會議服務(wù)的工作流程和要求

1、會議效勞工作流程、會議效勞準(zhǔn)備工作 1、辦公室秘書處1)每天查看OA辦公系統(tǒng)中會議室使用申請,按會議要求提前半天擺 放好桌椅,備好會議用飲水.2)根據(jù)會議的要求,提前1小時放好投影儀、投影幕、麥克風(fēng)、音響, 調(diào)試并使其處于準(zhǔn)工作狀態(tài).3) 會議前2小時,檢查地面、桌椅是否整潔干凈,室內(nèi)是否有異 味,及時進(jìn)行通風(fēng)和清潔整理.4) 檢查窗臺、玻璃,要明亮無塵.5) 檢查窗簾,根據(jù)會議要求開啟或關(guān)閉.窗簾要順直平整.6) 檢查綠植及套盆,要干凈無塵,無枯枝敗葉,無昆蟲.7) 調(diào)整空調(diào),使會議室內(nèi)溫度適宜.8) 檢查所有照明,及時通知有關(guān)部門更換不亮的燈具.9) 半小時前,按會議要求擺放好瓶裝水、茶杯

2、或咖啡杯.10) 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣,在順手的位置擺放煙灰缸.11) 按需要擺放好鮮花和水果.12) 擺放好旗幟和臺旗.2、組織會議的部門1)提前1小時將參加會議的領(lǐng)導(dǎo)名牌按位置擺放整潔,檢查有無錯別字.2)按需要準(zhǔn)備會議所用的文件、資料等3根據(jù)會議要求,需要時按參會人員人數(shù)準(zhǔn)備會議用紙, 用筆每 支筆要提前試用,以保證參會人員的正常使用并擺放整潔.二、會議進(jìn)行中的效勞工作1、會議開始前10分鐘將茶杯內(nèi)注入茶水.然后每隔15分鐘檢查并續(xù)茶水一次.2、過問室內(nèi)溫度變化,隨時調(diào)整空調(diào).3、全程監(jiān)聽音響設(shè)備的工作狀況,隨時排除故障.三、會議后的收尾工作1、關(guān)閉音響設(shè)備或投影儀.收好麥克風(fēng)、移動投影儀和遙控

3、器, 收起投影幕.2、清理瓶裝水空瓶,收好沒用過的瓶裝水.3、收好茶杯、盤,清洗、消毒待用.4、清理煙灰缸,洗凈待用.5、清理桌面地面,去除垃圾和廢棄物.6、擺放好清理過的桌椅,關(guān)窗、斷電、關(guān)門.7、收好會議材料和領(lǐng)導(dǎo)名牌.會議效勞治理人員工作要求1、 每天早、中、晚至少三次查看公司辦公系統(tǒng)上的會議室申請,詳 細(xì)掌握會議室的當(dāng)天使用情況.2、 每天上班前半小時查看各會議室的狀況：檢查桌面、地毯的整潔 程度；檢查窗簾的開、關(guān)和垂放狀態(tài)；檢查照明燈是否都亮；檢 查綠植的鮮活狀況和套盆的干凈程度；檢查電氣設(shè)備是否有落塵 和正確擺放；檢查桌椅是否按當(dāng)天的會議要求擺放整潔.3、 會議前1小時,檢查會議用

4、茶杯、瓶裝水是否擺放到位；會議前 半小時,檢查開水壺、泡茶杯、茶葉等泡茶用品是否準(zhǔn)備到位.4、 有外賓接待效勞時,提前 1小時檢查咖啡用具及用品是否準(zhǔn)備到 位.5、 有會議效勞時,在會議前檢查效勞人員的工作儀表是否符合要求.會議中,抽查續(xù)茶水間隔是否適宜,動作是否標(biāo)準(zhǔn).6、 注意會議的效勞區(qū)域內(nèi)所有效勞程序是否落實,當(dāng)人手不夠時, 自己那么要做具體效勞工作,保證會議正常進(jìn)行.7、 會議結(jié)束后要檢查是否有會議人員遺漏的物品,如有代為保管, 日后查找并轉(zhuǎn)交物主.會議效勞人員崗位的工作流程1、每天早7:45到崗,按前一天做好的會議室使用登記進(jìn)行準(zhǔn)備, 在各會議開始前半小時,準(zhǔn)備好會議用水并送達(dá).2、

5、對需要提供茶水或咖啡的會議,要提前半小時燒開水,擺放好 茶杯或咖啡杯,在會議前 10分鐘,將沏好的茶水或咖啡注入 杯中.3、對有吸煙的領(lǐng)導(dǎo)參加會議,要在會議前10分鐘,按領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣在左側(cè)或右側(cè)放置煙灰缸.4、對有茶水效勞的會議,要間隔15分鐘續(xù)茶水一次.5、對提供瓶裝水的會議,要根據(jù)會議客人人數(shù)提前半小時將水放 于會議桌面,并準(zhǔn)備同樣數(shù)量的瓶水放在會議桌以外其他顯眼 的地方.6、會議結(jié)束后,半小時之內(nèi),將茶杯、咖啡杯、沒有開啟的瓶裝 水收好.如遇有下午下班后還在進(jìn)行的會議,要在次日提前半小時到崗,對會議室進(jìn)行清理.7、利用會議效勞的空余時間將茶杯、咖啡杯、盤洗刷干凈,放于 消毒柜中消毒待用.8

6、、要隨時查看并及時處理公司辦公系統(tǒng)網(wǎng)上的會議室申請信息, 做好會議室使用登記.如有不明確的地方及時與申請人溝通確 定.9、對于108會議室和大禮堂需要變動桌型的會議,要提前半天通 知保潔人員,將會議桌按會議要求進(jìn)行擺放.會議效勞人員崗位的工作要求1、會議效勞人員要品行端正,衣裝干凈得體,著職業(yè)裝.2、會議效勞人員要頭腦靈活,反響敏捷,主動為開會人員做好各項 效勞,盡量在領(lǐng)導(dǎo)示意時就已經(jīng)為領(lǐng)導(dǎo)提供了效勞.3、根據(jù)會議的不同要求,按工作流程提前準(zhǔn)好準(zhǔn)備工作.4、會議間的效勞要面帶微笑,動作標(biāo)準(zhǔn),不發(fā)生任何聲響.續(xù)水間 隔不能超過20分鐘.5、會議結(jié)束后要按工作流程做好收尾工作.6、會議用過的茶杯、咖啡杯、盤要洗刷干凈至光亮無斑點,并及時 放入消毒柜消毒待用.7、如遇有