文件控制程序文件

1、 文 件 控 制 程 序 Q/LHG3-SY-01-2006 1.范圍 適用于本公司管理管理體系和與技術(shù)有關(guān)的文件和資料，以及外來標準、圖紙等的控制。為了對管理體系等有關(guān)文件和資料進行控制，確保有關(guān)部門使用文件的有效版本。2.職責：21公司辦公室負責公司行政文件、外來文件的編制、發(fā)放、更改、控制和管理。22質(zhì)檢室負責有關(guān)質(zhì)量文件的編制、發(fā)放、更改、控制和管理，并負責對各部門與質(zhì)量體系有關(guān)的文件的管理進行監(jiān)督。24銷售科、財務科、設(shè)備科負責對相關(guān)文件的編制、發(fā)放、更改、控制和管理。25各有關(guān)部門負責本部門專用文件的編制、發(fā)放、更改和保管。3、管理內(nèi)容與控制要求31 文件的分類311方針312 手

2、冊313 程序文件314 作業(yè)文件315 記錄文件32文件的編制、會簽、審批及發(fā)布321 管理手冊由質(zhì)檢室編制，各部門負責人會簽，公司經(jīng)理審核批準后發(fā)布實施。322 程序文件由各相關(guān)部門編制，相關(guān)部門負責人會簽，廠部領(lǐng)導批準后發(fā)布實施。323 其它各種與管理管理體系要求有關(guān)的文件和記錄表由歸口部門負責編制，相關(guān)部門負責人審核，廠部領(lǐng)導批準后發(fā)布實施。324外來文件在采用前必須經(jīng)主管領(lǐng)導確認其適用性。325文件審核的內(nèi)容a. 適用性（包括可行性、可操作性、可檢查性）；b. 現(xiàn)行狀態(tài)（包括版本、編號）；c. 與所依據(jù)的管理管理體系標準及管理手冊的符合性;d. 與其它管理文件的協(xié)調(diào)性，接口的合理性。

3、 33文件的編號規(guī)則 Q表示企業(yè)標準；ZR表示中瑞；J表示技術(shù)標準；G表示管理標準；Z表示工作標準。3.3.1技術(shù)標準為：a. 外來技術(shù)標準可以直接引用原標準編號。b. 內(nèi)部技術(shù)標準編號為：Q/LHJYYZZWW-*J代表技術(shù)文件YY代表分廠代碼ZZ代表文件起草部門WW代表該部門形成的文件序號*代表年代號例：Q/ZRJ-HF-ZJ-01-2006J 技術(shù)文件代碼SY塑業(yè)公司代碼ZJ質(zhì)檢室起草（注：最初制訂技術(shù)文件部門）01質(zhì)檢室形成文件的序列號2006代表年代號332.管理手冊與程序文件編號共分五級，前四級以阿拉伯數(shù)字表示，第五級以D表示。企業(yè)方針1手冊2程序文件3作業(yè)文件4記錄D管理手冊編號

4、為：Q/LHGXYYZZWW-*G代表管理文件X表示文件級別號YY代表分廠代碼ZZ代表文件起草部門WW代表該部門形成的文件序號*代表年代號例： 管理手冊 文件編號為： Q/LHG2-SY-01-ZJ-2006G _ 管理文件代碼2管理手冊的級別號SY _ 塑業(yè)公司代碼01 文件序號ZJ_ 質(zhì)檢室起草2006管理手冊起草年代號333工作標準編號為：Q/LHZYYZZWW*Z工作標準編號YY代表分廠代碼ZZ代表文件起草部門WW代表該部門形成的文件序號*代表年代號例：財務工作標準文件編號為;Q/LHZ-SY-CW-01-2006Z _ 工作標準代碼SY _ 塑業(yè)公司代碼CW _文件起草部門財務01

5、_ 財務科形成的文件序號2006 _ 財務工作標準文件起草的年代號334 記錄表式編號方法見記錄控制程序。335外來文件按原編號執(zhí)行。34文件的發(fā)放與保管341 文件發(fā)放一律進行編號發(fā)放。342 管理手冊和程序文件由后勤辦根據(jù)經(jīng)批準的發(fā)放范圍和數(shù)量發(fā)放；發(fā)放時使用文件發(fā)放登記表。343 其它各類管理性文件由文件起草部門根據(jù)批準的發(fā)放范圍和數(shù)量發(fā)放，專業(yè)技術(shù)性文件由其歸口部門根據(jù)批準的發(fā)放范圍和數(shù)量負責發(fā)放，發(fā)放時履行登記手續(xù)，使用文件發(fā)放登記表。344 所發(fā)放的文件必須是現(xiàn)行有效版本。345 文件持有者工作調(diào)動時，由原所在部門收回受控文本，并上報文件發(fā)放部門。3.5文件有效版本的控制351在管

6、理體系運行的各個場所均要得到和使用相應文件的有效版本。在文件發(fā)放時，必須收回已經(jīng)失效的文件，統(tǒng)一交歸口部門，建立銷毀文件登記表經(jīng)部門負責人批準后，登記銷毀；某部門由于某種需要，需保留一定數(shù)量的失效文件時，保留文件必須加蓋“作廢留用”印章，并建立作廢留用文件登記表。352各職能部門于每年定期填寫本部門的文件清單報廠辦，由廠辦匯總。353各部門按照廠辦的 文件清單核對所有的文件，及時撤出作廢和失效的文件。文件的持有者不得復印文件給他人。36文件的更改361管理手冊的更改，應按管理手冊4.3.2.條款要求履行審批手續(xù)后，廠辦下達文件更改審批單。362程序文件的更改由其主管領(lǐng)導審批，歸口管理部門或授權(quán)

7、部門下達文件更改審批單。363其它管理文件的更改，由該文件的歸口部門下達文件更改審批單。364文件更改的審批一般要由文件的原審批部門進行審批。365所有文件更改通知單均保管至該文件失效作廢為止。（管理手冊和程序文件的更改，采用換頁方式進行，其他體系文件的更改可采用手寫方式進行）。366采用換頁更改文件時應將舊頁收回銷毀。37文件的換版371管理手冊的換版按管理手冊中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。372程序文件的換版按管理者代表的指令執(zhí)行，其換版原因 a 管理手冊更改與換版需要； b 文件經(jīng)多次修改、影響使用。373其他文件的換版由各職能部門根據(jù)適用情況決定。374所有文件換版的審批權(quán)限按本程序4.2.規(guī)定執(zhí)

8、行。4.各部門受控文件的分發(fā)號及部門代碼如下： 部 門分發(fā)號部門代碼部 門分發(fā)號部門代碼部 門分發(fā)號部門代碼后勤辦01HQ銷售科02XS質(zhì)檢室03ZJ設(shè)備科04SBK財務科05CW注塑一06ZSY塑編車間07SB注塑二08ZSE定陶注塑09DZS5.相關(guān)文件 記錄控制程序 Q/LHG3-SY-02-20066記錄 71文件會簽表 LH /D SY- CB-01 72文件發(fā)放登記表 LH /D SY-CB -0273文件清單 LH /D SY -CB-0374文件更改審批單 LH /D SY-CB -0475銷毀文件登記表 LH /D SY -CB-0576作廢留用文件登記表LH /D SY-C

9、B -06 77文件借閱記錄 LH /D SY-CB -07LUHUA文件會簽表編號： LH/D-SY-CB-01版次：文件名稱文件編號版次起草部門起草人日期說明：1、本文件屬： 新增 修訂 換版2、本文件修訂目的：文件涉及部門：部門會簽部門會簽人會簽意見（可另附紙）日期ZHONGRUI文件發(fā)放登記表編號：ZR/D-ZH-CB-02版次文件標題文件編號發(fā)往部門分發(fā)號簽收人日期LUHUA文件清單編號： LH/D-SY-CB-03版次文件標題文件編號分發(fā)號簽收人日期LUHUA文件更改審批單編號：LH/D-SY-CB-04版次文件名稱編號申請更改原因： 申請人： 日期：更改前內(nèi)容及條款：更改后內(nèi)容及條款：意見： 審批簽字： 日期：LUHUA銷毀文件登記表編號：LH/