公司辦事處管理辦法

1、公司辦事處管理方法一、為貫徹本公司的營(yíng)銷(xiāo)方案，進(jìn)一步開(kāi)拓市場(chǎng)，使辦事處的各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化和合理化，以保證公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)而有序地進(jìn)行，特制定本方法。二、辦事處的工作職能1、負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)的開(kāi)拓、客戶(hù)資源的開(kāi)發(fā)和管理；2、承擔(dān)公司下達(dá)的銷(xiāo)售任務(wù)；3、代表公司與當(dāng)?shù)乜蛻?hù)進(jìn)行業(yè)務(wù)上的聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)；4、負(fù)責(zé)收集、整理、反響當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)信息及同類(lèi)競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)品的動(dòng)態(tài)；5、根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定，執(zhí)行和負(fù)責(zé)應(yīng)收貨款的催收和費(fèi)用結(jié)算工作，防止客戶(hù)拖欠貨款，每月按時(shí)完成與客戶(hù)合作的往來(lái)帳目核對(duì)工作；6、嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)財(cái)務(wù)制度，如實(shí)填寫(xiě)各項(xiàng)報(bào)表，嚴(yán)禁弄虛作假，嚴(yán)禁做有損公司利益的事。7、積極與公司溝通匯報(bào)，提出有利于開(kāi)拓市場(chǎng)的建

2、議和意見(jiàn)；8、合理方案、開(kāi)支辦事處的各項(xiàng)費(fèi)用；9、負(fù)責(zé)辦事處各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)的管理和保護(hù)，確保公司財(cái)產(chǎn)平安。三、辦事處與公司間的協(xié)調(diào)1、辦事處人員要與公司各部門(mén)密切配合，確保工作的順利開(kāi)展。2、辦事處協(xié)助公司對(duì)貨物的移送進(jìn)行監(jiān)督和保管。四、辦事處的業(yè)務(wù)管理及產(chǎn)品價(jià)格規(guī)定1、辦事處對(duì)外的產(chǎn)品價(jià)格及相關(guān)價(jià)格政策應(yīng)參照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2、產(chǎn)品以低于公司規(guī)定價(jià)格出售的，由辦事處提出申請(qǐng)，報(bào)公司審批，未經(jīng)審批程序,不得以任何形式變相降低產(chǎn)品價(jià)格。五、客戶(hù)管理1、客戶(hù)選擇：辦事處應(yīng)選擇資信狀況優(yōu)良的客戶(hù)。2、資信調(diào)查：(1)辦事處對(duì)于新客戶(hù)，在供貨或簽訂合同前，應(yīng)進(jìn)行必要時(shí)的資信調(diào)查，審查的內(nèi)容主要包括：公司名

3、稱(chēng)、注冊(cè)地點(diǎn)、注冊(cè)資本、經(jīng)營(yíng)范圍、法人代表、經(jīng)營(yíng)責(zé)任人、經(jīng)營(yíng)歷史和現(xiàn)狀。(2)對(duì)新客戶(hù)進(jìn)行審查時(shí)，應(yīng)要求對(duì)方提供以下復(fù)印件并出示原件：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代碼證、經(jīng)營(yíng)責(zé)任人身份證等。3、實(shí)地調(diào)查：對(duì)新客戶(hù)的注冊(cè)地點(diǎn)(辦公或經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所)進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，確?？蛻?hù)提供的資信真實(shí)可靠。4、建立客戶(hù)檔案：(1)當(dāng)新客戶(hù)資信經(jīng)審查合格并方案建立業(yè)務(wù)關(guān)系，業(yè)務(wù)員按公司要求建立客戶(hù)檔案,辦事處、公司各留一份備案。公司指定專(zhuān)人管理客戶(hù)檔案。(2)客戶(hù)檔案要根據(jù)客戶(hù)情況變化和公司業(yè)務(wù)人員變化進(jìn)行更新。(3)客戶(hù)名稱(chēng)變更的，按客戶(hù)資信審查標(biāo)準(zhǔn)要求客戶(hù)提供名稱(chēng)變更后的資料。由該客戶(hù)對(duì)名稱(chēng)變更前的債務(wù)承擔(dān)證明，交公司

4、財(cái)務(wù)部作調(diào)整應(yīng)收帳款依據(jù)。六、購(gòu)銷(xiāo)合同的管理1、各項(xiàng)業(yè)務(wù)原那么上都必須事先簽署購(gòu)銷(xiāo)合同；2、簽訂合同，必須以維護(hù)公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，嚴(yán)禁借簽訂銷(xiāo)售合同假公濟(jì)私、損公肥私。3、簽訂合同時(shí)必須備齊如下相關(guān)資料：合作方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件；合作方的稅務(wù)登記證復(fù)印件；公司擬好的合同一式兩份。4、駐辦事處業(yè)務(wù)人員簽訂合同須經(jīng)公司業(yè)務(wù)部審核，報(bào)業(yè)務(wù)部審批，補(bǔ)充協(xié)議或在購(gòu)銷(xiāo)協(xié)議上增加條款，必須由公司業(yè)務(wù)部經(jīng)理簽字蓋章，方才有效。任何人員不得超越權(quán)限，違反規(guī)定者將承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。5、簽訂合同的業(yè)務(wù)人員對(duì)合同的履行、款項(xiàng)的回收承擔(dān)責(zé)任，負(fù)責(zé)到底。業(yè)務(wù)人員必須完整地收集合同執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的全部書(shū)

5、面憑證，并妥善保管。6、如合同履行過(guò)程中出現(xiàn)困難或問(wèn)題，需要變更、補(bǔ)充或解除的，一律采用書(shū)面形式(包括雙方往來(lái)的函電等)。7、如合同履行過(guò)程中，出現(xiàn)糾紛的，經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)的，簽訂書(shū)面協(xié)議，由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專(zhuān)用章。經(jīng)協(xié)商仍無(wú)法解決的，提交有管轄權(quán)的人民法院處理。8、經(jīng)濟(jì)合同專(zhuān)用章應(yīng)嚴(yán)格在授權(quán)范圍內(nèi)使用，不準(zhǔn)濫用、代用或借用，嚴(yán)禁在空白合同上蓋章。經(jīng)濟(jì)合同專(zhuān)用章應(yīng)由專(zhuān)人妥善保管，假設(shè)有遺失，應(yīng)立即登報(bào)聲明作廢，并追究相關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。9、辦事處業(yè)務(wù)人員應(yīng)將已經(jīng)生效的購(gòu)銷(xiāo)合同的原件寄回公司業(yè)務(wù)部存檔，辦事處可保存合同復(fù)印件，但需專(zhuān)人管理。10、合同作為公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要

6、依據(jù)和憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密，嚴(yán)禁有意或無(wú)意向外界泄露合同信息，合同檔案和臺(tái)帳應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)允許，無(wú)關(guān)人員不得查閱。七、客戶(hù)信用管理單個(gè)客戶(hù)的最高信用額(進(jìn)貨可欠款總額)和信用期(每筆進(jìn)貨的欠款期限)由財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部核定。八、客戶(hù)訂單處理程序1、接受訂單：辦事處在接到所在區(qū)域客戶(hù)的訂單后，立即對(duì)訂單進(jìn)行全面審核，確保訂單上的價(jià)格、付款條件與已簽訂的購(gòu)銷(xiāo)合同相符，然后由辦事處業(yè)務(wù)人員簽名后傳至公司業(yè)務(wù)部。2、訂單確認(rèn)：辦事處業(yè)務(wù)人員根據(jù)存貨或公司的貨源方案，以及以書(shū)面形式向客戶(hù)確認(rèn)訂單。3、訂單檔案：辦事處由專(zhuān)人管理訂單。訂單一經(jīng)確認(rèn)，立即按訂單編號(hào)建立檔案，并在發(fā)貨后進(jìn)行相應(yīng)注銷(xiāo)。每月

7、底，向公司報(bào)送“客戶(hù)訂單處理情況統(tǒng)計(jì)表。九、應(yīng)收帳款處理程序1、月底對(duì)帳：每月底，辦事處與客戶(hù)進(jìn)行對(duì)帳，并將相關(guān)數(shù)據(jù)限期交回公司財(cái)務(wù)部，確保公司的應(yīng)收帳款與相應(yīng)客戶(hù)的帳面記錄一致。2、回收帳款：所有客戶(hù)的付款，統(tǒng)一通過(guò)銀行結(jié)算，由客戶(hù)直接匯到公司。3、應(yīng)收帳款的責(zé)任(1)辦事處業(yè)務(wù)人員對(duì)所在區(qū)域內(nèi)全部應(yīng)收帳款負(fù)責(zé)。(2)公司業(yè)務(wù)部和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督管理貨款的收回。十、辦事處人員管理規(guī)定1、駐辦事處業(yè)務(wù)人員必須應(yīng)本著“團(tuán)結(jié)協(xié)作、實(shí)事求是的態(tài)度，積極拓展業(yè)務(wù)，努力進(jìn)取。2、自覺(jué)遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，維護(hù)公司利益和形象，標(biāo)準(zhǔn)操作，不得有違法亂紀(jì)的行為。3、按要求建立客戶(hù)檔案，保持良好的客情關(guān)系。定期

8、檢查和整理文件和資料，確保公司資料、文件的完整和有序性，保證資料查詢(xún)的快捷、方便、及時(shí)和準(zhǔn)確，并對(duì)文件資料進(jìn)行分類(lèi)管理。4、駐外辦事處的財(cái)產(chǎn)列入?辦事處財(cái)產(chǎn)登記表？，至公司存檔。辦事處人員對(duì)公司財(cái)產(chǎn)負(fù)有保管和保護(hù)的義務(wù)。5、駐外辦事處的業(yè)務(wù)人員應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)、得體的言談舉止。辦公人員在上班時(shí)間內(nèi)，要衣冠整齊、儀表端莊，不能穿拖鞋、唾衣或接待與工作無(wú)關(guān)的人等。6、辦事處辦公區(qū)域要突出，要有明顯的辦公氣氛，工作場(chǎng)所應(yīng)保持整潔。7、駐外辦事處人員號(hào)碼或駐外機(jī)構(gòu)號(hào)碼更換時(shí)必須提前向企業(yè)本部申請(qǐng)，未獲得批準(zhǔn)而更改號(hào)碼導(dǎo)致公司無(wú)法聯(lián)系者，要予以重罰。駐外辦事處更換地址必須事先得到公司相關(guān)部門(mén)審核，未

9、獲批準(zhǔn)不準(zhǔn)私自搬遷等。8、辦事處人員所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，在管理期間內(nèi)出現(xiàn)呆帳、壞帳的，辦事處業(yè)務(wù)人員有責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行清理，或由公司協(xié)調(diào)解決。業(yè)務(wù)人員不能正確陳述理由的，界定責(zé)任后，按實(shí)際情況由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。9、嚴(yán)禁駐辦事處人員私自直接向客戶(hù)結(jié)款或借支現(xiàn)金。十一、辦事處人職工資及其獎(jiǎng)勵(lì)、補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)根本工資（月）浮開(kāi)工資效益提成各項(xiàng)補(bǔ)助備注職務(wù)試用期錄職后考核獎(jiǎng)金（月）提成率%通訊補(bǔ)助（月）市內(nèi)交通補(bǔ)助（月）根本工資：1、根本工資：2、相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)：辦事處業(yè)務(wù)人員：每月發(fā)放回款提成的%,余在年底根據(jù)投入產(chǎn)出比控制情況發(fā)放。月度考核獎(jiǎng)勵(lì)：1、考核獎(jiǎng)金計(jì)算方法：辦事處經(jīng)理：所負(fù)責(zé)區(qū)域月度回款/月度目標(biāo)*考核

10、獎(jiǎng)金，如目標(biāo)達(dá)成率不夠70%,取消考核獎(jiǎng)2、相關(guān)補(bǔ)助市內(nèi)交通補(bǔ)助：指市內(nèi)公共交通費(fèi)用補(bǔ)助，但如去周邊地區(qū)乘車(chē)單程票價(jià)超過(guò)5元，公司可適當(dāng)考慮報(bào)箱（出租車(chē)費(fèi)除外），報(bào)銷(xiāo)時(shí)需提供電腦發(fā)票，如非電腦車(chē)票的其它形式有效財(cái)務(wù)發(fā)票，還需在票面注明起止地點(diǎn)和時(shí)間；并且應(yīng)當(dāng)將票據(jù)按時(shí)間順序張貼好，附旅程工作表。通訊補(bǔ)助：出差補(bǔ)助：指在公司業(yè)務(wù)部的授權(quán)下因業(yè)務(wù)出差需離開(kāi)辦事處所在地，且當(dāng)晚無(wú)法返回需住酒店而給予的補(bǔ)助，該補(bǔ)助以每晚為單位；出差前需寫(xiě)出差申請(qǐng)表和旅程工作、時(shí)間安排；申報(bào)出差補(bǔ)助時(shí)需提供本次出差的工作總結(jié)報(bào)告和注明住宿時(shí)間、單價(jià)、的酒店發(fā)票，并在范圍內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)；另如辦事處經(jīng)理出差的目的城市已租有住房

11、，那么不計(jì)出差補(bǔ)助。十二、相關(guān)費(fèi)用的報(bào)結(jié)制度（一）辦事處人員有關(guān)費(fèi)用單據(jù)必須按月在月末匯總寄回公司財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)辦理核報(bào)手續(xù)，并將報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)匯款給辦事處具體費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)人，并取得相應(yīng)的付款憑證。（二）公司所有人員，符合公司費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用開(kāi)支單據(jù)，均應(yīng)及時(shí)按財(cái)務(wù)規(guī)定程序辦理好財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，當(dāng)月發(fā)生的費(fèi)用開(kāi)支單據(jù)，均應(yīng)在當(dāng)月報(bào)銷(xiāo)結(jié)清。對(duì)于在月底發(fā)生的費(fèi)用單據(jù)，允許在次月五日內(nèi)按財(cái)務(wù)規(guī)定程序辦理好報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。超期未報(bào)銷(xiāo)結(jié)算的費(fèi)用單據(jù)，財(cái)務(wù)部有權(quán)不再予以報(bào)銷(xiāo)。1、報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用工程（1）長(zhǎng)途車(chē)、船費(fèi)本卷須知：必須是在出差前填寫(xiě)？出差申請(qǐng)表?，詳細(xì)說(shuō)明出差路線(xiàn)、出差事由，并經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)部經(jīng)理或總經(jīng)理的簽名同意的費(fèi)用。必須是財(cái)務(wù)有效發(fā)票，有電腦發(fā)票的必須用電腦發(fā)票，并在每張票據(jù)背后簡(jiǎn)單注明事由,非電腦發(fā)票必須在每張票據(jù)背后注明時(shí)間、起止地點(diǎn)、事由等。票據(jù)必須按時(shí)間、途徑順序整理張貼好，不得將時(shí)間和起止地點(diǎn)遮住。報(bào)結(jié)時(shí)應(yīng)附有本次出差的工作說(shuō)明。報(bào)銷(xiāo)原那么：返回即予報(bào)銷(xiāo)，長(zhǎng)駐外地人員必須在次月5日前將當(dāng)月費(fèi)用寄到公司業(yè)務(wù)部，每愈一天，扣報(bào)5%,跨月費(fèi)用不再批報(bào)。（2）各項(xiàng)補(bǔ)助:辦事處租房費(fèi)用：固話(huà)費(fèi)用：辦公費(fèi)用（復(fù)印、特快專(zhuān)遞、印刷名片等）：本卷須知：注明費(fèi)用內(nèi)容；提供有效財(cái)務(wù)發(fā)票。報(bào)銷(xiāo)時(shí)間：必須在次月5日前將當(dāng)月的費(fèi)用寄到公司，每愈一天，扣報(bào)5%,跨月不再批報(bào)。（三）對(duì)于借有專(zhuān)款或備用金