清華紫光操做手冊(cè)

1、 紫光電子檔案管理系統(tǒng)使用手冊(cè)紫光電子檔案管理系統(tǒng)使用手冊(cè)1紫光電子檔案管理系統(tǒng)紫光電子檔案管理系統(tǒng)使用手冊(cè)使用手冊(cè)紫光軟件集團(tuán)有限公司電子檔案事業(yè)部 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)2目目 錄錄1.請(qǐng)先閱讀本章請(qǐng)先閱讀本章.11.1 描述符號(hào)說(shuō)明描述符號(hào)說(shuō)明.21.2 特別內(nèi)容說(shuō)明特別內(nèi)容說(shuō)明.21.3 手冊(cè)中名詞解釋手冊(cè)中名詞解釋.31.4 總體功能介紹總體功能介紹.51.5 業(yè)務(wù)流程介紹業(yè)務(wù)流程介紹.61.5.1收集整編流程.61.5.2檔案利用流程.81.5.3鑒定銷(xiāo)毀流程.91.6 基本操做指南基本操做指南.101.6.1如何進(jìn)行客戶(hù)端設(shè)置.101.6.2如何登錄、退出、注銷(xiāo)系統(tǒng).121

2、.6.3如何修改個(gè)人密碼.121.6.4如何設(shè)置默認(rèn)輸入法.131.6.5如何設(shè)置默認(rèn)電子文件存放路徑.131.6.6如何設(shè)置顯示字體.141.6.7主界面功能介紹.152.系統(tǒng)初始化系統(tǒng)初始化.152.1 如何新建全宗如何新建全宗.162.2 如何新建檔案類(lèi)型如何新建檔案類(lèi)型.172.2.1如何創(chuàng)建檔案類(lèi)型.182.2.2如何定義庫(kù)結(jié)構(gòu).192.3 如何定義錄入卡片如何定義錄入卡片.212.3.1如何調(diào)整界面大小.232.3.2如何選擇移動(dòng)控件.232.3.3如何調(diào)整控件布局.242.3.4如何刪除界面控件.252.3.5如何增加標(biāo)簽.252.3.6如何增加編輯框.262.3.7如何增加組合

3、框.262.3.8如何增加備注.28 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)32.3.9如何使用界面函數(shù).282.4 如何建立分類(lèi)表如何建立分類(lèi)表.282.4.1如何增加節(jié)點(diǎn)和子節(jié)點(diǎn).282.4.2如何刪除節(jié)點(diǎn).292.4.3如何修改節(jié)點(diǎn).292.4.4如何定義連接符.292.5 建立用戶(hù)體系建立用戶(hù)體系.292.5.1如何新建角色.292.5.2如何新建機(jī)構(gòu)(組).322.5.3如何新建用戶(hù).332.6 文件傳輸設(shè)置文件傳輸設(shè)置.342.7 初始化目錄樹(shù)初始化目錄樹(shù).362.7.1如何新建全宗節(jié)點(diǎn).362.7.2如何新建檔案節(jié)點(diǎn).372.7.3如何新建立數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn).382.7.4如何復(fù)制節(jié)點(diǎn).392.7

4、.5如何移動(dòng)節(jié)點(diǎn).402.7.6如何刪除節(jié)點(diǎn).402.8 如何進(jìn)行排序設(shè)置如何進(jìn)行排序設(shè)置.402.9 如何進(jìn)行檔號(hào)規(guī)則設(shè)置如何進(jìn)行檔號(hào)規(guī)則設(shè)置.412.10 報(bào)表設(shè)計(jì)報(bào)表設(shè)計(jì).432.10.1如何設(shè)計(jì)檔案報(bào)表.432.10.2如何設(shè)計(jì)借閱單.43 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)11. 請(qǐng)先閱讀本章請(qǐng)先閱讀本章 感謝您選擇紫光電子檔案管理系統(tǒng)！感謝您選擇紫光電子檔案管理系統(tǒng)！知識(shí)資源管理是未來(lái)企、事業(yè)單位信息管理的重要組成部分，也是企業(yè)信息管理的基礎(chǔ)，是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展方向。檔案是一個(gè)單位知識(shí)資源的核心部分，也是知識(shí)資源管理的最基礎(chǔ)部分。因此，要實(shí)現(xiàn)本單位的知識(shí)資源的管理，首先要做好電子檔案

5、的管理，才能以檔案管理為核心和基礎(chǔ)，逐步擴(kuò)大和延伸管理范圍，最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源的管理。紫光電子檔案管理系統(tǒng)是由紫光軟件集團(tuán)有限公司自主研發(fā)的通用檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)完全依照國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)發(fā)，并結(jié)合先進(jìn)的檔案信息化管理理念和方法，是一套具有先進(jìn)性、安全性、前瞻性的綜合檔案管理平臺(tái)。應(yīng)用本系統(tǒng)不僅可以實(shí)現(xiàn)本單位檔案的信息化管理，還可以通過(guò)系統(tǒng)中的標(biāo)準(zhǔn)化流程來(lái)規(guī)范本單位的檔案管理工作。無(wú)論在企業(yè)還是在事業(yè)單位，應(yīng)用本系統(tǒng)都將給您的工作帶質(zhì)的飛躍。本手冊(cè)主要用來(lái)說(shuō)明紫光電子檔案管理系統(tǒng)各功能模塊的用法，既可做為檔案管理員檔案管理員和錄入人員錄入人員的操做查詢(xún)手冊(cè)，也可以做為系統(tǒng)管理員系統(tǒng)管理員進(jìn)行系統(tǒng)

6、維護(hù)時(shí)的功能參考手冊(cè)。下面，開(kāi)始開(kāi)始我們的工作吧系統(tǒng)管理員系統(tǒng)初始化工作請(qǐng)直接到 P20 頁(yè)系統(tǒng)管理員系統(tǒng)維護(hù)工作 請(qǐng)直接到 P100 頁(yè)全面了解本系統(tǒng)，請(qǐng)從繼續(xù)向下 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)21.1 描述符號(hào)說(shuō)明描述符號(hào)說(shuō)明為描述方便，在手冊(cè)中利用部分符號(hào)來(lái)標(biāo)識(shí)特定的內(nèi)容，用到的符號(hào)及說(shuō)明如下表所示：符符 號(hào)號(hào)說(shuō)說(shuō)明明舉舉 例例【】模塊（子系統(tǒng)）名稱(chēng)符號(hào)例如：【檔案管理】表示檔案管理模塊；功能按鈕或功能操做符號(hào)例如：增加表示增加按鈕或增加操做；下一步（繼續(xù)）符號(hào)例如：選擇記錄刪除 ，表示選擇記錄后進(jìn)行刪除操做；操做步驟符號(hào)應(yīng)用格式-例如：-表示共三步操做此處是第一步； 界面上操做步驟符號(hào)

7、用來(lái)標(biāo)識(shí)界面上操做的順序1.2 特別內(nèi)容說(shuō)明特別內(nèi)容說(shuō)明手冊(cè)中的重點(diǎn)或特殊內(nèi)容重點(diǎn)或特殊內(nèi)容用波浪框線(xiàn)框起來(lái)，來(lái)提醒讀者注意；重點(diǎn)內(nèi)容主要有快捷操做、特別說(shuō)明、操做提示、補(bǔ)充說(shuō)明快捷操做、特別說(shuō)明、操做提示、補(bǔ)充說(shuō)明等種類(lèi)，表示方法如下所示：操做提示：特別說(shuō)明內(nèi)容，描述性語(yǔ)言、操做過(guò)程等； 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)31.3 手冊(cè)中名詞解釋手冊(cè)中名詞解釋在描述系統(tǒng)應(yīng)用的的時(shí)候，會(huì)用到檔案行業(yè)檔案行業(yè)和計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)的行業(yè)術(shù)語(yǔ)或?qū)Ｓ行袠I(yè)術(shù)語(yǔ)或?qū)Ｓ忻~名詞，常見(jiàn)的術(shù)語(yǔ)及名詞解釋如下：檔案檔案 archivesarchives國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的歷史文獻(xiàn)；檔

8、案管理檔案管理 archivearchive managementmanagement檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。檔案室檔案室 recordsrecords officeoffice國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織內(nèi)部設(shè)置的集中管理本單位檔案的組織形式的統(tǒng)稱(chēng)；收集收集 acquisitionacquisition andand collectioncollection檔案館、檔案室接收及征集檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)；歸檔歸檔 filingfiling辦理完畢的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室保存的過(guò)程；移交移交 transfertransfer按照國(guó)家規(guī)定把檔案交給檔案館、檔案室保存的過(guò)程；鑒定鑒

9、定 appraisalappraisal對(duì)檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)值的判定；保管期限保管期限 retentionretention duration(period)duration(period)對(duì)檔案劃定的存留年限；銷(xiāo)毀銷(xiāo)毀 destructiondestruction經(jīng)過(guò)鑒定對(duì)失去價(jià)值的檔案作毀滅性處置的過(guò)程；銷(xiāo)毀清冊(cè)銷(xiāo)毀清冊(cè) destructiondestruction scheduleschedule 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)4登錄被銷(xiāo)毀檔案題名、數(shù)量等內(nèi)容并由當(dāng)事人簽署的文件；案卷案卷 filefile在一個(gè)全宗內(nèi)，由互有聯(lián)系的若干文件組合成的放入卷夾、卷皮內(nèi)的基本保管單位，簡(jiǎn)稱(chēng)卷；卷內(nèi)備考

10、表卷內(nèi)備考表 memorandummemorandum卷內(nèi)文件狀況的記錄，排列在卷內(nèi)文件之后；檔號(hào)檔號(hào) archivalarchival numbernumber檔案實(shí)體編號(hào)的總稱(chēng)，包括全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)、頁(yè)號(hào)；編目編目 cataloguingcataloguing按照一定的規(guī)則將著錄的條目組織成目錄的過(guò)程；目錄目錄 cataloguecatalogue按照一定次序編排的、揭示檔案或其他文獻(xiàn)特征的條目，是檔案的一種檢索、報(bào)道工具；卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄 filefile listlist登錄卷內(nèi)文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格。排列在卷內(nèi)文件之前。案卷目錄案卷目錄 i

11、nventoryinventory按照特定要求登錄案卷題名和其他特征編排成的一種檔案檢索、報(bào)道工具；著錄著錄 descriptiondescription在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程；標(biāo)引標(biāo)引 indexingindexing對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，把結(jié)果以規(guī)范化的檢索語(yǔ)言賦予檢索標(biāo)識(shí)的 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)5過(guò)程。檢索檢索 retrievalretrieval有選擇地查找已存儲(chǔ)的檔案或檔案信息的過(guò)程。檢索工具檢索工具 findingfinding aidaid查找檔案使用的目錄、指南、索引等的統(tǒng)稱(chēng)。登記登記 registrationregistra

12、tion登錄檔案和檔案管理有關(guān)數(shù)據(jù)的過(guò)程。統(tǒng)計(jì)報(bào)表統(tǒng)計(jì)報(bào)表 statisticalstatistical formform由檔案行政管理部門(mén)下達(dá)的具有統(tǒng)一制式的表冊(cè)。1.4 總體功能介紹總體功能介紹紫光電子檔案管理系統(tǒng)采用 C/S 和 B/S 混合架構(gòu)，其中提供網(wǎng)上用戶(hù)利用的部份采用 B/S 方式實(shí)現(xiàn)，這部份用戶(hù)量大采用 B/S 方式對(duì)用戶(hù)的使用和系統(tǒng)的維護(hù)都提供了很大的方便；檔案業(yè)務(wù)部份是通過(guò) C/S 方式實(shí)現(xiàn)的，這部份采用 C/S方式具有更強(qiáng)的安全性和使用方便靈活性，可以提供更強(qiáng)大的對(duì)數(shù)據(jù)操作的功能，主要針對(duì)檔案部門(mén)的檔案管理人員。系統(tǒng)功能主要分為：檔案業(yè)務(wù)和系統(tǒng)設(shè)置兩大部分；檔案業(yè)務(wù)部分

13、檔案業(yè)務(wù)部分包括：信息收集、信息管理、借閱管理和綜合利用四部份，涵蓋了檔案業(yè)務(wù)中的收集整理、日常管理和信息綜合利用工作，主要針對(duì)檔案管理人員或各部門(mén)的兼職檔案員，這部份功能系統(tǒng)設(shè)計(jì)得簡(jiǎn)單實(shí)用、方便快捷，檔案管理人員可以通過(guò)這些功能，根據(jù)定義好的管理規(guī)則和規(guī)范，自動(dòng)或輔助手工實(shí)現(xiàn)檔案的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。系統(tǒng)設(shè)置部分系統(tǒng)設(shè)置部分主要提供了一套系統(tǒng)的定制工具，可以針對(duì)不同行業(yè)的檔案管理需求和規(guī)范，定制符合用戶(hù)本單位使用的檔案管理系統(tǒng)，可定制的內(nèi)容包括： 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)6系統(tǒng)權(quán)限的定制、檔案管理架構(gòu)的定制、檔案整理規(guī)則的定制等。主要針對(duì)項(xiàng)目實(shí)施人員、或?qū)Ρ締挝粰n案業(yè)務(wù)熟悉的系統(tǒng)管理員。系統(tǒng)設(shè)

14、置部分功能強(qiáng)大，可以將用戶(hù)單位的檔案管理規(guī)范和制度通過(guò)定制實(shí)現(xiàn)，用系統(tǒng)保障使用人員對(duì)規(guī)范和制度的執(zhí)行，確保檔案的業(yè)務(wù)流程有序地進(jìn)行。將檔案業(yè)務(wù)和系統(tǒng)設(shè)置的功能分開(kāi)，就可以針對(duì)不同的使用者，將檔案業(yè)務(wù)部分的使用和操作做得簡(jiǎn)單方便，使非計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)的人員可以輕松掌握系統(tǒng)，同時(shí)可以將用于專(zhuān)業(yè)人員的系統(tǒng)設(shè)置功能做成一個(gè)檔案管理的平臺(tái)，提供給專(zhuān)業(yè)人員一個(gè)功能強(qiáng)大的定制工具包，這樣系統(tǒng)就實(shí)現(xiàn)了功能性和易用性的完美結(jié)合。1.5 業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程介紹介紹每個(gè)單位的檔案管理工作都有著自己的業(yè)務(wù)流程，綜合起來(lái)主要分為：檔案的收集整理、日常管理和信息服務(wù)三部分。在本系統(tǒng)中可對(duì)不同的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行定制，使系統(tǒng)能夠很好地適

15、應(yīng)各類(lèi)檔案管理業(yè)務(wù)的需要，不僅可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的數(shù)字檔案管理業(yè)務(wù)，而且可以作為紙介質(zhì)檔案的管理工具。1.5.1 收集整編流程收集整編流程檔案收集整編工作是檔案部門(mén)的核心業(yè)務(wù)，檔案管理員定期從各部門(mén)兼職檔案人員手中接收移交的檔案（資料） ，然后進(jìn)行整理歸檔，在本系統(tǒng)中這部分的總體業(yè)務(wù)流程如下圖所示： 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)7檔案收集整編業(yè)務(wù)流程檔案收集整編業(yè)務(wù)流程流程適用范圍流程適用范圍適用于集中管理的用戶(hù)；適用于分散收集、集中整理的用戶(hù)；適用于部門(mén)獨(dú)立立卷的用戶(hù)；可定制應(yīng)用模式可定制應(yīng)用模式基于系統(tǒng)提供的收集整編總體業(yè)務(wù)流程可以定義出多種應(yīng)用模式（見(jiàn)下表） ，用戶(hù)根據(jù)本單位的實(shí)際情況，選擇

16、其中一種模式定制后進(jìn)行應(yīng)用； 應(yīng)用模式應(yīng)用模式參與部門(mén)參與部門(mén)參與角色參與角色工作內(nèi)容描述工作內(nèi)容描述部門(mén)應(yīng)用（最小模式）檔案部門(mén)檔案管理員（只有一人）各部門(mén)人員將紙質(zhì)檔案移交到檔案部門(mén)，檔案管理員接進(jìn)行著錄歸檔；部門(mén)應(yīng)用檔案部門(mén)錄入人員檔案管理員各部門(mén)人員將紙質(zhì)檔案移交到檔案部門(mén)，由檔案人員進(jìn)行整理、著錄、歸檔；檔案部門(mén)內(nèi)部進(jìn)行 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)8移交、審核、歸檔流程；跨部門(mén)應(yīng)用(集中整理)檔案部門(mén)其它部門(mén)檔案管理員兼職檔案員錄入人員各部門(mén)兼職檔案員著錄本部門(mén)的檔案信息，然后移交給檔案管理員進(jìn)行審核，檔案管理員審核后進(jìn)行接收或打回，然后分類(lèi)、整理、組卷（盒） 、歸檔；跨部門(mén)應(yīng)用(

17、分散整理)檔案部門(mén)其它部門(mén)檔案管理員兼職檔案員錄入人員各部門(mén)兼職檔案員著錄本部門(mén)的檔案信息，并進(jìn)行分類(lèi)、整理、組卷（盒） ，然后移交給檔案管理員進(jìn)行審核，檔案管理員審核后進(jìn)行接收或打回，然后進(jìn)行歸檔；補(bǔ)充說(shuō)明：應(yīng)用模式的定制工作一般由紫光公司實(shí)施人員或系統(tǒng)管理員來(lái)完成；系統(tǒng)中可以為每種檔案類(lèi)型單獨(dú)定制業(yè)務(wù)模式；1.5.2 檔案利用流程檔案利用流程檔案的利用包括對(duì)電子檔案的網(wǎng)上利用和對(duì)檔案實(shí)體的借閱兩種方式。一般用戶(hù)對(duì)檔案的利用都是通過(guò)檔案網(wǎng)站來(lái)實(shí)現(xiàn)，用戶(hù)可以對(duì)檔案網(wǎng)站的電子檔案目錄進(jìn)行檢索查詢(xún)，找到所需的檔案目錄，同時(shí)在權(quán)限許可的情況系可對(duì)電子原文進(jìn)行瀏覽、下載。對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢(xún)和利用不需要

18、經(jīng)過(guò)檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設(shè)定每個(gè)用戶(hù)的權(quán)限即可。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄網(wǎng)上對(duì)電子檔案查詢(xún)和利用的情況，并可以進(jìn)行利用統(tǒng)計(jì)。如果用戶(hù)需要借閱檔案實(shí)體，可以直接到檔案部門(mén)去辦理借閱手續(xù)，也可以 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)9通過(guò)網(wǎng)站先進(jìn)行檢索，查到所需借閱的目錄，并提出借閱申請(qǐng)，借閱申請(qǐng)會(huì)自動(dòng)顯示在檔案管理員的借閱預(yù)約信息當(dāng)中，由檔案管理員準(zhǔn)備好實(shí)體，并打印借閱單，等待用戶(hù)去簽字取回即可。借閱管理可以進(jìn)行借閱登記、歸還和催還的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規(guī)則和政策，由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行控制。 檔案利用流程1.5.3 鑒定銷(xiāo)毀流程鑒定銷(xiāo)毀流程過(guò)期檔案的銷(xiāo)毀流程如下圖所示。檔案管理員可以定期進(jìn)入

19、系統(tǒng)的檔案管理子系統(tǒng)中，通過(guò)檢索查找到需要鑒定銷(xiāo)毀的檔案信息，然后復(fù)制到鑒定庫(kù)中進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀流程。 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)10 檔案的鑒定銷(xiāo)毀流程打印出的銷(xiāo)毀申請(qǐng)由檔案人員送交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批結(jié)束后銷(xiāo)毀申請(qǐng)和處理意見(jiàn)返回到檔案部門(mén)。目前系統(tǒng)這部分工作是由人手工傳送銷(xiāo)毀申請(qǐng)單實(shí)現(xiàn)的，在后續(xù)的系統(tǒng)中我們將實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)上的鑒定銷(xiāo)毀審批流程。檔案管理人員可以在銷(xiāo)毀數(shù)據(jù)管理中看到需要銷(xiāo)毀、提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)的檔案目錄和原文信息，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)鑒定銷(xiāo)毀申請(qǐng)的處理意見(jiàn)對(duì)其進(jìn)行處理。處理包括：更改過(guò)期檔案的密級(jí)和保管期限繼續(xù)進(jìn)行保管和銷(xiāo)毀兩種。如果選擇更改，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)更改檔案的目錄信息，并重新存入檔案庫(kù)中；如

20、果選擇銷(xiāo)毀，則會(huì)將檔案扔入回收站。銷(xiāo)毀的檔案將一直保留在回收站中，可以隨時(shí)進(jìn)行恢復(fù)和清空（永久刪除） 。系統(tǒng)的日志庫(kù)將自動(dòng)記錄從提出鑒定到處理銷(xiāo)毀申請(qǐng)的全部過(guò)程，以便于查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。1.6 基本操做指南基本操做指南1.6.1 如何進(jìn)行客戶(hù)端設(shè)置如何進(jìn)行客戶(hù)端設(shè)置客戶(hù)端第一次使用第一次使用本系統(tǒng)的時(shí)候需要進(jìn)行連接設(shè)置，依次點(diǎn)擊開(kāi)始開(kāi)始 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)11程序程序紫光電子檔案管理系統(tǒng)紫光電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)連接配置數(shù)據(jù)庫(kù)連接配置打開(kāi)設(shè)置頁(yè)面，不同的數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)型設(shè)置方法不同，常見(jiàn)的數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)型有 SQLserver 和 Oracle 兩種，設(shè)置方法如下：SQLserver 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置方法數(shù)

21、據(jù)庫(kù)設(shè)置方法操做提示：關(guān)于數(shù)據(jù)庫(kù)的連接參數(shù)請(qǐng)向本單位系統(tǒng)管理員了解或者咨詢(xún)紫光實(shí)施人員；Oracle 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置方法數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置方法-1 客戶(hù)端配置（SQL） 類(lèi)型選擇“SQL Server” 填寫(xiě)連接參數(shù) 點(diǎn)擊測(cè)試連接 ，如不通過(guò)檢查參數(shù)是否正確，測(cè)試成功后，進(jìn)行下一步 點(diǎn)擊確定設(shè)置完成，如右圖所示： 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)121.6.2 如何登錄、退出、注銷(xiāo)系統(tǒng)如何登錄、退出、注銷(xiāo)系統(tǒng)如何登錄系統(tǒng)如何登錄系統(tǒng)點(diǎn)擊桌面的快捷圖標(biāo)或者開(kāi)始/程序/紫光電子檔案管理系統(tǒng)/紫光電子檔案管理系統(tǒng)，然后輸入用戶(hù)名、密碼點(diǎn)擊登錄登錄按鈕；如何退出系統(tǒng)如何退出系統(tǒng)點(diǎn)擊程序右上角的按鈕或者點(diǎn)擊工具欄山的退

22、出退出按鈕，系統(tǒng)提示“確定要退出系統(tǒng)嗎？” ，確認(rèn)后退出系統(tǒng)；如何注銷(xiāo)系統(tǒng)如何注銷(xiāo)系統(tǒng)注銷(xiāo)用戶(hù)同一客戶(hù)端登錄用戶(hù)的切換，點(diǎn)擊工具欄上的注銷(xiāo)注銷(xiāo)按鈕，系統(tǒng)提示“確認(rèn)要注銷(xiāo)？”確定后系統(tǒng)重新打開(kāi)登錄界面；提示信息：關(guān)于數(shù)據(jù)庫(kù)的連接參數(shù)請(qǐng)向本單位系統(tǒng)管理員了解或者咨詢(xún)紫光實(shí)施人員；-1 客戶(hù)端配置（SQL） 數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)型選擇“Oracle” 填寫(xiě)數(shù)據(jù)庫(kù)名，此處應(yīng)填寫(xiě)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)名（服務(wù)名的配置方法見(jiàn)安裝文檔：） 填寫(xiě)數(shù)據(jù)庫(kù)連接用戶(hù)名、密碼；如右圖所示： 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)131.6.3 如何修改個(gè)人密碼如何修改個(gè)人密碼點(diǎn)擊主界面工具欄上的個(gè)人設(shè)置個(gè)人設(shè)置按鈕，在“密碼修改”頁(yè)面中填寫(xiě)原密碼和新

23、密碼信息后點(diǎn)擊修改密碼修改密碼確認(rèn)后修改完成，如下圖所示；1.6.4 如何設(shè)置默認(rèn)輸入法如何設(shè)置默認(rèn)輸入法為了方便用戶(hù)錄入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)提供了設(shè)置默認(rèn)輸入法功能，在應(yīng)用本系統(tǒng)的時(shí)候系統(tǒng)默認(rèn)將輸入法切換到預(yù)設(shè)置的輸入法，點(diǎn)擊主界面工具欄上的個(gè)人設(shè)個(gè)人設(shè)置置按鈕，在調(diào)出的界面中選擇“其它設(shè)置其它設(shè)置”頁(yè)面，在輸入法設(shè)置中進(jìn)行設(shè)置如下圖所示（此設(shè)置只對(duì)單客戶(hù)端有效此設(shè)置只對(duì)單客戶(hù)端有效）： 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)141.6.5 如何設(shè)置默認(rèn)電子文件存放路徑如何設(shè)置默認(rèn)電子文件存放路徑應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)常常要進(jìn)行掛接電子文件操做，用戶(hù)可以設(shè)置默認(rèn)的電子文件存放路徑，避免每次都要逐層定位，點(diǎn)擊主界面工具欄上的

24、個(gè)人設(shè)置個(gè)人設(shè)置按鈕，在調(diào)出的界面中選擇“其它設(shè)置其它設(shè)置”頁(yè)面，在掛接電子文件路徑設(shè)置中進(jìn)行設(shè)置如下圖所示（此設(shè)置只對(duì)單客戶(hù)端有效此設(shè)置只對(duì)單客戶(hù)端有效）：1.6.6 如何設(shè)置顯示字體如何設(shè)置顯示字體系統(tǒng)支持可以對(duì)數(shù)據(jù)區(qū)顯示數(shù)據(jù)的字體進(jìn)行調(diào)整，方便客戶(hù)對(duì)數(shù)據(jù)的查看，點(diǎn)擊主界面工具欄上的個(gè)人設(shè)置個(gè)人設(shè)置按鈕，在調(diào)出的界面中選擇“其它設(shè)置其它設(shè)置”頁(yè)面，在字體設(shè)置中進(jìn)行設(shè)置如下圖所示（此設(shè)置只對(duì)單客戶(hù)端有效此設(shè)置只對(duì)單客戶(hù)端有效） ，設(shè)置的結(jié)果在收集整編和檔案管理模塊中體現(xiàn)： 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)151.6.7 主界面功能介紹主界面功能介紹主界面采用全新的 OUTLOOK 界面風(fēng)格，具有

25、操做簡(jiǎn)便、快捷、高效的特點(diǎn)。依照檔案業(yè)務(wù)劃分各模塊功能，在同一界面下可實(shí)現(xiàn)所有功能的切換，同時(shí)能直觀(guān)明了的展示數(shù)據(jù)。一級(jí)、二級(jí)功能模塊操做工具欄 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)162. 系統(tǒng)初始化系統(tǒng)初始化初次使用本系統(tǒng)的時(shí)候，需要利用定制平臺(tái)對(duì)系統(tǒng)初始化。初始化之前需要了解本單位的檔案業(yè)務(wù)的基本情況，主要了解以下方面：本單位共有多少種檔案類(lèi)型、每種檔案類(lèi)型的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、每種檔案類(lèi)型需要著錄哪些字段、每種檔案類(lèi)型需要打印何種報(bào)表；本單位的整編歸檔流程是什么？本單位的組織機(jī)構(gòu)狀況，并根據(jù)預(yù)計(jì)的應(yīng)用劃分角色；根據(jù)以上所了解的業(yè)務(wù)，定義本單位的全宗、檔案類(lèi)型、錄入卡片、報(bào)表、角色、組（機(jī)構(gòu)） 、用戶(hù)等方

26、面的內(nèi)容，需要定義的內(nèi)容及先后順序，如下圖所示：檔案目錄樹(shù)檔案數(shù)據(jù)顯示區(qū)系統(tǒng)信息欄 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)17提示信息：初始化工作一般由紫光公司技術(shù)工程師在實(shí)施的時(shí)候根據(jù)客戶(hù)需求來(lái)完成；客戶(hù)單位的系統(tǒng)管理員在了解檔案業(yè)務(wù)和軟件功能的基礎(chǔ)亦可以獨(dú)立完成初始化定義工作或系統(tǒng)維護(hù)工作；2.1 如何新建全宗如何新建全宗系統(tǒng)初次使用的時(shí)候，由需要先建立本單位的全宗，全宗信息必須填寫(xiě)正確，全宗號(hào)唯一且不重復(fù)全宗號(hào)唯一且不重復(fù)，下面介紹如何增加全宗： 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)18特別說(shuō)明：?jiǎn)稳诎姹镜挠脩?hù)只可以建立一個(gè)全宗單位，建立后增加按鈕置成灰色變?yōu)椴豢刹僮鰻顟B(tài)；若為多全宗用戶(hù)可以建立多個(gè)全宗

27、單位，數(shù)量由購(gòu)買(mǎi)時(shí)授權(quán)的數(shù)量決定；2.2 如何新建檔案類(lèi)型如何新建檔案類(lèi)型檔案類(lèi)型是在系統(tǒng)建設(shè)初期由系統(tǒng)管理員根據(jù)本單位所管理的檔案種類(lèi)進(jìn)行建立，在本系統(tǒng)中不僅可以建立國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的大類(lèi)檔案，系統(tǒng)管理員還可以根據(jù)需要定制特殊的檔案類(lèi)型供本單位應(yīng)用，如建立照片、聲像、光盤(pán)、大事記等檔案類(lèi)型，建立一種檔案類(lèi)型的過(guò)程如下圖所示：2-1 進(jìn)入操做界面 【系統(tǒng)設(shè)置】【庫(kù)結(jié)構(gòu)管理】【全宗管理】點(diǎn)擊增加按鈕，如右圖所示： 也可以根據(jù)標(biāo)號(hào)順序進(jìn)行操做2-2 填寫(xiě)全宗信息 輸入全宗號(hào)、單位名稱(chēng)內(nèi)容點(diǎn)擊確定按鈕，增加操做完成，如右圖所示： 全宗號(hào)唯一且不可以重復(fù) 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)19下面介紹創(chuàng)建檔案類(lèi)型的

28、過(guò)程，此過(guò)程中的操做重點(diǎn)是如何選擇管理模式如何選擇管理模式，管理模式的選擇決定著所建立檔案類(lèi)型的分級(jí)結(jié)構(gòu)，而且管理模式一旦建立后將不能修改。2.2.1 如何創(chuàng)建檔案類(lèi)型如何創(chuàng)建檔案類(lèi)型新建立檔案類(lèi)型的操做過(guò)程如下：6-1 添加檔案類(lèi)型 【系統(tǒng)設(shè)置】【庫(kù)結(jié)構(gòu)管理】【檔案庫(kù)管理】點(diǎn)擊添加檔案類(lèi)型按鈕，如右圖所示： 也可以根據(jù)標(biāo)號(hào)順序進(jìn)行操做點(diǎn)擊右鍵出現(xiàn)菜單6-2 填寫(xiě)檔案信息 填寫(xiě)類(lèi)型名稱(chēng)選擇管理模式點(diǎn)擊確定按鈕完成操做，如右圖所示： 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)20管理模式選擇說(shuō)明：系統(tǒng)自帶了三種默認(rèn)的管理模式分別為：文書(shū)檔案（傳統(tǒng)方式） 、文書(shū)檔案（一事一件） 、科技檔案（設(shè)計(jì)院模式） ，選擇

29、其一后系統(tǒng)會(huì)根據(jù)模板自動(dòng)創(chuàng)建檔案類(lèi)型結(jié)構(gòu)，方便系統(tǒng)管理員的操做；如果在管理模式中選擇無(wú) ，操作者要手動(dòng)選擇此檔案的管理模式，方法是在下邊的復(fù)選框中進(jìn)行選擇，選擇方法示例：一級(jí)結(jié)構(gòu)一級(jí)結(jié)構(gòu)只包含文件級(jí)包含項(xiàng)目包含案卷包含分類(lèi)表二級(jí)結(jié)構(gòu)二級(jí)結(jié)構(gòu)包含卷和文件兩級(jí)包含項(xiàng)目包含案卷包含分類(lèi)表三級(jí)結(jié)構(gòu)三級(jí)結(jié)構(gòu)包含項(xiàng)目、卷、文件包含項(xiàng)目包含案卷包含分類(lèi)表檔案類(lèi)型創(chuàng)建后系統(tǒng)不再允許修改其管理模式；2.2.2 如何定義庫(kù)結(jié)構(gòu)如何定義庫(kù)結(jié)構(gòu)檔案類(lèi)型名稱(chēng)、管理模式創(chuàng)建后需要進(jìn)行對(duì)檔案庫(kù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行定義，用戶(hù)可以添加、刪除、插入添加、刪除、插入字段，接上一節(jié)內(nèi)容庫(kù)結(jié)構(gòu)定義庫(kù)結(jié)構(gòu)定義的操做方法如下：6-3 查看創(chuàng)建結(jié)果 系

30、統(tǒng)建立了照片檔案類(lèi)型，且包含案卷和文件兩級(jí)結(jié)構(gòu)，如右圖所示： 所創(chuàng)建的檔案類(lèi)型及其二級(jí)結(jié)構(gòu)系統(tǒng)默認(rèn)生成的案卷級(jí)結(jié)構(gòu) 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)21字段類(lèi)型及長(zhǎng)度說(shuō)明：系統(tǒng)提供了四種標(biāo)準(zhǔn)字段類(lèi)型分別為：字符型、整(數(shù))型、實(shí)（數(shù)）型、日期型，用戶(hù)根據(jù)添加字段所要填寫(xiě)的內(nèi)容分別進(jìn)行選擇，選擇參考說(shuō)明如下：字符型填寫(xiě)文字信息如：歸檔人、整編人等整數(shù)型填寫(xiě)整數(shù)數(shù)字信息如：頁(yè)數(shù)、張數(shù)等實(shí)數(shù)型填寫(xiě)帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字如：系數(shù)、價(jià)格等日期型填寫(xiě)日期類(lèi)型的內(nèi)容如：拍攝日期、歸檔日期等以上四種數(shù)據(jù)類(lèi)型，只有字符型需要填寫(xiě)長(zhǎng)度，其余三種類(lèi)型系統(tǒng)默認(rèn)為 ，用戶(hù)不需要進(jìn)行修改；6-4 添加字段操做 點(diǎn)擊添加字段在添加的

31、空字段中分別填寫(xiě)字段名字段名稱(chēng)稱(chēng)、類(lèi)型類(lèi)型、長(zhǎng)度長(zhǎng)度，如右圖所示：可以根據(jù)標(biāo)號(hào)的順序進(jìn)行操做 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)22庫(kù)結(jié)構(gòu)定義完成后，要保存當(dāng)前定義的結(jié)構(gòu)，點(diǎn)擊創(chuàng)建庫(kù)創(chuàng)建庫(kù)按鈕，依次確定直至完成。如果是對(duì)已經(jīng)創(chuàng)建過(guò)庫(kù)結(jié)構(gòu)的修改，系統(tǒng)還會(huì)給出“是否要重新生成錄入界面”的提示，此處根據(jù)需要進(jìn)行選擇?！笆欠褚匦律射浫虢缑妗边x擇說(shuō)明：選擇是，系統(tǒng)將錄入界面置于初始化排列狀態(tài)；選擇否，系統(tǒng)在保留原錄入界面的基礎(chǔ)上將增加或修改的字段放在界面底部；通常情況下都選擇否；6-5 插入字段操做 選擇要插入的位置點(diǎn)擊插入字段分別填寫(xiě)字段名字段名稱(chēng)稱(chēng)、類(lèi)型類(lèi)型、長(zhǎng)度長(zhǎng)度，如右圖所示：可以根據(jù)標(biāo)號(hào)的順序進(jìn)

32、行操做 6-6 刪除字段操做 選擇要?jiǎng)h除的字段點(diǎn)擊刪除字段操做完成，如右圖所示：可以根據(jù)標(biāo)號(hào)的順序進(jìn)行操做 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)232.3 如何定義錄入卡片如何定義錄入卡片 檔案類(lèi)型的錄入界面錄入界面是檔案工作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時(shí)所看到的界面，主要體現(xiàn)的是需要錄入的字段需要錄入的字段、字段排列的先后順序字段排列的先后順序、字段錄入的方式字段錄入的方式等內(nèi)容。一個(gè)布局合理、錄入方式恰當(dāng)?shù)匿浫虢缑婺茱@著的提高檔案人員的錄入效率。進(jìn)入定義錄入界面后會(huì)出現(xiàn)三個(gè)窗口，主要包括設(shè)計(jì)窗口設(shè)計(jì)窗口、工具窗口工具窗口以及屬屬性窗口性窗口，在界面設(shè)計(jì)時(shí)交替使用這三個(gè)窗口來(lái)完成設(shè)計(jì)工作，下面介紹這三個(gè)窗口的功

33、能和用法。設(shè)計(jì)窗口設(shè)計(jì)窗口 窗口中列出內(nèi)容是檔案人員進(jìn)行錄入工作時(shí)所看到的界面，系統(tǒng)管理員可以調(diào)整界面大小、調(diào)整字段顯示順序、設(shè)置字段顯示方式等操做，界面的樣式如下圖所示：工具窗口工具窗口 提供了添加組件、調(diào)整組件布局、保存（退出）等功能，工具窗口樣式如下圖所示屬性窗口屬性窗口 雙擊錄入界面上的任意組件則會(huì)出現(xiàn)屬性窗口，它主要用于定義系統(tǒng)功能組控件功能組疊放層次切換控件排版功能組 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)24設(shè)計(jì)窗口中各組件的屬性，如對(duì)于一個(gè)編輯框，它有名稱(chēng)、初始值、字體、數(shù)據(jù)庫(kù)域名等屬性，如下圖所示：2.3.1 如何調(diào)整界面大小如何調(diào)整界面大小系統(tǒng)管理員可以根據(jù)實(shí)際需要調(diào)整界面的大小，一

34、般調(diào)整的方法如下：操做提示在以下幾種情況下需要調(diào)整界面的大?。簞h除界面不要的控件后，調(diào)整界面的大??；1-1 調(diào)整界面大小 將鼠標(biāo)放在窗口的邊緣，根據(jù)鼠標(biāo)變化的形狀提示調(diào)整界面的大小，如右圖所示： 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)25由于添加新控件，界面空間不足調(diào)整界面布局時(shí)，界面空間不足2.3.2 如何選擇移動(dòng)控件如何選擇移動(dòng)控件用鼠標(biāo)框選框選要移動(dòng)的控件，然后用鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)到需要的位置，操做方法如下圖所示：操做提示：控件多選的方法方法一：用鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行框選；方法二：按住 ShiftShift 鍵的同時(shí)用鼠標(biāo)依次點(diǎn)選；2.3.3 如何調(diào)整控件布局如何調(diào)整控件布局利用工具欄上提供的各種對(duì)齊方式，可以

35、調(diào)整界面中各元素的布局。操做方法是：多選控件點(diǎn)擊布局按鈕布局按鈕，布局按鈕說(shuō)明如下：圖標(biāo)名稱(chēng)操做注意事項(xiàng)1-1 移動(dòng)控件操做 用鼠標(biāo)框選控件框選控件，然后拖動(dòng)到目標(biāo)位置，如右圖所示： 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)26向左對(duì)齊水平中央對(duì)齊向右對(duì)齊操做時(shí)，要選擇垂直方向垂直方向上的一組控件，如下圖所示：沿水平方向均勻分布向上對(duì)齊垂直中央對(duì)齊向下對(duì)齊操做時(shí)，要選擇水平方向水平方向上的一組控件，如下圖所示：沿垂直方向均勻分布2.3.4 如何刪除界面控件如何刪除界面控件選擇要?jiǎng)h除的界面控件，點(diǎn)擊鍵盤(pán)上的 Delete 鍵；2.3.5 如何增加標(biāo)簽如何增加標(biāo)簽利用標(biāo)簽可以在錄入界面上增加說(shuō)明性的文字利用標(biāo)

36、簽可以在錄入界面上增加說(shuō)明性的文字，比如：科技檔案案卷錄入卡片 、 注意事項(xiàng) 、 錄入提示等信息，標(biāo)簽增加的方法如下：第一步：在工具欄窗口點(diǎn)擊增加標(biāo)簽按鈕，然后在錄入卡片點(diǎn)擊要增加標(biāo)簽的位置；第二步：修改標(biāo)簽的屬性，來(lái)設(shè)置標(biāo)簽的內(nèi)容及字體；雙擊標(biāo)簽，修改標(biāo)簽的屬性，需要修改的屬性有字體和標(biāo)題 ，如下圖所示： 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)272.3.6 如何增加編輯框如何增加編輯框錄入界面上大部分控件都屬于編輯框，界面初始化的時(shí)候已經(jīng)由系統(tǒng)默認(rèn)添加；利用利用增加編輯框增加編輯框功能系統(tǒng)管理員可以手動(dòng)添加存放數(shù)據(jù)信息的控件單元功能系統(tǒng)管理員可以手動(dòng)添加存放數(shù)據(jù)信息的控件單元，增加方法如下：第一步：

37、在工具欄窗口點(diǎn)擊增加編輯框按鈕，然后在錄入卡片點(diǎn)擊要增加編輯框的位置；第二步：修改編輯框?qū)傩?，?lái)設(shè)置編輯框的名稱(chēng)編輯框的名稱(chēng)和對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)域名數(shù)據(jù)庫(kù)域名(字段字段)，另外還可以對(duì)此字段設(shè)置初始值初始值和生成函數(shù)生成函數(shù)，如下圖所示：修改標(biāo)簽字體修改標(biāo)簽顯示內(nèi)容(必填項(xiàng))填寫(xiě)編輯框的名稱(chēng)(必填項(xiàng))設(shè)置編輯框?qū)?yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)域名(可選項(xiàng))設(shè)置字段初始值(可選項(xiàng))設(shè)置動(dòng)作所能觸發(fā)的函數(shù)，具體用法在函數(shù)利用中講解 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)28操做說(shuō)明：增加標(biāo)簽和增加編輯框常用做為一組功能，在錄入卡片上手動(dòng)增加錄手動(dòng)增加錄入字段入字段時(shí)應(yīng)用2.3.7 如何增加組合框如何增加組合框在數(shù)據(jù)錄入時(shí)，有些字段的

38、內(nèi)容是在固定的幾項(xiàng)中進(jìn)行選擇，比如：保管期限、密級(jí)等，利用組合框可以實(shí)現(xiàn)此字段以下拉列表的方式實(shí)現(xiàn)此字段以下拉列表的方式進(jìn)行錄入，下面以脊背寬度字段為介紹如何進(jìn)行組合框的設(shè)置：第一步：刪除原有的脊背寬度編輯框脊背寬度編輯框；第二步：在工具欄窗口點(diǎn)擊增加組合框按鈕，然后在錄入卡片點(diǎn)擊要增加組合況框的位置，新增加一個(gè)組合框；第三步：雙擊組合框，在調(diào)出的屬性窗口修改屬性項(xiàng)；填寫(xiě)名稱(chēng)C_脊背寬度選擇數(shù)據(jù)庫(kù)域名脊背寬度選擇參數(shù)庫(kù)名稱(chēng)脊背寬度設(shè)置可選項(xiàng)構(gòu)成，見(jiàn)下圖 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)29選擇“寫(xiě)入數(shù)據(jù)庫(kù)的值來(lái)源” ，此處選擇脊背寬度 ；選擇要顯示的內(nèi)容字段，此處選擇脊背寬度 ；點(diǎn)擊添加域按鈕，添

39、加上一步選擇的字段；點(diǎn)擊測(cè)試按鈕，測(cè)試以上設(shè)置的效果；點(diǎn)擊確定按鈕保存之前的設(shè)置；操做提示：參數(shù)庫(kù)名稱(chēng)參數(shù)庫(kù)名稱(chēng)中選擇的表要提前定義，具體定義方法見(jiàn)代碼表的用法2.3.8 如何增加備注如何增加備注2.3.9 如何使用界面函數(shù)如何使用界面函數(shù)2.4 如何建立分類(lèi)表如何建立分類(lèi)表 分類(lèi)表是指企(事)業(yè)單位在檔案管理中所遵循的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理系統(tǒng)建立分類(lèi)表的目的是為了對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)管理分類(lèi)管理及樹(shù)狀檢索樹(shù)狀檢索，同時(shí)也能為檔案管理人員在錄入信息時(shí)提供分類(lèi)參考分類(lèi)參考。 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)30在系統(tǒng)中分類(lèi)表是依檔案類(lèi)型建立，每種檔案類(lèi)型可以定義一個(gè)分類(lèi)表；分類(lèi)表建立時(shí)需要參考本行業(yè)（本

40、單位）的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)管理員也可以自定義分類(lèi)表的層次和內(nèi)容。2.4.1 如何增加節(jié)點(diǎn)和子節(jié)點(diǎn)如何增加節(jié)點(diǎn)和子節(jié)點(diǎn)添加節(jié)點(diǎn)操做選擇要建立分類(lèi)表的檔案類(lèi)型檔案類(lèi)型輸入分類(lèi)號(hào)分類(lèi)號(hào)和分類(lèi)名稱(chēng)分類(lèi)名稱(chēng)點(diǎn)擊添加節(jié)點(diǎn)按鈕，分類(lèi)節(jié)點(diǎn)添加完成；重復(fù)以上操做，可以繼續(xù)分類(lèi)節(jié)點(diǎn)；添加子節(jié)點(diǎn)操做選擇要添加子節(jié)點(diǎn)的分類(lèi)節(jié)點(diǎn)輸入“分類(lèi)號(hào)分類(lèi)號(hào)”和分類(lèi)名稱(chēng)分類(lèi)名稱(chēng)點(diǎn)擊添加子節(jié)點(diǎn)按鈕，子節(jié)點(diǎn)添加完成；重復(fù)以上操做，可以繼續(xù)分類(lèi)子節(jié)點(diǎn)；操做提示：同級(jí)節(jié)點(diǎn)的分類(lèi)號(hào)不允許重復(fù)節(jié)點(diǎn)和子節(jié)點(diǎn)添加時(shí)要特別注意當(dāng)前目錄樹(shù)上光標(biāo)所在的位置當(dāng)前目錄樹(shù)上光標(biāo)所在的位置2.4.2 如何刪除節(jié)點(diǎn)如何刪除節(jié)點(diǎn)選擇要?jiǎng)h除的分類(lèi)節(jié)點(diǎn)（子節(jié)點(diǎn)）點(diǎn)擊“刪除

41、節(jié)點(diǎn)”按鈕，刪除操做完成；2.4.3 如何修改節(jié)點(diǎn)如何修改節(jié)點(diǎn)選擇要修改的分類(lèi)節(jié)點(diǎn)修改節(jié)點(diǎn)的信息節(jié)點(diǎn)的信息點(diǎn)擊“修改節(jié)點(diǎn)”按鈕，節(jié)點(diǎn)修改完成； 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)312.4.4 如何定義連接符如何定義連接符在分隔符顯示框中分隔符顯示框中輸入分隔符點(diǎn)擊保存連接符按鈕，分隔符定義完成；通過(guò)測(cè)試連接符功能可以查看最終生成分類(lèi)號(hào)的樣式；如果要定義多級(jí)分隔符，在分隔符顯示框中換行輸入分隔符即可；2.5 建立建立用戶(hù)體系用戶(hù)體系 2.5.1 如何新建角色如何新建角色在系統(tǒng)初始化的時(shí)候，系統(tǒng)管理員需要根據(jù)本單位的實(shí)際情況定義角色，常定義的角色有系統(tǒng)管理員系統(tǒng)管理員、檔案管理員檔案管理員、兼職檔案員

42、兼職檔案員、檔案錄入員檔案錄入員、查詢(xún)用戶(hù)查詢(xún)用戶(hù)等；每個(gè)角色有四個(gè)方面的權(quán)限需要定義：角色功能權(quán)限角色功能權(quán)限、全宗范圍全宗范圍、檔案類(lèi)型檔案類(lèi)型權(quán)限權(quán)限和部門(mén)數(shù)據(jù)范圍部門(mén)數(shù)據(jù)范圍，所實(shí)現(xiàn)的功能見(jiàn)下表：權(quán)限名稱(chēng)權(quán)限名稱(chēng)功功能能說(shuō)說(shuō)明明角色功能權(quán)限設(shè)定角色能操做哪些模塊和功能模塊和功能；全宗范圍設(shè)定角色能查看和應(yīng)用哪些全宗的數(shù)據(jù)；檔案類(lèi)型權(quán)限設(shè)定角色能應(yīng)用哪種檔案類(lèi)型；部門(mén)數(shù)據(jù)范圍設(shè)定角色默認(rèn)能查看的數(shù)據(jù)范圍角色建立的過(guò)程和方法如下： 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)325-1 添加角色操做 選擇角色頁(yè)面；選擇用戶(hù)定義角色點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵在彈出的快捷菜單中選擇添加角色 ，如右圖所示：填寫(xiě)“角色名稱(chēng)”5

43、-2 角色功能權(quán)限選擇 列表中選擇角色功能；點(diǎn)擊號(hào)可以展開(kāi)每個(gè)功能模塊包含的子功能，如右圖所示：5-3 角色全宗范圍 通常情況選擇本單位 多全宗角色需要多選 至少選一個(gè)單位單位 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)33應(yīng)用與移交接收歸檔業(yè)務(wù)流程中兼職檔案員兼職檔案員和檔案管理員檔案管理員角色2.5.2 如何新建機(jī)構(gòu)如何新建機(jī)構(gòu)(組組)系統(tǒng)管理員利用【組和用戶(hù)】模塊來(lái)定義本單位組織機(jī)構(gòu)樹(shù)，此工作在系統(tǒng)最初使用階段由系統(tǒng)管理員完成，后期可以利用此模塊對(duì)單位的組織機(jī)構(gòu)、用戶(hù)屬性進(jìn)行維護(hù)和修改?；谌冢▎挝唬┙⒔M（部門(mén)） ，組（部門(mén)）內(nèi)建用戶(hù)，添加組（機(jī)構(gòu)）的過(guò)程如下：5-4 檔案類(lèi)型權(quán)限 選擇此角色能利

44、用的檔案類(lèi)型；在此選擇后，用戶(hù)在目錄樹(shù)上才能看到此檔案類(lèi)型；在此選擇后，用戶(hù)默認(rèn)具有此檔案類(lèi)型的“本部門(mén)數(shù)據(jù)查看范圍” ；5-5 部門(mén)數(shù)據(jù)范圍 選擇后用戶(hù)具有此種檔案類(lèi)型的所有部門(mén)數(shù)據(jù)查看范圍；不選擇為用戶(hù)默認(rèn)具有此中檔案類(lèi)型的本部門(mén)數(shù)據(jù)查看范圍設(shè)置完成后確定 ，如右圖所示： 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)34操做提示：本系統(tǒng)中組和部門(mén)的概念是一致的；全宗和單位的概念是一致的；建立組織機(jī)構(gòu)樹(shù)的依據(jù)是客戶(hù)單位的實(shí)際部門(mén)機(jī)構(gòu)劃分實(shí)際部門(mén)機(jī)構(gòu)劃分系統(tǒng)支持右鍵快捷菜單操做；利用菜單中的添加組功能也可以完成添加組的操做；部門(mén)內(nèi)還可以添加子部門(mén)子部門(mén)，選擇部門(mén)然后點(diǎn)擊添加組 ，方法和上面一致；2.5.3 如

45、何新建用戶(hù)如何新建用戶(hù)2-1 添加組操做 選擇組和用戶(hù)頁(yè)面選擇單位名稱(chēng)點(diǎn)擊添加組按鈕，如右圖所示：數(shù)字標(biāo)號(hào)為操做順序； 2-2 添寫(xiě)組信息 填寫(xiě)組代碼、組名稱(chēng)等內(nèi)容點(diǎn)擊確定按鈕，如右圖所示： 組代碼要求為整數(shù)型; 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)353-1 添加用戶(hù)操做 選擇組和用戶(hù)頁(yè)面選擇部門(mén)點(diǎn)擊添加用戶(hù)按鈕，如右圖所示：數(shù)字標(biāo)號(hào)為操做順序； 3-2 用戶(hù)基本信息填寫(xiě)用戶(hù)的基本信息，如右圖所示： 帶*號(hào)的為必填字段 用戶(hù)代碼不允許重復(fù) 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)36快捷操做：系統(tǒng)支持右鍵快捷菜單操做；利用菜單中的添加用戶(hù)功能也可以完成添加用戶(hù)的工作；利用拖動(dòng)用戶(hù)的方式可以在部門(mén)間轉(zhuǎn)移用戶(hù)；操做

46、提示：系統(tǒng)不允許在全宗（單位）節(jié)點(diǎn)下建立用戶(hù)，只能在組節(jié)點(diǎn)下添加用戶(hù)；2.6 文件傳輸設(shè)置文件傳輸設(shè)置 文件傳輸設(shè)置文件傳輸設(shè)置是用來(lái)設(shè)置連接文件服務(wù)器的參數(shù)信息，在掛接、瀏覽、下載電子文件時(shí)候都會(huì)用到此配置，在系統(tǒng)初次使用的時(shí)候由系統(tǒng)管理員進(jìn)行設(shè)置。系統(tǒng)支持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)和文件服務(wù)器文件服務(wù)器兩種存儲(chǔ)方式，通常情況下選擇文件服務(wù)器存儲(chǔ)的方式；同時(shí)，系統(tǒng)支持建立多個(gè)存儲(chǔ)配置方案，在掛接電子文件時(shí)候由錄入人員進(jìn)行選擇；設(shè)置的方法如下：3-3 用戶(hù)所屬角色選擇用戶(hù)所屬角色頁(yè)面點(diǎn)擊添加選擇需要的角色點(diǎn)擊確定點(diǎn)擊確定用戶(hù)添加完成，如右圖所示： 數(shù)字標(biāo)號(hào)為操做順序； 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)37特別說(shuō)

47、明：不建議采用數(shù)據(jù)庫(kù)方式，電子文件存在數(shù)據(jù)庫(kù)中會(huì)影響數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)行效率，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的備份和恢復(fù)工作的效率也有很大的影響；1-1 文件傳輸設(shè)置配置方法 電子文件存儲(chǔ)方式選擇文件服務(wù)器文件服務(wù)器 填寫(xiě)傳輸配置相關(guān)參數(shù)，其中配置名稱(chēng)配置名稱(chēng)由用戶(hù)自定義、服務(wù)器地址服務(wù)器地址為文件服務(wù)器的 IP 地址、登錄用戶(hù)及密碼登錄用戶(hù)及密碼為文件服務(wù)器中所建立的用戶(hù)及密碼、虛擬虛擬目錄名稱(chēng)目錄名稱(chēng)要與文件服務(wù)器中定義的名稱(chēng)一致、端口號(hào)端口號(hào)默認(rèn) 21； 點(diǎn)擊測(cè)試配置按鈕，如果測(cè)試未通過(guò)查看各參數(shù)是否正確； 點(diǎn)擊添加配置按鈕，設(shè)置完成；如下圖所示： 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)382.7 初始化目錄樹(shù)初始化目錄樹(shù)

48、 本系統(tǒng)中檔案數(shù)據(jù)是用目錄樹(shù)的方式組織的，初次使用本系統(tǒng)時(shí)由系統(tǒng)管理員創(chuàng)建。檔案目錄樹(shù)上主要有全宗、檔案、分類(lèi)、數(shù)據(jù)四種類(lèi)型的節(jié)點(diǎn)，功能和用法如下表所示：節(jié)點(diǎn)名稱(chēng)節(jié)點(diǎn)名稱(chēng)作用描述作用描述用法說(shuō)明用法說(shuō)明全宗節(jié)點(diǎn)表示全宗、單位信息檔案目錄樹(shù)上的必備必備節(jié)點(diǎn)；一般做為目錄樹(shù)的一級(jí)節(jié)點(diǎn)，其下可以建立檔案節(jié)點(diǎn)；檔案節(jié)點(diǎn)表示檔案類(lèi)型信息檔案目錄樹(shù)上的必備必備節(jié)點(diǎn)；一般做為目錄樹(shù)上的二級(jí)節(jié)點(diǎn)，為全宗節(jié)點(diǎn)的子節(jié)點(diǎn)，其下可以建立數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)；數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)表示數(shù)據(jù)分類(lèi)信息根據(jù)檔案的條件屬性建立如：年度、保管期限等；一般為檔案節(jié)點(diǎn)的子節(jié)點(diǎn)，其下還可以建立數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)；分類(lèi)節(jié)點(diǎn)表示分組信息一般做為目錄樹(shù)上分組節(jié)點(diǎn)，但無(wú)數(shù)據(jù)屬性

49、，很少很少應(yīng)用；目錄樹(shù)的創(chuàng)建和維護(hù)可以在檔案管理檔案管理模塊或收集整編收集整編模塊中進(jìn)行，建立順序一般依次為：全宗節(jié)點(diǎn)、檔案節(jié)點(diǎn)、數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)，分類(lèi)節(jié)點(diǎn)分類(lèi)節(jié)點(diǎn)只在特定情況下應(yīng)用此處不做說(shuō)明，下面介紹如何創(chuàng)建檔案目錄樹(shù)。2.7.1 如何新建全宗節(jié)點(diǎn)如何新建全宗節(jié)點(diǎn)全宗結(jié)點(diǎn)是檔案目錄樹(shù)的根結(jié)點(diǎn)，建立目錄樹(shù)時(shí)要首先創(chuàng)建；進(jìn)入【檔案管檔案管理理】模塊，在目錄樹(shù)頁(yè)面的空白區(qū)域目錄樹(shù)頁(yè)面的空白區(qū)域點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵鼠標(biāo)右鍵，在調(diào)出的快捷菜單中點(diǎn)擊添加結(jié)點(diǎn)添加結(jié)點(diǎn)進(jìn)行節(jié)點(diǎn)設(shè)置，方法如下所示： 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)39操做提示：首先要確定系統(tǒng)中已經(jīng)創(chuàng)建的全宗信息，如未創(chuàng)建到了解創(chuàng)建全宗方法；2.7.2 如何新

50、建檔案節(jié)點(diǎn)如何新建檔案節(jié)點(diǎn)通過(guò)建立檔案節(jié)點(diǎn)，可以把之前創(chuàng)建各種檔案類(lèi)型放到目錄樹(shù)上；檔案結(jié)點(diǎn)一般為目錄樹(shù)上的二級(jí)結(jié)點(diǎn)，是全宗結(jié)點(diǎn)的子節(jié)點(diǎn)；進(jìn)入【檔案管理檔案管理】模塊，在目錄樹(shù)上選擇全宗節(jié)點(diǎn)目錄樹(shù)上選擇全宗節(jié)點(diǎn)點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵鼠標(biāo)右鍵，在調(diào)出的快捷菜單中點(diǎn)擊添加子結(jié)點(diǎn)添加子結(jié)點(diǎn)進(jìn)行節(jié)點(diǎn)設(shè)置，方法如下所示：1-1 增加全宗節(jié)點(diǎn) 選擇增加全宗節(jié)點(diǎn)“； 下拉框中選擇全宗號(hào)“，選有本單位標(biāo)識(shí)有本單位標(biāo)識(shí)的即可； “代碼“系統(tǒng)默認(rèn)可修改； “名稱(chēng)“系統(tǒng)默認(rèn)可修改； 點(diǎn)擊確定設(shè)置完成；如右圖所示： 紫光電子檔案管理系統(tǒng)操做手冊(cè)40操做提示：管理員要依次把所創(chuàng)建的檔案類(lèi)型都建立在目錄樹(shù)上；2.7.3 如何新建立數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)如何新建立數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)一般建立在檔案節(jié)點(diǎn)之下，通過(guò)設(shè)置規(guī)則來(lái)進(jìn)一步過(guò)濾數(shù)據(jù)，使檔案人員能夠更直接的定位數(shù)據(jù)范圍方便查看；進(jìn)入【檔案管理檔案管理】檔案目錄樹(shù)上選擇檔案類(lèi)型選擇檔案類(lèi)型點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵右鍵快捷菜單中點(diǎn)擊添加子結(jié)點(diǎn)添加子結(jié)點(diǎn)進(jìn)行節(jié)點(diǎn)設(shè)置，如：在文書(shū)檔案下面建立年度節(jié)點(diǎn)，如：如：在文書(shū)檔案下面建立年度節(jié)點(diǎn)，如：2