海典軟件GSP認(rèn)證計(jì)算機(jī)操作規(guī)程

1、吉林省金天愛心醫(yī)藥經(jīng)銷有限公司 質(zhì)量管理體系文件文件名稱計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作規(guī)程文件類型操作規(guī)程文件編號(hào)JTAX-CX-13-02替代文件編號(hào)JTAX-CX-13-01起草人起草日期年 月 日審核人審核日期年 月 日批準(zhǔn)人批準(zhǔn)日期年 月 日?qǐng)?zhí)行日期修訂原因新版GSP執(zhí)行分發(fā)部門存 檔 質(zhì)管部 采購部 銷售部 儲(chǔ)運(yùn)部 信息部 辦公室 財(cái)務(wù)部1、 目的為規(guī)范公司各崗位的計(jì)算機(jī)操作，保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性，確保藥品質(zhì)量可追溯性。2、適用范圍本操作規(guī)程適用于公司計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作。3、 職責(zé)3.1質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)指導(dǎo)設(shè)定計(jì)算機(jī)系統(tǒng)質(zhì)量控制功能，同時(shí)負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作權(quán)限的審核和質(zhì)量管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的建立及更新；3.

2、2信息部負(fù)責(zé)系統(tǒng)軟硬件的維護(hù)、人員操作的指導(dǎo)及數(shù)據(jù)安全管理；3.3各崗位嚴(yán)格按權(quán)限及本規(guī)程操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)本崗位相關(guān)業(yè)務(wù)。4、內(nèi)容：目 錄第一章 制作前提2第二章 權(quán)限與登錄密鑰3第三章 質(zhì)量管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫43.1 首營(yíng)商品資料43.1.1首營(yíng)商品資料錄入43.1.2 商品資料審批流程53.1.3 商品修改審批流程63.2 供應(yīng)商資料63.2.1 供應(yīng)商資料錄入63.2.2 首營(yíng)企業(yè)審批流程83.2.3 供應(yīng)商修改流程93.3 客戶資料93.3.1客戶資料錄入93.3.2 首營(yíng)客戶審批流程103.3.3 客戶修改審批流程113.4 設(shè)施設(shè)備管理123.5 委托運(yùn)輸公司審核管理123.5.1

3、 物流信息錄入123.5.2 貨運(yùn)線路設(shè)置12第四章 人員檔案134.1 用戶清單134.3 人員培訓(xùn)144.3.1 培訓(xùn)計(jì)劃144.3.2 人員培訓(xùn)記錄錄入14第五章 系統(tǒng)日志145.1 系統(tǒng)預(yù)警145.2 系統(tǒng)日志15第六章 采購管理156.1 采購訂單156.2 采購訂單審核與查詢166.3 采購?fù)顺錾暾?qǐng)與審核176.4 采購發(fā)票登記與查詢186.5 采購結(jié)款18第七章 收貨與驗(yàn)收197.1 收貨197.2 采購驗(yàn)收/銷售退回驗(yàn)收20第八章 存儲(chǔ)與養(yǎng)護(hù)218.1 入庫218.2 養(yǎng)護(hù)228.3 近效期預(yù)警表248.4 可疑藥品管理248.4 不合格藥品的管理268.5 盤點(diǎn)288.5.1

4、 盤點(diǎn)登記288.5.2 打印盤點(diǎn)表318.5.3 盤點(diǎn)單328.5.4 遠(yuǎn)程盈虧368.5.5 盤點(diǎn)盈虧報(bào)表388.5.6 修正庫存39第九章 銷售與出庫409.1 銷售出庫流程409.2 銷售訂單409.3 銷售備貨出庫419.4 銷售出庫復(fù)核429.5 銷售發(fā)票登記管理42第十章 運(yùn)輸與配送42第十一章 售后服務(wù)4311.1 銷售退回流程4311.2 質(zhì)量投訴管理4411.3 藥品追回管理4411.4 藥品召回管理45第一章 制作前提1）目的：為規(guī)范公司各崗位的計(jì)算機(jī)操作，保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性，確保藥品質(zhì)量可追溯性。2）依據(jù)：藥品管理法、2013版藥品質(zhì)量管理規(guī)范及其附錄。3）使用范圍

5、：適用于本公司計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作過程的控制管理。第二章 權(quán)限與登錄密鑰1) 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由信息管理員負(fù)責(zé)管理，負(fù)責(zé)系統(tǒng)硬件和軟件的安裝、測(cè)試及網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，系統(tǒng)程序的運(yùn)行及維護(hù)，系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)的安全管理和其他日常管理工作。其他人員未經(jīng)授權(quán)不得進(jìn)行本崗位的操作。2) 質(zhì)量管理部依據(jù)各崗位的質(zhì)量職責(zé)和崗位操作規(guī)程，制定或?qū)徍烁鲘徫幌嚓P(guān)人員的系統(tǒng)操作權(quán)限，交由信息管理員設(shè)定并設(shè)置密碼。3) 各操作崗位及相關(guān)人員只能通過輸入各自的用戶名及密碼的身份確認(rèn)方式登錄，在設(shè)定的權(quán)限范圍內(nèi)錄入、查詢數(shù)據(jù)。4) 各相關(guān)人員要保管好自己的密碼，不得相互借用，否則，要為因此發(fā)生的越權(quán)、越崗操作行為負(fù)全責(zé)?？稍诖翱谛薷膫€(gè)人登錄

6、口令。輸入原口令，新口令第三章 質(zhì)量管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫3.1 首營(yíng)商品資料3.1.1首營(yíng)商品資料錄入1) 主菜單à質(zhì)量管理à首營(yíng)品種。點(diǎn)擊新增按鈕，新增商品資料。完成后點(diǎn)擊保存2) 新建商品資料填入商品的基礎(chǔ)信息，與GSP相關(guān)信息。3) 掃描商品圖片與瀏覽。3.1.2 商品資料審批流程（采購部長(zhǎng)質(zhì)量部長(zhǎng)質(zhì)量副總）1) 主菜單à質(zhì)量管理à首營(yíng)品種，單擊查詢，選中要首營(yíng)的商品，點(diǎn)擊下邊首營(yíng)品種審核意見進(jìn)行審核2) 審批后可打印首營(yíng)商品審批表，系統(tǒng)自動(dòng)記錄審批人與審批時(shí)間。3) 進(jìn)入采購主管審批界面后，查看首營(yíng)品種資質(zhì)文件并校驗(yàn)品種信息、相應(yīng)資質(zhì)掃描狀況及首營(yíng)品種

7、審批表是否完整無誤，檢查完畢后如合格無誤，則輸入審批意見，最后輸入“同意”審批意見，點(diǎn)擊確認(rèn)完成審批。同時(shí)將紙介質(zhì)檔案提交至質(zhì)管部，備審。審批過程中，如發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)目，應(yīng)輸入審批意見后，單擊“不同意”。4) 質(zhì)管部審核：進(jìn)入質(zhì)管部審批界面后，查看原始文件并二次校驗(yàn)首營(yíng)品種信息、相應(yīng)資質(zhì)掃描狀況及首營(yíng)品種審批表是否合格、完整，檢查完畢后如同意則輸入審批意見，最后輸入“同意”審批意見，點(diǎn)擊確認(rèn)完成審批。同時(shí)將紙介質(zhì)檔案提交至質(zhì)量副總，備審。審批過程中，如發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)目，應(yīng)輸入審批意見后，單擊“駁回”。5) 質(zhì)量副總審批：進(jìn)入質(zhì)量副總審批界面后，質(zhì)量副總依據(jù)原始文件對(duì)供應(yīng)商信息、資質(zhì)、首營(yíng)產(chǎn)品審批表

8、進(jìn)行最終確認(rèn)。如同意則填寫審批意見后，最后輸入“同意”審批意見，點(diǎn)擊確認(rèn)完成審批。審批過程中，如發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)目，應(yīng)輸入審批意見后，單擊“駁回”。 3.1.3 商品修改審批流程（申請(qǐng)人采購員、采購部長(zhǎng)等）1) 主菜單à基礎(chǔ)資料à商品資料修改申請(qǐng)單：點(diǎn)擊添加按鈕，在商品編碼處輸入商品的助記碼，然后選中要修改的商品，在主界面中對(duì)要修改的品種進(jìn)行做修改。修改完成后，點(diǎn)擊保存。2) 主菜單à基礎(chǔ)資料à商品資料修改申請(qǐng)單：對(duì)修改的商品可以審批，需要設(shè)置修改審批權(quán)限，并可查看修改項(xiàng)內(nèi)容，系統(tǒng)對(duì)修改過程自動(dòng)進(jìn)行記錄。3.2 供應(yīng)商資料3.2.1 供應(yīng)商資料錄入1) 主菜

9、單à質(zhì)量管理à首營(yíng)供應(yīng)商，點(diǎn)擊新增按鈕，建立供貨商資料。2) 新建供貨商商：經(jīng)營(yíng)方式，控制范圍，GMP證書，采購人員，資質(zhì)證照效期，圖片掃描錄入3.2.2 首營(yíng)企業(yè)審批流程（采購部長(zhǎng)質(zhì)量部長(zhǎng)質(zhì)量副總）1）主菜單à質(zhì)量管理à首營(yíng)品種，單擊查詢，選中要首營(yíng)的商品，點(diǎn)擊下邊首營(yíng)品種審核意見進(jìn)行審核2） 審批后可打印首營(yíng)商品審批表，系統(tǒng)自動(dòng)記錄審批人與審批時(shí)間。3）進(jìn)入采購主管審批界面后，查看首營(yíng)品種資質(zhì)文件并校驗(yàn)品種信息、相應(yīng)資質(zhì)掃描狀況及首營(yíng)品種審批表是否完整無誤，檢查完畢后如合格無誤，則輸入審批意見，最后輸入“同意”審批意見，點(diǎn)擊確認(rèn)完成審批。同時(shí)將紙介質(zhì)

10、檔案提交至質(zhì)管部，備審。審批過程中，如發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)目，應(yīng)輸入審批意見后，單擊“不同意”。4）質(zhì)管部審核：進(jìn)入質(zhì)管部審批界面后，查看原始文件并二次校驗(yàn)首營(yíng)品種信息、相應(yīng)資質(zhì)掃描狀況及首營(yíng)品種審批表是否合格、完整，檢查完畢后如同意則輸入審批意見，最后輸入“同意”審批意見，點(diǎn)擊確認(rèn)完成審批。同時(shí)將紙介質(zhì)檔案提交至質(zhì)量副總，備審。審批過程中，如發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)目，應(yīng)輸入審批意見后，單擊“駁回”。5）質(zhì)量副總審批：進(jìn)入質(zhì)量副總審批界面后，質(zhì)量副總依據(jù)原始文件對(duì)供應(yīng)商信息、資質(zhì)、首營(yíng)產(chǎn)品審批表進(jìn)行最終確認(rèn)。如同意則填寫審批意見后，最后輸入“同意”審批意見，點(diǎn)擊確認(rèn)完成審批。審批過程中，如發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)目，應(yīng)輸入

11、審批意見后，單擊“駁回”。 3.2.3 供應(yīng)商修改流程（申請(qǐng)人采購員、采購部長(zhǎng)等）3) 主菜單à基礎(chǔ)資料à供應(yīng)商資料修改申請(qǐng)單：點(diǎn)擊添加按鈕，在商品編碼處輸入商品的助記碼，然后選中要修改的商品，在主界面中對(duì)要修改的品種進(jìn)行做修改。修改完成后，點(diǎn)擊保存。4) 主菜單à基礎(chǔ)資料à供應(yīng)商資料修改申請(qǐng)單：對(duì)修改的供應(yīng)商可以審批，需要設(shè)置修改審批權(quán)限，并可查看修改項(xiàng)內(nèi)容，系統(tǒng)對(duì)修改過程自動(dòng)進(jìn)行記錄。3.3 客戶資料3.3.1客戶資料錄入1）主菜單à質(zhì)量管理à客戶資質(zhì)審批表。點(diǎn)擊新增按鈕，新增客戶資料。新建客戶信息，資質(zhì)證照效期，控制范圍，管控級(jí)

12、別，采購人員，圖片掃描等基礎(chǔ)信息3.3.2 首營(yíng)客戶審批流程（銷售部長(zhǎng)質(zhì)量部長(zhǎng)質(zhì)量副總）1) 主菜單à基礎(chǔ)資料à客戶資料à首營(yíng)客戶審批2) 審批后可打印首營(yíng)企業(yè)審批表，系統(tǒng)自動(dòng)記錄審批人與審批時(shí)間。3.3.3 客戶修改審批流程（申請(qǐng)人銷售員、銷售部長(zhǎng)）1) 主菜單à基礎(chǔ)資料 à客戶檔案修改申請(qǐng)單：客戶修改申請(qǐng)2) 對(duì)申請(qǐng)修改的客戶做審批，需要設(shè)置修改審批權(quán)限，并可查看修改內(nèi)容，系統(tǒng)自動(dòng)記錄審批人與審批時(shí)間。3.4 設(shè)施設(shè)備管理1) 主菜單àGSP報(bào)表à設(shè)施設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄3.5 委托運(yùn)輸公司審核管理3.5.1 物流信息錄入1

13、)主菜單à運(yùn)輸管理à貨運(yùn)公司維護(hù)3.5.2 貨運(yùn)線路設(shè)置1)主菜單à運(yùn)輸管理à貨運(yùn)線路設(shè)置第四章 人員檔案4.1 用戶清單 1）主菜單à用戶管理à用戶清單4.2 人員健康檔案4.3 人員培訓(xùn)4.3.1 培訓(xùn)計(jì)劃4.3.2 人員培訓(xùn)記錄錄入第5章 系統(tǒng)日志5.1 系統(tǒng)預(yù)警根據(jù)業(yè)務(wù)流程提示相關(guān)人員業(yè)務(wù)操作，可點(diǎn)擊查看詳細(xì)信息5.2 系統(tǒng)日志系統(tǒng)對(duì)于登陸或使用那些功能存有記錄第六章 采購管理6.1 采購訂單1) 主菜單à采購管理à采購訂單2) 必須根據(jù)質(zhì)量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫生成，系統(tǒng)不允許錄入非質(zhì)量管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫外的供貨企業(yè)與商

14、品信息3) GSP控制項(xiàng)：4) 商品的經(jīng)營(yíng)范圍必須跟選擇的供貨商經(jīng)營(yíng)范圍一致，否則不能生成訂單，拒絕超范圍經(jīng)營(yíng)，該商品必須在本公司的經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)，否則也不能生成訂單。5) 生產(chǎn)企業(yè)必須具備GMP證書，拒絕無GMP證書的商品信息生成訂單6) 控制營(yíng)業(yè)執(zhí)照，GSP證書，質(zhì)量保證協(xié)議，藥品經(jīng)營(yíng)許可證，藥品生產(chǎn)許可證等效期，過期鎖定。紅色為過期，粉色為即將到期，白色為正常。7) 拒絕無銷售人員委托書的商品信息生成訂單。8) 所有控制項(xiàng)都是根據(jù)質(zhì)量管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫生成。9) 對(duì)證照到期或即將到期進(jìn)行自動(dòng)提示，在系統(tǒng)預(yù)警中提示。10) 存盤后系統(tǒng)自動(dòng)生成采購記錄。11) 采購記錄生成后不允許隨意更改，對(duì)采購記

15、錄的修改需要提申請(qǐng)單，質(zhì)量審核后才能修改，系統(tǒng)對(duì)更改的過程給予記錄。12) 采購訂單選商品顏色藍(lán)色為冷鏈產(chǎn)品，綠色為有在途數(shù)量的商品。6.2 采購訂單審核與查詢1) 主菜單à采購管理à采購訂貨à采購訂單審核/采購訂單查詢點(diǎn)擊查詢按鈕，備選項(xiàng)目輸入單據(jù)狀態(tài)，組合條件處輸入0。找到未審核單據(jù)。點(diǎn)擊上方對(duì)號(hào)按鈕進(jìn)行審核。2) 主菜單àGSP報(bào)表à購進(jìn)記錄/采購記錄3) 根據(jù)采購員生成的采購記錄進(jìn)行審核，需要采購部長(zhǎng)與質(zhì)量部長(zhǎng)審批。6.3 采購?fù)顺錾暾?qǐng)與審核1) 主菜單à采購管理à購進(jìn)退貨通知單2) 根據(jù)采購入庫單生成退貨申請(qǐng)單，退

16、貨數(shù)量不能大于原入庫單數(shù)量，不能大于庫存數(shù)量。3) 對(duì)生成的采購?fù)顺錾暾?qǐng)單進(jìn)行審核，審核后的申請(qǐng)單不能刪除與修改。4) 采購?fù)顺龀鰩靻危阂婁N售與出庫。6.4 采購發(fā)票登記與查詢1) 主菜單à財(cái)務(wù)結(jié)算à供應(yīng)商發(fā)票結(jié)算單2) 根據(jù)入庫單登記發(fā)票情況，及時(shí)跟蹤發(fā)票情況。6.5 采購結(jié)款1) 主菜單à財(cái)務(wù)結(jié)算à供應(yīng)商結(jié)款單2) 選擇供應(yīng)商名稱選擇功能菜單選擇單據(jù)勾兌或者明細(xì)勾兌（選擇相應(yīng)的單據(jù)，點(diǎn)擊結(jié)清）選擇賬簿名稱然后點(diǎn)擊存盤按鈕。第七章 收貨與驗(yàn)收7.1 收貨1) 主菜單à采購入庫à收貨單2) 根據(jù)采購訂單或銷售退回申請(qǐng)單內(nèi)容進(jìn)行收貨，無

17、采購訂單或銷售退回申請(qǐng)單的不能收貨。3) 藥品到貨時(shí)，收貨人員應(yīng)當(dāng)核實(shí)運(yùn)輸方式是否符合要求，并對(duì)照隨貨同行單（票）和采購記錄核對(duì)藥品，做到票、賬、貨相符?？筛鶕?jù)質(zhì)量管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫掃描的隨貨同行單（票）進(jìn)行核對(duì)。4) 要填寫運(yùn)輸方式，保證符合要求。對(duì)于冷藏要記錄要填寫溫控方式，啟運(yùn)時(shí)間等信息。5) 對(duì)于收貨中發(fā)現(xiàn)無隨貨等應(yīng)當(dāng)拒收，填寫拒收處理報(bào)告，拒收原因，確認(rèn)后，系統(tǒng)自動(dòng)生成拒收記錄。6) 拒收需要采購部審批與質(zhì)量部審批7) 來貨數(shù)量與采購記錄不符，通知采購部門修改采購記錄后方能收貨。8) 收貨確認(rèn)后，系統(tǒng)自動(dòng)生成收貨記錄。9) 收貨后，系統(tǒng)自動(dòng)提示驗(yàn)收人員。7.2 采購驗(yàn)收/銷售退回驗(yàn)收1)

18、 主菜單à采購入庫à驗(yàn)收單2) 主菜單à批發(fā)業(yè)務(wù)à銷售退回驗(yàn)收單3) 根據(jù)收貨記錄生成采購驗(yàn)收單/銷售退回驗(yàn)收單，數(shù)量不得超過收貨單數(shù)量，填寫批號(hào)與效期。4) 根據(jù)公司規(guī)定對(duì)過期藥品進(jìn)行攔截。5) 需掃描質(zhì)檢報(bào)告單，沒有質(zhì)檢報(bào)告單的拒絕生成采購驗(yàn)收單。6) 驗(yàn)收要填寫抽樣數(shù)量，對(duì)無填寫抽樣數(shù)量的拒絕生成驗(yàn)收單。7) 對(duì)于特殊藥品要進(jìn)行雙人驗(yàn)收，必須通過口令輸入第二驗(yàn)收人，否則不能生成驗(yàn)收單。8) 對(duì)于電子監(jiān)管商品，需要掃描，及時(shí)上傳電子監(jiān)管網(wǎng)。9) 系統(tǒng)支持根據(jù)藥品的管理類別及儲(chǔ)存特性，自動(dòng)提示相應(yīng)的儲(chǔ)存庫區(qū)。10) 在驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)不合格藥品，要填寫不

19、合格數(shù)量，與不合格原因，確認(rèn)后，系統(tǒng)自動(dòng)提示質(zhì)量人員進(jìn)行復(fù)查；11) 可疑藥品復(fù)查：主菜單à質(zhì)量管理à質(zhì)量復(fù)查à質(zhì)量復(fù)查單12) 質(zhì)量復(fù)查后屬于不合格藥品的要走不合格品流程，不是不合格的可在入庫提取質(zhì)量復(fù)查單。13) 驗(yàn)收單確認(rèn)后，系統(tǒng)自動(dòng)生成采購驗(yàn)收記錄或銷售退回驗(yàn)收記錄，可打印驗(yàn)收入庫通知單。14) 記錄生成后，系統(tǒng)自動(dòng)提示入庫人員有已驗(yàn)商品需要入庫。第八章 存儲(chǔ)與養(yǎng)護(hù)8.1 入庫1) 主菜單à采購入庫à采購入庫單：根據(jù)采購驗(yàn)收單生成入庫單。2) 主菜單à批發(fā)業(yè)務(wù)à銷售退回單：根據(jù)銷售退回驗(yàn)收單生成銷售退回入庫單。3)

20、系統(tǒng)支持根據(jù)藥品的管理類別及儲(chǔ)存特性，自動(dòng)提示相應(yīng)的儲(chǔ)存庫區(qū)。8.2 養(yǎng)護(hù)1) 系統(tǒng)自動(dòng)按規(guī)定日期生成養(yǎng)護(hù)計(jì)劃。主菜單à質(zhì)量管理à養(yǎng)護(hù)計(jì)劃明細(xì)2) 可根據(jù)實(shí)際庫存情況修改養(yǎng)護(hù)記錄重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)品種，填寫重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)原因，可打印養(yǎng)護(hù)計(jì)劃。3) 系統(tǒng)根據(jù)養(yǎng)護(hù)計(jì)劃生成重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)品種確認(rèn)表，主菜單à存儲(chǔ)與養(yǎng)護(hù)à養(yǎng)護(hù)管理à重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)品種4) 根據(jù)養(yǎng)護(hù)計(jì)劃做養(yǎng)護(hù)記錄，記錄養(yǎng)護(hù)檢查內(nèi)容，質(zhì)量狀況，養(yǎng)護(hù)人員等。系統(tǒng)生成養(yǎng)護(hù)記錄。主菜單à質(zhì)量管理 à養(yǎng)護(hù)記錄單5) 對(duì)于養(yǎng)護(hù)過程中發(fā)現(xiàn)有問題藥品，要進(jìn)行及時(shí)鎖定，主菜單à質(zhì)量管理à質(zhì)量復(fù)查

21、單，通知質(zhì)量管理人員。鎖定功能權(quán)限在各崗位人員都有，各崗位人員可實(shí)時(shí)鎖定。8.3 近效期預(yù)警表1) 主菜單à質(zhì)量管理à近效期藥品催銷表2) 對(duì)過期藥品自動(dòng)停售，不得銷售。根據(jù)質(zhì)量管理制度制定近效期商品范圍。8.4 可疑藥品管理1) 驗(yàn)收環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)不合格品填寫拒收?qǐng)?bào)告2) 質(zhì)量部審核：主菜單à質(zhì)量管理à可疑藥品確認(rèn)3) 可疑藥品質(zhì)量管理員復(fù)查 主菜單à質(zhì)量管理à質(zhì)量復(fù)查，可提取庫存鎖定，采購驗(yàn)收，銷售退回驗(yàn)收可疑藥品記錄8.4 不合格藥品的管理1) 先做庫存鎖定功能，防止銷售記錄產(chǎn)生。2) 再有質(zhì)量人員進(jìn)行質(zhì)量復(fù)查，進(jìn)行不合格品的確認(rèn)3)

22、 之后在系統(tǒng)中做不合格的記錄， 主菜單à質(zhì)量管理à不合格確認(rèn)單；填寫不合格藥品報(bào)告表à質(zhì)量經(jīng)理審核à質(zhì)量副總審核，生成不合格藥品臺(tái)帳，做不合格藥品銷毀的登記與記錄。4) 不合格品上報(bào)單，主菜單à質(zhì)量管理à不合格藥品上報(bào)單；填寫上報(bào)申請(qǐng)5) 不合格品的銷毀與損溢，主菜單à質(zhì)量管理à不合格品銷毀單；填寫不合格藥品銷毀申請(qǐng)根據(jù)申請(qǐng)單對(duì)銷毀執(zhí)行人，監(jiān)督人，批準(zhǔn)人審批生成不合格品銷毀記錄6) 損益單要提取不合格報(bào)告審批后的不合格記錄生成不合格藥品損益申請(qǐng)單，經(jīng)過質(zhì)量部門與財(cái)務(wù)部門審批，在系統(tǒng)中減少庫存。生成不合格品報(bào)損記錄

23、對(duì)不合格品進(jìn)行跟蹤與確認(rèn)8.5 盤點(diǎn)8.5.1 盤點(diǎn)登記【路徑】：盤點(diǎn)管理-盤點(diǎn)登記【說明】：盤點(diǎn)之前首先要對(duì)將要盤點(diǎn)的單位進(jìn)行盤點(diǎn)登記。功能按鈕說明：· 【遠(yuǎn)程登記】：點(diǎn)擊遠(yuǎn)程登記按鈕，點(diǎn)擊是，就可以自動(dòng)保存商品當(dāng)前庫存。· 【遠(yuǎn)程盈虧】：在盤點(diǎn)單內(nèi)錄入數(shù)據(jù)后，點(diǎn)擊該按鈕，系統(tǒng)生成帳存庫存與盤點(diǎn)數(shù)量的的盈虧。 （生成后，在盤點(diǎn)盈虧報(bào)表頁面進(jìn)行查詢）· 【遠(yuǎn)程作廢】：作廢所選的盤點(diǎn)單，作廢后，將不能對(duì)所選盤點(diǎn)單做操作。注意：在登記帳存時(shí)請(qǐng)一定要保證所有能修改庫存的單據(jù)都為有效或無效狀態(tài)。(例如：驗(yàn)收入庫單，配送單，店間調(diào)撥單，退倉單，損溢單。) 字段講解：

24、3; 【會(huì)記月】：盤點(diǎn)月。· 【業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)】：?jiǎn)吸c(diǎn)單位。· 【盤點(diǎn)單號(hào)】：保存信息時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)生成。· 【盤點(diǎn)類型】：盤點(diǎn)類型分為兩種，全部盤點(diǎn)和抽盤。全部盤點(diǎn)指?jìng)}庫所有商品的盤點(diǎn)，如果，某商品忘記盤點(diǎn)，那么盤點(diǎn)數(shù)量為0，抽查指選擇幾種商品盤點(diǎn)。· 【單據(jù)狀態(tài)】：?jiǎn)螕?jù)狀態(tài)根據(jù)盤點(diǎn)步驟改變。· 【開始時(shí)間】、【結(jié)束時(shí)間】：開始盤點(diǎn)時(shí)間與結(jié)束時(shí)間。遠(yuǎn)程登記ü 點(diǎn)擊右側(cè)的遠(yuǎn)程登記按鈕，彈出提示。HHü 按照提示的內(nèi)容處理所有未處理的單據(jù)之后點(diǎn)擊確定按鈕HHü 彈出選擇盤點(diǎn)類型有兩種盤點(diǎn)類型，一種全部盤點(diǎn)；一種抽盤。根據(jù)門店本

25、次實(shí)際的盤點(diǎn)類型選擇。鼠標(biāo)雙擊選中一個(gè)盤點(diǎn)類型例如抽盤。HHü 選擇完盤點(diǎn)類型彈出提示點(diǎn)確定。HHü 盤點(diǎn)登記完成后，需要進(jìn)行立即收發(fā)一下。H· 未開始狀態(tài)的盤點(diǎn)單能進(jìn)行修改。· 登記帳存后進(jìn)入【盤點(diǎn)單】頁面錄入盤點(diǎn)明細(xì)。 注：只有已登記帳存的庫區(qū)才能做盤點(diǎn)，已作廢或未開始的不能做盤點(diǎn)錄入。8.5.2 打印盤點(diǎn)表【路徑】：盤點(diǎn)管理-財(cái)務(wù)盤點(diǎn)表打?。ǖ怯泿ご婧蟠蛴。菊f明】：根據(jù)門店登記的帳存數(shù)量打印盤點(diǎn)表。點(diǎn)擊查詢按鈕，在備選項(xiàng)目處，篩選打印的對(duì)應(yīng)的門店的盤點(diǎn)單。界面瀏覽8.5.3 盤點(diǎn)單【路徑】：盤點(diǎn)管理-盤點(diǎn)單【說明】：把盤點(diǎn)庫區(qū)實(shí)存商品數(shù)量與電腦登

26、記帳存進(jìn)行對(duì)比，得出盈虧數(shù)。界面瀏覽：· 盤點(diǎn)單有兩種生成方式手動(dòng)錄入和自動(dòng)生成。· 在盤點(diǎn)登記頁面登記帳存后，才能制作盤點(diǎn)單。· 按商品批次進(jìn)行盤點(diǎn)。字段講解：· 【業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)】：盤點(diǎn)的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。· 【盤點(diǎn)單號(hào)】：保存單據(jù)時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)生成。· 【盤點(diǎn)類型】：選擇業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)后，自動(dòng)帶出在盤點(diǎn)登記時(shí)選擇的盤點(diǎn)類型。· 【商品編碼】、【品名】、【規(guī)格】等信息為商品基本信息。需要盤點(diǎn)的商品。輸入商品編碼后，按回車，自動(dòng)帶出商品信息。· 【實(shí)盤數(shù)】：商品實(shí)際數(shù)量。制單點(diǎn)擊【添加】，輸入單頭信息。H· 必填項(xiàng)：業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。

27、· 選擇業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)后，自動(dòng)帶出盤點(diǎn)類型與頁碼。點(diǎn)擊【明細(xì)添加】，輸入商品明細(xì)。H· 輸入盤點(diǎn)商品，根據(jù)不同批次輸入盤點(diǎn)數(shù)量。· 點(diǎn)擊【保存】。自動(dòng)生成點(diǎn)擊【添加】，輸入單頭信息。H點(diǎn)擊【自動(dòng)生成】。H· 【默認(rèn)數(shù)量】：有默認(rèn)數(shù)量為零與默認(rèn)數(shù)量為庫存兩個(gè)選擇。指生成的藥品實(shí)盤數(shù)按庫存數(shù)量生成，還是默認(rèn)實(shí)盤數(shù)為零。· 【類別范圍】：選擇商品類別，生成所選商品類別的商品。· 【批次范圍】：根據(jù)不同的批次進(jìn)行生成。· 選擇后，點(diǎn)擊【開始生成】。審核【說明】：審核單據(jù)后，單據(jù)才會(huì)生效，需要有權(quán)限的人進(jìn)行操作。· 審核后的單據(jù)不

28、能再進(jìn)行修改操作。· 審核后，單據(jù)狀態(tài)為生效。8.5.4 遠(yuǎn)程盈虧審核后，進(jìn)入【盤點(diǎn)登記】頁面，選擇該單據(jù)，點(diǎn)擊【遠(yuǎn)程盈虧】，系統(tǒng)生成帳存庫存與盤點(diǎn)數(shù)量的的盈虧。ü 門店在盤點(diǎn)登記選擇本次登記的盤點(diǎn)點(diǎn)擊右側(cè)的遠(yuǎn)程盈虧按鈕。彈出提示點(diǎn)擊是。HHü 彈出提示 產(chǎn)生盈虧成功 請(qǐng)立即收發(fā)數(shù)據(jù) 將盈虧數(shù)據(jù)下載到門店。Hü 門店打開數(shù)據(jù)傳輸工具 點(diǎn)擊立即收發(fā)。等收發(fā)完之后查詢盈虧情況。H8.5.5 盤點(diǎn)盈虧報(bào)表【路徑】：盤點(diǎn)管理-盤點(diǎn)盈虧報(bào)表【說明】：查詢盤點(diǎn)的盈虧情況，根據(jù)所選的查詢條件，靈活地進(jìn)行查詢。 界面瀏覽：字段說明：· 【業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)】：盤點(diǎn)業(yè)務(wù)機(jī)

29、構(gòu)。· 【商品編號(hào)】、【品名】、【規(guī)格】等信息為商品基本信息。· 【帳存數(shù)量】：預(yù)約或登記帳存時(shí)的帳存數(shù)量。· 【實(shí)盤數(shù)量】：商品實(shí)際數(shù)量。· 【盈虧數(shù)量】：帳存數(shù)量-實(shí)盤數(shù)量查詢報(bào)表選擇查詢條件，點(diǎn)擊【查詢】。H· 可以選擇多個(gè)條件進(jìn)行組合查詢。· 在查詢中，點(diǎn)擊【全部】。注：查詢出本次盤點(diǎn)的盈虧情況、最終門店及總部雙方確認(rèn)沒問題。門店通知總部財(cái)務(wù)部門最終修正庫存。由總部財(cái)務(wù)部修正庫存之后本次盤點(diǎn)結(jié)果就以本次盤點(diǎn)盈虧情況庫存發(fā)生改變。8.5.6 修正庫存【路徑】：盤點(diǎn)管理-盤點(diǎn)登記【說明】：產(chǎn)生盈虧后，點(diǎn)擊修正庫存，系統(tǒng)自動(dòng)修正庫存，計(jì)算公式：現(xiàn)有商品庫存+商品盈虧數(shù)量。在盤點(diǎn)登記查詢出本次門店盤點(diǎn)登記 選中本次盤點(diǎn)的盤點(diǎn)單 點(diǎn)擊右側(cè)的 修正庫存按鈕。H第九章 銷售與出庫9.1 銷售出庫流程1) 主菜單à采購入庫à購進(jìn)退貨單2) 根據(jù)審核后的采購?fù)顺錾暾?qǐng)單生成采購?fù)顺龀鰩靻巍?.2 銷售訂單根據(jù)質(zhì)量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫調(diào)取客戶資料與商品資料1) 批發(fā)業(yè)務(wù)à批發(fā)銷售申請(qǐng)單2) 控制客戶的資質(zhì)證照效期，GSP，許可證，營(yíng)業(yè)執(zhí)照等，過期鎖