秘書學(xué)名詞解釋 簡答題 考試必備

1、秘書學(xué)部分答案名詞解釋:1秘書秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助者和公共服務(wù)人員,他們以輔助決策,綜合協(xié)調(diào),溝通信息,辦文、辦會、辦事等為主要職能,是領(lǐng)導(dǎo)者、決策者的參謀和助手。2文書立卷文書立卷是指將已經(jīng)辦理完畢的、具有一定考查利用價值的文件材料,按其形成過程中的聯(lián)系、特征和一定的規(guī)律組成案卷。3秘書職能環(huán)境秘書職能環(huán)境是秘書開展秘書活動的客觀基礎(chǔ)和條件,是秘書發(fā)揮參謀助手作用的舞臺。4秘書工作方法秘書工作方法,指的是秘書發(fā)揮職能作用,完成工作任務(wù)的途徑、程序和手段。秘書工作方法是與秘書為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、信息溝通及辦文、辦會、辦事等業(yè)務(wù)活動緊密聯(lián)系在一起的。5秘書工作秘書工

2、作是秘書及秘書機構(gòu)以領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)帶機關(guān)為對象,開展的一系列近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù)活動,其目的在于通過近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù),減輕領(lǐng)導(dǎo)的事物負擔(dān)以便集中精力處理決策大計,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)提高工作效率和優(yōu)化工作效果。6受權(quán)理事秘書受權(quán)理事,指的是領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)工作的需要,將自己權(quán)限范圍內(nèi)的事務(wù),授權(quán)秘書代表自己去處理,秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和委授的權(quán)利和要求,代表領(lǐng)導(dǎo)去處理交辦的事務(wù)。7秘書職能環(huán)境資源秘書職能環(huán)境資源指的是秘書所處的客觀環(huán)境中,一切有利于秘書實現(xiàn)其職能目標(biāo)、完成職能任務(wù)的要素的總和。8績效管理績效管理是通過管理者和個人經(jīng)過溝通制定績效計劃、績效監(jiān)控、績效考核、績效反饋與改進,以促進員工業(yè)績持續(xù)提高

3、并最終實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的一種管理過程。簡答題:1秘書職能范疇的特征:答:秘書是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的,其工作只能必須圍繞著領(lǐng)導(dǎo)工作需要展開。概括的說,在領(lǐng)導(dǎo)履行職責(zé)、行使職權(quán)所需要的輔助和服務(wù)領(lǐng)域內(nèi),都屬于秘書工作的職能范疇。從這個意義上講,秘書職能范疇是:(1具有從屬性。它從屬于直接服務(wù)對象領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)和職權(quán)范圍。(2管理輔助性。無論何級何類的領(lǐng)導(dǎo)者,都有確定的管理范圍,秘書的職能范疇,就是在領(lǐng)導(dǎo)的管理范圍內(nèi)發(fā)揮輔助作用的空間。(3既有近身綜合輔助的確定性又有領(lǐng)導(dǎo)需要差異的選擇性。(208字2秘書工作管理應(yīng)遵循的原則:答:(1一般管理原則:一般管理原則適用各級各類組織,它既要有以權(quán)控制的一面,又要有以

4、情以理引導(dǎo)和調(diào)動被管理中積極的一面。其主要內(nèi)容是:分工合作。分工合作是有序開展工作,達到目的的常用手段。它有助于落實工作職責(zé)、提高工作效率,加強整體性。(2“人本”原則:對秘書活動的管理,首先必須體現(xiàn)以人為本這一基本原則,特別是要從秘書職業(yè)的特點出發(fā),去認識、理解、尊重、體貼、關(guān)心、愛護、幫助秘書這種具有辦理事務(wù)、參謀輔助、綜合處理、組織協(xié)調(diào)等多種社會功能的“職業(yè)人”。(3能級原則:按能級原則對秘書活動施行管理,首先必須知人善任,任人唯賢,而且要做到用人所長,使人盡其才,同時對秘書工作施行管理還要求對不同氣質(zhì)的人員安排不同的工作任務(wù),并運動不同的管理方法。(4激勵原則:所謂激勵原則,是指通過一

5、定的刺激手段來促進人們產(chǎn)生積極向上的心理,從而充分發(fā)揮出主動性、創(chuàng)造性的管理原則。激勵原則的實質(zhì)在與,要運用多種管理手段來啟發(fā)、調(diào)動秘書人員發(fā)揮積極性與創(chuàng)造性,而不是壓抑、控制、削弱甚至打擊這種積極性。(445字3當(dāng)代秘書工作的特點:答:(1秘書工作職業(yè)化:所謂職業(yè)化,是指從事某項工作的人形成了相對穩(wěn)定的社會群體。秘書工作職業(yè)化是社會發(fā)展到市場經(jīng)濟階段的必然產(chǎn)物。(2秘書業(yè)務(wù)專門化:現(xiàn)代秘書業(yè)務(wù)不僅要求秘書人員具有良好的寫作能力,而且要求秘書掌握信息處理、調(diào)查研究、會務(wù)管理、信訪接待、協(xié)調(diào)督察等多方面的業(yè)務(wù)知識和現(xiàn)代化辦公技能,而這些理論修養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能的活動,必須經(jīng)過專業(yè)的訓(xùn)練。(3資格認定制

6、度化:秘書資格認定制度化對秘書職業(yè)從業(yè)人員提出了更高、更具體的要求,促使秘書人員不斷地進修業(yè)務(wù),全面提高能力,努力構(gòu)建更為合理的能力結(jié)構(gòu)。(4從業(yè)人數(shù)擴大化:在市場經(jīng)濟發(fā)達的國家和地區(qū),秘書在整個社會中是從業(yè)人數(shù)最多的職業(yè)之一。隨著現(xiàn)代行政管理效率的提高,我國秘書部門的作用正在繼續(xù)加強,即使在黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān),秘書人員的數(shù)量也呈增長的趨勢。(354字4秘書工作的一般規(guī)律和原則:答:(1一般規(guī)律:秘書工作中的一般性規(guī)律,即秘書在主輔配合中,近身綜合輔助與領(lǐng)導(dǎo)對秘書公務(wù)服務(wù)需要相適應(yīng)的規(guī)律,揭示了領(lǐng)導(dǎo)對秘書公務(wù)服務(wù)需要。1領(lǐng)導(dǎo)對秘書公務(wù)服務(wù)的需要,與秘書在主輔配合中,事務(wù)服務(wù)和參謀輔助的投入必須相適應(yīng)

7、,才能取得領(lǐng)導(dǎo)多秘書工作的滿意,才能保持和諧的工作關(guān)系。2主輔配合的有效程度對秘書工作起著關(guān)鍵性作用。3領(lǐng)導(dǎo)對秘書公務(wù)服務(wù)的需要,對秘書工作的職能范圍、職能作用、職能地位等是決定性的。4秘書發(fā)揮其職能作用,是在滿足領(lǐng)導(dǎo)需要、適應(yīng)環(huán)境條件變化、與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的前提下,通過事務(wù)服務(wù)和參謀輔助體現(xiàn)出來的。(2一般原則:秘書工作中的一般性原則,指的是在全部秘書職能活動中,都應(yīng)遵循的原則。它是秘書工作一般規(guī)律的具體體現(xiàn),是秘書工作對秘書工作行為的客觀要求,也是評價秘書職能活動的重要準則。1正面效益原則:秘書工作價值取向必須符合事業(yè)公利、組織公利,必須以有效補益和優(yōu)化社會效益、組織管理效益和領(lǐng)導(dǎo)工作效益為

8、出發(fā)點,必須在工作效能作用指向、工作過程指向、心理及思維指向和素質(zhì)發(fā)展指向等方面,都以不斷提高正面效益為目標(biāo)。2以領(lǐng)導(dǎo)工作為核心原則:秘書的一切職能活動,必須圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開,按領(lǐng)導(dǎo)工作的需要提供全面、周密、及時、有效的服務(wù)。只有遵從這一原則,秘書才能從紛繁的工作任務(wù)中抓住有序安排工作的關(guān)鍵,分清主次有效地提供綜合服務(wù),充分體現(xiàn)秘書工作的價值。3具體工作流程閉環(huán)運作原則:秘書在各項業(yè)務(wù)活動中,各秘書崗位的分工、各工作環(huán)節(jié)必須有序銜接、首尾相連,形成“閉環(huán)回路”和連續(xù)運作的工作流程,維護工作進程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性,充分發(fā)揮整體功能。(690字5秘書的任職標(biāo)準:答:(方法一秘書任職要求是選任

9、秘書的基本要求,既帶有公平、公正、擇優(yōu)錄用的客觀性,又帶有選任者用人功利的主觀色彩。前者是一般性、普遍性的;后者是具體用人單位和領(lǐng)導(dǎo)人的用人需要決定的,帶有具體的針對性和特殊性。也就是說,各管理組織及領(lǐng)導(dǎo)者,選任秘書,有一個大體通用的標(biāo)準,還要根據(jù)本組織和領(lǐng)導(dǎo)工作需要提出特出的要求。對求職者而言,既要使自己符合秘書任職的普遍性、一般性標(biāo)準,又要考慮用人單位的行業(yè)性、業(yè)務(wù)性及領(lǐng)導(dǎo)需要的特殊要求。各組織選任秘書的特殊要求,一般在具體招聘中提出。任職標(biāo)準的制訂,主要有以下模式:(1以任務(wù)定標(biāo)準:準備經(jīng)理與外聯(lián)系通信稿;閱讀、簽署和寄發(fā)一些行政函件;撰寫講話稿、備忘錄和報告;代經(jīng)理審閱等。(2以知識能

10、力定標(biāo)準:知識方面要求具有“博”與“?！钡募嫒菪?要有一定的廣度和深度;對智力能力方面提出標(biāo)準,具有觀察力、注意力、思維力、記憶力、想象力等;對能力方面提出標(biāo)準,閱讀能力、傾聽能力、口頭表達能力等、書面表達能力、協(xié)調(diào)能力等。(3以理想要求制訂標(biāo)準:在政治品德方面,有遠大的理想、堅持黨的原則、清正廉潔、具有責(zé)任感等;在職業(yè)道德方面,誠實信用、服從指揮、甘于奉獻、謙虛謹慎等。(500字(方法二(1以任務(wù)定標(biāo)準:這類制訂秘書任職標(biāo)準的模式,是將秘書主要業(yè)務(wù)內(nèi)容歸納出若干條為標(biāo)準,以此作為選任秘書業(yè)務(wù)要求的規(guī)定。如:準備經(jīng)理與外聯(lián)系通信稿,閱讀、簽署和寄發(fā)一些行政函件,撰寫講話稿、備忘錄和報告,代經(jīng)理

11、審閱等。(2以知識能力定標(biāo)準:這種制訂選任秘書標(biāo)準的模式,是將現(xiàn)任的稱職秘書所具有的知識和能力歸納出若干條標(biāo)準,以此為選任秘書的尺度。如:知識方面要求具有“博”與“?！钡募嫒菪?要有一定的廣度和深度;對智力能力方面提出標(biāo)準,具有觀察力、注意力、思維力、記憶力、想象力等;對能力方面提出標(biāo)準,閱讀能力、傾聽能力、口頭表達能力等、書面表達能力、協(xié)調(diào)能力等。(3以理想要求制訂標(biāo)準:這類制訂秘書任職標(biāo)準的模式,是將最理想的秘書素質(zhì)要求或最優(yōu)秀的秘書人才身上體現(xiàn)出良好素質(zhì),甚至將一些杰出領(lǐng)導(dǎo)者的素質(zhì),都綜合到秘書任職標(biāo)準中,并以此為尺度,作為聘用秘書的依據(jù)。如:在政治品德方面,有遠大的理想、堅持黨的原則、

12、清正廉潔、具有責(zé)任感等;在職業(yè)道德方面,誠實信用、服從指揮、甘于奉獻、謙虛謹慎等。(448字6秘書會務(wù)工作的主要內(nèi)容:答:秘書辦會即會務(wù)工作的內(nèi)容十分紛繁,主要包括:(1會前籌備:會前籌備工作主要包括領(lǐng)導(dǎo)確定會議目的、議題,秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖擬訂會議籌備方案,領(lǐng)導(dǎo)審核、批準會議籌備方案,組建會議籌備和組織機構(gòu)并按會議籌備方案進行分工,根據(jù)確定的與會名單送發(fā)會議通知,準備會議文件,布置會場,按會議討論要求將與會編組,指定會議代表證、工作人員證件及其他證件,根據(jù)與會者特征安排其會議期間的住宿和接站車輛。(2會間事務(wù):會間的工作主要包括:會場簽到,會間制度,會議記錄,會議簡報,會議選舉,會議總結(jié),后勤

13、保障等。(3會后工作:會后工作主要包括:草擬和印發(fā)會議紀要,以記載和傳達會議的主要精神;清理會議文件;組織會議代表離會,為其提供各種方便;搞好宣傳報道,擴大和傳播會議影響;會議工作總結(jié);會后催辦工作。(342字論述題:1秘書的角色輔助可分為哪幾個階段?答:(1決策準備階段從領(lǐng)導(dǎo)者產(chǎn)生決策意向進行決策準備開始,秘書的參謀智能輔助就可同步進行,可協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做好以下工作:1此決策是否應(yīng)該作出。2此決策是否必須作出。3此決策應(yīng)何時作出。4此項決策依據(jù)的信息是否全面、真實、充分。5此項決策的目的、意義和影響是什么。6對此項決策應(yīng)提出什么建議。(2決策形成階段在決策形成階段,秘書有諸多參謀智能輔助的領(lǐng)域和

14、渠道;1可進行創(chuàng)新思維,設(shè)計新的方按供決策者選擇。2可綜合來自各方面的意見和建議,形成系統(tǒng)的可供選擇的方案。3可按領(lǐng)導(dǎo)意圖開展專家咨詢活動,并將專家意見、建議吸納到有關(guān)決策中去。4可帶著各套初選方案到有關(guān)部分和群眾中去征求意見,并根據(jù)各方的意見進行修改。5對重大決策的初定方案,秘書往往還伴隨領(lǐng)導(dǎo),到基層景象能夠小規(guī)模實驗、蹲點探索,取得成功經(jīng)驗后,在有點到面地進行推廣。6對各種供選擇的方案驚醒一一對應(yīng)的比較,比較其投入和產(chǎn)出效益,比較其風(fēng)險值和效益值,比較其科學(xué)性、合理性、可行性和可受性等。(3決策實施階段在決策實施過程中,迷失的參謀智能輔助具有獨特的作用,它貫穿決策實施的全過程:1對謀求認同

15、的輔助。2對糾正偏差的輔助。3對行為失范的輔助。4對克服重大失誤的輔助。5對克服運行失調(diào)的輔助。6彌補決策疏漏的輔助。7對適應(yīng)環(huán)境變化的輔助。8對發(fā)現(xiàn)機遇的輔助。(576字2秘書如何把握思維節(jié)奏?答:(1秘書與領(lǐng)導(dǎo)思維同步秘書是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的,秘書與領(lǐng)導(dǎo)思維同步,也就是說,領(lǐng)導(dǎo)想要開展的工作,秘書應(yīng)該立即想到,并圍繞領(lǐng)導(dǎo)的意圖,迅速展開,作好鋪墊、服務(wù)和輔助工作,具體體現(xiàn)為:1反映在外部環(huán)境變化的關(guān)注點上。2反映在思維的時間節(jié)奏上。3反映在思維的空間節(jié)奏上。4反映在思維的張弛的變化節(jié)奏上。(2秘書加快節(jié)奏的超前思維迷失與領(lǐng)導(dǎo)思維總體上同步的基礎(chǔ)上,在某些特殊而且必要的情況下,為了做好領(lǐng)導(dǎo)工作

16、的鋪墊,需要秘書加快思維節(jié)奏,進行超前思維,一般需要抓住以下環(huán)節(jié):1新舊工作交替之時,秘書進行超前思維,為領(lǐng)導(dǎo)新工作展開作好準備工作。2抓住領(lǐng)導(dǎo)工作的周期性,提前做好下一個周期的準備工作。3工作進程中出現(xiàn)新問題時,秘書要加快思維節(jié)奏,做好解決問題的前期準備工作。4在領(lǐng)導(dǎo)進行決策前,發(fā)揮超前思維,為領(lǐng)導(dǎo)決策做好準備工作。5在召開重要會議前,秘書應(yīng)發(fā)揮超前思維,做好各項工作的籌備,保證會議順利的進行。(3秘書放緩節(jié)奏的繼后思維秘書的繼后思維是與超前思維相對應(yīng)、相匹配的,繼后思維一般要抓住以下環(huán)節(jié):1每當(dāng)一項工作即將結(jié)束時,秘書思維繼后,起到查缺補漏的作用。2每當(dāng)一項新的決策制訂前,秘書思維繼后,進

17、行相應(yīng)的調(diào)整和補充,確保決策順利作出。3每當(dāng)一個會議結(jié)束后,秘書思維繼后,對會務(wù)工作整體把握,確保會議取得預(yù)期的效果。4每當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者接待重要客人、進行重要會談、處理重要事務(wù)和公務(wù)出差之后,秘書思維繼后,處理后續(xù)事務(wù),整理有關(guān)資料,以保持工作的連續(xù)性等等。(642字3秘書如何選擇思維的角度?答:(1秘書的本位思維:秘書的工作時間中,其工作思維活動立足點,首先因該是如何有效地輔助和服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作,如何有利于提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率,也就是說,秘書在工作中思考問題的動機,思考問題的價值觀念,應(yīng)該是如何通過自身的智能工作更好地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作,優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)工作效果。(2秘書的換為思考:秘書要做好本職工作,除了要正確進行本位思維,準確把