檔案鑒定銷毀及未歸檔技術文件的作廢銷毀規(guī)定

1、Q/FH.G0710-2003前 言檔案資料室保存的各種檔案，都有一定的保管期限，對超過保管期限的檔案要進行鑒定、銷毀。為了嚴格鑒定銷毀制度，對標準Q/FH.G0710-1997進行了部分修改，結合其他檔案鑒定銷毀情況及未歸檔技術文件作廢銷毀情況，修訂了本標準。本標準實施后，原標準作廢。本標準由技術部提出并歸口本標準起草單位：技術部本標準起草人：陳廣良 邴風啟本標準所替代標準歷次版本發(fā)布情況為：Q/FH.G0710-90、Q/FH.G0716-90、Q/FH.G0710-1997檔案鑒定銷毀及未歸檔技術文件的作廢銷毀規(guī)定1 范圍 本標準規(guī)定了我廠各種檔案的鑒定與銷毀的管理辦法。 本標準適用于科

2、技檔案、文書檔案、會計檔案及其他各種檔案鑒定與銷毀工作。也適用于未歸檔技術文件的作廢與銷毀。2 目的 依據一定的原則和方法，通過定量和定性分析來甄別和判定企業(yè)檔案的價值，確定保管期限，并銷毀已失去價值的企業(yè)檔案，即作廢的技術文件，使這項工作做的更好。3 規(guī)范性引用文件 下列標準包含的條文，通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。在本標準出版時，所示版本均為有效，所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準的最新版本的可能性。 Q/FH.G0706-1997 會計檔案管理規(guī)定 Q/FH.G0705-1997 文書檔案管理規(guī)定4 職責 檔案鑒定銷毀工作應由鑒定委員會負責進行。 鑒定委員會

3、由企業(yè)領導、相關業(yè)務人員和檔案管理人員共同組成。文書檔案鑒定應有企業(yè)辦公室主任負責領導，科技檔案鑒定應由企業(yè)總工程師負責領導，會計檔案的鑒定應由企業(yè)總會計師負責領導。作廢技術文件的銷毀工作由技術部負責。5 管理內容與程序5.1 鑒定委員會的主要任務。5.1.1 審定已歸檔的檔案價值，并確定其保管期限。5.1.2 對已到保管期限的檔案和保管期限有變動的檔案進行重新審定。5.1.3 對已失去保存價值的檔案進行銷毀。5.2 檔案鑒定5.2.1 科技檔案。5.2.1.1 對新歸檔的檔案一般可直接進行鑒定，確定密級及保管期限。5.2.1.2 對已歸檔的檔案每年進行一次鑒定，可根據情況，對密級、保管期限進

4、行調整5.2.1.3 對以到保管期限的檔案，要有鑒定委員會進行鑒定，根據科技檔案顯示、歷史的實用價值，重新確定保管期限，對已失去保存價值的科技檔案提出銷毀處理報告。秘級科技檔案根據科學技術發(fā)展情況，對已失去保密價值的，檔案鑒定委員會應對其進行調密、降密工作處理。5.2.2.2 文書檔案 檔案人員要依據Q/FH.G0705文書檔案的管理規(guī)定定期認真檢查檔案的保管期限，對已到期的檔案，由鑒定委員會進行重新鑒定，對有保留價值的檔案、重新確定保管期限，對已失去保存價值的檔案，提出銷毀處理報告。5.2.3 財會檔案 根據會計檔案的保管期限，原則上按Q/FH.G0706會計檔案管理規(guī)定執(zhí)行，會計檔案保管期

5、滿，由鑒定委員會重新鑒定，對于其中未結的債權、債務以及處理歷史遺留問題有重要參考價值的原始憑證，均不能銷毀，要單獨抽出來，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權、債務時為止。未完成建設項目的會計檔案也不能銷毀。5.2.4 其他檔案，參照執(zhí)行。5.3 檔案的銷毀5.3.1 各種失去保存價值的檔案，經過嚴格審查后，填寫技術文件銷毀單（格式見Q/FHG-7.1-52），寫清檔案名稱、分數、頁數、銷毀原因。5.3.2 嚴格審批手續(xù)，軍品及帶密級的檔案要經過保密辦審查，主要領導簽字，方可銷毀。5.3.3 銷毀檔案時，要有主管檔案工作的領導參加，并由保衛(wèi)人員監(jiān)銷。軍品或帶密級的民品檔案銷毀，藍圖到指定造紙廠化

6、紙漿，底圖燒毀，不帶密級的民品檔案銷毀采用燒毀，防止檔案遺失和泄密。5.3.4 檔案銷毀前，要按照技術文件銷毀單認真核對清點，審批，銷毀后在銷毀清單上簽字（銷毀人、監(jiān)銷人）。技術文件銷毀單由檔案資料部門保管。5.3.5 對鑒定后延長保管期限的檔案要原卷歸位。5.4 未歸檔的技術文件的作廢、回收、銷毀。5.4.1按著更改單取消、投換的軍品、民品的技術文件在發(fā)更改單及新圖的同時，將作廢的技術文件收回到檔案資料室，并由資料員填寫藍圖回收登記表，格式見Q/FHG-7.1-60。5.4.2 每年一次對未定型的軍品作廢的技術文件進行處理，根據生產實際情況，提請銷毀，由資料員填寫技術文件銷毀單，經主管領導批準，參