保險(xiǎn)行業(yè)案例：太平保險(xiǎn)協(xié)同辦公OA系統(tǒng)成功案例

1、太平保險(xiǎn)協(xié)同辦公OA系統(tǒng)成功案例一、用戶(hù)背景太平保險(xiǎn)有限公司創(chuàng)立于1929年，1951年與15家保險(xiǎn)公司合并重組為公私合營(yíng)的太平保險(xiǎn)公司，1956年，作為中國(guó)人民保險(xiǎn)公司的全資海外子公司專(zhuān)營(yíng)境外業(yè)務(wù)。2001年12月20日，經(jīng)中國(guó)保險(xiǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)批準(zhǔn)，太平保險(xiǎn)在中國(guó)境內(nèi)全面恢復(fù)經(jīng)營(yíng)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，成為由中國(guó)保險(xiǎn)(控股)有限公司、中保國(guó)際控股有限公司及中國(guó)工商銀行(亞洲)有限公 司持股的全國(guó)性專(zhuān)業(yè)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司，總部設(shè)在深圳。公司現(xiàn)設(shè)深圳、廣州、上海、北京等十 九家分公司，基本形成全國(guó)性的機(jī)構(gòu)布局。信息化動(dòng)因及目標(biāo)太平保險(xiǎn)的管理者一直十分重視信息化建設(shè)工作，隨著公司業(yè)務(wù)的迅猛發(fā)展， 組織機(jī)構(gòu)不斷壯

2、大，對(duì)公司內(nèi)部各級(jí)機(jī)構(gòu)內(nèi)及組織間的信息溝通提出了更高的管理要求，為適應(yīng)公司一級(jí)法人、授權(quán)經(jīng)營(yíng)的管理模式，促進(jìn)信息和知識(shí)的上傳下達(dá)，使公司管理流程規(guī)范化、戰(zhàn)略決策科學(xué)化、數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)化，公司決定選擇一套適合其發(fā)展戰(zhàn)略的協(xié)同辦公OA系統(tǒng)。通過(guò)該系統(tǒng)的實(shí)施達(dá)到：(1)各級(jí)組織內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)的電子化；(2)組織間公文流轉(zhuǎn)的自動(dòng)連接；(3)提供各級(jí)組織的信息發(fā)布渠道；(4)促進(jìn)組織知識(shí)的收集、共享和利用；(5)促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)(6)支持員工移動(dòng)辦公三、關(guān)鍵需求根據(jù)太平保險(xiǎn)信息化的整體目標(biāo)，其關(guān)鍵需求主要體現(xiàn)在：1、配合公司 “一級(jí)法人，授權(quán)經(jīng)營(yíng)”的管理模式，協(xié)同辦公OA系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)上既要保證整個(gè)系統(tǒng)的統(tǒng)一

3、性，又要考慮各級(jí)組織的管理差異，在保證信息可以在組織內(nèi)各層級(jí)縱向、橫向快捷流轉(zhuǎn)的前提下，實(shí)現(xiàn)多級(jí)授權(quán)的管理維護(hù)模式。2、總、分公司有各自的主界面，并可以相互進(jìn)入，系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)用戶(hù)的偏好，提供個(gè)性化設(shè)置功能。同時(shí)對(duì)個(gè)人信息要提供自助管理功能。3、 協(xié)同辦公OA系統(tǒng)完善的工作流引擎，可實(shí)現(xiàn)多種流向及操作控制，高度可配置，可以方便快捷的和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)的應(yīng)用相關(guān)聯(lián)。應(yīng)用中所用到的各種表單格式可以快速定義和配置，提升辦公效率。4、 通過(guò)協(xié)同辦公將業(yè)務(wù)流程的處理也納入其中，如：保單審核、理賠審批等，實(shí)現(xiàn)了高效、 快速、準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)處理能力。5、 借助協(xié)同辦公OA系統(tǒng)建立完善的信息發(fā)布及知識(shí)沉淀機(jī)制，可以實(shí)

4、現(xiàn)知識(shí)信息不同的 知識(shí)組織和共享方式。6、 通過(guò)協(xié)同辦公OA系統(tǒng)的公文管理代替紙質(zhì)公文的流轉(zhuǎn)方式，實(shí)現(xiàn)各組織內(nèi)公文流轉(zhuǎn)的電子化，規(guī)范公司內(nèi)公文管理的相關(guān)流程和制度，提高公文流轉(zhuǎn)的效率和效果。7、 通過(guò)協(xié)同辦公OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部不同組織間公文交換的電子化，并達(dá)到公文流轉(zhuǎn)的一體化即組織間公文往來(lái)要和內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)流程相關(guān)聯(lián)，提升組織間公文交換的實(shí)效 性、安全性和可跟蹤性。8、 對(duì)于公司文書(shū)檔案，實(shí)現(xiàn)公文檔案一體化管理，其管理的文書(shū)檔案來(lái)自于公文管理和手工補(bǔ)錄的文件，實(shí)現(xiàn)電子化標(biāo)準(zhǔn)的歸檔文件整理。9、 整個(gè)協(xié)同OA辦公系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)和郵件系統(tǒng)、即時(shí)通訊系統(tǒng)、FAX系統(tǒng)的用戶(hù)及應(yīng)用集成， 可以通過(guò)手機(jī)短信

5、實(shí)現(xiàn)用戶(hù)待辦事宜的提醒及簡(jiǎn)單批復(fù)。10、實(shí)現(xiàn)集團(tuán)資產(chǎn)統(tǒng)一管理，并對(duì)采購(gòu)實(shí)行流程化管理和預(yù)算管理。四、解決方案管理軟件不單單是軟件與技術(shù)的問(wèn)題，很重要的從企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)與管理方法上去完善。泛微在太平保險(xiǎn)協(xié)同辦公OA平臺(tái)解決方案中仔細(xì)考慮到如何改善企業(yè)的管理方法，建立一定的應(yīng)用基礎(chǔ)，保證太平保險(xiǎn)公司的信息化順利實(shí)施和達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)?；诜何f(xié)同管理平臺(tái)（e-cology）的協(xié)同辦公（OA系統(tǒng)解決方案，通過(guò)七個(gè)關(guān)聯(lián)模塊搭建了虛擬化的企業(yè)組織，以人力資源為核心，工作流程為血脈帶動(dòng)整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸、功能應(yīng)用的協(xié)同運(yùn)作，針對(duì)太平保險(xiǎn)信息化發(fā)展戰(zhàn)略和目前規(guī)劃的目標(biāo)，搭建出融合企業(yè)制度與文化的高效信息化辦公系

6、統(tǒng)，解決企業(yè)實(shí)際辦公過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題, 效率。提升公司整體辦公泛微協(xié)同辦公（OA）平臺(tái)解決方案：在信息化的輔助下企業(yè)組織模式應(yīng)該是一種適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要以業(yè)務(wù)過(guò)程為中心、適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展變化、滿(mǎn)足迅速?zèng)Q策需要（以敏捷為特點(diǎn)）和內(nèi)部與外部自由交流的一種網(wǎng)絡(luò)化的組織， 這種組織結(jié)構(gòu)可以使各個(gè)部門(mén)之間根據(jù)業(yè)務(wù)過(guò)程的需要進(jìn)行自由交流。這種組織結(jié)構(gòu)不僅具有市場(chǎng)適應(yīng)能力，而且還有自我發(fā)展和自我完善能力。而要實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)由職能部門(mén)性向網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)換，必須實(shí)現(xiàn)企業(yè)組織的“EAI”，進(jìn)行組織的橫向和縱向集成，打破企業(yè)及其職能部 門(mén)之間的三維障礙一一橫向障礙、縱向障礙、夕卜部障礙。1、橫向的企業(yè)集成橫向的企業(yè)集成是指支

7、持業(yè)務(wù)過(guò)程的不同功能領(lǐng)域的部門(mén)和應(yīng)用系統(tǒng)之間的集成，消除職能之間、部門(mén)之間、產(chǎn)品線之間或地理位置之間的界限。這種橫向集成可以看作是“煙囪式”的企業(yè)部門(mén)之間的橫向連接， 橫向集成就是要消除部門(mén)之間的障礙，各個(gè)部門(mén)之間自由通信，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程的支持。2、縱向的企業(yè)集成縱向的企業(yè)職能部門(mén)集成是指在不同的控制和管理層的系統(tǒng)之間的集成，打破企業(yè)上下級(jí)之間的交流障礙。由于以前很多組織領(lǐng)導(dǎo)層次劃分成一種金字塔形，上下級(jí)之間具有明顯的等級(jí)關(guān)系，縱向集成的目的就是為了實(shí)現(xiàn)上下級(jí)系統(tǒng)之間的關(guān)系和諧和交流暢通，以便共同分享企業(yè)信息，對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程中的一些問(wèn)題迅速作出決策。橫向集成和縱向集成使企業(yè)內(nèi)部組織變成一個(gè)開(kāi)放的“

8、魔方”式結(jié)構(gòu)，企業(yè)的各個(gè)面向面向過(guò)程的職能部門(mén)通過(guò)業(yè)務(wù)過(guò)程貫穿起 來(lái)。3、與外部的集成太平保險(xiǎn)公司由于客戶(hù)比較多的是一些商戶(hù)，考慮將外部資源（合作伙伴、供應(yīng)商、商戶(hù)等）通過(guò)門(mén)戶(hù)的方式將外部的資源也納入到系統(tǒng)中。通過(guò)企業(yè)組織的橫向集成、縱向集成和外部集成，企業(yè)在組織形態(tài)變成了結(jié)構(gòu)扁平化、網(wǎng)絡(luò)化，決策方面實(shí)現(xiàn)分散化、實(shí)時(shí)化，部門(mén)之間和上下級(jí)關(guān)系緊密化和協(xié)調(diào)化，與供應(yīng)商、合作伙伴和商戶(hù)的關(guān)系開(kāi)放化。這樣的組織將是一個(gè)有生命的能夠自我適應(yīng)外部市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的生態(tài)型的組織，同時(shí)也是泛微協(xié)同管理平臺(tái)(e-cology )的價(jià)值所在。太平保險(xiǎn)公司協(xié)同管理平臺(tái)總體框架圖如下:在基于e-cology的太平保險(xiǎn)辦公

9、信息系統(tǒng)中，具體的一個(gè)業(yè)務(wù)應(yīng)用實(shí)現(xiàn)都是通過(guò)若干基礎(chǔ) 模塊的組合應(yīng)用來(lái)實(shí)現(xiàn)，如：新聞公告，相應(yīng)的文檔通過(guò)“知識(shí)文檔模塊(e-document)”來(lái)保存，審批通過(guò)“工作流模塊(e-workflow)”來(lái)實(shí)現(xiàn)，相關(guān)的作者的信息可以通過(guò)“人力資 源模塊(e-hrm)來(lái)管理。具體實(shí)現(xiàn)方案：一、系統(tǒng)權(quán)限分級(jí)管理太平保險(xiǎn)屬于大型企業(yè)管理集團(tuán)，“一級(jí)法人，授權(quán)經(jīng)營(yíng)”決定了太平保險(xiǎn)對(duì)“集中管理、0A太平保險(xiǎn)公司辦公自動(dòng)化泰疏蓉體框架亍平臺(tái)知識(shí)管理分散經(jīng)營(yíng)”管理模式的認(rèn)同，所以也正使得公司的協(xié)同辦公(OA系統(tǒng)建設(shè)必須滿(mǎn)足上述需求：采用分布-集中的架構(gòu)是很好的方式，集團(tuán)每一個(gè)下屬單位都是很大的公司而且獨(dú)立性也比較強(qiáng)

10、，采用此種方式就需要讓下屬公司像管理好自己的業(yè)務(wù)一樣能夠自己管理好自己的系統(tǒng)，同時(shí)又可以減少對(duì)公司之間帶寬的壓力。對(duì)于多個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)管理，主要集中在上級(jí)單位下發(fā)文件，系統(tǒng)能夠自動(dòng)識(shí)別和判斷數(shù)據(jù)發(fā)送的目的系統(tǒng)，以及響應(yīng)的數(shù)據(jù)查詢(xún)處理權(quán)限。在采用“集中管理、分散經(jīng)營(yíng)”管理模式的同時(shí)，意味著必須給下屬公司足夠的權(quán)限來(lái)管理 自己的系統(tǒng)。因此分級(jí)管理在企業(yè)中也占有非常重要的地位，通過(guò)分級(jí)管理，可以方便和允許下屬公司機(jī)構(gòu)管理員來(lái)管理自己的系統(tǒng)數(shù)據(jù)；分級(jí)管理從大的方面來(lái)看應(yīng)該包括：系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)、人員、角色、權(quán)限等系統(tǒng)層面的權(quán)限分級(jí)；流程維護(hù)的權(quán)限分級(jí)；知識(shí)文檔維護(hù)的權(quán)限分級(jí)；項(xiàng)目管理的權(quán)限分級(jí)；資產(chǎn)管理

11、的權(quán)限分級(jí)。但是整個(gè)分級(jí)管理應(yīng)該是一個(gè)很復(fù) 雜的功能，權(quán)限的分發(fā)和回收必須要做到精準(zhǔn)和安全。二、訪問(wèn)統(tǒng)一及個(gè)性化以信息門(mén)戶(hù)的形式，提供給太平保險(xiǎn)公司一個(gè)集成了企業(yè)內(nèi)、外部的信息、資源和應(yīng)用的“窗口”，使員工、客戶(hù)和合作伙伴能夠從單一的WEB!道訪問(wèn)其所需的個(gè)性化信息，以及個(gè)性化的應(yīng)用，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息的高度集成和業(yè)務(wù)的快速響應(yīng)。它滿(mǎn)足不同用戶(hù)群的需求，用戶(hù)群可以分級(jí)別、分權(quán)限，從任何地方、任何時(shí)間進(jìn)入系統(tǒng)。并根據(jù)自己相關(guān)的應(yīng)用和信息，將門(mén)戶(hù)信息個(gè)性化定義， 迅速獲取和自身相關(guān)的信息并執(zhí)行權(quán)限允許范圍內(nèi)的操作。三、工作流程管理泛微協(xié)同管理平臺(tái)(e-cology )提供一個(gè)獨(dú)立的工作流程引擎， 實(shí)

12、現(xiàn)工作流程與其他模塊之 間的協(xié)助和交流。作為一個(gè)單獨(dú)的工具，可以與其他模塊可以進(jìn)行互動(dòng)， 為其它模塊的信息 載入和載出并保持不同功能塊之間信息的協(xié)同。通過(guò)工作流的方式將企業(yè)的整個(gè)管理工作全部帶動(dòng)起來(lái)，形成一個(gè)整體。通過(guò)工作流的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)企業(yè)的無(wú)紙化辦公，實(shí)現(xiàn)對(duì)外部分支機(jī)構(gòu)的信息共享以及協(xié)同的工 作。流程的自定義實(shí)現(xiàn)：1）、 工作流的類(lèi)型太平保險(xiǎn)公司的工作流類(lèi)型主要是三個(gè)方面的內(nèi)容，泛微也按照三個(gè)方面的內(nèi)容建設(shè)太平保險(xiǎn)公司的內(nèi)部審批流程：.單純的企業(yè)行政管理上的流程。主要表現(xiàn)在綜合人事類(lèi)的如收發(fā)文管理、檔案方面的流程、人事方面的調(diào)動(dòng)、招聘、培訓(xùn)方面的流程。此類(lèi)流程注重這個(gè)過(guò)程本身，而不是流程結(jié)束之

13、后的數(shù)據(jù)結(jié)果而且與業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒(méi) 有必然的聯(lián)系。因此，泛微針對(duì)此類(lèi)流程非常靈活的流程設(shè)置，具有平行會(huì)簽、二次加簽、 傳閱、流程的重定義等。完善這個(gè)流程的過(guò)程管理。作為企業(yè)的核心的流程。此類(lèi)流程是有企業(yè)業(yè)務(wù)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)有關(guān)，因此，流程的關(guān)聯(lián)性就很強(qiáng)了。例如，當(dāng)太平保險(xiǎn)公司市場(chǎng)管理一旦簽定合同，那他就會(huì)觸發(fā)其他相關(guān)的采購(gòu)、設(shè)計(jì)、與質(zhì)量等。因此， 泛微加強(qiáng)了流程的關(guān)聯(lián)性與數(shù)據(jù)的連續(xù)性。無(wú)形中也需要加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)同工作，通過(guò)工作的流程讓相關(guān)的部門(mén)與人圍繞項(xiàng)目或業(yè)務(wù)展開(kāi)。在流程定義的時(shí)候就可以建立流程與那些功能或信息有關(guān)， 到一個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候，與這個(gè)項(xiàng)目有關(guān)的合同的審批流程、 批流程、與這個(gè)項(xiàng)目有的采

14、購(gòu)的流程都可以被迅速的找出。都是最后歸結(jié)到這個(gè)項(xiàng)目上去。作為輔助或支撐核心流程的流程這類(lèi)流程兼顧有以上兩類(lèi)流程的特色。2）、 流程表單的字段定義：太平保險(xiǎn)公司可以根據(jù)自己的需要來(lái)增加或編輯流程中各種表單所需的字段;3）、 流程表單的定義表單的定義將分開(kāi)三個(gè)部分構(gòu)件表單的樣式在工作流設(shè)置功能中可以定義根據(jù)太平保險(xiǎn)公司自身的流程表單樣式。而且不需要任何的代碼編寫(xiě)。表單內(nèi)容的自定義提供了龐大的字段庫(kù)（字段庫(kù)可以根據(jù)太平保險(xiǎn)公司來(lái)定義），完全可以滿(mǎn)足太平保險(xiǎn)公司的定義要求。與那些流程有關(guān)聯(lián)。例如當(dāng)你找 與這個(gè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)研發(fā)過(guò)程中的審而且所有這些與項(xiàng)目有關(guān)的數(shù)據(jù)對(duì)表單本身的安全控制。由于太平保險(xiǎn)公司的特

15、殊企業(yè)性質(zhì)，因此，泛微將安全控制到了字段一級(jí)，所有的表單權(quán)限可以定義到表單一級(jí)，在不同的審批接點(diǎn)上表單展現(xiàn)的內(nèi)容都是不一樣的。4）、流程的定義運(yùn)用工作流定義工具完成圖形化的流程編輯，包括流程的監(jiān)控。5）、流程的統(tǒng)計(jì)工作流程模塊可以為所有流程靈活定制各類(lèi)數(shù)據(jù)報(bào)表。6）、流程的監(jiān)控流程監(jiān)控模式比較完善， 不但可以查看整個(gè)文件流轉(zhuǎn)的信息，也可以查看目前流程的處理信息，如流程處理人員時(shí)候看過(guò)、是否處理、或則是否既沒(méi)有看過(guò)也沒(méi)有處理過(guò)。7）、圖形化的流程設(shè)置在工作流中用戶(hù)可以通過(guò)圖形化的流程設(shè)置。四、知識(shí)管理根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)不同，建立分類(lèi)的企業(yè)知識(shí)庫(kù)，形成企業(yè)的知識(shí)地圖，將人員、流程和業(yè)務(wù)知識(shí)緊密集成在一

16、起。知識(shí)庫(kù)在文檔分類(lèi)、文檔屬性定義等方面有比較強(qiáng)的功能。建立太平保險(xiǎn)公司知識(shí)庫(kù)：按業(yè)務(wù)分類(lèi)的共享知識(shí)庫(kù)（主要是管理信息和相關(guān)的參考信息）合同管理（和工作流結(jié)合）規(guī)章制度，包括員工手冊(cè)、制度、公文、公司的歷史、福利政策公告新聞，包括內(nèi)部公告、通知及內(nèi)部新聞、外部新聞公司大事記、公司介紹知識(shí)地圖賀卡庫(kù)培訓(xùn)課件共享，建立完善的企業(yè)員工自助培訓(xùn)功能員工天地、在線培訓(xùn)資料共享電子刊物：管理由內(nèi)部和外部信息組成的企業(yè)內(nèi)部電子刊物的管理和查詢(xún)；外部公共信息：提供郵政編碼、國(guó)家/地區(qū)電話區(qū)號(hào)、列車(chē)時(shí)刻表、航班信息、公共交通等方面信息的查詢(xún)，支持從指定網(wǎng)址下載相關(guān)指定信息并移植到Portal中的功能；五、行政辦

17、公管理結(jié)合e-cology的知識(shí)管理、人力資源管理、資產(chǎn)管理、工作流程管理、客戶(hù)管理、財(cái)務(wù)管理、報(bào)表中心來(lái)實(shí)現(xiàn)太平保險(xiǎn)公司的行政辦公需求。所有在辦公自動(dòng)化中的收、發(fā)文、合同管理、預(yù)結(jié)算管理、采購(gòu)管理、檔案管理、日程管理、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、短消息管理、 郵件管理、各類(lèi)報(bào)表等都可通過(guò)e-cology的相應(yīng)模塊協(xié)同完成。收、發(fā)文、合同管理、內(nèi)部文件管理、檔案管理在運(yùn)用了知識(shí)管理、客戶(hù)管理以及工 作流程管理；預(yù)結(jié)算管理、采購(gòu)管理可通過(guò)財(cái)務(wù)管理模塊實(shí)現(xiàn)，對(duì)部門(mén)及個(gè)人可進(jìn)行部門(mén)預(yù)結(jié)算、 結(jié)合工作流程實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、借款及采購(gòu)管理。日程安排、工作計(jì)劃、總結(jié)與泛微的人力資源、項(xiàng)目管理、工作流以及與產(chǎn)品數(shù)據(jù)管

18、理中的項(xiàng)目管理，進(jìn)行互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的多源化；短消息與郵件都是結(jié)合在工作流程中，也可以單獨(dú)使用；在行政辦公管理中還包括會(huì)議管理、培訓(xùn)管理。其中會(huì)議管理以及培訓(xùn)管理又與人力 資源以及知識(shí)管理來(lái)互動(dòng)完成；資產(chǎn)管理也歸結(jié)到行政辦公管理功能中，實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公設(shè)備以及太平保險(xiǎn)公司固定資產(chǎn)以及會(huì)議、車(chē)輛的管理、圖書(shū)資料、證照管理、辦公用品管理等；六、公文管理作為現(xiàn)代辦公的其本功能，為用戶(hù)提供了較為完整的一套辦公室常用的公文處理流轉(zhuǎn)系統(tǒng)。行政辦公按文檔類(lèi)別可分為收文管理、發(fā)文管理、檔案管理、簽報(bào)管理、用印管理和任務(wù)督辦。因此太平保險(xiǎn)公司的收發(fā)文、檔案管理、公告等都?xì)w結(jié)到行政辦公中。用戶(hù)可在系統(tǒng)的工作流中進(jìn)行公文的

19、起草、流轉(zhuǎn)、編輯、簽發(fā)、登記、歸檔、等操作，從而 實(shí)現(xiàn)太平保險(xiǎn)公司辦文的自動(dòng)化。收文管理、發(fā)文管理和檔案管理的協(xié)同運(yùn)作，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)文檔的一體化管理。收文管理收文管理的功能主要是以電子文檔的形式處理和記載上級(jí)公文、平級(jí)來(lái)文等公文，然后通過(guò)e-cology系統(tǒng)來(lái)代替以前的辦理模式。從而提高了辦文的運(yùn)轉(zhuǎn)速度、公文辦理信息的完整性，用戶(hù)可根據(jù)公文的登記日期、緩急程度、當(dāng)前流轉(zhuǎn)狀態(tài)、當(dāng)前處理人員快速有效地找到相關(guān)文檔做相應(yīng)操作。 t*M4 U1MBU aMAIJMII13UMfiM令aML 5,MSDWT . w MMMflO】*. i.M辱MUH12MM& M Mae-、dffcU MftNM

20、4 J記的內(nèi)容包括收文主題、收文來(lái)源、收文分類(lèi)、收文編號(hào)（系統(tǒng)根據(jù)分類(lèi)自動(dòng)生成）、緩急程度、密級(jí)性、登記員、起草時(shí)間、文件內(nèi)容和附件，以及收文流轉(zhuǎn)的流程名稱(chēng)等信息。在收文登記時(shí)，有些登記項(xiàng)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成，有些登記項(xiàng)已經(jīng)提供了標(biāo)準(zhǔn)信息供您選擇，有些登記項(xiàng)系統(tǒng)會(huì)提供一些智能化的提示，這樣就提供用戶(hù)使用方便， 遵循本系統(tǒng)處處從用戶(hù)角度出發(fā)的原則。流程管理員可根據(jù)需要， 將流轉(zhuǎn)中的文檔重置到流程的任何一個(gè)節(jié)點(diǎn)，再進(jìn)行流轉(zhuǎn)，從而提高了流程的應(yīng)變能力。若收文流轉(zhuǎn)過(guò)程中超過(guò)了設(shè)定的辦文時(shí)限，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將催辦信息發(fā)送到當(dāng)前處理人員的待辦事宜，提醒用戶(hù)及時(shí)辦理公文。具有發(fā)布權(quán)限的用戶(hù)，可把有些已辦理完成的收文發(fā)

21、布到“信息發(fā)布”模塊中，并設(shè)定有權(quán)限查看該文件的用戶(hù)，使文件發(fā)揮它應(yīng)有的作用。在整個(gè)收文流轉(zhuǎn)過(guò)程中， 收文每經(jīng)過(guò)一個(gè)節(jié)點(diǎn)， 系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄每個(gè)節(jié)點(diǎn)的處理人員，處理時(shí)間，處理信息等，讓用戶(hù)更清晰地了解當(dāng)前收文的日志信息。有“收文歸檔員”權(quán)限的用戶(hù)可把已流轉(zhuǎn)結(jié)束的收文歸檔到“檔案管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，歸檔員可 以單個(gè)歸檔，也可以批量歸檔，一次性處理多個(gè)文檔。發(fā)文管理發(fā)文管理主要是處理內(nèi)部制定的或外來(lái)文件轉(zhuǎn)發(fā)的公文，起草的電子文件一般需逐級(jí)通過(guò)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批和修改，最后提交相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)并登記歸檔。真正實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦工，將傳統(tǒng)手工的、繁瑣的公文處理轉(zhuǎn)為輕松的計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)辦公，安全、可靠、省時(shí)、省力，使辦公人

22、員徹底從傳統(tǒng)辦公模式中解脫出來(lái)。在系統(tǒng)設(shè)置中被賦予 “發(fā)文起草員”的角色或人員有起草發(fā)文的權(quán)限。起草的內(nèi)容大致有發(fā)文主題、發(fā)文分類(lèi)、發(fā)文編號(hào)（系統(tǒng)根據(jù)分類(lèi)自動(dòng)生成）、起草人、起草時(shí)間、發(fā)文正文和附件，以及發(fā)文流轉(zhuǎn)的流程名稱(chēng)等信息。在系統(tǒng)設(shè)置中被賦予 “收文登記員”的角色或人員可以將來(lái)文掃描或直接手工輸入。收文登起草員確認(rèn)文件起草完成后，進(jìn)入審批，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)審批的流程把發(fā)文自動(dòng)流轉(zhuǎn)到相應(yīng)的處理人員處。發(fā)文審批過(guò)程中的人員可以從待辦事宜獲悉待審批信息，并直接打開(kāi)文檔。根據(jù)系統(tǒng)管理員賦予的權(quán)限，進(jìn)行修改正文，添加意見(jiàn)，繼續(xù)流轉(zhuǎn)，結(jié)束流轉(zhuǎn)，傳閱文檔、電子簽名等操作。編輯文件時(shí)，系統(tǒng)可記錄并區(qū)別多個(gè)不同

23、的人對(duì)文件的修改印記。系統(tǒng)提供電子簽名以提高審批文件的安全性。系統(tǒng)將權(quán)限設(shè)置細(xì)化，所有發(fā)文的登記也可以定義在流程中的任意一個(gè)節(jié)點(diǎn)，真正實(shí)現(xiàn)了流程的自定義。發(fā)文登記員可對(duì)已流轉(zhuǎn)完畢的發(fā)文進(jìn)行意見(jiàn)匯總，匯總后的意見(jiàn)獨(dú)立成文，查看方便。檔案管理太平保險(xiǎn)公司可以根據(jù)案卷類(lèi)別的不同，在知識(shí)管理庫(kù)建立需要的案卷庫(kù)。并可供普通用戶(hù)進(jìn)行網(wǎng)上借閱，實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)借閱的模式。 還不僅提供用戶(hù)以案卷為單位進(jìn)行借閱，也可以只借閱案卷中的一個(gè)或多個(gè)文件。所有收、發(fā)文管理模塊中的文檔經(jīng)歸檔員歸檔后都會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)移到檔案管理的已歸檔文件中，并根據(jù)來(lái)源進(jìn)行自動(dòng)分類(lèi)。檔案管理員也可在以歸檔文件窗口中，進(jìn)行獨(dú)立歸檔（如，將以前的文件錄

24、入系統(tǒng)）。檔案管理員可對(duì)各案卷中的文件進(jìn)行調(diào)整（如，將案卷中的文件移出），還可決定每個(gè)案卷在封卷后的借閱情況 （如，是否可對(duì)外借閱； 借閱到案卷一級(jí)還是案卷中的文檔一級(jí)；借閱對(duì)象是系統(tǒng)中的所有人員還是部分人員等）。檔案管理員還有權(quán)設(shè)定案卷可借閱的范圍，即可以指定案卷可借閱的人員/角色/部門(mén)。案卷管理員可將案卷中的一個(gè)或多個(gè)文件發(fā)布到信息發(fā)布數(shù)據(jù)庫(kù)中。案卷管理員的發(fā)布權(quán)限，可在系統(tǒng)設(shè)置中設(shè)置發(fā)布員及其權(quán)限時(shí)設(shè)定。系統(tǒng)提供借閱管理的窗口，在此檔案管理員可查看普通用戶(hù)提交的借閱申請(qǐng)，并執(zhí)行審批（如，同意、拒絕等相關(guān)操作），同時(shí)也可添加個(gè)人意見(jiàn)（如，關(guān)于借閱時(shí)間的長(zhǎng)短可協(xié)商 后再?zèng)Q定）。提供一般用戶(hù)借

25、閱案卷或文件的列表（列表分案卷一級(jí)和文檔一級(jí)），用戶(hù)在未提出借閱申請(qǐng)前，只能看到案卷或文檔的標(biāo)題，只有在提出借閱申請(qǐng)并得到管理員同意后,才有權(quán)限查看到案卷或文件的具體內(nèi)容。用戶(hù)在借閱期限內(nèi)，查看完相關(guān)的案卷或文件后，可自行歸還。若用戶(hù)未及時(shí)歸還，系統(tǒng)會(huì) 自動(dòng)發(fā)出提示郵件， 催促用戶(hù)歸還，并可設(shè)定催還的間隔期限，如每2天發(fā)送一封郵件。系統(tǒng)管理員也可主動(dòng)收回借閱權(quán)限。若用戶(hù)到時(shí)仍想借閱，可填寫(xiě)續(xù)借申請(qǐng)單。申請(qǐng)續(xù)借該案卷或文件，需經(jīng)管理員審批通過(guò)后才有繼續(xù)借閱的權(quán)限。合同管理對(duì)草擬的合同的專(zhuān)門(mén)管理，利用工作流定義功能，定義“草擬”等環(huán)節(jié)，系統(tǒng)自動(dòng)傳至有關(guān)員工的“待辦事宜”中審批處理、編號(hào)、打印正本(

26、標(biāo)準(zhǔn)文本則直接填制)、對(duì)方蓋章、公司蓋章、分發(fā)、辦結(jié)后自動(dòng)電子歸檔(歸入檔案管理中)，并做到對(duì)合同執(zhí)行的監(jiān)控(如付款、對(duì)合同對(duì)方的評(píng)價(jià)、到期前的續(xù)約提醒、續(xù)約情況等等)，有提示功能。七、預(yù)、結(jié)算及報(bào)銷(xiāo)e-cology系統(tǒng)預(yù)、結(jié)算及包銷(xiāo)功能是以財(cái)務(wù)管理模塊(e-Financials)為主線，協(xié)同工 作流模塊(e-Workflow)”、“知識(shí)文檔模塊(e-Docuument)”、“人力資源模塊(e-HRM) ”提供下 屬和財(cái)務(wù)、審批人可查詢(xún)借款及支付情況查詢(xún)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)預(yù)算的電子化審批。包括：對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行集中管理獲得對(duì)企業(yè)績(jī)效宏觀和微觀上的認(rèn)識(shí)預(yù)算和實(shí)際支出的比較提供各類(lèi)固定及自定義之財(cái)務(wù)報(bào)告集成

27、其它的財(cái)務(wù)系統(tǒng)向管理層展現(xiàn)公司情況協(xié)同性：找到某個(gè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，就能找到與這個(gè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)的所有信息(客戶(hù)/其它財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)/項(xiàng)目/資產(chǎn)/計(jì)劃/流程/文檔/人員)具體表現(xiàn)為：通過(guò)工作流管理實(shí)現(xiàn)所有的財(cái)務(wù)相關(guān)流程都可以可以通過(guò)工作流的方式進(jìn)行流轉(zhuǎn)，包括：預(yù)算審批、借款、商戶(hù)結(jié)算等；通過(guò)知識(shí)管理功能，管理人員相關(guān)的合同，客戶(hù) 相關(guān)資料；通過(guò)人力資源管理結(jié)合財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)人員占用資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)和相關(guān)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)。八、 郵件、短消息、即時(shí)通信以及傳真系統(tǒng)的運(yùn)用郵件協(xié)同管理平臺(tái)(e-cology)運(yùn)用所有遵循POP3/SM勒、議的郵件服務(wù)器，與主流的ExchangeLotus notes等結(jié)合在一起。直接可以在系統(tǒng)上收發(fā)郵

28、件，不需要再次進(jìn)行客戶(hù)的端的安裝，直接可以在系統(tǒng)上收發(fā)郵件。短消息、即時(shí)通信工具短消息功能將郵件系統(tǒng)和e-cology系統(tǒng)的功能和應(yīng)用擴(kuò)展到員工以及客戶(hù)的手機(jī)上，滿(mǎn)足 了廣大用戶(hù)對(duì)移動(dòng)辦公的需求。例如：?jiǎn)T工可以通過(guò)系統(tǒng)與同事或者客戶(hù)進(jìn)行手機(jī)短消息通信；也可以通過(guò)手機(jī)發(fā)送、接收和回復(fù)短信到接收者的郵件系統(tǒng)；通過(guò)郵件和手機(jī)短信的互通實(shí)現(xiàn)移動(dòng)狀態(tài)下的工作流程通知和待辦事宜提醒。目前并已實(shí)現(xiàn)與騰迅RTX集成，實(shí)現(xiàn)即時(shí)通信、在線信息提醒、傳輸文件、以及視頻會(huì)議等功能。與傳真系統(tǒng)集成，可以直接在協(xié)同辦公OA系統(tǒng)上收、發(fā)傳真。九、 資產(chǎn)管理以e-cology的資產(chǎn)管理(e-Logistics)為主線，協(xié)同工

29、作流管理知識(shí)文檔管理“人力資源管理”來(lái)實(shí)現(xiàn)資源利用的管理，所有的借用、維修、各種申請(qǐng)都可以通過(guò)工作流的方式進(jìn)行流轉(zhuǎn)；通過(guò)知識(shí)管理功能，管理資源相關(guān)的原始資料，如：發(fā)票、采購(gòu)合同、維 修卡等；結(jié)合人力資源實(shí)現(xiàn)人員占用資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)。十、企業(yè)文化制度、人與組織的協(xié)同發(fā)展企業(yè)文化的管理要關(guān)注人、 規(guī)章制度兩個(gè)方面的內(nèi)容， 泛微根據(jù)對(duì)“企業(yè)文化”需求的理解，主要采用e-cology的“知識(shí)文檔模塊”實(shí)現(xiàn)，與“工作流模塊”和“人力資源模塊”協(xié)同。為知識(shí)搜集和沉淀、積累、傳遞為主要目標(biāo)的過(guò)程。建立知識(shí)管理模塊，將太平保險(xiǎn)公司內(nèi)部所有已經(jīng)沉淀下來(lái)的文檔按照一定的組織或類(lèi)別按照一定的權(quán)限控制進(jìn)行整理和規(guī)范使用。在管

30、理上太平保險(xiǎn)公司的管理層應(yīng)該從管理方式上做出制定，要求所有的員工將所有有用的文檔按照一定的目錄或類(lèi)別進(jìn)行存儲(chǔ)。不但提供自定義的文檔存放，還允許用戶(hù)將文檔在一定的權(quán)限泛微內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享與文件的流動(dòng)。擴(kuò)大知識(shí)采集范圍和發(fā)布方式方法，建立部門(mén)信息門(mén)戶(hù)，和企業(yè)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù) 集成。知識(shí)的來(lái)源可以限于現(xiàn)有的電子形式的文檔，系統(tǒng)提供的知識(shí)管理功能還可以MAIL或項(xiàng)目管理、流程管理、人力資源管理系統(tǒng)進(jìn)行集成。實(shí)現(xiàn)企業(yè)級(jí)流程管理引進(jìn)流程方法，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理、個(gè)性化服務(wù)的知識(shí)傳播和發(fā)布，初步實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息門(mén)戶(hù)，讓企業(yè)知識(shí)信息圍繞人的工作性質(zhì)和階段任務(wù)，主動(dòng)發(fā)布和呈現(xiàn)，初步實(shí)現(xiàn)信息圍著個(gè)人轉(zhuǎn)的信息流體系。在這部分的話就

31、是需要與人力資源功和工作流能相結(jié)合，通過(guò)在人力資源中的組織與崗位的分布，實(shí)現(xiàn)知識(shí)與職責(zé)的互動(dòng)，形成個(gè)性化的信息與知識(shí)服務(wù)。通過(guò)工作流程的使用，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的再次利用與創(chuàng)新，對(duì)文檔進(jìn)行動(dòng)態(tài)的管理。建立知識(shí)地圖。開(kāi)始專(zhuān)家知識(shí)發(fā)現(xiàn)機(jī)理建設(shè)。提高知識(shí)關(guān)聯(lián)度，和知識(shí)的參考價(jià)值。整合的業(yè)務(wù)系統(tǒng)使業(yè)務(wù)系統(tǒng)和事物系統(tǒng)緊密整和互操作，使企業(yè)內(nèi)個(gè)人的知識(shí)獲取和業(yè)務(wù)動(dòng)作整合一體，而把業(yè)務(wù)動(dòng)作過(guò)程中的知識(shí)自動(dòng)搜集歸納的真正的知識(shí)循環(huán)系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理為企業(yè)員工經(jīng)營(yíng)行為提供有效知識(shí)支持。深入挖掘整理企業(yè)內(nèi)部分散的知識(shí)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，為決策提供有價(jià)值關(guān)聯(lián)性知識(shí)參考，實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理為決策服務(wù)的主要目的。員工檔案記錄員工的檔案記錄功能是在專(zhuān)門(mén)的人力資源模塊下進(jìn)行管理。規(guī)章制度，包括員工手冊(cè)、制度、公文知識(shí)管理庫(kù)中建立各種形式的制度文件，格式內(nèi)容沒(méi)有限制。制度文件可以建立版本控制，滿(mǎn)足企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。每一個(gè)階段的規(guī)章制度都可以保留。,制度文件的權(quán)限控制，根據(jù)不同的制度內(nèi)容，可以根據(jù)角色、用戶(hù)、部門(mén)以及安全級(jí)別來(lái)確立查看范圍。另外，在制度的建立過(guò)程中，可以通過(guò)系統(tǒng)的工作流實(shí)現(xiàn)對(duì)制度的建立、修改、 后可以發(fā)布到規(guī)章制度庫(kù)中