Excel數據管理與

1、十二、十二、Excel數據管理與分析數據管理與分析 內容提要內容提要一、排序工作表數據一、排序工作表數據二、篩選工作表數據二、篩選工作表數據三、分類匯總工作表數據三、分類匯總工作表數據一、排序工作表數據一、排序工作表數據 排序是對工作表中的數據進行重新組織安排序是對工作表中的數據進行重新組織安排的一種方式。排的一種方式。Excel可以對整個工作表或選可以對整個工作表或選定的某個單元格區(qū)域進行排序。定的某個單元格區(qū)域進行排序。 在在Excel中，可以對一列或多列中的數據中，可以對一列或多列中的數據按文本、數字以及日期和時間進行排序，還可按文本、數字以及日期和時間進行排序，還可以按自定義序列（如大

2、、中和?。┗蚋袷剑ò园醋远x序列（如大、中和?。┗蚋袷剑ò▎卧耦伾⒆煮w顏色或圖標集）進行排序。括單元格顏色、字體顏色或圖標集）進行排序。大多數排序操作都是針對列進行的，但是，也大多數排序操作都是針對列進行的，但是，也可以針對行進行。可以針對行進行。 升序排序升序排序數字：按從最小的負數到最大的正數進行排序。數字：按從最小的負數到最大的正數進行排序。日期：按從最早的日期到最晚的日期進行排序。日期：按從最早的日期到最晚的日期進行排序。文本：按照特殊字符、數字（文本：按照特殊字符、數字（09）、小寫英文）、小寫英文字母（字母（az）、大寫英文字母（）、大寫英文字母（AZ）、漢字）、漢字（以拼

3、音排序）排序。（以拼音排序）排序。邏輯值：邏輯值：FALSE排在排在TRUE之前。之前。錯誤值：所有錯誤值（如錯誤值：所有錯誤值（如#NUM!和和#REF!）的優(yōu)先級相同。的優(yōu)先級相同?？瞻讍卧瘢嚎偸欠旁谧詈蟆？瞻讍卧瘢嚎偸欠旁谧詈?。降序排序：降序排序：與升序排序的順序相反。與升序排序的順序相反。 簡單排序是指對數據表中的單列數據按照簡單排序是指對數據表中的單列數據按照Excel默認的升序或降序的方式排列。默認的升序或降序的方式排列。 要進行簡單排序，可利用排序按鈕進行。首要進行簡單排序，可利用排序按鈕進行。首先打開要排序的工作表，然后單擊要進行排序的先打開要排序的工作表，然后單擊要進行排

4、序的列或確?；顒訂卧裨谠摿兄?，再單擊列或確?；顒訂卧裨谠摿兄校賳螕簟皵祿祿边x項卡上選項卡上“排序和篩選排序和篩選”組中組中“升序升序”按鈕按鈕 或或 “降序降序”按鈕按鈕 ，所選列即按所設方式進行排序。所選列即按所設方式進行排序。 對文本進行對文本進行簡單排序簡單排序對數字進行對數字進行簡單排序簡單排序 多關鍵字排序，也就是對工作表中的數據按多關鍵字排序，也就是對工作表中的數據按兩個或兩個以上的關鍵字進行排序，此時就需要兩個或兩個以上的關鍵字進行排序，此時就需要在在“排序排序”對話框中進行，為了獲得最佳結果，對話框中進行，為了獲得最佳結果，要排序的單元格區(qū)域應包含列標題。要排序的單元

5、格區(qū)域應包含列標題。 對多個關鍵字進行排序時，在主要關鍵字完對多個關鍵字進行排序時，在主要關鍵字完全相同的情況下，會根據指定的次要關鍵字進行全相同的情況下，會根據指定的次要關鍵字進行排序；在次要關鍵字完全相同的情況下，會根據排序；在次要關鍵字完全相同的情況下，會根據指定的下一個次要關鍵字進行排序，依次類推。指定的下一個次要關鍵字進行排序，依次類推。不管有多少排序關鍵字，排序之后的數據總是按不管有多少排序關鍵字，排序之后的數據總是按主要關鍵字排序的。主要關鍵字排序的。在在“排序排序”對話框進行對話框進行多關鍵字排多關鍵字排序序 若要對工作表中的數據按行進行排序，可選若要對工作表中的數據按行進行排

6、序，可選擇單元格區(qū)域中的一行數據，或者確?；顒訂卧獡駟卧駞^(qū)域中的一行數據，或者確?；顒訂卧裨诒硇兄校缓蟠蜷_格在表行中，然后打開“排序排序”對話框，單擊對話框，單擊“選項選項”按鈕，打開按鈕，打開“排序選項排序選項”對話框，選中對話框，選中“按行排序按行排序”單選鈕，然后單擊單選鈕，然后單擊“確定確定”按鈕返按鈕返回回“排序排序”對話框，再按上述有關步驟進行設置，對話框，再按上述有關步驟進行設置，最后單擊最后單擊“確定確定”按鈕。按鈕。 此處設置字母此處設置字母在排序時是否在排序時是否區(qū)分大小寫區(qū)分大小寫此處設置漢字在此處設置漢字在排序時是按字母排序時是按字母還是筆畫順序還是筆畫順序二、篩

7、選工作表數據二、篩選工作表數據 在對工作表數據進行處理時，有時需要從工在對工作表數據進行處理時，有時需要從工作表中找出滿足一定條件的數據，這時可以用作表中找出滿足一定條件的數據，這時可以用Excel的數據篩選功能顯示符合條件的數據，而的數據篩選功能顯示符合條件的數據，而將不符合條件的數據隱藏起來，且隱藏的數據不將不符合條件的數據隱藏起來，且隱藏的數據不會被打印出來。要進行篩選操作，數據表中必須會被打印出來。要進行篩選操作，數據表中必須有列標簽。有列標簽。 Excel提供了提供了自動篩選、自定義篩選和高級自動篩選、自定義篩選和高級篩選篩選三種方式。自動篩選可以快速地顯示出工作三種方式。自動篩選可

8、以快速地顯示出工作表中滿足條件的記錄行，自定義篩選可以按照用表中滿足條件的記錄行，自定義篩選可以按照用戶的要求設置篩選條件，高級篩選則能完成比較戶的要求設置篩選條件，高級篩選則能完成比較復雜的多條件查詢。復雜的多條件查詢。 自動篩選一般用于簡單的條件篩選，篩選時自動篩選一般用于簡單的條件篩選，篩選時將不滿足條件的數據暫時隱藏起來，只顯示符合將不滿足條件的數據暫時隱藏起來，只顯示符合條件的數據。條件的數據。 使用自動篩選可以創(chuàng)建使用自動篩選可以創(chuàng)建3種篩選類型：按列種篩選類型：按列表值、按格式或按條件。不過，這三種篩選類型表值、按格式或按條件。不過，這三種篩選類型是互斥的，用戶只能選擇其中的一種

9、。是互斥的，用戶只能選擇其中的一種。 單擊要進行篩選操作工作表中的任意單元格，單擊要進行篩選操作工作表中的任意單元格，然后單擊然后單擊“數據數據”選項卡上選項卡上“排序和篩選排序和篩選”組中組中的的“篩選篩選”按鈕按鈕 ，此時工作表標題行中的每個，此時工作表標題行中的每個單元格右側會顯示一個三角形的篩選按鈕，接下單元格右側會顯示一個三角形的篩選按鈕，接下來就可以進行篩選操作了。來就可以進行篩選操作了。 將將“銷售員銷售員”中姓中姓名為名為“王芳王芳”和和“高敏高敏”的記錄篩的記錄篩選出來選出來 若在若在“篩選篩選”箭頭下拉列表選擇箭頭下拉列表選擇“文本文本篩選篩選”或或“數字篩選數字篩選”或或

10、“日期篩選日期篩選”項，項，然后在其子選項中選擇相應選項項，可以自然后在其子選項中選擇相應選項項，可以自定義篩選條件進行篩選操作。定義篩選條件進行篩選操作。 通配符通配符“？”和和“*”也可以用作文本篩也可以用作文本篩選的比較條件，其選的比較條件，其中中“？”表示任意表示任意單個字符，單個字符，“*”表表示任意多個字符。示任意多個字符。 “銷售額”大于100000，小于1000000的記錄被篩選出來 在高級篩選中，篩選條件又可分為多條件在高級篩選中，篩選條件又可分為多條件篩選和多選一條件篩選。篩選和多選一條件篩選。 高級篩選用于根據多個條件來查詢數據。高級篩選用于根據多個條件來查詢數據。要通過

11、多個條件來篩選單元格區(qū)域，應首先在要通過多個條件來篩選單元格區(qū)域，應首先在選定工作表中的指定區(qū)域創(chuàng)建篩選條件，然后選定工作表中的指定區(qū)域創(chuàng)建篩選條件，然后單擊單擊“數據數據”選項卡上選項卡上“排序和篩選排序和篩選”組中的組中的“高級高級”按鈕按鈕 ，打開，打開“高級篩選高級篩選”對話框，對話框，接下來分別選擇要篩選的單元格區(qū)域、篩選條接下來分別選擇要篩選的單元格區(qū)域、篩選條件區(qū)域和保存篩選結果的目標區(qū)域。件區(qū)域和保存篩選結果的目標區(qū)域。 要同時篩選出滿足多個條件的記錄，篩選條件必須輸入在同一行中。要同時篩選出滿足多個條件的記錄，篩選條件必須輸入在同一行中。 條件區(qū)域必須具有列標簽，并且確保在條

12、件值與篩選區(qū)域之間至少留條件區(qū)域必須具有列標簽，并且確保在條件值與篩選區(qū)域之間至少留了一個空白行或空白列。了一個空白行或空白列。 設置篩選條件時，對于文本類型，可用設置篩選條件時，對于文本類型，可用“*”匹配任意字符串，或用匹配任意字符串，或用“?”來匹配單個字符；對于數字來說，可直接在單元格中輸入表達式。來匹配單個字符；對于數字來說，可直接在單元格中輸入表達式。 選中選中“在原有區(qū)域顯在原有區(qū)域顯示篩選結果示篩選結果”單選鈕，單選鈕，將篩選結果放置在原將篩選結果放置在原數據處，不符合條件數據處，不符合條件的行隱藏。的行隱藏。選中選中“將篩選結果復將篩選結果復制到其他位置制到其他位置”單選單選

13、鈕，將篩選結果復制鈕，將篩選結果復制到工作表的其他位置。到工作表的其他位置。多個條件一起篩選，即利用多個條件一起篩選，即利用高級篩選功能查找出同時滿足多個條件的記錄。高級篩選功能查找出同時滿足多個條件的記錄。多條件篩選結果：查找出多條件篩選結果：查找出“職工工資明細表職工工資明細表”中中“應應發(fā)工資發(fā)工資”大于大于“3000”的的“林林”姓職工姓職工 多選一條件篩選多選一條件篩選，也就是在查找時只要滿足，也就是在查找時只要滿足幾個條件當中的一個，記錄就會顯示出來。幾個條件當中的一個，記錄就會顯示出來。 多選一條件篩選多選一條件篩選結果：結果：“單位單位”為為“件件”，或，或“數量數量”大于大于

14、70的記錄被篩選出的記錄被篩選出來來取消篩選：取消篩選：若要取消在數據表中對某一列進行的若要取消在數據表中對某一列進行的篩選，可以單擊該列列標簽單元格右側的篩選按篩選，可以單擊該列列標簽單元格右側的篩選按鈕鈕 ，在展開的列表中選擇，在展開的列表中選擇“全選全選”復選框，然復選框，然后單擊后單擊“確定確定”按鈕。此時篩選標記消失，該列按鈕。此時篩選標記消失，該列所有數據顯示出來。所有數據顯示出來。 若要取消在數據表中對所有列進行的篩選，若要取消在數據表中對所有列進行的篩選，可單擊可單擊“數據數據”選項卡上選項卡上“排序和篩選排序和篩選”組中組中的的“清除清除”按鈕按鈕 ，此時篩選標記消失，所有，

15、此時篩選標記消失，所有列數據顯示出來。列數據顯示出來。 三、分類匯總工作表數據三、分類匯總工作表數據 分類匯總是把數據表中的數據分門別類地統(tǒng)計處分類匯總是把數據表中的數據分門別類地統(tǒng)計處理，無需建立公式，理，無需建立公式，Excel將會自動對各類別的數據進將會自動對各類別的數據進行求和、求平均值、統(tǒng)計個數、求最大值（最小值）行求和、求平均值、統(tǒng)計個數、求最大值（最小值）和總體方差等多種計算，并且分級顯示匯總的結果，和總體方差等多種計算，并且分級顯示匯總的結果，從而增加了工作表的可讀性，使用戶能更快捷地獲得從而增加了工作表的可讀性，使用戶能更快捷地獲得需要的數據并做出判斷。需要的數據并做出判斷。

16、 要進行分類匯總的數據表的第一行必須有列標要進行分類匯總的數據表的第一行必須有列標簽，而且在分類匯總之前必須先對數據進行排序，以簽，而且在分類匯總之前必須先對數據進行排序，以使得數據中擁有同一類關鍵字的記錄集中在一起，然使得數據中擁有同一類關鍵字的記錄集中在一起，然后再對記錄進行分類匯總操作。后再對記錄進行分類匯總操作。 分類匯總分為簡單分類匯總、多重分類匯總和嵌分類匯總分為簡單分類匯總、多重分類匯總和嵌套分類匯總三種。套分類匯總三種。 簡單分類匯總指對數據表中的某一列數據簡單分類匯總指對數據表中的某一列數據以一種匯總方式進行分類匯總。以一種匯總方式進行分類匯總。 在各銷售在各銷售員數據的員數

17、據的最下方插最下方插入匯總行入匯總行 對工作表中的某列數據按照兩種或兩種以上對工作表中的某列數據按照兩種或兩種以上的匯總方式或匯總項進行匯總，就叫多重分類匯的匯總方式或匯總項進行匯總，就叫多重分類匯總，也就是說，多重分類匯總每次用的總，也就是說，多重分類匯總每次用的“分類字分類字段段”總是相同的，總是相同的，“匯總方式匯總方式”或或“匯總項匯總項”不不同。同。 按按“銷售員銷售員”對對“銷售量銷售量”和和“利潤利潤”進行求和，對進行求和，對“折扣折扣”求平均值求平均值 嵌套分類匯總是指在一個已經建立了分類匯嵌套分類匯總是指在一個已經建立了分類匯總的工作表中再進行另外一種分類匯總，兩次分類總的工

18、作表中再進行另外一種分類匯總，兩次分類匯總的分類字段是不相同的。匯總的分類字段是不相同的。 在建立嵌套分類匯總前同樣要先對工作表中在建立嵌套分類匯總前同樣要先對工作表中需要進行分類匯總的字段進行排序，排序的主要關需要進行分類匯總的字段進行排序，排序的主要關鍵字應該是第鍵字應該是第1級匯總關鍵字，排序的次要關鍵字級匯總關鍵字，排序的次要關鍵字應該是第應該是第2級匯總關鍵字，其他的依次類推。級匯總關鍵字，其他的依次類推。 有幾套分類匯總就需要進行幾次分類匯總操有幾套分類匯總就需要進行幾次分類匯總操作，第作，第2次匯總是在第次匯總是在第1次匯總的結果上進行操作次匯總的結果上進行操作的，第的，第3次匯總操作是在第次匯總操