客人來訪會(huì)務(wù)接待流程及標(biāo)準(zhǔn)

1、客人來訪會(huì)務(wù)接待流程及標(biāo)準(zhǔn)一、目的為樹立集團(tuán)良好形象，提高工作效率，本著 “熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對口接待，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理”的原則。二、適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于集團(tuán)各部門因業(yè)務(wù)發(fā)生的各種會(huì)務(wù)接待工作。三、管理綜合部為集團(tuán)接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計(jì)劃，協(xié)調(diào)、物業(yè)公司落實(shí)接待任務(wù)，提供后勤保障；集團(tuán)各部門在接到重要來訪預(yù)約后，首先報(bào)綜合部備案，并協(xié)助擬定接待計(jì)劃，需集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)出面、綜合部協(xié)調(diào)的重要接待，應(yīng)提前2天告知綜合部。四、計(jì)劃與準(zhǔn)備1 、在接到集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門來訪預(yù)約時(shí)，物業(yè)公司應(yīng)了解來賓基本情況：來賓職務(wù)、來訪具體時(shí)間、人

2、數(shù)、目的和要求等。在這基礎(chǔ)上擬定接待計(jì)劃，排出日程安排表，酌情安排接待標(biāo)準(zhǔn)。2、綜合部根據(jù)來賓情況按計(jì)劃通知公司相關(guān)部門，通知參加會(huì)晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實(shí)會(huì)晤時(shí)間及場所。3、因特殊會(huì)議需要，綜合部負(fù)責(zé)準(zhǔn)備安排會(huì)場花卉、水果、煙茶、音響設(shè)備、投影設(shè)備、電子屏、制作歡迎牌、指示牌、安排禮儀人員，安排攝影攝像等，物業(yè)公司需積極配合，完成任務(wù)。五、會(huì)前的準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)。1 、會(huì)場物品擺放標(biāo)準(zhǔn)（所有會(huì)議準(zhǔn)備工作必須在半小時(shí)前準(zhǔn)備完畢）（ 1 ）待參會(huì)人數(shù)確定后擺放桌牌，桌牌擺放要正，并配齊相應(yīng)椅子，椅子擺放在會(huì)議桌前并與會(huì)議桌保持約為一人的距離，椅子左右之前的擺放距離要均勻約為一人距離，椅子擺放完畢后豎看要

3、成一條直線。（ 2 ） 桌牌定位后，礦泉水成45 度 （標(biāo)簽正對落座人員）擺放在桌牌右側(cè)，后依次擺放玻璃直杯及茶杯，杯把朝右，桌牌左側(cè)擺放香巾碟及香巾，香巾碟上方與桌牌上方在一條水平線上。（ 3 ）根據(jù)椅子的位置在會(huì)議桌上擺放稿紙，稿紙擺放在每個(gè)椅子的正中間位置，稿紙正中間擺放接待明白紙，稿紙底邊與桌子的底邊成一條水平線，筆放在稿紙右側(cè)，筆尖朝上。（ 4）紙巾盒根據(jù)兩人一盒的標(biāo)準(zhǔn)，擺放在兩人話筒麥克正中間。（ 5 ）話筒固定在桌面上，話筒麥克方向角度一致擺在同一側(cè)方向。（ 6 ）如有吸煙客人，根據(jù)需要擺放香煙及煙灰缸，香煙及煙灰缸擺放在茶杯右側(cè)，與桌牌在同一水平線。（ 、會(huì)場設(shè)備設(shè)施的準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)

4、（ 1 ）檢查照明是否正常，燈具是否全部完好，有損壞的及時(shí)上報(bào)維修。（ 2 ）會(huì)議前提前檢查音響設(shè)備是否完好，話筒音量調(diào)節(jié)適中，并檢查無線網(wǎng)絡(luò)是否正常使用。（ 3 ）投影設(shè)施提前檢查是否完好，會(huì)議開始前由通訊連接電腦，全部調(diào)試到位。（ 4）檢查室內(nèi)空調(diào)是否正常，會(huì)場溫度設(shè)定在規(guī)定溫度內(nèi)，夏季不高于23 度，冬季不低于26 度。（ 、會(huì)場及周圍環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)（ 1 ） 徹底清掃會(huì)議室衛(wèi)生，會(huì)議桌干凈無手印和水漬，椅子無灰塵和毛發(fā)，桌子抽屜無雜物無灰塵。（ 2 ）會(huì)議室死角衛(wèi)生清潔到位，窗臺(tái)無灰塵，墻角處無蜘蛛網(wǎng)，墻面干凈無灰塵。（ 3 ） 地板打蠟，地上無雜物無腳印，地板干燥無水漬。（ 4）會(huì)議室

5、內(nèi)網(wǎng)線及投影電源線擺放整齊，不雜亂避免絆倒客人。（ 5 ）會(huì)議室外衛(wèi)生間干凈無異味，并擺放衛(wèi)生間指示牌。（ 6 ）會(huì)議室外環(huán)境衛(wèi)生有專人清潔保持，地面明亮無腳印，垃圾桶及痰桶干凈，加強(qiáng)巡視隨時(shí)清理。（ 、會(huì)議服務(wù)程序（ 1 ）客人到達(dá)后，迎賓人員應(yīng)面帶微笑，對所有來開會(huì)的客人都使用禮貌用語“您好”“上午好”“下午好”。（ 2 ）主要領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)后，有專人引領(lǐng)到領(lǐng)導(dǎo)座位，并進(jìn)行拉椅服務(wù)。（ 3 ）客人到達(dá)后，進(jìn)行倒水服務(wù)，倒水時(shí)動(dòng)作要輕，不要發(fā)出太大的聲響，一般都由兩人在會(huì)議桌兩邊同時(shí)倒水，倒完水后立即返回，并在會(huì)議室門口處站立觀察會(huì)場動(dòng)態(tài)，盯會(huì)者必須大腦精神集中，觀察領(lǐng)導(dǎo)及每一位客人的動(dòng)態(tài)，從客人

6、眼神或動(dòng)作中領(lǐng)會(huì)客人需求并及時(shí)上前詢問解決。（ 4）會(huì)議進(jìn)行中，盯會(huì)人員根據(jù)會(huì)議議程，提前將要講話人的話筒打開，并將話筒對準(zhǔn)講話人。（ 5 ）開始使用投影匯報(bào)時(shí)，要關(guān)閉投影幕布前的燈，使會(huì)場的燈光變?yōu)橥队澳Ｊ剑瑓R報(bào)結(jié)束后，要立即打開幕布前的燈，改為正常模式。（ 6 ） 根據(jù)客人大部分喝水情況，約為 15 分鐘添一次茶水，若主要領(lǐng)導(dǎo)喝水較快還不到倒水時(shí)間，可根據(jù)情況先給領(lǐng)導(dǎo)添水，若大部分客人剛進(jìn)會(huì)場喝水較快，可以根據(jù)情況全場提前倒水。（ 7 ） 煙灰缸有3 個(gè)及 3 個(gè)以上煙頭或者有水果干果皮，要及時(shí)更換煙灰缸，主要領(lǐng)導(dǎo)香巾若使用要及時(shí)更換，所有更換的物品都以按照先賓后主的原則，然后依次進(jìn)行。（

7、 8 ）會(huì)議期間可根據(jù)會(huì)場情況適當(dāng)?shù)恼{(diào)節(jié)空調(diào)溫度，會(huì)場溫度不能過低或過高，若抽煙人數(shù)多，煙味大，可將窗戶打開 1-2 扇通風(fēng)，使會(huì)議室內(nèi)空氣保持流通。（ 9 ）會(huì)議期間，若領(lǐng)導(dǎo)有重要事情要談不需要會(huì)議服務(wù)，服務(wù)人員應(yīng)倒完水后退出會(huì)議室在門外等候。5、會(huì)議結(jié)束服務(wù)（1 ）會(huì)議快結(jié)束時(shí)，提前安排部屬送客人員站門，提前做好工作。（2 ）會(huì)議結(jié)束后，立即將所有會(huì)議室的門打開，迎賓人員熱情送客，使用禮貌用語“請慢走”，盯會(huì)人員要給領(lǐng)導(dǎo)拉椅。（ 3 ）客人離開會(huì)議室后，要立即查看會(huì)議室有無客人遺留物品，若發(fā)現(xiàn)遺留物品及時(shí)通知客人，若不清楚是哪位客人的物品，可與經(jīng)理辦聯(lián)系幫忙轉(zhuǎn)交。（ 4） 會(huì)議結(jié)束后，立即清理會(huì)場物品，打掃會(huì)場衛(wèi)生，關(guān)閉設(shè)備設(shè)施，鎖好會(huì)議室門。六、接待禮儀1 、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時(shí)：要注意把握迎候時(shí)間，提前等候與公司門口或車站機(jī)場，接待人員引