關(guān)于高職院校辦公室接待工作優(yōu)化的思考

1、、充分認識高職院校辦公室接待工作的特點【摘要】高職院校辦公室作為高職院校的綜合管理機構(gòu)，在學校中處于中樞地位，其接待工作是學校展示管理水平和工作形象的重要窗口。本文結(jié)合高職院校辦公室接待工作的特性和原則，提出新時期高職院校辦公室接待工作優(yōu)化的建議，以期待接待服務對高校改革、發(fā)展和穩(wěn)定能起到積極的推動作用?！娟P(guān)鍵詞】高職院校接待工作優(yōu)化【中圖分類號】G647【文獻標識碼】A【文章編號】10069682（2012）05010702隨著經(jīng)濟全球化、教育國際化趨勢不斷發(fā)展和深化，在國家深入實施科教興國戰(zhàn)略和人才強國戰(zhàn)略的新時期下，高職院校教育在教育觀念、教育模式、教學方法、管理制度等方面都發(fā)生了變化，

2、要求高職院校同社會同行、企業(yè)等的交流越來越頻繁。作為高職院校溝通內(nèi)外的橋梁和樞紐，高職院校辦公室接待工作承擔著對外提升學校形象，對內(nèi)服務于廣大師生的職責，做好這項工作，對高職院校加強開展校外交流合作，滿足社會對高職院校人才需求的工作成效起著至關(guān)重要作用。1接待工作的特殊性高職院校在經(jīng)濟的發(fā)展中扮演知識企業(yè)的孵化器、高新技術(shù)的智力源泉等多重角色。高職院校辦公室發(fā)揮著物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)的窗口作用，其接待工作不僅具有常規(guī)接待的要求和內(nèi)容，還融合了高職院校自身特點，要求符合高職院校培養(yǎng)人才、發(fā)展科技和服務社會三大職能，接待工作涵蓋了高等教育、科學研究、校企合作以及校內(nèi)文化建設(shè)等多個領(lǐng)域。把握好接待

3、工作的特性，是做好接待工作的重要前提和基礎(chǔ)。2接待服務對象的特殊性高職院校辦公室接待工作不僅具有特殊性，其服務對象也有其差異性，大多來訪者是專家學者、政府官員、企業(yè)合作人員等，其文化層次相對較高。接待人員常常是來賓見到的第一個人，接待水平會影響來訪者對這個學校的看法，這就要求接待人員不僅具有普通的接待服務常識，還要求掌握高等職業(yè)教育工作的基本規(guī)律，在政治思想和人員素質(zhì)方面要有較高水平。二、高職院校辦公室接待工作的原則接待工作是高職院校辦公室工作的重要一環(huán)，不是全局但事關(guān)全局，不是中心卻牽動中心，接待工作做好了，在一定意義上代表了學校管理水平和工作風貌，因此，筆者認為接待工作要重視以下幾項原則。

4、1對口、對等原則根據(jù)實際工作的需要，進行對來賓實行對口、對等接待，不同級別，不同接待，即根據(jù)來訪者的身份安排相應級別的領(lǐng)導和人員接待；按來訪者所在單位性質(zhì)和來訪內(nèi)容，請對應的主管校領(lǐng)導和職能部門出面接待。這樣的對口安排接待工作既有利于來賓接待的工作需要，又能最大限度地調(diào)動接待單位的工作積極性和主觀能動性，從而使領(lǐng)導能有更多的時間和精力處理大事、要事。2堅持科學發(fā)展觀原則科學發(fā)展觀是我們在建設(shè)社會主義和諧社會過程中統(tǒng)領(lǐng)全局的重要思想，同樣也是新時期高職院校辦公室接待工作的重要理論基礎(chǔ)?？茖W發(fā)展觀，第一要務是發(fā)展，其核心是“以人為本”，要做好高校接待服務工作，就必須在工作過程中將“以人為本”理念貫

5、徹在每一個環(huán)節(jié)里，從小事做起，從每一個人做起，用科學發(fā)展觀的思想指導工作，堅持“以人為本”理念，服務中要用心觀察來賓，體會來賓需求，提供熱誠、用心的專業(yè)化、高品質(zhì)服務。3實效節(jié)約的原則根據(jù)接待地區(qū)的具體情況，在制度范圍內(nèi)，發(fā)揮主觀能動性，盡可能突出地方特色，以高質(zhì)量的服務藝術(shù)和服務水準，做好接待服務工作。以主動熱情、細致周到、安全務實的服務，給來賓留下美好、深刻的印象，確保工作有序有效、圓滿成功，同時接待工作又要從實際需要出發(fā)，提高接待效能，厲行節(jié)約，杜絕奢侈浪費，做到硬件不夠軟件補，讓來賓有到家的感覺。4歸口管理的原則接待工作統(tǒng)一歸口辦公室管理，辦公室具體承辦接待工作。各部門各司其職，各負其

6、責，當然，對待一些重要的接待任務，應當分工不分家，共同努力做好接待工作。同時，重視總結(jié)接待工作，把接待中形成的全部文件資料，收集整理并歸檔保存，以便保證接待工作的可持續(xù)性。三、高職院校辦公室接待工作的優(yōu)化建議1更新觀念，準確定位。接待工作是學校形象和精神風貌的窗口，不能僅把它看成簡單的管吃管住，迎來送往的辦公室日常性的事務工作，它還關(guān)系到高職院校教育改革發(fā)展成效，在促進學校與社會溝通和聯(lián)系中起著中介作用。高職院校辦公室接待部門應及時更新觀念，從被動作為校內(nèi)外之間聯(lián)系內(nèi)外、溝通上下的紐帶和橋梁，變?yōu)橹鲃油苿痈呗氃盒＝虒W、科研和社會服務的有效渠道。接待工作定位要有高度，圍繞高職院校人才培養(yǎng)、科學研

7、究和社會服務的工作大局，在加強高職院校內(nèi)外公共關(guān)系的同時，展現(xiàn)出高職院校對外開放的嶄新形象。因此，高職院校接待工作的責任更加重大，內(nèi)容更加豐富，服務領(lǐng)域也會更加寬廣，作用也會越來越重要。2努力提高接待人員素質(zhì)高職院校接待是內(nèi)塑素質(zhì)，外塑形象的窗口。從某種意義上講，接待人員素質(zhì)的優(yōu)劣，反映一個學校的精神面貌；接待人員正確的公關(guān)禮儀，代表著一個學校的群體形象。所以，對于高職院校辦公室接待人員的基本素質(zhì)修養(yǎng)，應以滿足新時期高職院校發(fā)展需要為出發(fā)點。首先，接待人員要有良好的政治素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，熟悉黨的基本路線、方針、政策，要了解時事，講話要謹慎得體，還有掌握本校的發(fā)展歷史、學風教風和科研亮點等情況；其

8、次，接待人員還應具備較高業(yè)務技能，接待工作不僅是經(jīng)驗性、實踐性很強的工作，也是專業(yè)性很強的工作，除了要求儀表端莊，談吐得當，能夠為來賓提供細致周到的服務，更特殊的是，在高職院校教育氛圍中以濃郁的人文底蘊和涵養(yǎng)這種軟件感染領(lǐng)導和來賓，努力做好東道主角色。3協(xié)調(diào)部門，統(tǒng)籌規(guī)劃。接待工作是一項需要協(xié)調(diào)各方面的工作，本單位的后勤部門能否提供吃住行等高質(zhì)量服務，職能機構(gòu)能否給予學院辦公室配合熱情接待工作，使接待工作不是一個辦公室的工作，而是事關(guān)高職院校各部門的事情，因此，高職院校接待工作要形成以學校辦公室牽頭、各職能部門、院系及相關(guān)人員配合的，和諧統(tǒng)一、運轉(zhuǎn)有序、完整的接待服務系統(tǒng)。只有學院辦公室統(tǒng)籌接

9、待工作，整合優(yōu)勢資源，協(xié)調(diào)部門工作，相關(guān)部門增強主動性，發(fā)揮自身優(yōu)勢，以學校教育發(fā)展為大局，各司其職，密切配合，才能使接待工作與人才培養(yǎng)、科學研究、學術(shù)交流互為補充，互相促進，以實現(xiàn)爭創(chuàng)國家一流高職院校的長足發(fā)展。4突出高職院校優(yōu)勢，彰顯特色。高職院校雖在其所處的層次有差別，但從一般意義上講，每個學校都應辦出自己的學科特色，最終成就學校特色。特別是國家和地方重點建設(shè)的高職院校，無論在人才培養(yǎng)、科學研究，還是社會服務、文化傳承創(chuàng)新方面，其領(lǐng)軍作用和指標意義均無可比擬。因此，高職院校接待工作要盡量顯現(xiàn)高職院校特有的色彩，突出高職院校人才培養(yǎng)方向、專業(yè)建設(shè)特點和科學研究等成果，在接待工作中增強學術(shù)性、科技性，淡化商業(yè)功利性，體現(xiàn)高職院校的教學、科研中心工作的地位?？傊?，在高職院校對外合作交流日益寬廣的今天，高等教育快速發(fā)展的新形勢下，高職院校辦公室接待工作被賦予了比以往任何時期都更加豐富的外延和內(nèi)涵。我們應積極地適應新的形勢，不斷探索和研究做好接待工作的新途徑，進一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀