公司ERP操作規(guī)范

1、ERP操作標(biāo)準(zhǔn)1、 目的：通過標(biāo)準(zhǔn)公司各部門相關(guān)人員在ERP系統(tǒng)運行中應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，確保ERP系統(tǒng)的管理思想和方法在公司各部門得以使用，提升公司現(xiàn)代化管理水平和工作效率，降低本錢、提高產(chǎn)品競爭力。2、 范圍：適用于涉及公司ERP系統(tǒng)運作的各部門。3、 操作要求標(biāo)準(zhǔn)：3.1 銷售部3.1.1 根底數(shù)據(jù)1.1.1 數(shù)據(jù)對于新增的物料（系統(tǒng)中沒有完全適用于該客戶的可供銷售的物料，為新增物料），新增時須注意新的編碼要參照之前已有類似存貨的編碼，確保編碼后，能夠與類似存貨排列在一起，以方便使用時查找；其次，新增物料時一定要用復(fù)制最相似的已有存貨的方法新增，不得采用直接新增的方法。物料編碼、物料名稱確定后

2、，將該物料的ERP相關(guān)信息，連同客戶對該物料的技術(shù)要求，轉(zhuǎn)交工程部編制BOM。1.1.2對于新增客戶，正確完整錄入客戶信息。如果公司有客戶分類,注意客戶類別不能選錯?？蛻艟幋a同樣要注意順序、一致性等問題，防止客戶列表排列雜亂無序。1.1.3 銷售訂單將正確的物料編碼錄入?銷售訂單?，除了錄入數(shù)量外，根據(jù)與客戶商定的交期，必須錄入預(yù)完工日期（如果不錄該日期，系統(tǒng)會默認(rèn)當(dāng)天完工，顯然不可能）。預(yù)完工H期是系統(tǒng)需求規(guī)劃計算以及生產(chǎn)方案人員排程的重要依據(jù)。對于訂單內(nèi)容有變更的，（如型號、數(shù)量、交期），須立即書面通知相關(guān)人員，同時在?銷售訂單?中做變更處理。1.1.4 銷售發(fā)貨產(chǎn)品完工入庫后，根據(jù)客戶交

3、期，由?銷售訂單?生成?銷售發(fā)貨單？。打印?銷售發(fā)貨單?，并請有簽字權(quán)限的人員簽字批準(zhǔn)，去倉庫辦理出庫手續(xù)。1.1.5 銷售退貨客戶有退貨事項發(fā)生時，由該客戶？發(fā)貨單?生成?退貨單?，經(jīng)有簽字權(quán)限的人員簽字批準(zhǔn)后，且檢驗合格，去倉庫辦理退庫手續(xù)。涉及銷售部的以上工作建議由銷售內(nèi)勤操作。3.2采購部3.2.1 根底數(shù)據(jù)物料根底數(shù)據(jù)對于新增的物料（新增前須在系統(tǒng)內(nèi)用關(guān)鍵字模糊搜索查找，確認(rèn)系統(tǒng)中確實沒有該物料），新增時須注意新的編碼耍參照之前已有類似存貨的編碼，確保編碼后，能夠與類似存貨排列在一起，且物料名稱中要含有公司內(nèi)約定俗成的關(guān)鍵字,以方便使用時查找；其次，新增物料時一定要用復(fù)制最相似的已有

4、存貨的方法新增，不得采用直接新增的方法。原輔材料的計量單位確定，注意盡量防止使用“包、件、瓶等難以可靠計量的單位,為以后的原材料核價甚至編制BOM帶來困擾。原輔材料物料編碼完成后，還需在根底設(shè)置中正確做好?倉庫存貨對照表?和?供應(yīng)商存貨對照表?，對后續(xù)的操作使用會提供很大方便。需要說明的是，很多情況下，新增原輔材料會第一次出現(xiàn)在BOM的編制過程中，這種情況下，新增物料的工作由工程部按照此標(biāo)準(zhǔn)來完成。不管任何部門新增物料，新增前必須在系統(tǒng)中用關(guān)鍵字模糊查詢,確認(rèn)該物料是否確實為新增物料，不允許出現(xiàn)相同物料具有多個物料編碼，即“一物多碼。使用中發(fā)現(xiàn)有“一物多碼的，可以通過形態(tài)轉(zhuǎn)換、修改BOM以后，

5、停用多余的編碼，以保證物料的唯一性。供應(yīng)商供應(yīng)商編碼，前綴須符合供應(yīng)商類別的編碼，正確錄入為該供應(yīng)商類別的下設(shè)供應(yīng)商。正確錄入供應(yīng)商類別的編碼，將大大提高編制現(xiàn)金流量表的效率和準(zhǔn)確性。3.2.2 采購訂單根據(jù)銷售訂單的預(yù)發(fā)貨期，以及生產(chǎn)訂單自制件的物料需求，結(jié)合庫存數(shù)量，正確編制采購方案。根據(jù)采購方案，編制?采購訂單?，？采購訂單?的供方、規(guī)格、數(shù)量、方案收貨日期要準(zhǔn)確。根據(jù)生產(chǎn)（銷售）訂單的變化及時進行?采購訂單?的變更、取消處理，并及時書面通知供應(yīng)商。3.2.3采購入庫供應(yīng)商到貨后，采購員根據(jù)?采購訂單?生成?采購入庫單?，對照供應(yīng)商隨貨帶來的供方送貨單，錄入數(shù)量，能夠確認(rèn)單價的，還需錄入

6、單價。打印?采購入庫單?，交供應(yīng)商去辦理檢驗和入庫手續(xù)。涉及采購部的以上工作建議由采購員操作。3.3匚程3.3.1 BOM的編制 BOM表中的子件編碼、單耗數(shù)量、領(lǐng)料倉庫、生產(chǎn)部門必須指向正確。 BOM的編制必須完全表達出設(shè)計要求的原輔材料選用之規(guī)格、單耗數(shù)量，確保設(shè)計技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)作為BOM編制的唯一依據(jù)。 BOM的編制和審核必須在該母件下達生產(chǎn)前完成。下達生產(chǎn)后，即使還沒有領(lǐng)用材料，如果BOM有了修改，必須通知生產(chǎn)方案員刪除己有的生產(chǎn)訂單，重新下達該母件產(chǎn)品的生產(chǎn)訂單。否那么，材料的配比仍然是BOM修改以前的配比。編制BOM時有個必填工程“版本代號，建議填寫B(tài)OM編制時的日期，便于將來確定該BO

7、M的適用性等用途。涉及工程部的以上工作建議由責(zé)任技術(shù)員操作。3.4生產(chǎn)3.4.1 生產(chǎn)方案生產(chǎn)方案分兩類：一是客戶訂單直接生成的生產(chǎn)訂單；一是各個半成品的生產(chǎn)方案，需要手工填寫生產(chǎn)訂單。不管哪類生產(chǎn)訂單，都是生產(chǎn)部門通過BOM的計算，領(lǐng)取材料的數(shù)據(jù)來源，也是產(chǎn)成品入庫的依據(jù)?？蛻粲唵紊缮a(chǎn)訂單：作為以銷售訂單生產(chǎn)的企業(yè)，生產(chǎn)出的產(chǎn)品應(yīng)該都有客戶的方案。根據(jù)銷售訂單生成生產(chǎn)訂單，保證了每一件成品都可以追溯到特定的銷售訂單。根據(jù)銷售訂單生成生產(chǎn)訂單的步驟：銷售管理一銷售訂貨一下達生產(chǎn)。在“下達生產(chǎn)界面，根據(jù)客戶的交期要求和公司產(chǎn)能，修改本次下達生產(chǎn)的數(shù)量，然后保存。下達生產(chǎn)完畢。然后在生產(chǎn)制造一

8、生產(chǎn)訂單一生產(chǎn)訂單輸入，對剛剛銷售訂單傳遞過來的生產(chǎn)訂單，修改開工日期和完工日期，保存，審核。未審核的生產(chǎn)訂單無法進行后續(xù)的參照領(lǐng)料和入庫等操作。銷售系統(tǒng)會自動減去己下達生產(chǎn)的數(shù)量，保證產(chǎn)品不會被過多生產(chǎn)。同時，在銷售訂單列表，可以直觀看到未下達生產(chǎn)數(shù)量、已下達生產(chǎn)的數(shù)量、己入庫數(shù)量、己發(fā)貨數(shù)量等重要信息。對于半成品的生產(chǎn)方案，需要生產(chǎn)方案員根據(jù)銷售訂單、半成品庫存狀況，編制生產(chǎn)方案，然后手工排程，編制每日生產(chǎn)訂單，保證不缺料。保證各工序的正常生產(chǎn)。編制半成品生產(chǎn)方案和采購方案時有個簡便方法：將近期有可能發(fā)貨的銷售訂單項選擇中，一次性全部下達生產(chǎn)，生成一張大的生產(chǎn)訂單,然后在生產(chǎn)制造模塊，“生

9、產(chǎn)訂單缺料明細(xì)表中查看，里面會根據(jù)庫存狀況，計算出所有缺料的半成品和原材料，以及所需的數(shù)量，可以參考這個表來編制半成品的生產(chǎn)方案，幫助采購人員編制采購方案。須注意的是這只是個模擬生產(chǎn)訂單，作為下方案參考用的，并非要立即生產(chǎn)，所以導(dǎo)出所需數(shù)據(jù)后，應(yīng)立即刪除這些生產(chǎn)訂單。半成品的生產(chǎn)訂單，在“生產(chǎn)訂單輸入節(jié)點手工填寫。涉及生產(chǎn)方案和生產(chǎn)訂單的工作，建議由生產(chǎn)方案調(diào)度員操作。3.4.2車間管理根據(jù)已下達的生產(chǎn)訂單，安排領(lǐng)料和組織生產(chǎn)、辦理入庫。3.4.2.1領(lǐng)料對于已構(gòu)建在BOM中的子件物料，必須根據(jù)生產(chǎn)訂單生單，生成?材料出庫單?，同時，根據(jù)當(dāng)天的產(chǎn)能，在?材料出庫單?上修改本次領(lǐng)料出庫的數(shù)量，下

10、次再領(lǐng)料時，對于未領(lǐng)數(shù)量，可以繼續(xù)生成?材料出庫單?。對于未構(gòu)建在BOM中的其他物料（通常是價值不高的輔助原材料），用?其他出庫單?領(lǐng)料，在?材料出庫單?無法開立出庫單。注意出庫類別勾選“生產(chǎn)領(lǐng)料出庫，便于存貨核算時的本錢歸集。以上限制，通過“庫存管理一選項一專用設(shè)置一領(lǐng)料必有訂單實現(xiàn)。3.4.2.2產(chǎn)成品入庫單 班組生產(chǎn)完工，由生產(chǎn)訂單生成?產(chǎn)成品入庫單?。 生成?產(chǎn)成品入庫單?時，須正確勾選生產(chǎn)部門、入庫倉庫，數(shù)量按實填寫，同一生產(chǎn)訂單，可以根據(jù)實際情況開立多張?產(chǎn)成品入庫單?,但累計入庫數(shù)量不得大于生產(chǎn)訂單數(shù)量（該數(shù)量也可以設(shè)置成允許一定比例的超量入庫。 涉及領(lǐng)料單據(jù)、入庫單據(jù)生單、錄入

11、、打印的工作，建議由車間或工段的統(tǒng)計員操作3.5倉庫庫管員的工作主要是照單收貨和發(fā)貨，保證賬實相符，無需配備打印機。3.5.1 原輔材料和外購件入庫庫管員只認(rèn)可公司采購部打印的?采購入庫單?，且?采購入庫單?上已有檢驗員的簽字，證明該批送貨是檢驗合格的。庫管員對照?采購入庫單?，逐項核對送貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量等是否與實物一致，無誤后，安排供應(yīng)商將貨物擺放到指定位置，并在?采購入庫單？“庫管欄位簽字，取一聯(lián)給供應(yīng)商，作為供方將來掛賬的依據(jù)。其余由庫管員妥善保管，月底整理后交財務(wù)應(yīng)付會計，作為與供應(yīng)商對賬的依據(jù)。庫管員收貨時發(fā)現(xiàn)，供應(yīng)商的送貨有任何一項與?采購入庫單?不符的，不得在單據(jù)上簽字，退回

12、供應(yīng)商，安排去采購部重新打印正確的?采購入庫單?，重走入庫流程。?采購入庫單?的規(guī)格、物料名稱、數(shù)量等不得做任何手工修改。3.5.2 自制半成品和成品入庫 庫管員對照車間開立的?產(chǎn)成品入庫單?，檢查是否有檢驗簽字以示合格，核對物料名稱、規(guī)格、數(shù)量，無誤后擺放到指定位置。 庫管員、車間入庫人員，雙方須在?產(chǎn)成品入庫單?上簽字。 ?產(chǎn)成品入庫單?一式兩聯(lián)，車間統(tǒng)計、庫管員各存一聯(lián)。3.5.3 原輔材料和自制半成品發(fā)料庫管員按照車間開立的?材料出庫單?，備好待出庫的原材料或半成品，按照對應(yīng)的名稱和規(guī)格，與車間領(lǐng)料人員當(dāng)面清點數(shù)量，完成物料的交接手續(xù)，由車間領(lǐng)料人員轉(zhuǎn)運到生產(chǎn)線上。 庫管員、車間領(lǐng)料人

13、員，雙方須在?材料出庫單?上簽字。 ?材料出庫單?一式兩聯(lián)，車間統(tǒng)計、庫管員各存一聯(lián)。 ?材料出庫單?上的物料，必須一次出庫完成，不得分批出庫。 對于材料代用的，按代用確認(rèn)后的相關(guān)單據(jù)完成出庫手續(xù)。«用?其他出庫單?領(lǐng)用材料的，相同的操作程序。 對于多出庫或沒有材料代用手續(xù)胡亂出庫，按違規(guī)處理。3.5.4 成品發(fā)貨出庫發(fā)給客戶的產(chǎn)品，按銷售部打印的?銷售發(fā)貨單?作為發(fā)貨依據(jù)。庫管員須審視?銷售發(fā)貨單?上有無有簽字權(quán)限人員的簽字，未簽字的單據(jù)退回銷售內(nèi)勤完善手續(xù)，不得發(fā)貨。庫管員與銷售內(nèi)勤或業(yè)務(wù)員共同清點待發(fā)貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量，無誤后交銷售內(nèi)勒，轉(zhuǎn)運出庫，由銷售內(nèi)勤完成監(jiān)督裝車和貨

14、物出廠手續(xù)。?銷售發(fā)貨單?一式兩聯(lián)，銷售內(nèi)勤、庫管員各存一聯(lián)。庫管員每月底須對庫存物資進行盤點，盤點后按月底最后一天的日期進入系統(tǒng)，填寫?盤點單?，將?盤點單?盤點數(shù)量與實際不一致的修改為正確數(shù)量，保存并審核。確保賬實相符。3.5應(yīng)收會計3.5.1 生成?銷售發(fā)票？業(yè)務(wù)員取回客戶開立的掛賬單后，復(fù)印一份交應(yīng)收會計。點擊“銷售管理-銷售開票一銷售普通發(fā)票界面，增加一下拉一發(fā)貨單，在跳出的界面中選擇己經(jīng)掛賬的客戶，進入“發(fā)票參照發(fā)貨單表頭界面。在該界面，對照客戶的掛賬單，勾選物料，須注意選中的物料數(shù)量之和要大于或等于客戶掛賬單上的數(shù)量，完成后點“確定，進入己填入內(nèi)容的?銷售普通發(fā)票?界面。在該界面

15、，修改發(fā)票上的數(shù)量與掛賬單一致，按掛賬單的單價填入單價。完成后檢查數(shù)量與金額是否與掛賬單一致，無誤后保存。檢查未掛賬數(shù)是否與客戶掛賬單一致：重新開立一張銷售發(fā)票,注意選擇發(fā)貨截止日期要與客戶掛賬截止日期一致，在跳出的界面中，全選已發(fā)貨數(shù)，還能夠開具發(fā)票的數(shù)量，就是未掛賬數(shù)。該操作僅用于檢查送貨未結(jié)賬數(shù)是否與客戶一致，該發(fā)票不保存。 應(yīng)收會計對已經(jīng)開立的銷售發(fā)票進行復(fù)核。 進入應(yīng)收系統(tǒng)，對該發(fā)票進行審核，系統(tǒng)會自動生成一張轉(zhuǎn)賬憑證，在應(yīng)收系統(tǒng)中形成應(yīng)收賬款。 客戶掛賬單為該憑證的原始憑證。3.5.2 其他應(yīng)收款對于客戶收取保證金，或者三包扣款等與客戶形成的應(yīng)收往來工程，在應(yīng)收處理中直接開立一張應(yīng)

16、收單，在備注中寫明事由,保存后審核，會自動生成一張轉(zhuǎn)賬憑證，形成應(yīng)收款?？蛻舻氖論?jù)或普通發(fā)票為該憑證的原始憑證。3.5.3 銷售收款 業(yè)務(wù)人員或其他途徑收回銷售貨款時，填寫收款單交應(yīng)收會計。 應(yīng)收會計在應(yīng)收款管理中，選定客戶后，進行“收款單據(jù)錄入的填寫，保存，審核，生成收款憑證。 銀行回單、承兌復(fù)印件等支付票據(jù)為該憑證的原始憑證。3.6應(yīng)付會計3.6.1 生成?采購發(fā)票？給供應(yīng)商掛賬時，按照己經(jīng)確定的用量為掛賬依據(jù)。點擊“采購管理f采購發(fā)票一普通采購發(fā)票界面，增加f下拉一入庫單，在跳出的界面中選擇要掛賬的供應(yīng)商，進入“發(fā)票拷貝入庫單表頭列表界面。在該界面，根據(jù)該供應(yīng)商的用量表，勾選物料，須注意

17、選中的物料數(shù)量之和要大于或等于?采購入庫單?上的數(shù)量，完成后點“確定，進入己填入內(nèi)容的?普通發(fā)票?界面。在該界面，修改發(fā)票上的數(shù)量與用量單一致，按掛賬單的單價填入單價。無誤后保存。檢查該供應(yīng)商未掛賬數(shù)：重新開立一張采購發(fā)票，在跳出的界面中，全選?采購入庫單?，還能夠開具發(fā)票的數(shù)量，就是未掛賬數(shù)。此操作僅用于檢查該供應(yīng)商還有哪些物料未掛賬，該發(fā)票不保存。平時要查看供應(yīng)商已入庫物料的掛賬詳細(xì)信息、未掛賬數(shù)量等,可以在采購管理一報表一明細(xì)表一未完成業(yè)務(wù)明細(xì)表中查詢。進入應(yīng)付系統(tǒng)，對采購發(fā)票進行審核，系統(tǒng)會自動生成一張轉(zhuǎn)賬憑證，在應(yīng)付系統(tǒng)中形成應(yīng)付賬款。供應(yīng)商掛賬單為該憑證的原始憑證。3.6.2 其他

18、應(yīng)付款對于收取供應(yīng)商保證金，質(zhì)量扣款等與客戶形成的應(yīng)付往來工程，在應(yīng)付處理中直接開立一張應(yīng)付單，在備注中寫明事由，保存后審核，會自動生成一張轉(zhuǎn)賬憑證，形成應(yīng)付款。給供應(yīng)商的收據(jù)、對供應(yīng)商的處分通知等為該憑證的原始憑證。3.6.3 采購付款 按照批準(zhǔn)的付款方案，支付供應(yīng)商貨款。 應(yīng)付會計在應(yīng)付款管理中，選定供應(yīng)商后，進行“付款單據(jù)錄入的填寫，保存，審核，生成付款憑證。 銀行回單、承兌復(fù)印件等支付票據(jù)為該憑證的原始憑證。 特別注意，每月在采購業(yè)務(wù)處理完畢，存貨核算之前，須進行采購結(jié)算，截止日期選為當(dāng)月最后一天。具體操作根據(jù)系統(tǒng)提示即可完成。未進行采購結(jié)算，會對某些查詢帶來意外的影響或造成錯誤。3.

19、6本錢會計本錢會計采用實際本錢計算方式，主要在存貨核算模塊完成。361核算前的準(zhǔn)備： 檢查庫存管理采購入庫單列表，查看當(dāng)月是否有未填入單價的?采購入庫單?，有明確單價的，填入正確的單價。須估價的，也填入估價的單價，并在采購入庫單備注欄填寫“估價入賬字樣，方便以后查詢。 進入采購結(jié)算，查看當(dāng)月有無未結(jié)算的單據(jù)，如果有，完成結(jié)算。 檢查固定資產(chǎn)模塊有無計提的當(dāng)月折舊，總賬查看當(dāng)月水電氣等大額支出有無錄入系統(tǒng)，防止大額制造費用沒有及時入賬，造成產(chǎn)品本錢嚴(yán)重偏離實際本錢。檢查月底的現(xiàn)場盤點數(shù)有沒錄入?假退料單?。檢查庫存系統(tǒng)的?形態(tài)轉(zhuǎn)換單?、？盤點單？、？拆卸單？、？調(diào)撥單?有無審核，審核日期是否在當(dāng)月內(nèi)。 .6.2核算產(chǎn)成品本錢計算每個產(chǎn)成品的本錢前，須先有構(gòu)成該產(chǎn)品的所有子件的本