電子郵件使用說明-課件

1、電子郵件使用說明第一章 總那么1.1為標準公司內(nèi)部電子郵件的使用，鼓勵員工采用電子郵件進行工作交流。第二章 郵箱申請2.1電子郵件系統(tǒng)分為個人郵箱和部門郵箱。 2.2 部門郵箱由部門指定專人負責。 2.3個人電子郵箱開戶由郵件管理員統(tǒng)一開戶。部門郵箱開戶需部門經(jīng)理申請，經(jīng)總經(jīng)辦審批后，由郵件管理員開戶。第三章 電子郵件具體使用說明3.1 需要發(fā)送郵件情況3.1.1正式工作報告3.1.2部門之間事務往來3.1.3通知3.1.4知識推薦和信息傳遞3.1.5沒有見面交流條件的其他交流內(nèi)容3.1.6難以簡單用口頭表達說明清楚的事項3.2 郵件文本格式參考1郵件主題郵件標題與文件標題撰寫的方式根本相同。

2、1) 請示類郵件標題如“關(guān)于XXXX的請示；2回復類郵件標題如“回復關(guān)于XXXX的請示；3溝通類郵件標題如“ 關(guān)于XXXX的溝通。2 主送對象明確向誰報告情況、反映問題、請示工作。 3郵件內(nèi)容1直奔主題，開門見山，一般不超過1000字。2對于較為復雜的問題，盡可能邏輯化表達。方法是分類或?qū)哟伪磉_，即分成1、2、3逐條表達，不要把多個問題混在一起，令收件人難以閱讀。 4附件在郵件正文中應予說明，即告知收件人查看附件，同時告知發(fā)送郵件的目的。5用語1發(fā)送個人的郵件，郵件起首寫明收件人，一般稱其在公司的職務，如“王總、“李經(jīng)理，以示尊重。2群發(fā)的公司內(nèi)部郵件，郵件起首一般稱“各位同事。3郵件結(jié)尾應有

3、禮貌用語或敬語。6落款XXX新維集團  人力資源部地址：和平區(qū) 三好街 華強廣場A座 27樓 : : 152XXXXXX電子郵件: XXXXXxinwei 落款要寫明本人姓名、部門、聯(lián)系方式等，或統(tǒng)一設置公司固定格式簽。如參考模板見下列圖：3.2郵件發(fā)送標準3.2.1原那么上，禁止越級發(fā)送電子郵件，有關(guān)工作只需要發(fā)送給 直接上級主管；如有特殊事項發(fā)送間接上級的郵件，需抄送直接上級。3.2.2 郵件分類發(fā)送： 郵件類型發(fā)送對象工作方案類主送工作方案的下達對象抄送直接上級、間接上級、部門內(nèi)部相關(guān)責任人工程通報類主送給工程小組成員抄送

4、給工程小組成員的直接上級，工程主要領導跨部門支持類主送給尋求支持的人抄送給他的直接上級，同時抄送本部門的直接上級通知類主送通知涵蓋的人員回復類回復對方的郵件，一般直接回復，不要創(chuàng)立一封新郵件。一旦失去關(guān)聯(lián)，雙方就難以跟蹤?quán)]件的次序，尤其是經(jīng)過屢次收發(fā)的郵件工作內(nèi)容分類：財務類郵件：主送財務對應責任人；抄送財務副總和直接上級。人事類郵件：主送人事對應責任人；抄送人事經(jīng)理和直接上級。營銷類郵件：主送對應責任人；抄送營銷副總和直接上級。3.2.3 其他（1） 非重要的一般性的溝通，防止為了知會的需要，將郵件抄送給直接領導。（2） 防止將細節(jié)性的討論意見發(fā)送給公司高級管理人員。（3） 不能隨便向群體郵箱發(fā)送不必要消息。3.3郵件的其他用法3.3.1對重要溝通事項，在發(fā)送郵件后最好 提醒對方引起關(guān)注；或請對方確認收到郵件。3.3.2 凡公司重大事項請示、重要情況報告，必須使用企業(yè)電子郵箱發(fā)送電子郵件；緊急事項需要口頭報告或答復的，事后需發(fā)送電子郵件作為記載。 3.4 處理郵件時間員工每天上班9點前和下午3點，翻開個人郵箱，查看郵件，處理相關(guān)事宜。如果未及時查看郵件，錯過公司相關(guān)通知，自己承當相應責任。3.5考前須知3.5.1發(fā)送敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。 3.5.2任何人使用電子郵件泄露公司商業(yè)秘密，一經(jīng)