公司公文格式標準

1、公文格式標準2016年6月第一條 范圍（一）本標準規(guī)定了通用的紙張要求、排版和印制裝訂要求、公文格式各要素的編排規(guī)則，并給出了公文的式樣。（二）本標準適用于公司及各部門制發(fā)的公文。第二條 規(guī)范性引用文件下列文件對于本標準的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本標準。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標準。GB/T 148 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸GB 3100 國際單位制及其應用GB 3101 有關量、單位和符號的一般原則GB 3102（所有部分） 量和單位GB/T 15834 標點符號用法GB/T 15835 出版物上數(shù)字用法第三條 公

2、文用紙主要技術指標公文用紙一般使用紙張定量為60 g/m280 g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度8090%，橫向耐折度15次，不透明度85%，pH值為7.59.5。第四條 公文用紙幅面尺寸及版面要求（一）幅面尺寸公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210 mm×297 mm。（二）版面1、頁邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37 mm±1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156 mm×225 mm。2、字體和字號如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調(diào)整。3、行數(shù)和

3、字數(shù)一般每面排22行（建議行間距為固定值27磅），每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調(diào)整。4、文字的顏色如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。第五條 印制裝訂要求（一）制版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1 mm。（二）裝訂要求公文應當左側裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4 mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90º，無毛茬或缺損。騎馬訂或平訂的公文應當：1、訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70 mm處，允許誤差±4mm；2、無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；3、騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊

4、間的距離為3mm5mm。4、包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應吻合、包緊、包平、不脫落。 第六條 公文格式各要素編排規(guī)則（一）公文格式各要素的劃分本標準將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。 頁碼位于版心外。（二）版頭1、份號如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。2、密級和保密期限如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿

5、拉伯數(shù)字標注。3、緊急程度如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。4、發(fā)文單位標志發(fā)文單位標志使用發(fā)文單位全稱。發(fā)文單位標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用初號小標宋字體，顏色為紅色。聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文單位名稱，一般應當將主辦單位名稱排列在前，以聯(lián)署發(fā)文單位名稱為準上下居中排布。5、發(fā)文字號編排在發(fā)文單位標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01

6、），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。6、簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文單位標志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用三號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用三號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文單位的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。7、版頭中的分隔線發(fā)文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。（三）主體1、標題一般用二號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當

7、，標題排列應當使用梯形或菱形。2、主送單位編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個單位名稱后標全角冒號。如主送單位名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送單位名稱移至版記。3、正文公文首頁必須顯示正文。一般用三號仿宋體字，編排于主送單位名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。4、附件說明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件

8、名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。5、發(fā)文單位署名、成文日期和印章（1）加蓋印章的公文成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一單位行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文單位署名，印章端正、居中下壓發(fā)文單位署名和成文日期，使發(fā)文單位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文單位署名按照發(fā)文單位順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文單位署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文單位署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超

9、出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（2）不加蓋印章的公文單一單位行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文單位署名，在發(fā)文單位署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文單位署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文單位署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文單位署名右空字數(shù)。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦單位署名，其余發(fā)文單位署名依次向下編排。（3）加蓋簽發(fā)人簽名章的公文單一單位制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時，

10、應當先編排主辦單位簽發(fā)人職務、簽名章，其余單位簽發(fā)人職務、簽名章依次向下編排，與主辦單位簽發(fā)人職務、簽名章上下對齊；每行只編排一個單位的簽發(fā)人職務、簽名章；簽發(fā)人職務應當標注全稱。簽名章一般用紅色。（4）成文日期中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。（5）特殊情況說明當公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。6、附注如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。7、附件附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍萌柡隗w字頂格編排在版心左上角第一行。附件標

11、題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。（四）版記1、版記中的分隔線版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0. 35 mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0. 25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。2、抄送單位如有抄送單位，一般用四號仿宋體字，在印發(fā)單位和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蛦挝幻Q，回行時與冒號后的首字對齊，

12、最后一個抄送單位名稱后標句號。如需把主送單位移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送單位。既有主送單位又有抄送單位時，應當將主送單位置于抄送單位之上一行，之間不加分隔線。3、印發(fā)單位和印發(fā)日期印發(fā)單位和印發(fā)日期一般用四號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)單位左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)單位和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。（五）頁碼一般用四號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空

13、一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。第七條 呈批件各要素編排規(guī)則（一）呈批件各要素的劃分部門上行公文以呈批件形式為主。呈批件格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分，均位于呈批件首頁。呈批件首頁最上端分隔線以上的部分稱為版頭；呈批件首頁最上端分隔線（不含）以下、最下端分隔線（不含）以上的部分稱為主體；呈批件最下端分隔線以下的部分稱為版記。頁碼位于版心外。（二）版頭1、密級如需標注密級，一般用三號黑體字，頂格編排在版心左上角第一行。2、緊急程度如需標注緊急程度，一般用三號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標

14、注密級、緊急程度，按照密級、緊急程度的順序自上而下分行排列。3、部門所屬單位標志部門所屬單位標志使用部門所屬公司簡稱或公司logo，置于版心右上角。4、呈批件標志呈批件標志居中排布，編排在緊急程度下空一行位置，推薦使用初號小標宋字體，顏色為紅色。5、發(fā)文字號編排在呈批件標志下空一行位置，居左頂格編排。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。6、簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在呈批件標志下空二行位置，與發(fā)文字號一行編排?！昂灠l(fā)人”三字用三號仿宋體字，簽發(fā)人

15、姓名用三號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文部門的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。7、版頭中的分隔線發(fā)文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的黑色分隔線。（三）主體1、主體各要素構成呈批件主體豎分為兩欄，右欄為正文欄，左欄為審批欄，由中間靠左的一條黑色豎線分隔。黑色豎線上下端分別延長至上下端橫向分隔線位置。2、正文欄正文欄主要編排正文標題、報送單位、正文。（1）正文標題一般用二號小標宋體字，編排于橫向黑色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或

16、菱形。（2）報送單位編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個單位名稱后標全角冒號。（3）正文公文首頁必須顯示正文。一般用三號仿宋體字，編排于報送單位名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。正文內(nèi)容超出首頁時，在后面附加頁面，從版心第一行繼續(xù)通行編排。（4）附件說明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較

17、長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。（5）發(fā)文部門署名、成文日期發(fā)文部門署名編排在正文（或附件說明）下空一行右空二字，在發(fā)文部門署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文部門署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文部門署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文部門署名右空字數(shù)。（6）成文日期中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。（7）特殊情況說明當公文排版后所剩空白處不能容下發(fā)文部門署名、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。（8）附注如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。（9）附件附件應當另面編排，與公文正文一起裝訂?！案?/p>

18、件”二字及附件順序號用三號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。3、審批欄審批欄用于報送單位領導簽署審批意見和簽名。意見正文、簽名及日期格式參見7.3.2正文欄內(nèi)容。（四）版記1、版記中的分隔線版記中的分隔線與版心等寬，分隔線位于版記中要素之上。2、版記中的要素及格式版記中的要素有經(jīng)辦人和聯(lián)系電話，編排于版心最末一行?！敖?jīng)辦人：”字樣及經(jīng)辦人姓名靠左頂格編排，“聯(lián)系電話：”字樣和經(jīng)辦人聯(lián)系電話靠右頂格編排。（五）頁碼呈批件首頁不排頁碼，首頁背面空白，第2頁頁碼從下一頁正面開始編排。頁碼一般用四號半角宋體阿拉伯數(shù)字，居中編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼可以單獨編排。第八條 公文中的橫排表格 A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。第九條 公文中計量單位、標點符號和數(shù)字的用法公文中計量單位的用法應當符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分），標點符號的用法