電子文件管理模擬卷4

1、1、文本文件是.指以ASCII 碼方式（也稱文本方式）存儲的文件，更確切地說，英文、數(shù)字等字 符 存 儲 的 是 ASCII 碼 ， 而 漢 字 存 儲 的 是 機(jī) 內(nèi)碼。2、國際檔案理事會電子文件委員會將電子文件生命周期查分為三個(gè)階段：設(shè)計(jì)、形成、和維護(hù)。3、電子文件鑒定工作的特點(diǎn)是多維性、連續(xù)性、分散性、風(fēng)險(xiǎn)性。4、電子文件內(nèi)容鑒定工作的要素是為誰鑒定、由誰鑒定、文件價(jià)值。5、在電子文件歸檔的同時(shí)，也歸檔相應(yīng)的紙質(zhì)文件，這就是雙套歸檔制。6、廣義的檢索包括存儲和查找。7、檢索語言是_根據(jù)檢索的西藥而創(chuàng)制的，表達(dá)文獻(xiàn)主題概念和檢索課題概念的人工語言8、查全率是指檢索出的相關(guān)文件與檢出的全部文

2、件的百分比。9、 電 子 文 件 載 體 主 要 可 分 為 磁 性 載 體 和 光 學(xué) 載 體 兩種。10、根據(jù)磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范的規(guī)定，磁性載體應(yīng)保管在溫度_1527攝氏度 之間，相對濕度應(yīng)在_40%-60%的范圍內(nèi)。二、名詞解釋1 、 1、電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募? 價(jià)值鑒定根據(jù)一定的方法和原則，判斷電子文件的歷史和現(xiàn)實(shí)價(jià)值，確定其保管期限，對保存期限已滿的電在文件進(jìn)行復(fù)審，并按照復(fù)審記過對電子文件作響應(yīng)處理的過程。3、邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)行件的電子文件向檔案部門移交的過程

3、4、電子文件的著錄是指通過獲取、核對、分析、組織和記錄關(guān)于文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、北京及文件系統(tǒng)的信息，準(zhǔn)確描述電子文件的過程及成果1、簡述文件生命周期理論的基本內(nèi)容。文件從其形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的運(yùn)動過程，這一過程依文件價(jià)值形態(tài)的變化可以劃分為若干個(gè)階段，文件在每一個(gè)階段因其特定的價(jià)值形態(tài)與服務(wù)對象、保存場所和管理形式之間存在一定的對應(yīng)關(guān)系2、 電子文件的特點(diǎn)是什么？一 .信息的非人工識讀性二 .系統(tǒng)的依賴性三 .信息與特定載體的可分離性四 . 信息的易變性五 .信息存儲的高密度性六 .多種信息媒體的集成性七 .信息的可操作 性3、數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的區(qū)別是什么？從（管理對象）上看從（

4、運(yùn)作方式）上看從（社會角色定位）上看4、電子文件鑒定工作的內(nèi)容是什么？電子文件的鑒別工作，電子文件內(nèi)容鑒定和技術(shù)狀態(tài)鑒定，電子文件的處置，對電子文件鑒定過程的記錄，5、 電子文件WEB 檢索的特點(diǎn)是什么？借助超級鏈接表示多種檢索途徑，檢索界面統(tǒng)一、友好，檢索系統(tǒng)相對持久穩(wěn)定，集成多種檢索技術(shù)，傳播文件、檔案管理知識2007.6.4考（ 4學(xué)分）一、名詞解釋（每小題3 分，共 12分） ：1、電子文件：是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。2、職能鑒定法：重點(diǎn)分析文件形成者的職能、計(jì)劃，所參與進(jìn)行的活動及活

5、動中的有機(jī)聯(lián)系和業(yè)務(wù)的重要性。3、電子文件宏觀管理：是指文件和檔案的行政與業(yè)務(wù)管理部門以電子文件管理為客體對象，運(yùn)用法律法規(guī)、制度辦法、規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)等對電子文件管理工作中的組織和人員加以指導(dǎo)和控制，并提供相應(yīng)的技術(shù)和條件支持，以形成有效的運(yùn)作機(jī)制和管理機(jī)制，使電子文件微觀管理工作規(guī)范化和制度化，確保電子文件完整保存的歷史責(zé)任得以實(shí)現(xiàn)。4、數(shù)字檔案館：是指在信息高速公路、數(shù)字地球、國家信息化大背景下，現(xiàn)代檔案館運(yùn)用技術(shù)革新，在信息載體、服務(wù)方式、利用方式等方面實(shí)現(xiàn)跨越。即從單個(gè)檔案館概念主體上說是一種實(shí)體檔案館，數(shù)字檔案館的建設(shè)歸根到底就是檔案館的信息化。二、簡答題（每小題8 分，共 32 分）

6、：1、建立電子文件管理學(xué)的必要性與可行性建立電子文件管理學(xué)的必要性：（ 1）建立電子文件管理學(xué)是檔案學(xué)專業(yè)人才培養(yǎng)的時(shí)代要求；（ 2）建立電子文件管理學(xué)，保護(hù)電子記憶，是檔案工作的歷史使命；（ 3）建立電子文件管理學(xué)是檔案學(xué)理論和學(xué)科建設(shè)的內(nèi)在需要。建立電子文件管理學(xué)的可行性：（ 1）有大量的電子文件管理研究文獻(xiàn)和較為成熟的理論為基礎(chǔ)；（ 2）有我國電子文件管理實(shí)踐的支持；（ 3）可借鑒國際上相關(guān)的管理理論、經(jīng)驗(yàn)和方法。2、電子文件著錄的特點(diǎn)，電子文件著錄與傳統(tǒng)文件著錄的區(qū)別答：電子文件著錄的特點(diǎn)：（ 3 分）（ 1）全要素；（ 2）全過程；（ 3）綜合性；（ 4）多級性。電子文件著錄與傳統(tǒng)文

7、件著錄的區(qū)別：（ 5 分）（ 1）著錄的目的有所拓展；（ 2）著錄的對象有所拓展；（ 3）著錄的時(shí)間發(fā)生了變化；（ 4）著錄人員發(fā)生了變化；（ 5）著錄的手段有所更新。3、電子文件保護(hù)的特點(diǎn)，磁性載體保護(hù)的措施。答： 電子文件保護(hù)的特點(diǎn)：（ 1） 電子文件的保護(hù)貫穿于電子文件整個(gè)生命周期； （ 2）電子文件的保護(hù)技術(shù)要求高，難度大；（ 3）結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性影響電子文件的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性；（ 4） 電子文件的內(nèi)容信息安全是電子文件保護(hù)的重要內(nèi)容； （ 5）電子文件保護(hù)的成本增加。（ 3 分）磁性載體保護(hù)的措施：（ 1）防止外磁場的影響；（ 2）控制好溫濕度；（ 3）保持空氣清潔；（ 4）避免強(qiáng)

8、光；（ 5）防復(fù)印效應(yīng)：（ 6）防止機(jī)械震動。（ 3 分）日常管理維護(hù)工作的具體要求有：（1）載體的存放要求：磁性載體和光盤都應(yīng)該垂直放置，避免載體的變形和疊放擠壓；保持磁盤和光盤盤片的平直，嚴(yán)禁折彎盤片。不能用手直接觸摸光盤、磁盤盤面和磁帶帶面，應(yīng)帶非棉制手套。磁帶、磁盤和光盤應(yīng)放置在專用的裝具中，保證載體裝具的潔凈無塵。（2）載體的整理要求：定期對磁帶進(jìn)行倒帶，緩解磁帶的卷繞張力，避免磁帶發(fā)霉和復(fù)印效應(yīng)。（3）載體的清潔要求：不可隨意擦拭或清洗盤片，如果盤片放置時(shí)間過長， 有灰塵可輕輕吹去；出現(xiàn)發(fā)霉現(xiàn)象，要用干凈的藥棉蘸高純度酒精擦洗盤片裸露部分，邊擦拭邊翻轉(zhuǎn)，然后放置于清潔的環(huán)境中讓酒精

9、揮發(fā)干燥后再使用。（ 2 分）4、電子文件利用的特點(diǎn)，電子文件利用系統(tǒng)的構(gòu)成。答：電子文件利用的特點(diǎn)：（ 1）電子文件不再受“孤本”的限制，一份文件可供所有需要它的人共享；（ 2）電子文件具有良好的復(fù)用性，重復(fù)利用不會留下老化的痕跡；（ 3）電子文件利用可以采用交互式，為用戶提供各種靈活的需求服務(wù)；（4）電子文件可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地利用成為可能；（ 5）電子文件可以使利用者不受時(shí)間的限制，隨時(shí)利用自己所需要的電子文件信息。（ 4 分）電子文件利用系統(tǒng)是指將電子文件利用的各個(gè)方面要素結(jié)合在一起，所形成的有機(jī)整體。構(gòu)成電子文件利用系統(tǒng)的要素有：法律法規(guī)要素、電子文件信息要素、電

10、子文件檢索系統(tǒng)要素、電子文件用戶要素以及電子文件利用安全防范要素。（ 4 分）三、論述題（16分） ：電子文件管理的指導(dǎo)思想和基本原則。答： 電子文件管理的指導(dǎo)思想：（ 1） 辯證唯物主義是電子文件管理的根本指導(dǎo)思想； （ 2）電子文件與傳統(tǒng)文件管理共存與互動的思想；（ 3）注意防止兩種傾向。一種傾向是不顧主客觀情況，認(rèn)為電子文件將要取代紙質(zhì)文件、檔案，為迎合潮流或解決庫房狹小的需要，盲目地將大量紙質(zhì)檔案電子化。另一種傾向是認(rèn)為電子文件的法律證據(jù)價(jià)值還未確立，而忽視對電子文件的管理，片面強(qiáng)調(diào)紙質(zhì)文件的管理，讓生成的電子文件處于失控狀態(tài)，這種不作為的消極態(tài)度也會造成電子文件的無法彌補(bǔ)的流失，也是

11、對歷史不負(fù)責(zé)任的做法。（ 6 分）電子文件管理的基本原則: （ 1） 全程管理原則。全程管理原則是指根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，建立一個(gè)完整的管理體系，對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理與監(jiān)控。（ 2）前端控制原則。所謂“前端控制” 是指針對電子文件的管理，要從文件形成之時(shí)甚至形成之前（即電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段）就對文件形成一直到歸檔整個(gè)過程給予全盤規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督。前端控制將文件、 檔案看成同一事物的前后兩個(gè)階段，強(qiáng)調(diào)檔案工作者要改變以往只關(guān)注“后端”的做法，將注意力放到“前端”。 （3）真實(shí)性、完整性和有

12、效性保障原則。 電子文件的真實(shí)性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。電子文件的完整性包括兩個(gè)方面的含義：一是作為記錄社會活動真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件完整齊全；二是每一份“電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損”。第一點(diǎn)就是一般文件管理的要求，第二點(diǎn)是電子文件的特殊要求。有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。（ 10 分）四、課程論文（40 分） ：論文題目自選，題目應(yīng)是電子文件管理研究中的熱點(diǎn)問題。論文字?jǐn)?shù)3000 字以上，結(jié)構(gòu)合理，文句通順，主題

13、突出，論述有特色和創(chuàng)新性，論文格式、參考文獻(xiàn)要規(guī)范。電子文件管理一、填空題1、按文件的功能分類，電子文件可分為主文件 支持性文件輔助性文件工具性文件。2、檔案館電子文件的兩種管理模式為集中式保管模式分布式保管模式。3、電子文件的鑒別工作回答了哪些文件需要鑒定的問題。4、電子文件內(nèi)容鑒定的基本方法是內(nèi)容鑒定法和職能鑒定法。5、電子文件的歸檔方式有兩種：邏輯歸檔和物理歸檔。6、按計(jì)算機(jī)處理方式，電子文件檢索可分為脫機(jī)批處理檢索和聯(lián)機(jī)檢索。7、檔案文件的檢索語方言主要包括分類檢索語言和主題檢索語言兩類。8、查準(zhǔn)率是指檢索出的相關(guān)文件與檢出的全部文件的百分比9、 磁 性 載 體 主 要 包 括 磁 帶

14、 、 軟 磁 盤 、 硬 磁 盤。10、遷移是是指將原系統(tǒng)中的電子文件向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲的方法與過程。二、名詞解釋1、 1、電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?、 前端控制以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看做一個(gè)完整的過程3、 電子文件制度是指國家為管理電子文件和電子文件工作所制定、批準(zhǔn)并實(shí)施的，人們在從事電子文件工作中必須遵守的政策、指南、規(guī)定、程序、準(zhǔn)則、方法的總稱4、元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)由電子文件系統(tǒng)自動記錄的關(guān)于文件形成時(shí)間、地點(diǎn)、人員、活動、文件系統(tǒng)、結(jié)構(gòu)及內(nèi)容等方面的具體數(shù)據(jù)4、 簡述文件生

15、命周期理論的基本內(nèi)容。文件從其形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的運(yùn)動過程，這一過程依文件價(jià)值形態(tài)的變化可以劃分為若干個(gè)階段，文件在每一個(gè)階段因其特定的價(jià)值形態(tài)與服務(wù)對象、保存場所和管理形式之間存在一定的對應(yīng)關(guān)系5、 電子文件易變性的主要原因是什么？計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對獨(dú)立性使人們對信息的增刪更改十分方便，動態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷的被自動更新或補(bǔ)充；電子文件載體性能的不穩(wěn)定性有可能造成文件信息的改變；電子信息技術(shù)的發(fā)展，新的信息編碼方案、存儲格式、系統(tǒng)軟件的不斷出現(xiàn)更是讀電子信息穩(wěn)定性的巨大沖擊。6、 我國目前主要有哪些電子文件標(biāo)準(zhǔn)？電子信息管理共用的標(biāo)準(zhǔn)，目前暫時(shí)與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標(biāo)準(zhǔn)，電

16、子文件管理特有的標(biāo)準(zhǔn)7、 電子文件編研的特點(diǎn)是什么？編研時(shí)間大為縮短，編研成品內(nèi)容更為豐富，編研成品的形式更為多樣化，編研成品的傳播方式更為方便快捷，編研工作者的組成更為復(fù)雜，更應(yīng)該注意知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。5、簡述計(jì)算機(jī)病毒的防治。教材130 頁。從管理和技術(shù)手段入手：1、預(yù)防為主、防治結(jié)合的觀念，不要心存僥幸。2、在管理上要嚴(yán)格規(guī)章制度，貫徹防毒原則。3、靈活運(yùn)用觀眾軟硬件技術(shù)，確定查殺方案電子文件管理一、填空題1、主文件是指表達(dá)作者意圖、行使職能的文件。2、根據(jù)電子文件制度的不同作用范圍，可將其區(qū)分為綜合性制度和專項(xiàng)制度。3、電子文件的雙重鑒定是以內(nèi)容鑒定為核心，以技術(shù)鑒定為保障。4、電子文件

17、處置工作主要分為兩大類：銷毀和保存。5、物理歸檔方式又可以區(qū)分為網(wǎng)絡(luò)歸檔和介質(zhì)歸檔兩種。6、按計(jì)算機(jī)處理技術(shù)分，電子文件檢索可分為布爾檢索、截詞檢索、加權(quán)檢索、原文檢索、超文本檢索。7、數(shù)據(jù)覆蓋率是電子文件網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)的評價(jià)指標(biāo)之一，是指一個(gè)電子文件 網(wǎng) 絡(luò) 檢 索 系 統(tǒng) 已 收 錄 數(shù) 據(jù) 量 和 應(yīng) 收 數(shù) 據(jù) 量 的 百 分 比8、 電 子 文 件 利 用 的 原 則 是廣泛原則、便利原則、安全原則、經(jīng)濟(jì)原則。9、遷移是是指將原系統(tǒng)中的電子文件向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲的方法與過程。10、磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范推薦最佳保管溫度為15-27 攝氏度。二、名詞解釋1、 電子文件是以代碼形式

18、記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?、電子文件的真實(shí)性是指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景經(jīng)過傳輸、遷移等吹后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。3、加權(quán)檢索在檢索時(shí)，給每一個(gè)檢索詞一個(gè)表示其重要程度的數(shù)值（即權(quán)值），然后對含有這些檢索詞的文件信息進(jìn)行加權(quán)計(jì)算，其和在規(guī)定的臨界值以上者，作為答案輸出。3、電子文件標(biāo)準(zhǔn)是按照規(guī)定的工作程序制定，經(jīng)工人權(quán)威機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)的有關(guān)電子文件制發(fā)和管理的規(guī)則，方法、技術(shù)要求等方面的規(guī)定4、 電子文件的編研根據(jù)客觀需要，對文件內(nèi)容進(jìn)行分析研究，按照一定題目，將相關(guān)文件信息加工、編輯成各種形狀的電子文件編研成品的業(yè)務(wù)工作三、簡答題1、簡述文件生命周期理論的基本內(nèi)容。文件從其形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的運(yùn)動過程，這一過程依文件價(jià)值形態(tài)的變化可以劃分為若干個(gè)階段，文件在每一個(gè)階段因其特定的價(jià)值形態(tài)與服務(wù)對象、保存場所和管理形式之間存在一定的對應(yīng)關(guān)系2、我國電子文件歸檔與管理規(guī)范中對保證電子文件的真實(shí)性提出了哪些措施？對電子文件的操作者驚醒可靠的身份識別、權(quán)限控制；設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動記錄操作實(shí)施人員、時(shí)間