部門管理實(shí)物賬的基本

3、模式。不管以怎樣的管理模式，財(cái)務(wù)固定資產(chǎn)賬戶與固定資產(chǎn)實(shí)物都是分開的，當(dāng)然賬實(shí)是相符的。然而在長(zhǎng)期的這樣的管理模式實(shí)踐看，不是說(shuō)管理模式不妥當(dāng)不科學(xué)，而是從檔案管理的角度看，存在缺陷的一面不容忽視，應(yīng)該完善。比如說(shuō)，某項(xiàng)（件）固定資產(chǎn)實(shí)物（房屋、汽車、儀器、用具等），用了一定的年限了報(bào)廢了，賬戶銷了，實(shí)物沒(méi)了，以后要再查看這個(gè)曾是固定資產(chǎn)的實(shí)物已不可能，只有從會(huì)計(jì)賬戶檔案中查看其的價(jià)值，如要再造訪查閱實(shí)物，就遇到困難，甚至不可能，即檔案資料缺陷。因此筆者認(rèn)為，把作為固定資產(chǎn)的每一項(xiàng)（一件）實(shí)物以拍照片采集下來(lái)，并用文字?jǐn)?shù)據(jù)記錄注明，其價(jià)值與財(cái)務(wù)記賬一致，與專管固定資產(chǎn)部門一致，作為固定資產(chǎn)財(cái)務(wù)

4、檔案的附件，也可搜集整理入檔保管。這樣的固定資產(chǎn)檔案管理適用，也更科學(xué)、更完善。本文就探討這個(gè)問(wèn)題。一、高校固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀作為固定資產(chǎn)（有一定價(jià)值的實(shí)物），都有從形成（購(gòu)建）到報(bào)廢（消亡）的過(guò)程。因而每個(gè)單位，特別是國(guó)有企事業(yè)單位對(duì)固定資產(chǎn)的管理是嚴(yán)密的，高校也是如此。長(zhǎng)期以來(lái)，高校對(duì)固定資產(chǎn)一般都采用賬實(shí)分管，未按時(shí)計(jì)提固定資產(chǎn)折舊，資產(chǎn)報(bào)廢等手續(xù)。1.賬實(shí)分管。長(zhǎng)期以來(lái)，高校的固定資產(chǎn)一般都實(shí)行賬實(shí)分管。固定資產(chǎn)總賬由財(cái)務(wù)部門管理，固定資產(chǎn)實(shí)物由相關(guān)部門管理，從固定資產(chǎn)形成（自建或購(gòu)進(jìn)），以原始價(jià)值記入財(cái)務(wù)賬，只要固定資產(chǎn)總賬與管理固定資產(chǎn)實(shí)物賬的相關(guān)部門的實(shí)物核對(duì)相符，就說(shuō)明賬實(shí)相符。

5、2.按年計(jì)提折舊。固定資產(chǎn)折舊就是指某項(xiàng)（件）固定資產(chǎn)實(shí)物原值，分擔(dān)入其使用年限中計(jì)列成本費(fèi)用，這是最基本的財(cái)務(wù)管理要求。但在絕大部分的高校都未做此項(xiàng)工作。3.實(shí)廢賬銷。每一項(xiàng)（一宗或一件）固定資產(chǎn)在使用過(guò)程中存在逐步損耗直至報(bào)廢，因而存在逐年折舊（價(jià)值逐減），折舊也只是在財(cái)務(wù)賬上反映，直到該項(xiàng)固定資產(chǎn)實(shí)物消息報(bào)廢，財(cái)務(wù)賬上才同時(shí)清零。二、高校固定資產(chǎn)管理存在的缺陷高校固定資產(chǎn)管理存在缺陷。這里說(shuō)的缺陷，不是指“賬實(shí)分管、每年折舊、實(shí)廢賬銷”的管理辦法缺陷，而是未能在固定資產(chǎn)實(shí)物（每項(xiàng)每件）報(bào)廢銷毀之后再查閱銷毀報(bào)廢之前的模樣的缺陷，即沒(méi)有檔案保存的缺陷和財(cái)務(wù)沒(méi)有卡片保存的缺陷（只有財(cái)務(wù)賬記錄

6、）。1.檔案保存缺陷。上述可知，每項(xiàng)固定資產(chǎn)從形成到報(bào)廢，盡管管理規(guī)范，賬實(shí)清楚，這只是反映在財(cái)務(wù)賬上和管理使用部門據(jù)實(shí)記錄。即使財(cái)務(wù)固定資產(chǎn)賬和固定資產(chǎn)實(shí)物登記賬移交歸檔案部門管理，那也只是文字記錄和價(jià)值記載，過(guò)若干年后，如要問(wèn)起或查看某項(xiàng)固定資產(chǎn)的圖形狀況，誰(shuí)能說(shuō)得清楚？2.財(cái)務(wù)臺(tái)賬缺陷。從財(cái)務(wù)管理角度看，僅有文字記錄和財(cái)務(wù)賬記載是不夠的，當(dāng)把財(cái)務(wù)固定資產(chǎn)賬據(jù)交到檔案部門管理后，如有人要問(wèn)哪年哪月形成的哪項(xiàng)哪件固定資產(chǎn)？只能回答：賬移交檔案部門了，或者答：沒(méi)有留底。如果財(cái)務(wù)部門或者資產(chǎn)管理部門有每一項(xiàng)（件）固定資產(chǎn)的照片的臺(tái)賬，那誰(shuí)來(lái)查閱就可隨時(shí)提供。可以這么說(shuō)，檔案管理部門、財(cái)務(wù)管理部門

7、、資產(chǎn)管理部門收存每一項(xiàng)（件）固定資產(chǎn)的照片，比收存固定資產(chǎn)文字記錄、賬上記載更有實(shí)際意義。三、高校固定資產(chǎn)以實(shí)物照片為檔案歸集優(yōu)點(diǎn)1.直觀形象。一座樓房、一輛汽車、一臺(tái)儀器等作為固定資產(chǎn)，在形成（建造、購(gòu)買）時(shí)，拍下照片，照片可在電腦上保存，也可把照片擴(kuò)印或者打印出來(lái)。不論是用軟件保存還是把照片打印出來(lái)，事先都不忘記簡(jiǎn)要地把這項(xiàng)（件）固定資產(chǎn)的基本要素（形成日期、價(jià)值、用處）寫在照片下方。這樣的照片一方面留著做固定資產(chǎn)卡片臺(tái)賬，一方面為檔案部門歸集保管，十分形象地反映某某項(xiàng)（件）固定資產(chǎn)的存在。2.便于查閱。便于查閱不言而喻。任何一件實(shí)物都有從形成到報(bào)廢消亡的過(guò)程，只是不同的實(shí)物報(bào)廢消亡的時(shí)

8、間不同而已。高校的每項(xiàng)（件）固定資產(chǎn)也是如此。不可否認(rèn)，在現(xiàn)在的工作中因?yàn)槟撤矫嫘枰?，往往要從檔案中查閱過(guò)去的（實(shí)物已經(jīng)消亡的）某項(xiàng)事物的信息，如果有這方面的（實(shí)物）照片，就很容易地查閱到。3.了解歷史。檔案是收藏和了解過(guò)去（歷史）的主要“園地”。一件實(shí)物的消亡很難復(fù)制。高校的每一項(xiàng)（件）固定資產(chǎn)也是如此，只有留下照片才可看到已經(jīng)消亡的模樣。隨著時(shí)代的進(jìn)步，破舊立新是規(guī)律，如一所高校，隨著教學(xué)事業(yè)的發(fā)展需要，“毫不留情”地淘舊置新，如拆舊房建新房、廢舊車買新車，教學(xué)儀器辦公器具也是這樣。新的來(lái)舊的不復(fù)存在，只有通過(guò)當(dāng)年形成時(shí)拍攝的照片才可再現(xiàn)歷史，了解歷史。四、高校固定資產(chǎn)實(shí)物照片采集的可行性

9、采集固定資產(chǎn)照片，由管賬的財(cái)務(wù)部門采集還是管實(shí)物的部門采集，根據(jù)學(xué)校的管理特點(diǎn)來(lái)分工要明確，但要從形成做起，獲得照片后雙方享用。1.從形成采集照片。以一所高校為例，每年因教學(xué)需要，會(huì)購(gòu)進(jìn)大批教學(xué)儀器設(shè)備及器材、辦公器具和建筑物，按照有關(guān)政策制度規(guī)定進(jìn)入固定資產(chǎn)管理。在形成時(shí)就把實(shí)物一項(xiàng)一件地拍下照片，并在照片記錄該項(xiàng)實(shí)物（固定資產(chǎn)）要素信息，作為檔案歸檔，也可作為財(cái)務(wù)部門或資產(chǎn)管理部門管理固定資產(chǎn)賬戶卡片臺(tái)賬。以現(xiàn)在的科技水平和辦公用具條件，采集照片并不困難。2.補(bǔ)救采集照片。有條件的應(yīng)努力地采集過(guò)去形成的固定資產(chǎn)（未報(bào)廢銷毀的），一一拍照下來(lái)，并一一對(duì)應(yīng)記錄一些基本要素，歸集入檔案管理，或作固定資產(chǎn)資卡片臺(tái)賬保管。這一工作在技術(shù)和條件上看沒(méi)有困難，但要花費(fèi)時(shí)間。3.完善照片注明。照片注明很重要，僅有照片無(wú)注明就無(wú)意義。把固定資產(chǎn)實(shí)物拍攝成照片后，就應(yīng)對(duì)應(yīng)注明每一張照片（一項(xiàng)一件實(shí)物）的名稱、形成時(shí)間、價(jià)值、用處等寫在照片下方。這一工作可以在電腦上進(jìn)行。    你可能感興趣的論文    · 新準(zhǔn)則下固定資產(chǎn)核算