公司會議管理制度

1、本文格式為word版，下載可任意編輯公司會議管理制度 公司會議管理制度 會議管理制度 1 、目 的 的：為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，特制定本制度。 2 、適用范圍：本制度適用于廣州市百利文儀實業(yè)有限公司廣州總部會議管理。 3 、管理權(quán)責(zé)： 3.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。 3.2 會議提擬人或主辦部門（含各中心/部門）負(fù)責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出懲罰。 3.3 會議的審批權(quán)限詳見"5.1 會議提擬與審批'。 4、 會議分類： 會議名稱 主題/特點 類 別 主 持 人 參 加 人 1 例 會 （含早會） 固定時間、

2、固定匯報程序， 盡量解決即席提出的問題。 公司例會 主辦中心/部門 負(fù)責(zé)人 部門/中心或公司 全體人員 2 動員會 發(fā)言固定、沒有爭論程序 公司臨時 行政會議 主辦中心/部門 負(fù)責(zé)人 會議提擬人提擬 3 研討會 對某一課題或問題切磋、探 討，不肯定有結(jié)果 公司臨時 行政會議 中心/部門 負(fù)責(zé)人 會議提擬人提擬 4 鑒定/評審會 對某事物的價值、性能，質(zhì) 量鑒別，必需有結(jié)論 公司臨時 行政會議 集團總經(jīng)理或其指定會議提擬人提擬 5 專題會 為某一專題而開，必需有結(jié) 論 公司臨時 行政會議 提擬人指定 會議提擬人提擬 6 評比會 一般在年底或某一重大活動 結(jié)束后召開 公司例會 人力資源中心 總監(jiān)

3、會議提擬人提擬 7 總結(jié)會 總結(jié)前一段工作，討論、部 署下階段工作 公司例會 中心/部門 負(fù)責(zé)人 會議提擬人提擬 8 匯報會 下級向上級或有關(guān)人員匯報 工作狀況 公司臨時 行政會議 會議提擬人指定 會議提擬人提擬 5 、管理內(nèi)容： 5.1 會議提擬與審批。 5.1.1 公司月度例會無須提擬和審批。 5.1.2 公司臨時行政會議、公司年度例會由集團總經(jīng)理直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負(fù)責(zé)人提擬、集團總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5.1.3 部門會議由各部門自行支配，但會議時間、參與人等，不得與公司會議沖突。其中，中心/部門會議屬非例會性質(zhì)且需另行核給專項費用的，應(yīng)向上一級主管部門報批同意；屬例會性質(zhì)的，由本

4、中心另行提擬方案呈報集團總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。 5.2 會議方案與統(tǒng)籌。 5.2.1 每月 28 日前，總經(jīng)辦應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月方案召開的臨時行政會議，統(tǒng)一報集團總經(jīng)理審批后，匯同公司月例會編制月度會議方案，于月底前發(fā)放至各部門負(fù)責(zé)人。 5.2.2 凡總經(jīng)辦已列入方案的會議，如需改期，或遇特別狀況需支配新的臨時行政會議時，會議召集部門應(yīng)提前 2 天完成會議提擬和報批手續(xù)，并報請總經(jīng)辦調(diào)整會議方案。未經(jīng)總經(jīng)辦同意，任何人不得隨便打亂正常會議方案。 5.2.3 會議支配的原則為：小會聽從大會，局部聽從整體，臨時會議聽從例會。各類會議的優(yōu)先挨次為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)大事

5、而召集的緊急會議不受此限。 5. 3 會議預(yù)備。 5.3.1 會議通知遵照以下規(guī)定： 1、已列入月度會議方案表的會議，月中無調(diào)整的，不再另行通知，由中心/部門按方案表直接通知與會人； 2、屬下列狀況之一者，按"誰提擬，誰通知'的原則進行會議通知： （1）未列入月度會議方案而臨時提擬的會議； （2）雖然已列入月度會議方案，但需對會議議題、需預(yù)備的會議資料、會務(wù)支配等作特殊說明； （3）其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的狀況。 3、會議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)供應(yīng)部門； 4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需預(yù)備的會議資料、會務(wù)支配等作特殊說明的會

6、議，應(yīng)以會議通知單進行書面通知；涉及多個部門和參與人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應(yīng)編制具體的會議方案通知相關(guān)部門。 5.3.2 會議的其它預(yù)備工作遵照以下規(guī)定： 1、會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、方案草案、決議打算草案、與會人應(yīng)提交資料等）預(yù)備的組織工作； 9 調(diào)度會 任務(wù)支配，人員派遣，設(shè)備 物資狀況的調(diào)動 公司臨時 行政會議 會議提擬人提擬 會議提擬人提擬 10 部門例會 各中心/部門固定匯報程序 部門會議 中心/部門負(fù)責(zé)人 自定 2、會務(wù)服務(wù)供應(yīng)部門應(yīng)提前做好會務(wù)預(yù)備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等；

7、3、公司總部召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。 4、部門在總部召開的會議需用公共會場的，應(yīng)向會議室管理部門（人力資源部）書面提出，由會議室管理部門（人力資源部）統(tǒng)籌支配。 5.4 會議組織。 5.4.1 會議組織遵照"誰提擬，誰組織'的原則。 5.4.2 會議主持人須遵守以下規(guī)定： 1、主持人應(yīng)不遲于會前 5 分鐘到達會場，檢查會務(wù)落實狀況，做好會前預(yù)備。 2、主持人一般應(yīng)于會議開頭后，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標(biāo)、議程推動中應(yīng)留意的問題等，進行必要的說明。 3、會議進行中，主持人應(yīng)依據(jù)會議進行中的實際狀況，對議程進行適時、必要的掌握，并有權(quán)限定發(fā)言時間

8、和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順當(dāng)推動及會議效率。 4、屬爭論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明看法；對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)支配統(tǒng)一看法。 5、主持人應(yīng)將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、達成標(biāo)準(zhǔn)和時間等會后跟進支配向與會人明確。 5.4.3 與會人須遵守以下規(guī)定： 1、應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在會議簽到表（詳見附件 3）上簽到。 2、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。 3、遵循會議主持人對議程掌握的要求。 4、屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進行爭論性發(fā)言。 5、遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)將手機調(diào)到振動或

9、將手機呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。 6、做好本人的會議紀(jì)錄。 5.4.4 多個部門參與的臨時行政會議原則上由集團總經(jīng)理主持，集團總經(jīng)理另有授權(quán)的，從集團總經(jīng)理授權(quán)。 5.4.5 公司月度例會、臨時行政會議一般應(yīng)掌握在 2 小時以內(nèi)，依據(jù)會議進行狀況確需延時的，主持人須征得與會人員同意。 5.4.6 主持人為會議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會議記錄員負(fù)責(zé)。 5.5 會議記錄。 5.5.1 公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進行會議記錄。 5.5.2 公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定： 1、各部門應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員（一般為本

10、部門的內(nèi)務(wù)文員，.報總經(jīng)辦備案），負(fù)責(zé)本部門會議及本部門負(fù)責(zé)組織的會議的記錄工作。 2、會議記錄遵照"誰組織，誰記錄'的原則，如有必要，主持人可依據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時指定會議記錄員。 3、集團總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由集團總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)會議記錄工作，集團總經(jīng)理另有指定的，從集團總經(jīng)理指定。 5.5.3 會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定： 1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，依據(jù)需要整理睬議紀(jì)要。 2、會議記錄應(yīng)盡量采納實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。 3、對會議已議決事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明"議決'字樣。 4

11、、會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。 5、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，準(zhǔn)時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的會議簽到表的考勤記錄報考勤人員。 5.5.4 下列狀況下，應(yīng)整理睬議紀(jì)要： 1、公司各類臨時行政會議； 2、須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議； 3、其它主持人要求整理睬議紀(jì)要的會議。 5.5.5 會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀(jì)要須報總經(jīng)辦一份存檔備查。 5.5.6 會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定： 1、本部門負(fù)責(zé)組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機要檔案準(zhǔn)

12、時轉(zhuǎn)總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔備查。 2、本部門會議記錄由本部門常設(shè)會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。 5.5.7 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 5.6 會議跟進。 5.6.1 會議決議、決策事項須會后跟進落實的，遵照"誰組織，誰跟進'的原則；會議主持人另有指定的，從主持人指定。 5.6.2 集團總經(jīng)理主持的會議的會后跟進工作原則上由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)落實，集團總經(jīng)理另有指定的，從集團總經(jīng)理指定。 5.6.3 會議跟進的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀(jì)要為準(zhǔn)。 5.7 獎懲。 5.7.1 嘉獎。按獎懲管理制度執(zhí)行。 5.7.2 遲到、早退、缺席。 1、遲到。全部參與會議的人員在會議規(guī)定召開時間后 5 分鐘內(nèi)未到的，計為遲到。 2、早退。凡參與會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前 5 分鐘提前離開 會場的，計為早退。 3、缺席。凡必需參與會議人員未經(jīng)請假擅自不參與會議或請假未批準(zhǔn)而不參與會議的，計為缺