紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

1、紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T31 2017、兒前言本標準按照GB/T 給出的規(guī)則起草。本標準替代DA/T 31-2005紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范。本標準與DA/T 31-2005 相比，主要技術(shù)變化如下：標題進行了修改；增強組織與管理部分的內(nèi)容， 完善數(shù)字化工作中管理相關(guān)要求；增強數(shù)字化前處理部分的內(nèi)容， 包括對實體檔案保護和檔案規(guī)范化管理方面的要求；增加數(shù)字化過程中元數(shù)據(jù)采集的要求；修改了檔案掃描部分參數(shù)要求；修改了圖像處理部分內(nèi)容，更加強調(diào)保持檔案原貌的要求；細化了數(shù)字化成果驗收的內(nèi)容；刪除原標準數(shù)據(jù)備份和數(shù)字化成果管理相關(guān)內(nèi)容。 本標準由國家檔案局提出并歸口。本標準起草單位：國家檔案局檔案科

2、學技術(shù)研究所、國家檔案局信息管理中心、國家檔案局技術(shù)部。本標準主要起草人：王良城、馬淑桂、郝晨輝、程春雨、杜琳琳、蔡偉、宋涌、王大眾、田軍、曹燕、李華峰。本標準所代替標準的歷次版本發(fā)布情況為： DA/T 31 2005。DA/T 31-2005 的發(fā)布實施，從技術(shù)標準方面對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作提出了要求，很好的促進了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作向科學化、規(guī) 范化的方向發(fā)展，在檔案信息化工作中發(fā)揮了重要作用。由于紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作所依賴的信息技術(shù)發(fā)展迅速，經(jīng)過 10年的時間，數(shù)字化設(shè)備、存儲、 網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)條件都發(fā)生了較大變化，同時，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作管理方法和管理理念等都在不斷更新、發(fā)展。因此，及時對本標準

3、進行修訂，適時調(diào)整相關(guān)要求，從檔案行業(yè)層面科學規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，具有重要的現(xiàn)實意義。標準本次修訂更加注重我國紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作自身的特點，結(jié)合目前信息技術(shù)發(fā)展的水平，提出適用于檔案行業(yè)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的規(guī)范性要求。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范1 范圍本標準規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)和管理要求。本標準適用于采用掃描設(shè)備對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工過程的管理。2 規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T 20530-2006 文獻檔案資料數(shù)字化工作導則DA/T 1 檔案

4、工作基本術(shù)語DA/T18 檔案著錄規(guī)則ISO/TR 13028 信息與文獻檔案數(shù)字化實施指南(Information and Documentation Implementation guidelines for digitization of records)3 術(shù)語和定義GB/T 20530-2006、 DA/T 1 、 DA/T 18 界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。數(shù)字化digitization利用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。數(shù)字圖像digital image表示實物圖像的整數(shù)陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。紙質(zhì)檔案數(shù)字化di

5、gitization of paper-based records采用掃描儀等設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。分辨率 resolution單位長度內(nèi)圖像包含的點數(shù)或像素數(shù)，一般用每英寸點數(shù)(dpi) 表示。4 總則各單位應根據(jù)檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素統(tǒng)籌規(guī)劃、科學開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的開展應遵循 ISO/TR 13028和 GB/T 20530提出的要求和建議。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：數(shù)字化前處理、目

6、錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交等。應采取有效的管理和技術(shù)手段，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。紙質(zhì)檔案數(shù)字化應遵循檔案管理的客觀規(guī)律，真實反映檔案內(nèi)容，最大程度地展現(xiàn)檔案原貌。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，應保存數(shù)字化項目信息、技術(shù)環(huán)境、數(shù)字化各類技術(shù)參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)元素的確定應符合ISO/TR 13028 提出的要求。應加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實體和檔案信息的安全。加工涉密檔案時，應按照涉密檔案相關(guān)保密要求開展工作。5組織與管理機構(gòu)及人員應建立紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作組織，對數(shù)字化工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施、協(xié)調(diào) 管理、安全保障、技術(shù)保障、監(jiān)督檢

7、查、成果驗收等，確保數(shù)字化工作的順利開展 應配備具有相應能力的工作人員，包括熟悉檔案業(yè)務并具有較高的調(diào)查研究水平 和良好的組織領(lǐng)導能力的管理人員，熟悉相關(guān)標準規(guī)范并能夠為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工 作各環(huán)節(jié)提供技術(shù)支持的技術(shù)人員，掌握一定數(shù)字化基礎(chǔ)知識并熟悉本職工作的操 作人員等。應通過科學規(guī)范的管理制度，對工作人員進行規(guī)范化管理。為強化數(shù)字 化工作的安全性，應加強對外聘工作人員的審核?；A(chǔ)設(shè)施應配備專用加工場地，并進行合理布局，形成檔案存放、數(shù)字化前處理、檔案著 錄、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)域。加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制不應不利于檔案實體的保護。場地內(nèi)應配 備可覆蓋全部場地的防火、

8、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監(jiān)控等安全管理的 設(shè)施設(shè)備。應合理規(guī)劃、配備和管理紙質(zhì)檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)施設(shè)備安全、先進， 能夠滿足數(shù)字化工作的需要。工作萬案應在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，制定科學合理的工作方案，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作達 到預期目標。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案應包括數(shù)字化對象、工作目標、工作內(nèi)容、成本核算、 數(shù)字化技術(shù)方法和主要技術(shù)指標、驗收依據(jù)、人員安排、責任分工、進度安排、安 全管理措施等內(nèi)容。數(shù)字化對象的確定應綜合考慮檔案的珍貴程度、開放程度、利 用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素。宜對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案進行專家論證，確保其科學、規(guī)范、合理。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案應

9、經(jīng)審批后嚴格執(zhí)行。工作方案審批結(jié)果應與數(shù)字化工 作過程中形成的其他文件一并保存。管理制度應制定科學化、規(guī)范化的管理制度，并在工作過程中嚴格執(zhí)行，以有效保障檔案 安全和紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理制度應包含崗位管理、人員管理、場地管理、設(shè)備管理、數(shù) 據(jù)管理、檔案實體管理等方面的制度。崗位管理制度主要規(guī)定數(shù)字化工作各崗位的工作目標和職責，形成明確的崗位業(yè)務流程規(guī)范、考核標準、獎懲辦法等；人員管理制度主要對人員的安全責任、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來訪登記等進行規(guī)范；場地管理制度主要對人員出入和工作場地內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)、監(jiān)控設(shè)施、現(xiàn)場物品、證件等的管理進行規(guī)范；

10、設(shè)備管理制度主要對數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設(shè)備的管理進行規(guī)范；數(shù)據(jù)管理制度主要對數(shù)字化各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的管理進行規(guī)范；檔案實體管理制度主要對檔案實體在數(shù)字化過程中的交接、管理、存放等工作進行規(guī)范。工作流程控制應依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和各類技術(shù)標準，制定相關(guān)的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化全過程進行有效的控制，確保數(shù)字化成果質(zhì)量。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程示例參見附錄A。應加強對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理。應建立完善的問題反饋機制，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程中后端環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)前端環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的問題進行及時反饋和修正。工作文件管理應根據(jù)情況制定符合實際要求的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作文件，以此加強對

11、數(shù)字化工作的管理。主要包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案、紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書、紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗收單、項目驗收報告、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果移交清單等，采取外包方式實施時，還應包括項目招標文件、投標文件、中標通知書、項目合同、保密協(xié)議等。部分工作單示例參見附錄B。應加強對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作文件的管理，明確數(shù)字化工作過程中形成的工作文件的整理、歸檔、移交等管理要求。檔案數(shù)字化外包紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作如需外包，檔案部門應從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì)；按照GB/T20530-2006 第 5 章的要求評估數(shù)字化加工企業(yè)的技術(shù)能力；從規(guī)章制度

12、的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。在項目實施過程中，應依據(jù) 檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范（檔辦發(fā) 20147 號） ，從檔案部門、數(shù)字化服務機構(gòu)、數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴格的安全管理要求。檔案部門應指派專門人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務的監(jiān)督、指導，完成質(zhì)量監(jiān)控、進度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。6 檔案出庫檔案保管部門應按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對象開展檔案調(diào)取、清點、登記等前期準備工作，并提交檔案出庫申請，經(jīng)相關(guān)責任人批準后，嚴格按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對象辦理出庫相關(guān)手續(xù)，并與數(shù)字化部門共同清

13、點無誤后，對檔案進行交接出庫。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，應設(shè)置距離數(shù)字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放紙質(zhì)檔案，并對紙質(zhì)檔案的領(lǐng)取與歸還進行嚴格管理，認真做好檢查、清點、登記等工作，確保紙質(zhì)檔案的安全。7 數(shù)字化前處理確定掃描頁原則上應將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注。編制頁號應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。重新編制頁號時，應在統(tǒng)一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內(nèi)容。書寫頁號所使用的筆、墨等不應破壞檔案原件或?qū)n案長期保存造成影響。應將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。目錄數(shù)據(jù)準備按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對照檔案原件內(nèi)容，規(guī)范

14、檔案中的目錄內(nèi)容。對需在目錄數(shù)據(jù)庫中進行標記的情況進行標記。拆除裝訂應以對紙質(zhì)檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應注意保護檔案不受損害，并對排列順序不準確的檔案進行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案，在拆除裝訂物時應采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復。技術(shù)修復破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙質(zhì)檔案，應先由專業(yè)技術(shù)人員進行技術(shù)修復。折皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應先進行壓平等相應技術(shù)處理。8 目錄數(shù)據(jù)庫建立應制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內(nèi)容要求等。目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則的制定應符合DA/T 18 對檔案著錄的要求。在紙質(zhì)檔案目錄準備與目錄數(shù)據(jù)庫建

15、立工作中均應嚴格遵守。數(shù)據(jù)庫選擇應考慮可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式，以便于數(shù)據(jù)交換。數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計應特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系，有利于紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理和利用。將紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作中對紙質(zhì)檔案目錄進行修改、補充的結(jié)果錄入數(shù)據(jù)庫，形成準確、完整的目錄數(shù)據(jù)?？刹捎糜嬎銠C自動校對與人工校對相結(jié)合的方式，對目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進行檢查，包括著錄項目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應及時進行修改。9 檔案掃描基本要求檔案掃描應根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應的掃描設(shè)備，和進行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應保證掃描后數(shù)字圖像清

16、晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。掃描設(shè)備掃描設(shè)備的選擇應特別注意對檔案實體的保護，盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設(shè)備進行數(shù)字化。超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進行掃描，也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進行圖像拼接的方式處理。分幅掃描時，相鄰圖像之間應留有足夠的重疊，并且采用標版等方式明確說明分幅方法；若后期采用軟件自動拼接的方式，重疊尺寸建議不小于單幅圖像對應原件尺寸的1/3 。應遵循相關(guān)設(shè)備的使用規(guī)律進行定期維護、保養(yǎng)。掃描色彩模式為最大限度保留檔案原件信息，便于多種方式的利用，宜全部采用彩色模式進行 掃描。頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等

17、的檔案，應采用彩色模式進行掃描。頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，也可采用黑白二值模式進行掃描。頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，也可采用灰度模式掃描。掃描分辨率掃描分辨率的選擇，應保證掃描后圖像清晰、完整，并綜合考慮數(shù)字圖像后期利用方式等因素。掃描分辨率應不小于200dpi 。如文字偏小、密集、清晰度較差時，建議掃描分辨率不小于300dpi 。如有CO喻出、仿真復制、印刷出版等其他用途時，可根據(jù)需要調(diào)整掃描分辨率。需要進行COM俞出的檔案，掃描分期率建議不小于于 300 dpi ;需要進行高精度仿真復制的檔案，掃描分辨率建議不小于600 dpi ；需要進行印刷出版的

18、檔案，可結(jié)合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨率。存儲格式紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長期保存格式為 TIFF、JPEG或JPEG200O通用格式，圖像壓 縮率的選擇可根據(jù)實際應用的需求而定。紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時，也可從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進行綜合考慮,將圖像轉(zhuǎn)換為 PD曲其他格式。同一批檔案應采用相同的存儲格式。圖像命名應以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應確保圖像命名的唯一性。建議將數(shù)字圖像存儲為單頁文件，并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。數(shù)字圖像確需存儲為多頁文件時，可采用該檔案的檔號對圖像命名。應科學建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲路徑，確保數(shù)據(jù)

19、掛接的準確性。圖像拼接對分幅掃描形成的多幅數(shù)字圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的整體性。拼接時應確保拼接處平滑地融合，拼接后整幅圖像無明顯拼接痕跡。旋轉(zhuǎn)及糾偏對不符合閱讀方向的數(shù)字圖像應進行旋轉(zhuǎn)還原。對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。裁邊如需對數(shù)字圖像進行裁邊處理，應在距頁邊最外延至少2 至 3 毫米處裁剪圖像。去污如需對數(shù)字圖像進行去污處理，以去除在掃描過程中產(chǎn)生的污點、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，應遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡。圖像質(zhì)量檢查數(shù)字圖像不完整、無

20、法清晰識別或圖像失真度較大時，應重新掃描。對于漏掃、重掃、多掃等情況，應及時改正。數(shù)字圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調(diào)整。對數(shù)字圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應重新進行圖像處理。11 數(shù)據(jù)掛接應借助相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與其對應的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進行掛接，以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。逐條對掛接結(jié)果進行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對應的準確性、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等，發(fā)現(xiàn)錯誤及時進行糾正。12 數(shù)字化成果驗收與移交驗收方式建議檔案部門成立專門的驗收組對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進行驗收。應采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結(jié)合的方式對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進行驗收檢驗。驗收內(nèi)容紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包