辦公自動(dòng)化高級(jí)應(yīng)用案例教程-員工檔案資料表的制作

1、5.1 員工檔案資料表的員工檔案資料表的制作制作預(yù)備知識(shí)預(yù)備知識(shí)p數(shù)字文本的輸入數(shù)字文本的輸入p自定義數(shù)字格式自定義數(shù)字格式 p快速輸入相同數(shù)據(jù)快速輸入相同數(shù)據(jù) 數(shù)字文本的輸入數(shù)字文本的輸入p方法一：方法一：p先輸入一個(gè)英文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)狀態(tài)下的單引號(hào)，然后輸入數(shù)字，數(shù)字即轉(zhuǎn)換成文本格式。p方法二：方法二：p選定單元格或單元格區(qū)域，執(zhí)行“格式|單元格”菜單命令，在“數(shù)字”選項(xiàng)卡中選中“文本”格式，單擊“確定”按鈕即可。p小技巧：小技巧：按組合鍵Ctrl+1可以快捷地打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話(huà)框。 自定義數(shù)字格式自定義數(shù)字格式p當(dāng)需要給輸入的數(shù)值加上單位（如“元”等）時(shí)，少量的可以直接輸入，而需要大量輸入

2、時(shí)，可以通過(guò)“自定義”單元格格式的方法來(lái)達(dá)到自動(dòng)給數(shù)值添加單位的目的。p設(shè)置后，在上述單元格中輸入數(shù)值，單位“元”會(huì)自動(dòng)加在數(shù)值的后面。 快速輸入相同數(shù)據(jù)快速輸入相同數(shù)據(jù)p1單元格區(qū)域連續(xù)單元格區(qū)域連續(xù)n利用鼠標(biāo)拖動(dòng)“填充柄”來(lái)實(shí)現(xiàn)快速輸入。p2單元格區(qū)域不連續(xù)單元格區(qū)域不連續(xù)n用組合鍵Ctrl+Enter在多個(gè)單元格中輸入相同內(nèi)容。n按Ctrl鍵選定要輸入相同數(shù)據(jù)的多個(gè)單元格區(qū)域后，輸入需要輸入的信息（可以是文本，也可是數(shù)值或公式），然后按組合鍵Ctrl+Enter，那么所選區(qū)域的所有單元格中就都輸入相同信息。學(xué)習(xí)案例學(xué)習(xí)案例p制作如下圖所示的員工檔案資料表。 操作步驟操作步驟p步驟步驟1新

3、建工作簿文件。p步驟步驟2輸入標(biāo)題并設(shè)置格式。n（1）在B1單元格輸入表格標(biāo)題文字“員工檔案資料表”。n（2）選中該單元格，利用格式工具欄設(shè)置字體字號(hào)等（隸書(shū)、20號(hào)、加粗）。n（3）選中單元格區(qū)域B1：I1，按組合鍵Ctrl+1，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話(huà)框，在“對(duì)齊”選項(xiàng)卡中，設(shè)置水平對(duì)齊方式為“跨列居中”，如右圖所示，其他默認(rèn)，單擊“確定”按鈕。n（4）在B2：I2單元格依次輸入編號(hào)、姓名、部門(mén)等表格列標(biāo)題，并設(shè)置加粗格式。p注意事項(xiàng)：注意事項(xiàng)：在設(shè)置表格標(biāo)題格式時(shí)，往往需要將標(biāo)題置于表格上方中央，在Excel中可以使用單元格合并居中或跨列居中實(shí)現(xiàn)，兩者在打印效果上一致，但在表格管理中使用跨

4、列居中更為實(shí)用。因?yàn)榭缌芯又袃H僅使標(biāo)題在所選的幾列居中對(duì)齊，不合并單元格，而合并居中則同時(shí)實(shí)現(xiàn)合并單元格和數(shù)據(jù)居中對(duì)齊功能，在之后的表格管理操作中變得復(fù)雜。操作步驟操作步驟p步驟步驟3錄入編號(hào)。n將其轉(zhuǎn)換為文本格式，先選中所有需要輸入前面帶0數(shù)字的單元格區(qū)域，再按組合鍵Ctrl+1，在“數(shù)字”選項(xiàng)卡中選中“文本”格式，單擊“確定”按鈕后依次輸入即可；或者在輸入數(shù)據(jù)時(shí)先輸入單引號(hào)“”（注意是英文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)狀態(tài)下的單引號(hào)），再輸入前面帶0的數(shù)字串，也可以完整地將其顯示出來(lái)，如要輸入“001”則在單元格內(nèi)鍵入“001”即可。n（1）按上述任一方法填充B3和B4單元格內(nèi)容分別為001、002。n（2）選

5、中單元格區(qū)域B3：B4，將鼠標(biāo)移至選定區(qū)域的右下角填充柄處，指針變成實(shí)心細(xì)十字形狀，然后拖動(dòng)鼠標(biāo)左鍵至B14單元格即可依次填充以下編號(hào)。p注意事項(xiàng)：注意事項(xiàng)：細(xì)心的讀者會(huì)發(fā)現(xiàn)，已輸入編號(hào)內(nèi)容的單元格左上角都有一個(gè)綠色的三角形標(biāo)志，因?yàn)橄到y(tǒng)會(huì)認(rèn)為你可能要輸入的是數(shù)字而不是文本。如果鼠標(biāo)單擊該單元格，其左側(cè)會(huì)出現(xiàn)嘆號(hào)，單擊它出現(xiàn)一些選項(xiàng)，但不影響表格內(nèi)容和打印。p探索實(shí)踐：探索實(shí)踐：思考是否還有其他方法，并嘗試。操作步驟操作步驟p步驟步驟4輸入姓名、部門(mén)、性別等信息。n在輸入部門(mén)、性別等內(nèi)容時(shí)，可以使用快速輸入相同數(shù)據(jù)的方法，即先選中需要輸入相同內(nèi)容的單元格（可以是連續(xù)的或不連續(xù)的），如選中D3：

6、D4，輸入內(nèi)容“行政部”，然后按組合鍵Ctrl+Enter確定，則所選區(qū)域的所有單元格中都輸入了相同內(nèi)容，類(lèi)似地依次輸入其他信息。p步驟步驟5錄入身份證號(hào)碼。n對(duì)于超過(guò)11位的數(shù)字如輸入18位身份證號(hào)碼時(shí)，Excel會(huì)自動(dòng)以科學(xué)記數(shù)法顯示，而無(wú)法正確顯示身份證號(hào)碼，解決的辦法同樣是把它轉(zhuǎn)化為文本格式輸入，具體方法同上所述。操作步驟操作步驟p步驟步驟6錄入“參加工作時(shí)間”信息。n這一列數(shù)據(jù)是日期類(lèi)型，格式為“*年*月*日”形式，錄入時(shí)可以先以“*-*-*”或“*/*/*”格式輸入，如輸入“1995-10-5”、“1999/7/6”等，在數(shù)字小鍵盤(pán)中較快地完成，然后再選定日期型數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，設(shè)

7、置單元格數(shù)字格式為“日期”分類(lèi)中的“*年*月*日”格式即可。p操作技巧：操作技巧：也可以事先設(shè)定單元格區(qū)域數(shù)字格式為相應(yīng)的“*年*月*日”日期格式，然后輸入“1995-10-5”、“1999/7/6”等形式的日期，輸入完成后系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)換成所設(shè)置的日期格式。使用組合鍵Ctrl+;和Ctrl+Shift+;可以分別快速鍵入系統(tǒng)當(dāng)天日期和當(dāng)前時(shí)間。操作步驟操作步驟p步驟步驟7錄入家庭住址信息。n先將需要添加統(tǒng)一前綴的地址數(shù)據(jù)單元格全部選中，然后按組合鍵Ctrl+1，選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡的最后一個(gè)“自定義”分類(lèi)，接下來(lái)在右側(cè)“類(lèi)型”中會(huì)顯示默認(rèn)的“G/通用格式”，將其刪除，并用鍵盤(pán)輸入“余姚市”內(nèi)容，單擊“確定”按鈕返回Excel數(shù)據(jù)表后，在H3單元格輸入“世南路500號(hào)”，輸入確認(rèn)后系統(tǒng)自動(dòng)添加前綴“余姚市”，顯示完整的地址信息，依次輸入單元格區(qū)域H4：H14的具體地址，完成住址信息的錄入。p注意事項(xiàng)：注意事項(xiàng)：自定義單元格數(shù)字格式可以事先設(shè)定，也可以在輸入內(nèi)容后設(shè)定。設(shè)定時(shí)，其中的文本如“余姚市”兩側(cè)的引號(hào)要用英文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)狀態(tài)下輸入，或者也可以省略，“”表示文本，所以“余姚市”就表示在文本前添加固定前綴。操作步驟操作步驟p步驟步驟8錄入聯(lián)系電話(huà)。p與步驟7類(lèi)似，先觀察聯(lián)系電話(huà)列數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)也都有固定前綴“0574-”，只是這里是數(shù)字前綴，但也可以用類(lèi)似的方法設(shè)置，在單元格格式對(duì)話(huà)框自定