(完整word版)如何實(shí)現(xiàn)有效的項(xiàng)目進(jìn)度控制

1、如何實(shí)現(xiàn)有效的項(xiàng)目進(jìn)度控制北京華泰科信科技有限公司郭斌，PMP一 為什么要進(jìn)行進(jìn)度控制可以毫不夸張的講，每一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理都希望自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目能夠成功！這似乎是 每一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理為之追求和奮斗的目標(biāo)。那怎么才算是一個(gè)成功的項(xiàng)目呢？對于成功項(xiàng)目的定義，不同的利益關(guān)系人有不同的出發(fā)點(diǎn)，也就產(chǎn)生了多種描述 的方法，但綜合來講，成功項(xiàng)目就是能夠到在規(guī)定的工期、成本的條件下，滿足或超 過項(xiàng)目干系人要求的項(xiàng)目。也就是說時(shí)間、成本、質(zhì)量、范圍是項(xiàng)目成功的基本要素，對項(xiàng)目的成敗起著至 關(guān)重要的作用。其中時(shí)間因素又會對其他方面產(chǎn)生很大的影響。例如：如果時(shí)間增加， 勢必會增加項(xiàng)目的成本；如果時(shí)間控制不好，最終出現(xiàn)盲目趕

2、工，勢必會影響項(xiàng)目的 質(zhì)量；同時(shí)也可能導(dǎo)致項(xiàng)目范圍的減少。這些均與項(xiàng)目的成功背道而馳。另外，根據(jù)當(dāng)前項(xiàng)目管理專家對失敗項(xiàng)目的研究，我們可以發(fā)現(xiàn)：工期超出要求 的項(xiàng)目占了總體項(xiàng)目的70%以上，工期超出計(jì)劃，幾乎是每個(gè)失敗項(xiàng)目都存在的問題。 因此有效實(shí)施項(xiàng)目進(jìn)度控制，是項(xiàng)目成功的重要保障，是每一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理必須非常重 識的工作。二 怎么才算是有效的進(jìn)度控制從項(xiàng)目實(shí)施的結(jié)果上來講：能夠在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)，達(dá)到預(yù)期的工作目標(biāo)，就可以 說是項(xiàng)目得到了有效的進(jìn)度控制。從項(xiàng)目實(shí)施的過程來講：有效的進(jìn)度控制應(yīng)該具有以下的特征：1. 具有有效的進(jìn)度基準(zhǔn)計(jì)劃。2. 項(xiàng)目經(jīng)理能夠較實(shí)時(shí)的掌握項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展?fàn)顩r。3. 能預(yù)見

3、性的發(fā)現(xiàn)和解決在項(xiàng)目實(shí)施中影響項(xiàng)目進(jìn)展的問題。4. 能夠采取有效方法控制影響項(xiàng)目進(jìn)展的因素。5. 項(xiàng)目能在預(yù)定的（或可接受的）時(shí)間內(nèi)完成。三 影響項(xiàng)目進(jìn)度的主要因素項(xiàng)目組的溝通和協(xié)調(diào)工作不力忽視項(xiàng)目外部組織的影響項(xiàng)目組織工作能力不強(qiáng)、工作方法不佳 不能充分發(fā)揮項(xiàng)目組成員的作用這些問題對于實(shí)施有效的進(jìn)度控制，起到了非常大的負(fù)作用，是進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度控 制必須解決的問題。四 怎樣實(shí)施有效的進(jìn)度控制1. 制定詳盡的、可行的項(xiàng)目進(jìn)度的基準(zhǔn)計(jì)劃 我們知道，計(jì)劃是行動的指導(dǎo)，是行動成功的關(guān)鍵所在。對于項(xiàng)目進(jìn)度控制 而言，計(jì)劃尤顯重要，它影響到資源能否被合理使用，項(xiàng)目能否順利進(jìn)行，直接 關(guān)系到項(xiàng)目的成功與否。進(jìn)

4、度計(jì)劃包括：任務(wù)、資源、時(shí)間等三部分內(nèi)容。 任務(wù)來源于工作分解結(jié)構(gòu)和活動定義。要進(jìn)行有效的進(jìn)度控制，就要求必須 有細(xì)致的、可執(zhí)行的、可檢查的、可控制的活動定義(任務(wù)) 。任務(wù)的粒度要求適 中。對于不成熟項(xiàng)目和管理水平不高、 資源能力不強(qiáng)的項(xiàng)目而言， 粒度不能太大， 否則難以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的控制；反之任務(wù)的粒度可以適當(dāng)大一些。每項(xiàng)任務(wù)需要有明 確的責(zé)任人、起止時(shí)間和工期。如果項(xiàng)目管理的水平不是很高的情況下，欲實(shí)現(xiàn)有效的進(jìn)度控制，每項(xiàng)任務(wù) 的工作量以不大于項(xiàng)目的總體工作量的 5%為宜，工期以不大于項(xiàng)目總工期的 10% 為宜。2. 建立有效的風(fēng)險(xiǎn)防范計(jì)劃。 有效的風(fēng)險(xiǎn)防范計(jì)劃可以降低不確定性因素對項(xiàng)目工期

5、的影響，保證項(xiàng)目的 順利進(jìn)展。風(fēng)險(xiǎn)防范的工作可以包含以下方面：(1) 制定一套項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)防范的體系，包含：風(fēng)險(xiǎn)識別，風(fēng)險(xiǎn)確認(rèn)，風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對 等方面的完整內(nèi)容。這部分工作一般來講，會由公司級項(xiàng)目管理體系來 進(jìn)行定義和規(guī)范。(2) 針對項(xiàng)目，提出項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)人，及相應(yīng)的協(xié)調(diào)措施。(3) 在項(xiàng)目組內(nèi)部建立對風(fēng)險(xiǎn)識別的特殊機(jī)制，如：每個(gè)人可以根據(jù)自己的 工作內(nèi)容，定期列舉風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)最高的 5 個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，并提出相應(yīng)的應(yīng)對方案。3. 建立良好的項(xiàng)目組內(nèi)部及項(xiàng)目干系人之間的溝通管理制度。 溝通是掌握各方信息，進(jìn)行項(xiàng)目決策和項(xiàng)目協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)有效進(jìn)度控制 對于溝通的要求，主要強(qiáng)調(diào)以下幾點(diǎn)：(1) 及時(shí)與項(xiàng)目客戶

6、進(jìn)行溝通，了解其對于項(xiàng)目的特殊進(jìn)度要求，以實(shí)行對 工作任務(wù)的特殊處理。(2) 對于需要項(xiàng)目組之外的資源進(jìn)行配合的工作，及時(shí)通過有效的溝通途徑 提交給相關(guān)人員，以提早準(zhǔn)備好配合的工作，免得影響項(xiàng)目的進(jìn)展。(3) 充分發(fā)揮項(xiàng)目組成員的作用，使之參與到問題解決當(dāng)中來，如項(xiàng)目偏差 的處理，風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防等。(4) 定期舉辦項(xiàng)目進(jìn)展的溝通會議，了解各成員的任務(wù)執(zhí)行情況，通報(bào)項(xiàng)目 的整體進(jìn)展情況。4. 進(jìn)行進(jìn)展檢查，并針對檢查結(jié)果采取相應(yīng)的對策。 在進(jìn)度控制當(dāng)中，進(jìn)度檢查是最重要的和最關(guān)鍵的工作，如果不能了解項(xiàng)目 實(shí)際進(jìn)展情況，也就很難說執(zhí)行什么進(jìn)度控制了。進(jìn)度檢查可以定期進(jìn)行或不定期進(jìn)行。 定期執(zhí)行的進(jìn)度檢

7、查是指在預(yù)定的檢查周期內(nèi)執(zhí)行的檢查工作。檢查周期是 由項(xiàng)目組根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況來預(yù)先確定，可以為月、半月、周、半周、日等時(shí) 間階段。對于時(shí)間跨度比較大的項(xiàng)目，可以周期相對長一些，如：工期超過兩年 的項(xiàng)目，檢查周期可以定為一個(gè)月；工期在 3 個(gè)月左右的項(xiàng)目，檢查周期可以定 義為 1 周。對于管理水平較高、資源能力較強(qiáng)，實(shí)施較成熟的項(xiàng)目，檢查周期可 以適當(dāng)?shù)拈L一些，反之亦然。建議檢查周期應(yīng)該以不高于工期的510%為宜,檢查工期不超過 1 個(gè)月，根據(jù)工作匯報(bào)機(jī)制的慣例，對于普通項(xiàng)目檢查工期可以 定為 1 周。不定期的進(jìn)度檢查，可以在關(guān)鍵任務(wù)或里程碑任務(wù)的計(jì)劃完成時(shí)間進(jìn)行，一 般不定期的任務(wù)檢查，是有

8、一定的針對性和目的性。進(jìn)度檢查工作可以分為四個(gè)步驟執(zhí)行：第一步：收集項(xiàng)目任務(wù)的進(jìn)展信息。收集項(xiàng)目的進(jìn)展信息，是進(jìn)度控制的基礎(chǔ)，它主要是通過各種方式，收集項(xiàng) 目的進(jìn)展信息，作為執(zhí)行下步工作的依據(jù)。主要的工作方法有兩種：進(jìn)度匯報(bào)和進(jìn)度查驗(yàn)。通常情況下，項(xiàng)目經(jīng)理采用 由下屬進(jìn)行主動匯報(bào)的方式來完成項(xiàng)目進(jìn)展信息的收集工作，這被稱為進(jìn)度匯報(bào);針對于某些工作，項(xiàng)目經(jīng)理也可以采用直接檢查的方式來獲取進(jìn)展信息或驗(yàn)證匯 報(bào)信息的準(zhǔn)確性，也就是進(jìn)度查驗(yàn)。為了獲得準(zhǔn)確的項(xiàng)目進(jìn)展信息，項(xiàng)目經(jīng)理必 須將兩種方法進(jìn)行有效的結(jié)合使用。需要收集的項(xiàng)目進(jìn)展信息包括：任務(wù)執(zhí)行狀況和變更信息。任務(wù)執(zhí)行狀況包 括：任務(wù)的實(shí)際開始和結(jié)

9、束時(shí)間，當(dāng)前任務(wù)完成的程度等；變更信息包括：范圍 變更、資源變更等諸多與項(xiàng)目進(jìn)度相關(guān)聯(lián)的變更內(nèi)容。另外，合理選擇任務(wù)執(zhí)行狀況中的任務(wù)粒度也是必需掌握的技能。一般情況 下，會根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度基準(zhǔn)計(jì)劃中的工作分解來進(jìn)行。具體的情況，可以根據(jù)實(shí)際 狀況來決定。對于項(xiàng)目組織內(nèi)部有較細(xì)的結(jié)構(gòu)劃分時(shí)，需要采用由下向上逐級檢 查，逐級匯報(bào)的方式。這一步驟的工作要求收集的信息必須準(zhǔn)確，否則下面的工作將沒有如何意義， 同時(shí)也就根本不可能實(shí)現(xiàn)有效的進(jìn)度控制。第二步：進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展信息與進(jìn)度基準(zhǔn)計(jì)劃的比較將收集到的項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展信息與項(xiàng)目的進(jìn)度基準(zhǔn)計(jì)劃進(jìn)行比較，看是否出現(xiàn) 了進(jìn)度偏差。如果沒有偏差，進(jìn)展檢查到此結(jié)束，否

10、則執(zhí)行下一步工作。第三步：針對出現(xiàn)的進(jìn)度偏差，尋求最佳解決方案如果出現(xiàn)了進(jìn)度偏差，針對這些偏差進(jìn)行分析和研究，發(fā)現(xiàn)其中的問題。如 果需要問題解決，則針對問題尋找解決方案；如果需要進(jìn)度計(jì)劃的調(diào)整，則修改 進(jìn)度計(jì)劃。項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)進(jìn)度偏差是在所難免的，實(shí)施進(jìn)度控制就要求能對偏差 能進(jìn)行有效的控制，提出相應(yīng)的解決方案，使之有利于項(xiàng)目的進(jìn)展。通常我們可 以米取的措施有：方法適用的條件不利之處增加資源有可調(diào)用的資源，加入資源增加了成本，加大了溝通和任務(wù)對項(xiàng)目進(jìn)展有明顯作用。安排上的難度，有時(shí)難以見效。加班趕工具有加班的條件。增加成本，可能會降低資源的工 作效率，引發(fā)副作用?？焖俑M(jìn)關(guān)鍵路徑上的后繼活

11、動，受 延期活動的影響不很大時(shí)?？赡軙斐身?xiàng)目返工。協(xié)調(diào)解決問題由于協(xié)調(diào)原因或配合方的 工作不力造成了任務(wù)延期。只能會對以后的工作起到作用， 無法解決現(xiàn)有的延期問題，因此 需要和其他方法結(jié)合來使用。提高資源工作能 力，改進(jìn)資源工 作方法延期的原因是由于資源工 作能力不足或工作方法不 佳引起的?？赡苄Ч皇橇⒓匆娦?。調(diào)整進(jìn)度計(jì)劃， 壓縮后繼的關(guān)鍵 路徑工作的工期在該任務(wù)延期比較嚴(yán)重，難 以通過壓縮該任務(wù)來追趕 項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)。對后繼工作的控制和實(shí)施工作要 求較咼。優(yōu)化項(xiàng)目進(jìn)度計(jì) 劃原先制定的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃 不合理。對項(xiàng)目的整體工作可能會產(chǎn)生影 響縮小項(xiàng)目范圍、 降低任務(wù)的要求項(xiàng)目進(jìn)度要求比范圍和質(zhì) 量

12、要求更咼，縮小項(xiàng)目范 圍、降低項(xiàng)目質(zhì)量不會產(chǎn)生 對項(xiàng)目后果較嚴(yán)重的影響。對項(xiàng)目的質(zhì)量產(chǎn)生不良的影響第四步：執(zhí)行進(jìn)度調(diào)整后的進(jìn)度計(jì)劃和確定的解決方案根據(jù)偏差的處理決定，執(zhí)行解決方案，調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。如果需要的話， 通知項(xiàng)目干系人。當(dāng)進(jìn)度偏差比較大時(shí)，需要考慮縮小檢查周期，以便更好監(jiān)視糾正措施的效 果，以保障項(xiàng)目的按期完成。5. 預(yù)見性的發(fā)現(xiàn)和解決項(xiàng)目實(shí)施中的問題在項(xiàng)目的實(shí)施過程中，項(xiàng)目的進(jìn)度延期，實(shí)際上有很多的苗頭可以預(yù)見性的 去發(fā)現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)后就可以及時(shí)去采取對策進(jìn)行問題的解決，這種將問題消滅在萌芽 狀態(tài)的做法，可以有效的保障項(xiàng)目的順利進(jìn)行。下面列舉說明可以預(yù)見性發(fā)現(xiàn)的 問題及解決方法：問題預(yù)見性發(fā)現(xiàn)冋題的方法（解決的方法）配合方工作不力在項(xiàng)目在需要配合的工作啟動前，提早米取各種溝通方 式去督促、提醒配合方實(shí)施配合的工作。工作任務(wù)延期在檢查工作時(shí)，不能僅僅檢查是否完成，還要對正在執(zhí) 行的關(guān)鍵任務(wù)進(jìn)行分析已完成工作的百分比，以判斷能 否按期完成工作任務(wù)。工作目標(biāo)和工作任務(wù)不 明確檢查項(xiàng)目成員對負(fù)責(zé)的工作任務(wù)和相關(guān)的工作任務(wù)的 了解情況，來發(fā)現(xiàn)是否明確自己的和團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)和 工作任務(wù)。資源的工作能力不足、 工作方法不佳檢查項(xiàng)目成員是否