某公司質(zhì)量手冊及程序文件014信息溝通管理程序

1、XXXXX有限公司 信息溝通管理程序 版本/修訂狀態(tài)： B/0 XXXXX有限公司 控制狀態(tài)：信息溝通管理程序文件編號： SJ/QP-014 文件版本： B 生效日期： 發(fā)文編號： 編制質(zhì)量部審核XXX批準XXXX1 目的建立和疏通信息流通渠道，加強信息流通接口管理，確保與公司質(zhì)量管理體系運作的相關(guān)信息能得到及時的溝通和處理。2 范圍適用于與本公司整體運作有關(guān)的各類內(nèi)外部信息溝通的管理。3 定義和術(shù)語無4 職責4.1 各部門負責工作范圍內(nèi)的企業(yè)內(nèi)外部的信息收集和整理。4.2 質(zhì)量部負責與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的信息，并做好相關(guān)傳遞、處理、匯總及保存工作。4.3 銷售部負責與市場動態(tài)相關(guān)的信息，并做好相關(guān)

2、傳遞、處理、匯總及保存工作。4.4 管理部負責與企業(yè)管理相關(guān)的信息，并做好相關(guān)傳遞、處理、匯總及保存工作。4.5 總經(jīng)理負責對信息收集、統(tǒng)籌及其在內(nèi)部溝通全過程的監(jiān)督和控制。5 程序工作流程：溝通內(nèi)容（信息）之分類信息的收集信息重要度分級信息溝通 溝通效果評價溝通改進溝通內(nèi)容（信息）的歸檔與保存5.1 溝通內(nèi)容（信息）之分類5.1.1 外部信息5.1.1.1 與產(chǎn)質(zhì)量量有關(guān)的外部信息a. 客戶、產(chǎn)品檢查機構(gòu)、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督機構(gòu)、認證機構(gòu)等檢查或監(jiān)測結(jié)果及反饋的信息。b. 產(chǎn)品標準類信息。c. 市場動態(tài)、行業(yè)動態(tài)（包括競爭對手）中與質(zhì)量相關(guān)的信息。d. 供應商的質(zhì)量信息及投訴等。e. 其它外部與產(chǎn)

3、質(zhì)量量相關(guān)的各類信息。5.1.1.2 與企業(yè)管理相關(guān)的外部信息a. 政府及有關(guān)部門頒布的與企業(yè)運作有關(guān)的信息，如法律、法規(guī)、條例等。b. 市場、行業(yè)動態(tài)（包括競爭對手）中與企業(yè)管理相關(guān)的信息。c. 與企業(yè)有合作關(guān)系的社會機構(gòu)、團體、企業(yè)的相關(guān)反饋信息。5.1.2 內(nèi)部信息a. 體系運行情況、質(zhì)量方針目標的實施情況、生產(chǎn)過程情況、產(chǎn)品檢查情況等。b. 員工對有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量的建議和意見等。c. 企業(yè)規(guī)章制度的建立、推行、運作效果等相關(guān)情況。d. 財務、人事、行政、后勤、安全、衛(wèi)生等情況。e. 員工有關(guān)企業(yè)內(nèi)部管理的建議和意見等。5.2 信息的收集信息（數(shù)據(jù)）每月收集、分析、傳遞、匯總至少一次，各部門

4、按部門職能和各運行程序的規(guī)定收集和整理相關(guān)的信息。5.3 信息重要度分級根據(jù)信息的緊急及重要程度，分為三級：A、一級數(shù)據(jù)為重要且緊急的數(shù)據(jù)，指直接影響顧客滿意度的數(shù)據(jù)；B、二級數(shù)據(jù)為不重要但緊急的數(shù)據(jù)；C、三級數(shù)據(jù)為日常信息，不需標識。數(shù)據(jù)的標識由數(shù)據(jù)收集部門在信息單的右上角打“”說明。5.4 信息溝通5.4.1 溝通方式及追蹤落實5.4.1.1 會議5.4.1.1.1 會議計劃a例行性會議b臨時性會議5.4.1.1.2 例行性會議表1：例行性會議的相關(guān)規(guī)定會議名稱周期會議目的時間主持人會議主席參加人員經(jīng)營會議季經(jīng)營計劃執(zhí)行分析及調(diào)整不定期總經(jīng)理總經(jīng)理部門經(jīng)理及以上成員管理評審會議按計劃質(zhì)量管

5、理體系運行情況及改進需求按計劃管理者代表總經(jīng)理各部門主管月例會月布置有關(guān)事項安排追蹤已布置工作及事項協(xié)調(diào)每月最后一個周末15：30總經(jīng)理總經(jīng)理各部門主管生產(chǎn)調(diào)度會周生產(chǎn)計劃及事項協(xié)調(diào)周六生產(chǎn)部經(jīng)理生產(chǎn)部經(jīng)理車間、有關(guān)主管質(zhì)量分析會重大質(zhì)量問題質(zhì)量問題分析、解決措施探討落實不定期質(zhì)量部經(jīng)理質(zhì)量部經(jīng)理車間主任以上有關(guān)主管、質(zhì)量部主要人員新產(chǎn)品開發(fā)會議按項目進度新產(chǎn)品開發(fā)相關(guān)事宜安排不定期項目組長技術(shù)部經(jīng)理項目組成員和列席人員早會天各班組內(nèi)部工作安排每日早 7：30部門主管、車間主任、組長部門主管各班組全體員工員工座談會季了解員工心態(tài)及管理、技術(shù)現(xiàn)狀不定期管理部經(jīng)理總經(jīng)理或管理部經(jīng)理根據(jù)實際情況分批

6、確定5.4.1.1.3 臨時性會議由總經(jīng)理或相關(guān)權(quán)責主管在信息溝通之必要時提議，經(jīng)總經(jīng)理或相關(guān)部門主管同意時召開。5.4.1.2 會議管理a.例行性會議如有變更，原則上應提前半個工作日通知，如無變更則不另行通知。b.臨時性會議原則上應至少提前1小時通知參加人員。c.會議參加者必須準時出席必要時填寫簽到表，因故無法到會者，事先須向主持人請假并取得許可，或派代理人出席（代理人應向主持人報備），遲到、早退者須向主持人報備，取得諒解及同意。d.會議應事先明確主題，與會人員應依據(jù)本職工作做好各種準備（包括資料、數(shù)據(jù)）。e.主持人應控制會議時程，盡量在規(guī)定的時間內(nèi)結(jié)束會議。f.會議決議的落實實施情況，應作

7、為下次會議議題之一。5.4.1.3 會議紀律a. 參會人必須清楚與會目的，簡單扼要的闡述需呈報事項；b. 在進行專項討論的時候，與會人員需圍繞主題進行；c. 會議主持人應根據(jù)討論議題，適時的控制會議時間；d. 會議中途需離席時，需向主持人說明； e. 在會議主持人宣布會議結(jié)束后，方可散會。5.4.1.4 會議決議追蹤落實。a. 會議結(jié)束后，由會議主席根據(jù)會議溝通內(nèi)容的重要程度決定是否簽發(fā)會議紀要，并分發(fā)相關(guān)部門或人員。b. 簽發(fā)會議紀要的，由會議主席指定專人對會議紀要相關(guān)內(nèi)容的落實情況進行追蹤，并匯報追蹤結(jié)果。5.4.2 計劃、報表、報告和通告溝通計劃、報表、報告和通告頻次責任部門（車間或人員

8、）呈報、主送抄送（報）月度工作計劃各部門（科、車間或人員）總經(jīng)理月度工作計劃報告總經(jīng)理生產(chǎn)報表生產(chǎn)日報日倉管員生產(chǎn)副總生產(chǎn)部生產(chǎn)月報每月倉管員總經(jīng)理、財務部生產(chǎn)副總、生產(chǎn)部質(zhì)量報表外購外協(xié)品月檢驗員質(zhì)量部經(jīng)理物管部、生產(chǎn)部自制在制品日檢驗員質(zhì)量部經(jīng)理生產(chǎn)部月質(zhì)量部經(jīng)理有關(guān)各部門交付后產(chǎn)品出現(xiàn)時銷售質(zhì)量總經(jīng)理有關(guān)各部門質(zhì)量體系運行情況內(nèi)審后管理者代表總經(jīng)理管理評審前管理者代表總經(jīng)理廢品損失報表月度生產(chǎn)部財務部或有關(guān)部門各部門產(chǎn)品開發(fā)報表開發(fā)結(jié)束項目組長生產(chǎn)部經(jīng)理總經(jīng)理工藝檢查結(jié)果每日工藝員生產(chǎn)部經(jīng)理車間主任生產(chǎn)工藝報告月度生產(chǎn)部經(jīng)理總經(jīng)理生產(chǎn)部、質(zhì)量部采購情況報表及分析月度生產(chǎn)部經(jīng)理采購部經(jīng)理總

9、經(jīng)理供應商開發(fā)及管理情況報告人事管理情況報告月度管理部總經(jīng)理行政管理情況報告后勤管理情況報告現(xiàn)場5S檢查結(jié)果月度管理部經(jīng)理生產(chǎn)部常務副總設備運行維護報表月度車間主任生產(chǎn)部動力消耗報表月度財務部倉庫報表材料報表 需要時，月度倉管員生產(chǎn)、物管、財務半成品報表生產(chǎn)、財務成品報表生產(chǎn)、業(yè)務、財務總經(jīng)理廢品月報月度財務總經(jīng)理獎罰通告必要時管理部獎罰對象根據(jù)相關(guān)規(guī)定事務通告相關(guān)部門報告要求見【各部門主管報告要求】。5.4.3 其它溝通形式溝通方式適用時機工作聯(lián)系單反映和解決行政事務方面宜用信息反饋單反映和解決質(zhì)量問題宜用總經(jīng)理信箱員工需要越級反映情況和提供意見的時候公告需要將信息告訴大部分人的時候電話時間緊迫或內(nèi)容不重要個別交談各級主管自定走訪為了解更多信息和實際情況，以及體現(xiàn)誠意時用，對內(nèi)部員工、外部的供應商、客戶、合作者均適用調(diào)查表對員工和顧客滿意度的調(diào)查5.5 溝通效果評價和溝通改進：見持續(xù)改進管理程序。5.6 溝通內(nèi)容（信息）的歸檔與保存。5.6.1 各部門均需做好信息原稿和接收信息的保管和歸檔、處置工作，屬于文件類的按文件控制程序執(zhí)行，屬于記錄類的按 記錄控制程序執(zhí)行。6