金蝶K3ERP系統(tǒng)管理制度

1、金蝶 K/3 ERP 系統(tǒng)管理制度（試行稿）1. 目的：為了保障金蝶 K/3 ERP系統(tǒng)在公司運營中的有效應用，使企業(yè)快速實現(xiàn)管理的標準化、程序化，使企業(yè)運營管理更加規(guī)范、高效，特制定本制度。2. 適用范圍 ：全公司納入 ERP系統(tǒng)管理的部門和事項。3. 權責：3.1.“ K3” ERP 系統(tǒng)推行實施小組負責本制度稿的制定和修改。3.2.“ K3” ERP 系統(tǒng)推行領導小組負責本制度的審批。3.3.“ K3” ERP 系統(tǒng)各操作崗位負責執(zhí)行制度。4. 定義：（無）5. 工作程序 ：5.1.ERP業(yè)務流程圖：圖示說明圖表色別責任部門圖標說明資產(chǎn)管理中流程次序從上到下、從左到右。營銷中心制造中心計

2、上下業(yè)務具有承接關系，或下制造中心倉一個業(yè)務可由上一個業(yè)務直接制造中心采下一個業(yè)務必須以上一個業(yè)務制造中心生的結果為基礎展開，根據(jù)業(yè)務實下一個業(yè)務可以上一個業(yè)務結際由資產(chǎn)管果為參考數(shù)據(jù)展開， 過程給予銷售訂單計劃管理采購申請單采購訂單外購入庫單系統(tǒng) MPS 運算系統(tǒng) MRP 運算系統(tǒng)自動生成成品系統(tǒng)自動生成系統(tǒng)自動生成半成系統(tǒng)自動生成委外生產(chǎn)任務單采購申請單品生產(chǎn)任務單加工任務單系統(tǒng)自動生成投料單采購發(fā)票入庫核算鉤稽領料單半成品入庫委外加工出庫單委外加工入庫單費用發(fā)票采購發(fā)票生成出庫核算憑證鉤稽費用發(fā)票核銷領料單成品入倉固定資產(chǎn)管理銷售費用發(fā)票銷售出庫通知單應收帳款管理其它外來發(fā)票銷售出庫單應

3、付帳款管理銷售發(fā)票總帳管理期末處理過帳對帳關帳結帳5.2. ERP業(yè)務操作規(guī)程：5.2.1.銷售管理：5.2.1.1.跟單員將確定的訂單按獨立核算單位的不同分別錄入到各自帳套中。5.2.1.2.對錄入的訂單， 業(yè)務員、 業(yè)務主管、 資產(chǎn)管理中心要對訂單內容的正確性、 訂單業(yè)務的受控性、接單過程的合法合規(guī)性進行審核。5.2.1.3.經(jīng)審核的訂單要與其它訂單信息的附件一起，及時打印、 分發(fā)給相關部門人員， 發(fā)現(xiàn)訂單錯漏后必須立即停止ERP業(yè)務流程并要及時反饋給營銷中心跟單員糾錯。5.2.1.4.當出現(xiàn)因基礎資料缺失而導致業(yè)務無法錄入到ERP 系統(tǒng)的情況時，操作人員應立即依照5.3 基礎數(shù)據(jù)管理的規(guī)

4、定向相關部門提出。5.2.1.5. 根據(jù)出貨計劃跟單員開出出貨通知單通知出貨， 出貨通知單 必須經(jīng)業(yè)務員、 業(yè)務主管、 資產(chǎn)管理中心審核后才會生效。5.2.1.6. 錯誤訂單經(jīng)計算后系統(tǒng)限定是不能刪除的， 糾正時先執(zhí)行訂單修改操作（只能改數(shù)量和備注） ，在錯誤行備注欄注明“錯誤單據(jù)作廢”讓后執(zhí)行單據(jù)關閉或行關閉操作， 同時在補做一張 銷售訂單錄入被作廢的內容， 補入訂單的表頭信息要保持與原單一致。5.2.2計劃管理5.2.2.1.實行生產(chǎn)模塊管理的帳套必須在接到訂單后由制造中心計劃部門進行 MPS（主生產(chǎn)計劃）和 MRP（物料需求計劃）計算。 5.2.2.2. MPS和 MRP運算的參數(shù)設定由

5、系統(tǒng)管理員會同計劃人員按公司 ERP系統(tǒng)管理的階段性要求進行設定，ERP系統(tǒng)管理員和計劃人員不得獨自修改運算參數(shù)。5.2.2.3.計劃部門在進行MPS和 MRP運算前要再次核對銷售訂單的正確性，避免錯誤訂單被運算，同時計算時先進行低位碼維護，使新生成或新變更的BOM得以自動維護； 訂單被運算后訂單將因有關聯(lián)單據(jù)而無法反審核修改，因此出現(xiàn)錯誤訂單運算后按5.2.1.6的規(guī)定處理。5.2.2.4.MPS運算后在 MPS維護界面對生成的計劃訂單進行審核、投放；投放后對生成的生產(chǎn)任務單進行確認、下達，任務單未完成，但因故不需要再生產(chǎn)的，則對該生產(chǎn)任務單采用手工結案。5.2.2.5. MRP 運算同 5

6、.2.2.4的操作方法。5.2.3采購管理5.2.3.1.物料計劃人員 （或承擔物料計劃的倉儲管理或采購人員）以系統(tǒng)自動計算生成的物料 采購申請單 為基礎， 依據(jù)實際需求修改后提出物料申請，經(jīng)核準審批后提交采購。5.2.3.2. 采購人員依據(jù)采購申請單下推生成采購訂單 ，采購訂單可根據(jù)與供應商的協(xié)商情況作適當修改， 經(jīng)核準審批后打印出并傳真給供應商。5.2.3.3.物料入倉后，采購人員根據(jù)外購入倉單下推生成采購發(fā)票，并填制相應的 費用發(fā)票。直接到財務報賬的費用由財務填制相應的 費用發(fā)票，經(jīng)審核后由資產(chǎn)管理中心核算員鉤稽。5.2.4倉儲管理5.2.4.1. 辦理物料外購入庫手續(xù)時， 倉管人員由

7、采購訂單 下推生成外購入庫單 ，并以此檢查采購的物料和數(shù)量是否符合采購訂單 要求。對實際入倉數(shù)量超過采購訂單需求的， 其差額在系統(tǒng)設置允許范圍的，必須經(jīng)相關領導批準，補錄采購訂單將差額錄入系統(tǒng)；對沒有采購訂單的物料，倉管人員不得受理，并及時將相關情況向上級匯報。5.2.4.2. 車間選擇生產(chǎn)任務單 或委外加工任務單 下推生成領料單或委外加工出庫單 ，領料單或委外加工出庫單的物料品種及數(shù)量， 由系統(tǒng)根據(jù) MRP運算自動生成的投料單反映出來。a) 在全面實施 ERP計劃控制之前，車間可在允許的范圍內修改系統(tǒng)生成的領料單或委外加工出庫單上的數(shù)量。b) 未實施計劃控制的帳套，由車間提前開出手工領料單據(jù)

8、交倉庫備料，倉庫根據(jù)車間的領料單在ERP系統(tǒng)中錄入領料單或委外加工出庫單 。c) 錄單時要在“成本對象”欄注明成品品名，在表頭“領料用途”欄錄入 * 訂單編號，以便財務進行成本核算。5.2.4.3.對于同種材料不同長度、面積的鋼材未按照BOM規(guī)定的混用現(xiàn)象，鑒于工廠實際生產(chǎn)活動中的要求，在月底需要進行對同種材料不同長度、 面積的物料進行核對盤點，對總長度、 面積帳實一致的直接由倉庫分別以紅字、藍字領料單作調帳處理；對總長度、面積帳實不一致的按盤點規(guī)定辦理。5.2.4.4.實行生產(chǎn)管理模塊控制的帳套半成品和成品的入庫必須由生產(chǎn)任務單或委外加工任務單下推生成產(chǎn)品入庫單或委外加工入庫單 ，對生成的單

9、據(jù)可依據(jù)實際入庫數(shù)量進行修改，對數(shù)量不足任務單要求數(shù)量但因客戶同意無須再生產(chǎn)的要進行手工關閉生產(chǎn)任務單或委外加工任務單的操作。未實行生產(chǎn)管理模塊的帳套在手工錄入 產(chǎn)品入庫單 或委外加工入庫單時，必須錄入 * 訂單編號。5.2.4.5. 要求銷售出庫單必須由發(fā)貨通知單生成，數(shù)量可以根據(jù)實際出貨情況進行修改， 特殊情況下需要通過其它方式生成銷售出庫單 的，必須經(jīng)相關財務人員同意并告知 ERP系統(tǒng)管理員。5.2.4.6.內部領用或免費提供給客戶的物料，或不同核算單位之間的物料調撥須填制其它入庫單或其它出庫單，以便于報表歸集和財務核算。5.2.4.7.實行批次管理的物料，入庫和出庫時必須錄入批次號，否

10、則單據(jù)不能保存。5.2.4.8.對委外加工的業(yè)務， 倉儲或采購人員要對每次收發(fā)委外加工物料進行核銷業(yè)務的處理， 以正確反映實際存放在供應商的物料數(shù)據(jù)。5.2.5財務核算管理5.2.5.1. ERP 系統(tǒng)財務核算操作遵循國家財務法令法規(guī)、 地方和行業(yè)規(guī)定以及公司各項財務制度規(guī)定， 采用公司制定的符合本企業(yè)實際運作的會計方法。5.2.5.2. 根據(jù)公司規(guī)定的各獨立核算單位， ERP系統(tǒng)采用多帳套獨立核算，各獨立核算單位間調撥均作往來核算， 以正確反映各單位經(jīng)營結果。 涉及分廠未能采用 ERP系統(tǒng)的，其之間調撥在系統(tǒng)內也作往來核算， 在合并時財務通過手工調整來剔出由此產(chǎn)生的資產(chǎn)和損益。5.2.5.3

11、.財務人員要認真核對采購發(fā)票各項內容防止出現(xiàn)差錯，要做好各往來應付款項的核對， 及時協(xié)同相關部門處理錯漏。 對與采購相關的費用， 采購人員或財務核算員要及時填寫 費用發(fā)票，費用發(fā)票要與相關的采購發(fā)票進行鉤稽處理，以確保存貨核算的正確性。5.2.5.4.財務核算員要及時處理當天單據(jù)，對相關單據(jù)進行審核（參見 5.2.1.2和 5.2.1.5），根據(jù)銷售出庫單 填制銷售發(fā)票。5.2.5.5.財務在存貨核算時要對物流單據(jù)進行檢查監(jiān)督，查出錯漏并督促相關操作人員糾正。a） 對已結帳后發(fā)現(xiàn)的問題，核算員要提出調帳報告， 經(jīng)資產(chǎn)管理中心經(jīng)理批準后在系統(tǒng)“期初余額調整”等功能界面調帳。b) 期末盤點按財務制

12、度執(zhí)行，確認盤盈盤虧的 ，財務將簽字審核的盤點表交由倉庫輸入 ERP系統(tǒng)內，財務在系統(tǒng)內確定單價。5.2.5.6.財務核算員根據(jù)財務規(guī)定和ERP 系統(tǒng)操作順序進行財務核算工作。5.2.6系統(tǒng)管理員管理5.2.6.1.ERP系統(tǒng)管理員和公司網(wǎng)絡管理員按本規(guī)定要求維護ERP系統(tǒng)，保障系統(tǒng)運行順暢。5.2.6.2.ERP系統(tǒng)管理員負責解決或與金蝶顧問聯(lián)系解決ERP操作系統(tǒng)自身的技術問題，并根據(jù)ERP系統(tǒng)使用狀況，對相關操作人員進行指導、培訓工作。5.2.6.3.隨著公司對ERP系統(tǒng)完善和功能的增強，根據(jù)項目實施的進度和深度配合公司金蝶K/3 ERP 項目組的實施工作。5.2.6.4.公司 ERP項目

13、管理參見金蝶“理辦法。5.3.數(shù)據(jù)安全管理K3”ERP系統(tǒng)推行暫行管5.3.1.帳套備份： 為保證數(shù)據(jù)的安全， 確保使用帳套不被破壞， 根據(jù)實際工作要求， 每周五或周六下午 17：00 系統(tǒng)重新啟動后， 由系統(tǒng)管理員或指定的管理人員執(zhí)行帳套備份操作；當需要對ERP 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行操作時或執(zhí)行其他不可逆轉操作前，操作人員必須報告 ERP系統(tǒng)管理員先進行完全帳套備份。備份帳套文件名為工廠簡稱加日期，除特殊要求的帳套外，備份帳套保存期不超過一個月。5.3.2.日志備份：為了有效追溯在 ERP系統(tǒng)里的錯誤操作和非法操作情況，系統(tǒng)實施日志管理，當日志記錄達到一定量時，需要引出記錄數(shù)據(jù)保存在設定的文件夾內

14、備查，同時清除系統(tǒng)內的記錄。5.3.3.密碼管理：為了維護業(yè)務流程各職能崗位權責的獨立有效性，防止其他人員誤用、盜用本崗位操作權限，各崗位ERP系統(tǒng)操作人員必須設定開機密碼、個人進入帳套密碼。 a） 開機密碼及用戶名必須在 ERP服務器上注冊后才能與服務器相連，改動開機密碼及用戶名前必須先告訴系統(tǒng)管理員同時在服務器里修改。b) ERP 操作人員請長假或離職時必須同時將開機密碼和個人進入帳套密碼同相關人員辦理交接手續(xù)。5.3.4權限管理： 根據(jù)各崗位業(yè)務需要，系統(tǒng)管理員初步設定各崗位的權限，并通過一定時間的調整后，系統(tǒng)管理員將各崗位已設定權限表提交給各部門主管確認并存檔。經(jīng)確認的各崗位權限的變更

15、需由各部門主管提出書面申請方可更改。離職人員在ERP內的名稱需在其業(yè)務處理完畢后及時禁用。5.3.5業(yè)務操作要求及單證管理5.3.5.1.公司使用ERP 系統(tǒng)管理的部門業(yè)務必須按照規(guī)定的流程采用 ERP單據(jù)運作，禁止背離 ERP工具而采用原來的模式。自本制度執(zhí)行之日起， 除確需保留的手工單據(jù)外， 如車間開具的 領料單、原生產(chǎn)任務單可作為ERP系統(tǒng)領料單 銷售訂單的附件使用，其它單據(jù)不再作為有效單據(jù)使用。5.3.5.2.修改單據(jù)必須先在系統(tǒng)內修改后再打印出來，手工直接在打印單據(jù)上的修改內容無效。5.3.5.3.各崗位業(yè)務操作必須遵循嚴謹、細致、主動、及時地原則，確保本崗位業(yè)務能正確、及時地流向下

16、個環(huán)節(jié)；各崗位對上環(huán)節(jié)要起到跟催、監(jiān)督的作用，對下環(huán)節(jié)要起到跟蹤、服務的關系。各崗位職員要做到今日事今日畢，確保系統(tǒng)即時數(shù)據(jù)的正確性。5.3.5.4.各業(yè)務環(huán)節(jié)的單據(jù)制單、核準、審核審批、分發(fā)、存檔管理按公司相關流程文件執(zhí)行。5.3.5.5.為保證各崗位的業(yè)務操作不受系統(tǒng)的站點限制影響，操作人員業(yè)務操作完畢后要立即退回到主控臺界面，不可繼續(xù)停留在各業(yè)務模塊界面，造成一個崗位站點在浪費，而另一個崗位要處理業(yè)務卻沒有站點的情況。5.4.金蝶 K/3 ERP 系統(tǒng)設備設施管理5.4.1.公司所有的金蝶 K/3 ERP 系統(tǒng)設備設施管理遵循關于電腦、郵箱、網(wǎng)絡資源及病毒防范的管理規(guī)定要求，確保設施設備

17、的財產(chǎn)安全和使用安全。5.4.2.行政中心網(wǎng)絡管理員、 電工負責日常 ERP系統(tǒng)設備設施的維修保養(yǎng)，確保設備設施的正常使用。5.4.3.為保證 ERP服務器工作順暢， 系統(tǒng)管理員或網(wǎng)絡管理員于每日下午 17：00 時定時重新啟動服務器以清理服務器內存；于每周日晚 20： 00 至周一 8： 30 關機以保養(yǎng)服務器。5.4.4.除 ERP系統(tǒng)管理員、 網(wǎng)絡管理員日常管理以外，未經(jīng)公司董事長或總經(jīng)理授權許可，公司任何人禁止操作服務器，經(jīng)授權操作服務器人員必須有網(wǎng)絡管理員或ERP系統(tǒng)管理員陪同，并遵循網(wǎng)絡管理員和 ERP系統(tǒng)管理員的要求。未經(jīng)ERP系統(tǒng)管理員同意，任何人不得進行針對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的

18、操作。5.5.基礎數(shù)據(jù)管理5.5.1.本公司物料編碼的編制、變更管理、物料基礎信息管理參見物料編碼管理辦法 。5.5.2.供應商、客戶、職員資料的新增、變更、刪除禁用管理5.5.2.1.提出資料新增、變更、廢止申請：各部門對供應商、客戶、職員資料提出新增、變更、刪除禁用的申請時，部門相關人員書面提出，并填寫好相關信息資料。發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)信息錯漏需要變更的，由發(fā)現(xiàn)部門直接提交申請給系統(tǒng)管理部門辦理。5.5.2.2.申請事項的審核、 確認：申請部門主管對本部門提出的申請負責審核批準，并簽字確認。5.5.2.3.新增、變更、廢止事項執(zhí)行： 系統(tǒng)管理部門接到經(jīng)申請部門主管審核批準的申請后要及時錄入系統(tǒng)。系統(tǒng)管理部門對申請部門的申請有疑問的，先與該部門主管或以上人員溝通協(xié)商。屬于對系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性有危害的新增、變更等方案系統(tǒng)管理部門可以拒絕采用。5.5.2.4.財務部門補充新增物料相關屬性資料：由于基礎資料的財務內容基本平穩(wěn)，一般不會變動，系統(tǒng)管理部門在新增、變更后要以郵件的方式通知負責該廠的財務人員，檢查相關財務數(shù)據(jù)是否需要補充、修訂，并及時回復系統(tǒng)管理部門