檔案工作基本術(shù)語(yǔ)匯編

1、檔案工作基本術(shù)語(yǔ)-一般概念檔案(archives): 國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。檔案價(jià)值(archival value): 檔案對(duì)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人的有用性。檔案工作(archives work): 管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)。檔案管理(archives management): 檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等活動(dòng)。檔案學(xué)(archival science): 研究檔案的形成規(guī)律、性質(zhì)、特點(diǎn)以及檔案工作方法與發(fā)展規(guī)律的科學(xué)。公共檔案(public archives): 國(guó)家機(jī)構(gòu)或其他公共組織在公務(wù)活動(dòng)中形成的為社會(huì)所有的檔案。

2、 私人檔案(private archive) : 私人或私人組織在社會(huì)活動(dòng)中形成為私人所有的檔案。文書(shū)檔案(administrative archive): 反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。 科學(xué)技術(shù)檔案(scientific and technical archives) : 反映科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)等活動(dòng)的檔案。專(zhuān)業(yè)檔案(specialized archives): 反映專(zhuān)門(mén)領(lǐng)域活動(dòng)的檔案。音像檔案(audio-visual archives) : 記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。 文件(record / document): 國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行

3、其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。電子文件(electronic records) : 以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。原?original document): 最初產(chǎn)生的區(qū)別于復(fù)制件的原始文件。復(fù)制件(copy / duplicated document ) : 與原件內(nèi)容相同的復(fù)制品。 文稿(draft / manuscript) : 文件起草過(guò)程中形成的歷次稿子，可分為草稿和定稿兩種。文本(test / version) : 同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等

4、。 正本(official test) : 有規(guī)范格式和生效標(biāo)志的正式文本。 副本(copy / duplicate) : 再現(xiàn)正本內(nèi)容和形式特征的復(fù)本，備存查和通知有關(guān)方面之用。 手稿(manuscripts) : 由作者用手寫(xiě)或打字等方式制作的原稿。 文種(record type) : 按性質(zhì)和用途確定的文件種類(lèi)的名稱(chēng)。 檔案行政管理部門(mén)(archival administrative department) : 具有政府行政管理職能的檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)。檔案館(archives) : 集中管理特定范圍檔案的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)。 檔案室(record office) : 國(guó)家機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位或其他社會(huì)

5、組織內(nèi)部設(shè)置的集中管理本單位檔案的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)。專(zhuān)業(yè)檔案館(specialized archives) : 管理特定范圍專(zhuān)業(yè)檔案的檔案館。綜合檔案館(comprehensive archives): 按照行政區(qū)劃或歷史時(shí)期設(shè)置的管理規(guī)定范圍內(nèi)多種門(mén)類(lèi)檔案的具有文化事業(yè)機(jī)構(gòu)性質(zhì)的檔案館。 部門(mén)檔案館(departmental archives) : 專(zhuān)門(mén)主管部門(mén)設(shè)置的管理本部門(mén)及其直屬機(jī)構(gòu)檔案的檔案館。 企業(yè)檔案館(business archives) : 企業(yè)設(shè)置的管理本企業(yè)檔案的檔案館。 事業(yè)單位檔案館(institutional archives) : 事業(yè)單位設(shè)置的管理本單位檔案的檔案館。

6、檔案資料目錄中心(archival descriptive information center) : 集中管理若干檔案館、檔案室特定范圍檔案資料目錄并提供檢索服務(wù)的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)。 文件中心(records center ): 介于文件形成機(jī)構(gòu)和檔案館之間的中間性或過(guò)渡性文件管理機(jī)構(gòu)。  檔案工作基本術(shù)語(yǔ)-檔案收藏收集(acquisition; collection):檔案館 、檔案室接收及征集檔案 和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。 歸檔(filing) : 辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室（館）保存的過(guò)程。 移交(transfer) : 檔案室（館）等按照國(guó)家規(guī)定把檔案交

7、給接收方檔案館保存的過(guò)程。 接收(accession) : 檔案館、檔案室按照國(guó)家規(guī)定收存檔案的過(guò)程。 征集(acquisition) : 檔案館按照國(guó)家規(guī)定征收散存檔案、散失檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。 寄存(deposit) : 檔案所有者在保持其法定所有權(quán)的情況下，將檔案存放在檔案館的行為。捐贈(zèng)(donation): 檔案所有者將檔案無(wú)償贈(zèng)送給檔案館的行為。 交換(exchange) : 國(guó)家（地區(qū)）之間、檔案部門(mén)之間、檔案部門(mén)與其他部門(mén)之間按照法規(guī)或協(xié)定互換檔案和其他文獻(xiàn)的活動(dòng)。 館藏(holdings) : 檔案館收藏的檔案及其他藏品的總和。 散存檔案(estray) : 未保存在法定

8、保管處所的檔案。 散失檔案(removed archives) : 從原形成國(guó)家（地區(qū)）散失到國(guó)外的檔案。檔案工作基本術(shù)語(yǔ)-檔案鑒定 鑒定(appraisal):判定檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)值的過(guò)程。 保管期限(retention period):對(duì)檔案劃定的存留年限。 保管期限表(records retention schedule):規(guī)定檔案保管期限的文件 。 銷(xiāo)毀(destruction):經(jīng)過(guò)鑒定對(duì)失去價(jià)值的檔案作毀滅性處置的過(guò)程。 銷(xiāo)毀清冊(cè)(destruction list):登錄被銷(xiāo)毀檔案題名、數(shù)量等內(nèi)容并由責(zé)任人簽署的文件。 檔案工作基本術(shù)語(yǔ)

9、-檔案整理整理(archival arrangement):按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。 來(lái)源原則(principle of provenance):把同一機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人形成的檔案作為一個(gè)整體加以管理的原則。 檔案實(shí)體分類(lèi)(physical archives classification):根據(jù)檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類(lèi)。 立檔單位(funds constituting unit):構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。 全宗(funds):一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。 聯(lián)合

10、全宗(combined funds):由兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。 匯集全宗(collected funds):由若干個(gè)文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。 全宗群(funds complex):由若干個(gè)具有時(shí)間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體 . 案卷(file):由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。 立卷(filing):將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過(guò)程。 卷內(nèi)備考表(file note):卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。 檔號(hào)(archival cod

11、e):以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。 檔案工作基本術(shù)語(yǔ)- 檔案檢索檢索 retrieval:存儲(chǔ)和查找檔案信息的過(guò)程。 編目 cataloguing ;description:按照一定的規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組織成目錄的過(guò)程。 檔案信息分類(lèi) archival information classification:以國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織的職能分工為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案內(nèi)容所記述和反映事物的屬性關(guān)系對(duì)檔案信息進(jìn)行的分類(lèi)。 條目 entry:反映文件或案卷內(nèi)容與形式特征的著錄項(xiàng)目的組合。 著錄 description:對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。 標(biāo)引

12、indexing:對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程。 分類(lèi)標(biāo)引 classified indexing:對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予分類(lèi)號(hào)標(biāo)識(shí)的過(guò)程。 主題標(biāo)引 subject indexing:對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予主題詞標(biāo)識(shí)的過(guò)程。 受控標(biāo)引 controlled indexing:依據(jù)主題詞表等控制工具進(jìn)行的標(biāo)引 。 自由標(biāo)引 free indexing:不用主題詞表等控制工具而直接使用關(guān)鍵詞等自然語(yǔ)言進(jìn)行的標(biāo)引。 關(guān)鍵詞 keyword:在標(biāo)引和檢索過(guò)程中，取自文件、案卷題名或正文用以表達(dá)文獻(xiàn)主題并具有檢索意義的非規(guī)范化的詞或詞組。 主題詞 descripto

13、r:在標(biāo)引和檢索中用以表達(dá)文獻(xiàn)主題的規(guī)范化的詞或詞組。 檔案主題詞表 archives thesaurus:由表達(dá)檔案內(nèi)容主題的自然語(yǔ)言中優(yōu)選出的語(yǔ)義相關(guān)、族性相關(guān)的科學(xué)術(shù)語(yǔ)所組成的規(guī)范化詞典。在檔案標(biāo)引與檢索過(guò)程中，它是用以將檔案、標(biāo)引人員及用戶的自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的主題詞檢索語(yǔ)言的一種術(shù)語(yǔ)控制工具。 檢索工具 finding aid:用于存儲(chǔ)、查找和報(bào)道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引 、指南等的統(tǒng)稱(chēng)。 目錄 catalogue:由揭示檔案特征的條目匯集而成并按照一定次序編排的檔案檢索工具 。 案卷目錄 folder list; file list:以全宗為單位登錄案卷的題名及其

14、他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。 卷內(nèi)文件目錄 innerfile item list:登錄卷內(nèi)文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。 案卷文件目錄 file-item list 、全引目錄 file-item list:以全宗為單位將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。 分類(lèi)目錄 classified catalogue:依據(jù)分類(lèi)表按照分類(lèi)標(biāo)識(shí)以一定次序編排而成的一種檔案目錄。 主題目錄 subject catalogue:依據(jù)主題詞表按照主題標(biāo)識(shí)以一定次序編排而成的一種檔案目錄。 專(zhuān)題目錄 subject catalogue:

15、按照特定專(zhuān)題以一定次序編排而成的一種檔案目錄。 索引 index:指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應(yīng)出處的檔案檢索工具 。 文號(hào)索引 record number index:指明文件編號(hào)及相應(yīng)檔號(hào)，以一定次序編排而成的一種檔案 索引。 人名索引 name index:指明人名及相應(yīng)檔號(hào)，以一定次序編排而成的一種檔案索引。 地名索引 place name index:指明地名及相應(yīng)檔號(hào) ，以一定次序編排而成的一種檔案索引。 檔案館指南 guide to an archives:介紹和報(bào)道檔案館基本情況、館藏檔案和有關(guān)文獻(xiàn)，指導(dǎo)利用者查閱利用的一種檔案檢索工具。 全宗指南

16、 guide to an archival funds、全宗介紹 introduction to an archival funds:介紹和報(bào)道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具 。 專(zhuān)題指南 guide to subject records、專(zhuān)題介紹 introduction to subject records:介紹和報(bào)道某一專(zhuān)題檔案情況的一種檔案檢索工具。 檔案工作基本術(shù)語(yǔ)- 檔案利用利用 access and use:利用者以閱讀、復(fù)制、摘錄等方式使用檔案的活動(dòng)。 開(kāi)放 opening:檔案館將達(dá)到一定期限、無(wú)需控制使用的檔案向社會(huì)公開(kāi)提供利用的活動(dòng)。 公布 pub

17、lishing :將檔案或檔案的特定內(nèi)容通過(guò)某種形式首次公布于眾。 咨詢(xún)服務(wù) reference service :檔案館 、檔案室答復(fù)詢(xún)問(wèn)，指導(dǎo)和幫助利用的活動(dòng)。 檔案證明 archival evidence:依據(jù)檔案的記載出具的憑證性文件。 檔案展覽 exhibition :按一定主題展示檔案的活動(dòng)。 閱覽室 reading room:檔案館、檔案室內(nèi)供利用者閱覽檔案的專(zhuān)門(mén)場(chǎng)所。 密級(jí) security classification :檔案文件保密程度的等級(jí)。 降密 downgrade :降低檔案文件的原有保密等級(jí)。 解密 declassification :解除已失去保密價(jià)值檔案文件的保

18、密限制。 編纂 compilation:按照一定的題目、體例和方法編輯檔案文獻(xiàn)的活動(dòng)。 大事記 chronicle of events :按照時(shí)間順序簡(jiǎn)要記述一定范圍內(nèi)發(fā)生的重大事件、重要活動(dòng)的一種檔案參考資料。 組織沿革 administrative history :系統(tǒng)記述一個(gè)機(jī)構(gòu)（地區(qū)、行業(yè)）體制、職能等基本狀況變遷過(guò)程的一種檔案參考資料。 基礎(chǔ)數(shù)字匯集 collection of essential data :以數(shù)量特征反映一個(gè)地區(qū)（機(jī)構(gòu)、行業(yè)）基本情況的一種檔案參考資料。 專(zhuān)題概要 thematic summary :簡(jiǎn)要記述某一特定的社會(huì)事物或自然現(xiàn)象產(chǎn)生、發(fā)展、變化情況的一種

19、檔案參考資料。 檔案出版物 archival publications :以檔案、檔案工作、檔案學(xué)為基本內(nèi)容的出版物。檔案工作基本術(shù)語(yǔ)-檔案的保管與保護(hù)保管 custody :維護(hù)檔案的完整與安全的活動(dòng)。 保護(hù) conservation :防止檔案受損，延緩檔案退變和搶救、修復(fù)受損檔案的活動(dòng)。 全宗卷 funds descriptive file :由說(shuō)明全宗歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專(zhuān)門(mén)案卷。 檔案館建筑 archives building :檔案館專(zhuān)用的的內(nèi)設(shè)檔案庫(kù)房、工作用房和利用服務(wù)場(chǎng)所的建筑物。 檔案庫(kù)房 archival repository :收藏檔案的專(zhuān)門(mén)用房。

20、檔案裝具 archives container :用于存放檔案的器具，包括檔案柜、檔案架、檔案盒等。 密集架 compact shelving :為節(jié)省空間而設(shè)計(jì)的可在軌道上水平移動(dòng)的活動(dòng)存儲(chǔ)裝置。 載體 medium 、介質(zhì) medium :可將信息記錄于其上或其中的物質(zhì)材料。 耐久性 durability :檔案記錄材料在保存和使用情況下保持其原有物理強(qiáng)度和化學(xué)穩(wěn)定性的程度。 退變 deterioration :檔案記錄材料因理化或生物作用而逐步老化變質(zhì)直至損毀的過(guò)程。 修復(fù) restoration :使受損或退變檔案恢復(fù)或接近原有特征，或?qū)ζ溥M(jìn)行加固的過(guò)程。 加固 reinforceme

21、nt :將某種材料附著在檔案載體上，以提高其強(qiáng)度和耐久性或使字跡得以保護(hù)的技術(shù)。 修裱 mounting :使用粘合劑把選定的紙張修補(bǔ)或托裱在已破損的檔案上，以恢復(fù)或增強(qiáng)其強(qiáng)度和耐久性的技術(shù)。 適宜性原則 principle of compatibility :檔案修復(fù)工作應(yīng)遵循的原則之一，即所用修復(fù)材料必須有最適宜的強(qiáng)度和特性。 相似性原則 principle of similarity :檔案修復(fù)工作應(yīng)遵循的原則之一，即所選用的修復(fù)材料必須與被修復(fù)件具有相類(lèi)似的厚度、顏色和結(jié)構(gòu)等。 可逆性原則 principle of reversibility :檔案修復(fù)工作應(yīng)遵循的原則之一，即檔案在修

22、復(fù)處理后，如有必要可通過(guò)再處理恢復(fù)到處理前的狀態(tài)。 加濕 humidification :a) 增加檔案庫(kù)房?jī)?nèi)相對(duì)濕度的方法。 b) 將過(guò)去干燥和易碎文件放在蒸氣室或有潮濕空氣的容器內(nèi)，使之逐步吸收水分以增加柔性的方法。 去濕 dehumidification :降低檔案庫(kù)房?jī)?nèi)相對(duì)濕度的方法。 脫酸 deacidification :為去除或降低紙質(zhì)材料中的酸，用弱堿對(duì)其進(jìn)行處理的技術(shù)。 去污 cleaning :清除檔案上的污垢和灰塵的方法。 熏蒸 fumigation :在密閉環(huán)境下，將檔案置于易揮發(fā)物質(zhì)或有毒化學(xué)物質(zhì)產(chǎn)生的氣體中以殺滅害蟲(chóng)和菌類(lèi)的方法。 防災(zāi)規(guī)程 disaster pla

23、n :為防止或減少災(zāi)害對(duì)檔案造成破壞而制定的應(yīng)對(duì)方針和工作程序。 復(fù)制 reprography :利用復(fù)印、縮微攝影、磁盤(pán)拷貝、復(fù)寫(xiě)、印刷等手段生成內(nèi)容與檔案原件相同的復(fù)制品的技術(shù)和方法。 檔案縮微品 archival microform :含有檔案縮微影像的各種載體（通常是膠片）的通稱(chēng)。檔案工作基本術(shù)語(yǔ)-檔案統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì) statistics :對(duì)反映和說(shuō)明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進(jìn)行搜索、整理和分析的活動(dòng)。 登記 registration :登錄檔案和檔案管理有關(guān)數(shù)據(jù)的過(guò)程。 統(tǒng)計(jì)指標(biāo) statistical target :反映檔案和檔案工作現(xiàn)象的指標(biāo)名稱(chēng)及其數(shù)值。 統(tǒng)計(jì)報(bào)表 stati

24、stical form :由檔案行政管理部門(mén)下達(dá)的具有統(tǒng)一制式、用于檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的表冊(cè)。 統(tǒng)計(jì)分析 statistical analysis :對(duì)統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行綜合歸類(lèi)、比較研究，以揭示檔案、檔案工作內(nèi)在聯(lián)系與發(fā)展規(guī)律的活動(dòng)。 全宗卡片 funds card :檔案館向檔案行政管理部門(mén)填報(bào)的以全宗為單位反映館藏全宗情況的卡片。 全宗單 funds management sheet :以全宗為單位反映檔案館對(duì)全宗管理狀況的登記單。檔案信息化建設(shè)講座一、 檔案信息化概述      隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類(lèi)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。中共中央關(guān)

25、于制定國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十個(gè)五年計(jì)劃的建議中提出：大力推進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化，是覆蓋現(xiàn)代化建設(shè)全局的戰(zhàn)略舉措。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設(shè)是國(guó)家信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，給檔案工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)，同時(shí)也帶來(lái)新的機(jī)遇。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展，加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是發(fā)展先進(jìn)生產(chǎn)力和先進(jìn)文化的必然要求，也是提高檔案信息服務(wù)水平的必經(jīng)之路，是為廣大人民群眾服務(wù)的重要舉措，對(duì)于檔案事業(yè)的新發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。     檔案信息化建設(shè)，是指在國(guó)家檔案建設(shè)管理部門(mén)

26、的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。     檔案信息化建設(shè)，是一項(xiàng)關(guān)系檔案事業(yè)發(fā)展全面的戰(zhàn)略舉措，必須遵循三條基本原則，即文檔一體化原則、雙軌制原則和確保網(wǎng)絡(luò)安全的原則。    三項(xiàng)基本原則是我們進(jìn)行檔案信息建設(shè)過(guò)程中要堅(jiān)持的重要指導(dǎo)思想。二、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容和任務(wù) （一） 檔案信息化建設(shè)的

27、主要內(nèi)容檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。1、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢(xún)、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。2、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容

28、包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。4、檔案信息化資源建設(shè)。檔案信息化資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略源資源之一，它的開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專(zhuān)門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。5、人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的

29、資源。它不僅需要檔案專(zhuān)業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。（二）檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)     1、以研制和指引電子文件歸檔管理的標(biāo)準(zhǔn)為重點(diǎn)，加快檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定和推行。     2、以檔案部門(mén)的內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)，黨政機(jī)關(guān)專(zhuān)網(wǎng)的建設(shè)為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息化的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。3、以檔案信息管理系統(tǒng)（如深圳市檔案局和深圳世紀(jì)科怡公司共同研制的“世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)”、清華紫光、珠海泰坦等電子文件/檔案管理軟件）的推廣應(yīng)用為基礎(chǔ)，以“數(shù)字檔案館”和“電子文件管理系統(tǒng)”的研制

30、為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)。4、以館藏檔案的數(shù)字化為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔管理為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)。5、以檔案專(zhuān)業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息資源管理專(zhuān)門(mén)人才隊(duì)伍建設(shè)。 三、 檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)包括管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性規(guī)范三個(gè)方面的內(nèi)容。（一）管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范     管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)電子文件/檔案信息進(jìn)行管理的一套規(guī)則，包括計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字檔案信息資源合法性的確認(rèn)等，它需要國(guó)家檔案行政管理部門(mén)統(tǒng)一制定并推廣實(shí)施，以保證電子文件/檔案信息的統(tǒng)一規(guī)范和資源

31、共享。         目前，國(guó)務(wù)院及有關(guān)部門(mén)頒布了一系列計(jì)算機(jī)安全的法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，如：中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例，計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法，計(jì)算機(jī)病毒防治的辦法等。   （二）業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范    業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)電子文件/檔案業(yè)務(wù)處理的規(guī)范，其范圍包含電子文件/檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范。它包括與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源的標(biāo)識(shí)、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式、對(duì)象數(shù)據(jù)格式等標(biāo)準(zhǔn)。    

32、;      國(guó)家已頒發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)cad電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求，是cad電子文件收集、歸檔與利用的統(tǒng)一規(guī)范。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)電子文件歸檔及管理規(guī)范和地方標(biāo)準(zhǔn)深圳市電子文件歸檔及管理辦法，是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規(guī)范。          目前，國(guó)家檔案局委托深圳市檔案局正在制定電子郵件公文歸檔與管理規(guī)則。正在制定的標(biāo)準(zhǔn)還有：檔案數(shù)字資源加工規(guī)范、電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件檔案著錄規(guī)則、電子文件保管期限表、電子文件檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)等。 &

33、#160;       （三）技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范          技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括電子文件/檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。其中有些技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是電子信息管理的共用標(biāo)準(zhǔn)，如信息交換用七位編碼字符集、信息交換用漢字編碼字符集等。目前正在制定的標(biāo)準(zhǔn)有：檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)加密算法規(guī)范、數(shù)字水印標(biāo)準(zhǔn)、電子文件/檔案存儲(chǔ)格式與載體規(guī)范、照片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)

34、范、錄音與檔案化技術(shù)規(guī)范等等。四、  檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)    檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)等。        （一）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)。根據(jù)三種不同的服務(wù)對(duì)象和范圍，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)分為三個(gè)層次：內(nèi)網(wǎng)、與政府連接的政務(wù)網(wǎng)、與互聯(lián)網(wǎng)連接的公眾網(wǎng)，并實(shí)行三網(wǎng)物理隔離，形成三個(gè)相互獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)。1、支持內(nèi)部服務(wù)的館內(nèi)網(wǎng) (簡(jiǎn)稱(chēng)內(nèi)網(wǎng))。 內(nèi)網(wǎng)服務(wù)中心主要負(fù)責(zé)以下工作：（1）將采集和預(yù)處理系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工組織和存儲(chǔ)；（2）向內(nèi)部用戶發(fā)布信息，并提供檢

35、索、演示等服務(wù)；（3）支持內(nèi)部日常辦公；（4）向政府網(wǎng)和公共網(wǎng)提供需要的數(shù)據(jù)；（5）進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)和用戶的管理與維護(hù)；    2、支持政府部門(mén)服務(wù)的政府專(zhuān)網(wǎng)(簡(jiǎn)稱(chēng)政務(wù)網(wǎng)) 。   以政府部門(mén)為服務(wù)對(duì)象的專(zhuān)用服務(wù)網(wǎng)。政務(wù)網(wǎng)服務(wù)中心負(fù)責(zé)以下工作：   （1）采集信息并送到采集與預(yù)處理系統(tǒng)；   （2）向政府專(zhuān)網(wǎng)用戶提供信息服務(wù)；   （3）進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)和用戶的管理維護(hù)；    3、支持大眾服務(wù)的公眾網(wǎng)(簡(jiǎn)稱(chēng)外網(wǎng))。 以社會(huì)大眾為服務(wù)對(duì)象的通用服務(wù)。

36、通過(guò)該網(wǎng)絡(luò)向大眾媒體提供多種形式的檔案資料查詢(xún)、瀏覽服務(wù)，如文字資料、語(yǔ)音資料、視頻資料等，還可以提供如虛擬現(xiàn)實(shí)場(chǎng)景等特殊服務(wù)。 外網(wǎng)服務(wù)中心負(fù)責(zé)以下工作：    （1）采集信息并送到采集與預(yù)處理系統(tǒng)；    （2）向internet用戶提供信息服務(wù)；    （3）進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)和用戶的管理維護(hù)；        （二）硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)  檔案信息化管理主要體現(xiàn)在電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行。根據(jù)功能需要，

37、必須建設(shè)大容量的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)、大規(guī)模并發(fā)用戶的訪問(wèn)服務(wù)管理系統(tǒng)，配置大型高速交換機(jī)、路由器、光端設(shè)備、并行處理的高性能服務(wù)器、便于擴(kuò)充的規(guī)模型集群系統(tǒng)、智能城域網(wǎng)系統(tǒng)、操作系（三）統(tǒng)、高可靠性的信息安全系統(tǒng)和存儲(chǔ)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和其他相關(guān)系統(tǒng)等。  基礎(chǔ)硬件設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、安全設(shè)備、案數(shù)字化加工設(shè)備以及其它支撐設(shè)備等。  系統(tǒng)軟件建設(shè) 計(jì)算機(jī)運(yùn)行所需的各種程序及有關(guān)文字資料統(tǒng)稱(chēng)為軟件。計(jì)算機(jī)軟件分為系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件兩大類(lèi)。系統(tǒng)軟件是由計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)者提供的一類(lèi)程序，這類(lèi)程序的著眼點(diǎn)是利用計(jì)算機(jī)本身的邏輯功能，達(dá)到管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的各種資源，充分發(fā)揮

38、計(jì)算機(jī)效率，便于用戶使用和管理的目的。系統(tǒng)軟件包括：計(jì)算機(jī)的監(jiān)控管理程序、調(diào)試程序、語(yǔ)言翻譯程序、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、存儲(chǔ)和安全管理系統(tǒng)、以及操作系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)是系統(tǒng)軟件的核心，它獨(dú)立于計(jì)算機(jī)，是控制和組織計(jì)算機(jī)活動(dòng)的一組程序，是用戶和管理機(jī)器的接口，是整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)。目前世界上流行的操作系統(tǒng)有：dos、windows、unix、linux等。應(yīng)用軟件是用戶利用計(jì)算機(jī)及其所提供的各種軟件編制的、用來(lái)解決某些具體應(yīng)用問(wèn)題的程序。如：人事管理軟件、財(cái)會(huì)管理軟件、檔案信息管理軟件、電子文件管理系統(tǒng)軟件等。       

39、60;          五、檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)     檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)包括兩個(gè)層面的應(yīng)用系統(tǒng)：一是數(shù)字檔案館的應(yīng)用系統(tǒng)；二是現(xiàn)有檔案館、檔案室的業(yè)務(wù)管理應(yīng)用系統(tǒng)。   （一）數(shù)字檔案館的應(yīng)用系統(tǒng)。這是一個(gè)可擴(kuò)展的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。其功能應(yīng)能涵蓋對(duì)檔案的數(shù)字化加工、數(shù)字檔案的信息采集、處理、存儲(chǔ)、歸檔、組織、發(fā)布、利用及數(shù)字管理全過(guò)程，具有可擴(kuò)展和實(shí)用的特性。目前深圳數(shù)字檔案館的這一應(yīng)用系統(tǒng)已基本建成，正在進(jìn)一步完善之中。 

40、 （二）現(xiàn)有檔案館室的應(yīng)用系統(tǒng)。在深圳市機(jī)關(guān)企事業(yè)系統(tǒng)廣泛使用的檔案信息管理系統(tǒng)是由深圳市檔案局組織研制的“世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)”。該檔案管理系統(tǒng)共有文件管理、檔案管理、資料管理、檢索、利用、保管、鑒定、轉(zhuǎn)交接收、編研、統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)維護(hù)等12個(gè)功能模塊，具有“文檔一體、綜合管理、館室銜接”的特點(diǎn)，軟件評(píng)測(cè)達(dá)到國(guó)家軟件行業(yè)測(cè)評(píng)8a級(jí)。    1、“文件管理”功能模塊有3個(gè)子系統(tǒng)：文件登記、文件歸檔、報(bào)表打印。實(shí)現(xiàn)了收文、發(fā)文、登記管理、文件自動(dòng)歸檔和打印功能。    2、“檔案管理”功能模塊有4個(gè)子系統(tǒng)：檔案

41、錄入、歸檔、檔案調(diào)整、制作目錄。實(shí)現(xiàn)了檔案錄入、歸檔處理和目錄打印功能。    3、“資料管理”功能模塊有2個(gè)子系統(tǒng)：資料登記、報(bào)表打印。    4、“檢索”功能模塊有3個(gè)子系統(tǒng)：文件檢索、檔案檢索和資料檢索。    5、“利用”功能模塊有“利用人管理”、“登記”、“查詢(xún)”、“歸還”、“統(tǒng)計(jì)”5個(gè)子系統(tǒng)。能做到管理人性化，智能化。     6、“保管”功能模塊主要記錄庫(kù)房溫濕度和存放位置索引。     7、

42、“鑒定”功能模塊實(shí)現(xiàn)了檔案鑒定和銷(xiāo)毀清冊(cè)電腦化管理。     8、“統(tǒng)計(jì)”功能模塊實(shí)現(xiàn)了“基本情況年報(bào)”和“報(bào)表統(tǒng)計(jì)”的填報(bào)和打印功能。     9、“數(shù)據(jù)管理”功能模塊實(shí)現(xiàn)了“數(shù)據(jù)導(dǎo)入”、“數(shù)據(jù)導(dǎo)出”、“備份與恢復(fù)”的功能。    10、“移交接收”功能模塊實(shí)現(xiàn)了檔案室和檔案館之間移交和接收檔案的“館室銜接”功能。     11、 “系統(tǒng)維護(hù)”功能模塊包括：全宗管理、實(shí)體分類(lèi)、輔助字典、檔號(hào)格式、用戶管理、日志檢查等6個(gè)子系統(tǒng)，可完成

43、系統(tǒng)中“全宗”、“實(shí)體分類(lèi)”、“檔號(hào)格式”、用戶名、密碼和權(quán)限的設(shè)置。    12、 “編研”功能模塊可以完成“組織沿革”， “大事記”，“人事任免”，“重要文獻(xiàn)匯編”等常用的編研工作。六、  檔案信息化資源建設(shè)          檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化管理中最基本也是最重要的建設(shè)任務(wù)，包括數(shù)字信息數(shù)據(jù)的構(gòu)成形式和來(lái)源兩個(gè)方面。         （一）數(shù)字信息數(shù)據(jù)的構(gòu)成形式

44、0;主要有：文本文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件及其它文件。1、文本文件（text）。使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號(hào)表達(dá)的文件，存儲(chǔ)內(nèi)容由asc標(biāo)準(zhǔn)代碼的gb18030標(biāo)準(zhǔn)漢字代碼構(gòu)成（如txt、xml、doc等格式文件）。用不同文字處理軟件編輯的文本文件一般不能交換使用，純文本文件不包含格式代碼，在使用時(shí)不受計(jì)算機(jī)硬件和軟件類(lèi)型的限制。2、圖形文件（graphic）。根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線圖，包括幾何圖形和把物理量如應(yīng)力、強(qiáng)度等用圖標(biāo)表示的圖形等等。計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（cad）或繪圖中產(chǎn)生的文件，如設(shè)計(jì)模型、圖紙、圖畫(huà)等即為圖形文件。3、圖像文件（image）。使

45、用數(shù)字設(shè)備采集或制作的畫(huà)面，如用掃描儀掃描的各種原件畫(huà)面，用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片等。紙質(zhì)文件、縮微膠片均可經(jīng)過(guò)掃描轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像文件（如jepg、bmp、tiff等）。4、影像文件（video）。使用視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或使用動(dòng)畫(huà)軟件生成的二維、三維動(dòng)畫(huà)等各種動(dòng)態(tài)畫(huà)面，如數(shù)字影視片、動(dòng)畫(huà)片等。視頻捕獲設(shè)備可將模擬影像轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像。影像文件需要較大存儲(chǔ)空間，其分辨率與存儲(chǔ)空間成正比。影像文件有不同的格式或標(biāo)準(zhǔn)，播放時(shí)需要使用相關(guān)的設(shè)備和程序（如mepg、avi等格式文件）。5、聲音文件（audio）。用音頻設(shè)備錄入或編曲軟件生成的文件（如mp3、wav、midi等）。用音頻設(shè)備錄入并轉(zhuǎn)換為

46、數(shù)字形式的文件，采樣頻率是單位時(shí)間內(nèi)的采樣次數(shù)，采樣頻率和速率越高，音質(zhì)越好，文件所占存儲(chǔ)空間就越大。聲音文件播放時(shí)需要使用相關(guān)設(shè)備和程序。6、其他文件。如命令文件，亦稱(chēng)計(jì)算機(jī)程序（program）。是指為處理各種事務(wù)，用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言編寫(xiě)的程序，是一種計(jì)算機(jī)軟件。它的形成過(guò)程一般是由程序員編寫(xiě)“源程序”輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的編譯程序編譯后執(zhí)行，有些還要經(jīng)過(guò)連接程序才能執(zhí)行。     數(shù)字信息數(shù)據(jù)的來(lái)源和采集范圍    1、現(xiàn)有檔案館（室）藏各種檔案的數(shù)字化。通過(guò)多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段，將現(xiàn)存各種載

47、體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并整合到相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中。整個(gè)數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)包括：掃描輸入、糾錯(cuò)檢查、索引錄入、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、光盤(pán)輸出等主要環(huán)節(jié)。2、收集和接收各種形式的電子文件。有兩種方式：一是網(wǎng)絡(luò)在線移交接收，即將需移交的電子文件檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案館（室），或加工后傳輸?shù)綑n案部門(mén)規(guī)定的地址中，并存儲(chǔ)在檔案館本地載體的過(guò)程。二是介質(zhì)移交接收，即將電子檔案存儲(chǔ)在一定的介質(zhì)上移交給檔案館（室），也稱(chēng)卸載式移交接收。網(wǎng)絡(luò)移交既可實(shí)時(shí)進(jìn)行，也可與介質(zhì)移交一樣，按照檔案館接收周期定期移交。由于介質(zhì)移交有一定的周期性，為了及時(shí)將可以公開(kāi)的電子文件和電子檔案向社會(huì)各界提供利用，數(shù)字檔案館可以實(shí)時(shí)地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)

48、在線接收各立檔單位的電子文件/檔案。3、有檔案性質(zhì)的行業(yè)、專(zhuān)題信息資源庫(kù)。除了上述檔案文件之外，各種具有檔案性質(zhì)的政府和行業(yè)信息及專(zhuān)題資源庫(kù)也是數(shù)字檔案館資源建設(shè)的重要采集內(nèi)容。主要途徑是：一是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線采集網(wǎng)絡(luò)上現(xiàn)有的各種信息資源庫(kù)，如國(guó)土信息資源庫(kù)、人口統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)等；二是根據(jù)社會(huì)需求，采購(gòu)一些全文光盤(pán)數(shù)據(jù)庫(kù)補(bǔ)充數(shù)字檔案館數(shù)字資源建設(shè)的不足，如中國(guó)科技文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)、中國(guó)科學(xué)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)等。    4、互聯(lián)網(wǎng)上其他具有檔案價(jià)值的信息。為充分發(fā)揮數(shù)字檔案館作為知識(shí)庫(kù)群的作用，互聯(lián)網(wǎng)上其他零散、無(wú)序的具有檔案價(jià)值的信息也是數(shù)字檔案館采集的對(duì)象。例如，各網(wǎng)站的歷史照片、新

49、聞報(bào)道、網(wǎng)頁(yè)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、歷史事件的聲像資料等。     把有檔案價(jià)值的網(wǎng)絡(luò)信息下載到本地，經(jīng)過(guò)一定的整理、組織、加工、成為本地的現(xiàn)實(shí)資源。除了下載各種檔案信息之外，數(shù)字檔案館還將根據(jù)用戶的需求，對(duì)網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)據(jù)或網(wǎng)絡(luò)信息建立指引庫(kù)（或?qū)Ш秸荆?。首先要從成千上萬(wàn)的網(wǎng)站中挑選出具有價(jià)值的網(wǎng)站，然后對(duì)這些網(wǎng)站進(jìn)行分類(lèi)，建立起指引庫(kù)，使用戶能方便地通過(guò)指引庫(kù)獲取自己需要的信息。文件中心與現(xiàn)行文件利用講座 2002年9月，深圳市正式成立了我國(guó)首家“文件中心”，在檔案事業(yè)體制中具有開(kāi)創(chuàng)性的意義。     “文件中心”是一種社會(huì)化

50、、集約化和專(zhuān)業(yè)化的文件檔案管理機(jī)構(gòu)，它的設(shè)置不像單位檔案室隸屬于一個(gè)文件形成單位，而是按地區(qū)或按系統(tǒng)建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過(guò)渡性文件檔案管理機(jī)構(gòu)。目前全世界許多國(guó)家采用這種組織形式。深圳成立“文件中心”是在同國(guó)際接軌中邁出的重要一步。 一、成立文件中心的實(shí)踐和理論依據(jù)    （一）實(shí)踐依據(jù)    “文件中心”最早誕生于第二次世界大戰(zhàn)時(shí)期的美國(guó)，其歷史雖不長(zhǎng)，但在世界范圍內(nèi)顯示了旺盛的生命力。目前，美國(guó)、加拿大、英國(guó)、法國(guó)、俄羅斯、新加坡等數(shù)十個(gè)國(guó)家都建立了文件中心或類(lèi)似的機(jī)構(gòu)?！拔募行摹蹦茉谠S多

51、國(guó)家得到推行，根本原因是它具有“經(jīng)濟(jì)、高效”的突出優(yōu)點(diǎn)。所謂“經(jīng)濟(jì)”，表現(xiàn)為大大節(jié)省了各機(jī)關(guān)專(zhuān)設(shè)保管機(jī)構(gòu)耗費(fèi)的人、財(cái)、物資源。美國(guó)曾在保管費(fèi)用上作過(guò)對(duì)比，同樣保管1立方英尺的文件，分別由各機(jī)關(guān)自行保管平均費(fèi)用是7.66美元，集中在“文件中心”保管只需0.51美元。所謂“高效”，是指不僅節(jié)省了保管的費(fèi)用，而且還實(shí)現(xiàn)了資源聯(lián)合，能體現(xiàn)出規(guī)模效益。國(guó)際檔案理事會(huì)通過(guò)對(duì)幾十個(gè)成員國(guó)進(jìn)行調(diào)查，評(píng)價(jià)“文件中心”具有經(jīng)濟(jì)、高效的優(yōu)點(diǎn)，是保存半現(xiàn)行文件的最經(jīng)濟(jì)，最令人滿意的現(xiàn)代新型文件管理機(jī)構(gòu)。    受?chē)?guó)外“文件中心”的啟發(fā)，80年代以來(lái)，我國(guó)陸續(xù)出現(xiàn)了甘肅永靖縣、河北省張家口

52、地區(qū)、四川省長(zhǎng)壽縣縣直機(jī)關(guān)、吉林市船營(yíng)區(qū)直機(jī)關(guān)聯(lián)合檔案室等帶有文件中心色彩的文件檔案管理機(jī)構(gòu)。而1998年深圳市檔案局建立的“文檔資料服務(wù)中心”則是全國(guó)第一個(gè)“文件中心”的雛形，隨后，北京市昌平縣、江蘇省常熟市、山東省濟(jì)南市、青島市、上海、天津、武漢、青島、廣州、珠海等地相繼試辦了“文檔服務(wù)中心”之類(lèi)的文件檔案服務(wù)性機(jī)構(gòu)，這些地區(qū)的做法效果是喜人的。（二）理論依據(jù)    “文件中心”是“文件生命周期”理論指導(dǎo)下的產(chǎn)物。該理論是40年代初歐美檔案學(xué)界提出的，認(rèn)為文件從其形成到消亡是一個(gè)完整的過(guò)程，這個(gè)過(guò)程一般分為三個(gè)階段：現(xiàn)行階段（文件形成或文書(shū)處理階段），文件處在

53、運(yùn)轉(zhuǎn)和承辦過(guò)程中，留在產(chǎn)生、收到和承辦的機(jī)關(guān)、單位；非現(xiàn)行階段（半現(xiàn)行階段），文件處理完畢，機(jī)關(guān)日常工作不再經(jīng)常使用，但既不能作最后處理，又不能移交檔案館，由機(jī)關(guān)或文件中心保存；最后處置階段（銷(xiāo)毀或移交給檔案館永久保存）。我國(guó)進(jìn)入80年代以來(lái)，吸收外國(guó)文件生命周期的思想，結(jié)合我國(guó)實(shí)際提出來(lái)了“文件運(yùn)動(dòng)周期”的理論，認(rèn)為文件從其產(chǎn)生到消亡的運(yùn)動(dòng)過(guò)程分為四個(gè)階段：制作階段（撰寫(xiě)、設(shè)計(jì)與繪制、錄制、拍攝、輸入階段）；現(xiàn)實(shí)使用階段（現(xiàn)行階段）；暫時(shí)保存階段（半現(xiàn)行階段，由形成單位進(jìn)行歸檔或銷(xiāo)毀處理）；永久保存階段（大部分文件保存期滿經(jīng)鑒定后作銷(xiāo)毀處理，一部分需永久保存的檔案交由檔案館負(fù)責(zé)保存）。

54、60;  “文件生命（運(yùn)動(dòng)）周期”理論是對(duì)文件實(shí)行階段式管理最合理的解釋。處于形成（制作）和文書(shū)處理（現(xiàn)實(shí)使用）階段的文件，因其原始價(jià)值明顯而受到形成機(jī)關(guān)的重視并給予妥善保管。經(jīng)最后處置，確定為永久保存的文件，因歷史價(jià)值突出也有檔案館作為安身的歸宿。經(jīng)文書(shū)處理處于暫時(shí)保存階段的文件，形成機(jī)關(guān)不再經(jīng)常使用，卻不能作最后處置，長(zhǎng)期累積，遂成包袱。檔案館又不能過(guò)早地、玉石不分地接收所有文件。因此，文件在這一階段保存在機(jī)關(guān)和檔案館都不適宜，而文件中心正好能解決上述矛盾。文件中心所保管的文件仍屬形成機(jī)關(guān)所有，可以繼續(xù)滿足機(jī)關(guān)的利用需求；保存一定期限后由文件中心與文件形成單位共同鑒定，銷(xiāo)毀無(wú)保存

55、價(jià)值的文件；與檔案館共同鑒定、精選出有永久保存價(jià)值的文件作為檔案，移交檔案館保存?？梢?jiàn)，文件中心是連接機(jī)關(guān)與檔案館的不可或缺的中間環(huán)節(jié)。二、深圳市成立文件的必要性和迫切性    隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的發(fā)展，我國(guó)在文件、檔案管理方面出現(xiàn)了一系列不可回避的矛盾。這些矛盾越來(lái)越嚴(yán)重地影響了檔案、文件、信息的科學(xué)管理和有效利用，有損于檔案文件管理與機(jī)關(guān)主體工作及社會(huì)管理之間的協(xié)調(diào)性。深圳市同樣遇到了這些矛盾。（一） 文件數(shù)量劇增與檔案館管理危機(jī)的矛盾。隨著社會(huì)管理和各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，各類(lèi)文件呈幾何級(jí)數(shù)增長(zhǎng)，當(dāng)前更面臨著新型文件電子文件大量產(chǎn)生的挑戰(zhàn)。從而出現(xiàn)了被文獻(xiàn)情報(bào)

56、界稱(chēng)之為“情報(bào)爆炸”和“情報(bào)障礙”等諸多社會(huì)現(xiàn)象，其直接表現(xiàn)是各級(jí)檔案館館藏超負(fù)荷，檔案文件的整理、鑒定、保護(hù)、縮微、檢索等各種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和設(shè)備、設(shè)施的添置、更新壓力日增，不堪負(fù)擔(dān)。以建館時(shí)間不長(zhǎng)，規(guī)模不大的深圳市檔案館為例，1994年建成新館時(shí)僅有檔案9000多卷。1995年至1998年接收了深圳建市以來(lái)第一周期（1985年底以前）的檔案共112個(gè)全宗60146卷。2000年開(kāi)始進(jìn)行第二周期檔案接收工作，目前館藏各類(lèi)檔案已達(dá)20多萬(wàn)卷，年均增加近3萬(wàn)卷。按我館現(xiàn)有真空充氮消毒要每周消毒880卷、現(xiàn)有縮微拍攝設(shè)備進(jìn)行拍攝的數(shù)量計(jì)算，一年進(jìn)館的檔案消毒需34周（255天），縮微拍攝需750天；用計(jì)

57、算機(jī)進(jìn)行文件級(jí)輸入需4人500天才能完成。按此速度計(jì)算，20年后館藏檔案將達(dá)到80多萬(wàn)卷，庫(kù)房危機(jī)和管理上的窘迫會(huì)更加嚴(yán)峻。（二） 檔案館只能有選擇地接收檔案與機(jī)關(guān)移交檔案后仍積累大量文件，難以科學(xué)管理和有效利用的矛盾。根據(jù)檔案法規(guī)定，國(guó)家綜合檔案館接收轄區(qū)有關(guān)機(jī)構(gòu)具有永久保存價(jià)值的檔案，而大量不具備永久保存價(jià)值的檔案仍由各機(jī)關(guān)自己保存。即便永久保存的檔案也需在本機(jī)關(guān)保存10-20年后才移交檔案館。各機(jī)關(guān)仍然不斷地積累越來(lái)越多的檔案文件，在科學(xué)管理和有效利用上日益表現(xiàn)出力不從心。例如深圳市某局從1983年成立至2001年年中共形成檔案3017卷，另1368件（按新法整理歸檔的文件），

58、2001年向市檔案館移交1984-1990年形成的永久檔案62卷，還留存2955卷、168件（包括非永久卷和未到移交期的永久卷），留存積累的檔案數(shù)量平均每年369卷、171件。該局現(xiàn)有檔案庫(kù)房25平方米，柜架23組，已基本充滿?，F(xiàn)配備專(zhuān)職檔案員1名，管理和提供利用檔案工作十分緊張。按此增長(zhǎng)速度推算，20年后該局留存積累的檔案文件數(shù)量將相當(dāng)于現(xiàn)在2.5倍，需要大量地增加庫(kù)房和柜架，增配專(zhuān)職管理人員。根據(jù)當(dāng)前正在進(jìn)行的機(jī)構(gòu)改革精神，這樣配備檔案人員是不可行的。（三）館藏檔案提供利用的滯后性與社會(huì)對(duì)檔案文件需求時(shí)效性的矛盾。檔案法規(guī)定，館藏檔案形成滿30年向社會(huì)開(kāi)放。隨著社會(huì)生活節(jié)奏的加快，公眾對(duì)現(xiàn)

59、行文件及未進(jìn)館檔案的查詢(xún)需求日益增多，人們對(duì)檔案信息時(shí)效性的要求更加迫切。檔案管理現(xiàn)狀同社會(huì)需求發(fā)生了嚴(yán)重脫節(jié)，如果沒(méi)有一個(gè)專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)來(lái)承擔(dān)集中管理各部門(mén)現(xiàn)行、半現(xiàn)行文件，并向社會(huì)公開(kāi)提供服務(wù)的職能，就難以解決這一矛（四） “小而全”的機(jī)關(guān)檔案管理方式與現(xiàn)代信息處理和傳播技術(shù)的矛盾。為了保存現(xiàn)行文件和未進(jìn)館檔案，各單位都設(shè)置了檔案室。這種“小而全”、各自為政的文檔管理機(jī)制，功能職責(zé)雷同，人員、設(shè)備、投資重復(fù)，不僅造成了人力、財(cái)力的巨大浪費(fèi)，而且在實(shí)際上成為現(xiàn)代信息處理和傳播技術(shù)的桎梏，阻礙了現(xiàn)行、半現(xiàn)行文件和辦公自動(dòng)化產(chǎn)生的即時(shí)信息的及時(shí)處理和傳播，阻礙了信息資源的共享，是一種信息資源的浪費(fèi)。&

60、#160;   由于上述種種矛盾，使文件在功能、作用上出現(xiàn)了某種程度的異化本來(lái)機(jī)關(guān)制作文件是為了便于管理，提高行政效率，但文件數(shù)量的膨脹、管理機(jī)構(gòu)的重疊，結(jié)果卻使文件的保存、管理，成為機(jī)關(guān)的一個(gè)包袱、負(fù)擔(dān)，影響了管理效率和機(jī)關(guān)的運(yùn)轉(zhuǎn)。 這就迫使人們不得不尋求一種機(jī)關(guān)和檔案館均能擺脫困境，處于機(jī)關(guān)和檔案館之間，統(tǒng)一管理和機(jī)關(guān)文件的新的機(jī)構(gòu)，這種機(jī)構(gòu)目前最好的形式就是“文件中心”。三、深圳市文件中心的成立及其職能    為了與國(guó)際慣例接軌，結(jié)合深圳市建立市民中心實(shí)際，2000年深圳市檔案局向市政府提出了建立深圳市文件中心的建議。該建議立即得到市政府

61、的支持，2001年深圳市政府第三十四屆常務(wù)會(huì)議決定，在深圳市民中心建立政府文件中心，進(jìn)駐市民中心的二十多個(gè)局級(jí)單位不再單獨(dú)設(shè)置專(zhuān)門(mén)檔案室，由“文件中心”對(duì)處理完畢的文件進(jìn)行統(tǒng)一管理，以利于政府信息資源共建共享，提高政府行政效率和水平，降低行政成本。2002年4月深圳市人大常委會(huì)通過(guò)的深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)檔案與文件收集利用條例第二章第八條規(guī)定“市、區(qū)政府設(shè)立的文件中心，是集中保管與提供利用同級(jí)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位處理完畢的文件機(jī)構(gòu)”，從而以法律的形式確定了文件中心的地位。2002年9月，深圳市機(jī)構(gòu)編制委員正式下文批準(zhǔn)建立“文件中心”（副處級(jí)事業(yè)單位，人員編制9人）。同時(shí)，市政府將市民中心大廈10000劃撥給市

62、檔案局（館）。主要作為“文件中心”和文檔閱覽中心使用。這樣，從根本上解決了“文件中心”的機(jī)構(gòu)設(shè)置、辦公場(chǎng)地和人員編制問(wèn)題。2003年深圳市政府頒布的政務(wù)公開(kāi)暫行規(guī)定要求把文件中心辦成對(duì)市民信息公開(kāi)的窗口。根據(jù)2002年深圳市人大常委會(huì)通過(guò)的深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)檔案與文件收集利用條例和深圳市機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)下發(fā)的關(guān)于成立深圳市檔案局文件管理中心的批復(fù)的精神，深圳市文件中心的主要職責(zé)為： (一)、負(fù)責(zé)接收和采集市屬黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位處理完畢應(yīng)歸檔的紙質(zhì)文件和電子文件； (二)、負(fù)責(zé)對(duì)接收的文件進(jìn)行分類(lèi)、鑒定、整理、著錄、索引、編目、統(tǒng)計(jì)和保管，對(duì)文件實(shí)體進(jìn)行加工、消毒、數(shù)字化、縮微處理； (三)、負(fù)責(zé)采集各行業(yè)、專(zhuān)業(yè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)接收的電子文件進(jìn)行有序整合和標(biāo)準(zhǔn)化處理，建立目錄中心； (四)、負(fù)責(zé)電子文件信息傳輸、存儲(chǔ)和安全維護(hù)； (五)、負(fù)責(zé)向黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位及社會(huì)組織提供紙質(zhì)文件和電子文件的查詢(xún)利用；(六)、向市檔案館（及數(shù)字檔案館）移交保管期滿,具有永久保存價(jià)值的紙質(zhì)文件和電子文件，并對(duì)無(wú)保存價(jià)值的文件進(jìn)行鑒定作銷(xiāo)毀處理。綜上所述，“文件中心”的建立具有