溝通管理的十大溝通原則

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2、、部門都全面公開。而不能對某些溝通成員公開，對另一些溝通人員不公開。只有所有的管理溝通成員都十分清楚地知道自己應(yīng)該參與溝通的祥細(xì)過程要求，溝通成員間才能遵循規(guī)則，產(chǎn)生正確完整的溝通行為。這是對企業(yè)中絕大多數(shù)的無需保密的企業(yè)管理溝通行為而言。對于企業(yè)需要嚴(yán)格保密的管理溝通其實(shí)也是如此。即對所有該保密性管理溝通小系統(tǒng)內(nèi)部溝通成員來說，管理溝通的方式、方法、渠道、內(nèi)容仍然是公開的。在該保密性溝通系統(tǒng)內(nèi)，人人都應(yīng)該清楚：一，該管理溝通系統(tǒng)只對系統(tǒng)內(nèi)成員是開放的，二，在該系統(tǒng)內(nèi)自己和別人應(yīng)怎樣做出、做出什么樣的信息傳送與反饋；三，在該保密管理溝通系統(tǒng)中，自己只有權(quán)利掌握自己有權(quán)獲取和掌握的信息；四，按照

3、企業(yè)的要求，該保密溝通系統(tǒng)內(nèi)的信息對系統(tǒng)外成員嚴(yán)格保密。公開性指的不是企業(yè)的所有信息都應(yīng)該對你公開，而是指管理溝通的規(guī)則、方式、方法、渠道、內(nèi)容要求必須公開，沒有公開的管理溝通規(guī)則，正確的溝通行為過程就會(huì)失去方向和指引。管理溝通的公開性受損，將導(dǎo)致企業(yè)整體或局部的管理溝通系統(tǒng)產(chǎn)生溝通遮蔽或溝通盲點(diǎn)，致使某些應(yīng)該參與溝通的企業(yè)成員或群體無法知道并確認(rèn)自己應(yīng)該參與及怎樣參與溝通，管理溝通也就無法正確實(shí)施。二，管理溝通的簡捷性原則管理溝通的簡捷性原則包括好幾層意思。一層意思，是指溝通的具體方式、方法設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)盡量簡單明了，以便于所有溝通成員掌握和運(yùn)用。只要利用簡單溝通方式、方法能夠溝通良好，并有效達(dá)到

4、溝通目標(biāo)的溝通過程，就不應(yīng)當(dāng)采用復(fù)雜、繁瑣、迂回的溝通方式、方法進(jìn)行溝通。一兩句話就完全能有效地達(dá)到溝通效果的溝通，更應(yīng)該采取口頭通知的方式，而不應(yīng)該閑聊一兩小時(shí)來溝通。這一層意思的簡捷性，主要指的是具體的溝通方式、方法簡捷性。如果不注意具體溝通方式、方法的簡捷性，將降低管理溝通的效率。另一層意思是指管理溝通應(yīng)當(dāng)采用最短溝通渠道或路徑進(jìn)行溝通。如能面談就無須叫人轉(zhuǎn)告；可設(shè)立總經(jīng)理信箱以取代基層員工將信息通過中層管理者向上層層傳遞。渠道簡捷性的目的在于提高信息傳遞速度，通過減少渠道環(huán)節(jié)降低信息損耗或變形的可能性。許多管理者違反這條溝通原則他們在進(jìn)行管理時(shí)，采用的不是最近的溝通渠道，溝通的最終效果

5、雖然達(dá)到了，但浪費(fèi)了更多時(shí)間和精力。在溝通信息時(shí)效性緊急的情形下，有可能延誤時(shí)機(jī)，給企業(yè)造成巨大損失。管理溝通的簡捷性也包括溝通內(nèi)容的編碼簡捷性及解碼簡捷性，防止將簡單的管理信息人為地復(fù)雜化，致使溝通雙方無法準(zhǔn)確互相理解。總之，管理溝通的簡捷性要求體現(xiàn)在管理溝通的各個(gè)方面，即體現(xiàn)在管理溝通的整個(gè)溝通模式里面。因此，管理溝通的簡捷性應(yīng)該是企業(yè)管理溝通總體模式的簡捷性。三，管理溝通的明確性原則管理溝通的明確性是指管理溝通在公開性的基礎(chǔ)上，必須將溝通的各項(xiàng)事宜，如渠道的結(jié)構(gòu)、溝通的時(shí)間要求、地點(diǎn)要求、內(nèi)容要求、頻率要求等等，進(jìn)行明確、清晰的告示，要盡量避免含糊不清。其目的在于使全體溝通成員準(zhǔn)確理解企

6、業(yè)所期望的管理溝通要求，明白他們在溝通中所擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧?，即他們所?yīng)當(dāng)履行的溝通職責(zé)和義務(wù)，從而最大限度地排除溝通成員對溝通要求的模糊和誤解，保證管理溝通能夠順暢高效地進(jìn)行，順利達(dá)到管理溝通的預(yù)期目標(biāo)。明確性原則要求企業(yè)管理者與被管理者修煉和提高準(zhǔn)確分辨、總結(jié)、表達(dá)、傳遞管理信息的能力。管理信息的溝通盡量做到言簡意賅,深入淺出，便于信息接受者準(zhǔn)確把握自己所傳遞信息的真實(shí)內(nèi)在意義。如領(lǐng)導(dǎo)講話，切忌夸夸其談，空洞冗長,言之無物，或者說東道四，講的內(nèi)容沒有重點(diǎn)，缺乏條理，溝通了半天，下屬無法抓住其用意，對于企業(yè)資源是種浪費(fèi)。又如對領(lǐng)導(dǎo)反映情況或?qū)ο聦傧逻_(dá)工作指令，不可反復(fù)，羅嗦，而應(yīng)簡單扼要，明了清晰。

7、顯然，如果管理溝通違反了明確性原則，溝通的效果就不能令人滿意。四，管理溝通的適度性原則管理溝通的適度性原則，是指管理溝通的渠道設(shè)置及溝通頻率不能太多，也不能太少；而應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)具體業(yè)務(wù)與管理的需要，適度適當(dāng)，以能達(dá)到管理目的為基準(zhǔn)。有些管理者往往會(huì)容易產(chǎn)生這樣兩種心理：不放心下屬是在按照自己的要求工作，所以自己過于經(jīng)常去現(xiàn)場查看或查問下屬的工作進(jìn)展情形，導(dǎo)致不必要的憂慮和管理資源浪費(fèi)，這是管理溝通過于頻繁的情形；或者又過于相信下屬會(huì)按照自己指令開展工作，因此對下屬的工作進(jìn)展很少過問，造成管理失控，給企業(yè)帶來損失，這又變成了管理溝通過于稀少的毛病。而被管理者的角度來講，也容易存在著相應(yīng)的溝通毛病

8、：一是溝通頻率過高。為了討取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)欣賞與信任，或讓領(lǐng)導(dǎo)更多地了解自己的工作業(yè)績，有事沒事，有空沒空，經(jīng)常往領(lǐng)導(dǎo)辦公室匯報(bào)工作情況，既影響了自己工作開展，又給領(lǐng)導(dǎo)的正常工作造成干擾和低效率；二是溝通頻率過低很多下屬以為自己干好自己的本職工作就行了，至于向不向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展情況，則根本不重要，理由是事實(shí)上不匯報(bào)我的工作也已經(jīng)圓滿做完了，由此造成了應(yīng)當(dāng)按照要求及時(shí)匯報(bào)時(shí)他不匯報(bào)，使管理層對于具體工作的開展失去必要的信息反饋。溝通過多與過少，渠道設(shè)置太多或太少，均會(huì)影響企業(yè)人員進(jìn)行管理溝通的效率、效益。太多時(shí)形成溝通成本太高，企業(yè)資源浪費(fèi)；太少時(shí)又使得必要的管理溝通缺乏渠道和機(jī)會(huì)，信息交流受到人為

9、限制，管理的質(zhì)量和強(qiáng)度受到影響，嚴(yán)重時(shí)影響企業(yè)生存發(fā)展的大局。因此，適當(dāng)?shù)匕盐兆∵m度性原則，對企業(yè)經(jīng)營管理有其現(xiàn)實(shí)的重要性。五，管理溝通的針對性原則管理溝通的針對性原則是指，所有管理溝通的活動(dòng)與過程設(shè)計(jì)，都是為了解決企業(yè)管理中的某些具體問題，支持、維護(hù)企業(yè)正常高效運(yùn)行而設(shè)置，每一項(xiàng)管理溝通活動(dòng)都有其明確合理的針對性。筆者認(rèn)為，雖然不同企業(yè)的管理與管理溝通具有一定的共性，但每個(gè)企業(yè)的內(nèi)外部條件與管理傳統(tǒng)等等因素卻是個(gè)別的獨(dú)特的，因此，每個(gè)具體企業(yè)的管理與管理溝通均應(yīng)該具有自己的個(gè)性化特征。這就要求我們在設(shè)置企業(yè)管理溝通模式時(shí)，必須充分考慮到具體企業(yè)的實(shí)際情況；所設(shè)置和采用的管理溝通模式，必須切合

10、該企業(yè)的管理實(shí)際需要，企業(yè)管理溝通模式的設(shè)置必須有針對性。以上是指企業(yè)大的整體溝通模式而言。具體到企業(yè)管理溝通模式里面的具體溝通渠道、方式、內(nèi)容等等的設(shè)計(jì)，也必須具有明確的針對性。即必須考慮到企業(yè)設(shè)計(jì)這一溝通渠道、溝通內(nèi)容的目的是什么，是為了完成企業(yè)管理中的哪項(xiàng)工作，達(dá)到哪個(gè)目的。凡是無助于企業(yè)完成管理任務(wù)的溝通設(shè)計(jì)，無論其表面看來多么的好和有吸引力，都應(yīng)該毫不猶豫地拋棄；而對于那些明顯有益于企業(yè)經(jīng)營管理，少了就會(huì)產(chǎn)生不利影響的溝通設(shè)計(jì)，則應(yīng)該將其加入和融入企業(yè)的總體管理溝通模式。六，管理溝通的同步性原則管理溝通的同步性原則是指，在管理溝通過程中，筆者必須遵循這樣的原則：溝通的雙方或多方應(yīng)當(dāng)全

11、部進(jìn)入溝通系統(tǒng)和溝通角色，溝通必須是雙向的交流過程，而不應(yīng)當(dāng)是單向或其中一方信息處于封閉或半封閉狀態(tài)。也就是說，成功的管理溝通必須是在溝通主體之間互動(dòng)的，雙方處于平等交流地位的溝通。而不是一方強(qiáng)迫另一方接受自己的信息，或人為地拒絕接受對方的信息，即雙方均應(yīng)當(dāng)對溝通同時(shí)具有適當(dāng)、及時(shí)、同步的反應(yīng)：互相理解，充分把握住了對方所傳達(dá)信息的意義。當(dāng)管理溝通的雙方或多方處于相距遙遠(yuǎn)的兩個(gè)或多個(gè)地點(diǎn)，所進(jìn)行溝通的信息發(fā)送與接受存在時(shí)間差異的時(shí)候，同步性就有可能會(huì)因?yàn)槿狈ΜF(xiàn)場交流而受到嚴(yán)重威脅。而有時(shí)間差異的管理溝通行為是客觀存在并且是必需的。那么如何來把握其溝通的同步性呢？筆者首先要說明的的是，管理溝通的

12、同步性并不純粹或主要指溝通在時(shí)間上的同步性，而是指管理溝通的雙方或多方應(yīng)該適時(shí)進(jìn)入角色，相互進(jìn)行信息傳送與反饋，強(qiáng)調(diào)的是其行為過程的互動(dòng)性和溝通角色的同步性。當(dāng)然，時(shí)間上的同步性無疑也是十分重要的，如能不斷提高管理溝通在時(shí)間上的同步性，有利于管理溝通圓滿達(dá)到溝通目的。同步性原則告誡和提醒我們，作為管理者或被管理者，管理溝通必須是一個(gè)互動(dòng)的雙向的同時(shí)行動(dòng)的過程，哪怕就是在等級(jí)森嚴(yán)的軍隊(duì)中也是如此。在戰(zhàn)場上，當(dāng)指揮官下達(dá)了沖鋒命令時(shí)，士兵必須有反應(yīng)，而指揮官更必須觀察和分析士兵們的反應(yīng)，以調(diào)整自己的指揮。哪怕當(dāng)場士兵們沒有說一句話，但士兵服從的舉動(dòng)本身是一種溝通語言，它表明士兵是否同意、支持指揮官

13、的工作指令。而一旦有士兵出現(xiàn)不沖鋒的局面，指揮官就必須進(jìn)行再管理溝通，迅速了解、分析士兵如何反應(yīng)的動(dòng)機(jī)原因，找出答案后，采取相應(yīng)的管理措施。這一過程可能發(fā)生在兩分鐘之內(nèi)，但一個(gè)士兵與指揮官之間可能發(fā)生多次完整的管理溝通過程。七，管理溝通的完整性原則同步性原則強(qiáng)調(diào)的是管理溝通的互動(dòng)性。而管理溝通的完整性原則強(qiáng)調(diào)的是管理溝通過程的完整無缺。企業(yè)在設(shè)置管理溝通模式時(shí)，必須注意使每一個(gè)管理溝通行為過程均要素齊全，環(huán)節(jié)齊全，尤其是不能缺少必要的反饋過程。只有管理溝通的過程完整無缺，管理信息的流動(dòng)才能暢通無阻，管理溝通的職能才能夠充分實(shí)現(xiàn)。管理溝通過程本身不完整，管理溝通必然受阻。在企業(yè)管理實(shí)踐中，管理溝

14、通多多少少會(huì)出現(xiàn)一些過程不完整情形：一是沒有信息發(fā)送者，或信息發(fā)送者不明，信息沒人發(fā)送，自然沒有人能接受；二是沒有傳遞的溝通渠道，信息發(fā)送者不知道有什么渠道可以向接受者發(fā)送信息；三是接受者不明，到底信息應(yīng)該發(fā)給誰，沒有明確方向；四是有渠道，有發(fā)送者，有接受者，但沒有設(shè)定具體溝通方式，如本來應(yīng)該通過電話溝通的，他卻采用信件溝通，原因是企業(yè)沒有規(guī)定他打個(gè)電話就行了；五，其它一些情形。管理溝通過程不完整，如缺乏反饋，就會(huì)使原本設(shè)想得很好的管理溝通受阻，對企業(yè)管理和管理溝通不利。八，管理溝通的連續(xù)性原則管理溝通的連續(xù)性原則是指，大多數(shù)管理溝通行為過程，尤其是例行日常管理溝通活動(dòng)，并非一次溝通就可以一勞

15、永逸地完成溝通工作任務(wù)，而是要通過反反復(fù)復(fù)多次的溝通，才能較好地履行和完成管理溝通的工作職責(zé)。連續(xù)性是企業(yè)管理工作本身所具有的客觀屬性，作為管理的信息化表現(xiàn)，管理溝通自然也具有這一客觀屬性。連續(xù)性原則要求企業(yè)在進(jìn)行管理溝通時(shí)注意以下三大方面。一是管理溝通在時(shí)間上的連續(xù)性；二是管理溝通在方式、方法、渠道等，即溝通模式上的連續(xù)性；三是溝通內(nèi)容上的連續(xù)性。時(shí)間上的連續(xù)性要求企業(yè)管理溝通行為要持續(xù)地進(jìn)行。而溝通模式上的連續(xù)性則要求企業(yè)一方面要慎重選擇適合企業(yè)管理溝通的高效簡捷模式，另一方面要求企業(yè)在要使用和改變企業(yè)管理溝通模式時(shí)考慮到人們的習(xí)慣，盡量使其具備操作上的連續(xù)性。內(nèi)容上的連續(xù)性與模式上的連續(xù)

16、性均是從提高管理溝通的熟練與效率角度出發(fā)考慮問題。九，管理溝通的效率性原則正如管理活動(dòng)本身，管理溝通活動(dòng)可以衡量而且應(yīng)當(dāng)追求其活動(dòng)效率。管理溝通的效率體現(xiàn)在溝通的各個(gè)要素與環(huán)節(jié)。如編碼有編碼的效率，發(fā)送有發(fā)送的效率，渠道有渠道的效率，接受有接受的效率，解碼也有解碼的效率，就連噪音也有其效率：噪音高，必然影響溝通達(dá)到更高效率；噪音低，在客觀上有利于提高溝通效率。以遠(yuǎn)程正式書面溝通渠道效率為例。遠(yuǎn)程正式書面溝通在現(xiàn)代至少可以采用以下幾種渠道：一是業(yè)務(wù)信件；二是業(yè)務(wù)傳真；三是電子郵件，等等。在一般正常情況下，電子郵件溝通效率最高，傳真次之，信件較差。而在業(yè)務(wù)信件中，又還可以分成快件與平信，快件一至兩

17、天即到，而平信則需要更長時(shí)間才能被拆閱。又如編碼效率。有人可以在一小時(shí)內(nèi)完成一份業(yè)務(wù)文件的起草，而另一個(gè)人可能需要一兩天時(shí)間才能完成。有的人具有很強(qiáng)的綜合分析與語言組織、表達(dá)能力，很復(fù)雜的問題在他嘴里，只需要三五分鐘就可以向大家說清楚，但有的人可能編碼能力太差，他花上再多時(shí)間說，也還是沒法說清。筆者認(rèn)為，所有這些管理溝通過程的要素與環(huán)節(jié)的效率，最后都反映到整個(gè)溝通活動(dòng)上來，構(gòu)成了企業(yè)進(jìn)行管理溝通活動(dòng)的總體效率。十，管理溝通的效益性原則與管理一樣，管理溝通是需要成本的，而且這些成本如文件紙張、人員、會(huì)議費(fèi)用等等，都是可以量化計(jì)算的，因此，管理溝通的成本是不難理解、把握的。還是同管理一樣，管理溝通也是能產(chǎn)生或增減企業(yè)產(chǎn)出的。雖然有的管理溝通活動(dòng)的產(chǎn)出較難量化處理，但仍有相當(dāng)一部分管理溝通的產(chǎn)出可以量化。如企業(yè)采用電腦信息化后，節(jié)約下來的管理溝通成本就是其為企業(yè)增加的產(chǎn)出。即使有些管理溝通的產(chǎn)出無法精確地量化，但象管理的產(chǎn)出一樣，筆者還是能夠通過某種方式進(jìn)行評(píng)估的。既然管理溝通有成本有產(chǎn)出，自然也就應(yīng)該衡量其效益管理溝通的產(chǎn)出與成本的比例關(guān)系。在實(shí)際企業(yè)管理中，企業(yè)時(shí)常會(huì)碰到下列一些情形：某些管理與管理溝通活動(dòng)雖然有益于企業(yè)管理，但做起來相當(dāng)繁瑣，需要投入大量的