合同管理技巧

1、合同管理技巧在企業(yè)經(jīng)營管理活動中， 合同已經(jīng)成為各種商業(yè)交易中常用的法 律文書，合同糾紛屢見不鮮。合同糾紛包括在合同訂立、履行等過程 中發(fā)生的各種爭議。 合同訂立是當(dāng)事人使用特定方法將彼此之間的權(quán) 利義務(wù)關(guān)系固定于一定形式之中的過程。 合同訂立遵循意思自治的原 則，即當(dāng)事人通過平等協(xié)商，自愿訂立。合同一旦生效，對合同當(dāng)事 人具有約束力，必須嚴(yán)格遵守合同條款， 否則就可能要承擔(dān)違約責(zé)任。 一個完整的合同包括：找到正確的對象、適當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)形式、明確具體 的行為及正確的執(zhí)行。一、找到正確的交易對象企業(yè)慎重選擇交易對象， 是規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險的主要手段之一。 主要 注意交易對象的主體資格及授權(quán)狀況、 交易對象

2、的資信審查及交易方 式的選擇。第一，對于交易對象的資格的審查。具體來說，交易對象是公司 的，應(yīng)注意核實營業(yè)執(zhí)照本年度是否進(jìn)行工商年檢； 公司名稱是否與 合同上所列的名稱一致； 合同約定的事項是否超出營業(yè)執(zhí)照規(guī)定的經(jīng) 營范圍；相對方的注冊資本能否與承接的業(yè)務(wù)相匹配； 相對方是否有 生產(chǎn)相關(guān)產(chǎn)品的資質(zhì)證書，是否具備相關(guān)的生產(chǎn)或經(jīng)營等方面的手 續(xù)；法定代表人的姓名；公司成立的時間；公司的地址。交易對象若 是個人（包括自然人、個體工商戶、個體獨資企業(yè)）的，需要注意核 實身份證件、工作證明情況；核實營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證以及業(yè)務(wù)所需要的特許文件等事項。如果交易方委托他人辦理的， 還應(yīng)當(dāng)注意審查授權(quán)委托

3、書， 核實 代理人的身份證明，并注意授權(quán)權(quán)限、授權(quán)事項及授權(quán)日期，必要的 應(yīng)當(dāng)與對方聯(lián)系核實真實情況。第二，對于交易對象的資信審查。一般來說，交易對象是誠信合 法經(jīng)營及履行能力、信譽(yù)方面都較強(qiáng)的，經(jīng)營風(fēng)險相對要小些。具體 說來，應(yīng)注意全面考察相對人的成立時間、經(jīng)營狀況、資產(chǎn)狀況、信 譽(yù)狀況對合同履行的影響， 可通過與對方合作過的單位或個人進(jìn)行調(diào) 查了解或者要求相對方提供與第三人簽訂的合同原件。第三，對于交易方式的選擇。選擇恰當(dāng)?shù)慕灰追绞剑?一方面有利于經(jīng)營目標(biāo)的快速實現(xiàn)， 一方 面有利于防范交易方違約賠償不能的風(fēng)險。對于交易對象為自然人 的，建議實行現(xiàn)金交易，除非交易對象愿意提供履行擔(dān)保。對于

4、交易 的對象為個體工商戶、 個人獨資企業(yè)的， 如交易方對履約沒有提供擔(dān) 保，建議實行現(xiàn)金交易；如果提供了擔(dān)保，則在合同履行中要密切注 意費(fèi)用拖欠的情況，及時采取措施。對于交易對象為公司的，可以根 據(jù)該公司的履約情況來選擇確定相對較佳的交易方式。二、適當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)形式?？陬^形式和書面形式是訂立合同最重要的兩種形式。 企業(yè)在日常 經(jīng)營活動中， 多基于交易行為內(nèi)容較為簡單， 周期較短而且能夠及時 履行，與交易方達(dá)成眾多的口頭協(xié)議。但是，由于口頭協(xié)議中，交易 雙方關(guān)于合同內(nèi)容的意思表示僅僅是停留于口頭， 一般情況下， 沒有 其他關(guān)于合同權(quán)利義務(wù)的證據(jù)，加之口頭訂立的合同內(nèi)容較為簡單， 對于合同履行中出現(xiàn)的

5、情況可能沒有約定或約定不明。 一旦交易雙方 發(fā)生糾紛，可能會面臨約定情況不清、沒有依據(jù)憑證等問題，主張權(quán) 利的一方在訴訟中可能面臨很大的舉證困難， 甚至承擔(dān)不利的法律后 果。因此建議企業(yè)日常經(jīng)營活動中，盡量選擇書面形式訂立合同。雙 方達(dá)成口頭協(xié)議的，事后也應(yīng)立即將口頭協(xié)議以書面記載的形式固 定，并讓交易對方蓋章簽字確認(rèn)。合同訂立書面形式的，首先，對于由多頁紙張組成的，應(yīng)加蓋騎 縫章，防止文件被惡意調(diào)換。其次，在交易中經(jīng)常使用的提貨單、出 庫單、貨運(yùn)單、收據(jù)等運(yùn)輸、交接憑證，應(yīng)有相關(guān)單位、負(fù)責(zé)人的蓋 章簽字。再次， 法人的意思表示最有效的憑證是蓋章，應(yīng)注意審查加 蓋的公章或合同專用章上的單位名稱

6、與營業(yè)執(zhí)照上的單位名稱是否 完全相同。最后，應(yīng)注意對合同原件的妥善保管，建立有效的存檔、 提取、復(fù)印、查詢、摘抄的合同文件管理制度。三、明確具體的行為。 合同中一般包括的條款有：當(dāng)事人的名稱或姓名和住所、標(biāo)的、 數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決辦 法，這些內(nèi)容基本構(gòu)建起交易雙方之間的合同權(quán)利義務(wù)關(guān)系。第一，對于交易的標(biāo)的物， 應(yīng)注意該標(biāo)的物首先應(yīng)明確具體并且 是法律規(guī)定可以流通的， 或雖是限制流通物但辦理了相關(guān)手續(xù)的； 其 次交易方應(yīng)當(dāng)具有對標(biāo)的物的處分權(quán)， 并且應(yīng)當(dāng)注意留存有權(quán)處分標(biāo) 的物的相關(guān)證據(jù)；再次標(biāo)的物的數(shù)量、質(zhì)量、價款及履行期限、履行地點、方式和履行費(fèi)用應(yīng)

7、在合同中明確約定。第二， 對于違約事項及責(zé)任的承擔(dān)， 可以在合同中約定如果交易 方違反合同約定的義務(wù)，承擔(dān)繼續(xù)履行、采取補(bǔ)救措施、賠償損失等 違約責(zé)任。如果合同中約定定金條款的，應(yīng)注意定金書寫必須規(guī)范； 定金的金額不得超過合同金額的 20%，超過部分是得不到法律支持的； 定金還應(yīng)當(dāng)具有實際給付的行為。 對于損害賠償?shù)馁M(fèi)用， 建議明確列 明包括律師費(fèi)、公證費(fèi)及鑒定費(fèi)，否則引起糾紛時，合同對這些費(fèi)用 沒有約定的可能得不到法院支持。 如果因交易方違約， 一方依據(jù)合同 約定單方解除合同的，行使解除權(quán)的權(quán)利時負(fù)有通知相對方的義務(wù)， 合同自通知到達(dá)對方時解除。第三，對于爭議解決的方式，交易方可以選擇協(xié)商、

8、仲裁、訴訟 等方式解決。應(yīng)當(dāng)注意的是，選擇仲裁機(jī)構(gòu)必須明確具體；提起合同 訴訟，原告住所地、被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、標(biāo)的物 所在地的法院都有管轄權(quán)， 交易方可根據(jù)有利于起訴的原則在合同中 約定管轄法院。四、正確的執(zhí)行。合同履行是合同法律關(guān)系中的債務(wù)人履行其合同義務(wù)， 債權(quán)人的 債權(quán)因此得到實現(xiàn)的過程。 合同經(jīng)過訂立而成立生效后， 即進(jìn)入履行 階段，通過履行貫徹交易雙方約定的權(quán)利和義務(wù)， 從而使合同目的得 以實現(xiàn)。企業(yè)在合同履行過程中，應(yīng)當(dāng)注意防范商業(yè)秘密被泄露的風(fēng)險； 交易方履行不能損失擴(kuò)大的風(fēng)險。第一，企業(yè)在日常經(jīng)營活動及員工管理中， 應(yīng)注意對可能涉及到的商業(yè)秘密，如圖紙、技術(shù)方案等采取必要的保密措施，對涉及商業(yè) 秘密的材料要在顯著處進(jìn)行標(biāo)注，并對該材料的使用、復(fù)制、提取、 歸還等嚴(yán)格進(jìn)行登記。第二，企業(yè)應(yīng)時刻監(jiān)測交易對方的履約情況， 當(dāng)出現(xiàn)可能導(dǎo)致合 同履行目的不能或難以實現(xiàn)的情形時， 應(yīng)及時采取有利措施， 防止損 失擴(kuò)大。但應(yīng)注意盡到通知交易方的義務(wù)， 在交易方恢復(fù)履行能力后， 企業(yè)也應(yīng)繼續(xù)履行合同。第三，注意證據(jù)的保存，建立建立嚴(yán)格的資料使用審批、催還、 歸檔制度。保存的證據(jù)包括但不限于以下 4 方面：1、證明合同成立并生效的證據(jù)。如合同書及有關(guān)補(bǔ)充協(xié)議，以 及當(dāng)事人約定納入合同內(nèi)容的有關(guān)資料。2、證明我方履行了合同義務(wù)的證據(jù)。如交付貨