某建筑設(shè)計院費用管理辦法

1、學習參考XXXX 建筑工程設(shè)計研究院管 理 制 度制度名稱：費用管理辦法制度編號:JGY/C-06-3B編寫部門：財務(wù)部簽發(fā)日期：20062006 年 9 9 月 2222 日費用管理辦法第一章總則第一條 為了加強 XXXX 建筑工程設(shè)計研究院（以下簡稱 XXXX 院）費用的管理, 明確職責分工和管理權(quán)限，規(guī)范費用開支范圍和控制費用支出，保證各項管 理工作的正常開學習參考展，根據(jù)企業(yè)會計制度和 AAAA 集團公司財務(wù)規(guī)章制度，制 訂本辦法。第二條本辦法所稱費用是指本單位為組織和管理生產(chǎn)經(jīng)營所發(fā)生的管 理費用以及在營銷過程中發(fā)生的經(jīng)營費用。第三條 本辦法包括四個管理細則（見附件一至附件四）。第四

2、條本辦法適用于 XXXX 院。第五條 本院主管負責人對費用內(nèi)部控制的建立健全和有效實施負責。第二章費用的管理第六條費用的管理體系（一）費用的管理業(yè)務(wù)包括費用的預算和費用的日常管理。（二）財務(wù)部是費用的綜合管理部門，各費用責任中心是費用的具體實 施部門，其責任人是各部門的負責人。第七條費用的預算管理（一）本院的費用實行預算管理，費用支出嚴格按照預算執(zhí)行。（二）費用的年度預算和月度執(zhí)行預算的編制、 調(diào)整、追加、反饋、報告 等，按照產(chǎn)業(yè)公司預算管理制度執(zhí)行。第八條費用的組成內(nèi)容包括員工工資、職工福利費、差旅費、辦公費、折舊費、修理費、物料 消耗、低值易耗品攤銷、工會經(jīng)費、職工教育經(jīng)費、勞動保險費、待

3、業(yè)保險 費、咨詢費、訴訟費、排污費、綠化費、稅金、租賃費、土地使用費、技術(shù) 轉(zhuǎn)讓費、技術(shù)開發(fā)費、無形資產(chǎn)攤銷、業(yè)務(wù)活動費、廣告費、運輸費、計提 壞帳準備、存貨盤盈盤虧（不包括應計入營業(yè)外支出的存貨損失）以及其它 費用項目。學習參考第九條費用報銷流程及審批權(quán)限本院費用報銷審批實行一支筆的原則。為了保證 XXXX 院業(yè)務(wù)正常運作，現(xiàn) 金流暢通，對差旅費、招待費、汽車費用等日常費用按預算嚴格控制支付。 工程項目付款視工程項目進度及資金凈流量，按項目預算同進度嚴格控制。費用必須據(jù)實憑發(fā)票報銷，先填寫相關(guān)報銷票據(jù)，在發(fā)票背面詳細寫明該 費用的發(fā)生情況，再在報銷單據(jù)上將費用予以歸類，然后報經(jīng)部門負責人審

4、查，財務(wù)根據(jù)預算審核，院主管負責人審批后在財務(wù)部報銷。（一）日常報銷，女口：預算范圍內(nèi)的辦公費、水電費、午餐費、包車費等, 先由歸口部門負責人對發(fā)生的費用進行審核確認，再由財務(wù)部門對報銷的單 據(jù)進行確認，依據(jù)院財務(wù)及相關(guān)制度進行審核，并核查發(fā)生的費用是否在預算范圍內(nèi)，然后由報銷人交院主管負責人審批，最后到出納處報銷。（二）差費報銷單必須經(jīng)部門負責人先對發(fā)生的費用進行審核確認， 再由 報銷人交院主管負責人審批，然后由財務(wù)部門按 XXXX 院費用管理細則附件 二“差旅費管理細則”核定差旅費，最后到出納處報銷。如果相關(guān)費用超出公司制定的“差旅費管理細則”核定的標準，則在相應的費用單據(jù)背后有情 況說明

5、和院主管負責人的簽字確認方可報銷。（三）招待費報銷，先由部門負責人對發(fā)生的費用進行審核，再交院主管負責人審批，然后由財務(wù)部門對單據(jù)進行審核，最后到出納處報銷。（四）工資以及四金、勞務(wù)費，先由綜合部負責人審核，再由院主管負責 人審批，然后由財務(wù)部支出。（五）工程項目費用支出，如采購材料，發(fā)包合同支付款項等，由項目經(jīng) 理（或其指定經(jīng)辦人）填寫“支票申請單”，由歸口部門負責人進行審核，再 由經(jīng)營計劃部審核，院主管負責人審批，經(jīng)辦人憑院主管負責人簽字的支票 申請單附相關(guān)協(xié)議、結(jié)學習參考算單、申購單等，交財務(wù)部門審核后按相關(guān)規(guī)定付款。（六）貿(mào)易類業(yè)務(wù)應同時提交承接和采購合同（或訂單） ， 部門負責人審核

6、后, 交財務(wù)部門審核，同時核查收款情況，然后交院主管負責人批準。（七）有預算外的支出，一律須經(jīng)院主管負責人及相關(guān)制度確定的負責人審 批方可支出。（八）報銷單據(jù)及用款申請單據(jù)在未支付前，由經(jīng)辦人各自保存，財務(wù)部門 不負責保存任何未經(jīng)支付的憑證。（九）各部門傳遞發(fā)票到財務(wù)部門及財務(wù)部門傳遞發(fā)票或支票等到各部門時， 均應有簽收手續(xù)。第十條 專項費用的歸口部門（一）綜合部為員工工資、職工福利費、修理費、辦公費、租賃費、伙食 費、小車費用、書刊等資料費、教育培訓費、勞務(wù)費、物業(yè)管理費等歸口管 理部門。（二）歸口管理部門應制訂相應的管理制度。第十一條費用的預算管理及分析報告財務(wù)部是費用的綜合管理部門，全面

7、負責費用的預算管理業(yè)務(wù)，包括費 用的年度和月度預算的組織編制，報院主管負責人審批和下達；組織完成費 用年度和月度預算、項目預算的執(zhí)行情況分析，以及按月反饋費用的執(zhí)行情 況；各責任部門按月對費用進行逐項分析，對偏離預算范圍的費用項目，應 予查明原因，對異常情況提出有效的控制措施。如個人原因造成的損失，由 當事人承擔。第十二條費用的考核財務(wù)部根據(jù)公司管理的要求制訂費用預算考核辦法，確保生產(chǎn)經(jīng)營目標 的實現(xiàn)?？己私Y(jié)果同員工考評相結(jié)合。第三章 附則學習參考第十三條本辦法由財務(wù)部負責解釋。第十四條 本辦法自下發(fā)之日起實施。二 0000 五年 X X 月 X X 日學習參考附件一：業(yè)務(wù)招待費管理細則第一條

8、業(yè)務(wù)招待費是指公司為生產(chǎn)經(jīng)營的合理需要所支付的各種應酬 性費用。第二條 公司業(yè)務(wù)招待費采用：從實列支、規(guī)定限額、合理使用、年終 審計、定期報告的管理方式。院負責人按實報銷、經(jīng)營計劃部負責人限額為 10001000 元/ /次、其他部門負責人限額為 500500 元/ /次，超出限額須經(jīng)院負責人批準 后報銷。第三條預算管理（一） 業(yè)務(wù)招待費實行專項預算管理。各部門按經(jīng)營指標提出所需的 業(yè)務(wù)招待費指標，由財務(wù)部根據(jù)院經(jīng)營情況和各部門業(yè)務(wù)和管理的需要，綜 合平衡，報院主管負責人批準后下達執(zhí)行。各部門應本著小額、合理、必需、 從簡的原則，統(tǒng)籌安排，節(jié)約使用。（二）業(yè)務(wù)招待費必須控制在預算之內(nèi)，不得發(fā)生

9、超支。（三）各部門的業(yè)務(wù)招待費在預算中單獨列示。第四條開支范圍（一）與本院保持長期良好供銷協(xié)作關(guān)系且信譽好的單位和個人，可適 當贈送小額、有意義的紀念品。（二）用于物資采購、產(chǎn)品營銷等業(yè)務(wù)交往中的各項必要的應酬開支。（三）用于有特殊意義的座談會、茶話會和其它活動必要的費用。（四）用于經(jīng)院領(lǐng)導批準，在公司召開的各種會議所發(fā)生的補貼費用。（五）用于合理的但不能直接計入成本、費用的其它零星開支。第五條業(yè)務(wù)招待費的開支應本著盡量節(jié)約、有效的原則（誰主張，進誰的費用額度），事前申請，報院主管負責人批準后執(zhí)行。第六條內(nèi)部管理學習參考（一）本院業(yè)務(wù)招待費的預算執(zhí)行情況，由財務(wù)部按月提出預算執(zhí)行情況 分析報告

10、。對外招待、應酬，不得任意揮霍、鋪張浪費，經(jīng)辦人員不得從中 謀取私利。（二） 業(yè)務(wù)招待費一律不得用于內(nèi)部各部門之間的業(yè)務(wù)招待。（三）財務(wù)部應加強對業(yè)務(wù)招待費的管理， 做到帳目清楚，手續(xù)完備，院 主管負責人一支筆審批。二 0000 五年七月學習參考附件二：差旅費管理細則第一條申請借支差旅費，一律憑借款單經(jīng)部門負責人及院主管負責人簽 字批準，到財務(wù)部辦理借款手續(xù)。第二條 凡購自備車并享受私車共用現(xiàn)金交通補貼的員工，其市內(nèi)公出發(fā)生的過橋費、停車費、出租車費、公交費、汽油費等交通費一律不得報銷。第三條 市內(nèi)公出，原則上不得住宿，若確因條件限制、工作需要（如赴 遠郊或崇明、金山等地），經(jīng)院主管負責人批準

11、，可報銷食宿費。第四條 出差住宿費標準為（包括外省市）：院級領(lǐng)導，據(jù)實報銷；部門 負責人限額 240240 元/ /天，其他員工限額 140140 元/ /天，多人出差時，同性別人員 兩人也為 140140 元/ /天，據(jù)實報銷；因本院已實行工作餐補貼，故原則上市內(nèi)出 差不補助誤餐費（節(jié)假日例外）。對市外出差，按實際住宿天數(shù)發(fā)給用餐補助， 補助標準為 3030 元/ /天，同時上海的工作餐補貼在下月扣回。（接待單位安排食 宿的除外）。第五條員工經(jīng)批準在本市參加各類專修班、進修班、培訓班：走讀的， 不享受伙食補助；住讀的，不補助誤餐費；因參加學習而增加的交通費用由 本人自理，不得報銷。第六條 員

12、工（含部門負責人）到外省市出差限乘坐火車硬座和硬臥、輪 船三等艙及長途汽車。為節(jié)約費用開支，公司員工乘坐飛機、高速旅游列車、 高速氣墊船等收費檔次較高的交通工具，必須從嚴控制，確需乘坐時，應事 前向院主管負責人申請，經(jīng)批準后乘坐。第七條 外埠市內(nèi)交通費報銷標準，以公共交通工具為主，按實憑票報銷, 若確因需要叫出租車的，必須事先通報院主管負責人審批，經(jīng)同意后，憑票報銷；使用公司車輛的則不享有該項報銷學習參考第八條 出差天數(shù)的計算，按長途汽車及火車的發(fā)車、飛機起飛、輪船啟航離滬時間至出差結(jié)束返回抵滬時間的日歷天數(shù)計算。凡超過半天算一天，未超過半天算半天。第九條 出差人員因私繞道發(fā)生的差旅費，應按直

13、線距離相應的費用報銷，超支部分自理；若繞道費用低于直線費用，據(jù)實報銷。繞道期間的各項補貼不予計發(fā)。第十條 外省市差旅費實行預算總額控制。出差申請借款的金額根據(jù)具體 情況借支，申請借款的應在回院后一周內(nèi)憑部門領(lǐng)導簽字的出差報告核銷借 款，超過一個月未核銷將從工資中扣除。前賬不清，后賬不借。多人參與的費用，應盡量分開結(jié)算，或進行合理分攤，以便于更準確地進行費用核算。第十一條 對于現(xiàn)場工程管理人員的外地出差費用實行費用包干。包干費用包括：住宿、餐費、地區(qū)交通費（不含從上海至現(xiàn)場及現(xiàn)場回上海的車 費）。費用包干的標準為 100100 元/ /天。在上海地區(qū)項目需長期住現(xiàn)場的，費 用參照外地費用報銷規(guī)定

14、，市內(nèi)交通費不得報銷。二 0000 五年七月附件三：辦公費用管理細則第一條 辦公費是指郵電費、資料費、辦公用品費等費用。辦公費管理實行預算單列管理。綜合部是辦公用品費用預算管理的責任 單位。辦學習參考公用品費用預算執(zhí)行和控制實行部門主管負責制。各單位本著必需、 合理、節(jié)約的原則在辦公室用品費用的年度預算指標內(nèi)控制使用，不得超支 預算指標。業(yè)務(wù)往來信件盡量用電子郵件寄送，確需通過郵局寄送的，除所寄資料 有時限要求或特別重要外，一般不使用特快專遞形式。公司員工在打印、復印資料時，在不影響工作效果及效率的前提下，應 盡量物盡其用，充分利用已用過的紙張。嚴禁利用公司復印機、打印機、紙 張等公司財產(chǎn)為個

15、人或他人復印與工作無關(guān)的資料。辦公用品實行歸口管理。各部門是辦公用品的領(lǐng)用單位，綜合部是辦公 用品歸口管理的責任部門，財務(wù)部是辦公用品預算管理部門。第二條 綜合部負責制訂辦公家具的配置標準，協(xié)調(diào)選用辦公用品的檔 次和確定使用的范圍，負責協(xié)調(diào)處理辦公用品質(zhì)量上出現(xiàn)的問題。第三條 各部門領(lǐng)用辦公用品，應本著節(jié)約、必需的原則進行，事先填 制辦公用品申領(lǐng)單，寫明所需物品的名稱、規(guī)格，綜合部審核后予以購買或 配置。第四條 各部門領(lǐng)取辦公用品，凡屬日常辦公或有同類品種的，不得領(lǐng) 用高檔或進口辦公用品。第五條 新進公司人員所需辦公用品，以節(jié)約為原則，盡量利用舊的， 可先在本部門內(nèi)調(diào)劑解決，確需要新增（或部分

16、更新）的，報綜合部審核后 方可領(lǐng)用，未經(jīng)審核手續(xù)而擅自購買所發(fā)生的費用財務(wù)部一律不予報銷。第六條 辦公用品的購買與發(fā)放，由綜合部統(tǒng)一經(jīng)辦，綜合部建立入庫、 發(fā)放記錄，應指定專人根據(jù)辦公用品購買發(fā)票的稅前金額，結(jié)合辦公用品購 買清單與各部門申領(lǐng)清單，在各部門的費用中進行分攤，并附分攤明細，再 經(jīng)由正常報銷或申請借款的途徑交予財務(wù)部處理。第七條綜合部應將于每月 2525 日之前各部門辦公用品領(lǐng)用清單和結(jié)算價 格，書面報學習參考財務(wù)部，不得跨月。二 0000 五年七月附件四:其他費用管理細則一、會議費第一條 參加外埠召開的會議，凡是由會議統(tǒng)一安排住宿的，憑會議證明， 據(jù)實報銷；無會議證明的按出差住宿費用標準執(zhí)行。第二條 會議期間的伙食補貼，按出差標準執(zhí)行（交納會務(wù)費的，無伙食 補貼）；外埠市內(nèi)交通費不給予補貼，由與會人員自理。第三條 發(fā)生的會務(wù)費用，事先經(jīng)部門、院主管領(lǐng)導同意后，據(jù)實報銷。第四條會議發(fā)生的資料費用，由綜合部登記確認后，據(jù)實報銷。二、員工探親費第一條 享受一年一次探親假待遇的員工，乘坐火車的一律報銷硬座費用 （年滿學習參考5050 周歲且連續(xù)乘坐 4848 小時以上者可報銷硬臥費用）；輪船報銷四等艙 （包括四等艙）以下費用；乘坐長途公共汽車不屬繞道的據(jù)實報銷；因故乘 飛機、臥鋪、出租