受控文件編制程序

1、受控文件編制程序目的規(guī)范受控文件的編制過程，以確保其持續(xù)性的適宜性，充分性和有效性。范圍適用于公司的所有程序文件與管理文件。名詞解釋受控文件，指標識、貯存、保護、檢索和處置應予以控制的文件，根據(jù)性質(zhì)分兩個類別：程 序文件與管理文件。程序文件，指質(zhì)量管理體系直接相關的標準性規(guī)范文件。管理文件，指結(jié)合質(zhì)量管理體系運行的，各管理體系的標準性規(guī)范文件，包括但不限于財務 管理體系、人力資源管理體系。編制，包括文件的編寫、審核、審批、整理與發(fā)布，運行后的評審與更新。職責各職能組織負責編寫與本組織職能相關的文件，并定期評審與更新。管理者代表負責審核文件?？偨?jīng)理負責審批文件。資料室負責發(fā)布文件。文件編制流程圖

2、6文件編寫、審核與審批各職能組織應主動針對涉及其職能范疇的工作內(nèi)容編寫文件，形成規(guī)范化的實施標準，其可 以是：(a)本組織工作內(nèi)容的實施指導、標準；(b)本組織與其他組織間工作銜接的細則、標準。任何文件草案應由本職能組織主管審定后，進入審核、審批程序；此過程應評定該草案：(a)實施的必要性；(b)標準的精確性；c ） 細 則的嚴謹性； d）內(nèi) 容的完整性。7 文件規(guī)范整理與發(fā)放完成審批程序的草案匯總交付資料室進行規(guī)范整理：（ a） 文 件的規(guī)范格式；（ b） 文 件編號處理；（ c） ）明 確文件的生效日期；（ d） 審 定、審核與審批欄目的正式簽署。規(guī)范整理后的文件可予以正式發(fā)布， 其應在總

3、經(jīng)理或管理者代表的指導下， 針對性發(fā)放到涉及實施的職能組織。文件可以通過復制后發(fā)放，但所發(fā)放文件封面的審批欄目右下角須加蓋“資料室”印章，其每頁右上角加蓋“受控文件”印章以表明其是受控狀態(tài)的；無加蓋印章的文件被視為無效文件，不得發(fā)放。8 文件編號規(guī)格程序文件與管理文件的編號由三個部分組成：公司代碼/ 文件類別-文件順序號。質(zhì)量手冊的編號獨立于程序文件與管理文件的編號系統(tǒng)，其由三個部分組成： 公司代碼 /文件類別-版本順序號/ 年號-當年版本號。 公司代碼 為江西惟思特制冷機械有限公司的代碼：WRE。 文件類別 為：（a）程序文件：PR（ b） 管 理文件：MD；（ c ） 質(zhì) 量手冊：QM。

4、文件順序號 以三位數(shù)字組成，第一份文件以“ 001 ”開始，并順序推進，程序文件與管理文件的 文件順序號 平行使用，互不交叉。質(zhì)量手冊的 版本順序號 以三位數(shù)字組成，第一版本定為“ 001” ，并順序推進。質(zhì)量手冊的 年號 以四位數(shù)字組成，為編制質(zhì)量手冊的當年年份； 當年版本號 為單位英文字母，當年的第一版本以“ A”開始，于當年內(nèi)順序推進。9 實施運行、運行評審與更新文件實施運行后，須持續(xù)性進行運行評審，評審輸入可以是：（ a） 本 組織應用文件的實施指導、標準進行工作后的結(jié)果自我評定；（ b） 其 他組織應用文件的細則、標準，與本組織進行工作銜接后的的信息反饋；（ c ）內(nèi) 、外部審核員的

5、改進建議。經(jīng)評審結(jié)論文件內(nèi)容有不適宜、 不能充分闡明或不能有效實施的， 應啟動文件更新程序予以修改。文件的更新程序一如編寫的審批程序，完成審批程序的草案仍匯總交付資料室進行規(guī)范整理，其沿用同一文件編號，但版本號須加以變更。版本號以兩位數(shù)字組成，第一版本統(tǒng)一定為“ 01 ” ，并順序推進。10 制定記錄格式記錄是動態(tài)文件，是根據(jù)各程序文件與管理文件的實施要求，通過固化的格式對其實施過程進行記錄，以提供可追溯性與驗證。固化的記錄格式可以是表、單形式，隨相關文件的編制程序一并制定，記錄格式的修改也須啟動更新程序。記錄格式的編號規(guī)格： 相關文件編號 / 記錄格式號 ； 記錄格式號 為單位英文字母，同一文件形成的記錄格式的